Tilsyn Tilbuddets navn: Møllebakken Adresse: Møllebakkevej 6, Sdr. Højrup, 5750 Ringe. Anmeldt tilsyn foretaget den 1.

Transkript

1 J.nr. 10/14327 Sagsbehandler: Hege M. Ekberg Dato: Den 28. september 2010 Tilsyn 2010 Tilbuddets navn: Møllebakken Adresse: Møllebakkevej 6, Sdr. Højrup, 5750 Ringe. Anmeldt tilsyn foretaget den 1. september 2010 Tilsynsførende: Socialfaglig konsulent, Else Pedersen, socialfaglig konsulent, Hans Peter Lund og AC-medarbejder, Hege M. Ekberg. Kort beskrivelse af tilbuddet / institutionen: Møllebakken, som ligger smukt i landlige omgivelser på Midtfyn i nærheden af Ringe, er en bo og behandlingsinstitution for børn og unge med særlige behov. Institutionen har 8 døgnpladser og en intern skole. Møllebakken har herudover tilknyttet en udslusningsbolig Det Gule Hus - beliggende i Ringe by, med plads til 4 unge. Møllebakken består af en hovedbygning, en tidligere forstanderbygning, værkstedsbygninger, undervisningspavilloner, stald m.v. Møllebakken har i marts 2009 haft en grundig bygningsgennemgang, og der er truffet beslutning om renovering af 2 badeværelser og dele af undervisningslokalerne. Udendørsomgivelserne er gode, og der er mulighed for at have egen køkkenhave, derudover har Møllebakken en boldbane samt et mindre husdyrhold. Den pædagogiske tilgang er individuel og inspireret af systemisk og narrativ teori og metode. Endvidere har Møllebakken fokus på at yde en helhedsorienteret indsats, hvorfor der arbejdes tværfagligt og i teams, ligesom der er fokus på familierne. Der arbejdes med fokuspunkterne trivsel, anerkendelse, relation og vækst kendt som TARV. Tilsynets samlede vurdering Det er tilsynets vurdering, at Møllebakken leverer et individuelt tilrettelagt tilbud til børn og unge med særlige behov. Det er også tilsynets vurdering, at Møllebakkens tilbud vedrørende bodel/fritid, intern skole og familiearbejde, giver mulighed for et helhedsorienteret fokus på det enkelte barns udvikling. Endelig bemærker tilsynet, at der på Møllebakken tages hensyn til såvel det enkelte barn, som den samlede gruppe, og der er oprettet særforanstaltning omkring et barn, hvor der mangler en udredning og afklaring af hvad der vil være det bedste tilbud til barnet. Som ved anmeldt tilsyn i 2009, vurderer tilsynet, at Møllebakken på professionel vis arbejder fagligt ud fra deres viden om børn og unge med særlige behov. Tilsynet vurderer, som nævnt, at arbejdet er tilrettelagt med fokus på børnene/de unge, både som en gruppe der skal fungere sammen, og som enkeltindivider, der skal opleve trygge rammer og udvikle sig ud fra egne Side 1 á 20

2 forudsætninger. Både udsagn fra forældrene og børnene/de unge, som tilsynet talte med, vidner i høj grad om tilfredshed med tilbuddet. Vedrørende de sundhedsmæssige forhold, blev der under tilsynsbesøget fortalt, at der nu håndteres en større mængde medicin end tidligere. Tilsynet vurderer, at der er et tilstrækkeligt antal medarbejdere på Møllebakken, men brug af mange vikarer og ufaglært arbejdskraft kan medføre udfordringer, både for skoledelen og i det pædagogiske arbejde. Det er tilsynets indtryk, at medarbejderne oplever et godt tværfagligt samarbejde, og at de trives på Møllebakken. Tilsynet bemærker, at der er stort fokus på kompetenceudvikling, og efter afslag på ansøgning om regionale kompetencemidler, har man truffet beslutning om, at Møllebakken selv finansierer disse. Det er tilsynets vurdering, at medarbejderne er tilfredse med muligheden for supervision. Ifølge Møllebakkens alkoholpolitik, gives der lov til at børnene/de unge kan indtage 2 glas vin til maden juleaften, dersom de er konfirmeret og har forældrenes tilladelse. Ifølge politikken må medarbejderne, som arbejder juleaften også indtage max 2 glas vin til maden. Tilsynet læner sig op ad vurderingen fra anmeldt tilsyn 2009, hvor Møllebakkens fysiske rammer skønnes som gode for målgruppen. Møllebakken formår at være en bo og undervisningsinstitution, der tilnærmelsesvis bærer præg af hjemlig hygge. Det er tilsynets vurdering, at tilbuddets udendørs rammer giver rig mulighed for fysisk udfoldelse og leg i rolige omgivelser. Tilsynet bemærker, at der ikke afholdes faste brandøvelse på Møllebakken. Det er tilsynets vurdering, at forstanderen er en tydelig leder, der holder sig godt orienteret om hvad der foregår på Møllebakken, og om tilbuddets ydelser i forhold til målgruppen. Det er også tilsynets vurdering, at ledelsens ansvarsfordeling ikke er helt tydelig for medarbejderne. Dog er det relativt tidligt i den igangværende organisatoriske forandringsproces at konkludere yderligere i forhold til tilsynets fokusområde (den nye organisatoriske struktur). Tilsynet bemærker, at der er forekommet uregelmæssigheder i belægningsoversigten, hvilket var blevet opdaget dersom det månedsvise ledelsestilsyn blev gennemført. Det er tilsynets vurdering at Møllebakkens hjemmeside følger de fælles retningslinjer. Tilsynet vurderer, at der er arbejdet med anbefalingerne fra tilsynene i Anbefalinger til kvalitetssikring og -udvikling: Tilsynet anbefaler: - At medicininstruksen revideres og justeres i forhold til den mængde medicin som nu håndteres på tilbuddet (Pkt. 2.3). - At Møllebakkens alkoholpolitik revideres, og som minimum overholder sundhedsstyrelsens anbefaling om ikke at servere alkohol til unge under 16 år (Pkt.3.3). - At Møllebakken afholder faste brandøvelser, herunder kontakter brandinspektøren i Faaborg-Midtfyn kommune, for afklaring af brandøvelsernes hyppighed og form tilpasset tilbuddets målgruppe (Pkt. 4). - At det månedsvise ledelsestilsyn gennemføres (Pkt. 5.1). Eventuelle bemærkninger, som ikke er indarbejdet: Side 2 á 20

