Bilag november 2014 Affald & Trafik

Transkript

1 Bilag 2 Beskrivelse og vurdering af Potentiale i funktionsudbud, partnering eller rammeaftaler for asfaltvedligehold Besvarelse af udsendt spørgeskema NCC Roads A/S 1 4. november 2014 Affald & Trafik

2 Læsevejledning til Horsens Byråd Kære Politikere Dette er et spørgeskema som Horsens Kommune har udsendt til følgende asfaltentreprenører: 1. NCC Roads A/S 2. Arkil Asfalt A/S 3. Colas Danmark A/S 4. Munck Asfalt A/S 5. Pankas A/S 6. Lemminkäinen A/S 7. DOB I/S (Dansk Overflade Behandling A/S) 8. Inreco A/S 9. SR-Gruppen A/S 10. Horsens Kommune, Service og Beredskab Spørgeskemaet blev udsendt den 14. maj 2014 med en svarfrist til den 6. juni Svarfristen var valgt ud fra at Horsens Kommune havde licitation på 2. runde af asfaltarbejder denne dag, og entreprenører om ønsket kunne medbringe svaret denne dag. Den 6. juni var der ikke indkommet svar på spørgeskemaet, og de entreprenører der var mødt frem til licitationen begrundende den manglende besvarelse med ekstrem travlhed med tilbudsudregning m.m. Endelig bemærkede man, at spørgsmålene fra Horsens Kommune havde et meget stort omfang. Fristen blev herefter forlænget til den 14. juni 2014 kl og ved fristens udløb var der indkommet besvarelser fra: a) NCC Roads A/S b) Arkil Asfalt A/S Et lille stykke tid efter fristens udløb kom yderligere besvarelse fra: c) DOB I/S Horsens Kommunes spørgsmål og betragtninger er skrevet ind i tekstbokse med blå baggrund, som denne tekstboks Entreprenørens svar er afleveret som råtekst, der efterfølgende kopieret ind i gule tekstbokse, som denne, for læsbarhedens skyld. Der er ikke redigeret i entreprenørernes svar og svarende er bragt i deres fulde længde. Alle pdf-filer vedrørende Beskrivelse og vurdering af potentialet i funktionsudbud, partnering eller rammeaftaler for asfaltvedligehold sendes til asfaltentreprenørerne til orientering. God fornøjelse med læsningen 4. november

3 0. Indhold Indhold 0. Indhold Introduktion til asfaltentreprenører Lidt om jeres baggrund som asfaltentreprenør Flerårig aftale med lang tidshoristont (8 15 år) Flerårig aftale med kortere tidshorisont (3 til 5 år) Enårige entrepriser opdelt entreprisemæssigt efter jobtyper Helhedsorienteret drift Økonomi Administrativt og eksterne rådgivere Ordet frit Asfaltentreprenørens anbefaling til Horsens Kommune Brochure medsendt fra NCC A/S

