Manual TimePlan 5 SIMPLEX A/S Vendor & Distributor Nibevej 48 * DK-9200 Aalborg SV* Tlf * Fax

Transkript

1 Manual TimePlan 5

2 MANUAL VERSION TIMEPLAN Tillykke med dit nye TimePlan program VERSION 5.X Vigtigt Brug den nødvendige tid til gennemlæsning af alle afsnit i Kom godt i gang - inden du går i gang med dit planlægningsarbejde. Kom godt i gang er beregnet til at føre dig hurtigt igennem de faser, som er nødvendige for at bruge TimePlan effektiv. Guiden beskriver ikke punkterne i dybden. Du kan få yderligere oplysninger ved at læse i TimePlan Brugermanualen, eller ved at anvende online hjælp via F1 - funktionstasten på dit tastatur. Hjælp Ved evt. installations- og programproblemer, kan du inden 30 dage efter levering benytte vores Hot-line på tlf uden beregning. Dette er dog altid gældende for kunder med abonnement eller lejeaftale. Kom godt i gang er opbygget logisk, dvs. først oprettes medarbejdere, herefter basisplaner osv. Hvis du følger guiden punkt for punkt, vil du hurtigt finde rundt i TimePlan. God arbejdslyst.

3 TIMEPLAN FORORD - SÅDAN BRUGES MANUALEN Indholdsfortegnelse Forord...1 Sådan bruges manualen... 1 Support... 1 Installation... 1 Skærmopløsning... 2 Licensbetingelser... 2 Programrettigheder...3 Kodebrev... 3 Brugerfladen i TimePlan...4 Vinduet... 4 Menulinien... 4 Standard værktøjslinien... 5 Gå til dato... 5 TimePlan generelt...7 Værktøjslinier... 7 Tilpasse værktøjslinier... 7 Tilføje knapper til en eksisterende værktøjslinie... 7 Opret ny værktøjslinie... 8 Opret profiler... 9 Program (menupunktet) Find medarbejder Lønlås Afslut Mine Indstillinger Fortryd Indstillinger Knappen funktioner Administration...21 Globale indstillinger Opsætning af Globale Indstillinger Generelle indstillinger Opstarts parametre Kalender Planlægning Budgetknapper Arbejdstidsændringer Holddrift Afspadsering Samlet lønomkostninger Basisplan Stamdata Medarbejdere Brugerstyring Klargør løn Frasortering Afdelinger Godkend SignInTS Internet Valideringstabeller Valideringstabeller Funktioner Side i

4 MANUAL VERSION TIMEPLAN Tabeller Validering af postnummer og bank reg. nummer Tabel for årsagstyper ved SignIn og internet Oprettelse og vedligeholdelse af stillingsbetegnelser Lønkodeserier pr afdeling...60 Udskriftsdesign Udskriftsdesign sidehoved og sidefod Beskrivelse af designer Udskriftsdesign udseende Beskrivelse af udseende design Log Skærmbilledet Log på ændring af rettighedsprofiler Historik på gæstebrugere Log på brugere af TimePlan Eksport af logfiler Eksport af log Autokørsel af log Skabeloner Opret/rediger skabeloner...76 Ugeskabeloner Opret ugeskabelon Indlæg arbejdstid på ugeskabeloner Indsæt ugeskabeloner Dagsskabeloner Opret dagsskabelon Indlæg dagsskabelon i planlægning eller basisplan Kalenderstyring Brug af Valg Vis oversigt af dato...89 Vis oversigt for markerede afdeling Markering af noter...91 Redigering af afdelinger i kalenderstyring Indsæt budgettal i kalenderstyring Standardkalender Oprette af ny standardkalender Kopier en eksisterende kalender Godkendelse af ændringer foretaget i en Standard kalender Fraværstyper Vedligeholdelse af fraværstyper Basisuger - navne Flytning af basisuger mellem afdelinger Standardindekser Opret Standardindeks Indsæt standardindeks i kalenderen Diverse opsætninger Overenskomster Fanebladet Generelt Fanebladet Arbejdstid Afspadsering Ændring af arbejdstider (Status quo) Reduktionstid Arbejde på lukkede dage Arbejdstids beregninger Fanebladet Tillægstyper Side ii

5 TIMEPLAN FORORD - SÅDAN BRUGES MANUALEN Opret/ Ret Fanebladet overtid Opsætning af Overtidstillæg pr. dag Fanebladet Ulempetid Opret/Ret en ulempetid Fanebladet Overarbejde Opret/Ret Overarbejde Check at overarbejdsreglerne bruges rigtigt Mulighed for at opsætte maxtimer for et overarbejds-tillæg Fanebladet Pauser Opret/Ret Pauser Fanebladet Flextid Benyt Flextid Aktiver Flextid på medarbejder Fanebladet SH-Tid Fanebladet Fravær Fanebladet Journal Skift af overenskomst Varslingsregler Manuelt tjek af varslingsregler Automatisk tjek af varslingsregler Opsætning af varslingsregler Opsætning af Opsigelsesvarsel Opsætning af Fravær Opsætning af Hviletidsbestemmelser Opsætning af Påkrævede stillinger Opsætning af 8-timers regel (funktionærstatus) Opsætning af Overarbejde Opsætning af Max. antal arbejdsdage pr. uge efter bestemt klokkeslet Opsætning af Max. antal arbejdsdage på en bestemt ugedag Opsætning af Max. arbejdsdag på hver x-te bestemt ugedag efter bestemt klokkeslet 169 Opsætning af Ikke tilladte arbejdstider Opsætning af Maksimalt antal timer indenfor overenskomstperiode Opsætning af Maksimalt antal timer indenfor perioden Opsætning af Alder Opsætning af Hviletidsregler Opsætning af Gennemsnitlig daglig arbejdstid Opsætning af Arbejdstid i perioden Opsætning af Frihedsfrekvens Opsætning af Arbejdstidspause Opsætning af Arbejdstid per dag Opsætning af Ugentlig overarbejde Opsætning af Årligt overarbejde Kalender Åbning af kalender Kopier Kalender Åbning af kalenderdage Planlægning Godkend Faktisk tid Basisplan Basisuger Basisplan visning Information om dagene Side iii

6 MANUAL VERSION TIMEPLAN Medarbejdere Tælleværket Zoom Navigering Gå til Uge Sortering Søg medarbejder Visning af funktioner Opret/Rediger basisplaner Opret med inddateringsbjælke Træk arbejdstider Skabeloner Rotation af ugeskabeloner i planlægningsvinduet Ret arbejdstid Slet arbejdstid Flytning af arbejdstid Slet basisplan Tælleværket Udskrifter Udskriv grafisk Udskrivning Gentag udskrift Udskriv Planlægning Beskrivelse af vinduet Tælleværk Farverne i tælleværket Brudte perioder Filtrering af tælleværk visning Fravær i tælleværk Værktøjslinierne Visning af arbejdstid og fravær Filtrering af arbejdsfunktioner og fravær Menuen funktioner Indsæt basisplan Skabeloner Speciel kørsel for ugeskabeloner Fjern skabelon fra medarbejder Arbejdstid Inddatering Opret arbejdstid Træk en arbejdstid Slet alt vist arbejdstid Slet alt arbejdstid på dagen Status quo Fravær Opret fravær Se fraværstyper Navigering Zoom medarbejder Vis medarbejder stamkort Tælleværk Lønbudget Side iv

