DAGSORDEN H o v e d M E D

Transkript

1 DAGSORDEN Hoved MED Mødedato: Onsdag den 27. november 2013 Mødested: 218/219 Starttidspunkt: Kl. 12:00 Afbud: Charlotte Scheppan, Lars Bang, Pia N. Lind-Christensen Bemærkninger: Mødet indledes med en let frokost

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 371. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra 3. oktober Referater fra Service MED udvalg Opfølgning på sygefravær Status arbejdsskader Orientering om arbejdsmiljøområdet Økonomi Trivselsundersøgelsen 2013 fremlæggelse af resultat Telefon - og mailpolitik Telefon- og åbningstider Rapport - Evaluering af den administrative organisation Det sociale kapitel - udarbejdelse af politik Tryghedsordning i relation til effektiviseringsprojektet Kompetenceudvikling til innovation Lokale akutmidler Lønforhandlinger Haderslev Kommune som ansættelsessted Evaluering af politikker Evaluering af AMR/TR konference Mødekalender for Hoved MED Kommende punkter Evaluering af samarbejdet i valgperioden Gensidig orientering Eventuelt 22 Bilagsoversigt 23 Underskriftsside 24 1

3 371. Godkendelse af dagsorden Gitte Ebsen Jensen / 10/ Godkendelse af referat fra 3. oktober 2013 Gitte Ebsen Jensen / 10/ Referater fra Service MED udvalg Gitte Ebsen Jensen / 10/4323 Bilag: 1 Referat ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice _26154_Referat fra VS Service-MED den 12. september 2013_ DOCX (325663/13) 374. Opfølgning på sygefravær Børge Bryld / 10/10824 Denne sag handler om sygefraværet i Haderslev Kommune i perioden januar til oktober 2013 Orientering ved arbejdsmiljøkonsulent Børge Bryld Som det fremgår af statistikken fra er sygefraværsprocenten i perioden jan-okt 2013 stort set uændret i forhold til de tidligere år, (Procent for : 4,38, 4,68, 4,40, 4,58). Det næsten uændrede fravær dækker dog over en lille stigning i det korte sygefravær (2,20, 2,47, 2,33, 2,49), og et lille fald i langtidssygefraværet (2,18, 2,21, 2,07, 2,08). HR indstiller, at Hoved MED tager orienteringen til efterretning. Bilag: 1 Sygefraværsstatistik jan - okt 2013 (382802/13) 2

4 375. Status arbejdsskader Børge Bryld / 10/10824 Denne sag handler om en oversigt over arbejdsskader for de 3 første kvartaler i årene Orientering ved arbejdsmiljøkonsulent Børge Bryld Som det fremgår af statistikken for de 3. første kvartaler i årene 2011, 2012 og 2013 er der et markant fald i anmeldte arbejdsskader. Statistikken viser især et fald i personhåndteringer, fald og psykiske skader. Det er også disse skader der normalt medfører flest sygedage. I forbindelse med anmeldelse af arbejdsskader er det ikke alle der husker undersøgelsen af skaden, hvilket vigtigt for at forebygge lignende skader. Der vil i den næste tid blive sat ekstra fokus på forebyggelse af faldskader, således at vi kan undgå nogle fald i forbindelse med glat føre. HR indstiller, at Hoved MED tager orienteringen til efterretning. Bilag: 1 Arbejdsskadestatistik 3. kvt (382816/13) 376. Orientering om arbejdsmiljøområdet Børge Bryld / 10/10824 Denne sag handler om en generel orientering om, hvad der er sket på arbejdsmiljøområdet siden sidste møde. Orientering ved arbejdsmiljøkonsulent Børge Bryld Der afholdes lovpligtig arbejdsmiljøuddannelse på Haderslev Handelsskole den 27., 28. november og 16. december

5 Der har været afholdt MED-samarbejdsmodul den 28. og 29. oktober Arbejdstilsynets Center Syd afholdt den 29. oktober møde med med Direktionen samt AM-repræsentanter fra Hoved MED. Notat fra mødet er medsendt som bilag. Der skal i efteråret ske valg af AM-repræsentanter og MED-repræsentanter. Der er gjort opmærksom på det i Nyhedsbrevet, i Onsdagsbrevet og individuel meddelelse til AMO. Ekstra reminder er sendt sidst i oktober måned. Der mangler stadig at blive afholdt valg en del steder. I henhold til Hoved MED s beslutning af 3. oktober 2013 om APV i borgerens hjem, har arbejdsgruppen holdt møde den 25. oktober, hvor det blev belsuttet at undersøge procesforløbet med APV en i form af nogle spørgsmål til AM-organisationen samt udtræk af statistikmateriale. Der har efterfølgende været en dialog om udformningen af spørgsmålene, og der er aftalt et nyt møde den 2. december HR indstiller, at Hoved MED tager orienteringen til efterretning. Bilag: 1 Notat vedrørende AT's besøg d. 29. oktober 2013 (383368/13) 377. Økonomi Gitte Ebsen Jensen / 10/4323 Jytte Knudtzen orienterer om den aktuelle økonomiske situation Trivselsundersøgelsen 2013 fremlæggelse af resultat Filip Christensen / 13/20384 Fremlæggelse af resultatet af Trivselsundersøgelsen 2013: Hovedpunkter fra rapporterne for hele Haderslev Kommune og for de fire Service MED præsenteres. 4

