Forretningsorden for bestyrelsen for Fagligt Selskab for Diabetessygeplejersker

Transkript

1 Forretningsorden for bestyrelsen for Fagligt Selskab for Diabetessygeplejersker Bestyrelsen består af 5-7 medlemmer og indtil 2 suppleanter. Bestyrelsen konstituerer sig ved 1. bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Bestyrelsen + suppleanter bør repræsentere specialet bredt i både primær og sekundær sektor, samt gerne repræsentere hele landet geografisk. Endvidere kan der deltage op til 2 observatører som evt. ønsker at stille op til bestyrelsen. Bestyrelsen hovedområder: Kontinuerligt at udvikle visioner for det faglige selskabs virksomhed, herunder for følgende områder: Rekruttering og fastholdelse af medlemmer Samarbejde og kommunikation internt og eksternt Diabetesspecifik kompetenceudvikling Udvikling af SIG arbejde og synlighed Fastlægger indhold og formål til det årlige landskursus samt indgår aftaler med foredragsholdere. Fastsætter kontingent, der efterfølgende godkendes på generalforsamlingen. Fastsætter kontingent studerende, pensionister Deltager i møder med DSR, Dasys og andre udvalg Indstilling af kompetente medlemmer til deltagelse i diverse nationale udvalg/ arbejdsgrupper Udfærdigelse af svar til fremsendt høringsmateriale fra Dasys og DSR Godkender ½-års og årsregnskab Bestyrelsen mødes max 4 x årligt. Supplerende møder kan afholdes på Skype. Formanden leder bestyrelsesmøderne. Ved dennes fravær ledes møderne af næstformanden. Mindst fire af bestyrelsesmedlemmerne skal være til stede, for at bestyrelsesmødet kan afholdes. Møderne afvikles så vidt muligt fredage i tidsrummet Dagsorden: Godkendelse af dagsorden * Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde * Beslutninger, løse ender fra sidste møde, der skal følges op på Indkommen korrespondance * Landskursus* Generalforsamling ved mødet forinden afholdelsen Dasys * Referat og drøftelse af input fra udvalg, hvor vi er repræsenteret Nyt fra kasseren* Nyt fra Redaktionsgruppen * Nyt Fra Webredaktør Nyt fra SIG Næste møde: * fastsættelse af dato og sted 1

2 evt. fastsættelse af emner til dagsorden! Eventuelt * Punkter på dagsordenen de med * er faste emner, øvrige efter behov. Sager, hvorom der ikke er enighed i bestyrelsen afgøres ved afstemning, hvor almindelig stemmeflertal er afgørende dog således, at et flertal skal bestå af mindst tre af de afgivne stemmer. I tilfælde af stemmelighed er formandens, og i dennes fravær, næstformandens stemme udslagsgivende Suppleanter Kan deltage i alle bestyrelsesmøder og indtræder som ordinært medlem af bestyrelsen, når et medlem har meddelt, at han/hun ønsker at udtræde. SIG. Der kan efter ønske fra medlemmerne nedsættes Specielle Interesse Grupper (SIG) under bestyrelsen. SIG skal udarbejde et kommissorium for gruppens arbejde som skal godkendes af bestyrelsen. Et medlem af bestyrelsen vil være udpeget som kontaktperson for SIG. 2

3 Opgavekatalog for bestyrelsen Formand Generelt Samarbejde, koordinere og delegere til bestyrelsens medlemmer. Sikre at bestyrelsen løser ne i henhold til vedtægterne og til gavn for medlemmerne. Samarbejde med formændene fra de andre FS ere mhp fagligt sammenhold på tværs og et frugtbart samarbejde med DSR og DASYS Information Sikre at alle i bestyrelsen via mail eller som orientering på bestyrelsesmøderne får indkomne informationer fra DSR, Dasys, Sundhedsstyrelsen og andre relevante samarbejdspartnere, nationale som internationale. Udarbejde Nyhedsbrev til DSR-kongressen og andre interessenter Webmaster Ansvarlig for hjemmeside (se under webredaktør) Generalforsamling Udarbejder Formandens beretning til Generalforsamlingen. Sikrer at generalforsamlingen afholdes efter gældende regler Landskursus Sikrer skiftlig aftale med kursussted Er mødeleder på landskurset Sikre at kursusbeviser og evalueringsskemaer bliver udarbejdet Foreløbigt program med formål oprettes ved årets første bestyrelsesmøde Formål og endeligt program sendes til redaktør af Diabetes og sygepleje samt Webredaktør Bestyrelsesmøder Mødeleder Udarbejde dagorden og mødeindkaldelse til bestyrelsesmøder i samarbejde med sekretær Sikre bred dialog og saglige konklusioner på de enkelte punkter og enighed om beslutninger Sikre at uddelegerede føres til referat Valg Sikre at Valg til bestyrelsen annonceres på hjemmeside. Præsentation af nye bestyrelsesmedlemmer på hjemmesiden. Økonomi Overordnet ansvarlig for foreningens økonomi 3