7 TIMEPLAN FORORD - SÅDAN BRUGES MANUALEN Grafisk panel Vis nøgletal Vis samlede omkostninger Nøgletalsvalg Skjul budget panel Udskrifter Udskrifter Grafisk udskrift Fraværsudskrift Udskriv timeopgørelse, OK Periode Udskriv timeopgørelse, Viste dato interval Tjek varslingsregler Planstatus Arbejde i planlægningsbilledet Oprette arbejdstider med musen Arbejdstid Opret arbejdstid Se arbejdstid Ret arbejdstid Slet arbejdstid Indsæt dagsskabeloner Udlån Udlån i periode Kopier arbejdstid Klip arbejdstid Sæt arbejdstid ind Arbejdstidsbemærkninger Specifikation, antal og kr Højreklik på fravær Opret fravær Slet fravær Indsæt fraværsregulering AutoFravær Opret AutoFravær Fjern Autofravær Fraværsbegrundelse Medarbejdere Medarbejderliste Værktøjslinien til medarbejderlisten Funktioner Medarbejder Stamkort ny medarbejder Diverse stamkort opsætninger Ændring af feltnavne på stamkortet Valgfrie felter i stamdata Automatisk udfyldelse af fødselsdato ved brug af CPR-nr. på stamkort Feltopsætning til ændrede medarbejdere Validering af ID/personale nummer på antal cifre Automatisk foranstillede nuller i personalekort Rettigheder for adgang til personlige oplysninger Opret medarbejder Opret aktiv medarbejder Feriedata Opret fiktiv medarbejder Ændring Fra fiktiv til aktiv medarbejder Side v

8 MANUAL VERSION TIMEPLAN Diverse opsætninger af fiktive medarbejdere Opsætning af fiktive medarbejdere Rettighedsprofil til oprettelse af fiktiv medarbejder Ret medarbejder Medarbejderstamdata kan rettes med tilbagevirkende kraft Tidsbegrænset fremtidsændring Ændring af primær afdeling Tildele sekundær afdeling Ændring af primær funktion Tildele sekundære funktioner Ophør af medarbejder Afskedskoder ved ophør af medarbejder Opsætning - for at benytte afskedskoder Opret afskedskoder Sæt afskedskode på en medarbejders stamkort Udskrift af afskedskoder Genansættelse af medarbejder Ændring af overenskomst Opret medarbejder som bruger Tilknytning af rettighedsprofil til stilling Oprettelse af bruger fra stamkortet Visning af medarbejdere, der er brugere Fanebladet Tjekskema Fanebladet Journal Fanebladet Noter Fanebladet Afspadsering Fanebladet Lønoplysninger Fanebladet Fravær Fanebladet Arbejdstidsbemærkninger Fanebladet fremtidsværdier Medarbejdere, som har fremtidige ændringer Fanebladet Historik Må redigere medarbejder historik Ikrafttrædelsesdato Fanebladet Flextid Flextid med løneksport Udskriv/opret medarbejderliste Standard udskrifter Egne udskrifter Opret udskrift Fanebladet Generelt Fanebladet Anciennitet og Fødselsdage Fanebladet Arbejdstider Fanebladet Andre valg Fanebladet Ændringer Fanebladet Fravær Fanebladet Afspadsering Fanebladet Pause Fanebladet Faste felter Datasikkerhed Fødselsdaglister Fra fanen generelt Fra fanen Anciennitet og fødselsdage Fra fanen faste felter Fra fanen generelt Side vi

9 TIMEPLAN FORORD - SÅDAN BRUGES MANUALEN Fra fanen Anciennitet og fødselsdage Fra fanen faste felter Find medarbejder Lønlås Lønlås Teknisk dokumentation Sprog/hjælpefil Farver i TimePlan Genvejstaster Tastasturgenveje Licensbetingelser Licensrettens omfang Kopiering af programmet Ophavsret Overdragelse Brugerens valg af program Afhjælpning af fejl Ansvar og ansvarsbegrænsning Force majeure Misligholdelse Ophør Anerkendelse af ovenstående licensbetingelser sker ved installation af programmet! Index Side vii

10

11 TIMEPLAN FORORD - SÅDAN BRUGES MANUALEN FORORD TimePlan er danskudviklet software skræddersyet til arbejdstidsplanlægning. Ideen med TimePlan er, at den enkelte virksomhed kan tilrettelægge/udarbejde arbejdsplaner, så virksomheden får optimal udnyttelse af de menneskelige ressourcer. Du sparer tid og penge, samt undgår konflikter. I overenskomstmodulet er der oprettet eksempler på opsætning af overenskomsten mellem DH&S og HK/Handel - Butik. De parametre, der er opsat i kartotekerne, er vejledende og skal tilrettes individuelt. Fortolkningsspørgsmål og øvrige spørgsmål omkring overenskomstsatser, skal rettes til den relevante faglige organisation. Du får hurtigt et logisk overblik af din tidsplanlægning samt et overblik indeholdende de økonomiske konsekvenser af din planlægning. TimePlan holder styr på tiden, mens du kan koncentrere dig om kunderne og omsætningen. TimePlan er en kombination af regneark, database og tekstafsnit, men programmet indeholder ingen data. Virksomhedens data skal implementeres og grundlæggende indstillinger foretages, før du kan begynde at arbejde med TimePlan. SÅDAN BRUGES MANUALEN Brug den nødvendige tid til gennemlæsning af de enkelte afsnit i manualen inden du går i gang med at anvende TimePlan. Manualen er opbygget med to hovedafsnit: Det første hovedafsnit beskriver grundmodulet. Det andet hovedafsnit beskriver tillægsmodulerne. Hvis du følger de enkelte underafsnit for grundmodulet har du en guide til brug ved opsætning af de grundlæggende parametre i TimePlan. Opsætningen og funktionaliteten i tillægsmodulerne, er beskrevet under det enkelte modul. Manualen er endvidere opbygget med eksempler, hvor der tages udgangspunkt i en fiktiv virksomhed - Toves Isenkram. Når du skal oprette den første plan, anbefaler vi, at du tager udgangspunkt i en eksisterende arbejdsplan for virksomheden. Tælleværkerne vil herefter give dig information om, hvorvidt den eksisterende plan er optimalt i henhold til anvendelse af dine medarbejder-ressourcer. Dette kan være et godt grundlag for det videre planlægningsarbejde. SUPPORT Ved eventuelle installations- og programproblemer kan du få support på telefon (+45) uden beregning, hvis du har købt et abonnement eller har lejet programmet. Hvis ikke du har abonnement eller en lejeaftale, debiteres support efter gældende takster. INSTALLATION Programmet kan installeres på computere, der anvender Microsoft Windows, NT 4, 2000, XP og Ved installation af programmet, følg vejledningen på cd en og tag stilling til de valgmuligheder, som du præsenteres for under installationsproceduren. Side 1