6 en er udelukkende en præsentation af nogle hovedpunkter fra den overordnede rapport for hele Haderslev Kommune, da de fire underrapporter for serviceområderne ikke er tilgængelige endnu. Rapporten med resultatet for hele Haderslev Kommune og de fire Service MED rapporter fremsendes så snart Rambøll leverer dem. Svarprocenten på 81 % er imponerende høj (74 % i 2011). Det dækker dog over store udsving ca ¼ af arbejdspladserne ligger under 74 %. Personalechefens konkurrence om konsulenthjælp ved lodtrækning blandt de ca. 90 arbejdspladser med svarprocent over 90 % foretages efter Hoved MED mødet. Til overvejelse: Skal tilbuddet om konsulenthjælp udvides til nogle af de arbejdspladser, hvor resultatet tyder på særlige udfordringer? I så fald: Ud fra hvilke kriterier og hvem skal vurdere behovet og give tilbuddet? Alle udsagn i undersøgelsen er vendt i samme retning ved at tilføje et sjældent i udsagnet. Ved tre (men ikke alle!) af udsagnene har dette skabt usikkerhed om betydningen af udsagnet for nogle respondenter, og besvarelserne må her tages med forbehold. Det gælder også spørgsmålet om mobning. Det anbefales derfor, at man - uanset resultatet af undersøgelsen - altid forholder sig til problematikken omkring mobning i dialogen om trivsel på arbejdspladsen. Sammenligning med 2011-resultatet: Der er i det overordnede resultat for hele Haderslev Kommune kun minimal afvigelse fra 2011-resultatet, hvis man sammenligner de to højeste svarmuligheder (de grønne bjælker i diagrammet). På 18 udsagn er resultatet dårligere end i 2011 (heraf 16 med 1-2 %). De to største negative afvigelser: 4 % færre vil anbefale andre at søge en stilling på min arbejdsplads (udsagn nr 39) 4 % færre er tilfreds med mit job som helhed, alt taget i betragtning (udsagn nr 43). På 15 udsagn er resultatet bedre end i 2011 (heraf 12 med 1-2 %). De tre største positive afvigelser: 4 % flere bliver anerkendt og påskønnet af brugere eller andre, der drager nytte af mit arbejde (udsagn nr 25), 4 % flere mener have gode muligheder for efter- og videreuddannelse (udsagn nr 31) (nb: indsatsområde fra 2011) 7 % flere er tilfreds med mine fremtidsudsigter i arbejdet (udsagn nr 41). 8 udsagn er på 2011-niveau. 3 spørgsmål er usikre, sandsynligvis pga formuleringen (udsagn 35, 40 og 44). 5

7 Der er indført mulighed for ved-ikke -besvarelser: Det er positivt at denne svarmulighed kun i begrænset omfang er brugt, og da oftest ved spørgsmål, hvor det ikke er respondentens egen synsvinkel, der spørges til. Ekstra-spørgsmålene om værdibaseret ledelse og samarbejde: Generelt ligger de positive besvarelser for de fire udsagn lavt (fra %) og selv hvis midterbesvarelsen i nogen grad tænkes positivt med er det tydeligt, at der er et fortsat udviklingspotentiale i dette indsatsområde. HR konsulenterne Filip Christensen og Per Søgaard Toft deltager i behandlingen af punktet. Procedure 1. Fremlæggelse af resultatet af rapporten for hele Haderslev Kommune og de fire Service MED-rapporter (Hoved MED mødet 27. nov. 2013). 2. Foreløbig drøftelse af resultatet på Hoved MED mødet 27. nov Nedsættelse af arbejdsudvalg med det formål at afdække indsatsområder for hele organisationen. 4. Opfølgende drøftelse af arbejdsgruppens indstilling til indsatsområder (Hoved MED, forår 2014). 5. Drøftelse af resultatet af de enkelte Service MED rapporter i de respektive Service MED udvalg (førstkommende Service MED møde). Personale og Jura, HR-Teamet indstiller: at Hoved MED foretager en foreløbig drøftelse af resultatet af Trivselsundersøgelsen 2013 på baggrund af rapporten for hele Haderslev Kommune og de fire Service MED rapporter (Hoved MED mødet 27. nov. 2013), at Hoved MED nedsætter et arbejdsudvalg med det formål at afdække trivselsindsatsområder for hele organisationen, at arbejdsudvalget fremlægger forslag til trivsels-indsatsområder, der drøftes på Hoved MED møde (foråret 2014), samt at De enkelte Service MED udvalg foretager drøftelse af egen rapport med henblik på afklaring af indsatsområder indenfor eget serviceområde (førstkommende Service MED møde). 6

