REFERAT. Onsdag den 4. maj 2016 kl afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen. Agerskovvej 4 A-N

Transkript

1 Onsdag den 4. maj 2016 kl afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen Agerskovvej 4 A-N på Hendriksholms Skole, Hendriksholms Boulevard 20, 2610 Rødovre. Dagsorden i.h.t. vedtægternes 14: 1. Valg af dirigent og referent 2. Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år 3. Forelæggelse af årsregnskab 2015 med påtegning af revisor til godkendelse 4. Forelæggelse af årsbudget 2016 til godkendelse 5. Valg af formand for bestyrelsen 6. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen 7. Valg af suppleanter 8. Valg af administrator 9. Valg af revisor 10. Indkomne forslag 11. Eventuelt 31 lejligheder incl. 7 fuldmagter var repræsenteret, hvilket svarer til et fordelingstal på 302 ud af totalfordelingstallet eller 30,2 %. Endvidere deltog Anders Herbo og Camilla Løth fra Herbo-Administration og Karsten Christensen fra ReviPartner. Anders Herbo bød velkommen. Ad pkt. 1: Valg af dirigent og referent Til dirigent og referent valgtes Anders Herbo (AH) fra Herbo-Administration, der takkede for valget og konstaterede generalforsamlingens lovlige indvarsling og afholdelse. Ad pkt. 2: Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år Karin Bøgelund gennemgik formandens beretning: Endnu engang velkommen til generalforsamlingen og en særlig velkomst til de mange nye beboere, som er flyttet ind i ejendommen. Bestyrelsen har holdt 7 møder siden sidste generalforsamling. Siden oktober har det været en reduceret bestyrelse, idet Anette Egebjerg trådte ud i august og Carsten Kristensen i oktober. Vi vil gerne benytte lejligheden til at takke dem for deres store indsats. Vi vil ikke lægge skjul på, at bestyrelsesarbejdet - til tider - er krævende, og hvis man har et fuldtidsjob ved siden af, kan det godt være svært at få tid til det hele, men når man træder ind i bestyrelsen som medlem eller suppleant påtager man sig ansvar, og opgaver der skal løses, så foreningen kan fungerer, og vores ejendom blive passet og vedligeholdt, det sker selvfølgelig i samarbejde med Herbo Administration og øvrige samarbejdspartnere. Side 1 af 5

2 En af vores nye samarbejdspartnere er Gårdmand Bjørn, som i december - overtog arbejdet med rengøring og pasning af de grønne arealer, da vores tidligere firma VeVo grundet dårligt helbred sagde fra med øjeblikkelig virkning, hvilket var en stor udfordring for bestyrelsen at skaffe en ny vicevært med så kort (ingen) varsel. Hos Herbo har man taget et nyt system i brug. Det har givet udfordringer i forhold til at kontere regninger og se bilag, og de lovede kvartalsregnskaber har ladet vente på sig, derudover har det givet problemer med betaling for fællesudgifter, og ejerne har været nødt til igen at tilmelde sig Betalingsservice, det har ikke været tilfredsstillende. Vi har holdt et par møder med, Anders, Jan, Sune og Camilla alle fra Herbo, for at løse udfordringerne. Vi er meget afhængige af, at administrationen fungerer optimalt, og vi vil gøre vores til, at samarbejdet fungerer, og bliver bedre hvor det er muligt. Ved sidste generalforsamling blev Rødovre Kommunes håndhævelse af deklarationsbestemmelsen om max 2 beboere pr. lejlighed drøftet, og der blev taget initiativ til en underskriftindsamling til fordel for bestemmelsen som efterfølgende blev sendt til Kommunen. Der var stor tilslutning og flertallet stemte for, at deklarationsbestemmelsen bliver håndhævet. De fleste familier, som var berørt af bestemmelsen, er nu fraflyttet, men der udestår tre sager, som er i proces, vi følger arbejdet og er i dialog med Rødovre Kommune. Bestyrelsen har efterfølgende opsøgt flere ejendomsmæglere for at sikre, at de er bekendt med bestemmelsen, og Herbo oplyser også om bestemmelsen, når de får henvendelser. Det burde sikre, at vi undgår lignende sager i fremtiden. Noget alle burde være bekendt med er, at vi skal sorterer vores affald, desværre var det ikke alle, der huskede det. I maj måned blev skakterne spulet igennem og skaktrummene rengjort, kort tid efter kunne vi konstatere, at der fortsat blev smidt madaffald, glas og pap i skakterne, som resulterede i forstoppelse af rørene. Et eftersyn viste, at der gennem mange år ikke havde været tilstrækkelig forbindelse mellem rørene i skakten, og derved var der ophobninger af affald, som gav lugtgener. Skakterne blev midlertidigt lukket. Det forhindrede dog ikke nogen beboere i at bryde afskærmning for at komme af med deres affald. Bestyrelsen overvejede situationen og kom frem til, at omkostningerne til reparation ville overstige fordelene ved at beholde skakterne, da det kun er en meget lille del af vores affald, som må smides i skakterne, derfor er de blevet lukket permanent. På den sociale front var der i juli måned en uformel grillaften, vejret var fint og med kort varsel annonceres på dørene, at grillen blev tændt og man hver især kunne møde op med mad og drikke. Lige som tidligere år blev der i december holdt julearrangement med gløgg og æbleskiver i forbindelse med kontorets åbningstid, som i den anledning var udvidet til to timer og flyttet til Billardrummet. Der har været og er fortsat udfordringer med ejendommens sydgavl. Arbejdet på sydgavlen er tilsyneladende ikke udført korrekt, og desværre har vi ingen sanktionsmuligheder mod dem, der udførte arbejdet. Der er i første omgang udtaget en prøve af gavlen, og vi forventer at skulle reparere gavlen i løbet af de næste par år. Forventeligt kan vi nøjes med at reparere de steder, hvor skaderne er, i stedet for at opsætte en helt ny gavl. Ejendommens Energimærke skulle fornys i Bestyrelsen kontaktede derfor, i september 2014, Rådgivende ingeniørfirma Balslev, som vi havde haft et godt samarbejde med tidligere, vi fik samtidig tilbud på en Tilstandsrapport for vedligeholdelsesarbejde på ejendommen. Desværre er hverken Energimærket eller Tilstandsrapporten blevet færdig endnu. Bestyrelsen har konstateret at begge rapporter, trods mange rettelser og bearbejdning, fortsat er fyldt med forkerte oplysninger. Vi er bekendt med, at det er lovpligtigt, at alle ejendomme skal have et Energimærke, men vi er også meget bevidste og enige om, at vi ikke betaler ca kr. for nogen rapporter, som vi ikke kan stå inde for. Vores ejendom har i dag Energimærke D, og vi er blevet informeret om, at vi ikke kan opnå et bedre mærke ved almindelige forbedringer, det vil kræve, Side 2 af 5