12 MANUAL VERSION TIMEPLAN SKÆRMOPLØSNING For at få vist alle skærmbilleder og dialogbokse i TimePlan skal skærmopløsningen indstilles til minimum 1024*768 eller højere. LICENSBETINGELSER Ved installation af programmet accepterer du de gældende licensbetingelser for TimePlan - se afsnittet: Licensbetingelser. God fornøjelse Side 2

13 TIMEPLAN PROGRAMRETTIGHEDER - KODEBREV PROGRAMRETTIGHEDER Når TimePlan startes første gang efter installationen skal oplysningerne fra kodebrevet indtastes i vinduet programrettigheder. Vælg Administration > Programrettigheder. KODEBREV Indtast oplysningerne fra kodebrevet så virksomhedens navn, adresse og telefonnummer samt antallet af medarbejdere, afdelinger, brugere, m.m. og de valgte moduler ( På tværs af døgn, Funktioner osv.) svarer præcis til det, der er anført i kodebrevet. Indtast Nøgle. Det er vigtigt, at alle oplysninger indtastes i skærmbilledet nøjagtigt, som de står i kodebrevet, da TimePlan ellers ikke vil acceptere nøgleværdien. Klik på OK efter indtastning af oplysningerne fra kodebrevet. Genstart TimePlan før brug. Hvis der er fejl i indtastningen, vil TimePlan komme med følgende fejlmelding: Når oplysningerne fra kodebrevet er korrekt indtastet, og programmet er genstartet, er TimePlan klar til brug. Bemærk, at tallet til højre for antal medarbejdere, afdelinger, brugere og overenskomster viser, hvor mange der reelt er oprettet i systemet. Side 3

14 MANUAL VERSION TIMEPLAN BRUGERFLADEN I TIMEPLAN TimePlan's brugerfladen er Windows XP inspireret og giver mulighed for at tilpasse brugerfladen efter ens behov. Det er muligt at skifte mellem flere vinduer og tilpasse værktøjslinier samt muligheder for at oprette ens egne værktøjslinier. VINDUET I TimePlan vinduet vil menulinien og standardværkstøjslinien altid blive vist. Andre Værktøjslinier er afhængige af hvilket billede der er åbnet. MENULINIEN Fra Menulinien kan alt styres inde i TimePlan. Program: Herfra vælges de periodiske opgaver, opgaver i forbindelse med medarbejdere, Dataudveksling og det er også muligt at skifte mellem planlægning, basisplan, kalender, godkend og faktisk arbejdstid Side 4

15 TIMEPLAN BRUGERFLADEN I TIMEPLAN - VINDUET Mine Indstillinger: Bruges til at brugertilpasse TimePlan programmet til den enkelte bruger Administration: Herfra administreres alt i TimePlan. Her opsættes bl.a. programrettighederne ud fra kodebrevet (Programrettigheder). Ligeledes sættes også de overordnede Indstillinger for TimePlan (Globale Indstillinger) herfra, samt det er muligt at lave andre administrative opgaver/indstillinger. Vinduer: Her skiftes der mellem de vinduer der er åbne i TimePlan. Genvejen Alt + Tab kan også bruges til at skifte mellem de åbne vinduer. Hjælp: Hertil findes der hjælp om TimePlan STANDARD VÆRKTØJSLINIEN Fra standardværktøjslinien er det muligt at Gå til Planlægning Gå til Basisplan Gå til Godkend Gå til Kalender Se Medarbejderliste Skifte afdeling GÅ TIL DATO Gå til dato bruges til at navigere rundt i TimePlan og virker som eneste sted ikke i Basisplanen, hvor der i stedet gås til en uge. Dato visningen i Gå til dato styres af Windows installationens sprog. Ved at vælge gå til dato åbner et nyt vindue, hvorfra det er muligt at vælge dato Der kan gås til en dato på flere måder. Tast d i dato feltet og der gås til dags dato. Tast et ugenr. i dato feltet og der gås til pågældende uge Det kan klikkes på I dag Der kan klikkes på måned eller år, som skiftes til det ønskede Side 5

16 MANUAL VERSION TIMEPLAN Der kan klikkes på pilene frem og tilbage. Ønskes der vist mere end en måned, kan vinduet udvides ved at trække i det, og kan derved komme til at vise hele året. Side 6

17 TIMEPLAN TIMEPLAN GENERELT - VÆRKTØJSLINIER TIMEPLAN GENERELT VÆRKTØJSLINIER Værktøjslinierne i TimePlan kan tilpasses på tre måder: Alle brugere kan tilpasse dem frit uden begrænsninger. Der kan centralt laves profiler med faste opsætninger for værktøjslinier. Der kan åbnes for at de centralt opsatte standardopsætninger efterfølgende kan tilpasses individuelt af de enkelte brugere. TILPASSE VÆRKTØJSLINIER Højreklik på en af værktøjslinierne i billedet og vælg Tilpas TILFØJE KNAPPER TIL EN EKSISTERENDE VÆRKTØJSLINIE Klik Tilpas > Funktioner Side 7

18 MANUAL VERSION TIMEPLAN Under Kategorier, vælges hvilken kategori den ønskede knap tilhører. Under Funktioner vises knapper til den kategori der er blevet valgt. Marker den ønskede knap under funktioner, hold venstre musetast nede og træk knappen ud på den værktøjslinien som knappen skal ligge på. OPRET NY VÆRKTØJSLINIE Klik på Tilpas > Toolbars > Ny og Giv den nye værktøjslinie et navn. Klik på knappen Ok og der fremkommer en tom værktøjslinie Klik på Funktioner Side 8

19 TIMEPLAN TIMEPLAN GENERELT - VÆRKTØJSLINIER Under Kategori, vælges hvilken kategori den ønskede knap tilhører. Under Funktioner vises knapper til den kategori der vælges. Marker den ønskede knap under Funktioner, hold venstre musetast nede og træk knappen ud på den tomme værktøjslinie. Egne oprettede værktøjslinier kan trækkes ned på eksisterende værktøjslinier. OPRET PROFILER Værktøjslinieprofiler er et værktøj til at sikre at alle brugere har samme layout i skærmbillederne i TimePlan. At bestemte knapper altid sidder bestemte steder, og at værktøjslinierne f.eks. altid er placeret i toppen eller bunden. Profilerne defineres ved at logge ind i TimePlan. Herefter åbnes de skærmbilleder et efter et, der ønskes medtaget i profilen. Værktøjslinierne tilpasses, og vinduerne lukkes igen. Når alle de ønskede skærmbilleder er tilpasset vælges Administration > Værktøjslinier > Opret. Side 9