8 379. Telefon - og mailpolitik Anne-Mette Michelsen / 13/32746 Med udgangspunkt i de nuværende differentierede telefon- og åbningstider, har Direktionen anmodet om en harmonisering af telefon og mailpolitik for hele Haderslev Kommune. Haderslev Kommune modtager dagligt ca. 800 opkald alene på hovednummeret 3x34. Dertil kommer antallet af opkald på direkte numre. En sag vedrørende ensretning af åbnings- og telefontiden har været til høring i de enkelte chefgrupper, og der var enighed om, at der var behov for en politik på området. Digitaliseringschefen har efterfølgende udarbejdet et forslag til en fremadrettet mail- og telefonpolitik, der har været i høring i de enkelte chefgrupper samt i udvalgte ledergrupper. Telefonpolitik i Haderslev Kommune God telefonpolitik handler om, hvorledes vi håndterer vores opkald, både interne og eksterne. Internt gælder i forhold hinanden som kollegaer og eksternt, hvorledes vi håndterer opkald i forhold til borgere, samarbejdspartnere og andre. Institutioner og afdelinger er ansvarlige for, at alle opkald skal besvares. Det er derfor en anbefaling, at alle drøfter, hvorledes de vil håndtere telefonpolitikken og tilrettelægge arbejdet. En god telefonkultur er lige så vigtig som en god personlig eller skriftlig betjening. Forslag til telefonpolitik i Haderslev Kommune: Sådan besvares telefoner i Haderslev Kommune: telefonerne skal være åbne i den officielle telefontid både internt og eksternt, præsenter dig med dit fulde navn og afdeling ved eksterne opkald, når du ikke har mulighed for at tage din telefon, er den viderestillet til en kollega, der kan tage imod besked eller i bedste fald besvare opkaldet, opdater din kalender, da der er Omstillingens og kollegaers mulighed for at viderestille telefonen korrekt, eller tage imod besked, hvis du ikke kan tage telefonen. Standardopsætningen i kalenderen er, at alle har læseadgang, respekter, når en kollega viderestiller en opringning fra en borger. Når en kollega viderestiller telefonen, er det fordi kollegaen har vurderet, at borgeren har brug for, at du taler videre med borgeren, 7

9 når du viderestiller en opringning fra en borger, er borgeren dit ansvar indtil en anden har taget over. Når du har et opkald: vær hjælpsom og imødekommende tænk på, at borgeren skal have den samme service som, når de står foran dig, vær naturlig udvis respekt tal ordentligt og smil det kan høres, ved ubehagelige samtaler kan en samtale afsluttes, men afslut altid med en begrundelse. Mailpolitik i Haderslev Kommune God mailkultur handler om at håndtere sine mails på samme måde, som var det en anden for henvendelse. Enhver mail kræver, at der bliver taget stilling til, hvad der skal ske med henvendelsen er det til orientering eller noget, der skal medføre en aktiv handling. Almindelig må ikke bruges til korrespondance af personfølsomme oplysninger. Hvis borgeren skal sende eller modtage mail med personfølsomme oplysninger, skal dette ske gennem den digitale postkasse via Borger.dk. Hvis Haderslev Kommune sender personfølsomme oplysninger til andre myndigheder, benyttes send sikkert i Outlook. Indkomne mail, der er en del af en sag eller kan føre til oprettelsen af en sag, skal sagsbehandles indenfor de sagsbehandlingsfrister, der er på det pågældende område. Forslag til mailpolitik i Haderslev Kommune en mail er et officielt dokument, derfor skal den officielle designlinje også være gældende i mail. Det er derfor ikke en god politik at udarbejde personlige opsætninger, eller lignende i mail. Signaturen i udgående mailskal følge Haderslev Kommunes designmanual og bestå af de felter, der angives der brug gerne kommunens hovednummer, hvis andet ikke er en nødvendighed, mail læses minimum én gang om dagen hvis du ikke er til stede sættes ikke tilstedeassistenten til at udsende autosvar. Autosvar skal være høfligt og imødekommende og indeholde oplysninger om, hvem der kan kontaktes, hvis en henvendelse haster, og hvornår du er tilbage til at svare på henvendelsen. Du kan med fordel differentiere dit interne og eksterne autosvar, såfremt en mail har betydning for en sag, journaliseres den på lige vilkår som andet indgået post, tænk over hvilke mails du sender, og til hvem. Et opslag på det nye intranet, kan med fordel erstatte en mail til mange, tænk på dit sprog ironi og humor er svær at bruge i en mail modtageren opfatter måske det modtagne i en anden ånd, end det er skrevet og tænkt. 8

