Referat af bestyrelsesmøde mandag den 21. september 2015

Transkript

1 1 Referat af bestyrelsesmøde mandag den 21. september 2015 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 12. august Meddelelser fra formanden Herunder: Evaluering af fællesarbejde den august 2015 Beboerorientering om varmesystemet (udkast vedhæftet) Velkomstskrivelse til beboerne (udkast vedhæftet) 3. Meddelelser i øvrigt fra bestyrelsen 4. Afdelingens hjemmeside 5. Beboerflytninger 6. Ejendommen 7. Haveanlæg og gård 8. Forslag fra beboerne 9. Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb 10. Varmemester 11. Eventuelt 12. Næste møde. Holte den 23. september 2015 Til stede var: Linda H. Andersen, Lars Nielsen, Münür Akcura og Karsten Høy-Petersen Mødet var flyttet fra tirsdag den 22. september til mandag den 21. september. Formanden bød velkommen til Münür Akcura, der startede som varmemester den 15. august Den nye varmemester blev gjort bekendt med bestyrelsens forretningsorden og med tavshedspligten særligt omkring sagsbehandlingen i personsager. Ad. 1. Referatet af bestyrelsesmøde den 12. august 2015 blev godkendt. Ad. 2 Meddelelser fra formanden. Varmeregnskabet er omdelt, og der er mange beboere, der har fået en glædelig overraskelse, da den milde vinter og de lavere energipriser har betydet, at mange beboere skal have tilbagebetalt for meget indbetalt a conto beløb for varmen. Det er vejrguderne og oliesheikerne, der bestemmer, hvad vi skal betale for vores varme i 2015/16, men det betaler sig altid at spare på varmen. Driftschefen meddelte via mail den 16. september 2015: Der bliver i dag åbnet for centralvarmen efter flere beboerhenvendelser. Vores normale procedure er den, at det er bestyrelsen og varmemesteren, der aftaler, hvornår der skal åbnes for varmen. Samtidig bliver beboerne orienteret via opslag i tavlen i porten om, hvornår der åbnes for varmen, og at der skal åbnes for alle radiatorer for at få dem fyldt op med vand, og efterfølgende skal systemet luftes ud. Holte Fjernvarme afholder ordinær generalforsamling den 30. september Formanden deltager i generalforsamlingen. Det udsendte regnskab og ledelsesberetningen viser, at

2 2 antallet af graddage i regnskabsåret 2014/15 var Antallet af graddage i et normalår er Da energiprisen samtidig har været faldende har Holte Fjernvarme haft et overskud på kr. I henhold til varmeforsyningsloven, skal selskabet tilstræbe, at indtægter og udgifter balancerer. Resultatet af årsregnskabet vil blive brugt til at udjævne og om muligt sænke varmeprisen over de næste 3 år, så vi oplever en stabil eller faldende varmepris. På det frivillige fællesarbejde den 22. august 2015 deltog der 12 beboere. Affaldshuset blev malet to gange både udvendigt og indvendigt. Rosenbedene blev ordnet og renset for ukrudt. Der blev stukket kanter af på bedene. De dårlige potentilla buske i bedet foran tørrepladsen blev gravet op og jorden forsøgt renset for skvalderkål, så der kunne sås græs. Desværre blev jasminbusken samme sted beskåret, hvilket ikke var meningen. Den blev efterfølgende skåret kraftigt ned, for at den igen kan blive en køn blomstrende busk. Juletræet blev stammet lidt op, og der blev renset for skvalderkål nedenunder. Selvsåede træer og buske i det grønne hegn ind mod Parkgården blev beskåret. Desværre blev en dronningebusk samme sted beskåret, så den efterfølgende måtte skæres kraftigt ned for igen at blive en køn blomstrende busk. Til den efterfølgende spisning deltog der 19 personer. Der var en rigtig god stemning under arbejdet, og det var en rigtig hyggelig aften. Der var ønsker om at gøre det igen. Bestyrelsen enig om, at næste gang den arrangerer socialt samvær, er det kun for ejendommens beboere. BDK har oplyst, at der er mulighed for at søge tilskud fra Rudersdal kommune til sociale arrangementer så som fastelavn og frivilligt arbejde. Ansøgning skal ske i god tid igennem BDK. Mulighed for feriebytte/fremleje af sin lejlighed for at spare dyre hotelovernatninger. BDK har fremsendt et bilag til organisationsbestyrelsen med forslag til reglerne, der skal gælde, hvis man i BSB Søllerød ønsker at åbne op for muligheden. På det seneste møde i organisationsbestyrelsen den 3. september 2015 var der en positiv indstilling for at åbne op for muligheden. Organisationsbestyrelsen ønskede imidlertid mere tid til at gennemgå reglerne samt det ansøgningsskema, som BDK har sendt til bestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen er også positivt indstillet til muligheden. Dog er der betænkelighed med hensyn til, hvordan det vil forløbe, hvis fremmede personer, der havde byttet sig til at holde ferie i en af BSB.s lejligheder, ikke opfører sig som påkrævet ifølge husordenen. Bestyrelsen mener, at det skal være et krav, at den oprindelige lejer har en forsikring, der dækker eventuelt hærværk eller brandskader på lejlighed, opgang og ejendommens faciliteter. Det er vigtigt, at det fremgår af ansøgningen om tilladelse til at fremleje/bytte sin lejlighed, at ansøgeren har en forsikring, så boligselskabet holdes skadesfri. Det kan måske også være nødvendigt, at der i tilladelsen åbnes op for, at fremlejen/bytningen kan afbrydes, hvis de nye beboere er festaber, der fester og larmer og trods henstillinger ikke retter sig efter husordenen, samt at de oprindelige beboere kan risikerer at blive sagt op. Udkast til beboerorientering om varmesystemet blev gennemgået og godkendt. Orienteringen skal omdeles til samtlige beboere, og i fremtiden vil bestyrelsen tage sig af at underrette nye beboere. Udkast til velkomst skrivelse til nye beboere blev gennemgået og godkendt. Velkomstskrivelsen skal omdeles til de seneste 7-8 nye beboere. I fremtiden vil det være bestyrelsen, der afleverer skrivelsen til nye beboere.