4 1. Introduktion til asfaltentreprenører 14. maj 2014 Kære asfaltentreprenører Horsens Kommune er, på lige fod med den øvrige offentlige sektor, løbende på udkig efter måder at gøre tingene smartere eller mere effektive på, i den hensigt enten at få mere værdi for pengene, eller at reducere omkostningerne til de opgaver vi udfører. I den sammenhæng vedtog Byrådet i forbindelse med budgetbehandlingen for 2014, som fandt sted i august 2013, at driften af vore asfaltbelægninger skal gøres til genstand for en mere tilbundsgående analyse, med særligt fokus på potentialet i funktionskontrakter eller partneringkontrakter (flerårige rammeaftaler). I denne sammenhæng vil der også indgå en analyse/vurdering af fordele og ulemper ved de forskellige modeller. Horsens Kommune har en formuleret politik om at vi arbejder for helhedsorienteret drift og myndighedsbehandling. I denne sammenhæng vil det sandsynligvis betyde, at en eventuel anden måde at løse driften af asfaltbelægninger på, bør beskrive følgende: Veje udenfor tættere bebygget område: Entydig placering af ansvaret for driftsopgaver der har indflydelse på asfaltbelægningernes levetid: 1) Drift og fornyelse af asfaltbelægninger. Udfaldskrav. 2) Drift og fornyelse af rabatarealer (Kantfyldning, rabathøvling, afstribning, afvanding). Udfaldskrav? Nødvendig vedligehold for at entreprenøren kan stå inde for 1)? 3) Levetid for belægninger. Udfaldskrav for asfaltbelægninger er ofte skadespoint, der alene beskriver overfladen. Hvorledes beskrives udfaldskrav til forberedende/levetidsforbedrende arbejder? 4) Sammenhæng i økonomi så økonomi/ansvar hænger sammen. 5) Fastlåsning af økonomi fordele og ulemper? 6) Optimal aftalelængde? 7) Effektiviseringspotentiale 8) Andet? Veje indenfor tættere bebygget område: Entydig placering af ansvaret for driftsopgaver, der har indflydelse på asfaltbelægningernes levetid og helhedssyn på opgaver, der hænger sammen. F.eks. kan følgearbejderne for et nødvendigt asfaltarbejde have store konsekvenser i form af udskiftning eller opretning af kanstene og fortove, der ofte vil udgøre et væsentligt større beløb end selve asfaltarbejdet: 1) Drift og fornyelse af asfaltbelægninger. Udfaldskrav. Udfordring med ledningsarbejder. Hvordan beskrives udfaldskrav til en funktionskontrakt. 2) Drift og fornyelse af kantsten og fortovsbelægninger, som et nødvendigt følgearbejder forud for nyt asfaltslidlag. 3) Udskiftning af rendestensriste og genetablering af kørebaneafmærkning, spoler til lyssignaler m.m.. 4) Myndighedsbehandling af opgravningstilladelser. Del af entreprenørkontrakt? 5) Tilsyn med ledningsopgravninger og retableringer, der dårligt udført har indflydelse på asfaltbelægningers levetid. 6) Sammenhæng i økonomi. Hvordan får man kontraktmæssigt arbejder udenfor og indenfor bebygget område til at hænge sammen, så man ikke suboptimerer f.eks. landområder på bekostning af byområder. Ideélt set bør det være muligt fra år til år at ændre balancen imellem investeringer i land og by, afhængig af vejenes tarv. 4

5 7) Fastlåsning af økonomi fordele og ulemper? 8) Optimal aftalelængde? 9) Effektiviseringspotentiale? 10) Andet? Horsens Kommunes administrative personale og eksterne rådgivere: 1) Ændring eller nedlæggelse af administrativ bestillerfunktion? 2) Myndighedsopgave? 3) Fagtilsyn? 4) Effektiviseringspotentiale? 5) Andet? 6) Ekstern rådgivning. Tilstandsvurdering, Målinger af vejteknisk tilstand (bæreevne, sporkøring, friktion etc.). Økonomi. Effektivisering eller forøgede omkostninger. I rapporten til Horsens Byråd vil indgå indhentede informationer fra: Vejdirektoratets vurderinger og anbefalinger vedrørende funktionsudbud og partnering. Indhentede erfaringer vedrørende funktionsudbud fra kommune eller kommuner. Indhentede erfaringer og anbefalinger fra asfaltentreprenører. Affald og Trafiks analyse og vurdering af det indsamlede materiale. Jeg forventer, at I kommunikerer jeres vurderinger uden filter, og kalder en spade for spade lige som vi plejer, når vi drøfter tingene. Men for god ordens skyld skal samtidig understreges, at det ikke er tanken, at svarene er anonyme. De vil blive videreformidlet med oplysninger om hvilket firma og hvilken medarbejder der har udfyldt skemaet. Det er naturligvis frivilligt at hjælpe os med dette skema, men jeg vil være meget taknemmelig for jeres hjælp. At udforme et spørgeskema er en stor udfordring, da der hurtigt kan blive en grad af styring i denne. Jeg har valgt at undlade skemaformen, men lagt op til prosaformen for at give entreprenøren maksimal frihedsgrad. For at svarene alligevel skal passe ind i samme sammenhæng, har jeg dog formuleret nogle overskrifter, som en ramme for jeres svar. MEN der er plads til alle jeres synspunkter om ikke andet under overskriften Ordet frit. I denne indledning er der luftet nogle problemstillinger og understreget ønsket om en helhedsorienteret drift, hvor økonomisk/teknisk ansvar og kompetencen til at udfylde en sådan aftale skal hænge sammen. Dette indebærer også, at en aftalemodel skal skabe helhed i hele vejnettet både på land og i by. På forhånd tak. Steinar Sørensen 5