3 Fra forstanderen: Ingen. Fra driftsdirektøren: Ingen. Fremsendelsesbemærkning til driftsdirektøren: Rapporten fremsendes hermed til videre behandling, idet der herunder henvises til ovenstående anbefalinger. Den 5. november 2010, JFB. Eventuelle prioriteringer ved tilsynet: Evt. særlige fokuspunkter: Møllebakken har fået ny viceforstander/stedfortræder, efter at den tidligere skoleleder/stedfortæder har fundet nye udfordringer andet sted. Som følge af dette har Møllebakken ændret på den organisatoriske struktur i det pædagogiske arbejde, hvilket tilsynet har valgt at fokusere på. Evt. særlig prioritering ved tilsynets gennemførelse: Organisatorisk er Det Gule Hus en selvkørende enhed, som ligger under forstanderens ledelse. Tilsynet har kun omfattet Møllebakkens bodel og interne skole, og der er ikke foretaget beskrivelser eller vurderinger af tilbuddet i Det Gule Hus, som heller ikke indgik i omvisningen på Møllebakken, og de tilsynsførende har ikke mødt personale, beboere eller pårørende med tilknytning hertil. Det Gule Hus nævnes kun i forbindelse med aktuel belægning og økonomiske forhold. Deltagere ved tilsynet: Inden tilsynsbesøget, gjorde forstanderen opmærksom på, at den nye stedfortræder ikke havde mulighed til at deltage på den aktuelle tilsynsdato. Under tilsynsbesøget blev der foretaget interviews af forstanderen, 2 unge, 2 pårørende og 4 medarbejdere (herunder TR). Desuden talte tilsynet kort med en socialrådgiver/familieterapeut. 1. Målgruppe og beboersammensætning Side 3 á 20

4 Målgruppe antal pladser tilbuddets indhold: Møllebakken definerer selv deres målgruppe på flg. måde: Målgruppen er børn og unge: - Der begavelsesmæssigt befinder sig udenfor normalområdet. Det vil sige med kognitive funktioner svarende til seks-syv års alderen. Der ses enten en psykiatrisk overbygning og/eller følelsesmæssige skader forårsaget af omsorgssvigt. - Der ses på enkelte områder en alderssvarende funktion hos de unge og på andre områder, slet ikke. Møllebakken er normeret til 8 pladser i Sdr. Højrup. Tilbuddet indeholder desuden intern skole, og der er et tæt samarbejde mellem lærerne og det pædagogiske personale, hvilket skal sikre en helhedsorienteret indsat i forhold til det enkelte barn. Skolens mål, tilbud og struktur er beskrevet på Møllebakkens hjemmeside. Både i det indsendte materiale og på tilbuddets hjemmeside synliggøres et fokus på familiearbejde og mulighed for samtaler. Målet for familiearbejdet er formuleret, som følgende: - At anbringelsen bliver lettere at håndtere for alle i familien. - Ofte er de unge der anbringes på Møllebakken blevet symptombærere på problemer i familien. Derfor er målet med familiearbejdet også at sætte fokus på problemet, og ikke på de mennesker problemet har indflydelse på. Mennesker er ikke problemer, de har problemer. - At kvalificere relationen mellem forældre og børn. (Kilde: Med tryk på Tarv og Aktuel beboer/bruger/elevsammensætning ændringer heri siden sidste tilsyn: Siden sidste tilsyn er 5 unge flyttet fra Møllebakken, og 5 nye er flyttet dertil. 4 af de nye er indenfor målgruppen, medens der er oprettet en særforanstaltning for 1 barn, som afventer yderligere udredninger. Efter udredningen af barnet med særforanstaltning vil der blive taget stilling til om Møllebakken er det bedst egnede tilbud for den pågældende. Belægningsforhold: [Belægning år til dato, forventet belægning resten af året, evt. venteliste] Katalogydelse (LIS, Belægningsoversigt for perioden 1/1/ /10/2010) Budgetterede belægningsprocent Faktisk belægningsprocent Møllebakken, Det Gule Hus (486) 70 % 20 % Møllebakken, døgnophold 95 % 102 % Møllebakken, skoletilbud 97 % 107 % Antal særforanstaltninger:* Møllebakken, særforanstaltning, Det Gule Hus (634). Side 4 á 20