20 MANUAL VERSION TIMEPLAN Der angives et navn til profilen, hvor der efterfølgende svares Ja til at registrere opsætningen på profilen. Nu ligger alle ændringerne i vinduerne gemt på profilen. Herefter åbnes fra Administration > Brugere de brugere, der skal have denne profil. Der vælges Funktioner > Ret og nederst i vinduet kan man nu vælge den nye profil, som så kan tildeles brugeren. Side 10

21 TIMEPLAN TIMEPLAN GENERELT - VÆRKTØJSLINIER Næste gang denne bruger logger ind i TimePlan vil profilens værktøjslinie-layout blive vist. Og rettes der på profilen vil dette slå igennem hos alle brugere med denne profil. Der findes to rettigheder, der er relevante i denne sammenhæng: Administration > Må redigere profilers værktøjslinier og Administration > Må redigere egne værktøjslinier. Førstnævnte giver ret til at designe profiler, som det er beskrevet herover. Sidstnævnte tillader at brugerne selv kan tilpasse værktøjslinierne. Brugere behøver ikke at have en værktøjslinieprofil, men kan sagtens bruge TimePlan uden. Det betyder blot at knapper og værktøjslinier placeres, som TimePlan er designet af Simplex. Profilerne skal kun bruges hvis virksomheden ønsker generelt at ændre TimePlans Layout. Har en bruger fået tildelt en profil, og samtidig har ret til at redigere egne værktøjslinier, så virker profilen udelukkende som en default opsætning, som medfører at der godt kan laves individuelle tilpasninger af brugeren selv. Efterfølgende rettelser på profilen påvirker i det tilfælde ikke brugernes værktøjslinie layout. Under Mine Indstillinger > Indstillinger findes funktionen Nulstil alle mine tilretninger af værktøjslinier. Bruges denne funktion vil opsætningerne fra den oprindelige profil blive gældende igen, og brugerens egne tilretninger fjernes. Side 11

22 MANUAL VERSION TIMEPLAN PROGRAM (MENUPUNKTET) Programmenuens indhold afhænger af hvilke moduler og programrettigheder du har. Nedenstående eksempel er fra en TimePlan uden tillægsmoduler, men med alle rettigheder. Alle punkter i menuen kan tilgås fra andre steder i programmet. I nærværende manual vil de blive beskrevet under henholdsvis grundmodul og tillægsmoduler. FIND MEDARBEJDER Bruges til at søge en medarbejder frem. Vælg Program > Find medarbejder eller brug genvejen Ctrl + F Herfra er det muligt at søge medarbejdere frem via: ID/Personalenr Kortnr Lønkode. Alle punkter opsat på medarbejdere stamkort. Hvis disse numre eller koder ikke kan huskes er det muligt at vælge punktet Partiel søgning ved at "vinge af" i feltet for dette. Denne mulighed åbner et nyt søgevindue, hvorfra der er flere muligheder for at søge på medarbejderne. Side 12

23 TIMEPLAN TIMEPLAN GENERELT - PROGRAM (MENUPUNKTET) Fra dette søgevindue er det også muligt at søge medarbejdere ud fra: Navn Initialer Afdelingsnr. Fra denne udvidede søgning er det også muligt at bestemme hvor mange medarbejdere der maks. kan vises i søgningen. LØNLÅS Lønlås eller lås plan bruges til at låse planen for ændringer, når der er kørt løn for pågældende periode. Klik på knappen Lønlås og følgende skærmbillede vises ved flere afdelinger: Der vælges afdeling og dato for, hvornår TimePlan skal låses. Ved valg af dato vises en kalender, hvor der ved hjælp af pilene er mulighed for at spole frem i tiden. Skærmbilledet viser valg af dato, afdeling og hvornår TimePlans sidst blev låst. Side 13

24 MANUAL VERSION TIMEPLAN Da det ikke kan lade sig gøre at "låse op" igen, er det nødvendigt at være helt sikker på, at alle ændringer er registreret, herunder også eventuelle registreringer af faktisk tid. Den sidst låste dato har bl.a. betydning for tillægsmodulerne Afspadseringsstyring og Løneksport. AFSLUT Afslutter programmet. Du kan også bruge genvejen Alt + F4, eller du kan lukke fra det røde kryds. Side 14

25 TIMEPLAN TIMEPLAN GENERELT - MINE INDSTILLINGER MINE INDSTILLINGER Fra menupunktet Mine indstillinger er det muligt at fortryde visse handlinger, som du udfører i TimePlan's planlægning og basisplan. Desuden har du mulighed for at bestemme, hvordan TimePlan skal starte op, når brugeren logger ind, hvilken afdeling brugeren skal starte i, og hvilket sprog TimePlan skal afvikles på. Indstillinger gælder - og gemmes - for det bruger logon som TimePlan blev startet op med. FORTRYD Fortryd funktionen gør det muligt at fortryde handlinger som udføres i billederne planlægning og basisplan. Genvejstasterne CTRL + Z kan også annullere en udført handling, men her kan kun den sidste rettelse i billederne for planlægning og basisplanen fortrydes. Skal du fortryde flere gange tilbage vælger du Mine Indstillinger > Fortryd. Herfra er det muligt at se ændringer, som er blevet lavet i planlægning, fravær og basisplane. Kun den øverste handling i listen kan fortrydes, skal handling nr. 2...osv. fortrydes skal handlingen ovenover også fortrydes. Klik på Tilbagefør seneste handling for at fortryde den senest udførte handling i planlægning, basisplan og fravær. Knappen Vis viser hvad der skal vises af rettelser i planlægning, fravær og basisplan. Når alle funktionsområder er markeret vises ændringer i alle tre billeder. Er kun basisplanen markeret vil kun ændringer i basisplanen blive vist. For at få vist alle rettelser igen kan genvejstasterne CTRL + A benyttes. Knappen Funktioner viser valgmulighederne for funktionsområder som der kan fortrydes i. Tilbagefør seneste handling bruges til at fortryde den handling, der vises øverst i fortryd billedet Side 15