6 2. Lidt om jeres baggrund som asfaltentreprenør. Jeg vil gerne vide lidt om, hvor omfattende jeres erfaringer er med funktions- og partnering/rammeaftaler. a) Hvor mange funktionskontrakter har I og igennem hvor mange år har I arbejdet med dem? b) Hvor mange partneringaftaler eller rammeaftaler har I og igennem hvor mange år har i arbejdet med dem? Entreprenørens beskrivelse Der er i danske kommuner i alt 46 aktive funktionskontrakter Den samlede vejlængde af disse udgør små km svarende til ca. 18 % af det kommunale vejnet Den samlede kontraktsum udgør i nutidskroner ca. 3,1 milliarder NCC Roads har været med til at udvikle konceptet og vandt den første kommunale funktionskontrakt i Siden har vi vundet en del kontrakter. Vi har ikke overblik over antallet af partnering aftaler i Danmark. Men også her har NCC været med til at udvikle konceptet og vandt den første partnering aftale i Søllerød Kommune i Siden har vi vundet en del kontrakter. NCC Roads deltager aktivt i udarbejdelse af et kommende vejregelparadigmer for funktionskontrakter og partnering aftaler. Arbejdet er næsten færdigt og forventes offentliggjort til efteråret. Kontakt eventuelt vejregelgruppens formand Susanne Baltzer, Vejdirektoratet, Fløng I arbejdet deltager følgende rådgivere: Vejdirektoratet ved Susanne Baltzer Grontmij ved Erling Kristiansen Rambøll ved Marianne Würtz NIRAS ved Lone Krogsgaard Det anbefales stærkt at benytte det kommende vejregelparadigme for funktionskontrakter og partnering 6

7 3. Flerårig aftale med lang tidshoristont (8 15 år) Funktionskontrakter bliver ofte fremhævet for bl.a. følgende: a) Styring efter skadespoint kombineret med lang kontraktperiode giver ofte entreprenøren et incitament til at investere mange penge i de første år, og få penge i de sidste. Altså en form for afbetalingsordning for kommunen. b) Et fremrykket vedligehold hvor slidte åbne vejbelægninger lukkes, fremhæves ofte som et billiggørende element, da vandnedtrængning i underlaget accelererer nedbrydning af belægninger. c) Frit valg af belægninger uden begrænsninger eller med få begrænsninger som f.eks. forbud af OB-belægninger på gennemfartsveje, cykelstier og i byer fremhæves ofte som et billiggørende element. d) Funktionskontrakter udråbes ofte som velegnede udenfor tættere bebygget område og mindre velegnede indenfor tættere bebygget område. e) Det er kompliceret at gennemføre kontraktændringer i perioden og bestiller må leve med at entreprenøren som udgangspunkt bestemmer i kontraktperioden. f) Aftaleformen stiller store krav til at samle opgaver der kan påvirke asfaltbelægningens levetid hos entreprenøren. g) Aftaleformen har ry for at fremme køb af asfalt på afbetaling. Endelig er følgende interessant for os: h) Asfaltteknologi og regler (f.eks. afmærkning af vejarbejder) ændrer sig løbende over tid. Hvordan sikrer Horsens Kommune sig en fornuftig kontrakt på dette grundlag. i) Entreprenørens anbefaling til Horsens Kommune vedrørende funktionskontrakter. j) Hvad er den ideelle kontraktlængde? k) Hvordan vil denne kontraktform påvirke kvaliteten af vore veje. Entreprenørens vurderinger og anbefalinger Funktionskontrakter giver: Bedre overensstemmelse mellem forventninger og den leverede kvalitet Mere entydig placering af ansvar Udvikling af bedre og billigere produkter og produktionsmetoder Citat fra vejledningen til det kommende vejregelparadigme for funktionskontrakter: Hvad er en funktionskontrakt En funktionskontrakt er en årig kontrakt med en entreprenør om at vedligeholde et vejnet efter nærmere fastsatte krav til vejens tilstand (funktion). Kommunen betaler en fast årlig pris for arbejdet, dog reguleret med Danmarks Statistiks omkostningsindeks for anlæg, underindeks asfaltarbejde, således at der tages højde for omkostningsudviklingen. Kommunen beskriver den tilstand vejene skal opfylde. Derudover beskriver kommunen særlige ønsker til materialevalg, udførelse og afhjælpningsforanstaltninger. Entreprenøren skal til enhver tid overholde de fastsatte krav, men er ellers fri til at bestemme hvordan og hvornår vejene vedligeholdes. Tilstanden på vejnettet registreres løbende af en uvildig tredjepart, således at det kan kontrolleres, at kravene overholdes. Hvad er velegnet til funktionsudbud Erfaring har vist, at det særligt er landområder og i nogen grad villaområder, der er velegnede til funktionsudbud. Vedligehold af denne type veje er rimeligvis til at forudsige, og entreprenøren kan et langt stykke hen ad vejen planlægge arbejdet egenhændigt. 7