10 Procedure Sagen behandles i: Chefgruppen i Erhvervs og Borgerservice, den 23. oktober 2013 Chefgruppen i Voksen og Sundhedsservice, den 28. oktober 2013 Chefgruppen i Børne og Familieservice, den 1. november 2013 Hoved MED den 27. november 2013 Økonomiudvalget den 9. december 2013 Digitaliseringschefen indstiller, at forslag til telefonpolitik godkendes, samt at forslag til mailpolitik godkendes. Beslutning i Chefgruppen i Voksen- og Sundhedsservice den 28. oktober 2013 Afbud/fraværende: Ingen Hver enkelt chef drøfter politikkerne med egen afdeling. Punktet genoptages på næste møde. Beslutning i Chefgruppen for Børne- og Familieservice den 1. november 2013 Afbud/fraværende: Ingen Godkendt. Beslutning i Chefgruppen i Erhvervs- og Borgerservice den 23. oktober 2013 Afbud/fraværende: Helge Gellert, Anne-Mette Michelsen Godkendt idet der peges på vigtigheden af ledelsesmæssigt fokus for implementering. Beslutning i Stab og Administration, Personalemøde MED status den 7. november 2013 Afbud/fraværende: Ingen Taget til efterretning Beslutning i Chefgruppen i Voksen- og Sundhedsservice den 4. november 2013 Afbud/fraværende: Anne Leth Oplæg til telefon og mailpolitik anbefalet. Chefgruppen for Voksen og Sundhedsservice anbefaler at lønteamet undtages og de nuværende kontaktmuligheder fastholdes. Supplerende sagsfremstilling Forslagene om telefon- og mailpolitik har været til høring i de tre serviceområders chefgrupper. Chefgruppen i Børne- og Familieservice tilslutter sig forslaget om telefon- og mailpolitik. 9

11 Chefgruppen i Erhvervs- og Borgerservice tilslutter sig ligeledes forslaget, og peger på vigtigheden af ledelsesmæssig fokus for implementering. Chefgruppen i Voksen- og Sundhedsservice tilslutter sig forslaget, med den anbefaling at lønteamet undtages, og de nuværende kontaktmuligheder fastholdes. Erhvervs- og Borgerservice indstiller, at: forslaget om telefonpolitik godkendes forslaget om mailpolitik godkendes den nye telefon- og mailpolitik træder i kraft pr. 1. januar Telefon- og åbningstider Anne-Mette Michelsen / 13/32705 Denne sag handler om harmonisering af åbningstiderne for offentligheden i Haderslev Kommune, så der fremadrettet er mere ensartethed i tilgængeligheden i Haderslev Kommune. Med udgangspunkt i de nuværende differentierede telefon- og åbningstider, som blev vedtaget ved kommunesammenlægningen i 2007, har Direktionen anmodet om en harmonisering på området for hele Haderslev Kommune. Sagen om telefon- og åbningstider har været drøftet de enkelte chefgrupper. Helt overordnet gælder, at der skal være fokus på at få borgerne til at bruge de digitale kanaler. Fokus i åbningstiden skal være oplysende og medbetjenende, for at gøre borgerne trygge ved at benytte de digitale kanaler. Haderslev Kommune er tilgængelig for borgerne i åbningstiden. Haderslev Kommune tilbyder mulighed for at aftale andet mødetidspunkt, såfremt borgerren ikke har mulighed for at benytte den officielle åbningstid. Borgere, der ikke har mulighed for at møde i den officielle åbningstid, kan aftale tid udenfor den almindelige åbningstid. Denne mulighed gøres synlig på hjemmesiden. Med udgangspunkt i dette fremsendes derfor følgende til beslutning. 10

12 Åbningstiden for fysiske borgerhenvendelser i Haderslev kommune foreslås fremadrettet at være: Jobcentret, Hansborg: Mandag til onsdag 9-15, torsdag 9-17 og fredag 9-13 For resten af Haderslev Kommune/administrationen: Mandag til onsdag 10-15, torsdag og fredag De forskellige åbningstider har sin baggrund i de fysiske forhold. På Hansborg er det ikke muligt at skelne mellem borgere, der kommer, fordi de har en aftale, og borgere der kommer uden en aftale. Denne mulighed bliver praktiseret på de andre lokaliteter allerede nu. Telefontiden Telefontiden for hele Haderslev Kommune er: Mandag til onsdag 9-15, torsdag 9-17 og fredag 9-13 I den telefoniske åbningstid vil der altid være en mulighed for at tale med en medarbejder. Hvis medarbejderen ikke kan besvare borgerens spørgsmål, skal der tages der imod besked, så rette vedkommende kan kontakte borgeren. Personalemæssige forhold I enkelte afdelinger vil den indstillede telefon- og åbningspolitik have personalemæssige konsekvenser, idet arbejdet skal tilrettelægges i forhold til den vedtagne politik. Eksempelvis er der afdelinger, der på nuværende tidspunkt har begrænsede åbningstider, der skal have planlagt, hvorledes arbejdet fremadrettet skal tilrettelægges. Procedure Sagen forelægges: Chefgruppen i Voksen og Sundhedsservice den 28. oktober 2013 Chefgruppen i Erhvervs- og Borgerservice den 23. oktober 2013 Chefgruppen i Børne- og Familieservice den 1. november 2013 Hoved-MED den 27. november 2013 Økonomiudvalget den 9. december 2013 Erhvervs- og Borgerservice indstiller, at forslaget om åbningstider godkendes 11