26 MANUAL VERSION TIMEPLAN Plan viser de seneste handlinger i planlægningsbilledet Basisplan viser de seneste handlinger i billedet til basisplanen Fravær viser de seneste handlinger i fravær Alle vil vise de seneste handlinger i både planlægning, basisplan og fravær. Her kan genvejen CTRL + A bruges INDSTILLINGER Indstillinger giver brugeren mulighed for at gemme personlige indstillinger, så TimePlan starter med disse indstillinger, når brugeren logger på. Vælg Mine Indstillinger > Indstillinger Vis tæller i planlægning: Her er der mulighed for at markere om tælleværket for medarbejdernes uge-/periodetid i planlægningsbilledet skal være aktivt ved opstart af TimePlan. Hvis ikke boksen er markeret, kan tælleværket manuelt aktiveres efter opstart af programmet. Vis grafisk model i planlægning: Afgør om den grafiske model af bemanding i bunden af planlægningsbilledet skal vises. Vis hint på arbejdstid og fravær: Bestemmer om der skal vises hint (mouse-over) på arbejdstider og fravær. Farve på værdier i planlægning: Er feltet valgt vil nøgletal have farve på Løn kr. og Løn % under Gdk.Plan og Faktisk. Farven rød viser at resultatet er dårligere end budgettet og grøn at resultatet er bedre end budgettet. Farve på værdier i basisplanen: Er dette valgt vises der farve på tælleværkerne i basisplanen. Vælg sprog: Hvis brugerlicensen omfatter flere sprog, kan brugeren vælge hvilket af de tilgængelige sprog (dansk, svensk, norsk, tysk eller engelsk) programmet skal afvikles med. Vælg opstart afdeling: Indeholder installationen flere afdelinger, og har brugeren adgang til disse, kan du her vælge, hvilken afdeling du ønsker at se ved opstart af TimePlan. Værktøjslinieprofil: Er der oprettet værktøjslinieprofiler, er det her muligt at se hvilken profil der er tilknyttet denne type bruger. Side 16

27 TIMEPLAN TIMEPLAN GENERELT - MINE INDSTILLINGER Vælg opstartsvindue: Afgør hvilket opstartsvindue TimePlan skal starte i. Der kan vælges mellem: o Ingen o Basisplan o Faktisk Arbejdstid o Godkend o Kalender o Medarbejderliste o Planlægning (Denne indstilling er default) KNAPPEN FUNKTIONER ÆNDRE ADGANGSKODE Herfra ændres ens egen adgangskode. Indeholder installationen flere brugere kan hver bruger altid ændre sin egen adgangskode (password) herfra. Ved klik på knappen fremkommer: Side 17

28 MANUAL VERSION TIMEPLAN SORTERING Klik på knappen Sortering Alle medarbejdere: Markeres Alle medarbejdere vil samtlige medarbejdere inklusive primære som sekundære blive vist i skærmbilledet. Fiktive medarbejdere: Kun de fiktive medarbejdere vil blive vist Primære medarbejdere: Markeres Primære medarbejdere vil kun primære medarbejdere i den givne afdeling blive vist. Fra andre afdelinger: Markeres Fra andre afdelinger vises lånte og sekundære medarbejdere. Overenskomst: Her er der mulighed for at vælge mellem de oprettede overenskomster. Aktiveres Overenskomst, er det kun de medarbejdere, der er oprettet under den valgte overenskomst, der vises i skærmbilledet. Funktion (primær eller sekundær): Der er mulighed for at vælge mellem de oprettede funktioner. Vælger du en bestemt funktion, er det kun de medarbejdere, der primært eller sekundært er tilknyttet denne funktion, der vises i planlægningsbilledet i TimePlan. Sortering 1, 2, 3 og 4: Her kan angives en bestemt sorteringsrækkefølge for de viste medarbejdere. De kriterier, der kan sorteres efter, er: Primær afdeling eller -funktion, overenskomst, ansættelsesdato, navn, initialer, ID/CPR-nr., stilling, timetal, fødselsdato. Vis hint på arbejdstid og fravær: Betyder at der vises en gul boks, når musen holdes stille hen over arbejdstiden/fraværet. Vis kun medarbejdere med arbejdstider: Kun medarbejdere med arbejdstider i den valgte periode vil blive vist. Side 18

29 TIMEPLAN TIMEPLAN GENERELT - MINE INDSTILLINGER BRUG STANDARD OPSÆTNING Ved klik på Brug standard opsætning sættes brugerens indstillinger tilbage til standarden. Standarden er opsat under Globale Indstillinger > Stamdata > Brugerstyring i følgende skærmbillede: Side 19

30 MANUAL VERSION TIMEPLAN MINE RETTIGHEDER Herfra er det muligt at se ens egne rettigheder. VÆLG Herfra vælges der ny opstartsafdeling NULSTIL ALLE MINE TILRETNINGER AF VÆRKTØJSLINIERNE Herfra nulstilles alle ens tilretninger af værktøjslinier. Klikkes der på punktet kommer en advarsel om at alle tilretninger af værktøjslinierne bliver nulstillet og om brugeren vil fortsætte. Side 20

31 TIMEPLAN ADMINISTRATION - GLOBALE INDSTILLINGER ADMINISTRATION GLOBALE INDSTILLINGER Her opsættes standard indstillinger, som gælder for TimePlan på tværs af modulerne og brugerne. Ved at vælge en opsætning i globale indstillinger er det ikke nødvendigt at foretage den samme opsætning i andre moduler. Herudover er det muligt at opsætte standardtekster til brug i "hints" og udskrifter samt opsætte automatisk download af data fra komme- og gå terminaler ved godkendelse af faktisk arbejdstid for dagen. OPSÆTNING AF GLOBALE INDSTILLINGER Vælg Administration > Globale Indstillinger. GENERELLE INDSTILLINGER Fra Administration > Globale indstillinger > Generelle indstillinger opsættes indstillinger, som gælder for hele TimePlan. Start/Slut dag kl.: Her angives tidsrummet for planlægningen. Normalt vil dette være virksomhedens maksimale åbningstid plus minus et par timer. Det angivne tidsinterval svarer til de timer af døgnet, der rent faktisk er synlige i planlægnings- og basisplanbilledet. 24-timer: Her markeres, hvis der skal planlægges på tværs af døgn f.eks. fra kl til kl (Kræver tillægsmodulet På tværs af døgn). Planperiode: Her indtastes hvor mange uger/måneder, der skal fin planlægges af gangen. Opsætningen har betydning, når en plan låses og godkendes. Det antal uger/måneder, Side 21