5 perioden 1/1/ /8/2010) Møllebakken, særforanstaltning (599) (d. 1/7 30/9). Møllebakken, særforanstaltning Det Gule Hus (597).** Møllebakken, særforanstaltning Dgh. (598) (d. 6/4 30/6). Møllebakken, særforanstaltning Skole (600). *En særforanstaltning er en ydelse, som købes i tillæg til tilbuddets almindelige indhold, og med udgangspunkt i en konkret beboers behov (kan også være et fradrag i tilbuddets ydelse). Særforanstaltninger kan være tidsbegrænsede, og ændres efterhånden, som beboerens behov ændres. Pt. har Møllebakken/Det Gule Hus 2 beboere med særforanstaltning. **Særforanstaltningen er en dobbeltregistrering uddybes under Andet. Andet: Den økonomiske konsulent har fokus på, at der har forekommet en dobbeltregistrering, som man nu er ved at bringe i orden igen sammen med tilbuddets ledelse. De månedsvise ledelsestilsyn vil kunne bidrage til, at lignende fejl opdages på et tidligt tidspunkt, se pkt. 5.1 Evt. bemærkninger vedr. ledelsestilsyn Tilsynets vurdering af tilbuddets indhold i forhold til målgruppe og aktuel beboersammensætning Det er tilsynets vurdering, at Møllebakken leverer et individuelt tilrettelagt tilbud til børn og unge med særlige behov. Det er også tilsynets vurdering, at Møllebakkens tilbud vedrørende bodel/fritid, intern skole og familiearbejde, giver mulighed for et helhedsorienteret fokus på det enkelte barns udvikling. Endelig bemærker tilsynet, at der på Møllebakken tages hensyn til såvel det enkelte barn, som den samlede gruppe, og der er oprettet særforanstaltning omkring et barn, hvor der mangler en udredning og afklaring af hvad der vil være det bedste tilbud til barnet. 2. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Pædagogisk koncept og metode: Møllebakkens socialfaglige tilgang er inspireret af systemisk teori og metode. Der lægges vægt på individuelt tilrettelagte forløb med udgangspunkt i systemisk og narrativ teori. Metoden tilpasses den enkelte, og der benyttes derfor også andre referencerammer i behandlingsarbejdet. På tilbuddets hjemmeside kan man læse, at man på Møllebakken har fokus på de unges TARV Trivsel, Anerkendelse, Relationer og Vækst. Tilsynet bemærker, at Møllebakken har et velbeskrevet materiale, hvor principperne fra TARV også vises i tilbuddets værdigrundlag. I det skriftlige materiale er der også en beskrivelse af hvad der kendetegner målgruppen, det teoretiske fundament, behandlingssyn, organisering, samt mål og indhold for bodel, familiearbejdet og skolen. (Kilde: Specialinstitution Møllebakken Med tryk på TARV ). Hvordan omsættes pædagogiske mål og værdier i hverdagen: Der laves en individuel handleplan for barnet/den unge i samarbejde mellem familieterapeuten, kontaktpædagogen, kontaktlærer den unge og forældrene. Ligeledes er der et samarbejde med Side 5 á 20

6 den kommunale sagsbehandler. Medarbejderne fortalte, at konteksten på Møllebakken gav gode muligheder for at arbejde med pædagogiske mål. Pædagogerne deltager i skoledelen (fra kl.12.00), hvilket giver mulighed for at drøfte delmål og trivsel med den enkelte ung, i forhold til både skole og fritid. Anvendelse af individuelle planer / elevplaner i praksis: Tilsynet har på forhånd fået tilsendt 2 handleplaner. Der er tydelig beskrivelse af barnet/den unge, mål, referat fra statusmøder og skoleudtalelser. Det skriftlige materiale er velbeskrevet, handlingsorienteret og viser tydeligt det individuelle udgangspunkt, hvor afsættet er det enkelte barns konkrete forudsætninger og udviklingspotentialer. Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde: Møllebakken har sendt to ansøgninger til udviklingspuljen Sandplay som pædagogisk redskab og Kogebog for unge mennesker med generelle indlæringsvanskeligheder, og har fået penge til begge projekter. Projekterne er ikke ført ud i livet endnu, men forberedelserne er startet. Anvendelse af Bosted Systemet: Medarbejderne oplyste at Bosted Systemet ikke altid er velfungerende. Herunder gives der særligt udtryk for, at registrering af medicingivning kan være problematisk. Medarbejderne fortalte, at de enkelte gange må vente med registrering af medicingivning, hvilket medfører risiko for at registreringen bliver glemt. Forstanderen oplyste, at der er aftalt et møde med en Bostedskonsulent, da der er enkelte problemer med Bostedsystemet. Møllebakken planlægger også at åbne op for, at forældre skal kunne få tilgang til at læse deres barns dagbogsnotat Magtanvendelse og vold Hvordan introduceres til reglerne om magtanvendelse? Medarbejderne fortalte, at nye medarbejdere, vikarer og studerende introduceres til reglerne om magtanvendelse som en del af introduktion og oplæring på Møllebakken. Antal og arten af magtanvendelser siden sidste tilsyn: Forstanderen fortalte, at de på tilsynsdagen havde en magtindberetning, som var ved at blive sendt til behandling. Ellers har der ikke været magtanvendelser til behandling i socialstaben siden anmeldt tilsyn i juni Hvordan er magtanvendelserne fulgt op Side 6 á 20

7 Medarbejderne fortalte, at magtanvendelser drøftes på personalemøder. Der blev desuden fortalt, at der er stort fokus på at medarbejderne ikke skal fremme konflikt. Morgenmotion/fodbold fremhæves som et konkret eksempel på Møllebakkens konfliktforebyggende tiltag. Børnene/de unge starter skoledagen med motion/fodbold, hvilket betragtes som en sjov og aktiv start på dagen. Børnene/de unge ser det som naturligt at tage et bad efter motion. Derved undgår man, at personlig hygiejne, hvilket kan være en udfordring for flere børn/unge, skal føre til konflikt. Vold beboerne/brugerne/eleverne imellem: Ifølge forstanderen, kan der forekomme vold mellem børnene/de unge, men dette ses ikke ofte med den aktuelle barn/ungegruppe. Den ene unge, som tilsynet talte med fortalte, at hvis man blev sur på nogen, så gik vedkommende bare væk fra dem han var sur på. Det andet barn/den unge fortalte, at dersom man havde lukket døren, så må man ikke gå ind uden at banke på/få lov, og hvis døren til ens værelse står åben, så må man godt gå ind. Andet (Evt. politianmeldelser): Der har ikke været politianmeldelser Beboer/bruger/elevindflydelse og trivsel Hvorledes sikres med- og selvbestemmelse? I det indsendte materiale oplyses det, at der afholdes skemalagte beboermøder i skoletiden, for alle de unge. Der laves almindeligvis notater/referater fra mødet, så evt. beslutninger eller drøftelser kan implementeres i huset. Tilsynet har læst referat fra to beboermøder. Hvordan arbejdes der med Regionens brugerpolitik, herunder dato for tilbuddets brugerpolitik (kun voksentilbuddene)? Ikke relevant, da Møllebakken er et børne unge tilbud. Kender beboerne tilbuddets brugerpolitik (voksentilbuddene)? Ikke relevant jf. forrige pkt. Trivsel og tilfredshed med tilbuddet? De unge, som tilsynet talte med, fortalte at de var glade for at bo på Møllebakken. Den ene refererede til sit liv inden opholdet, og hvordan de på Møllebakken hjælper så man undgår at rode sig ind i så meget ballade. Den unge havde desuden helt konkrete mål i forhold til at blive endnu bedre til at læse, og kendte til at han havde en individuel plan. Den anden unge fortalte lidt om fritidsaktiviteterne, som vedkommende deltager i, herunder ridning og fodbold, og 1 x pr. uge hjælper den unge til i køknet. Den unge fortalte desuden, at han har en drøm om at tage traktorkørekort, og måske blive landmand. Begge de unge gav klart udtryk for at de var glade for at bo på Møllebakken, og at de havde det Side 7 á 20

