Kom godt i gang Planlæggere

Transkript

1 Workforce Planning, Time Registration and HR-Administration Kom godt i gang Planlæggere TimePlan 7 Vandmandet, 10C, DK-9200 Aalborg SV CVR:

2 Side 2

3 INDHOLDSFORTEGNELSE De daglige rutiner... 7 TimePlans brugerflade... 8 Hvordan navigerer jeg i TimePlan... 8 Ændring af password... 9 Lønoplysninger ved login Personlige indstillinger Sortering Medarbejderliste Opret ny medarbejder Ret medarbejder Medarbejdere, som har fremtidige ændringer Ophør af medarbejder Genansættelse af medarbejder Flex Udbetaling af flextimer Udskrive liste over flextid Historik Ret Udskriv medarbejderliste Fiktive medarbejdere Basisplan Opret basisplan Basisplan/visning af farver i tælleværker Opret Skabeloner Ugeskabeloner Dagsskabeloner Ret/Rediger Basisplan Slet arbejdstider i basisplan Kopier og flyt arbejdstider for en uge i Basisplan Kopier en arbejdstid på en dag Planlæg medarbejdere i sekundære afdelinger Opret arbejdstid Medarbejderfilter Udskriv basisplan Kalender Side 3

4 Bemandingsbehov (kræver behovssimuleringsmodul) Fravær Indlæggelse af fravær Fraværsbeskrivelse Autofravær Historik på fravær Slet alt vist fravær Udskrivning af fraværsudskrift Fraværsvisning Planlægning Indsættelse af Basisplan i Planlægning Tælleværker Opsæt visning for tælleværk Hvad viser tælleværkerne Finjuster arbejdsplan Lås arbejdsplan Medarbejderfilter Udskriv arbejdsplan Send arbejdsplan pr Grafisk udskrift Ret i en låst arbejdsplan Godkend arbejdsplan Send besked ved godkendelse af arbejdsplan Baggrundsfarve i planlægning Ret i en godkendt plan Godkendelse af ledige og bytte tider Godkendelse og annullering af ledige og bytte tider i Planlægningen Godkendelse og annullering af ledige tider, byttevagter og aflyste tider på tværs af afdelinger Log på vagtbytte Afspadseringskontoen Udlån, ledige-, bytte- og puljevagter Udlån af vagter Udlån af arbejdstid: Tilbagefør arbejdstid Ledige vagter Side 4

5 Opret ledig tider Visuel visning af arbejdstider, ledige tider og vagtbytte Byttevagter Frasortering af ledige/bytte tider via medarbejderfilter Puljevagter Udlån af vagt til pulje Lån fra Pulje Tidsregistrering Datolinjen Kolonner i Tidsregistrerings vinduet Øvrige navigationsmuligheder Knappen Funktioner Daglig brug af tidsregistrering Visning af stempeltider Daglig godkendelse af arbejdstider Godkendelse af manuel tid: Ophæv Faktisk tid Følgende advarsler vil/kan forekomme: Godkend alle tider på en gang Automatisk godkendelse af terminaltider Skærmbilledet Tidsregistrering fra Afdeling med underafdelinger Godkend dagen Udskriv Udskrifter Medarbejder filter Faktisk tid Registrering af faktisk tid Beskrivelse af kolonnerne Beskrivelse af baggrundsfarve Daglig brug Godkend arbejdstid Ret en arbejdstid Ophæv faktisk tid Klargør løn Beskeder (WebApp, SignIn, sms og ) Udvælg og send besked Side 5

6 Afrunding Online Manual (F1) Side 6

7 DE DAGLIGE RUTINER Velkommen til TimePlan - dit nye værktøj til arbejdstidsplanlægning og tidsregistrering Manualen her skal hjælpe dig godt i gang med brugen af TimePlan. Den er dels opbygget som et opslagsværk, dels som en brugermanual for planlæggerne i jeres virksomhed. Ikke to virksomheder er ens. Derfor er det forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvordan jeres rutiner er for brugen af TimePlan. Løsningen er dog bygget op omkring en grundlæggende proces, der lyder således: Ved ansættelse af nye medarbejdere angives normtimer, stilling samt hvilken overenskomst vedkommende tilhører. Planlæggerne udarbejder eller justerer en basisplan for deres afdeling for en given periode (fx 3 eller 4 uger). Planlæggerne indlæser basisplanen i planlægningsbilledet og justerer hver enkelt medarbejders plan, så alle fridage, justeringer på arbejdstider/-dage passer med normtimerne. Planlægningen for perioden godkendes og låses, for at kunne varsles til medarbejderne. Ændringer i arbejdsvagter (fravær, overarbejde, byttede vagter, afspadseringstimer osv.) indtastes løbende i planlægningsbilledet, så planlæggerne har overblik over om normtimerne overholdes pr. medarbejder og afdeling. Processen afsluttes ved at planlæggerne minimum én gang om ugen og gerne dagligt godkender medarbejdernes reelle timer (faktiske timer), så de kan overføres til lønsystemet for den pågældende lønperiode. Derefter er det planlæggers ansvar at godkende data til lønkørsel (Klargør løn) Processen starter forfra igen. Manualen her gennemgår de mest almindelige procedurer ved ovenstående punkter, så I kan komme godt i gang med brugen af TimePlan. Rigtig god fornøjelse TimePlan A/S Side 7

8 TIMEPLANS BRUGERFLADE TimePlans brugerflade er inspireret af Microsoft og Windows XP. Det er derfor muligt at skifte mellem og arbejde i flere vinduer på en gang. Det er også muligt at tilpasse værktøjslinjer og funktioner, så det passer til dit arbejdsbehov. Hvordan navigerer jeg i TimePlan Øverst i Timeplan, i den blå bjælke, ser du informationer om, hvilken version af TimePlan du bruger, hvilken afdeling, vindue og periode du kigger på. I dette eksempel står du i planlægningsbilledet for afdeling 310-Aalborg for perioden den 28. august 3. september. Menulinjen under den blå bjælke, vises de moduler og funktionaliteter, som du har rettigheder til at bruge. Standardværktøjslinjen vises uanset hvor du står i TimePlan og kan bruges til hurtigt at skifte vindue til f.eks. Medarbejderlisten eller til at skifte afdeling. Moduler såsom Godkend eller Faktisk arbejdstid vises kun, hvis de er aktive eller du har rettigheder til dem. Afhængigt af hvilket vindue du står i, vil du herunder få vist de funktioner, som er knyttet til det aktuelle vindue. Funktionsknappen yderst til venstre er især vigtig, da den giver dig en række muligheder for at oprette, ændre, vise eller slette informationer. Side 8

9 Nederst i skærmbilledet vises værktøjslinjen med genvejene til funktionsknappen. Disse funktioner vises kun for basisplanen og planlægningsbilledet og kan tilpasse visningen af de to arbejdsplaner. Eksempelvis vil du i planlægningsbilledet kunne oprette nye eller ændre eksisterende arbejdstider, se medarbejderens stamkort, oprette fravær eller se og udskrive timeopgørelser. Tips! Det er altid muligt at få vist flere funktioner eller valgmuligheder ved at højreklikke på en medarbejderlinje eller arbejdstid. Ændring af password Første gang du logger på TimePlan, skal du bruge den kode, som du er blevet tildelt. TimePlan vil herefter automatisk bede dig om at ændre din adgangskode til en mere personlig adgangskode. Afhængigt at opsætningen i TimePlan, vil du med jævne mellemrum, blive bedt om at ændre din adgangskode. Brug derfor en kode som du nemt kan huske og ændre. Tilføj eksempelvis et tal eller månedsangivelse efter din kode, så det er lettere at huske. Du har også mulighed for at ændre din adgangskode når du selv ønsker dette. Vælg menupunktet Mine Indstillinger > Indstillinger > Ændre password 1. Angiv først din nuværende adgangskode ud for feltet Gammelt password. 2. Angiv derefter din nye adgangskode ud for feltet Nyt password. 3. Sikre at adgangskoden er korrekt, ved at skrive den igen ud for feltet Bekræft nyt password 4. Afslut ved at klikke på OK. Side 9

10 Hvis sikkerhedsopsætningen for brugersikkerhed er opsat under globale indstillinger, vil brugeren kunne sende bud efter et nyt password, som er genereret af systemet. Med denne sikkerhedsindstilling er det ikke muligt at ændre password inde i TimePlan til et personligt. Kun brugere hvorpå der er opsat mail eller Mobilnummer, eller der er knyttet til en medarbejder vil modtage et system genereret password. Når den nye tilsendte er modtaget, skal den indtastes i Login vinduet, og du bliver bedt om at ændre det. Side 10

11 Lønoplysninger ved login Når du logger på, kan systemet sættes op til at give dig info om de samlede lønomkostninger for din afdeling. PERSONLIGE INDSTILLINGER Det er muligt at lave personlige indstillinger for hvordan TimePlan skal starte op, når du logger ind. Du kan blandt andet angive hvilken afdeling du skal starte i, og hvilket sprog TimePlan skal afvikles på. Indstillingerne gennes og gælder for hver gang du logger på TimePlan. Vælg menupunktet Mine Indstillinger > Indstillinger. Side 11

12 Indstillinger giver dig mulighed for at vælge følgende opsætninger: Vis tæller i planlægning: Her er der mulighed for at markere om tælleværket for medarbejdernes uge-/periodetid i planlægningsbilledet skal være aktivt ved opstart af TimePlan. Hvis ikke boksen er markeret, kan tælleværket manuelt aktiveres efter opstart af programmet. Vis grafisk model i planlægning: Afgør om den grafiske model af bemanding i bunden af planlægningsbilledet skal vises. Vis hint på arbejdstid og fravær: Bestemmer om der skal vises hint (mouseover) på arbejdstider og fravær. Husk visning på filter: Gemmer din opsætning Farve på værdier i basisplanen: Er dette valgt vises der farve på tælleværkerne i basisplanen Farve på værdier i planlægning: Er feltet valgt vil nøgletal have farve på Løn kr. og Løn % under G.Plan og Faktisk. Farven rød viser at resultatet er dårligere end budgettet og grøn at resultatet er bedre end budgettet. Vælg sprog: Hvis brugerlicensen omfatter flere sprog, kan du vælge hvilket af de tilgængelige sprog programmet skal afvikles med. Vælg opstarts afdeling: Indeholder installationen flere afdelinger, og har du adgang til disse, kan du her vælge, hvilken afdeling du ønsker at se ved opstart af TimePlan. Værktøjslinjeprofil: Hvis din administrator har oprettet flere værktøjslinjeprofiler, er det her muligt at se hvilken profil der er tilknyttet til din brugerprofil. Vælg opstartsvindue: Afgør hvilket opstartsvindue TimePlan skal starte i. Der kan vælges mellem ingen, Basisplan, Faktisk Arbejdstid, Godkend, Kalender, Medarbejderliste og Planlægning (Denne indstilling er default). Sortering Ved hjælp af sortering er det muligt at ændre standardvisningen af medarbejderne i Planlægningsbilledet. Side 12

13 Primære medarbejdere: Kun primære medarbejdere i den givne afdeling vil blive vist. Sekundær afdeling: Vælges denne vises kun medarbejdere fra sekundære afdeling Fra andre afdelinger: Lånte og sekundære medarbejdere vil blive vist. Fiktive medarbejdere: Kun de fiktive medarbejdere vil blive vist. Vis hint på arbejdstid og fravær: Betyder at der vises en gul boks, når musen holdes stille hen over arbejdstiden/fraværet. Medtag projekter og funktioner: Medtager projekter og funktioner: Er kun muligt at sætte flueben i hvis Vis hint på arbejdstid og fravær markeres Vis kun medarbejdere med arbejdstider: Kun medarbejdere med arbejdstider i den valgte periode vil blive vist. Kun fysisk tilstede: Er kun muligt at sætte flueben i hvis, Vis kun medarbejdere med arbejdstider markeres. Vælges kun Fysisk tilstede, vil der kun blive vist medarbejdere som er fysisk tilstede. Vis ledige/bytte tider: Ledige og bytte tider vil blive vist. Vis afdelingsnummer på arbejdstid i andre afdelinger: Hvis medarbejder udlånes til anden afdeling, vil afdelingsnummer blive vist. Vis kun arbejdstider tilhørende denne afdeling: Viser kun de arbejdstider der ligger som aktive i afdelinger arbejdstider på medarbejdere som udlånte eller sekundære afdelinger vises ikke. Vis altid bemærkning på arbejdstidsbjælken: Bemærkninger på arbejdstidsbjælken vil blive vist Overenskomster: Her er der mulighed for at vælge mellem de oprettede overenskomster. Aktiveres Overenskomst, er det kun de medarbejdere, der er oprettet under den valgte overenskomst, der vises i skærmbilledet. Side 13

14 Funktion (primær eller sekundær): Der er mulighed for at vælge mellem de oprettede funktioner. Vælger du en bestemt funktion, er det kun de medarbejdere, der primært eller sekundært er tilknyttet denne funktion, der vises i planlægnings billedet i TimePlan. Vis følgende fravær: Der er mulighed for at vælge mellem de oprettede fravær. Vælger du et bestemt fravær, er det kun de medarbejdere, der primært eller sekundært er tilknyttet dette fravær, der vises i planlægnings billedet i TimePlan. Sortering 1, 2, 3 og 4: Her kan angives en bestemt sorteringsrækkefølge for de viste medarbejdere. De kriterier, der kan sorteres efter, er: Primær afdeling eller -funktion, overenskomst, ansættelsesdato, navn, initialer, ID/CPR-nr., stilling, timetal og fødselsdato. Muligheden for at sortere findes også i selve planlægningsbilledet. Vælges sortering i Mine Indstillinger, vil TimePlan huske din opsætning hver gang du starter TimePlan. Dette er ikke tilfældet, hvis du vælger Sortering i Planlægningsbilledet. Tips! Læs mere om Funktionsknappen, Sortering og Mine Indstillinger i vores Online Manual. Tryk på F1 knappen når du står i TimePlan, og manualen vil starte. MEDARBEJDERLISTE Håndtering af medarbejdere og deres stamdata foregår i registret Medarbejderliste. Vælg menupunktet Program > Medarbejderliste og alle medarbejdere i den afdeling du står i, vil blive vist. Fra menuen Visning, er det muligt at filtrere på medarbejderne. Side 14

