Business case HR - funktion

Transkript

1 Business case HR - funktion Formål og projektbeskrivelse Problemidentifikation: De odenseanske virksomheder skal i de kommende år i langt højere grad ind i et tættere samarbejde med Jobcentret om at få flere ledige i gang og ind på arbejdsmarkedet. Det kommer til at ske ved en intensiveret virksomhedsindsats fra Jobcentrets side af. Virksomhederne vil opleve en direkte og kvalificeret præsentation af, hvad Odense Kommune kan gøre for, at de har den fornødne arbejdskraft til rådighed, både til rette tid og sted og med de rette kompetencer. Dette bygger på, at det rette match mellem jobbet og den lediges CV er tilstede, så en rekrutteringsaftale hurtigt kan komme i land. Beskæftigelses- og Socialforvaltningen Tolderlundsvej Odense C DATO 30. maj 2017 Ofte er der brug for en periode, hvor virksomheden kan se en kommende medarbejder an og investere i optræning og oplæring i virksomhedens specifikke opgaver, arbejdsgange og anvendte teknologier. Her er der god fornuft i at bruge værktøjer fra beskæftigelseslovgivningen, såsom virksomhedspraktikker og løntilskud, der understøtter indslusningen af ledige på arbejdsmarkedet og bidrager effektivt til det gode match mellem job og CV. Det er ikke kun i forholdet til det gode match mellem job og CV, at virksomhedspraktikker og løntilskud skal anvendes. Som led i BSF s omlægning af indsatser, fra egne kommunale aktiveringstilbud over til praktikker og løntilskud i private virksomheder, er der også brug for et tæt samarbejde mellem virksomheder og jobcenter om de træningsbaner, der skal iværksættes og understøttes. Dette for at opnå størst mulig effekt, også selvom det ikke er intentionen, at et praktikforløb udløser en ordinær stilling i alle tilfælde. For mange virksomheder ikke mindst de små og mellemstore er der en oplevelse af, at det kan være svært og administrativt tungt at samarbejde med jobcentret omkring virksomhedspraktikker og løntilskud. Lovgivningsmæssigt er der detaljerede krav til registrering af aftaler mellem borger, virksomhed og jobcenter, af hensyn til retssikkerhed for borgeren, udnyttelse af gratis arbejdskraft osv. Udfordringen forstærkes af, at virksomheden ikke har en HR medarbejder til at varetage det administrative samarbejde med Jobcentret. Det administrative er nødvendigt, for at overholde love og at eventuel arbejdsgiverrefusion bliver indhentet. Flere virksomheder rammes fremadrettet af udfordringen i og med at endnu flere praktikker og løntilskud skal etableres i et samarbejde med de odenseanske virksomheder de kommende år på grund af indsatsomlægningen i forvaltningen. Det betyder en øget virksomhedsvendt indsats fra Jobcentret af, hvor kerneaktiviteten for virksomhedskonsulenterne er at matche ledige jobs med ledige borgere, og i behovet for langt flere praktikker og løntilskud for de svagere borgere, der skal tilbage i retning mod arbejdsmarkedet.