8 godt sammen med de andre børn/unge og medarbejderne. Tilsynet spurgte de unge om de fik lov til at bestemme noget, hvortil de svarede, at de havde ønsket sig en wii, hvilket man nu var ved at anskaffe. De unge fortalte desuden, at de fik lommepenge 1 x pr. uge, hvilket den ene brugte på slik, og den anden sparede op. Tilsynet talte med to forældre, som begge udtrykte stor tilfredshed med tilbuddet. Denne ene forælder fortalte, at vedkommende altid føler sig velkommen på Møllebakken, og oplever en oprigtig interesse fra medarbejdernes side, når de spørger til hvordan den pårørende har det. Begge forældrene fortalte eksempler på hvordan Møllebakken medvirker til en positiv udvikling for deres børn, og en atmosfære hvor de bliver behandlet ud fra hvad de kan magte, og uden for mange nederlag Sundhedsmæssige forhold Hygiejne og rengøring: 2 uger inden tilsynsbesøget startede en ny ordning, hvor et firma skal stå for renhold af fællesarealerne 3 x pr. uge. Medarbejderne skal fremdeles, sammen med børnene/de unge stå for værelserne. Tilsynet så flere af børnenes/de unges værelser, og det er tilsynets vurdering, at disse var rene og relativt ryddelige. Det er tilsynets indtryk, at der generelt var rent og pænt i fælleslokalerne på Møllebakken. Medicinopbevaring /-instruks: Tilsynet havde på forhånd læst Møllebakkens instruks vedr. medicinhåndtering. Denne blev godkendt på MED udvalgsmøde d Ifølge de regionale retningslinjer for medicinhåndtering pkt skal denne revideres 1 x årligt. Tilsynet drøftede med forstanderen diverse punkter i medicininstruksen, som med fordel kunne uddybes, herunder bl.a.: uddybning af hvad der menes med `andre lægerelevante informationer`, procedure for hvem der skal orienteres dersom barnet/den unge ikke ønsker at indtage sin medicin, samt opbevaring af håndkøbsmedicin. Der blev også gjort opmærksom på, at proceduren for udlevering af p.n. medicin (medicin som gives/tages ved behov) og utilsigtede hændelser ikke fremgår i den lokale medicininstruks. Ledelsen informerede (inden tilsynsbesøget) skriftligt, om at der er en plan for at samtlige medarbejdere vil gennemgå regionens medicinkurs efterhånden som disse udbydes. Den medicinansvarlige har deltaget på medicinkursus i august Baggrunden for det øgede fokus på medicin er, at en ny beboer får en del medicin. Med udgangspunkt i de regionale retningslinjer, uklarheder og mangler i den lokale instruks (blev drøftet under tilsynsbesøget), samt den større mængde medicin, som nu håndteres på Møllebakken, anbefaler tilsynet, at medicininstruksen revideres. Evt. kostpolitik: Forstanderen oplyser i det indsendte materiale, at de er af den opfattelse, at man spiser alment, sund og varieret kost på Møllebakken. Der er ansat en person, der har kost, indkøb, kostplaner m.m., som sit funktionsområde. Arbejdet er tilrettelagt som dagarbejde, hvor der tillige er Side 8 á 20

9 opgaver i forbindelse med hjemkundskabsundervisning. Det er deres opfattelse, at de på denne måde er proaktive i forhold til evt. problemstillinger, samt kan bevare en fornuftig indstilling til kost og kostvaner. Det eksisterer derfor ikke p.t. en nedskrevet kostpolitik. De unge, som tilsynet talte med, fortalte ligeledes, at der ofte tales om hvad der er sundt/usundt at spise. I et af referaterne fra beboermøde, kunne tilsynet læse om de unges overvejelser i forhold til sund livsstil, og at de selv kom med konstruktive forslag til sund livsstil Samarbejde med forældre / pårørende Hvordan arbejdes der med Regionens pårørendepolitik, herunder dato for tilbuddets / institutionens pårørendepolitik? Forstanderen fortale, at der er fokus på forældresamarbejdet, og at familiearbejde indgår som en del af tilbuddets indhold, samt aftales ud fra individuelle behov. Der er desuden planlagt forældremøde, hvor forældrene igen vil blive bedt om at udpege repræsentanter til forældrerådet, se pkt Forældrebestyrelse/pårørenderåd. Tilsynet bemærker, at der ikke er udarbejdet en skriftlig pårørendepolitik for Møllebakken. Det er dog tilsynets vurdering, at beskrivelsen af forældresamarbejdet, som kan læses på hjemmesiden ( omhandler de samme målsætninger, som regionens pårørendepolitik. Kender de pårørende tilbuddets pårørendepolitik? Der blev ikke spurgt til dette, da der ikke er udformet en særlig pårørendepolitik for Møllebakken. De pårørende, som tilsynet talte med, oplyste, at de har en god kommunikation med medarbejderne på Møllebakken. Se også pkt Trivsel og tilfredshed med tilbuddet. Forældrebestyrelse / pårørenderåd: Forstanderen oplyser, at der holdes forældremøder. I efteråret 2007 blev der taget et initiativ, sammen med forældrene, til at nedsætte et egentligt forældreråd. Forældrene valgte selv 4 forældre til rådet, og Møllebakken stillede med en sekretærfunktion (som også er socialrådgiver/familiekonsulent). Det oplyses, at de sidste møder har været aflyst, og at 3 af de valgte forældre er trådt ud af rådet, da deres pårørende er flyttet fra Møllebakken op til sommerferien Der er planlagt et nyt forældremøde i uge 40, hvor forældrene igen vil blive bedt om at vælge repræsentanter til forældrerådet. Forstanderen oplyste ellers, at de generelt har meget kontakt med forældrene via hjemmebesøg, samtaler på institutionen, forældremøder m.m. Opfølgning af sager fra forældrebestyrelse / pårørenderåd: Blev ikke drøftet da der pt. ikke er et forældreråd. Side 9 á 20