3 3 Ad. 3 Meddelelser i øvrigt fra bestyrelsen. Der var nedenstående ønsker til vaskeriet mellem nr. 6 og 8: 1. Møntindkastet på de 2 vaskemaskiner bliver stillet om, så det kan tage imod 1 kr., 2 kr., 5 kr. og 10 kr. mønter. Årsagen er, at der med dankort er færre mønter i omløb hos beboerne. Bestyrelsen bad varmemesteren sørge for, at der i vaskemaskinerne både i vaskeriet ved nr. 6-8 og ved nr. 10B kan bruges 1 kr., 2 kr., 5 kr., og 10 kr. som betaling. 2. Et nyt ur i vaskeriet. Årsagen er, at det gamle ur er defekt. Bestyrelsen bad varmemesteren sørge for nyt batteri eller et nyt billigt ur til vaskeriet mellem nr Rengøring af vaskeriet. Årsagen er, at det meget ofte roder og flyder med tøj i vaskeriet. Varmemesteren oplyste, at han lige har indgået en aftale med rengøringsfirmaet, der vasker ejendommens trapper, om at hver gang firmaet vasker trapper, skal de også gøre rent i vaskerierne i afdeling 1. Bestyrelsen bad varmemesteren om også at få lavet en aftale om rengøring af begge vaskerierne i afdeling 2. Det betyder, at der gøres rent 2 gange om måneden. Bestyrelsen ønsker at få en specifikation af, hvad der bliver ordnet i vaskerierne samt prisen på arbejdet. Et bestyrelsesmedlem har fået en henvendelse fra en beboer om beboerne med vaskemaskiner i lejlighederne har lov til at hænge deres vasketøj op i tørrerummene uden om reservationen af vasketure i vaskeriet. Det kan godt være irriterende, når en beboer med reservation af vaskeriet kommer ind i tørrerummene, at rummene er blevet fyldt op, mens man vaskede sit tøj i vaskeriet. Bestyrelsen er enig om, at tørrerummene er en fælles facilitet, der er til rådighed for alle beboerne, også dem der har vaskemaskine i lejlighederne. Bestyrelsen henstiller, at man tager hensyn til hinanden og måske lige taler sammen. Ad. 4 Afdelingen hjemmeside. Vores webmaster sørger for, at referater bliver lagt ind på siden. Han foretager kun rettelser efter bestyrelsens anmodninger. Ad. 5 Beboerflytninger. Der er flyttet nye beboere ind i nr. 8, 1.th. Lejligheden i nr. 8, 3.th. er først indflytningsklar den 15. oktober Ad. 6 Ejendommen. Varmemesteren havde indhentet følgende tilbud, som han forelagde for bestyrelsen: Tilbud på udskiftning af en køkken- faldstamme i 10A, th. Pris: kr. ekskl. moms. Der er ikke regnet med maler, murer, tømrer, snedker eller elektriker i prisen. Der er heller ikke regnet med demontering af rørkasser, køkkenskabe, fliser og lignende. Bestyrelsen besluttede at køkkenfaldstammen i nr. 10A, th. udskiftes i 2015/16 som en prøve, før udskiftningen af de øvrige 9 faldstammer passes ind i drifts- og vedligeholdelsesplanen. Tilbud på rensning af køkkenafløbet med rensesplit med 50 mm borehoved. Prisen pr. faldstamme er kr. ekskl. moms. Faldstammen i nr. 10A, tv. blev renset for 1 uge siden. Bestyrelsen har ikke truffet beslutning om udførelse af arbejdet. 2 tilbud på maling af trappeopgangene med Ding Dong maling. Formanden taler med driftschefen, om det er i 2015/16, der er sat penge af til maling af trappeopgangene. Der er indhentet to tilbud. Det billigste tilbud er på: Pris kr. pr. opgang ekskl. moms.