2 Udfordring: De odenseanske virksomheder især de mindre og mellemstore oplever en bureaukratisk og administrativ tung sagsgang i samarbejdet med Jobcentret. For mange virksomheder er denne administrative byrde en barriere for at tage ledige ind i enten virksomhedspraktik eller løntilskud. Beskrivelse af projektet: For at nedbryde den barriere, der ligger i det administrative arbejde for en virksomhed i forbindelse med oprettelse af virksomhedspraktikker og løntilskud, etableres der en afdeling af virksomhedskonsulenter, der som primær arbejdsopgave har at varetage de administrative opgaver forbundet hermed. Dette i et tæt samarbejde med virksomhederne og de virksomheds- og jobkonsulenter, der har den mere direkte og opsøgende kontakt til virksomhederne. Denne afdeling skal kunne tilbyde at varetage alle administrative opgaver forbundet med at have ledige i virksomhedspraktik og løntilskud, herunder at indhente løntilskud. Virksomhederne skal opleve et væsentlig øget serviceniveau. Afdelingen skal have et tæt internt samarbejde med både virksomheds- og jobkonsulenter, som i dag og fremadrettet skal have den opsøgende opgave i forhold til virksomhederne, hvor kerneaktiviteten er at matche ledige jobs med ledige borgere. Endvidere skal der etableres væsentligt flere praktikker og løntilskud, end der er i dag, af hensyn til øvrige målgrupper af borgere, der skal i virksomhedsvendte aktiviteter. Her skal den administrative understøttelse være et vigtigt element i både at kunne håndtere effektfulde forløb for borgeren, samtidig med at virksomhederne oplever en høj grad af service og samarbejde. Her vil den administrative understøttelse være en vigtig og prioriteret indsats for virksomhederne, på højde med samarbejdet med jobkonsulenterne omkring igangsætning, opfølgning og afslutning på praktikker. Virksomhedsområdet i BSF har i dag flere typer af samarbejdsaftaler, herunder virksomhedscenterkontrakter med en lang række virksomheder i Odense. En aftale om øget servicering gennem en HR funktion over for virksomhederne vil relativt nemt kunne implementeres gennem disse samarbejdsaftaler. Der er igangsat en forøgelse i antallet af samarbejdsaftaler og virksomhedscenterkontrakter, hvor dette element naturligt vil kunne indgå som en kvalitativ forbedring. Tilbuddet om en HR funktion til de små og mellemstore virksomheder er et stærkt signal at sende til de odenseanske virksomheder, om endnu et værdiskabende tilbud fra jobcentret sideløbende med kerneaktiviteten om at skaffe den kvalificerede arbejdskraft til virksomhederne. Og skal vi have inddraget flere virksomheder til at levere flere virksomhedspraktik og løntilskudspladser, er der med en HR funktion et godt argument, der gør det nemmere at samarbejde med Jobcentret herom. Løsning: De odenseanske små og mellemstore virksomheder tilbydes en HR funktion i forbindelse med indgåelse af aftaler om virksomhedspraktikker og løntilskud. HR funktionen varetager virksomhedernes administrative opgaver i forbindelse hermed, i et tæt samarbejde med de enkelte virksomheder. 2/7

3 Der skal tages højde for flere lovgivninger, herunder konkurrenceloven og persondataloven. Der vil eksempelvis være elementer, som kun virksomheden må tage sig af, når der skal udfyldes blanketter og gøres brug af NemID etc. (se yderligere under risici). Beskrivelse af, hvordan effekten af den nuværende indsats kan forbedres Virksomhederne skal lettes for administrative byrder og derigennem øges mulighederne for at tage flere i virksomhedspraktik og løntilskud, jf. ovenstående. I det følgende er der opstillet investeringsforslag med forudsætninger for, hvordan investeringen kan finansieres. Investeringsperiode Investeringen består i at ansætte 12 administrative medarbejdere og én leder til en ny afdeling. De 12 medarbejdere og lederen projektansættes for en periode på 2 år. Hvorvidt projektet fortsætter efter år 2 afhænger af opfølgningen på projektet samt projektets afsluttende evaluering, som foretages inden udgangen af år 2 i projektets levetid. Investeringsperioden strækker sig fra medio 2017 til medio Projektet vil blive afsluttet, såfremt evalueringen peger på, at det ikke har den ønskede effekt. Effekt og økonomi Investeringen i personale finansieres af besparelser på A-dagpengeudgifter til de ansatte i løntilskud og virksomhedspraktikanter, der kommer i beskæftigelse efter forløbene. For at investeringen bliver rentabel, skal effekten af indsatsen være 45 fuldtidspersoner i beskæftigelse årligt, dvs. 45 ledige skal finde varig beskæftigelse årligt. Øgede skatteindtægter ved beskæftigelse indgår ikke i beregningen. Følgende forudsætninger er anvendt i beregningen. Den årlige nettoydelse til A- dagpengemodtagere svarer til den realiserede gennemsnitlige ydelse for regnskabsåret 2016 i Odense fremskrevet til 2017-priser. Årslønnen er en fast norm for løn på pågældende lønniveau inkl. overhead. De økonomiske forudsætninger er fremskrevet ud i årene jf. pris- og lønfremskrivning (KL juni 2016). Tabel 1: Økonomiske forudsætninger Forudsætninger Årlig nettoydelse til A-dagpengemodtagere Årsløn pr. adm. medarbejder Årsløn pr. leder /7