10 2.5. Forretningsgang vedr. brugernes økonomi Børn og unge: Procedure for udbetaling af lomme- og tøjpenge: Børnene/ de unge, som tilsynet talte med, fortalte at de får ugepenge x 1 pr. uge. Både de unge og forældrene, som tilsynet talte med, gav udtryk for, at de synes ordningen fungerer tilfredsstillende. Forstanderen oplyste, at lommepenge udbetales efter cirkulæret. Voksne: Procedure for håndtering af beboermidler: Ikke relevant Eksterne samarbejdsforhold Samarbejdet med region, kommuner og andre samarbejdsparter / myndigheder: Forstanderen havde intet at bemærke, og fortalte endvidere, at han oplever et godt samarbejde med regionale samarbejdsparter. Handleplansamarbejdet: Tilsynet talte med socialrådgiveren, som oftest står for kontakt med de kommunale sagsbehandlere. Vedkommende kunne fortælle om et godt samarbejde, hvor der tidligere har været enkelte udfordringer knyttet til hyppig udskiftning af sagsbehandlere i kommunerne, hvilket ikke ses ligeså ofte nu. Vedkommende fortalte også, at man kan mærke kommunernes trængte økonomiske situation i øjeblikket, da en kommune har varslet, at de vil revurdere pris og tilbuddets indhold i forhold til et barn, som har været på Møllebakken i en årrække Klager over tilbuddets ydelser og det pædagogiske indhold Hvilke mundtlige / skriftlige klager har der været siden sidste tilsyn, og hvordan er de håndteret? Det foreligger ingen skriftlige klager siden sidste tilsynsbesøg d. 22. juni Side 10 á 20

11 2.8. Særlige problemstillinger F.eks. sidst godkendte undervisningsplan ved intern skole: Undervisningsplanen godkendes af Fåborg-Midtfyn komme. Der har ikke været bemærkninger til denne. F.eks. anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v. Blev ikke spurgt til under tilsynsbesøget Tilsynets vurdering af den pædagogiske praksis, tilfredshed og trivsel m.v. Som ved anmeldt tilsyn i 2009, vurderer tilsynet, at Møllebakken på professionel vis arbejder fagligt ud fra deres viden om børn og unge med særlige behov. Tilsynet vurderer, at arbejdet er tilrettelagt med fokus på børnene/de unge, både som en gruppe der skal fungere sammen, og som enkeltindivider, der skal opleve trygge rammer og udvikle sig ud fra egne forudsætninger. Både udsagn fra forældrene og børnene/de unge, som tilsynet talte med, vidner i høj grad om tilfredshed med tilbuddet. Med udgangspunkt i de regionale retningslinjer, og den større mængde medicin, som nu håndteres på Møllebakken, anbefaler tilsynet, at medicininstruksen revideres og justeres i forhold til den mængde medicin som nu håndteres på tilbuddet. 3. Personale og arbejdsmiljø Matcher antal ansatte (faktisk personaleforbrug) og personalets sammensætning de faglige mål (f.eks. vedrørende pleje, træning, beskæftigelse, fritid)? Møllebakken har i alt 17 ansatte inklusiv forstanderen, fordelt på følgende fagområder: Alment kontorarbejde (1), undervisning o.l. (4), socialrådgivningsarbejde (1), pædagogisk arbejde (6), pædagogisk medhjælp (3) og rengøringsassistent (1) (Kilde: Tilbudsportalen). Ifølge medarbejderne, så matcher antallet medarbejdere, som er på arbejde i det daglige, med det behov der er. Dog blev der givet udtryk for, at der ofte bliver benyttet vikarer og ufaglærte, hvilket kan være udfordrende. Det blev også nævnt, at skolen mangler uddannede medarbejder, men der var en på prøve under tilsynsbesøget. Medarbejderne gav udtryk for at der er et godt tværfagligt samarbejde på Møllebakken, og at Side 11 á 20

12 Møllebakken var et godt sted at arbejde. Vikaranvendelse, omfang og procedure: Forstanderen har skriftligt redegjort for, at der ligger en klar fremgangsmåde for oplæring af nye vikarer, som indeholder: Indledende samtale, orientering til øvrigt personale, ren straffeattest, føl-ordning i 4-5 dage, samt ny samtale med ledelsen, hvor man bl.a. drøfter tilbagemeldinger fra øvrige medarbejdere og børne/ungegruppen. Vikargruppen er præget af personer, som har været tilknyttet Møllebakken gennem flere år, og som kender huset godt. Møllebakken har pt. en særforanstaltning, hvilket har medvirket til, at vikargruppen er blevet udvidet i foråret 2010, og der er vikarer ansat i tidsbegrænsede stillinger Personaleudskiftning Antal fratrådte medarbejdere siden sidste tilsynsbesøg årsagen hertil? Siden anmeldt tilsyn i 2009, er 2 medarbejdere fratrådt deres stilling. Den ene søgte nye udfordringer andet sted, hvorimod den anden fratrådte af andre grunde 3.2. Sygefravær Sygefraværsstatistik: (Def. samlede sygefravær: Barnets 1. sygedag, børnerelateret sygefravær, sygedag, arb.skade, 56, delvis sygdom). Møllebakkens aktuelle sygefravær er på nogenlunde samme niveau som ved sidste års tilsyn. I perioden juni 2009 juli 2010 har Møllebakken et samlet sygefravær på 4, 03 % Til sammenligning er det samlede gennemsnitlige sygefravær for samtlige af regionens sociale tilbud, i samme periode, på 9, 47 %. (Kilde: Oplysninger fra HR-afdelingen). Aktuelt antal langtidssyge:. (Def. Langtidssygdom: Mere end 28 dage i løbet af ét år). Oplysninger fra HR viser, at der aktuelt er 2 langtidssyge medarbejdere. Forstanderen oplyste, at ingen af disse skyldes arbejdsrelaterede forhold. Sygefraværspolitik: Forstanderen oplyste, at de har arbejdet en hel del med sygefraværspolitikken, og at den har medvirket til muligheden for at fastholde medarbejdere efter kortere eller længere fravær. Tilsynet har fået tilsendt og læst fraværspolitikken, hvor formål, sygemelding/ raskmelding og dagsorden for omsorgssamtalen beskrives. Side 12 á 20