32 MANUAL VERSION TIMEPLAN der er indskrevet vil blive låst/godkendt, når lås/godkend funktioner aktiveres. Det anbefales at vælge et forhold mellem overenskomstperioden og fin planlægningsperioden, således at en heltalsdivision mellem de to værdier går op. Fordelen består i at såvel de tællere, der holder styr på det ugentlige timetal, overarbejde m.m. samt timeopgørelsen for de enkelte medarbejdere, vil passe med en planlægningsperiodes udløb. Minimumslængde for en arbejdstid: Her vælges hvor kort en arbejdstid, der skal kunne registreres. Tid indlægges i minutter, og opsætningen har kun indflydelse, såfremt der forsøges at oprette en arbejdstid, der er mindre end det antal minutter, der er valgt som minimum. Afrund min.: Her vælges afrundingsstørrelsen for tidsintervaller. Tid indlægges i minutter. Opsætningen har kun indflydelse på minutintervallet musen flytter sig med i skærmbillederne. Planperiode start: Den dato hvor første planlægningsperiode starter. Anvendes kun første gang TimePlan benyttes. Angiver reelt set den første dato, hvor det er muligt at benytte systemet. Efterfølgende planperioder "ruller" automatisk. Ugestart: Her angives hvilken dag, der er ugens første arbejdsdag. Flyt funktioner automatisk: Hvis denne boks er afkrydset, får brugeren mulighed for automatisk at skifte funktionstype på en medarbejders planlagte tider og basisplan. Dette sker, fra ændringsdatoen, når medarbejderens primære funktion ændres. Dan lønkode på baggrund af CPR. nr.: Der dannes automatisk en lønkode ud fra medarbejderens CPR-nr. Tjek at CPR-nr. ikke er i brug: Når der oprettes en ny medarbejder, foretages der kontrol af, om medarbejderens CPR-nr. er i brug. Tjek varslingsregler: Hvis denne boks er markeret, vil systemet automatisk tjekke om varslingsreglerne bliver overholdt, når en plan kladdelåses i planlægningsvinduet. Tjekket kan også udføres manuelt ved at vælge Funktioner > Tjek varslingsregler i planlægningsvinduet. Varslingsreglerne opsættes under Administration > Varslingsregler. Opdater minimalløn automatisk: Er denne boks markeret, vil en medarbejders løn automatisk blive rettet til minimallønnen for den pågældende overenskomst. Dette sker, når minimallønnen på overenskomsten ændres. Det er dog kun de medarbejdere, hvis løn, er mindre end den nye minimalløn, der vil få ændret timelønnen automatisk. Det vil heller ikke være muligt at indtaste løn, som er mindre end minimallønnen, i medarbejderens stamkort. Udfør varslingstjek ved afdelingsskift: Hvis denne boks er markeret, vil systemet tjekke om varslingsreglerne for medarbejdernes overenskomster er overholdt. Tjekket foretages hver gang programmet startes, og ved skift af afdeling. Udvidet brugerhåndtering: Her gives mulighed for udvide opsætningsmulighederne under Administration > Valideringstabeller > Stillinger. Stillinger kan sorteres med en sorteringsindeks. Funktionen: Der kan knyttes specialtillæg til stillingen kan aktiveres, og der kan knyttes overenskomster og funktioner til stillingen. Endvidere kan der tilknyttes brugerrettigheder til stillingen, som nedarves til brugere med den pågældende stilling. (Kræver programrettighed: Brugere). Udskriv altid efter kørt løneksport: Når der er foretaget en lønkørsel, vil der automatisk blive printet en oversigt af de timer, som er eksporteret (kræver tillægsmodulet Løneksport). Side 22

33 TIMEPLAN ADMINISTRATION - GLOBALE INDSTILLINGER Medtag fraværs specifikation i lønudskrift: Marker her for at få mulighed for at medtage specifikationer for fravær på lønudskrifterne. Udfør godkendt-tjek ved afdelingsskift: Ved skift af afdeling tjekkes der, om planen er godkendt i henhold til overenskomsten. Farvekoder: Herfra ændres farverne på konstanterne i TimePlan. o Klik på Reset og alle farverne vil blive nulstillet o Marker en Systemfunktion, Afvigelseskode eller Andet og klik på Ret, eller dobbeltklik på det valgte felt. Vælg den ønskede farve og klik på OK Programmet skal genstartes før virkningen slår igennem Side 23

34 MANUAL VERSION TIMEPLAN OPSTARTS PARAMETRE Fra Administration > Globale indstillinger > Opstartsparametre opsættes hvorfra og hvordan TimePlan skal starte op. Database: Her vises/vælges stien til placering af TimePlan's database. o Optimer for netværkstrafik: Marker her, og datatrafikken vil foregå som pakker med en størrelse som indtastes. o Reindexer og opryd database: Marker her for at reindexere databasen. Poster der er markeret til sletning vil blive fjernet fra databasen. Under Interval opsættes dagsintervallet for, hvornår kørslerne skal foregå. Bruger logon og sikkerhed: Her vælges mellem at bruge Windows brugerstyring og TimePlan's indbyggede brugerstyring til logon og sikkerhed. Vælges Windows brugerstyring, kan alt administration af brugere, password politik og rettigheder styres direkte under brugeradministration i Windows, og der kan anvendes single SignOn. o Anvend lokal brugerstyring: Er dette markeret, administreres brugerne i TimePlan. Login er altid påkrævet: Normalt skal der ikke indtastes brugernavn og password, hvis databasen kun indeholder én bruger. Er indstillingen her markeret, skal der også logges på, når databasen kun indeholder én bruger. Som standard er denne markering ikke markeret. Antal tilladte login forsøg: Her vælges hvor mange login forsøg brugerne har, før programmet lukker ned. Sættes antallet til 9 har brugerne et uendeligt antal forsøg til at logge ind. Som standard er antallet sat til 3. Brugerstyret password: Når brugerstyret password markeres, bliver det muligt at opsætte krav til passwordet. Her opsættes Standard adgangskode, Adgangskodens løbetid og Minimum antal tegn for alle Side 24

35 TIMEPLAN ADMINISTRATION - GLOBALE INDSTILLINGER o nye brugere. Når brugeren første gang logger sig på systemet, bliver brugeren bedt om at ændre password. Anvend Windows brugerstyring: Er denne funktion markeret, administreres brugerne i Windows brugeradministration. Bruger skal logge på ved start: Marker her, hvis brugeren skal bekræfte sit password ved start af TimePlan. Brugernavn er registreret, og kun password skal indtastes. Brugernavn, password og rettighedsprofil tjekkes og hentes fra Windows brugeradministration. Brug ActiveDirectory: Marker her, hvis brugerne administreres i Windows ActiveDirectory. Domæne: Indtast navnet på det domæne, hvor brugerne er oprettet. Afdelings prefix: Her kan indtastes et prefix, som skal være foranstillet afdelingsnumrene oprettet i TimePlan. Anvendes når der kontrolleres, hvilke afdelinger en bruger skal have adgang til. Rettigheds prefix: Her kan indtastes et prefix, som skal være foranstillet rettighedsprofilerne oprettet i TimePlan. Anvendes når der kontrolleres, hvilke rettigheder en bruger skal have tildelt når TimePlan åbnes. Fil stier: For at begrænse brugernes adgang til mapper og filer kan der her opsættes stiangivelser for, hvor Import, Eksport og Billeder kan hentes og gemmes. Under hvert område af Import, Eksport og Billeder kan der opsættes flere sti-angivelser. Er der ikke indtastet nogen sti, kan brugeren navigere efter filer på netværket i henhold til sine normale Windows-rettigheder. o Opret en sti ved at klikke på plustegn knappen til højre for sti-angivelsen, og vælg hvilke mapper brugeren skal have adgang til. Der kan oprettes flere stiangivelser. Side 25