15 Vælg Ret eller dobbeltklik på en medarbejder for at åbne stamkortet. Afhængig af valget af moduler og brugerrettigheder, er det muligt at opsamle, se og ændre følgende informationer på medarbejderen: Stamkort: Samler medarbejderens kontaktoplysninger samt løn- og ansættelsesforhold. Tjekskema: Anvendes eksempelvis som afkrydsningsskema ved nyansættelser for at tjekke om medarbejderne har fået udleveret nøgler eller afleveret lønoplysninger. Funktionen kræver modulet Elektronisk formular. Journal: De dokumenter og formularer, som er tilgængelige på den pågældende medarbejders stamkort, f.eks. ansættelsesaftale. Funktionen gælder kun for de kunder som har modulet Elektronisk formular. Noter: Noteringsfelt som eksempelvis kan bruges til at notere informationer om eller ønsker fra medarbejderen til brug ved personalesamtalen. Funktionen kræver modulet Elektronisk formular. Afspadsering: Samler alle medarbejderens oplysninger om planlagt og afholdt afspadsering samt aktuelle afspadseringssaldo. Kræver modulet Afspadseringsstyring. Lønoplysninger: Viser lønoplysningerne pr. lønperiode. Fravær: Viser medarbejderens fravær for en given periode, samt udskrifter heraf. Flextid: Viser medarbejderens flexkonto. SH-Tid: Viser medarbejderens SH-Tid konto. Arbejdstidsbemærkninger: Arbejdstidsbemærkninger som er oprettet på arbejdstiderne, vil fremgå af dette faneblad. Funktionen aktiveres først, når der er oprettet bemærkninger på medarbejderens arbejdstider. Historik: Fanebladet viser de ændringer, der er lavet på medarbejderens stamkort, samt hvem der har udført dem og hvornår. Opret ny medarbejder Alle medarbejdere skal oprettes i TimePlan. 1. Vælg menupunktet Program > Medarbejderliste. 2. I medarbejderlisten klikker du på knappen for at oprette en ny medarbejder Side 15

16 3. Udfyld data for den nye medarbejder. Alle røde felter skal som minimum udfyldes (se nedenfor), da oplysninger herfra anvendes af TimePlan. Vær opmærksom på, at jeres TimePlan administrator kan have valgt flere obligatoriske felter end nedenstående. Initialer: Medarbejderens initialer. Bruges bl.a. i planlægningslægningsbilledet. Personnummer: (Medarbejderens ID eller CPR-nr.). Hvis CPR-kontrollen er aktiveret accepterer TimePlan kun de korrekte CPR-nr. TimePlan reagerer med en advarsel hvis CPR-nr. allerede findes i systemet (medarbejderen har tidligere været ansat). Fødselsdato: Medarbejderens fødselsdato. Skal udfyldes ved fiktive medarbejdere (se afsnittet om Fiktive medarbejdere). Navn: Medarbejderens for-, mellem- og efternavne. Primær/sekundær afdeling: Medarbejderens afdelingstilknytning. Sekundær afdeling kan anvendes, hvis medarbejderen skal fungere i flere afdelinger. Primær/sekundær funktion: Medarbejderens funktioner (fx kontor, lager, kasse). Sekundær funktion kan anvendes, hvis medarbejderen varetager flere funktioner. Ansat dato: Medarbejderens ansættelsesdato. Bemærk at denne kan være forskellige fra første arbejdsdag. Overenskomst: De regler for opsparing og udbetaling af genetillæg, overarbejde og afspadsering, som medarbejderen skal følge. Klik på knappen OK når du er færdig med indtastningen. Herefter er det muligt at fortsætte med registrering af medarbejderoplysningerne på de øvrige faneblade på medarbejderstamkortet. Side 16

17 Bemærk! For at få udbytte af tælleværkerne i Planlægningsbilledet, skal du huske at udfylde feltet: Norm-timer / uge, eksempelvis med 37 timer. TimePlan bruger denne oplysning til beregninger og korrekt farvevisning af overskydende/underskydende timer pr. uge og periode i forhold til timetallet opsat i Overenskomst (Administration > Overenskomst). I skærmbilledet Medarbejderliste kan du se en oversigt over de oprettede medarbejdere. Det er også muligt at sortere listen ved at klikke på kolonneoverskriften (f.eks. navn eller stilling). Ret medarbejder Hvis du ønsker at rette i en medarbejders stamdata, højreklikker du på medarbejderen og vælger Ret. Du skal herefter tage stilling til, hvornår rettelsen skal gælde fra: Ret det aktuelle stamkort?: Alle rettelser gælder fra dags dato. Angiv dato: Rettelserne træder i kraft med tilbagevirkning, dog kun til sidste lønlåste dato. Tidsbegrænset fremtidsændring: Ændringer kan oprettes for en periode på f.eks. 2 måneder. Funktionaliteten kan med fordel bruges ved kortvarige adresseændringer eller periodemæssige ændringer i ansættelsesforholdet. Side 17

18 Tips! Du kan vælge en ikrafttrædelsesdato for ændringen, f.eks. den 1. dag i næstkommende måned. Medarbejdere, som har fremtidige ændringer I medarbejderlisten vil alle medarbejdere, hvorpå der er registreret fremtidige ændringer, være markeret med en orange farve. Når stamkortet åbnes, vil alle felter, hvorpå der er foretaget fremtidige rettelser, være markeret med samme farve. Det indhold der vises på stamkortet, er det aktuelle. Side 18

19 Fra historik ses oprettede ændringer, som vil træde i kraft senere. De vises med den orange farve: Fra stamkortet kan man ved at klikke på diverse feltoverskrifter, se de ændringer der er sket i feltet. Dette gør sig gældende fra fanerne Stamkort, Tjekskema og Historik. Side 19

20 Fra historikfanen kan man endvidere, udskrive disse historiske ændringer ved brug af knapperne Udskriv og Opsætning som findes i højre side Ophør af medarbejder Når en medarbejder ophører, skal du angive dette i TimePlan. Marker medarbejderen med musen og vælg knappen Ret. (Du kan også højreklikke og vælge samme funktion). Indtast herefter dato i feltet Ophørt dato. Har medarbejderen sidste dag, før ophørs dato indtastes dette i feltet Sidste dag. Accepteres dette, vil markøren springe videre til feltet Afskedskode, som du skal angive. Du vil herefter blive spurgt om data skal slettes i forbindelse med medarbejderens ophør. Side 20

21 Bemærk! Det er ikke muligt at oprette arbejdstid eller fravær på en ophørt medarbejder. Hvis dette alligevel forsøges, vil der komme en advarsel herom. Accepteres sletning vil alle arbejdstider, terminaltider og fravær, som ligger efter ophørsdatoen blive slettet. Genansættelse af medarbejder Ved oprettelse af ny medarbejder kan det ske at man får beskeden ID/cpr. nummer skal være unik, dette betyder at en medarbejder allerede har dette nummer, og oftest betyder det at det er en tidligere medarbejder der bliver genansat. Når en medarbejder skal genansættes, så åbnes medarbejderens stamkort. Kortet kan findes ud fra en Global søgning, såfremt brugeren har rettighed til at se alle afdelinger. Medarbejderen stamkort er nu forsynet med knappen Genansæt. Ved aktivering af knappen Genansæt fremkommer et dialogvindue: Herfra kan der vælges fra hvilken dato medarbejderen skal genansættes. Side 21

22 Dags dato Ny ansættelses dato: Accepteres dette åbnes medarbejderens stamkort, og stamkortet kan udfyldes med en ny ansættelses dato: Bemærk! Knappen Genansæt kommer på stamkortet, når medarbejderen får en ophørsdato. Hvis ophør fortrydes inden datoen for ophør, skal knappen genansæt IKKE bruges. Vælg Ret og slet ophørsdato Ophørsdatoen er nulstillet, og den nye ansættelsesdato vil fremtræde i feltet Anciennitetsdato. Anciennitetsdatoen kan rettes. Når der klikkes på OK eller Gem er medarbejderen genansat. Indtastes der en ansættelsesdato som ligger før ophørsdatoen fremkommer følgende dialog: Når en medarbejder genansættes, foretager TimePlan følgende: Afspadseringskontoen bliver nulstillet. SH-kontoen bliver nulstillet Flextid og SH dato ændres i forhold til ny ansættelsesdato. Afskedsdato og sidste arbejdsdag felter nulstilles. En genansættelse vil under ændrede medarbejdere optræde som en nyansat. Flex I TimePlan er det muligt at bruge Flextid. Dette skal være opsat på den enkelte overenskomst og samtidig skal det være opsat på den enkelte medarbejders stamkort. På medarbejderens stamkort er der en fane Flextid. Ved aktivering af dette faneblad, vises medarbejderens flexkonto. Side 22

23 Kontoen viser, for en valgt periode, bevægelserne samt en saldo. Der kan tilføres, fratrækkes eller udbetales timer manuelt, og skrives en note til manuelle indtastninger. UDBETALING AF FLEXTIMER Fra flextidskontoen er det muligt at sende timer direkte til lønudbetaling, såfremt der under Klargør løn er lavet en opsætning af flextimer til udbetaling. Flextids modulet udarbejder en saldo pr. uge. Saldoen er pr. ultimo i den uge, der ligger som den sidste uge i den lønperiode, der køres løn for. Det betyder: Slutter lønperioden en søndag, vil saldoen stemme. Slutter lønperioden en onsdag, vil saldoen være for ugen før, dvs. til og med søndag ugen før. I godkendelse under Klargør løn er det muligt at tilføre flere flextimer til udbetaling for den enkelte medarbejder. Hvis der herfra sendes flere flextimer til udbetaling, vil en ny beregning af saldo og økonomi blive gennemført. Fra medarbejderens stamkort vælges fanebladet Flextid. Side 23

24 For udbetaling af flextimer indtastes antal timer og/eller minutter, vælg derefter Udbetal. UDSKRIVE LISTE OVER FLEXTID Der kan udskrives en samlet oversigt over flextidskonti. Under Medarbejderliste > Flexoversigt er det muligt at få vist en samlet oversigt over alle flextidskonti. Side 24

25 Historik Fanebladet Historik viser de ændringer, som er foretaget på medarbejderens stamkort: Skærmbilledet viser medarbejderens stamkort med farvemarkerede felter for historiske rettelser og fremtidige ændringer. I højre side af vinduet vises en liste med datoer for historikposterne. Stamkortet vises ud fra den dato, der er markeret i historikken i højre side. Højreklikkes der i listen over historikposter, er det muligt at se, hvad de forskellige farvemarkeringer betyder: Det er muligt at få listen historik vist i hele det aktive vindues størrelse ved at vælge Maksimer bredde, samt at få vist alle historikposter, da det kun er de aktive der bliver vist. RET Herfra er det muligt at ændre ikrafttrædelsesdato på historikposterne (ændringer af denne slags foretages af administrator). Billedet nedenfor viser historikfanebladet, hvor der ud for hver historiklinje er vist en checkboks med tilhørende dato. Hvis checkboksen er markeret, er historiklinjen aktiv. Dvs. i nedenstående Side 25

26 billede er de viste data gældende fra den Historikposten er aktiv, og grøn fordi ændringen er sket via historikken. Medarbejdere, der vises i planlægningen udvælges primært ud fra deres ansættelsesperioder samt deres tilknytning til primære og sekundære afdelinger. Foretages filtrering af medarbejdere på overenskomst eller arbejdsfunktion, så indhentes denne information ligeledes gennem historikken. Historikposterne viser ikke den ansættelsesperiode der blev ændret på postens ændringsdato, men i stedet den ansættelsesperiode der ud fra den nuværende ansættelseshistorie er gældende på den registrerede ikrafttrædelsesdato. Udskriv medarbejderliste Det er muligt at udskrive og eksportere data på medarbejdere ud fra bestemte kriterier fra medarbejderlisten. Klik på knappen Udskriv liste og følgende skærmbillede vises: Side 26

27 Medarbejder udskrifterne er opdelt i to kategorier: Standard udskrifter og Egne udskrifter. Standard udskrifter oprettes og vedligeholdes af jeres TimePlan superbrugere, og er udskrifter som kan bruges af alle planlæggere uanset afdeling. Egne udskrifter er dine egne udskriftsopsætninger, som kun kan ses og redigeres af dig. Marker den ønskede udskrift og klik på Udskriv for at udskrive listen. Klik på Opret for at oprette udskrifter. Er der markeret en udskrift eller klikket i kolonnen under standardudskrifter oprettes en ny standardudskrift. Er der markeret en udskrift eller klikket i kolonnen under egne udskrifter oprettes en ny udskrift. Fiktive medarbejdere Denne funktionalitet kan bruges til at planlægge en medarbejder, som endnu ikke er ansat. Den fiktive medarbejder kan anvendes som en almindelig medarbejder, men vises ikke i planlægningsbilledet, basisplanen eller medarbejderlisten, med mindre man ønsker dette. Fiktive medarbejdere vises med en gul farvemarkering i listerne. Side 27

28 Tips! Ønskes visningen af fiktive medarbejdere hver gang TimePlan starter, kan dette indstilles i Mine Indstillinger > Indstillinger > Sortering. Der kan ikke køres løn for fiktive medarbejdere. I Statistikmodulet og under Ændrede medarbejdere vises fiktive medarbejdere ikke. Data for fiktive medarbejdere kan ikke importeres/eksporteres. Vælg Medarbejderliste > Opret medarbejder. Vælg herefter Fiktiv under Status på stamkortet. Side 28

29 Udfyld herefter som minimum de obligatoriske felter, der er markeret med rødt og afslut med OK. Den fiktive medarbejder er nu oprettet. Bemærk! Når en medarbejder er aktiv, kan denne ikke skifte fra aktiv til fiktiv. Det er kun tilladt at skifte fra fiktiv til aktiv. Der er ingen krav til overholdelse af et gyldigt ID eller Personale nr. ved fiktive medarbejdere. I medarbejderlisten bliver fiktive medarbejdere kun vist, hvis Medtag fiktive medarbejdere er valgt under Visning. Den fiktive medarbejder er markeret med gult i medarbejderlisten, hvis der er valgt at vise fiktive medarbejdere. Under knappen Medarbejderfilter i planlægningsvinduet og basisplanen kan Medtag fiktive medarbejdere vælges for at vise fiktive medarbejdere. BASISPLAN Formålet med at lave en Basisplan er at lave en grundmodel/skabelon for arbejdstidsplanlægning. Denne grundmodel kaldes i TimePlan en Basisplan. Basisplanen kan eksempelvis laves som en 2 ugers standardplan. Basisplanen vil efterfølgende danne grundlag for finplanlægningen i Planlægningsbilledet. Side 29