13 3.3. Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø, herunder vurdering af hjælpemidler og materiel: Medarbejderne oplyste, at fysisk og psykisk arbejdsmiljø var fokusområder ved sidste APV, samt at der ikke var noget at bemærke vedr. disse forhold. Psykisk arbejdsmiljø: Intet at bemærke. Se forrige punkt. Anmeldte arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn: Ifølge oplysninger fra HR- afdelingen er der ikke anmeldt arbejdsskader fra Møllebakken siden sidste tilsyn. Vold mod personale (omfang og type, evt. politianmeldelser): Forstanderen oplyser, at der sjældent forekommer direkte vold mod personalet. Med henblik på at udarbejde en voldspolitik har MED-udvalget, ultimo maj 2010, drøftet snitflader mellem trusler/sprogform m.m., og herefter besluttet etablering af et registreringssystem, hvor trusler registreres og gradueres (Kilde: Referat MED- udvalgsmøde onsdag d ) Dato for sidste APV hvordan følges op? APV blev gennemført i foråret Forstanderen oplyser, at MED-udvalget har arbejdet med resultaterne, i sikkerhedsgruppen og på fælles personalemøde i juni 2010, samt at de vil blive drøftet fremadrettet på de kommende personalemøder. Arbejdstilsynsbesøg, evt. påbud: Forstanderen har skriftlig informeret om, at der ikke foreligger påbud fra arbejdstilsynet. Politikker røg, vold, misbrug m.v.: Møllebakken har en rygepolitik (vedtaget februar 2010), alkoholpolitik, og har et igangværende arbejde m.h.p. voldspolitik (se pkt. 3.3 vold mod personalet). Tilsynet bemærker, at det ikke fremgår af alkoholpolitikken når, eller af hvem, denne er blevet vedtaget. Tilsynet bemærker desuden indholdet i alkoholpolitikken, hvor der gives lov til at børnene/de unge kan indtage 2 glas vin til maden juleaften, dersom de er konfirmeret og har forældrenes tilladelse. Ifølge politikken må medarbejderne, som arbejder juleaften også indtage max 2 glas vin til maden. Sundhedsstyrelsen anbefaler, at unge under 16 år ikke indtager alkohol (Kilde: m_unge_og_alkohol.ashx). Ud fra målgruppens kendetegn (se beskrivelse under pkt. 1), anbefaler tilsynet, at man revurderer Møllebakkens alkoholpolitik, om at udskænke alkohol juleaften, og som minimum overholder sundhedsstyrelsens anbefaling om ikke at servere alkohol til unge under 16 år. Side 13 á 20

14 3.4. Uddannelse og udvikling Kompetenceudviklingsplaner: Forstanderen oplyser, at adskillige medarbejdere har ansøgt om midler fra regionens kompetencesekretariat, men desværre fået afslag på ønskede kurser eller efteruddannelser. Alle medarbejderne fik dog i denne forbindelse afholdt en MUS (efteråret 2009), hvor der blev lagt særlig vægt på ønsker og behov i forhold til kompetenceudvikling. Til trods for afslag om kompetencemidler vil alle ønskerne blive gennemført i forår/efterår Særlige efteruddannelsestiltag: Beskrevet under pkt. 3.4 kompetenceudviklingsplaner. MUS / GRUS. Form og hyppighed: Der afholdes MUS 1 x pr. år. Supervision: Både forstanderen og medarbejderne oplyste, at der afholdes planlagt supervision for hvert team, hvilket suppleres med yderligere supervision, hvis der opstår behov for dette. Introduktionsforløb for nye medarbejdere, herunder vikarer: Introduktionsforløbet for nye medarbejdere svarer, ifølge forstanderen, til forløbet for vikarer. Er beskrevet under pkt. 3 vikaranvendelse, omfang og procedure. Hvilken baggrund har de medarbejdere, der fungerer som praktikvejledere, for at udøve praktikvejledning og hvordan følges op på kvaliteten af praktikvejledningen? Kun medarbejderne med praktikvejlederuddannelse fungerer som praktikvejleder. Der blev ikke talt om, hvorledes der følges op på kvaliteten af praktikvejledningen. Hvordan organiseres praktikforløbet for de studerende og med hvilket indhold, herunder dato for seneste plan over praktikforløbet? Forstanderen fortalte, at studerende får tildelt en vejleder, og der holdes vejledermøder hver 2. uge. I det daglige følger den studerende de faste medarbejdere på Møllebakken. Den studerende skal desuden arbejde med sit praktikdokument og refleksionskema. Side 14 á 20