36 MANUAL VERSION TIMEPLAN o o Slet en sti ved at markere den sti, der ønskes slettet, og klik på minustegn knappen til højre for sti-angivelsen. Til sti-angivelsen kan der oprettes hvilke filtyper brugeren må se og gemme. Oprettelse og sletning foretages på samme måde som for stierne, Der kan oprettes flere filtyper. En filtype per linie. Alle oprettede filtyper vil kunne anvendes i den eller de oprettede stier. Internet database sti: Anvendes tillægsmodulet Internet, opsættes der her, hvor TimePlan's internetsider er installeret og afvikles fra. Diverse: o o o Standardsprog: TimePlan starter med dette sprog, hvis brugeren ikke har valgt andet under Mine Indstillinger > Indstillinger. De mulige sprog afhænger af de installerede sprogfiler (se appendix). Vis status panel: Er dette valgt, vises et statuspanel nederst til venstre i skærmbilledet af TimePlan. Vis speedpanel: Er dette valgt, vises status for TimePlan's afviklingshastighed nederst til højre i skærmbilledet. Afviklingshastigheden viser bl.a. hvor lang tid det tager at udføre processer, f.eks. bladre en uge frem/tilbage, skifte afdeling. Side 26

37 TIMEPLAN ADMINISTRATION - GLOBALE INDSTILLINGER KALENDER Fra Administration > Globale indstillinger > Kalender opsættes kalendervinduet, som fremkommer ved at dobbeltklikke på en dag i planlægningsvinduet, eller ved at klikke på en dag i kalenderen. Planlægning er altid 00-24: Er feltet markeret, vil planlægningen være mellem kl Dette betyder, at der i kalenderen ikke vil være mulighed for at indtaste tider for dagens start- og sluttidspunkt. Benyt løn kr. i stedet for løn %: Marker her for at benytte løn kr. i stedet for løn % ved indtastning af dagsbudget i kalenderen. Udvælg de afdelinger, som funktionen skal gælde for. Side 27

38 MANUAL VERSION TIMEPLAN PLANLÆGNING Fra Administration > Globale indstillinger > Planlægning opsættes funktioner og indstillinger, som udelukkende vedrører planlægningsvinduet. BUDGETKNAPPER Her vælges de knapper, der i planlægningsbilledet skal bruges til at vise de valgmuligheder, der er for henholdsvis grafisk visning og visning af budget-/nøgletal i planlægningsvinduet. Er der markeret i Vises, er det muligt at se knapperne/afkrydsningsfelterne for nøgletal. Er der markeret i Status vises tallene når planlægningsvinduet åbnes. Vis planlagt timeforbrug: Viser samlet timeforbrug for den aktuelle dag. Vis planlagt lønsum: Viser samlede lønomkostninger for den aktuelle dag. Omfatter løn tillagt ekstra lønprocent og eventuelle omkostninger for tillæg. Såfremt budgetteret omsætning er indtastet i kalenderen for den pågældende dag, beregnes dagens lønprocent. Vis faktisk lønsum: Viser samlede lønomkostninger for den aktuelle dag. Omfatter løn, tillagt ekstra lønprocent, overarbejde og eventuel omkostning for tillæg. Såfremt faktisk omsætning er indtastet i kalenderen for den pågældende dag, fremkommer den faktiske lønprocent. Vis faktisk timeforbrug: Viser samlet timeforbrug for den aktuelle dag. Hvis der er foretaget ændringer på den enkelte plandag, efter den er godkendt, vil tallet afvige fra det planlagte timeforbrug. Vis samlede omkostninger: Vil åbne et skærmbillede, hvorfra der gives et overblik over omsætning og lønudgifter for en given periode. Det er også muligt at afgrænse beregninger for en given eller brugerdefineret periode. Gælder både for grafisk og for nøgletals visning. Side 28

39 TIMEPLAN ADMINISTRATION - GLOBALE INDSTILLINGER Tæl arbejdstid i alle afdelinger med: Hvis der er planlagt timer for afdelingens medarbejdere i flere/andre afdelinger, vil disse blive medregnet, hvis feltet bliver valgt. Funktionen anvendes altid i statistikafdelinger. Gælder både for grafisk og for nøgletals visning. Tæl personlige tillæg med: Hvis der via modulet Løneksport er udbetalt specielle tillæg, bonus, kørepenge m.m. vil disse omkostninger blive medregnet på de enkelte dage, hvis feltet er markeret. Gælder både for grafisk og for nøgletals visning. Vis kalenderbesked: Hvis der oprettes noter i Administration > Kalenderstyring, eller på dagen i kalender- eller planlægningsbilledet, vil disse blive vist i kolonnen med budgettal. Udskrifter Er der markeret i Vises, vil funktionaliteten være synlig Er der under Status markeret i en boks, vil den tilhørende funktionalitet være aktiv. Er der ikke markeret i nogle af boksene vil funktionerne være inaktive for brugerne. Kvittering af arbejdsplan skal have følgende tekst (%date vil angive dags dato): Indtast, hvad der skal stå på udskriften af arbejdsplanen. For at indsætte dags dato i teksten indtastes %date i teksten. Efter at teksten er indtastet, og man har haft forladt feltet, kan musen holdes hen over teksten, og den tekst der vil blive skrevet på udskriften bliver vist som et hint. I ovenstående skærmbillede er der markeret i Vises ved Udskriv arbejdsplan ved godkendelse af arbejdsplan og der er markeret i Vises og Status ud for Medtag kvittering af arbejdsplan. Hvis Status er markeret, vil TimePlan automatisk udskrive en kvittering. Her vises et eksempel på en udskrift. Side 29

40 MANUAL VERSION TIMEPLAN ARBEJDSTIDSÆNDRINGER Her opsættes og redigeres de tekster, der skal vises i forbindelse med ændringer af arbejdstider i selve planlægningsvinduet, samt hvordan de skal præsenteres. Side 30

41 TIMEPLAN ADMINISTRATION - GLOBALE INDSTILLINGER Det er muligt at ændre på teksten, der fremkommer, når der laves ændringer af arbejdstiderne i planlægning. Dobbeltklik på den ønskede type ændring, eller marker linien og klik på Ret. Aftalt ændring: Her opsættes og redigeres en hint-tekst som fremkommer når der foretages en ændring. Aftaletekst på udskrift: Her oprettes og redigeres den ønskede udskriftstekst. o o Tilgængelige valgmuligheder: Marker fra hvilke skærmbilleder/værktøjer i TimePlan, det skal være muligt at se og vælge aftaleændringerne. Skal vises som tekstfelter under label: Forklaringer for hvornår de forskellige typer af arbejdstidsændringer skal anvendes, vises som tekstfelter under typerne. o Skal vises som hint på label: Her vises forklaringerne som en gul label, når musen føres henover typen for arbejdstidsændring. Side 31

42 MANUAL VERSION TIMEPLAN o Andet: o o o Skal ikke vises: Betyder at kun navnet på arbejdstidsændringen vises. Vis vinduet Aftale ved ændring af arbejdstid: Marker her og vinduet Aftale ved ændring af arbejdstid vil blive vist ved ændring af arbejdstid i en godkendt plan. Er dette ikke valgt vil alle arbejdstidsændringer i en godkendt plan blive gemt som "Aftalt ændring af arbejdstid", hvilket betyder at det ikke vil være muligt at oprette arbejdstidsændringer som varslet/beordret overarbejdet o.l. Notatfelt skal være aktiv ved ændring af godkendt tid: Marker her og feltet Bemærkning vil blive vist i vinduet Aftale ved ændring af arbejdstid. Hermed kan brugeren notere, hvorfor der er ændring af arbejdstiden. Skal et notatfelt kunne vises på en f.eks. en timeopgørelse skal punktet Arbejdstidsbemærkninger skal med i timeopgørelsen markeres under klargør løn. Print efter godkendelse af arbejdstiden: Marker her og ændringen af arbejdstiden bliver automatisk udskrevet efter godkendelse Side 32