4 Næstformand Opgaver Generelt Stedfortræder for formanden Deltager i møder hvor formanden er forhindret i at møde. Er ansvarlig for mødelokale og fortæring til bestyrelsesmøder, eller for uddelegering af dette til andet bestyrelsesmedlem. Legat Er ansvarlig for annoncering og modtager ansøgninger Sender svar til legatansøgere samt tro og loveerklæring. Orienterer Webredaktør om hvem, der har fået legat til orientering på hjemmesiden Landskursus/ abstracts Sikrer annoncering af Abstracts på hjemmeside Modtager tilbagemelding af abstracts og videresender dem til den øvrige bestyrelse Er ansvarlig for, i samarbejde med den øvrige bestyrelse, at udvælge abstracts til hhv. posterpræsentation og mundtligt fremlæggelse Er ansvarlig for at give de udvalgte besked Er ansvarlig for posterfremlæggelse og ophængning Generalforsamlingen Ansvarlig for indrykning af annonce i tidsskriftet Sygeplejersken senest en måned før, men gerne i august (Kode i DSR:brugernavn:AdelBruger1407, Kodeord:c8Tn7Uc) Sikre at evt. mulige dirigentemner bliver spurgt! Ansvarlig for materiale til dirigent: love, forretningsorden, vedtægter samt nr. på tidsskrift og medlemsblad hvori annoncering kan ses. Sekretær Bestyrelsesmøder Udarbejder dagsorden til bestyrelsesmøder i samarbejde med formanden Udsender mødeindkaldelse til alle bestyrelsesmedlemmer samt suppleant senest 3 uger før planlagte møder. Dagsorden indeholder - Faste punkter i henhold til forretningsordenen - Evt. punkter fra sidste referat - Evt. indkomne punkter fra andre bestyrelsesmedlemmer. Udfærdiger beslutningsreferat fra alle bestyrelsesmøder og evt. fra møder med andre grupper under bestyrelsen. Er ansvarlig for at aftale en stedfortræder som referent ved fravær Er ansvarlig for at aftales af ny dato til efterfølgende møde 4

5 Modtager evt. afbud. Generalforsamling Udfærdiger referat fra generalforsamlingen Kasserer regnskab Registrerer løbende indtægter og udgifter på respektive konti i regnskabet, når der kommer udskrifter fra banken. Fremlægge regnskab til bestyrelsesmødet i januar (½ år) + september (årsregnskab). Holde møde med de 2 valgte revisorer med gennemgang af regnskab efter regnskabets afslutning. Fremlægge regnskab til generalforsamlingen Budget Beregne/estimere budget for det næste regnskabsår. Fremlægge budget for bestyrelsen på bestyrelsesmøde om foråret Fremlægge budget til generalforsamlingen Udarbejde budget og deltagerpris til Landskursus samt temadage Betale regninger Sikre at alle, der har korrekt dokumenterede udgifter, får overført penge til deres konto inden for max 8 dage Afregningsblanketter Opdateres løbende og gøres tilgængelig fra hjemmesiden. Udarbejde aftale og afregningsblanket til foredragsholdere ved LK og temadage Nye, indmeldelser Registrere nye medlemmer på medlemslisten Sende faktura til de nye medlemmer. Når betaling foreligger, besked om aktivt medlemskab til Medlemsservice samt til DSR, medlemsregistreringen Udmeldelser Registrere udmeldelse på medlemslisten Fremsende besked om udmeldelse til medlemsservice samt kopi af udmeldelserne til DSR, medlemsregistreringen November, december fremsendes udmeldelse til DSR, medlemsregistreringen, på de medlemmer, der ikke har fornyet kontingent i det aktuelle regnskabsår. Kontingent, medlemmer Primo juli sendes faktura/girokort til alle aktive medlemmer. Betalingsfrist er en måned. Ved manglende betaling rykkes der 1 gang via mail, Sende elektroniske faktura til offentlige arbejdsgivere. Medlemslister Ny liste for hvert regnskabsår, indeholdende aktive medlemmer samt nye og udmeldte i pågældende år Ajourføres, når der kommer henvendelser fra medlemmerne vedr. adresse eller navneændring. Samkøres 5