30 Bemærk! Basisplanen er ikke kalender-relateret. Først når du indsætter basisplanuger i Planlægning, bliver de tilknyttet til kalenderuger. Opret basisplan En Basisplan oprettes på følgende måde: Klik på knappen. Klik dernæst på knappen Inddatering. Bemærk! Inddateringsbjælken er aktiveret i dette skærmbillede. Der vises nu et navigerbar inddateringsbillede, hvor komme- og gåtider samt pausetider kan indtastes. Bemærk, at medarbejderens navn er anført i inddateringsbilledet. Med knapperne og flytter du inddateringsbjælken til den medarbejder, som du vil udfylde. Knapperne og flytter inddateringsboksen en uge frem eller tilbage mellem basisugerne. Tips! Inddateringsbjælken er den mest almindelige måde at indtaste arbejdstider på. Du kan også oprette arbejdstider ved at trække musen i medarbejderens arbejdstidsfelter på de respektive ugedage, hvorved der fremkommer en farvet arbejdstidsbjælke for medarbejderens arbejdstid. Side 30

31 Komme- og gåtiderne skal indtastes som 24-timers tid (f.eks. 08:30 til 14:30). Når tiden er indtastet, flytter cursoren automatisk videre til næste felt. Du kan også flytte fra felt til felt med tabulatortasten på tastaturet. Hver indtastet arbejdstid vises som en farvet arbejdstidsbjælke. Bemærk! Tælleværket ændrer sig (hvis tælleværket er aktiveret), hver gang der flyttes videre til en anden dag. Det gør det nemmere at følge med i, hvor mange timer der er brugt. Herudover kan du slette, klippe og kopiere enkelte arbejdstider eller alle arbejdstider for en bestemt medarbejder ved at højreklikke på arbejdstiden eller medarbejderens initialer. Du kan også flytte oprettede arbejdstider ved at trække bjælken med venstre musetast nede. Med Ret funktionen kan du indsætte pauser på bestemte tidspunkter i arbejdstiden - og du kan indsætte forud oprettede arbejdstidsskabeloner - i stedet for at indtaste arbejdstid. Du kan kopiere basisuger for en enkelt medarbejder (f.eks. basisuge 1) ved at højreklikke på medarbejderens initialer, eller for alle medarbejdere ved at højreklikke på øverste medarbejders initialer og vælge henholdsvis Kopier eller Kopier alle. Herefter navigerer du f.eks. til basisuge 2 og vælger Indsæt eller Indsæt alle med højre museklik. Side 31

32 Basisugen er nu kopieret til ny basisuge - rulleskiftet er klar til at blive tilpasset i henhold til medarbejdernes normtid. Ændres arbejdstiderne i basisplan vil man kunne se på hintet hvem der har ændret tiden og hvornår Side 32

33 Basisplan/visning af farver i tælleværker Farverne på tælleværket i Basisplan er de samme som i Planlægning med enkelte afvigelser. Følgende farver vises i basisplanen (eksempel med normtimer på 37 timer/uge): Grøn: Rosa: Gul: Rød: Grå: Antallet af timer er i overensstemmelse medmedarbejderens normtimer i den viste uge/uger. Medarbejderens normtimer i basisplanen overskrider medarbejderens normtimer ifølge stamkortet for den viste uge/uger. Medarbejderen har for få timer i forhold til medarbejderens normtimer i den viste uge/uger. Medarbejderen overskrider overenskomsten maksimale antal timer pr. uge i den viste uge/uger. Der er ingen normtimer opsat på medarbejderens stamkort. Opsætningen foretages fra menuen Mine Indstillinger > Indstillinger. Her markeres i Farver på værdier i basisplanen. Denne indstilling er brugerstyret, dvs. at brugeren kan vælge, om funktionen skal aktiveres. I Basisplanen vises følgende skærmbillede: Side 33

34 Visning af farver i tælleværket opgøres i hele uger, dvs. at hvis der vises 1½ uge i basisplanen, vises timeantallet for 1½ uge, men farverne bliver vist for 2 hele uger. I Basisplanen ser det således ud: Der kan vælges visning af op til 42 dage (6 uger) og samtidig tjekkes, om der er foretaget korrekt planlægning i denne periode. Gå til en bestemt uge ved at klikke på op eller ned på pilene i basisplanen. Det er nemt at skifte mellem basisugerne ved at bruge tasterne Page Up og Page Down. I planlægningsbilledet er der mulighed for at få vist flere uger ved at klikke på Zoom og skrive antal uger/dage i feltet Opret Skabeloner Med skabeloner er der mulighed for at oprette dagsskabeloner for standardvagter (f.eks. 7-14, 8-16 og 9-17), som kan kopieres ind i Planlægning og Basisplan. Herudover kan der oprettes ugeskabeloner, der kan kopieres ind i basisplanen på medarbejdere. Side 34

35 UGESKABELONER Ugeskabeloner kan med fordel anvendes når/hvis man ansætter løsarbejdere og vikarer. Dvs. medarbejdere der skiftes ud men hvor arbejdsplanen (skabelonen) er den samme. Tips! I menuen Administration vælges punktet Skabeloner. Vælg Ugeskabeloner. Klik på knappen Opret eller Rediger. Det er muligt at oprette et ubegrænset antal ugeskabeloner for standardvagter, der efterfølgende kan indsættes (kopieres) i basisplanen. Ugeskabeloner kan indsættes i Basisplan for medarbejdere med eller uden arbejdstid. Herfra kan arbejdstider indsættes i Planlægning med funktionen Indsæt basisplan. Side 35

36 DAGSSKABELONER Dagsskabeloner kan oprettes og redigeres fra menuen Administration > Skabeloner. Vælg Dags skabeloner. Klik på knappen Opret eller Rediger. Udover skabelonnavnet kan der tilknyttes en tastaturgenvej. Dagsskabeloner kan indsættes i Basisplan eller direkte i Planlægning. For at indsætte en dagsskabelon skal du højreklikke på en medarbejders arbejdstidsbjælke. Vælg derefter Indsæt dagsskabeloner, og find den skabelon, som du ønsker at indsætte. Ret/Rediger Basisplan Højreklik på den arbejdstid i basisplanen, der ønskes rettet. Side 36

37 Klik på Ret Bemærk! Du har mulighed for at indlægge en fast pausetid og evt. ændret funktion for arbejdstiden ved anvendelse af + tasten og valg af forskellig funktion med udvalgsboksen. Indtast ny komme- og gåtid samt evt. ændret pausetid i felterne. Klik derefter på OK knappen i bunden af dialogboksen. Slet arbejdstider i basisplan Højreklik på den arbejdstid i Basisplanen, der ønskes slettet. Klik på Slet og arbejdstiden er slettet fra Basisplanen. Side 37

38 Kopier og flyt arbejdstider for en uge i Basisplan Når der højreklikkes på medarbejderinitialer kan der vælges Kopier arbejdstid eller Klip arbejdstid. Vælges Kopier arbejdstid, så kopieres alle arbejdstider for den pågældende medarbejder, som der er højreklikket på i f.eks. basisuge 1. Gå f.eks. til Basisuge 2 og vælg Sæt kopieret arbejdstid ind. Vælges Klip arbejdstid, så slettes alle medarbejderens arbejdstider for at flytte dem til en anden uge i basisplanen. Vælg herefter den basisuge, som du ønsker at foretage kopieringen til højreklik på en medarbejders initialer og vælg Sæt kopieret arbejdstid ind. Klik Ja for at bekræfte indsættelse af arbejdstider for dagene i basisplanen i dialogboksen, der åbnes. Kopier en arbejdstid på en dag For at kopiere én enkelt arbejdstid, skal du højreklikke på den arbejdstid du ønsker at kopiere og vælg Kopier arbejdstid. Vælg Indsæt kopieret arbejdstid. Herefter vises hvilken kopiering der Side 38

39 ønskes (fra medarbejder x + arbejdstid til medarbejder y + arbejdstid), valget bekræftes ved at trykke OK. Planlæg medarbejdere i sekundære afdelinger Hvis en medarbejder er tilknyttet en sekundær afdeling er det nu muligt at planlægge direkte i sekundær afdeling. OPRET ARBEJDSTID Højreklik på den pågældende medarbejder den dag hvor arbejdstiden skal oprettes og følgende skærmbillede fremkommer: Har medarbejdere tilknyttet en sekundær afdeling, vises en knap for flere afdelinger, klikkes på knappen gives der mulighed for at oprette arbejdstiden i en sekundær afdeling. Side 39

40 Klikkes der endvidere på tegnet + ud for arbejdstiden, kan der oprettes en arbejdstid nummer to, eventuel med en anden funktion (hvis medarbejdere kan have flere funktioner). Klik på knappen Ok og det ser således ud på basisplanen. Skiftes der til medarbejderens sekundære afdeling, ser billedet således ud, når musen holdes hen over arbejdstiden. Hvis medarbejderen er tilknyttet sekundær afdeling og planen er godkendt kan man ikke ændre i den planlagte arbejdstid hvis der skal foretages ændringer skal dette gøres direkte fra den sekundære afdeling. Medarbejderfilter Fra Basisplanen kan der under medarbejderfilter vælges Vis altid bemærkning på arbejdstidsbjælken. Dette betyder at bemærkninger sat på arbejdstider i basisplanen vil blive vist i basisplans vinduet. Side 40

41 Udskriv basisplan Vælg knappen Basisplan. Vælg Funktioner > Udskrifter > Udskriv. Marker de medarbejdere og de basisuger, der skal udskrives basisplaner for, i venstre og højre kolonne. Klik på Udskriv for at vise og udskrive basisplanen. Tips! Sæt flueben ud for Marker alle medarbejdere for at vælge alle medarbejdere på én gang. Her kan vælges udskrift af ugeplaner for én eller flere medarbejdere og der kan vælges om der skal medtages underskriftslinjer, der kan også vælges udskriv fra bunden af billedet. Marker den eller de medarbejdere og det antal basisuger der skal udskrives for de valgte medarbejdere, vælg samtidigt om Medtag underskrift felterne skal markeres. Klik på knappen Udskriv Side 41

42 Klik på Luk i Udskriv basisplandialogboksen. Under det valgte antal uger, vises antal som Total for perioden der er valgt og Gennemsnit pr. uge ud fra den valgte periode. Ligeledes vises standardteksten der er opsat af administrator For nogen virksomheder vil det være en fordel, at man ved udarbejdelse af basisplanerne har 100 % styr på timerne, når de overføres til planlægningsbilledet. På den måde sikrer man sig, at medarbejderne er planlagt med de korrekte antal timer. For andre kan det være en fordel, at der er lidt luft fra basisplanen når den lægges ud i planlægningsbilledet. Der er så mulighed for at lave justeringer i forhold til evt. oplyst ferie, afspadsering og fravær som er meldt ind fra medarbejderne og derved kan man nå at lave ændringer, således at evt. udgifter til overarbejde kan formindskes. Side 42

43 KALENDER I kalenderen er det muligt at se information om de enkelte kalenderdage, fx om der er tale om en helligdag eller lukkedage eller tilføje en dagsnote (fx afdelingens fødselsdag) ved at dobbeltklikke på dagen. Det er også muligt at se oplysninger om dags- og månedsbudgettet, hvis man har rettigheder til dette. Det vil typisk være jeres administrator som vedligeholder kalenderens informationer. BEMANDINGSBEHOV (KRÆVER BEHOVSSIMULERINGSMODUL) Via kalenderen er det muligt at oprette skabeloner for afdelings bemandingsbehov per dag fordelt på timer. Eksempelvis at der skal være 2 medarbejdere til at åbne butikken, i alt 7 medarbejdere hen over dagen og 3 medarbejdere til at lukke butikken. Skabelonen for den enkelte ugedag kan kopieres ud og justeres så de matcher de øvrige dages bemandingsbehov. Når du har indlagt afdelingens bemandingsbehov pr. ugedag, kan du i planlægningsbilledet, bruge dette som grundlag for finpudsning af din arbejdstidsplan. Side 43

44 Side 44

45 FRAVÆR Alt fravær registreres i TimePlan. Fravær lægges på en enkelt dag eller på en periode. Fraværet kan ses i basisplanen og i planlægningsbilledet som en baggrundsfarve til arbejdstiderne. Fravær kan opdeles i kendt og ukendt fravær. Kendt fravær kan være faste fridage, ferie eller uddannelsesperioder, som du er bekendt med i god tid, og som du skal tage hensyn til når du planlægger frem i tiden. Denne type fravær vil derfor kunne registreres på den enkelte medarbejder i Basisplanen, men vil også kunne lægges ind i Planlægningsbilledet. Dette gælder eksempelvis for faste fridage, som man gerne vil kende, så man kan undgå at planlægge på disse dage. Ukendt fravær er eksempelvis sygefravær, som man først kender når de er indtruffet. Denne type fravær vil derfor først kunne registreres i Planlægningsbilledet. Disse fraværstyper, får en direkte indvirkning på de allerede godkendte arbejdstidsplaner. Metoden for indlæggelse af fravær er ens for basisplanen og planlægningsbilledet, og gennemgås derfor samlet her. Indlæggelse af fravær Der er flere måder til at oprette/redigere fravær. Den nemmeste måde at lægge fravær ind for en medarbejder er ved at højreklikke på medarbejdernes initialer og vælge Indsæt fraværsperioder. Du kan også højreklikke på selve dagen ud for medarbejderen og vælge Opret fravær. Når der klikkes på Opret fravær fremkommer efterfølgende skærmbillede: Her vælges periode (dage, dato fra og til) eller tidsrum (timeregistrering, kl. fra og til) og efterfølgende vælges fraværstypen. Side 45

46 FRAVÆRSBESKRIVELSE Hvis der under Administration, >globale indstillinger> generelle indstillinger er valgt der skal vises fraværsbeskrivelse så vil der i ovenstående billede være vist beskrivelse af fraværstypen i højre side Under Fraværstype vælges den type fravær, der skal registreres. Tips! Hvis Fraværstype på bjælker er markeret i rulleboksen Visning fravær, vil navnet på den enkelte fraværstype blive vist på bjælken. Brug knappen Gå til dato for at navigere hurtigt og præcist til en bestemt dato eller ugenummer. Brug piletasterne (dag frem, uge frem, måned frem - eller tilbage) for at navigere i skærmvinduet. Side 46