8 Bygader er mere velegnede til en partneringkontrakt, da der er mange interessenter, der kan have ønsker til omlægning af veje/trafik, særlige perioder at udføre arbejdet på, æstetiske ønsker, opgravninger og andet. Paradigmet for udbudsmateriale kan håndtere udbud af asfalterede arealer som veje, stier og pladser, samt nymarkering af kørebaneafmærkning hvor der lægges nye belægninger. Der kan være fordele i samtidig at udbyde vedligehold af rabatter, således at der ikke kan blive tvist om ansvaret, hvis vandet ikke kan løbe væk fra vejen. Fordele og ulemper ved funktionsudbud Fordele Budget til vejvedligehold er sikret i en lang periode fremover og derved er den vedligeholdsstandard, man er blevet enige om, også sikret. Ofte har entreprenøren mulighed og interesse i at investere i vejnettet, således at kommunen oplever en forholdsvis hurtig forbedring af vejstandarden i kontraktens første år. Entreprenøren vil typisk vælge tekniske løsninger, som medfører mindst mulig løbende vedligehold, og dermed mere holdbare løsninger til gavn for trafikanterne. Entreprenøren overtager samtidig ansvaret for, at de valgte løsninger holder på lang sigt. Ulemper Kommunen mister noget økonomisk fleksibilitet, da kontrakten binder en vis sum penge over en lang periode. Den årlige betaling til entreprenøren er en fast pris, der årligt reguleres med asfaltprisindekset. Kommunen skal være opmærksom på, at asfaltprisindekset ikke nødvendigvis stiger med samme takt som automatiske budgetfremskrivninger. Nogle tilstandskrav kan ikke kontrolleres automatisk. Kommunen skal derfor stadig sætte tid af til det generelle tilsyn samt kontrol af, at kravene overholdes. Kommunen mister indflydelse på valg af belægningstype, udførelsestidspunkt samt opfølgende arbejder. Belægningspolitik er beskrevet i kontraktmaterialet, men der kan være situationer, hvor kommunen i en specifik situation ønsker en anden løsning, og det vil kræve en forhandling. 8

9 4. Flerårig aftale med kortere tidshorisont (3 til 5 år). Partneringaftaler/rammekontrakter bliver ofte fremhævet for bl.a. følgende: a) Flerårige aftaler skaber tryghed for entreprenøren, der kender sin ordrebeholdning i en længere periode. b) Et større volumen i udbuddet i kraft af flere års asfaltarbejde contra vore nuværende et-årige udbud, giver øget konkurrence. c) Asfaltentreprenøren kan komme tidligere i gang på sæsonen, når man ikke skal afvente udbud, og får en øget chance for en bedre udnyttelse af materiel og mandskab. d) Partneringaftaler er mere fleksible, da bestiller og entreprenør indenfor rammerne af aftalen, aftaler hvilke arbejder der skal udføres i de enkelte år. e) Partneringaftaler har ry for at være velegnede indenfor tættere bebygget område, hvor mange elementer indgår. f) Partneringaftaler indbyder ikke til køb af asfalt på afbetaling. Endelig er følgende interessant for os: g) Asfaltteknologi og regler (f.eks. afmærkning af vejarbejder) ændrer sig løbende over tid. Hvordan sikrer Horsens Kommune sig en fornuftig kontrakt på dette grundlag. h) Entreprenørens anbefaling til Horsens Kommune vedrørende partneringaftaler. Entreprenørens vurderinger og anbefalinger Sammen kan vi mere Partnering er en kompetencemæssig gavebod Alle påkrævede kompetencer skal i spil Vi inspirerer og supplere hinanden Vi udvikler vores faglighed Vi optimerer produktet og processerne så de begrænsede resurser udnyttes bedst muligt Citat fra vejledningen til det kommende vejregelparadigme for partnering: Hvad er en partneringaftale En partneringaftale er i princippet en traditionel aftale om vedligehold af asfaltbelægninger, der blot har indbygget en høj grad af fleksibilitet i forhold til opgaveløsning, samt en formaliseret model for, hvordan samarbejdet skal forløbe. Kontraktlængden er typisk 4 år, eventuelt med option på yderligere 1-2 år. Fordelen ved at inddrage bygherre og entreprenør i et tættere samarbejde end normalt, er at drage nytte af de fælles kompetencer. For eksempel vil gennemsyn af vejene være en fælles proces, hvor forskellige opgaveløsninger drøftes, og forventningerne afstemmes. Målet er at optimere opgaveløsningen og processerne, så de begrænsede ressourcer udnyttes bedst muligt. En sidegevinst er den inspiration og faglige udvikling parterne giver hinanden. I en partneringaftale kan der indgå incitamenter eller bonusdeling for at fremme viljen til at investere i samarbejdet og procesoptimeringen. En partneringaftale kræver, at både entreprenør og bygherre kan stille kvalificeret personale til rådighed. Det gælder både med hensyn til personlige og faglige kvalifikationer. En partneringaftale vil altid starte med en samarbejdsworkshop af for eksempel 2 dages varighed. Bygherre og entreprenør bør møde de medarbejdere, der vil mødes i aftalens forløb, det vil sige eventuelt fra formænd på vejen, over entrepriseleder, ingeniører i kommunen til afdelingslederen. 9