3 at vi bygger et nyt hus. Det retfærdiggør selvfølgelig ikke manglende fornyelse i tide, men det nuværende kan ikke være helt misvisende. Vi arbejdere videre med at få rapporterne færdige. Herbo er blevet orienteret om sagen. I Vaskeriet har der siden november kun været tre vaskemaskiner i drift, den fjerde er faldet for aldersgrænsen og kan ikke længere repareres, pt lader vi den stå i håb om at kunne bruge den som reservedele. For at vi kunne vurderer, om behovet for en ny maskine var akut, besluttede vi at undersøge, hvor mange af beboerne som havde egen vaskemaskine. Vores vurdering er, at omkring 35 % selv har vaskemaskine, og vi har ikke modtaget meldinger om, at det er problematisk at komme til, selvom der også er blevet reserveret tidspunkter til fordel for de hjemmehjælpere, som servicerer nogen af beboerne. Da en ny vaskemaskine er dyr i anskaffelse, undersøger bestyrelsen i øjeblikket, om det kunne være en løsning at lease en eller flere maskiner. Forhåbentlig har alle bemærket, at kælderen er blevet malet i en grå farve. Det kan og vil vi gerne takke Børge for, som har brugt mange timer på det. Flere har nævnt, at det har gjort kælderen ret mørk, det er vi opmærksomme på. Vi har gang i nogle forsøg med nye og mere effektive pærer for at gøre kælderen bedre belyst. Dog udskifter vi ikke alle pærer på én gang, men vælger at bruge nye pærer, hvor det er mest påkrævet, og så bruger vi restlageret andre steder. Derudover blev der i efteråret ryddet op i cykelbestanden, det gav efterfølgende god plads i alle stativer. Vi opfordrer til, at beboerne altid benytter stativerne og ikke holder på fortovet, som er til gene for gående og gangbesværede. Med hensyn til både cykler, barnevogne og andet, vil vi gerne opfordre til, at man IKKE benytter stativet i A-enden, som er opsat til rollatorer. Der vil blive sat et skilt på stativet forbeholdt rollatorer. På de indre linjer kan det nævnes, at der er blevet opsat en ny el-tavle. Sammen med udskiftning af el-tavlen er husets hovedelmålere blevet lagt sammen til én således, at vi nu betaler mindre i administration til Dong. Vi vil gerne sige tak til Lars, som var til stor hjælp i forbindelse med det arbejde. Dong Energy er ved at gøre forberedelser til at udskifte alle deres elmålere. Arbejdet skal være færdigt i 2020, vi har endnu ingen informationer om, hvornår de begynder arbejdet. Omkostninger for udskiftning af selve måleren er for Dong s regning, om der kommer øvrige omkostninger vil tiden vise. Vi skal nok orientere om det i Beboeravisen. Ligeledes har vi nævnt i Beboeravisen, at vi er kede af, at beboerne selv laver navneskilte til postkassen. Det er ikke beboernes ejendom at råde over, og vi vil gerne bevare et ensartet udseende. Derfor opfordrer vi til, at folk henvender sig på kontoret, så skal vi nok lave et fint skilt til postkassen. Egne opklæbede navneskilte ødelægger ofte postkasserne, enten ved at plastikken over navneskiltene ødelægges, eller at belægningen på lågen skades, så postkassen ruster. Vi kan også oplyse, at det er blevet dyrere at holde ulovligt på ejendommens parkeringspladser. Det koster nu 750 kroner i bøde. Det positive er, at foreningen får en indtægt af de bøder, der udskrives. Det siger vi da tak for. Afslutningsvis vil vi lige nævne et par ting, som vi er obs på: Vandmålere: Der er vedtaget lovkrav for etablering af vandmålere på varmt brugsvand. I henhold til bekendtgørelse/målervejledning er det et lovkrav, at der installeres individuelle vandmålere på varmt brugsvand i eksisterende installationer inden udgangen af 2016, som omfatter alle beboelsesejendomme. I nogen tilfælde gives der dispensation, det er vi i gang med at undersøge. Side 3 af 5