4 4 Varmemesteren skaffer adressen, hvor der er en afdeling, der har fået malet opgange med Ding Dong maling. Bestyrelsen ønsker at bese resultatet, før der træffes en beslutning om udførelse af arbejdet. Der sættes farveprøver op i opgangene, så beboerne kan vælge. 2 tilbud på afrensning af alger og 2 gange maling med heldækkende træbeskyttelse af 18 stk. kviste, udhæng og stern: Pris kr. ekskl. moms. Afvaskning af rammer og karmpartier i vinduer i kviste: Pris kr. ekskl. moms. 5 stk. spidsgavle (trappetårnene) vindskeder og dækbræt behandles som udhæng på kviste, pris kr. ekskl. moms. Formanden skal undersøge hos driftschefen, hvornår de 3 arbejder er planlagt i drifts- og vedligeholdelsesplanen. Tilbud på udskiftning af 46 m koldtvandsrør under 10 A-B-C vandret forsyningsledning til stigstrenge med Alupresrør: Pris kr. ekskl. moms. Der er ikke regnet med maler, murer, tømrer, snedker eller elektriker i prisen. Bestyrelsen ønsker også at få et tilbud fra en anden blikkenslager. Udskiftningen af koldtvandsrøret skal ikke sættes i gang, men skal passes ind i drifts- og vedligeholdelsesplanen i forbindelse med markvandringen i Tilbud på opretning af ca. 15 m² fliser i gården mellem 10B og 10C samt sænkning af brønd: pris kr. ekskl. moms. Bestyrelsen sagde OK for udførelsen af arbejdet, da der er sat kr. af i budgettet for regnskabsåret 2015/16. Bestyrelsen ønskede ikke at tage stilling til alle de øvrige arbejder på nuværende tidspunkt. Der er tale om arbejder til hele regnskabsåret 2015/16. Udskiftning af varmemålere på radiatorerne. Der er et gammelt tilbud fra Brunata. Formanden undersøger hos driftschefen, hvornår arbejdet er planlagt i drifts- og vedligeholdelsesplanen. Udskiftning af vandmålere på varmt vand. Der er et gammelt tilbud fra Brunata. Formanden undersøger hos driftschefen, hvornår arbejdet er planlagt i drifts- og vedligeholdelsesplanen. Når Brunata skal udføre arbejdet og aflæse varmemålerne, så ønsker bestyrelsen at aflæsning af målerne finder sted i aftentimerne, så beboerne ikke skal tage fri fra arbejde. Endvidere ønsker bestyrelsen, at der gives et rimeligt forvarsel, før der læses af. Ad. 7 Haveanlæg og gård. De gamle hvide havemøbler: Det ene hvide havebord, der ikke er defekt skal opbevares til brug ved eventuelle sociale arrangementer. De øvrige hvide plastmøbler skal sættes ud i gården en uge før afhentning af storskrald den 13. oktober 2015 med seddel på, at beboerne må tage møblerne. De møbler, der er tilbage, skal sættes ud til storskrald den 12. oktober. De nye havemøbler og de 2 nye parasoller skal sættes ind i fyrkælderen senest den 19. oktober Formanden undersøger hos driftschefen, hvornår der er penge til at få fjernet de gamle potentilla buske mod gaden langs med ejendommen i rundingen, få fyldt muldjord på og få plantet nye buske enten spiræa eller potentilla. Vildnisset på trekanten ved tørrepladsen skal ryddes. Formanden undersøger, om der er penge til, at det eventuelt kan ske sammen med fjernelse af potentilla buskene foran ejendommen. Opretning af gårdbelægning for i alt kr. i 2015/16. I første omgang bliver det 15 m² fliser mellem nr. 10B og 10C, hvor der altid er vand.

5 5 Ad. 8 Forslag fra beboerne. Der er ikke modtaget nogen forslag fra beboerne. Ad. 9 Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. Lars Nielsen oplyste, at der er 158,50 kr. i kassen. Ad. 10 Varmemesteren. Varmemesteren fremførte et ønske fra afdeling 3 om, at deres affaldscontainer kom ned og stå i afdeling 2.s affaldshus. Årsagen er, at der er uvedkommende, der lægger affald i afdeling 3.s container. Bestyrelsen foreslår, at afdeling 3 sætter en hængelås på containeren, som der var tidligere. Varmemesteren oplyste, at man på afdeling 1.s sidste bestyrelsesmøde drøftede muligheden for udlån af afdelingernes fælles trailer til beboerne. Bestyrelsen er ikke imod tanken om, at beboerne kan låne traileren. Det kræver, at der nedskrives nogle klare regler for udlånet, og at låneren underskriver en slags låne kontrakt, hvor det tydeligt skal fremgå, at eventuelle skader, der er påført traileren under udlånet, skal betales af låneren. Der skal endvidere være en ansvarlig, der sørger for udfyldelse/underskrift af låneformularen og udlevering af nøgle til traileren, samt syner traileren og noterer eventuelle skader ned på låneformularen, når nøglen afleveres. Ad. 11 Eventuelt Der var intet at tilføje under punktet. Ad. 12 Næste møde afholdes mandag den 9. november 2015 kl Godkendt Linda H. Andersen Lars Nielsen Karsten Høy-Petersen