10 Formålet med workshoppen er: at sikre, at alle der indgår i samarbejdet kender og forstår præmisserne for samarbejdet, og bakker op. Typisk vil det kun være 1-2 ingeniører hos bygherren, der sætter rammerne i udbudsmaterialet, og 1-2 af entreprenørens medarbejdere, der udarbejder tilbuddet. På workshoppen er det vigtigt, at alle berørte medarbejdere forstår arbejdsformene og er med til at fastlægge målene at parternes interesser og behov er forstået og tilgodeset at formulere fælles mål for det videre samarbejde samt konkrete tiltag, der sikrer, at målene overholdes En partneringaftale vil have to aftaledokumenter: En økonomisk aftale entreprisekontrakt, som vi kender den samt en samarbejdsaftale. Et oplæg til samarbejdsaftale er en del af paradigmet. Samarbejdsaftalen vil typisk blive underskrevet ved workshoppens afslutning eller umiddelbart efter. Partnering har mange gradbøjninger Der findes mange forskellige opfattelser af, hvad en partneringaftale er. Dette paradigme beskriver ikke et rigtigt partnerskab, idet det ikke er baseret på fælles økonomiske interesser. Vejregelgruppen har dog alligevel valgt at kalde det en partneringaftale, og ikke et processamarbejde som det i virkeligheden i højere grad er. En kort definition af partnering er givet i Erhvervs- og Boligstyrelsens vejledning om partnering for offentlige bygherrer, januar 2006: Der er mange modeller og varianter ved partnering samarbejder. Typisk anvendes tre modeller af samarbejdsformer, afhængig af hvor dybt bygherren ønsker at involvere sig i samarbejdet, og hvor tidligt i forløbet partnere inddrages. Man kan forestille sig en partnering-stige med følgende tre trin: Tidlig partnering indebærer, at entreprenørens kompetencer inddrages i valg af materialer og i plan-lægningen af arbejdernes udførelse herunder hvilke veje, der skal udføres vedligehold på. Asfaltentreprenøren kan vælges i samarbejde med en rådgiver. Formen kan anvendes til meget store og komplicerede entrepriser, fx entrepriser i større byer, hvor der indgår mange kilometer vej, og/eller hvor der indgår andre end belægningsarbejder. Formen indeholder særlige udfordringer i forbindelse med valg af entreprenør (udbuds- og entrepriseform) og stiller særlige krav til afregningsformen. Partnering anbefales til almindeligt komplicerede entrepriser, fx byområder. Bygherren har et rimeligt veldefineret billede af, hvilke arbejder, der skal udføres i aftalens forløb. Parterne bør have nogen erfaring i partneringsamarbejde inden de økonomiske interesser tages med ind i samarbejdet. 10