13 forslaget om telefontider godkendes de nye åbnings- og telefontider træder i kraft pr. 1. januar Beslutning i Chefgruppen i Voksen- og Sundhedsservice den 28. oktober 2013 Afbud/fraværende: Ingen Chefgruppen i Voksen- og Sundhedsservice kan godkende telefon og Åbningstider, såfremt der tilføjes i afsnittet med overskriften Telefontiden, at såfremt henvendelsen er til en medarbejder fra egen afdeling, tages der imod besked og den rette medarbejder kontakter borgeren. Hvis henvendelsen er til en anden afdeling, da henvises borgeren til den pågældende afdeling. Beslutning i Chefgruppen for Børne- og Familieservice den 1. november 2013 Afbud/fraværende: Ingen Godkendt. Beslutning i Chefgruppen i Erhvervs- og Borgerservice den 23. oktober 2013 Afbud/fraværende: Helge Gellert, Anne-Mette Michelsen Godkendt Supplerende sagsfremstilling Forslagene om åbnings- og telefontider har været til høring i de serviceområders chefgrupper. Chefgrupperne i Børne- og Familieservice samt Erhvervs- og Borgerservice tilslutter sig forslaget om åbnings- og telefontider. Chefgruppen i Voksen- og Sundhedsservice tilslutter sig ligeledes forslagene, under forudsætning af, at følgende præcisering indarbejdes: Såfremt henvendelsen er til en medarbejder fra egen afdeling, tages der imod besked og den rette medarbejder kontakter borgeren. Hvis henvendelsen er til en anden afdeling, da henvises borgeren til den pågældende afdeling. Præciseringen indarbejdes i forslagene. Henvisningen sker ved, at såfremt det er en telefonisk henvendelse viderestilles telefonen jf. forslaget om telefonpolitik i Haderslev kommune. Erhvervs- og Borgerservice indstiller, at forslaget om åbningstider godkendes forslaget om telefontider godkendes de nye åbnings- og telefontider træder i kraft pr. 1. januar

14 381. Rapport - Evaluering af den administrative organisation Willy Feddersen / 13/19906 Økonomiudvalget vedtog i juni 2012, at den administrative organisation skulle evalueres i efteråret 2013 sådan, at det siddende Byråd kan aflevere sine anbefalinger til det nyvalgte Byråd, der tiltræder 1. januar Denne sag fremlægger konsulentens resultater af evalueringen samt Direktionens forslag til den videre proces. Evalueringen af den administrative organisation er afsluttet og konsulentvirksomheden HC Vestergaard har afleveret sin afsluttende rappport. Det er konsulentfirmaets opfattelse, at den administrative organisation i Haderslev Kommune grundliggende er velfungerende. Det er derfor konsulentfirmaets overordnede konklusion, at der ikke er behov for grundlæggende forandringer i organisationen. Der er i evalueringen sat fokus på nogle særlige problemstillinger. Det har naturligvis præget evalueringen, og der er i den forbindelse anbefalet en række ændringer. Det er konsulentfirmaets opfattelse, at disse anbefalinger ikke ændrer ved opfattelsen af en velfungerende organisation, men at ændringerne har til formål at give et endnu bedre grundlag for den fremtidige administrative organisation. Der er i interviewrunden fremkommet mange synspunkter og holdninger til emnerne i evalueringen, ligesom der har været en stor iderigdom omkring forslag og ideer til ændringer af den administrative organisering af Haderslev Kommune. Det er konsulentfirmaets opfattelse, at der har været stor interesse for og villighed til at bidrage til evalueringen, og at der også har været en stor åbenhed i interviewene omkring problemer og løsningsmuligheder. Der er på en række områder sammenfaldende synspunkter i evalueringen, men der er også mange forskellige opfattelser af, hvordan den administrative organisation fungerer og hvilke forslag, der vil være relevante for at afhjælpe eventuelle problemer. Forskelligheden er ikke opdelt i en politisk og en administrativ opfattelse eller i en medarbejder og en ledelsesopfattelse, selvom der naturligvis er mange ensartede synspunkter indenfor både det politiske og det administrative felt og blandt ledelse og medarbejdere. Resultatet af undersøgelsen beskrives i rapporten, hvori der først gives en overordnet konklusion. Dernæst beskrives synspunkter fra interviewpersonerne og øvrige bidrag på de enkelte elementer i evalueringen. Til sidst fremsættes konsulentfirmaets anbefalinger til initiativer og forandringer, der opfylder formålet med evalueringen. 13