4 Nedenfor ses beskæftigelseseffekten af for hhv. virksomhedspraktik og løntilskud for A-dagpengemodtagere for Odense, 6-byerne og hele landet. Effekten er vist som andelen af aktiverede, der er i beskæftigelse efter 3 måneder. Der er en del variation i effekterne opgjort kvartalsvis (stiplede linjer), men i gennemsnit over hele perioden har Odense for begge tilbud den laveste effekt og hele landet den højeste. Figur 1: Beskæftigelseseffekt for virksomhedspraktik Gns. andel i beskæftigelse 3 mdr. efter aktivering (pct.) kvt kvt kvt kvt kvt kvt kvt 2016 Hele landet Odense 6-byer Kilde: Jobindsats.dk. Figur 1: Beskæftigelseseffekt for løntilskud Gns. andel i beskæftigelse 3 mdr. efter aktivering (pct.) kvt kvt kvt kvt kvt kvt kvt 2016 Hele landet Odense 6-byer Kilde: Jobindsats.dk. Ses alene på virksomhedspraktikker kræver det af HR-funktionstiltaget, at der oprettes 151 ekstra pladser for at kunne opnå en effekt på 45 fuldtidsbeskæftigede, da beskæftigelseseffekten for Odense er 29,8%. 4/7

5 Med samme beskæftigelseseffekt som i resten af landet på 33,3%, vil det kræve 135 pladser. I 2016 var 461 i løntilskud og i virksomhedspraktik. I første kvartal 2017 er tallene ca. 128 i løntilskud og ca. 448 i virksomhedspraktik. Det anses for realistisk, at beskæftigelseseffekten i Odense når landsniveauet. Anvendes antallene i tilbud i 2016 som udgangspunkt vil yderligere 43 personer skulle i løntilskud og 131 i virksomhedspraktik i alt 174 pladser. Med den forventede beskæftigelseseffekt på landsniveau, vil de 174 ekstra pladser give 67 fuldtidsjob, svarende til en gevinst på 6,3 mio. kr. over 2 år. Tabel 2: Forventet gevinst HR-tiltaget 2017 (½ år) (½ år) I alt Løn til én leder og 12 medarbejdere Sparede A-dagpenge Gevinst Opfølgning og måltal For at måle tiltagets effekt følges udviklingen i antallet af A-dagpengemodtagere i løntilskud og virksomhedspraktik samt beskæftigelseseffekten efter 3 måneder og sammenholdes med udviklingen i Opfølgning på investeringsprojektet sker i forbindelse med 1/6 og 1/10 sagen samt ved årsberetningen. Den første opfølgning på dette investeringsprojekt foretages ved årsberetningen Risici Opgaverne, vi tilbyder virksomhederne hjælp til, skal formentlig afgrænses til udelukkende at være inden for samarbejdsfladen mellem jobcenter og virksomhed, for at undgå konkurrenceforvridende elementer i forhold til eksempelvis lønbureauer og andre administrative virksomheder. Effekten af tiltaget korrelerer med andre investeringsprojekter, der sigter på at få flere A-dagpengemodtagere i job, dvs. beskæftigelseseffekterne på området ikke entydigt kan kædes sammen med de enkelte tiltag. Alt andet lige betragtningen gælder ikke i virkeligheden, dvs. det er et groft skøn at måle effekten i år 1 ud fra et historisk niveau. Konjunkturændringer kan påvirke de lediges muligheder for at få job, både positivt og negativt. I højkonjunktur vil det alt andet lige være nemmere at finde et job. 5/7