47 Ønskes registreret fravær rettet eller slettet, eller ønsker du at tilføje en fraværsbegrundelse, skal du placere markøren på fraværsbjælken og højreklik. Den ønskede funktion og handling vælges og udføres. Tips! I Fraværsbegrundelse kan du oprette kommentarer eller bemærkninger vedr. fraværet. Disse begrundelser kan ses ved at holde musen over fraværsbjælken i Planlægning. Autofravær Autofravær kan benyttes til løbende fraværstyper, hvor slutdatoen endnu ikke kendes. Den valgte fraværstype vil automatisk forlænges dagligt indtil du aktivt afslutter funktionen. For at aktivere autofravær skal du først have oprettet en fraværstype på medarbejderen. Højreklik derefter på fraværet for den enkelte medarbejder og vælg Start autofravær. For at deaktivere autofravær højreklik på fraværet for medarbejderen og vælg Stop autofravær. Visse fraværstyper, kan være opsat med Autofravær indstillet som standard. I dette tilfælde skal du kun afslutte autofraværet, når denne fraværsperiode stopper. Historik på fravær Hvis en indlagt fraværstype skal ændres til en anden type, er der mulighed for at vise den tidligere fraværstype. Dette kan eksempelvis være medarbejdere, som via Internetmodulet eller terminalerne har indlagt ferieønsker eller registreret en sygdomsperiode. Planlæggerne har herefter mulighed for at ændre fraværstypen til en anden type, men samtidig få vist den oprindelige fraværstype på medarbejderen. Højreklik på fraværstypen og vælg Ret. Ændre fraværstypen til den ønskede og afslut med OK. Når et fravær rettes vil begge fraværstyper blive vist i Planlægningsbilledet, og dialogboksen vil indeholde historik på begge fraværstyper. Side 47

48 Hvis du efterfølgende ønsker at slette den oprindelige fraværstype, skal du højreklikke på fraværet og klikke på Slet. Fraværshistorikken viser kun de to seneste fraværstyper. Slet alt vist fravær Det er muligt at slette fravær over en længere periode. Vælg funktioner, fravær og slet alt vist fravær. Sætter man visningen til eksempelvis 28 dage, slettes alt fraværet på de viste 28 dage. På samme måde kan man vælge en enkelt medarbejder, slette alt fraværet på den viste medarbejder. Side 48

49 Udskrivning af fraværsudskrift Det er muligt at udskrive fravær på valgte medarbejdere. I planlægning under udskrifter og fraværsudskrifter, det er muligt at vælge mellem forskellige fraværstyper. Der er endvidere mulighed for at udskrive en fraværsopgørelse for de enkelte medarbejdere. Udskriften indeholder det registrerede fravær for medarbejderen for det angivne datointerval, og for de markerede fraværstyper. Fra: Opgørelsens startdato. Til: Opgørelsens slutdato. Medtag plantimer: Markeres der i boksen vises antallet af arbejdstimer for de enkelte fraværsregistreringer. Medtag fraværs timer: Medtag de timer hvorpå der er registreret fravær på medarbejderen. Medtag begrundelse: Såfremt der er angivet en begrundelse til fraværet tages det med i udskriften. Fraværsbegrundelsen vil blive vist på en separat linje under dagen, for ikke at en længere begrundelse evt. kommer til at overlappe anden tekst. Medtag fravær som ikke er afholdt: Medtager fravær der er planlagt, men endnu ikke afholdt Initialer: Markér de medarbejdere der skal udskrives opgørelse for. Side 49

50 Fraværstyper: Markér de fraværstyper, der skal medtages på opgørelsen. Udskriv: Ønskes udskrift af alle medarbejdere/fraværstyper kan disse vælges ved at klikke på overskriften Initialer eller Fraværstyper. Fra udskriften er det muligt at eksporter i forskellige formater, ved at klikke på knappen Eksporter. Side 50

51 FRAVÆRSVISNING Det er muligt at skifte til fraværsvisning, der viser fraværet for en 4 ugers periode frem fra den uge man står i som udgangspunkt. Visningen aktiveres i Planlægningen ved Funktioner > Fraværsvisning (Eller Ctrl + A). Visningen kan udskrives fra Grafisk udskrift. Side 51

52 Man skifter tilbage til Normal visning fra fraværsvisningen, ved at vælge Funktioner > Normal visning (Ctrl + A) PLANLÆGNING Vælg Program > Planlægning. Basisplanen er medarbejdernes standardplan, og danner udgangspunkt for finplanlægningen, som foretages i Planlægning. Det er også i Planlægning at overenskomstreglernes varslingsregler aktiveres. Bemærk! Basisplanen er ikke kalender-relateret. Først når du indsætter basisplanuger i Planlægning, bliver de tilknyttet til kalenderuger. Planlægningsbilledet skal som minimum være udfyldt med det antal basisuger, som er aftalt for den respektive overenskomst, f.eks. 4, 8, 12 eller 16 uger. For at kunne arbejde i Planlægning skal basisplanen, som du allerede har lavet for henholdsvis 1, 2 eller flere basisuger kopieres over i Planlægning. Indsættelse af Basisplan i Planlægning Vælg Program > Planlægning. Basisplan kan indsættes for en eller flere medarbejdere, i en eller flere afdelinger og fra flere niveauer, alt efter hvilke rettigheder man har. Ved hjælp af knappen vælges den dato altid en mandag (hvis ikke anden ugestart er valgt), fra hvilken du ønsker at indsætte basisplanen. Vælg Funktioner > Indsæt basisplan Side 52

53 Til venstre vises afdelingerne: Søg afdeling: Har man som bruger adgang til flere afdelinger, kan der herfra søges på en bestemt afdeling Afdeling: Viser hvilke afdelinger der er tilgængelige for brugeren fra det niveau hvor der er valgt at indsætte basisplan. Der kan markeres at indsætte basisplan fra flere afdelinger Side 53

54 I midten vises medarbejderne: 1. kolonne: Her markeres i boksen ud for initialerne på de medarbejdere basisplanen skal indlægges for. Gælder det alle medarbejder kan der klikkes på i feltet til kolonneoverskrift Navn: Viser navn på medarbejderne Afdeling: Viser hvilken afdeling medarbejderne tilhører, når der er markeret flere afdelinger I højre side ses ugerne fra basisplan: Her vises navnene på basisugerne, med et + før navnet, klikkes der på dette +, vil basisugen åbne sig og vise navne på basisugen fra den markerede afdeling. Er der markeret flere afdelinger vil navnene for basisugen blive vist. Efter navne vises i en parentes hvilken afdeling basisugen tilhører. De ønskede basisuger markeres for de valgte afdelinger. Øverst i vinduet ses: Udfyld plan med antal uger: Her indtastes, hvor mange gange de valgte basisuger skal indsættes i planen, dette antal ganget med antallet af valgte basisuger giver det antal uger der indlægges i planlægningsbilledet. Eks 10 i antal uger og 3 basisuger markeret, betyder at der indlægges 30 uger i planlægningsbilledet. Arbejdstider: Markeres her er det kun arbejdstider fra basisplanen der bliver indsat i planlægningen Arbejdstider og fravær: Markeres her indsættes både arbejdstider og fravær fra basisplanen Fravær: Markeres her vil det kun blive det fravær der indgår i basisplanen der bliver indsat i planlægningen Indsæt arbejdstider fra andre afdelinger: Er der planlagt arbejde i sekundære afdelinger, vil arbejdstiden blive indsat i den afdeling tiden er planlagt til. De ønskede basisuger markeres for de valgte afdelinger og der klikkes OK. Derefter er basisplanen indsat i den valgte periode Tælleværker Tælleværker er et hjælpeværktøj i TimePlan til at vise status på en række saldi i en given periode, fx antal timer og fraværsdage. Du kan selv vælge hvilke saldi, som du ønsker at se i dine tælleværker. OPSÆT VISNING FOR TÆLLEVÆRK Side 54

55 Vælg Funktioner > Tælleværk > Opsæt visning for tælleværk for at opsætte de forskellige visninger for tælleværket. Der kan også højreklikkes direkte på tælleværket for at få opsætning for tælleværk. Skulle nogle opsætninger kræve tillægsmoduler, der ikke er installeret, vil det ikke være muligt at afkrydse disse valg. Alle visninger under Uge, Periode og Fravær kan vælges. Side 55

56 Det er muligt at vælge opsætninger for: Uge: viser medarbejderens timer for den pågældende uge fordelt på: o Sum normal timer: De godkendte timer + evt. aftalte ændringer. o Sum faktiske timer: Viser rettelser i normaltid. Hvis der er lagt timer til i ugen vil det kunne ses her. o Mangler iflg. overenskomst: Hvor mange timer er der op til ugemaks fra antal af norm timer. Positivt tal viser, at der stadig er timer at gøre godt med. Negativt tal viser, at tid overskrider ugemaks. o Mangler iflg. kontrakt: Viser antallet af timer der stadig kan planlægges for på ugen i forhold til kontrakten. Negativt tal viser, at der er planlagt for mange timer på ugen i forhold til kontrakten. o Mertimer: De timer som er stemplet ned som mertimer (typisk på medarbejder som ikke er på fuld tid) o Overarbejde: Viser det overarbejde, der har været i ugen Periode: viser medarbejderens timer for den pågældende uge fordelt på: o Sum normal timer: De godkendte timer + evt. aftalte ændringer. o Sum faktiske timer: Viser rettelser i normaltid. Hvis der er lagt timer til i perioden, vil det kunne ses her o Mangler iflg. overenskomst: Hvor mange timer er der op til periodemaks fra antal af norm timer. Positivt tal viser, at der stadig er timer at gøre godt med. Negativt tal viser, at tid overskrider periodemaks o Mangler iflg. kontrakt: Viser antallet af timer, der stadig kan planlægges for på perioden i forhold til kontrakten. Negativt tal viser, at der er planlagt for mange timer på perioden i forhold til kontrakten. Side 56

57 o o o o Mertimer: De timer som er stemplet ned som mertimer (typisk på medarbejder som ikke er på fuld tid) Overarbejde: Viser det overarbejde, der har været i perioden. Antal arbejdsdage: Viser det antal dage, der er planlagt på medarbejderen Antal fridage: Viser antal fridage, der er planlagt på medarbejderen Delperiode: Viser medarbejderens timer for den pågældende delperiode. Afspadsering: viser medarbejderens totaler som vedrører deres afspadseringssaldi. Ferie/Feriefridage: Viser medarbejderens saldi vedrørende ferie og feriefridage. Visningen kræver tillægsmodulet Feriesaldostyring Flextid: Viser medarbejderens totaler som vedrører Flex. SH-Tid: Viser medarbejderens totaler som vedrører SH-Tid Fravær: Viser medarbejderens fravær opsat efter den enkelte virksomheds fraværstyper Som standard er tælleværket sat op til at vise "Normal timer" under ugevisning. HVAD VISER TÆLLEVÆRKERNE Tælleværkerne indikerer ved hjælp af farve, om der er for mange eller for få timer i forhold til det forventede. Tælleværkerne kan være opdelt i to farveområder. I godkendte planer, hvortil der er kommet ændringer til arbejdstiden, kan ¾ af tælleværket (højre side) vise farver på normtid i forhold til overenskomsten. Den sidste ¼ (venstre side) anvendes til information om markeret mertid eller overarbejde i overenskomstperioden. Hvis der er indlagt mertimer i en overenskomstperiode vil den første ¼ af tælleværket være rosa. Hvis den første ¼ af tælleværket er rødt er der indlagt overarbejde (beordret/varslet) ind i overenskomstperioden. I ikke- godkendte planer, vil feltet ikke være opdelt. Grøn: Grøn med rød: Hvid: Periodenorm er ramt 100 % og ingen ugenorm er overskredet i forhold til overenskomsten. Periodenorm er ramt 100 % og ingen ugenorm er overskredet i forhold til overenskomsten, men der er overarbejde i en godkendt periode, eller der har været mertimer eller begge dele i perioden. Farven indikerer, at der ikke skal vises farver på tælleværket i henhold til overenskomsten. Side 57

58 Gul: Rød med gul: Rosa: Rød: Rød med rød: Medarbejdere har for lidt timer i forhold til periodenorm i forhold til overenskomsten Medarbejdere har for lidt timer i forhold til periodenorm i forhold til overenskomsten, men har haft dage med overarbejde i en godkendt periode eller har haft mertimer eller begge dele i perioden. Medarbejderen har for mange timer for perioden i forhold til medarbejderens normtimer. Overenskomstens maksimale uge- og periodetid overskrides ikke, men normtimerne for medarbejderen er overskredet Timer for periodenorm eller ugenorm er overskredet i forhold til overenskomsten. Den røde farve er overarbejde og vil blive udbetalt, hvis ikke timetallet ændres. Timer for periodenorm eller ugenorm er overskredet i forhold til overenskomsten. Den røde farve foran er overarbejde og vil blive udbetalt, hvis ikke timetallet ændres. Finjuster arbejdsplan Når Basisplanen er indlæst i Planlægningen kan du nu finplanlægge arbejdsplanen i forhold til Basisplanen (rulleplan) og det indlagte fravær. Alle afvigelser fra Basisplan bør tilrettes i Planlægningens arbejdstider så snart disse kendes. For eksempel ved højtider og ekstraordinære lange åbningstider, ændringer på grund af kendt sygdom osv. Tælleværket i højre side bruges til dette formål. Tælleværket fungerer på samme måde som i Basisplan. Dog er der i Planlægning mulighed for at se, hvor mange timer medarbejderen har, både i den aktuelle uge og for hele overenskomstperioden. Tælleværket viser en farve, hvis medarbejderen har for mange eller for få timer i forhold til den overenskomst / kontrakt han er ansat på. Følgende farver vises i basisplanen (eksempel med normtimer på 37 timer/uge): Grøn: Gul: Rosa: Rød: Grå: Antallet af timer er i overensstemmelse medmedarbejderens normtimer i den viste uge/uger. Medarbejderen har for få timer i forhold til medarbejderens normtimer i den viste uge/uger. Medarbejderens normtimer i basisplanen overskrider medarbejderens normtimer ifølge stamkortet for den viste uge/uger. Medarbejderen har for mange timer og overskrider de i overenskomsten maksimale antal timer pr. uge i den viste uge/uger. Der er ingen normtimer opsat på medarbejderens stamkort. Opsætningen foretages fra menuen Mine Indstillinger > Indstillinger. Her markeres i Farver på værdier i Planlægning. Denne indstilling er brugerstyret, dvs. at brugeren kan vælge, om funktionen skal aktiveres. Ændring af arbejdstid Side 58

59 Højreklik på den arbejdstid, der skal ændres. I menuen som fremkommer, kan der vælges en række handlinger bl.a.: Afspadsering: Markerer arbejdstiden til afspadsering Udlån: Anvendes til at udlåne medarbejderen til en anden afdeling (Afdelinger kræves) Indsæt dagsskabeloner: Kan anvendes, hvis disse er oprettet Side 59

60 Vælg Ret arbejdstid eller Slet arbejdstid. Ved redigering af en arbejdstid er det muligt at tilføje/slette funktioner ved at klikke på /, genvejstasterne er +/- på det numeriske tastatur. Side 60