15 Konsulent HC Vestergaard har gennemgået og præsenteret rapporten for Direktionen den 1. november og for CLF den 11. november. Evalueringens afledte anbefalinger og det videre arbejde med disse anbefalinger blev drøftet på direktionens møde den 12. november. Direktionen ønsker at anbefale, at Økonomiudvalget og Byrådet anmoder Direktionen om, at udarbejde konkrete forslag til organisatoriske og styringsmæssige tilpasninger til Økonomiudvalgets og Byrådets behandling i deres møder i februar måned Det betyder, at januar måned skal bruges til at udarbejde og drøfte de konkrete forslag med CLF og Hoved MED udvalget. Procedure Rapporten og dennes anbefalinger behandles som følgende: 27. november 2013 Hoved MED udvalg 9. december 2013 Økonomiudvalg 17. december 2013 Byråd Januar 2014 Nyt Byråd Der planlægges på, at det nye Byråd på mødet i februar måned kan behandle organisationens konkrete forslag til ændringer af den administrative organisation. Direktionen anbefaler rapporten med følgende indstilling, at Hoved MED udvalget tager evalueringen og rapporten til efterretning, og at Hoved MED udvalget, i januar 2014, i samarbejde med Direktionen og CLF, indgår i arbejdet med at udarbejde og drøfte de konkrete forslag til ændringer af organisationen. Bilag: 1 Rapport-Haderslev-evaluering af adm org nov pdf (380018/13) 382. Det sociale kapitel - udarbejdelse af politik Gitte Ebsen Jensen / 10/4323 Parallelt med udarbejdelse af HR regnskab for 2013 samt forberedelse af dialogmøde mellem ØK og HMU i foråret 2014 arbejdes der på et oplæg om en politik for det sociale kapitel på vej i det nye år. 14

16 Personale og Jura indstiller, At orienteringen tages til efterretning Tryghedsordning i relation til effektiviseringsprojektet Søren Lorenzen / 13/14408 Godkendelse af tryghedsordning i relation til effektiviseringsprojektet. Ifølge procesplanen for effektiviseringsprojektet, som blev præsenteret for Byrådet og Hoved MED den 20. august og efterfølgende er behandlet Hoved MED den 22. august er et væsentligt element i effektiviseringsprojektet, at der udarbejdes en såkaldt tryghedsordning. Det er tanken bag effektiviseringsprojektet, at ansatte i Haderslev Kommune trygt skal kunne bringe deres faglighed og samarbejde i spil for at fremme en effektiv virksomhedskultur. Ingen skal frygte, at de eller deres kollegaer mister jobbet, når de tilrettelægger en mere effektiv opgaveløsning. Effektiviseringsprojektet kan imidlertid ikke udstede en jobgaranti, men der kan tilbydes en tryghedsordning, der indeholder en reel vilje og faktisk indsats for fortsat ansættelse. Tryghedsordningen giver også mulighed for, at medarbejdere i Haderslev Kommune kan fastholde deres værdi på arbejdsmarkedet. Hoved MED har den 22. august udpeget 3 medlemmer til en arbejdsgruppe der skal udarbejde forslag til indholdet i en tryghedsordning. Opgaven har været forankret i Personale og Jura, som har stillet sekretariatsbistand til rådighed. Arbejdsgruppens forslag er vedlagt som bilag. Elementerne i Tryghedsaftalen forankres i Personale og Jura. I det Direktionen er styregruppe for effektiviseringsprojektet forelægges tryghedsaftalen til godkendelse. Procedure Behandling i Direktionen den 5. november Orientering i Service- og Hoved MED på efterfølgende møder VS Stab & Administration indstiller, 15

17 at tryghedsordningen i relation til effektiviseringsprojektet godkendes. Beslutning i Direktionen den 5. november 2013 Afbud/fraværende: Willy Feddersen Godkendt. Økonomiudvalget orienteres. Beslutning i Økonomiudvalget den 18. november 2013 Afbud/fraværende: Gunnar Nielsen, Thies Mathiasen Taget til efterretning. Bilag: 1 Tryghedsordning - Effektiviseringsprojektet (363455/13) 384. Kompetenceudvikling til innovation Gitte Ebsen Jensen / 10/4323 KL og KTO tilbyder igen plads på uddannelse i innovation. Hoved MED behandlede på mødet 22. august 2013 en lignende henvendelse og besluttede, at henvendelse ikke på daværende tidspunkt havde interesse. Sekretariatet indstiller, at Hoved MED foretager en fornyet drøftelse af henvendelsen. Bilag: 1 Uddannelse i innovation for kommunale medarbejdere (380814/13) 385. Lokale akutmidler Lars Bang / 10/21350 I denne sag, skal Hoved MED tage stilling til anvendelsen af lokale akutmidler for perioden 1. april marts