43 TIMEPLAN ADMINISTRATION - GLOBALE INDSTILLINGER Faktisk tid: o o Pauser må ikke rettes: Marker her, hvis der ikke må rettes i pauserne ved indlæggelse af faktisk arbejdstid Der må kun registreres faktisk arbejdstid der er en udvidelse i forhold til den planlagte: Marker her, hvis en planlagt arbejdstid kun må rettes, hvis den tilføres mertimer. Arbejdstidspauser: Herfra kan der blokeres for indsættelse og redigering af pauser på arbejdstider. Funktionaliteten virker ved oprettelse af arbejdstider i planlægning, basisplan, faktisk tid, godkend og ved kopiering og inddatering af arbejdstider. Ved redigering af en eksisterende arbejdstid beholdes den pause som var der i forvejen. o o o Pauser skal ikke kunne indtastes: Markering heri betyder at indtastningsmuligheder for pause fjernes alle steder i TimePlan. Kun pauser som er defineret i overenskomsten, oprettes automatisk i Basisplan. X minutter pause på arbejdstider: Såfremt der automatisk skal indsættes et bestemt antal pauseminutter på arbejdstiderne, indsættes det ønskede antal minutter her og den indtastede pauseværdi vil automatisk blive indlagt på alle de arbejdstider, hvor arbejdstidslængden er større end antallet af pause minutter. Udlånt arbejdstid: HOLDDRIFT Denne funktion vedrører beregningen af SH-tider. Aktiveres dette punkt, skal man derefter ind på overenskomsterne på de aftaler, hvor der skal køres SH-tid. Side 33

44 MANUAL VERSION TIMEPLAN AFSPADSERING Herfra vælges om omkostninger til afspadsering skal beregnes ved optjening eller ved afholdelse af afspadseringstimer. Side 34

45 TIMEPLAN ADMINISTRATION - GLOBALE INDSTILLINGER SAMLET LØNOMKOSTNINGER Funktionen Vis samlede omkostninger i planlægningsvinduet kan beregne omkostninger, som var det en lønkørsel. Det forudsætter, at tillægsmodulet lønbudget er tilgængeligt. Medtag lønkørselsperioder (Beregninger som under klargør løn): Marker her, hvis der skal være lønomkostning i funktionen Vis samlede omkostninger. Aktiver ved tilgang af planafdeling: Marker her, hvis funktionen Vis samlede omkostninger skal vises ved skift af afdeling. Der vil blive vist den aktuelle lønperiode. Der kan vælges valgfri datointerval i vis lønomkostninger: Ved dette valg kan der vælges et valgfrit datointerval til beregning af omkostninger som løn. Omsætninger og timer beregnes for hele måneden på baggrund af kørslens til dato: Marker her for at omsætning og timer bliver beregnet for hele måneden på baggrund af kørslens til dato. Vælges flere lønperioder, beregnes omsætning og timer kun for den måned som til datoen står i. Markering af denne funktion, forudsætter det at der er markeret i ovenstående punkt Der kan vælges valgfri datointerval i vis lønomkostninger. Sygdomsfunktion: Marker her for at fokusere på et bestemt sygdomsfravær i Vis samlede omkostninger. Side 35

46 MANUAL VERSION TIMEPLAN BASISPLAN Fra Administration > Globale indstillinger > Basisplan vælges hvilke knapper/felter, der skal vises i basisplanen. Vis timeforbrug: Viser det samlede antal timer, der er brugt i afdelingen på en given dag i basisplanen. Vis lønforbrug: Viser det samlede lønforbrug for en given dag i afdelingen. Vis samlede omkostninger: Viser de samlede lønomkostninger og det samlede timeforbrug for den periode, der vises i skærmbilledet i afdelingens basisplan. STAMDATA Fra Administration > Globale indstillinger > Stamdata opsættes de grundlæggede indstillinger for medarbejdere, brugerstyring, klargøring af løn, redigering, fremtidsværdier og ændrede medarbejdere. MEDARBEJDERE Under knappen Medarbejdere opsættes indstillingerne for medarbejdernes stamkort, og hvordan TimePlan skal håndtere ændring og flytning/udlån af medarbejderne til og fra de forskellige afdelinger. GENERELT (FANEBLADET) Under Generelt opsættes, hvad der skal kontrolleres ved oprettelse af nye medarbejdere. Side 36

47 TIMEPLAN ADMINISTRATION - GLOBALE INDSTILLINGER CPR-kontrol o Besked når CPR/ID-nr er i brug: Her indtastes den besked, der skal vises, hvis det CPR/ID-nummer, der er indtastet, allerede er i brug. o Udfør tjek for alder under: Her kan vælges om der skal checkes for om alder er under en alder i intervallet år. Alderstjekket foretages ud fra den dato som indtastes i feltet fødselsdato på medarbejderens stamkort. Hvis medarbejderen, der forsøges oprettet på stamkortet, er under den valgte alder, vises en advarsel. Denne advarselstekst indtastes under Advarsel for unge medarbejdere. o CPR/ID-nummer skal overholde et af følgende kontrolsystemer: Marker her ud for det kontrolsystem, som skal gælde for det pågældende land. Når CPRnummer er valgt her, overføres fødselsdata automatisk til feltet fødselsdato på stamkortet. Vælges flere kontrolsystemer for CPR, vil programmet acceptere det indtastede, hvis bare et af regelsættene er overholdt. Antal kontrol cifre: Hvis du vælger Alle som kontrolsystem i ovenstående, vælger du her det antal cifre, som CPR/ID-nummeret skal checkes på, hvis nationaliteten ikke findes. o Mulighed for at annullere kontrol af CPR på medarbejderens stamkort: Marker her, hvis der skal være mulighed for at annullere kontrol på CPR-nummeret. Denne funktion er nyttigt, når en nyoprettet medarbejders CPR-nr. ikke er kendt, men indebærer risiko for at der kan oprettes flere medarbejdere med samme CPR-nr. Fiktive medarbejdere: o Mulighed for at oprette fiktive medarbejdere: Aktiveres denne funktionalitet, kan den bruges til at planlægge for medarbejdere, som endnu ikke er ansat. Disse medarbejdere kunne, f.eks. være jule-/sommerassistance. I store træk fungerer en fiktiv medarbejder på samme måde som en aktiv medarbejder. Forskellen er at fiktive medarbejdere kun vises i planlægning, basisplan og fravær, når de er Side 37