61 Klikkes der på oprettes der en ny linje umiddelbart under den linje der klikkes på. Den nye linje vil have følgende værdier der rettes. Start: Samme starttid som ovenstående funktions stop tid. Kan ændres. Ændres denne vil dette have betydning for sluttiden for ovenstående funktionslinje. Slut: Vil være det samme som starttiden. Kan ændres. Ændres denne vil det have betydning for starttiden for den efterfølgende funktion. Længde 00:00, afhænger af de tilrettede start og sluttider. Men kan også rettes individuelt, og vil da have betydning for starttiden for den efterfølgende funktion. Afdeling: Vil være den samme som på ovenstående funktion, kan ikke rettes. Funktion: Vil være den samme som på ovenstående funktion. Projektenhed: Vil være den samme som på ovenstående funktion. Side 61

62 Klikker man på, vil man slette den linje hvorpå man har klikket på. Tiden for hele arbejdstiden vil blive påvirket af en sletning. Det er muligt at kopiere arbejdstider: Kopier en arbejdstid fra en medarbejder til en anden: Højreklik på arbejdstiden og vælg Kopier og herefter Sæt ind på den medarbejder der skal tildeles arbejdstiden. Kopier alle ugens arbejdstider fra en medarbejder til en anden: Højreklik på medarbejderens initialer og vælg Kopier arbejdstider. Gå til den uge og den medarbejder hvorpå tiderne skal indsættes og vælg indsæt arbejdstider. Kopier en enkelt arbejdstid/periode fra en medarbejder i en afdeling til en medarbejder i en evt. anden afdeling samme metode som ovenfor. Lås arbejdsplan Når arbejdsplanen for planperioden er finjusteret, kan den låses, indtil den er godkendt af medarbejderne (planperioden kan f.eks. være 2, 4, 8,12 eller 16 uger). Klik på knappen som ligger under knappen Funktioner i Planlægning eller nederst i skærmbilledet filtre og genvejsfunktioner. Side 62

63 Vælg dato for hvor når til du vil låse plan og klik på Lås plan øverst i dialogboksen for at låse planen. Bekræft låsningen i pop-up-dialogboksen. Din arbejdsplan er nu kladdelåst og har nu fået en lyserød baggrundsfarve. I denne tilstand kan der ikke rettes i planen. I denne dialogboks har du mulighed for at tjekke for overholdelse af oprettede varslingsregler. Vælg Funktioner > Tjek varslingsregler. Eventuelt overtrådte forhold/regler bør rettes op. En låst arbejdsplan kan altid låses op igen, ved at klikke på Lås op - dog skal du stå i Planlægning i den sidste delperiode (uge), der er låst. (Se eventuelt afsnittet Ret i en låst plan ). Medarbejderfilter Herfra kan der sorteres på de medarbejdere, der vises. Side 63

64 Herfra kan der vælges hvilke medarbejdere, der skal vises, hvorledes de skal sorteres, hvilke overenskomster der skal afgrænses for, samt hvilke funktioner og fravær der skal afgrænses for. Medarbejderfiltret giver mulighed for at sortere på en planlagt funktion, og på at medarbejdere med bestemte typer af fravær ikke skal vises. (Har en medarbejder to typer fravær, hvoraf det ene er valgt ikke skal vises vil medarbejdere alligevel blive vist, da den anden type fravær skal vises.) Under sortering vælges der Planlagt funktion, rækkefølgen kan ændres ved at markere en funktion nederst i dialogboksen og vælge CTRL + eller. Der bliver sorteret ud fra den første dag der vises i planlægningsvinduet, da det er denne dag plantiderne hentes fra. Hvad der skal vises som standard vælges under Administration > Globale Indstillinger > Stamdata > Brugerstyring. Udskriv arbejdsplan Når perioden er låst, kan arbejdsplanen udskrives og uddeles til personalet. Vælger Funktioner > Udskrifter > Udskrifter, eller vælg funktionen skærmbilledet. Nedenstående billede dukker op. nederst i Side 64

65 1. Marker den eller de medarbejdere som arbejdsplanen skal udskrives for i venstre kolonne. Marker eventuelt i feltet Marker alle medarbejdere. 2. I højre side vælger du hvilken Udskriftstype du skal printe ud. 3. I vinduet Udskriftsperiode kan du indstille hvor mange uger, eller for hvilket datointerval (fra dato - til dato), du vil udskrive for de valgte medarbejdere. 4. I højre side vælger du om der skal medtages noter og info på udskriften 5. Klik på Udskriv i bunden af vinduet. Har du valgt periodeudskrift (fra dato til dato) indeholder udskriften den ønskede periode i samme opsætning som ovenstående billede. Side 65

66 Tips! Det er muligt at medtage arbejdstidsbemærkninger eller kvitteringsmuligheder for medarbejderen. Mulighederne vælges under Udskriftsperiode inden selve visningen/udskriften. Afvigelsesrapport På afvigelsesrapporten, Udskrifter > Afvigelsesrapport, bliver der også vist hvornår der er ændret på en tid og hvem der har udført ændringer Side 66

67 Fravær ændret efter plangodkendelse bliver vist med fed skrift. Skulle der have været oprettet fravær før plangodkendelse vil dette fravær blive vist med grå skrift og efter kolonnen Godkendt af vil der være vist et G ud for den dag. Ved at vælge filteret (Visning af arbejdstider) afvigelse fra godkendt, er det muligt at se hvordan et fravær så ud ved godkendelse, hvis der var et. Fraværet vil blive vist som to rækker, nederste række er hvordan det så ud da planen blev godkendt. Øverste række er hvorledes det ser ud på det tidspunkt filteret bliver aktiveret, såfremt fraværet eller del af fraværet er slettet eller ændret. Dag: Viser hvilken dag det er og hvilket fravær der har været. o Fraværet der står med sort skrift er det fravær der er der nu. o Fravær med grå skrift, som er indrykket, er det fravær der var i planen da den blev godkendt. Dato: Dato for dagen Arbejdstid: Viser den faktiske tid for arbejdstiden/fraværet Pause: Hvor meget faktisk pause er der på arbejdstiden Timer: Hvor mange faktiske timer er arbejdstiden på. Godkendt tid: Hvilken arbejdstid blev godkendt. Godkendt pause: Hvad var pausen da der blev godkendt. Godkendte timer: Hvor mange timer blev godkendt. Ændret: Hvornår skete ændringerne. o 1.linje: Arbejdstiden ændret. o 2. linje: Tiden for ændring af fravær i godkendt plan. o 3. linje: Tiden hvor fraværet blev lagt ind før godkendelse af plan. Ændret af: Hvilken bruger har lavet ændringerne. Side 67

68 SEND ARBEJDSPLAN PR Det er muligt at sende forskellige typer af udskrifter pr. til medarbejderne. Når man har valgt sin udskrift eksempelvis arbejdsplan kommer følgende billede frem Her vælges i øverste bjælke og følgende billede kommer frem Her udfyldes emne og besked felt hvorefter man vælger afsendelses måde og trykkes ok. Ovenstående forudsætter, at der på medarbejderens stamkort er anført en E mail og at der under Administration > Globale indstillinger > Kommunikation er opsat en konto til brug for afsendelse Grafisk udskrift Vælg Funktioner > Udskrifter > Grafiske udskrifter i Planlægning, eller vælg funktionen nederst i skærmbilledet. Denne udskrift viser arbejdsplanen med alle medarbejdere, som den ses i planlægningsvinduet, f.eks. til ophængning i butik/virksomhed. Side 68

69 Tips! Som udgangspunkt vil opsætningen af Grafisk udskrift se således ud. Det er muligt at tilpasse udskriften, så den f.eks. medtager funktioner eller mødetidspunkterne på planen. Når der vælges Bemandingsrapport får du følgende billede. Fanen Bemandingsrapport viser det antal medarbejdere der er på arbejde den eller de konkrete dage der er på skærmbilledet i de valgte tidsintervaller. Fra kl. her skrives det klokkeslæt hvor rapporten skal starte på den enkelte dag Til kl. her skrives det klokkeslæt hvor rapporten skal slutte på den enkelte dag Interval her skrives hvilke minutinterval der skal opgøres efter Side 69

70 Under Indstillinger afkrydses at indholdet af rapporten skal vises i minutter, klik på knappen Udskriv og følgende vises. I det efterfølgende eksempel er der valgt: Fra kl. 06:00 Til kl. 22:00 Interval 60 Når der vælges Grafisk udskrift er der et faneblad som hedder Tælleværk. Fra denne fane vælges hvilke tælleværker der skal med på den grafiske udskrift. Som standart er der ikke valgt nogen tælleværker. Side 70

71 Den sidste fane gør det muligt at juster skrift størrelsen i forhold til standard størrelse Side 71

72 Vis udskrift ved at vælge Udskriv. Side 72

73 Bemærk! Farveindikering for fravær og tælleværker vises også i den grafiske udskrift, hvis de er vist på skærmbilledet. Udskriv den grafiske arbejdsplan ved at trykke Ctrl + P eller ved at klikke på printerikonet i øverste venstre hjørne. Markeres feltet Skriv mødetidspunkter på plan, under opsætning af den grafiske udskrift, så vises planen med arbejdsbjælker/arbejdsfunktioner, som i ovenstående eksempel. Der kan sættes ekstra linjer ind mellem arbejdstiderne, således at ændringer kan skrives ind af medarbejderne. Side 73

74 Ret i en låst arbejdsplan Der kan ikke foretages ændringer i en låst arbejdsplan. Hvis det bliver nødvendigt at foretage ændringer til en arbejdsplan, som var fremlagt til godkendelse, skal den kladdelåste arbejdsplan først låses op, inden der kan foretages ændringer. For at låse arbejdsplanen op, skal du stå i Planlægning i den sidste delperiode (uge), der er låst. Klik på som ligger under knappen Funktioner i Planlægning, eller i nederste venstre hjørne af Planlægningsbilledet. Klik på Lås op. Herefter foretages ændringer i arbejdsplanen som beskrevet i afsnittet Finjuster arbejdsplan. Efter ændringerne er foretaget gentages procedurerne som beskrevet i afsnit Lås arbejdsplan og Udskriv arbejdsplan. Godkend arbejdsplan Når arbejdsplanen for perioden er godkendt af medarbejderne, skal planen godkendes i TimePlan, så varslings- og overenskomstregler kan træde i kraft. Bemærk! Det er vigtigt at skelne mellem en kladdelåst arbejdsplan (lyserød baggrundsfarve) og en godkendt arbejdsplan (grøn baggrundsfarve). Se afsnittet om Baggrundsfarver i Planlægning. Der kan ikke foretages ændringer i en låst arbejdsplan. Planen skal derfor låses op eller godkendes. Side 74

75 Klik på som ligger under knappen Funktioner i Planlægning, eller nederst i venstre hjørne af planlægningsbilledet. I dialogboksen for planstatus vises: Delperiode: Hvilken periode vises der på skærmen Datoer for hvornår der sidst er: Seneste kladdelåst dato, senest godkendte dato og hvornår der er lønlåst til. Lås plan: Her vælges hvilken dato planen skal kladdelåses for (planen laves rosa og spærres for ændringer, indtil den enten godkendes eller låses op igen) Godkend: Her vælges hvilken dato der skal godkendes frem til og med (planen laves grøn). Vælges der en dag ud i fremtiden godkendes planbilledet 1 dag frem. (Der kan godkendes længere tid frem end der er kladdelåst til, kladdelåst dato følger automatisk med godkendt dato) Datoerne for sidste kladdelåste og sidste godkendte dato ændrer sig nu til seneste godkendte dato. SEND BESKED VED GODKENDELSE AF ARBEJDSPLAN Ved godkendelse af arbejdsplan er det muligt at sende besked til medarbejderne. Dette kan være via SMS, eller Internt Når man har valgt send besked ved godkendelse, så kommer følgende billede Side 75

76 Her vælger man her udfyldes emne felt, besked indhold og derefter om beskeden skal være som SMS, eller internt. Ovenstående kræver, at der på medarbejderens stamkort skal være anført en E mail eller mobilnummer og at der under Administration > Globale indstillinger > Kommunikation skal være opsat en eller SMS-konto til brug ved afsendelse. BAGGRUNDSFARVE I PLANLÆGNING Baggrundsfarverne i planlægningsbilledet fortæller noget om planens status, f.eks. om der kan ændres i arbejdstiderne eller om arbejdstiderne er sendt over til lønsystemet. Nedenfor findes en oversigt over standardopsætningen af farverne: Blå: Grå: Rosa: Grøn: Lilla: Faktisk arbejdstid er godkendt og planen kan ikke ændres. Planen er endnu ikke godkendt. Ændringer kan laves i planen Planen er låst, men ikke godkendt. Planen kan ikke ændres uden at låses op Planen er godkendt og evt. varslingsregler aktiveres. Planen kan ikke ændres, uden at der tages stilling til, om den ændrede arbejdstid skal udbetales eller afspadseres. Arbejdstiderne er lønlåste og afleveret til lønsystemet. Ændringer kan ikke længere ske! Ret i en godkendt plan I forbindelse med ændring af medarbejdernes arbejdstid i en godkendt plan, skal der tages stilling til, om arbejdstidsændringen er en Aftalt ændring, Beordret overarbejde, Uvarslet beordret overarbejde eller Mertid. Sammen med jeres administrator er overenskomsterne sat op, så de hjælper dig med at vælge den korrekte aflønningsform for medarbejderens ændrede arbejdstid. Du skal nu kun angive en Side 76

77 status på arbejdstidsændringen. Dette sker ved hjælp af nedenstående dialogboks Aftale ved ændring af arbejdstid. Tips! Angiv om ændringen skal afspadseres eller udbetales og tilføj gerne en arbejdstidsbemærkning nederst i billedet til ændringen. I TimePlan håndteres overarbejde således: Aftalt ændring: Er der tale om en aftalt ændring, er der mulighed for at udligne indenfor planperioden. Hvis der ikke kan udlignes indenfor planperioden betales overtidsbetaling. jf. taksterne, og der markeres som Beordret overarbejde. Beordret overarbejde: Er der tale om beordret overarbejde, skal der tages stilling til, om arbejdstiden skal afspadseres eller udbetales. Uvarslet beordret overarbejde: Er der tale om uvarslet beordret overarbejde, skal der tages stilling til, om arbejdstiden skal afspadseres eller udbetales. Mertid: Er der tale om mertid, skal der tages stilling til, om det skal udbetales eller afspadseres Godkendelse af ledige og bytte tider Hvis man har modulet Internet og har aktiveret muligheden for at bruge Ledige og Bytte tider og valgt at disse skal godkendes af afdelingsansvarlig er der 2 måder hvor på dette kan ske. Under Administration > Internet > Medarbejdertools > Ledige tider, er det muligt at vælge Tillad flere medarbejdere at byde ind på samme ledige vagt GODKENDELSE OG ANNULLERING AF LEDIGE OG BYTTE TIDER I PLANLÆGNINGEN I Planlægning vises ledige tider og vagtbytte til godkendelse med navn på den medarbejder, der ønsker tiden. Arbejdstider, der er blevet frigivet, er vist med stiplet kant. Side 77