18 Hoved MED traf december 2012 beslutning om, at anvende lokale akutmidler for perioden 1. april marts 2013 til Forhandlerkurser for tillidsrepræsentanter og ledere i Haderslev Kommune, som supplement til de afsatte 3. partsmidler. Da det ikke var muligt, at arrangere kursusrækken til afvikling inden 31. marts 2011, blev der søgt om dispensation til anvendelse af midlerne i 2013/14, hviket er blevet afslået. Af hensyn til ikke at komme i samme situation pr. 31. marts 2015, foreslås det, at midlerne for perioden 1. april marts 2015 anvendes til kursusrækken, som er planlagt til afvikling i 2014 (datoerne meldes snarrest ud på intranettet). Økonomiske forhold Der er i perioden 1. april marts 2015 forventeligt kr til lokale akutmidler, og kursusrækken har et samlet budget på ca. kr Personale og Jura indstiller: at lokale akutmidler for perioden 1. april marts 2015 anvendes til kursusrækken Forhandlerkurser Lønforhandlinger Lars Bang / 10/21350 Sagen giver orientering om tildelte lønmidler og andelen af lønmidler i forhold til den samlede løn. På seneste Hoved MED efterspurgtes en opgørelse, der viser hvor stor en andel af lønnen i Haderslev Kommune, der er udmøntet som lokalløn. I vedhæftede opgørelser er samlet overblik over tildelte lønmidler i 2013 og andelen af lokalløn i forhold til den samlede lønudbetaling. I bilaget Lokalløn 1. halvår 2013 er alle tillæg der i overskriften starter med et C centralt aftalte tillæg, mens alle andre tillæg er lokale, altså lokalløn. Personale og Jura indstiller: 17

19 at Hoved MED tager orienteringen til efterretning. Bilag: 1 Opgørelse over tildelte lønmidler 2013 (383172/13) 2 Lokalløn - 1. halvår 2013 (383166/13) 387. Haderslev Kommune som ansættelsessted Lars Bang / 11/36586 Hoved MED skal drøfte indholdet i vedhæftede notat, med henblik på at afgive eventuelle anbefalinger til Økonomiudvalgets behandling. Personale og Jura har udarbejdet et notat om Haderslev Kommune som ansættelsessted det er langt fra ligegyldigt, om medarbejdere i Haderslev Kommune er ansat i Haderslev Kommune som ét ansættelsessted, eller om medarbejderen er ansat i den enkelte institution. Set fra såvel et medarbejder som et arbejdsgiver synspunkt, er der både fordele og ulemper ved henholdsvis ét ansættelsessted og institutionen som ansættelsessted. Man kan ikke vælge både og, der må foretages en afvejning af fordele og ulemper og herefter træffes et valg, der gennemføres konsekvent. I dag er der ikke konsekvens, hvilket betyder, at der kan opstå tvivl om medarbejdernes rettigheder og pligter i forskellige sammenhænge. Det er derfor nødvendigt med en konkret stillingtagen. KL s klare anbefaling er, at kommunen betragtes som ét ansættelsessted. Dette anbefaler Personale og Jura også, idet der også herved er truffet beslutning om håndtering af medarbejdere med flere ansættelser i Haderslev Kommune. Hoved MED bedes drøfte notatet og komme med eventuelle bemærkninger, inden Økonomiudvalgets behandling af sagen. Procedure Sagen behandles i Hoved MED den 27. november 2013 og i Økonomiudvalget 9. december Personale og Jura indstiller: 18

20 at Hoved MED drøfter notatet og afgiver eventuelle bemærkninger, inden Økonomiudvalgets behandling af notatet. Bilag: 1 Notat om afgrænsning af ansættelsessted (326383/13) 388. Evaluering af politikker Børge Bryld / 10/10824 Denne sag handler om evaluering af de politikker som håndteres af HR-teamet Den overordnede politik til forebyggelse af vold og mobning Den overordnede politik til forebyggelse af vold skal evalueres hvert andet år. Politikken er senest evalueret den 29. november Hoved-MED vedtog den 8. januar 2013 at integrere retningslinjer mod mobning i den eksisterende overordnet politik til forebyggelse af vold. Der har ikke været henvendelser om ændringer i den anledning. På baggrund af en konkret hændelse, er Personale og jura blevet opmærksom på, at erstatning efter offererstatningsloven er afhængig af, at lovovertrædelsen er anmeldt til politiet inden 72 timer. Det foreslås derfor, at afsnittet Politianmeldelse ændres til: Politianmeldelse Ved vold, forsøg på vold eller trusler om vold bør politianmeldelse overvejes, og politianmeldelse bør altid ske, hvis hændelsen er mere voldsom, f.eks. når der er anvendt redskaber. Vær opmærksom på, at erstatning efter offererstatningsloven bl.a. forudsætter politianmeldelse inden for maximalt 72 timer. at politi anmeldelse ikke bør undlades af hensyn til skadevolder eller fordi skadevolder er under 15 år eller utilregnelig. at forsøg på vold og trusler om vold kan føre til psykisk personskade. Det er lederen der har ansvaret for anmeldelsen på Haderslev Kommunes vegne. Politianmeldelse kan foretages på den lokale politistation eller via denne mailadresse: sjyl@politi.dk Ved retsmøder stiller Haderslev Kommune altid med en bisidder til støtte. Sygefraværspolitik Ifølge implementeringen af sygefraværspolitikken skal Sygefraværspolitikken og Håndtering af sygefraværspolitikken evalueres hvert andet år. Politikkerne er senest evalueret den 29. november