6 med medlemslisten, der er på hjemmesiden. DSR kontaktes, hvis der er forskelle i egen medlemsliste og den fra DSR (hjemmesiden) Laver særskilt liste med angivelse af udskriftsnummer på bankbilag for betalt kontingent Landskursus og temadage Sikre sponsoraftaler til landskurset og sender faktura til sponsorerne Sender fakturaer på kursusafgift til deltagere eller arbejdsgivere. Legater Registrerer løbende hvem der har modtaget legat samt indsendt artikel Tilgang til kasserens mail og regnskab for bestyrelsesmedlemmer Fsds@outlook.dk Onedrive DSR labels Tjek at DSR s medlemsliste er identisk med egne liste. Er der forskel kontaktes DSR, medlemsregistreringen. SKAT og Moms Indberette honorarer (vær obs. på lønsumsafgift) Indberette kørselsgodtgørelse Forholde sig til korrespondance fra told og skat Indberette moms efter hvert ½ år Indberette selskabsselvangivelse til SKAT inden udgangen af december måned Erhvervs- og selskabsstyrelsen Opdatere data på foreningens SE-nummer (kasseren står som ansvarlig) Webredaktør Hjemmesidens indhold Redigerer og opretter faglige emner Annoncerer Landskursus og relevante opslag i forbindelse hermed, opretter tilmeldingsblanket omkring den 1.maj Redigerer evt. indlæg, så de fremstår i opsætning og sprog på en læsevenlig måde. Sikrer at aktuelle emner vises på hjemmesiden i forhold til vores medlemmers interesseområder Orienterer om vigtige begivenheder Opdaterer organisatoriske ændringer i FSD og bestyrelsens Faglig kompetence Deltager på DSR kursus for webredaktører Videreudvikling af hjemmesiden Deltager i møder eller kurser arrangeret af DSR Dialog med DSR ved fejl og uhensigtsmæssigheder Egne kreative idéer 6

7 Facebook side Er overordnet ansvarlig for Facebook siden, men hele bestyrelsen er ansvarlige for at bidrage med opslag og indhold på siden Medlemsservice Indmeldelser, nye medlemmer Alle Indmeldelser sker via blanket på hjemmesiden Tilmeldinger hentes på hjemmesiden og kopieres over i medlemsmappe Skrive velkomstbrev som sendes som vedhæftet fil på mail til nye medlemmer med link til generelle oplysninger på hjemmesiden Besked til kasseren, der sender Elektronisk faktura til kontingentbetaling. Udmeldelser Udmeldelse kan ske via blanket på hjemmesiden, ved mail oftest til kasseren- eller ved udmeldelse af DSR Hente udmeldelser på hjemmesiden Tage pågældende ud af medlemsmappen + de, der har fremsendt ønske om udmeldelse på anden vis Registrere udmeldelse på medlemslisten Medlemslister Afstemme medlemsliste med DSR medlemsliste min. x 2 årligt Mail ansvarlig Læse mail til FSDS på DSR mailserver ca. x 1 ugentlig Slette spam Besvare mail Ved tvivl sendes mailen videre til relevant bestyrelsesmedlem Redaktør af Diabetes & Sygepleje Opgaver Redaktionsmøder Er ansvarlig for mødeindkaldelse, lokale + fortæring, referat samt evt. stedfortræder ved fravær Referat fra møderne går på skift mellem redaktionsgruppens medlemmer. Er ansvarlig for at aftale en stedfortræder ved fravær Bladet Diabetes og Sygepleje på hjemmesiden Ansvarlig for div. aftaler omkring bladet, Ansvarlig for sende færdigt blad til webredaktøren 7

8 Landskursus koordinator Opgaver Er ansvarlig for at indrykke annonce vedr. landskursus i tidsskriftet Sygeplejersken i juninummeret. Løbende opdatering af tilmeldinger og afbud. Opdateret deltagerliste videresendes løbende til kasseren mhp. fakturering. Har overblik over, hvor mange værelser, der er til rådighed til kursister, bestyrelsesmedlemmer og sponsorer/konsulenter. Kontaktperson i forhold til dette. Administrerer værelsesfordeling for kursister og firmafolk og sender liste til kursussted. Sender bekræftelse til alle deltagere. Er ansvarlig for at besvare henvendelser fra deltagere og sponsorer. Udarbejde deltagerliste med relevante oplysninger - sendes til det firma, der trykker navneskilte - lægges på hjemmesiden 14 dage før LK Løbende koordinerer med kasseren og formanden SIG koordinator Opgaver Proaktiv i relation til SIG Ajourføre SIG sende besked til webredaktør Hjælp og støtte til opstart af nye grupper Støtte til udvikling af temadage 8