15 3.5. MED arbejde Hvordan er strukturen? Udvalget består af 2 ledelsesrepræsentanter forstander og viceforstander, og 4 medarbejderrepræsentanter TR, SR og 2 medarbejdere (Kilde: MED udvalg på Møllebakken, som indgik i det indsendte materiale). Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MED-udvalget? I det indsendte materiale fremgå at følgende er faste punkter på dagsorden: Godkendelse af dagsorden, godkendelse af referat, orientering fra ledelse (budget, personale og andet), orientering fra medarbejderne, sager til beslutning, sager til drøftelse, arbejdsmilø/apv/andet vedr. arbejdsmiljø, punkter til næste møde og evt Tilsynets vurdering af personale- og arbejdsmiljøsituationen Vurderes personalenormeringen, personalets disponering, kvalifikationer og arbejdsforhold at matche de pædagogiske mål? Tilsynet vurderer, at der er et tilstrækkeligt antal medarbejdere på Møllebakken, men brug af mange vikarer og ufaglært arbejdskraft kan medføre udfordringer, både for skoledelen og i det pædagogiske arbejde. Det er tilsynets indtryk, at medarbejderne oplever et godt tværfagligt samarbejde, og at de trives på Møllebakken. Tilsynet bemærker, at der er stort fokus på kompetenceudvikling, og efter afslag på ansøgning om regionale kompetencemidler, har man truffet beslutning om at Møllebakken selv finansierer disse. Det er tilsynets vurdering, at medarbejderne er tilfredse med muligheden for supervision. Ifølge Møllebakkens alkoholpolitik, gives der lov til at børnene/de unge kan indtage 2 glas vin til maden juleaften, dersom de er konfirmeret og har forældrenes tilladelse. Ifølge politikken må medarbejderne, som arbejder juleaften også indtage max 2 glas vin til maden. Tilsynet anbefaler, at man revurderer Møllebakkens alkoholpolitik, og som minimum overholder sundhedsstyrelsens anbefaling om ikke at servere alkohol til unge under 16 år. 4. Fysiske rammer Udendørs rammer: Møllebakken har etableret et mindre landbrug med forskellige husdyr og dyrker en del af jorden i forbindelse med landbruget. Der er desuden en fodboldbane, og gode udendørs rammer for fysisk udfoldelse/leg. De mange bygninger (hovedbygning, tidligere forstanderbolig, værksted, pavilloner m.m.) giver et hyggeligt udendørs miljø. Side 15 á 20

16 Beskrivelse af fællesarealer/værelser/lejligheder: Møllebakken har i alt 5 mindre værelser til beboelse i hovedbygningen. I hovedbygningen er der tillige et køkken i forlængelse af en fælles spisestue og fælles stue, samt toiletter og bad. På 1. salen er der kontorfaciliteter og mødelokale. På ejendommen er beliggende en selvstændig bolig, hvor 2 børn/unge benytter stueetagen, og 1. sal benyttes til 1 barn/ung med særforanstaltning. Den interne skole er indrettet i to undervisningspavilloner. Der er indrettet værksted og musiklokale i en tilstødende bygning, som tillige anvendes som kontor og lærerværelse. Undervisningslokalerne er indrettet med to arbejdspladser i hver. Dato og resultat af seneste bygningssyn: I foråret 2009 blev der gennemført en større gennemgang af alle Møllebakkens bygninger. Forstanderen fortalte, at der er truffet beslutning om renovering/ombygning af to af de unges badeværelser og undervisningslokalerne. I bygningen med kontor og lærerværelse vil der blive opsat ny trappe, hvilket giver mulighed for at benytte 1. sal i forbindelse med undervisningen. Planlagte ombygninger: Se forrige punkt. Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf: Seneste eftersyn af brandmateriel blev gennemført i december Dette bliver tjekket årligt. Derudover oplyser forstanderen, at den lokale brandinspektør kommer på uanmeldt besøg ca. hver andet år. Der foreligger ikke noget skriftlig fra disse eftersyn, som alene er en gennemgang, med forslag og evt. gode råd. Forstanderen oplyste, at Møllebakken ikke har haft påtale af nogen art. Beredskabsplan i forhold til brand, har ikke været udarbejdet i den tid tilbuddet har været i regionalt regi. Dette skal derfor, ifølge forstanderen, dagsordenssættes i sikkerhedsgruppen og MED udvalget snarest. Der har ikke været afholdt brandøvelse i længere tid. I foråret 2008 var der et tilfælde, hvor en beboer satte ild til sit værelse, og ilden blev slukket af personalet inden brandvæsenet nåede frem. Levnedsmiddelkontrol seneste besøg og resultatet heraf: Forstanderen oplyser, at Møllebakken ikke har påbud fra levnedsmiddelkontrollen Tilsynets vurdering af de fysiske rammer Er de fysiske rammer egnede? Er standarden tilfredsstillende? Tilsynet læner sig op ad vurderingen fra anmeldt tilsyn 2009, hvor Møllebakkens fysiske rammer skønnes som gode for målgruppen. Møllebakken formår at være en bo og undervisningsinstitution, der tilnærmelsesvis bærer præg af hjemlig hygge. Det er tilsynets vurdering, at tilbuddets udendørs rammer giver rig mulighed for fysisk udfoldelse og leg i rolige omgivelser. Tilsynet anbefaler, at Møllebakken afholder faste brandøvelser, herunder kontakter Side 16 á 20

17 brandinspektøren i Fåborg-Midtfyn kommune, for afklaring af brandøvelsernes hyppighed og form tilpasset tilbuddets målgruppe. 5. Organisation, drift og forretningsgange Vedtaget budget 2010, kroner kr. Takst 2010, kroner Døgnophold kr. Intern skole 795 kr. Det Gule Hus kr. Evt. bemærkninger: Forstanderen oplyste, at der er planlagt møde med økonomikonsulenterne fra socialstaben, hvor skoletaksterne skal gennemgås, da disse ikke dækker de faktiske omkostninger i skolen Økonomi Forventet over- /underskud: Ifølge oplysninger fra den økonomiske konsulent forventes der et underskud på kr. i Årsag til forventet over- /underskud? Merforbruget i helårsstatus kan henføres til en manglende belægning og dermed takstindtægt fra Det Gule Hus. Dette har allerede i 2010 givet anledning til forskellige tiltag, som ikke d.d. har haft den ønskede effekt. Aktuelt er lagt handlingsplan, som handler om at afsøge muligheden for udvidelse af målgruppen til Det Gule Hus. Forstanderen oplyste, at de nu kender til 2 aktuelle beboere. Begge er udenfor målgruppen, men Det Gule Hus vurderes at være et godt sted til afdækning af udviklingspotentiale, samt mulighed for yderligere udvikling, for de aktuelle. Evt. bemærkninger ved seneste revisionsbesøg: Ifølge forstanderen var der ingen væsentlige bemærkninger ved revisionsbesøget i december Der var en bemærkning vedr. forstanderens køresedler, som skal sendes til Regionshuset, og ikke behandles på institutionen. Evt. bemærkninger vedr. ledelsestilsyn: Side 17 á 20