21 Rusmiddelpolitik Politikken blev godkendt i december 2007, og implementeret hen over året i 2008 ved en række temadage for TR, AMR og ledelse samt fyraftendsmøde. Der har ikke været henvendelser om ændringer af politikken eller væsentlige fortolkningsspørgsmål. Der er i politikken ikke taget stilling til evaluering. Politik for røgfrie miljøer Politikken blev godkendt i november 2007 med baggrund i Lov om røgfrie miljøer. Politikken er senest evalueret 29. november 2011 og tilrettet 22. august 2013 på baggrund af Lov om ændring af lov om røgfrie miljøer. Den tilrettede politik implementeres gennem MED-systemet. Politikkerne kan ses via dette link Personale og Jura, HR-teamet, indstiller, at Hoved MED godkender udkastet til afsnittet Politianmeldelse i Den overordnede politik til forebyggelse af vold og mobning, og at Hoved MED tager stilling til, om der er behov for yderligere evaluering af ovennævnte politikker. I bekræftende fald vil HR-teamet foreslå, at det enten kan ske ved nedsættelse af en arbejdsgruppe eller at HR-teamet udarbejder et forslag til Hoved MED s næste møde Evaluering af AMR/TR konference Gitte Ebsen Jensen / 10/4323 Gyde Mortensen orienterer om afholdt AMR/TR konference xxx på Hotel Harmonien. Næstformanden indstiller, at Hoved MED evaluerer den afholdte AMR/TR konference. 20

22 390. Mødekalender for Hoved MED 2014 Gitte Ebsen Jensen / 10/4323 Hoved MED s møder i 2014 ønskes aftalt/planlagt. Sekretariatet har følgende forslag: 28. januar 2014 kl marts 2014 kl juni 2014 kl august 2014 kl oktober 2014 kl november 2014 kl Datoerne er afstemt med Direktionen kalender ligesom de er afstemt med formandens kalender. Sekretariatet indstiller: at Hoved MED s mødekalender for 2014 fastlægges Kommende punkter Gitte Ebsen Jensen / 10/4323 Opsamling i forhold til seminar Hoved MED s indsatsområder 392. Evaluering af samarbejdet i valgperioden Lars Bang / 10/21350 Hoved MED evaluerer samarbejdet i den forgangne valgperiode. 21

23 Da dette møde er det sidste i indeværende valgperiode, evaluerer Hoved MED samarbejdet i perioden. Med henblik på afgivelse af forslag til forbedringer til det kommende Hoved MED, vurderes samarbejdet hvad har fungeret godt, og hvor kan vi gøre det endnu bedre. Personale og Jura indstiller: at Hoved MED evaluerer samarbejdet i valgperioden og afgiver forslag til forbedringer til det kommende Hoved MED Gensidig orientering Gitte Ebsen Jensen / 10/ Eventuelt Gitte Ebsen Jensen / 10/4323 Julefrokost anno 2014 evt. for hele kommunen? 22

24 Bilagsoversigt 373. Referater fra Service MED udvalg 1. Referat ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice _26154_Referat fra VS Service-MED den 12. september 2013_ DOCX (325663/13) 374. Opfølgning på sygefravær 1. Sygefraværsstatistik jan - okt 2013 (382802/13) 375. Status arbejdsskader 1. Arbejdsskadestatistik 3. kvt (382816/13) 376. Orientering om arbejdsmiljøområdet 1. Notat vedrørende AT's besøg d. 29. oktober 2013 (383368/13) 381. Rapport - Evaluering af den administrative organisation 1. Rapport-Haderslev-evaluering af adm org nov pdf (380018/13) 383. Tryghedsordning i relation til effektiviseringsprojektet 1. Tryghedsordning - Effektiviseringsprojektet (363455/13) 384. Kompetenceudvikling til innovation 1. Uddannelse i innovation for kommunale medarbejdere (380814/13) 386. Lønforhandlinger 1. Opgørelse over tildelte lønmidler 2013 (383172/13) 2. Lokalløn - 1. halvår 2013 (383166/13) 387. Haderslev Kommune som ansættelsessted 1. Notat om afgrænsning af ansættelsessted (326383/13) 23

25 Underskriftsside Gyde Mortensen Pia N. Lind-Christensen Børge Iskov Bryld Charlotte Scheppan Gitte Würtz Søren-Peter Andersen Bent Hansen Lars Bang Lars Pedersen Lone Skov Drejer Lene Korsgård Schulz Ole Finnerup Larsen Rune Larsson Lise Boiskov Pedersen Charlotte V. Friis Willy Feddersen Kirsten Christiansen Kirsten Christiansen 24