11 Processamarbejde (kunne også kaldes forpligtende samarbejde ) som kan anvendes ved alle entrepriser. Dette er den partneringform, som nærværende paradigme beskriver. Processamarbejdet gennemføres med partneringelementerne om de fælles målsætninger og fælles aktiviteter. Fælles økonomiske interesser indgår ikke. Formen anbefales indtil branchen har mere erfaring med partneringsamarbejde, og indtil en enkel metode til økonomisk optimering og overskudsdeling er fundet. Hvad er velegnet til en partneringaftale En partneringaftale er oplagt når det gælder vedligehold af et kompliceret vejnet, fx byområder hvor arbejdet typisk er udfordret af koordinering med mange aktører, eller når der er et element af udvikling i projektet. Paradigmet for udbudsmateriale kan håndtere udbud af asfalterede arealer, nymarkering af kørebaneafmærkning, hvor der lægges nye belægninger, omlægning af kantsten, profilering af rabatter samt tilstandsregistrering, hvis reparationer udbydes på tilstandskrav. Fordele og ulemper ved partneringaftaler Fordele Ulemper Bygherren bibeholder indflydelse på beslutningerne Kontraktformen er egnet til komplicerede opgaver Undervejs i forløbet vil der komme klare forventningsafstemninger pga. det formaliserede samarbejde Faglig udvikling af medarbejdere pga. sparring og samarbejde med entreprenøren I starten af kontraktperioden skal både bygherre og entreprenør bruge en del ressourcer (tid) på at få indkørt det gode samarbejde mellem bygherre og entreprenør. Dette ekstra tidsforbrug er dog erfaringsmæssigt givet godt ud, da det kan føre til procesoptimering 11

12 5. Enårige entrepriser opdelt entreprisemæssigt efter jobtyper. a) Dette er den model Horsens Kommune udbyder efter p.t. b) Modellen er velegnet til at blive tilpasset efter regelændringer og asfaltteknologi. c) Volumenet pr. entreprise er beskedent. d) Værktøjskassen er stor, f.eks. kan remix-belægninger med mulighed for alternativer udbydes e) Modellen giver ingen mulighed for køb af asfalt på afbetaling. f) Løsninger vælges af bestiller men der er en grad af vidensdeling imellem bestiller og entreprenører. Entreprenørens vurderinger og anbefalinger Ofte er disse asfaltudbud alt for komplicerede. Vi har i Danmark et enestående udbudsmateriale for udbud af asfaltarbejder. AAB en for varmblandet asfalt er udarbejdet således, at den for langt de fleste udbud kan stå alene som teknisk, juridisk og økonomisk grundlag for aftalen. Vi anbefaler generelt i så høj grad som muligt at benytte vejreglernes håndbog Den nemme vej til udbud. Principdiagram fra Den nemme vej til udbud: 12

13 6. Helhedsorienteret drift. a) Hvordan effektiviserer Horsens Kommune sin asfaltdrift? b) Hvilke opgavetyper bør indgå i en eventuel flerårig opgaveportefølje? c) Hvilken eller hvilke modeller bør porteføljen bestå af? d) Hvordan sikres effektiv implementering af ny asfalteknologi. e) Hvordan håndteres regelændringer? f) Kan der indgå et element af afbetaling i modellen (funktionskontrakt). g) Hvordan sikres kvaliteten (løsninger med lang levetid). Hvordan sikres sammenhæng imellem by og land, så det ene område ikke suboptimeres på bekostning af det andet. Fastlåste kontrakter med fastlåst beløb til asfaltvedligehold er IKKE nogen fordel, hvis de kun dækker en del af vejnettet. Entreprenørens vurderinger og anbefalinger Det er NCC Roads anbefaling at så meget som muligt af driften konkurrenceudsættes på den mest fair måde for såvel kommunen som entreprenørerne. 13