6 Ny lovgivning ændret lovgivning, eksempelvis ændret dagpengesats, ændring af dagpengeperioden eller lignende tiltag vil kunne påvirke investeringsprojektets resultater både positivt og negativt. Effekterne kan skyldes andre investeringsprojekter da det ikke er muligt at skille effekterne af det ene investeringsprojekt fra det anden, når der er tale om samme målgruppe. Juridiske afklaring Odense Kommune må ikke udfylde blanketter for virksomhederne i forbindelse med fx etablering af virksomhedspraktikker og løntilskud eller ved spørgsmål om løn, ferie, sygdom, afskedigelser, skift til andre virksomheder inden for klyngen mv. Udfordringen er bl.a., at kommunen i så fald ville skulle stå til ansvar for at vi har udfyldt materialet korrekt og f.eks. kontrollere sig selv i forbindelse med en bevilling. Eksempelvis hvis kommunen skal gå ind og forholde sig til antallet af ansatte i virksomheden - evt. helt ned på p-nr. niveau, antallet af fyrede, opsagte, ansatte i forskellige typer ansættelse og samtidig sikre, at medarbejderne er blevet hørt mv. og samtidig være den bevilgende myndighed. Det vil være kommunen, som myndighed, der skal forholde sig til merbeskæftigelseskravet på virksomhedens vegne (der skal ske en nettoudvidelse ift. antallet af ordinært ansatte). Kommunen vil skulle have adgang til oplysninger om antal fyrede og ansatte inden for de seneste 3 måneder i den pågældende virksomhed. I den forbindelse kan der opstå udfordringer ift. persondatalovgivningen. Dette skal undersøges nærmere. Inden der etableres en praktik eller løntilskud, så skal ansættelsen have været drøftet mellem virksomheden og dennes repræsentanter, jf. LAB 60 og BAB 88. Hvis kommunen overtager virksomhedens rolle ift. disse bevillinger, så vil 60 og 88 ikke være overholdt, idet kommunen dermed vil skulle tage den drøftelse med medarbejderrepræsentanterne. Derudover kan det give udfordringer, hvis der opstår uenighed mellem medarbejderrepræsentanterne og kommunen (virksomheden), da disse evt. vil skulle løses ved faglig voldgift eller det regionale arbejdsmarkedsråd. Der er hjemmel til at jobcenteret må påse betingelsen om merbeskæftigelse i private virksomheder, hvor der ikke er nogen ansatte, jf. BAB 88, stk. 4, hvorfor det modsætningsvist må konkluderes at kommunen ikke må påse betingelsen i andre tilfælde altså hvor der er ansatte. Vurderingen er, at ovenstående også gør sig gældende ift. forholdstalskravet/rimelighedskravet. Det er virksomheden, som skal forholde sig til dette og kommunen har ikke hjemmel til at overtage denne rolle. Kommunens eventuelle dobbeltrolle vil give udfordringer ift. sikringen af, at der ikke sker konkurrenceforvridning. 6/7

7 Det skal sikres, at virksomheden er vejledt om sine forpligtelser i forbindelse med løntilskuddet, herunder at den har pligt til at underrette jobcenteret om ændringer, som kan have betydning for retten til løntilskud. Lige nu kommer meget af vejledningen igennem VITAS/blanketterne, og kommunen vil skulle sikre at virksomhederne får denne på anden vis og dokumentere dette, hvis kommunen eksempelvis skal rette et tilbagebetalingskrav mod virksomheden. Det kan give udfordringer ift. at rette et eventuelt tilbagebetalingskrav mod en virksomhed, hvis det drejer sig om oplysninger, som kommunen har angivet. Der vil være udfordringer ift. klageadgang, da virksomheden kan klage over jobcenterets afgørelser. Hvis det er jobcenteret (Odense Kommune), som har lavet ansøgningen og så også behandler denne og evt. giver afslag samt behandler klagen er den juridiske vurdering, at dette ikke er tilladt. Ift. anmodning om udbetaling af løntilskud, så skal dette foregå via Nem- Refusion, jf. bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats 100, stk. 2. Adgangen til NemRefusion sker med NemID enten via sit private for selvstændige eller med medarbejdersignatur for medarbejdere via Virk.dk eller direkte via virksomhedens løn-, HR- og fraværssystemer. Dels vil det kræve at jobcenteret (Odense Kommune) skal have rettighed til at anmode om refusion som den konkrete virksomhed og dels at jobcenteret skal kunne anvende virksomhedens medarbejdersignatur, som er sat op imod virksomhedens CVR nummer. NemRefusion vil i den forbindelse tjekke, at det er en reel virksomhed, som bruger NemRefusion. I og med at der ikke er tale om medarbejdere, som ansættes i den konkrete virksomhed, men en ekstern HR-enhed, så vil det være i strid med reglerne, at jobcenteret anmoder om udbetaling af løntilskud på vegne af virksomheden. Endvidere vil der være udfordringer ift., at det er jobcenteret, som behandler anmodningen om løntilskud på vegne af virksomheden. Hvis en løntilskudsansat bliver sygemeldt og modtager løn under sygdom, så har virksomheden ret til sygedagpengerefusion. Processen ift. at ansøge om refusion foregår via NemRefusion, hvorfor ovenstående problematikker også gælder her. Der kan være tale om konkurrenceforvridning ift. fx lønbureauer, hvis jobcenteret (Odense Kommune) håndterer lønudbetaling mv. for virksomheden. Løntilskud hos private virksomheder skal etableres med overenskomstmæssig eller de for tilsvarende arbejde sædvanligt gældende løn- og arbejdsvilkår, jf. lov om en aktiv beskæftigelsesindsats 54. Lønhåndteringen vil derved foregå på samme vis som for de ordinært ansatte. 7/7