78 Godkendelse eller annullering foretages af afdelingsansvarlig, og sker ved at højreklikke på arbejdstiden og vælge enten Godkend, Godkend og send besked, Annuller eller Annuller og send besked Hvis den ønskede ledige tid/byttevagten godkendes, forsvinder arbejdstiden fra linjen Ledig/Bytte og vises på medarbejderen. Annulleres ønsket, forsvinder medarbejderens navn, og den ledige tid/byttevagt frigives igen, således at medarbejdere igen kan vælge den ledige tid. GODKENDELSE OG ANNULLERING AF LEDIGE TIDER, BYTTEVAGTER OG AFLYSTE TIDER PÅ TVÆRS AF AFDELINGER For at godkende/annullere ledige tider, byttevagter og aflyste tider på tværs af flere afdelinger, gå til Program > Oversigt over ledige/bytte tider Side 78

79 I oversigten kan dato, type og status filtreres, og ønsker kan godkendes eller annulleres med efterfølgende beskeder til medarbejderen, mens den valgte ledige/byttetid kan vises direkte i planlægningsbilledet. Opbygningen af oversigten: Søg afdeling: Søg efter afdeling(er) enten i søgefeltet ved at skrive afdelingsnummer eller - navn eller i træstrukturen. Marker ønskede afdelinger for at se eventuelle ledige/byttetider. Dato fra og Dato til: Indstil periode, hvori ledige/byttetider skal vises i. Type: Vælg hvilke typer arbejdstider, der skal vises: o Alle: Viser alle typer arbejdstider. o Kun ledige tider: Viser kun ledige tider, der er frigivet af virksomheden. o Kun byttetider: Viser kun byttetider, der er frigivet af medarbejdere. o Kun aflyste tider: Viser kun arbejdstider, der er ønsket aflyst af medarbejdere. Status: Vælg hvilken status, arbejdstiderne skal have for at blive vist: o Alle: Viser alle arbejdstider uanset status. o Ikke taget: Viser de arbejdstider, der endnu ikke er ønsket af en medarbejder. o Til godkendelse: Viser de arbejdstider, der er ønsket af en medarbejder og behøver godkendelse. Funktioner i oversigten: Godkend: Godkend ønsket fra en medarbejder om at tage en arbejdstid. Arbejdstiden fjernes fra oversigten. Annuller: Afvis ønsket fra en medarbejder om at tage en arbejdstid. Byttevagter forbliver i oversigten, mens ledige og aflyste arbejdstider fjernes. Godkend og send besked: Godkend ønsket fra en medarbejder om at tage en arbejdstid. Åbner efterfølgende et vindue til Send besked med udfyldt emne og tekst, baseret på opsætningen under Administration > Internet > Medarbejdertools > Ledige tider / bytte tider / Aflyste tider > Beskedopsætning. Side 79

80 o SMS: Send beskeden til medarbejderen via SMS. Indstil antallet af tegn, der kan sendes, under Administration > Generelle indstillinger > Kommunikation > SMS Gateway. o Send beskeden til medarbejderen via . en sendes til den e- mailadresse, der er angivet på medarbejderen stamkort. Det er muligt at indsætte flere modtagere som CC i feltet CC, der adskilles via semikolon. Det er muligt at ændre feltet Emne. o Internt: Send beskeden til medarbejderen via det interne system. Medarbejderen kan læse beskeden via Medarbejder Portalen og TimePlan App. Det er muligt at ændre feltet Emne. Godkendes et vagtbytte, gives der mulighed for at afsende to beskeder, en bekræftelse til medarbejderen, der ønsker at tage vagten, og kvittering til medarbejderen, der frigav vagten. Funktionen Annullér annullerer afsendelsen af beskeden. Arbejdstiden fjernes fra oversigten. Annuller og send besked: Afvis ønsket fra en medarbejder om at tage en arbejdstid. Åbner et vindue til Send besked med udfyldt emne og tekst, baseret på opsætningen under Administration > Internet > Medarbejdertools > Ledige tider / bytte tider / Aflyste tider > Beskedopsætning. Side 80

81 o SMS: Send beskeden til medarbejderen via SMS. Indstil antallet af tegn, der kan sendes, under Administration > Generelle indstillinger > Kommunikation > SMS Gateway. o Send beskeden til medarbejderen via . en sendes til den e- mailadresse, der er angivet på medarbejderen stamkort. Det er muligt at indsætte flere modtagere som CC i feltet CC, der adskilles via semikolon. Det er muligt at ændre feltet Emne. o WebApp: Send beskeden til medarbejderen via det interne system. Medarbejderen kan læse beskeden via Medarbejder Portalen og TimePlan App. Det er muligt at ændre feltet Emne. o SignIn: Send beskeden til medarbejderen via SignIn. Medarbejderen kan læse beskeden via SignIn ved ind og udstempling Funktionen Annullér annullerer afsendelsen af beskeden. Byttevagter forbliver i oversigten, mens ledige og aflyste arbejdstider fjernes. Gå til ledig/bytte tid: Skift til Planlægning, hvor den valgte arbejdstid er placeret. Vis arbejdstidsbemærkninger: Se systembemærkninger og eventuelle medarbejderbemærkninger på en arbejdstid. Højreklik på en arbejdstid for at blive præsenteret for funktionerne: Når der skal sendes samme besked til flere person, eksempelvis ved godkendelse på en ledig tid der kan tages af flere medarbejderen, skal man nu kun vælge at sende beskeden en gang for alle, ikke for hver medarbejder. Dette betyder at brugeren på skærmen vil se meddelelsen udfyldt med flettefelterne og alle modtagerne vil blive vist under til. Side 81

82 Når brugeren klikker på Send, vil beskeden blive flettet i baggrunden og alle beskeder vil blive sendt. LOG PÅ VAGTBYTTE Da der skal kunne dokumenteres om en medarbejder har frigivet en vagt, taget en byttevagt/ledig tid eller aflyst en vagt, er der kommet en log på medarbejderens arbejdstidsbemærkninger. Dette vil kunne ses fra arbejdstidsbemærkningerne på arbejdstiden eller ved på arbejdstidsbemærkningerne fra medarbejdernes stamkort. Ved logning tages der hensyn til, om tiderne skal godkendes af den afdelingsansvarlige. Der logges på følgende i TimePlan: Tomme celler betyder at der ikke bliver logget noget. Hændelse i Medarbejder Portalen Medarbejder tager en ledig tid (klikker på en arbejdstid på linjen ledig) Tekst der logges på arbejdstid, når opsætningen er Uden godkendelse Med godkendelse Ledig tid er taget Medarbejder frigiver en tid (klikker på en arbejdstid udfor egne initialer) Medarbejder annullerer en frigivet tid (klikker på sin egen frigivne arbejdstid i linjen bytte) Medarbejder annullerer ønsket om en anden arbejdstid (klikker på en arbejdstid på Arbejdstid er frigivet til bytte Frigivelse til bytte er annulleret Ønsket arbejdstid er annulleret Arbejdstid er frigivet til bytte Frigivelse til bytte er annulleret Ønsket arbejdstid er annulleret Side 82

83 linjen Bytte) Medarbejder tager en byttetid uden selv at have en tid (dvs. overtager en arbejdstid fra en anden) Medarbejder tager en byttetid hvor dennes nuværende arbejdstid er frigivet (dvs. ønske at bytte en arbejdstid med en anden) Medarbejder tager en byttetid hvor dennes nuværende arbejdstid er ønsket (dvs. ønsker at bekræfte byttet af arbejdstiden) Medarbejder aflyser vagt (klikker på en arbejdstid udfor egne initialer) Frigivet arbejdstid er taget Arbejdstid er ønsket Byttet arbejdstid med: <Medarbejdernavn> Arbejdstid er ønsket og ligger til godkendelse: <Medarbejdernavn> Arbejdstid er ønske: <Medarbejdernavn> Arbejdstid er ønsket og ligger til godkendelse: <Medarbejdernavn> Arbejdstid er ønsket annulleret I det tilfælde hvor medarbejdere bytter deres arbejdstider, vil alle eksisterende arbejdstidsbemærkninger overføres eller forblive på arbejdstiden. Man kan altså på den arbejdstid medarbejderen har pt. kunne se, at den oprindelige arbejdstid var frigivet til bytte af den anden medarbejder, samt eventuelle ønskeregistreringer, hvis der anvendes godkendelse af afdelingsansvarlig. Nedenstående liste indeholder de situationer, der findes i TimePlan, og der beskrives hvad der logges. Det er samme situation, der sker fra planlægning og oversigt over ledige / bytte tider. Hvis der ikke anvendes godkendelse af afdelingsansvarlig, vil der ikke blive logget noget i TimePlan, da der ingen hændelser finder sted i TimePlan. Note.: Celler uden tekst indikerer, at der ikke logges noget. Hændelse i TimePlan Ønsket om ledig / bytte tid godkendes Ønsket om ledig / bytte tid godkendes med besked Ønsket om en ledig / bytte tid annulleres Ønsket om en ledig / bytte tid annulleres Med godkendelse Ønsket arbejdstid er godkendt Ønsket arbejdstid er godkendt med besked Ønsket arbejdstid er annulleret Ønsket arbejdstid er annulleret med besked Side 83

84 Eksempel på et bytte af arbejdstid mellem to medarbejder, hvor der anvendes godkendelse af afdelingsansvarlig: Som det kan ses ovenfor, er arbejdstiden 09:30 15:15 oprindeligt frigivet af Susanne Yde Sørensen (WEB(SYS)). Derefter er den ønsket af Anja (WEB(AK)). Til sidst er byttet blevet godkendt af Tove Sørensen (Tove). Nedenfor vises så arbejdstiden, der er byttet med, og her kan det ses at byttet godkendt af admin. Et eksempel på arbejdstidsbemærkning, når der ikke anvendes godkendelse og medarbejder har valgt en ledig tid (Fra linjen Ledig): AFSPADSERINGSKONTOEN Afspadseringskontoen er indrettet med 11 forskellige kolonner, der hver især har sin betydning. Side 84

85 Hver ændring i planlægningsbilledet, hvor der henføres eller fratrækkes arbejdstid til afspadseringskontoen, registreres umiddelbart og automatisk på afspadseringskontoen i medarbejderens stamkort. Vælg Funktion > Medarbejderliste. Dobbeltklik på den medarbejder du vil se afspadseringskontoen på. Vælg fanebladet Afspadsering. Tips! Det er også muligt at tilgå afspadseringskontoen på en medarbejder direkte fra planlægningsbilledet. Højreklik på medarbejderen og vælg Vis afspadsering. Bemærk at det kun er denne information, som vises og ikke det øvrige stamkort på medarbejderen. Betydningen for de forskellige kolonner er: Dato: Indikerer hvornår der er indført tid på kontoen. (Ændrings-/Indtastningstidspunkt). Beholdning: Fortæller hvor mange afspadseringstimer medarbejderen i øjeblikket har totalt. Brugt og tilført: Disse 2 kolonner viser hvor mange afspadseringstimer medarbejderen har brugt, og hvor mange der er tilført. Udbetalt: Kolonnen fortæller om afspadseringen er udbetalt eller ej. Kilde: Hvorfor får medarbejderen afspadsering Note: Kommentar påført af planlæggeren ved manuel tilførsel / fratræk af afspadseringstimer Bruger: Hvem har lavet ændringen Time Stamp: Hvornår er ændringen lavet Status: Angiver om afspadseringen er planlagt eller lønlåst. Projekt: Angivelse af hvilke projekt afspadseringer er tilskrevet på, hvis dette benyttes Det er endvidere muligt manuelt at tilføje eller fratrække afspadseringstimer fra medarbejderens afspadseringskonto. Tilfør manuelt: Afspadseringstimer kan tilføres manuelt ved at indtaste timer / min. og herefter klikke på Tilfør manuelt. Fratræk manuelt: Afspadseringstimer kan fratrækkes manuelt ved at indtaste timer/min. og herefter klikke på Fratræk manuelt. Udbetal: På samme måde som tilfør / fratræk manuelt kan timer udbetales. Dettes gøres ved at klikke på Udbetal. Side 85

86 Ved Tilfør manuelt, Fratræk manuelt samt Udbetal kan man tilføje en note til bevægelserne på afspadseringskontoen. Indtast timer/minutter. Vælg om timerne/minutterne skal tilføres eller fratrækkes afspadseringskontoen manuelt. Når timerne/minutterne er tastet ind åbnes et bekræftelsesvindue, der spørger om der skal skrives en bemærkning til bevægelsen. Vælg Ja, og nedenstående vindue åbnes. Her kan der nu indtastes bemærkninger. Klik derefter OK. Side 86

87 Vælges knappen Udskriv liste i medarbejderens afspadseringssaldo, vises noterne i listen. Side 87

88 UDLÅN, LEDIGE-, BYTTE- OG PULJEVAGTER Første en kort forklaring om hvad det er. Derefter behandles de enkeltvis. Udlån af vagter: er muligheden for at udlåne en arbejdstid/medarbejder til en anden afdeling. Ledige vagter: ledige vagter er tider, der kan planlægges uden tilhørende medarbejdere, hvor medarbejderne efterfølgende kan tage de ledige tider som de ønsker via TimePlan Internet modul. Bytte vagter: er vagter som medarbejderen kan bytte med kollegaer via TimePlan Internet modul. Puljevagter: er en mulighed man som planlægger kan bruge hvis man har arbejdstid i overskud typisk en fast som skal have løn uanset hvad. Den arbejdstid kan så flyttes til pulje hvorefter andre planlæggere/afdelinger kan benytte sig af denne arbejdstid. Opsætning af Ledige vagter, Bytte vagter og Pulje vagter foretages af administrator under globale indstillinger Udlån af vagter Herfra kan en medarbejder udlånes til en anden afdeling for en dag, medarbejdere kan ikke udlånes til sekundære afdelinger. UDLÅN AF ARBEJDSTID: Højreklik på arbejdstiden og følgende skærmbillede vises: Side 88

89 Vælg udlån Vælg den afdeling medarbejderen skal udlånes til den pågældende dag og tryk OK. Vælg den afdeling medarbejderen skal udlånes til den pågældende dag og tryk OK. Den udlånte medarbejder er nu synlig i planlægningsbilledet i den afdeling, hvortil udlånet er foretaget (320). I den afdeling hvortil medarbejderen er udlånt vil feltet med medarbejderens navn være rødt. Side 89