14 7. Økonomi. Markedet er presset i disse år, og priserne for asfaltarbejde er lave. a) Hvad er effektiviseringspotentialet over en flerårig periode, ved at gå over til andre udbudsformer og længere kontraktperiode. Skøn over den under punkt 4 foreslåede løsning. Kommunens budgetter pristalsreguleres efter et løntungt prisindeks. Asfalt påvirkes p.t. meget af prisen på olieprodukter. Hvordan bør man pristalsregulere en 15-årig kontrakt? 15 år er meget lang tid. Hvordan bør man indrette ophævelsesklausuler, hvis bestiller eller entreprenør ønsker at komme ud af kontrakten i utide. Entreprenørens vurderinger og anbefalinger Effektiviseringspotentialet er rigtig stort. Erfaringen viser, at konkurrencen på funktionskontrakter er meget stor, så priserne altid er helt i bund. Funktionskontrakter er en mulighed for at få kommunens penge til at række længere. Det er dyrt at være fattig, men med en funktionskontrakt får man en mulighed for at indhente efterslæbet på vejvedligeholdelsen. Indeksreguleringen bør være som beskrevet i det kommende vejregelparadigme: SB ad 22, stk. 6 For den del af entreprisen som udføres efter den 31. december 20XX reguleres priserne én gang årligt 1. gang pr. den 1. januar 20XX+1. Prisreguleringen foretages på grundlag af Danmarks Statistiks omkostningsindeks for anlæg, underindeks Asfaltarbejde. Reguleringen beregnes som: (I2 I1) / I1 idet I1 fastlægges som middel af kvartalsindekset for tilbudsdagen og de tre foregående kvartalsindeks, og I2 fastlægges som middel af K1, K2 og K3 indekset for det pågældende år. Reguleringen er i øvrigt underkastet de begrænsninger, som prislovgivningen giver. Ophævelsesklausuler bør være som beskrevet i det kommende vejregelparadigme: Bygherrens hæveret ad 40 Ved misligholdelse af kontrakten fra enten entreprenørens eller bygherrens side bringes sagen for en voldgift. Sagen skal forinden være forsøgt løst ved forhandling. Ved misligholdelse af kontrakten fra entreprenørens side, forstås, at entreprenøren gentagne gange ikke overholder tilstandskrav, og ikke overholder frister som beskrevet i afsnit G. Fælles regler om ophævelse ad 44, stk. 1 Aftalen kan opsiges. Entreprenøren og bygherren kan opsige kontrakten i kontraktperiodens løbetid. Kon-trakten kan opsiges senest den 31. december hvert år. Ved opsigelse ophører kontrakten den 31. december året efter kontrakten er opsagt. Hvis entreprenøren opsiger kontrakten, jf. ovenfor, det vil sige uden der foreligger forhold som anført i 40, skal entreprenøren betale et éngangsbeløb opgjort som 0,10 gange den årlige betaling pr. år i den resterende kontraktperiode. Hvis bygherren opsiger kontrakten, jf. ovenfor, det vil sige uden der foreligger forhold som nævnt i 40, skal bygherren betale et éngangsbeløb opgjort som 0,10 gange den årlige betaling pr. år i den resterende kontraktperiode. Herudover betaler bygherren for udførte ydelser i henhold til stadeopgørelse. 14

15 8. Administrativt og eksterne rådgivere. Funktionsudbud plejer at bygge på et aftalt antal skadespoint og en aftalt udvikling i disse i kontraktperioden. a) Skadespointene bedømmes af en uvildig rådgiver, godkendt af både bestiller og udfører, typisk Vejdirektoratet, Grontmiij eller COWI, der kører vejsyn. Arbejder udføres p.t. af uvildig rådgiver med en tredjedel af vejnettet årligt, hvilket formentlig er et fornuftigt niveau. b) Hvilke øvrige ydelser kan der være god fornuft i at købe, for at have et godt kontraktgrundlag. Hvordan vil den under punkt 4, af entreprenøren foreslåede udbuds-/aftalemodel påvirke Horsens Kommunes administrative personale. c) Besparelsespotentiale? d) Ændret rolle i den nye model. e) Håndtering af borgerhenvendelser? f) Myndighedsopgaver? g) Sparring? Entreprenørens vurderinger og anbefalinger Partnering begrebet skal forstås således, at medarbejderne fra Kommunen og NCC Roads A/S i dette samarbejde arbejder for en fælles sag i ét team og derigennem tjener de alle parters sag bedst muligt. Teamet arbejder efter opstillede målsætninger i et fælles forum Sammen skal vi etablere Projekt A/S. NCC Roads A/S har flere års erfaring med Projekt A/S samarbejdsformen. En samarbejdsform der implicit stiller krav til gensidig ansvarlighed og involvering Projekt A/S skal tilstræbe, at der ved inddragelse af parternes kompetencer opnås en synergieffekt, der kan beskrives som 1+1=3. Et godt sammenskruet team i Projekt A/S er kendetegnet ved, at: Der er fælles mål og succeskriterier Der er engagement og indbyrdes tillid Det kan håndtere konflikter i ekstremt stressede perioder Der er balance i teamet Hvert enkelt medlem kender sin rolle i teamet. Fællesskabsfølelsen er vigtig for kvaliteten af entreprisens udførelse og herunder begge parters lønsomhed. Resultatet kan opnås med en smidig organisationsstruktur, der er kendetegnet ved få hierarkiske niveauer. Her har Projekt A/S tidligere vist sin effekt. Succeskriterier målsætninger På baggrund af Bygherrens oplæg til partneringaftale, formuleres fælles målsætninger for aftalen: Samarbejde Gensidigt forpligtende samarbejde med bygherre, herunder også fælles planlægning af arbejdet sammen med bygherre, hvor alle parter bidrager til et konstruktivt og effektivt samspil. Borgerinformation og sikring af bedst mulig planlægning og kommunikation før og under udførelse. Information udadtil over arbejdets udførelse samt information til det politiske niveau. Åben dialog herunder enighed om fælles spilleregler. Sparring på højt fagligt niveau. Optimal identifikation og håndtering af risici og muligheder i projektet gennemføres i et tæt samarbejde mellem entreprenør og bygherre. Formålet er at reducere antallet og omfanget af tabsgivende hændelser samt fremme mulighederne for gevinstgivende hændelser. Teamdannelse og procesevaluering. Tilknytning af nødvendige ressourcer og kompetente medarbejdere. Sikring af at teamet samarbejder efter de aftalte procedurer. 15