4 Valgfri tv-kanaler: Vi er bekendt med, at det for manges vedkommende er muligt selv at vælge sin tv-pakke. Desværre er det ikke muligt med det system, vi har her i ejendommen, men vi følger med i udviklingen. Herefter blev beretningen enstemmigt godkendt. Ad pkt. 3: Forelæggelse af årsregnskab 2015 med påtegning af revisor til godkendelse Regnskabet for 2015 var udsendt sammen med indkaldelsen, og blev gennemgået af revisor Karsten Christensen. Årsregnskabet udviste et overskud på kr ,- mod forventet budgetteret overskud på kr ,39. Årsregnskabet blev herefter sat til afstemning og enstemmigt godkendt med overførsel af overskuddet på kr ,- til år 2016 således at foreningens egenkapital pr. 31/ udgør kr opsparing til kloak og tag kr ,- eller en samlet egenkapital på i alt kr ,-. Fradrag af renter på fælleslånene på side skal hver enkelt ejer selv sørge for at indberette til SKAT. Regnskab for år 2015 blev herefter enstemmigt godkendt. Ad pkt. 4: Forelæggelse af årsbudget 2016 til godkendelse Forslag til budget for 2016 blev gennemgået udvisende et fællesudgiftsbidrag for 2015 på i alt kr ,55, hvilket vil sige, at der ikke er lagt op til en stigning af fællesbidraget i Det kan oplyses, at siden budget 2016 blev udarbejdet har formand Karin Bøgelund forhandlet en 10% rabat på foreningens ejendomsforsikring, således at den årlige præmie falder med ca. kr ,-. Budget 2016 på kr ,55 blev sat til afstemning og enstemmigt vedtaget. Ad pkt. 5: Valg af formand til bestyrelsen Karin Bøgelund blev genvalgt som formand med akklamation og sidder for en 2 årig periode til Ad pkt. 6: Valg af andre medlemmer til bestyrelsen Bestyrelsesmedlem Annette Bull blev genvalgt med akklamation og sidder til Lasse Fall-Clausen blev nyvalgt til bestyrelsen og sidder til Bestyrelsen består således af: Formand Karin Bøgelund Jensen på valg i 2018 Bestyrelsesmedlem Annette Bull på valg i 2018 Bestyrelsesmedlem Lasse Fall-Clausen på valg i 2018 Bestyrelsesmedlem Lona Nielsen på valg i 2017 Side 4 af 5

5 Bestyrelsesmedlem Suzanne Nielsen på valg i 2017 Ad pkt. 7: Valg af suppleanter Suppleant Claus Pedersen blev genvalgt og er først på valg igen i år Suppleant Kenny Mitchboe blev nyvalgt og sidder indtil 2017 (idet Kenny Mitchboe overtager Suzanne Nielsens plads, idet Suzanne tidligere rykkede op i bestyrelsen). Ad pkt. 8: Valg af administrator Som administrator genvalgtes Herbo-Administration A/S. Ad pkt. 9: Valg af revisor Som revisor genvalgtes Karsten Christensen fra ReviPartner. Ad pkt. 10: Indkomne forslag Der var ikke indkommet forslag, hvorfor der intet var at bemærke. Ad pkt. 11: Eventuelt Karin Bøgelund orienterede kort om muligheder for lukkede altaner, idet der var flere der havde udtrykt ønske herom. Der manglede som sådan noget mere konkret og pt. gav vedtægterne ikke mulighed herfor. Der blev spurgt til om indgangsdørene ikke trænger til maling i stueetagen Karin Bøgelund meddelte, at man på sigt påtænkte at udskifte disse. Herefter var der ikke yderligere. Dirigenten takkede for god ro og orden. Generalforsamlingen blev hævet kl. 19:06. Som dirigent, Anders Herbo Side 5 af 5