90 Det er muligt at planlægge eller rette arbejdstid for den udlånte medarbejder i den afdeling, medarbejderen er udlånt til. Medarbejderen vil kun være vist i planlægningsbilledet i den uge, hvor udlånet er angivet fra den primære afdeling - arbejdstiden vil i udlåns afdelingen være grøn på de dage hvor medarbejderen er til stede i afdelingen og grå på de arbejdstider som er planlagt i den primære afdeling Bemærk at de planlagte timer, ved udlån til en anden afdeling, vil blive registreret på den afdeling, der planlægger timer for medarbejderen. Tælleværket viser medarbejderens samlede timer, både i den primære afdeling og i den afdeling udlånet er foretaget til, for ugen eller planperioden. Hvis den anden afdeling ikke ønsker at benytte sig af udlånet, kan arbejdstiden tilbageføres ved at højre klikke på arbejdstiden og vælge Tilbagefør arbejdstid. TILBAGEFØR ARBEJDSTID Er en arbejdstid blevet udlånt, kan den hentes tilbage ved at højreklikke og vælge Tilbagefør arbejdstid. Om det er brugeren for den udlånende afdeling eller fra den afdeling der har lånt medarbejderen afhænger af hvad der er sat under Globale indstillinger (dette foretages af administrator) Side 90

91 Hvis udlånet skal ske i en periode vælges Udlån i period. Ledige vagter For at kunne bruge ledige vagter skal man have tillægsmodulet Internet OPRET LEDIG TIDER For at oprette ledige tider højreklikkes på enten medarbejder eller tom dag i planlægningsbilledet og vælg opret linje Side 91

92 Når du har valgt opret linje får du en ekstra linje i din medarbejder oversigt, som er markeret med ledig: Side 92

93 Oprettelse af ledige arbejdstid kan foretages via højre klik og opret arbejdstid Det er muligt at oprette en arvejdstidsbemærkning på en ledig tid Redigering af ledige tider foretages på samme måde som på normal vis i planlægningsbilledet ved at trække arbejdstiden, højreklik og ret arbejdstid eller via inddateringsbjælken. VISUEL VISNING AF ARBEJDSTIDER, LEDIGE TIDER OG VAGTBYTTE Visning Arbejdstid tilstand Alm. arbejdstid Arbejdstid der er frigivet til bytte Side 93

94 Alm. ledig tid Ledig tid der er frigivet af medarbejder Alm. ledig tid der er ønsket af medarbejder (RT) Arbejdstid der er frigivet af medarbejder og er ønsket af en anden medarbejder (RT) vagtbytte Byttevagter For at kunne bruge bytte vagter skal man have tillægsmodulet Internet Godkendelse af ledige tider/vagtbytte Ledige tider og vagtbytte til godkendelse vises med navn på den medarbejder som ønsker tiden. Godkendelse eller annullering foretages af afdelingsansvarlig og sker ved at højreklikke på tiden og vælge enten Godkend eller Annuller Side 94

95 Hvis den ønskede ledige tid godkendes forsvinder denne fra ledige tider og vises på medarbejderen. Hvis man derimod vælger Annuller frigives den ledige tid ingen og samtidig forsvinder medarbejderens initialer, således at medarbejdere igen kan vælge denne. FRASORTERING AF LEDIGE/BYTTE TIDER VIA MEDARBEJDERFILTER Ledige arbejdstider eller vagtbytte kan skjules eller vises via medarbejder filter, med markeringen i Vis ledige / bytte tider. Side 95

96 Puljevagter Det er muligt at sende arbejdstiderne på de medarbejdere der ikke pt er brug for i den primære afdeling til en puljeafdeling. Andre brugere der mangler arbejdskraft på de dage hvor der er medarbejdere i puljen kan så, hvis de har rettighed til denne puljeafdeling "tage" medarbejderen over i deres afdeling. UDLÅN AF VAGT TIL PULJE Man finder den pågældende vagt som skal udlånes til pulje og højreklikker på den, hvorefter der vælges udlån til pulje afdeling: Side 96

97 Derefter vælges hvilken puljeafdeling der skal udlånes til (hvis der er flere puljeafdelinger) Den udlånte arbejdstid vil nu være markeret med grå i den primære afdeling Og i puljeafdelingen vil vagten nu fremkomme og være markeret med grøn (arbejdstid) Side 97

98 LÅN FRA PULJE Arbejdstider der ligger i puljeafdelinger, kan "tages" ved at højreklikke på arbejdstiden og vælge Lån fra pulje Derefter vil følgende skærmbillede fremkomme: Der skal så vælges hvilken afdeling som gerne vil låne denne tid fra pulje afdelingen Når dette er valgt vil den lånte tid være at se over i afdelingen (310) Side 98

99 Her er medarbejderen markeret med rødt i navn og den lånte arbejdstid fremkommer med grøn markering og tiden er ikke længere tilgængelig i puljeafdelingen. TIDSREGISTRERING Modulet tidsregistrering bruges til at registrere arbejdstider fra terminaler og efterfølgende godkende disse arbejdstider i TimePlan via Tidsregistrering. Vælg Program > Tidsregistrering eller klik skærmbillede vises. på værktøjslinjen, og nedenstående DATOLINJEN I tidsregistrering vinduet vises datolinjen med alle den valgte måneds datoer. Side 99

100 Du kan gå direkte til en dato for måneden ved at klikke på en af datoerne for måneden. Du bladrer én måned frem eller tilbage, i henhold til den valgte dato, med højre- og venstrepilene. Ved hjælp af farver angiver datolinjen status for din planlægning: Hvid/Grå: Planen er i kladdeform. Du kan ikke godkende i godkend vinduet. Tider der er kopieret over i planlægningsbilledet, kan ses i godkend. Rød: Planen er kladdelåst. Du kan ikke arbejde i godkend vinduet. Grøn: Planen er godkendt. Du kan arbejde i godkend vinduet. Blå/Lilla: Lys gul: Dagen er lønlåst. Du kan ikke arbejde i godkend vinduet. Viser dags dato KOLONNER I TIDSREGISTRERINGS VINDUET Medarbejder: I kolonnen vises medarbejderne fra den valgte afdeling. Når der dobbeltklikkes på medarbejderens navn, vises medarbejderens stamkort, hvor det er muligt at se og rette medarbejderens stamdata. Godkend arbejdstid: Hvis der har været planlagt en arbejdstid i TimePlan for den pågældende medarbejder på det tidspunkt, hvor planen blev godkendt, vil denne blive vist i dette felt sammen med en eventuel planlagt pausetid. Denne kolonne kan godt være tom samtidig med, at der eksisterer en revideret arbejdstid. Dette betyder, at der ikke var planlagt arbejdstid på godkendelsestidspunktet, og at medarbejderen senere er blevet kaldt på arbejde. Revideret arbejdstid: Viser den seneste planlagte tid, som oftest vil være den samme arbejdstid som den godkendte arbejdstid, hvis der ikke er sket nogen ændringer undervejs. Udover selve arbejdstiden vises en eventuelt planlagt pausetid samt en status (Aftalt, Varslet, Uvarslet), hvis den reviderede arbejdstid afviger fra den planlagte. Se statuskoder under Funktioner > Opsætninger. I rubrikken til højre for Revideret arbejdstid: Klik i dette felt, hvis den reviderede arbejdstid skal overføres til kolonnen Tid til afregning. Side 100

101 Funktioner: Det er muligt at få vist den funktion som medarbejderen er planlagt med (dette skal dog være opsat af administrator). Hvis det er valgt vil kolonnen funktion være synlig, og den vil vise 1. funktion per arbejdstid. Tid fra terminal: Viser faktiske tider fra SignIn via internet eller fra komme-gå-terminaler. I rubrikken til højre for Tid fra terminal: Klik i dette felt, hvis tiden fra terminalen skal overføres til kolonnen Tid til afregning. Herefter fremkommer dialogboks, hvor der skal tages stilling til, hvordan arbejdstidsændringen for den pågældende medarbejder skal registreres: Aftalt, Varslet, Uvarslet og om der eventuelt er tale om Afspadsering. Manuel tid: Her kan du indtaste manuel tid for en medarbejder. I rubrikken til højre for Manuel tid: Klik i dette felt for at indsætte en manuel tid for medarbejderen, hvorefter dialogboks fremkommer Godkendt af: Navn eller initialerne på den bruger, der har behandlet den enkelte datalinje. Fravær: Viser om medarbejderen har haft fravær den pågældende dag. Hvis der er registreret fravær for en medarbejder, vil fraværstypen blive vist i dette felt. Det er muligt at registrere en arbejdstid for en medarbejder, der er registreret fravær for. Ved at holde musen over en over en fraværsmarkering, vises detaljer omkring dette som et hint. Hvis der ligger flere fraværstyper på dagen for en medarbejder, vises fraværet som drop-down vindue. Tid til afregning: Denne kolonne er en oversigt over de tider, som sendes til lønafregning. Her vises arbejdstid, pausetid samt status for godkendelsen. Projektunit: Det er muligt at få vist det projektmedarbejderen er planlagt med. Kolonnen til højre i billedet medarbejder. Denne kolonne giver oplysninger om hvilken medarbejder det er samt, du får en oversigt over de stemplinger som er registreret på den pågældende dag. Godkend dagen: Når man har markeret i alle OK-felter kan dagen godkendes. Selv om dagen godkendes på knappen Godkend dagen er det muligt at fortryde. På en godkendt dag skifter knappen Godkend dagen, tekst til Åben dagen. Aktiveres denne, kan yderligere rettelser foretages Nederst i billedet: Her vises hvad historik der er på arbejdstiden. Der vises den godkendte arbejdstid, den revideret arbejdstid, tid fra terminal og tid til afregning ØVRIGE NAVIGATIONSMULIGHEDER Hvis ikke der er ændringer i de godkendte tider, og tiderne blot skal endeligt godkendes, klikkes der i OK feltet ud for den tid der ønskes godkendt. Ved hjælp af TAB-tasten kan du springe imellem OK af Revideret arbejdstid, OK af Terminaltid og OK af Manuel tid Tips! Tiderne kan godkendes med funktionstasterne: F2: Godkendelse af revideret tid F3: Godkendelse af terminaltid F4: Godkendelse af terminaltid med pause. Piletasterne kan bruges til at flytte ned eller op i kolonnerne for at godkende en arbejdstid. Side 101

102 KNAPPEN FUNKTIONER Denne knap giver dig en række muligheder for at godkende arbejdstider, indsætte fravær, navigerer mellem datoer, lave stemplinger eller udskrive de godkendte arbejdstider. Se billedet nedenfor. Flere af funktionerne findes også som genveje ude på skærmbilledet. Det er muligt, at opsætte tælleværker i tidsregistrering på samme måde som i planlægningsbilledet. Side 102

103 Daglig brug af tidsregistrering VISNING AF STEMPELTIDER Højre side samt bunden af skærmbilledet er relateret. Denne visning gør det mere synligt, hvilke arbejdstider, der skal godkendes. I bunden af vinduet vises grafisk forskellen mellem den reviderede arbejdstid og terminaltid. Nederst vises den faktiske tid til afregning. Fravær vises også, og gælder for alle tre visninger. I højre side vises den markerede medarbejder sammen med hvilke stemplinger, der er foretaget på dagen samt eventuelle årsagstyper en medarbejder har valgt fra SignInTS, SignIn eller internetmodulet. Såfremt komme og gå tid ikke overholder de opsatte tolerancer, og der under globale indstillinger er markeret for: Ved stempling af terminaltider skal der angives årsag, hvis tolerancegrænserne ikke overholdes. Vil medarbejderene i SignIn logon-billedet kunne vælge mellem de opsatte årsagskoder. Side 103

104 Det er muligt at vælge, om det er det eventuelt stemplede fravær eller det planlagte fravær, der skal registreres. Det gøres via vinduet, som anvendes til indtastning af manuel terminaltid (se nedenstående billede). Her kan du vælge, om det skal være Planlagt fravær eller Fravær fra terminal. Bemærk, ved godkendelse af stemplet fravær er det nødvendigt at tilpasse/fjerne det planlagte fravær forinden. Dette gøres ved at klikke på knappen Fraværsperioder. Daglig godkendelse af arbejdstider Under Tidsregistrering er der flere måder hvorpå man kan godkende arbejdstiderne. GODKENDELSE AF MANUEL TID: Når tiden godkendes via manuel tid vises nedenstående vindue. Her vil ændringer blive illustreret i den nederste linje (Afr.), dvs. at hvis man ændrer på start/slut eller varigheder af en eller flere funktioner, så opdateres nederste grafik-linje. Side 104

105 Godkendelse af revideret tid: hvis man klikker i ok lige efter revideret arbejdstid, vil den tid blive overført til afregning og derefter danne grundlag for løn Godkendelse af terminaltid: hvis man klikker i ok lige efter tid fra terminal, vil terminaltiden bliver overført direkte i tid til afregning og derefter danne grundlag for løn Indsæt manuel terminaltid: der kan indsættes manuelle terminaltider, hvis dette er opsat under globale indstillinger (dette skal gøres af administrator) Højreklik på en medarbejder > vælg Indsæt manuel terminaltid Side 105

106 Klik på knappen Opret. Her kan nu indlægges nye terminaltider, vælg om der stemples ind eller ud eller om det er pauser der stemples ind/ud. Det samme er muligt fra Planlægning. Side 106

107 OPHÆV FAKTISK TID Når der er godkendt arbejdstider via Tidsregistrering er der efterfølgende muligt at ophæve disse hvis der skal foretages ændringer. Dette punkt er opdelt i tre: o o o Hvis der er faktisk tid, vil kun faktisk tid blive ophævet. Posten vil ikke blive slettet. Hvis der er arbejdstid uden faktisk tid, vil arbejdstiden blive slettet. Hvis arbejdstiden er parret sammen med en terminaltid, vil terminaltiden blive stående. Hvis det er en terminaltid, vil posten blive fjernet og indsat som slettet post Du kan ikke slette hvis: o Planen for dagen er lønlåst o Dagen er godkendt i godkend-billedet o Planen ikke er godkendt Slettede terminaltider kan indsættes igen. FØLGENDE ADVARSLER VIL/KAN FOREKOMME: Ved ophævelse af faktisk tid. Programmet vil ikke slette en ignoreret post (før den er genoprettet). Ved sletning af arbejdstid Ved sletning af terminaltid Ignorer post: Fremkommer først i det øjeblik der er blevet slettet faktisk arbejdstid, arbejdstid og terminaltid på en post. Ser bort fra posten, således at dagen kan godkendes uden at denne post er godkendt. Genopret post: Fremkommer når der er poster der er ignorerede. Bruges til at genoprette en post, således at de skal godkendes før dagen kan godkendes. Se årsagsbemærkninger: Er der en årsagstype, har medarbejderen angivet en bemærkning til årsagen via SignIn eller Internet-modulet. Følgende fremkommer: Side 107