16 Sikre at alle medarbejdere inddrages i partneringssamarbejdet. Time out seancer. Konflikter løses på det niveau, hvor de opstår. Kvalitet, funktionalitet og miljø Kvaliteten af det udførte arbejde skal være det bedst opnåelige iht. Entreprenørens ISO9001 certificering eller lignende. Arbejdet skal tilrettelægges og udføres således, at miljøbelastningen begrænses mest muligt iht. Entreprenørens ISO14001 eller lignende. Planlægning af arbejder med hensyn til trafikafvikling og minimum af borger gener. Planlægningen skal udføres så betids, at arbejderne kan gennemføres bedst muligt. Ingen ulykker Minimere udførelses- og miljøgener for borgere og sikre højt oplysningsniveau. Overholdelse af kvalitetskravene med et minimum af bygherrekontrol. Planlægning og leveringssikkerhed Stor fleksibilitet i arbejdets planlægning. Herunder også mht. arbejder, der skal gennemføres med kort varsel. Udførelsesprocedurer. Udarbejdelse og håndtering af afspærring og afspærringsplaner skal tilrettelægges således, at godkendt afspærringsplan foreligger inden arbejdet igangsættes. Udvikling og vidensdeling Procesevaluering, løbende og gensidig evaluering af parterne. Tidlig udfordring Sikre at læring, erfaring, gode ideer, nytænkning, ny teknologi m.v. kommer på bordet, samt give lejlighed for at tænke i helheder og komme hele vejen rundt om opgaven. Anvendelse af nye metoder og produkter med længere levetid. Sikring af videndeling, åbenhed og tillid. Læringsdeling og forankring. Det anbefales at benytte det kommende vejregelparadigme for funktionskontrakter og partnering I udarbejdelsen af paradigmet deltager følgende rådgivere: Vejdirektoratet ved Susanne Baltzer Grontmij ved Erling Kristiansen Rambøll ved Marianne Würtz NIRAS ved Lone Krogsgaard For veje med trafikbelastning > 50 Æ10 skal der i forbindelse med udbuddet gennemføres bæreevnemålinger, hvis entreprenøren skal overtage ansvaret for bæreevnen for disse veje. For veje med trafikbelastning > 50 Æ10 skal der i forbindelse med udbuddet gennemføres måling af sporkøring samt asfaltens sammensætning, hvis entreprenøren skal overtage ansvaret for sporkøring for disse arealer. Besparelsespotentialet er rigtig stort. Således opnåede Vejdirektoratet efter fire år med partnering på driften af statens veje en effektiviseringsgevinst på omkring 18 % om året. Samlet effektiviseringsgevinst for VD Opnåede resultater ved procesoptimering: Entreprisesum 2007 kr. 255 millioner År 2003, 2004, 2005, 2006 med direkte effektivisering på henholdsvis % 3, 6, 4, 5 Indirekte effektiviseringsgevinster i samme størrelsesorden f.eks. besparelser i administrationen 16

17 9. Ordet frit. Entreprenørens vurderinger og anbefalinger Se vedhæftede folder. (Side 19 i dette hæfte (kommentar tilføjet af Horsens Kommune) 17

18 10. Asfaltentreprenørens anbefaling til Horsens Kommune. Entreprenørens vurderinger og anbefalinger Vore vurderinger og anbefalinger er indarbejdet i besvarelsen Firmanavn og underskrift: NCC Roads A/S Besvarelsen er mailet til Horsens Kommune af områdechef Bent Nielsen fra NCC Roads A/S. 18

19 11. Brochure medsendt fra NCC A/S 19

20 20

21 21

22 22