108 Her vises alle tidsstemplinger, årsager og bemærkninger for valgte medarbejder på den pågældende dag. For yderligere information om stemplingerne er der tilføjet en liste i højre side, hvor detaljerne om de enkelte stemplinger vises. Er der fravær eller afspadsering i forbindelse med en af stemplingerne vises et lille farveikon ved stemplingen med fraværets farve. Tallet under hver stempling viser varigheden af den enkelte stempling. Årsagsbemærkninger vises desuden i kolonnerne for arbejdstider med en diskret farvemarkering ved de stemplinger, hvor de er oprettet Side 108

109 GODKEND ALLE TIDER PÅ EN GANG Fra Godkend, Funktioner, Godkend alle tider, kan man vælge at godkende alle tider, dette gælder for tider der ligger som Revideret tid eller som terminal tid. Det er også muligt via Godkend, Funktioner, Godkend alle tider, at ophæve Faktisk tider på alle Skulle der være tider der allerede er godkendt vil disse ikke blive godkendt igen, dette betyder så at det er muligt at godkende for nogle reviderede tider og så vælge Godkend alle for Terminal tider eller omvendt. For at kunne godkende alle tiderne, skal betingelserne for Godkend selvfølge være opfyldt. Der må heller ikke ligge tider i andre afdelinger. AUTOMATISK GODKENDELSE AF TERMINALTIDER Automatisk godkendelse af terminaltider kan foretages, såfremt oprettede tolerancer er overholdt. Man kan vælge at godkende planlagt møde-/gåtid i kombination med indstemplet møde-/gåtid. Hvis dette ønskes skal det opsættes under globale indstillinger af administrator. Dagen godkendes automatisk og tid til afregning Hvis der under Administration > Globale indstillinger > Godkend > Generelt, er markeret i boksen Godkend dagen automatisk, Vil dagen automatisk blive godkendt, når alle stemplingerne på dagen er blevet godkendt. Tid til afregning bliver vist med arbejdede timer vist i (), planlagt tid fratrukket pause og fravær der trækker fra. Side 109

110 Skærmbilledet Tidsregistrering fra Afdeling med underafdelinger Herfra kan man når man står i en afdeling med underafdelinger, det være sig en plan afdeling eller en statistik afdeling, se alle de arbejdstider der ligger i afdelingen og de underliggende afdelinger. Vælg Program > Tidsregistrering eller klik Tidsregistrering på værktøjslinjen. Klik på den afdeling man ønsker at se alle tider for. Er det en statistik afdeling man skifter til, skal man sikre sig at der fra Medarbejder filter er valgt, Fra andre afdelinger (lånte) for at kunne se medarbejderne. Side 110

111 Har man vist at se tiderne fra en statistik afdeling vil der ikke være farve på kalenderdagene. Scroller man til højre i skærmbilledet vil man kunne se en ny kolonne Afdeling, denne kolonne viser hvilke afdelinger medarbejderne er i. Farverne i kolonnen er bestemt af farverne man har valgt skal gælde for kladdeplanlægning, godkendt plan og godkendt dag. I ovenstående viser farverne: Side 111

112 Grå: Planlægning for afdelingerne er ikke godkendt. Lysegrøn: Planlægningen er godkendt. Blå: Dagen er godkendt for hele afdelingen. Dette kan være sket ved at man er gået i afdelingen og have godkendt, eller ved at man fra Tidsregistrering har klikket på Godkend dagen og afdelinger, hvor alle tider er godkendt vil blive lukket og få farven Blå. Godkend dagen Her godkendes arbejdstiderne for dagen. Dagen kan først godkendes, når planen er godkendt, og alle tiderne for medarbejderne er behandlet med godkendelse af arbejdstiderne Dagen kan godkendes automatisk i Tidsregistrering Når alle stemplinger på en dag er blevet godkendt, er det muligt at opsætte TimePlan til automatisk at godkende dagen i Tidsregistrering Opsætningen sker fra Administration > Globale indstillinger > Tidsregistrering > Generelt, marker i boksen Godkend dagen automatisk. I tidsregistrering vil det vises som nedenstående, hvor dagen automatisk er blevet godkendt. Dagen nu er klar til lønkørsel. Hvis der inden lønkørsel sker ændringer kan disse rettes ved at man vælger Åben dagen foretager sine rettelser, som godkendes og derefter skal dagen godkendes igen. Side 112

113 Udskriv Herfra kan der udskrives tidsregistreringsoplysninger for den pågældende dag, der vises i skærmbilledet UDSKRIFTER Herfra kan der vælges mellem de forskellige udskriftstyper, og der kan vælges på hvilke medarbejdere der skal udskrives for. Svarer til dem der kan vælges fra udskrifter i Planlægningsbilledet. MEDARBEJDER FILTER Fra tidsregistrering er det også muligt at filtrere på medarbejderne, filtreringen fungerer på samme måde som i planlægningsbilledet, dog kan der ikke vælges sortering. Der kan sorteres på kolonnerne, ved at klikke på den aktuelle kolonneoverskrift. Kolonnen der er sorteret på vil have en pil der indikerer om der sorteres i stigende eller faldende rækkefølge. Side 113

114 FAKTISK TID Det er muligt at kontrollere og godkende medarbejdernes arbejdstider, inden de lønbehandles ved hjælp af modulet Faktisk Tid. Dette kan eksempelvis være arbejdstider, som kommer via SignIn eller Internetterminaler. Registrering af faktisk tid Vælg Program > Faktisk arbejdstid. BESKRIVELSE AF KOLONNERNE Medarbejder: Medarbejderens navn. Godkendt arbejdstid: Arbejdstiden, der var planlagt på det tidspunkt planperioden blev godkendt. Denne kolonne kan godt være tom samtidig med, at der eksisterer en revideret arbejdstid. Dette betyder, at der ikke var planlagt en tid på godkendelsestidspunktet, og at medarbejderen senere er blevet kaldt på arbejde. Revideret arbejdstid: Viser den seneste planlagte tid, som oftest vil være den samme arbejdstid som den godkendte arbejdstid, hvis ikke der er sket nogen ændringer undervejs. Faktisk arbejdstid: Den godkendte faktiske arbejdstid. (Anvendes til dannelse af løngrundlaget). Fravær: Viser om medarbejderen har haft fravær den pågældende dag. BESKRIVELSE AF BAGGRUNDSFARVE Data som kan behandles i dette modul, er de arbejdstider, der er registreret i en godkendt plan. Hvis planen er godkendt(lysegrøn), eller dagen er godkendt(blå), vil farverne for disse dage blive vist. En ikke godkendt plan vil baggrundsfarven bag kolonnerne fremtræde med en hvid farve: Side 114

115 Daglig brug GODKEND ARBEJDSTID Hvis ikke der er ændringer i forhold til den reviderede arbejdstid, godkendes arbejdstiden for medarbejderen. Vælg Program > Faktisk arbejdstid. Vælg dato. Højreklik på bjælken for en medarbejder og vælg Godkend. Vælg Godkend alle for at godkende arbejdstiderne for alle medarbejdere. Alternativt, vælg funktionerne fra menuen Funktioner (Godkend og Godkend alle). TimePlan overfører nu den revideret arbejdstid som faktisk arbejdstid. RET EN ARBEJDSTID Vælg dato. Dobbeltklik på en medarbejder for at rette arbejdstiden eller højreklik på bjælken for en medarbejder og vælg Ret arbejdstid. 080 Side 115

116 Derefter fremkommer ovenstående skærmbillede, og du kan nu rette arbejdstiden til. Når en godkendt arbejdstid ændres, skal der tages stilling til, hvilken type ændring der er tale om. Aftalt ændring af arbejdstid: Ændringen er aftalt med medarbejderen, og der afregnes efter satser i overenskomsten. Varslet overarbejde: Der er tale om overarbejde, og der afregnes iht. overenskomsten. Hvis overenskomsten tillader det, kan overarbejdet konverteres til afspadsering. Uvarslet overarbejde: Der er tale om overarbejde, og der afregnes iht. overenskomsten. Hvis overenskomsten tillader det, kan overarbejdet konverteres til afspadsering. Mertid: Ændringen er aftalt med medarbejderen, og der afregnes med 1:1 timer. Mertid registreres separat, og kan derfor trækkes ud som en selvstændig lønart i forbindelse med lønkørsel. Når den faktiske tid og status for ændringer er indtastet, godkendes ændringerne ved at klikke på OK, hvorefter den ændrede faktiske arbejdstid er registreret. Der kan efterfølgende rettes i den faktiske tidsregistrering, dog kun indtil den aktuelle plan/dato er lønlåst. OPHÆV FAKTISK TID Når en arbejdstid er godkendt, er det muligt at ophæve denne registrering dette kan ske hvis der kommer en ændring efter du har godkendt. Vælg dato. Højreklik på bjælken for en medarbejder og vælg Ophæv arbejdstid. Side 116

117 Klik Ja for at ophæve den faktiske arbejdstid og tidligere godkendelse. Hvis arbejdstiden var tildelt en status ved registrering af faktisk tid eksempelvis: Aftalt ændring eller Overarbejde ophæves denne også. Arbejdstiden er nu slettet og den kan godkendes på ny. Side 117

118 KLARGØR LØN Herfra er det muligt at køre en allerede opsat og frigivet lønperiode - også kaldet begrænset løn. Denne begrænsning vil typisk blive anvendt, hvis en bruger kun har rettigheder til at afvikle lønkørsel, men ikke har rettigheder til at opsætte lønkørsel (afdelingschef, butikschef, distriktschef osv.). En bruger, der kun har adgang til begrænset lønkørsel, ser kun de afdelinger som brugeren har adgang til. Det vil sige, at når du som planlægger skal godkende og gøre klar til løn gøres det på følgende måde: Program > Klargør løn hvorefter følgende billede kommer frem: Du vælger så den pågældende lønperiode øverst i billedet, samt din afdeling og trykker på fanen Godkendelsesbillede og følgende skærmbillede fremkommer: Side 118

119 Billedet viser dig en oversigt over de medarbejdere du har i din afdeling, samt de løninformationer, som er valgt der skal vises i TimePlan. Dette kan blandt andet være løntimer, tillæg og forskellige fraværstyper. Som ansvarlig planlægger er det dit ansvar at kigge ovenstående løninformation igennem. Hvis der er informationer på en medarbejder du gerne vil tjekke, kan du gøre følgende: Stil dig på den pågældende medarbejder og højreklik, hvorefter følgende billede kommer: Vis stamkort: giver dig mulighed for at se medarbejderens stamkort med bl.a. ansættelses- og lønforhold (Afhængig af rettigheder kan lønforhold være skjulte oplysninger). Side 119

120 Vis timeopgørelse: viser medarbejderens timeopgørelse for den lønperiode, som der er kørt løn for, så du således kan se hvordan de enkelte løninformationer fremkommer. Du kan også vælge af lave en udskrift af løninformationerne ved at vælge Udskriv, hvorved du får en udskrift som ligner dit skærmbillede. Side 120

121 Hvis du vælger Se omkostninger får du en oversigt over omkostningerne for den viste lønperiode. Side 121

122 Ovenstående skærmbillede giver dig en økonomisk oversigt over lønperioden. Alle lønarterne er nu omregnet til kroner på baggrund af overenskomsterne og medarbejderens ansættelses- og lønoplysninger. Tips! Hvis I har tillægsmodulet Lønbudget, og har registreret omsætningen i løn % eller Kr., er det muligt i Godkendelsesbilledet muligt at se, om din afdeling holder budgettet. Når du har tjekket om løninformationerne er ok, skal du godkende din lønkørsel. Dette gøres ved at du trykker på Godkend, hvorefter du får følgende skærmbillede: Du bliver nu spurgt Vil du godkende og gemme løndata nu? Er du klar til dette, trykker du blot på Ja Hvorefter følgende status om lønlås fremkommer for hver afdeling: Side 122

123 Klargøringen af løn er færdig når alle afdelinger er lønlåst, og du trykker blot på Luk. BESKEDER (WEBAPP, SIGNIN, SMS OG ) Ved hjælp af funktionen Beskeder kan I kommunikere med medarbejdere i din afdeling ved hjælp af SMS, og WebApp en eller internt via terminalerne. Bemærk! Beskeder, som sendes ud til medarbejderne via terminalerne (Internt,) vises kun én gang, og gemmes ikke når medarbejderen først har klikket beskeden væk. Beskeder som sendes via SMS, og WebApp, vælger medarbejderen selv, hvor længe de ønsker at gemme. Udvælg og send besked Vælg menupunktet Program >Beskeder (Beskeder ligger også som genvej i planlægningen) Side 123

124 Vælg Ny i Beskeder Vælg Til for at se lisen over medarbejdere du ønsker at sende beskeder til. Sæt flueben ud for de medarbejdere, som du ønsker at sende besked ud til. Side 124

125 Det er muligt at lave søgekriterier ved at vælge Avanceret. Her er det muligt at søge på afdelinger, overenskomster, stillinger, funktioner samt arbejdsfilter og fraværsfilter. Bemærk! Hvis en medarbejder mangler eller mobilnummer på stamkortet, vil dette være angivet i parentes efter navnet. Efter medarbejderne er valgt, tryk på OK. Herefter vælges om der skal sendes besked til WebApp, SignIn, SMS eller Side 125

126 Hvis der vælges WebApp er der mulighed for at vinge af i Accept/Afvis, og der vil på WebApp være mulighed for at vælge en af disse ved besvarelse af besked. Send besked når emne og tekst er indskrevet, øverst i menubjælken. Sendte beskeder vil blive arkiveret til venstre i vinduet, og det vil her være muligt at se om medarbejdere har accepteret eller afvist: Side 126

127 Det er også muligt at se hvor mange der har accepteret, afvist og afventer svar fra. Side 127

128 I beskeden vil det være muligt at se: Hvor mange der har accepteret beskeden, vist med grønt. Klik på har accepteret for at se hvem der har accepteret. Klik igen på har accepteret for fjerne valget, eller klik på et af de andre alternativer. Hvor mange der har afvist beskeden. Vist med rødt. Klik på har afvist for at se hvem der har afvist beskeden. Klik igen på har afvist for fjerne valget, eller klik på et af de andre alternativer. Hvor mange der mangler at tage stilling til beskeden. Vist med gråt. Klik på afventer for at se hvem der endnu ikke har taget stilling til beskeden. Klik igen på afventer for fjerne valget, eller klik på et af de andre alternativer. Skulle der være svar med, vil det vises under alle valg, og vises som en blå tekstboble. Afrunding Det er muligt at indhente mere information om og hjælp til brugen af TimePlan. ONLINE MANUAL (F1) Når du arbejder i TimePlan og har brug for mere hjælp, kan du vælge F1 knappen, og du får adgang til TimePlans online manual. Side 128