18 [Vedr. opfølgning på delegeret ansvar for økonomi, månedsrapport, opfølgning] Forstanderen oplyste, at de synes det kvartalsvise ledelsestilsyn giver god mening, men det er ikke altid de får lavet det månedsvise ledelsestilsyn. Det er tilsynets vurdering, at Møllebakken kunne have opdaget dobbeltregistrering af beboer (jf. belægningsoversigten), dersom det månedsvise ledelsestilsyn blev gennemført i tråd med De økonomiske styringsprincipper for tilbud på det sociale område i Region Syddanmark, August Ledelse og organisation Er ansvars- og kompetencefordelingen synlig for medarbejderne? Medarbejderne fortalte, at Møllebakken har èn leder, og det er forstanderen. De fortalte, at de ikke var helt klare over ansvarsfordelingen efter den nye struktur med viceforstander og skoleadministrator. Hvordan holder forstanderen sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser? Forstanderen starter ofte dagen sammen med personalet, hvor han møder både rådighedsvagten (nattevagt) og personalet som møder ind om morgenen. Ellers deltager forstanderen på personalemøder, lærermøder, møder i de tværfaglige grupper m.m. Det er tilsynets vurdering, at forstanderen har en god oversigt over hvad der foregår på tilbuddet. Hvorledes kommunikeres regler og retningslinjer? Medarbejderne fortalte, at eksempelvis magtcirkulære udleveres ved ansættelse. Ellers blev der kommunikeret ved relevante (personale/fag) møder, eller i breve. Tilsynet fik indtryk af, at der ikke har været helt klar kommunikation vedr. den nye organisationsstruktur. En medarbejder fortalte, at en kollega havde formidlet hvem der var blevet udvalgt til at være henholdsvis skoleadministrator og planleder. Medarbejderen gav udtryk for et ønske om, at denne information var blevet kommunikeret ud af forstanderen. Tilsynet fik ikke et klart billede af om dette var en enkeltstående episode, eller om det har været et generelt problem ved omorganiseringen. Udviklingstendenser: Det er forstanderens opfattelse, at tilbuddet matcher målgruppens behov. Der er fuld belægning, også efter at 5 unge rejste fra Møllebakken i sommer, og der er ingen venteliste. Forstanderen gav også udtryk for en oplevelse af at kommunerne er tilfredse med tilbuddets indhold. Evt. planer for organisationsudvikling / særlige projekter: Den nye organisatoriske struktur indgik, som tilsynets fokuspunkt. Afdelingslederen for Det Gule Hus tiltrådte for nylig i skoleleder/stedfortræderfunktionen på Møllebakken. Da hverken forstanderen eller stedfortræderen har lærerbaggrund, er en af lærerne udpeget, som Side 18 á 20

19 skoleadministrator. En pædagog er blevet tværfaglig koordinator, hvilket indebærer det overordnede ansvar for de individuelle planer. Der er også udarbejdet en plan for nye mødefora med udgangspunkt i den nye ansvarsfordeling. Den nye struktur trådte i kraft i august Tilsynet talte med 4 medarbejdere, som udtrykte forventning om at den nye struktur vil styrke det tværfaglige fælles fokus på delmål for det enkelte barn/unge. Hvordan anvendes socialområdets ledelsesgrundlag i praksis på tilbuddet har det været drøftet, og hvilke dele er tillagt størst vægt? Forstanderen, som selv har deltaget i udviklingen af ledelsesgrundlaget, fortalte at det første der ligger for er, at udarbejde en ny vision. Arbejdet forventes at strække sig over det næste års tid, hvor de bl.a. vil evaluere visionen fra 2005, samt revurdere tilbuddets skriftlige materiale/retningslinjer Tilsynets vurdering af de organisatoriske og driftsmæssige forhold Herunder evt. budgetproblemer og problemstillinger vedr. ledelse og organisering. Det er tilsynets vurdering, at forstanderen er en tydelig leder, der holder sig godt orienteret om hvad der foregår på Møllebakken, og om tilbuddets ydelser i forhold til målgruppen. Det er også tilsynets vurdering, at ledelsens ansvarsfordeling ikke er helt tydelig for medarbejderne. Dog er det relativt tidligt i den organisatoriske forandringsproces at konkludere yderligere i forhold til tilsynets fokusområde (den nye organisatoriske struktur). Tilsynet bemærker, at der er forekommet uregelmæssigheder i belægningsoversigten, hvilket kunne været opdaget dersom det månedsvise ledelsestilsyn blev gennemført. Tilsynet anbefaler derfor, at det månedsvise ledelsestilsyn gennemføres. 6. Evt. særlige tværgående fokuspunkter Fra 1. april 2010: Har tilbuddet / institutionen en hjemmeside, og følger den de fælles retningslinier? Møllebakkens hjemmeside kan læses på følgende adresse: Hjemmesiden indeholder oplysninger om Møllebakkens værdigrundlag, målgruppe, teoretisk fundament, behandlingssyn, organisering, målet for bodelen, målet for familiearbejdet, Møllebakkens interne skole og find os. Desuden kan man læse om emnerne: Det Gule Hus, værdigrundlag, tilsyn, målgruppe, behandlingssyn samt klagevejledning. Side 19 á 20

20 Tilsynets vurdering: Det er tilsynets vurdering at Møllebakken hjemmeside følger de fælles retningslinjer. 7. Kvalitetssikring og udvikling Hvorledes er anbefalingerne fra seneste tilsynsrapport for henholdsvis anmeldt og uanmeldt tilsynsbesøg fulgt op? Anbefalinger fra anmeldt tilsyn 2009 var følgende: - At ledelse og medarbejdere får en fælles dialog om, hvilken form for supervision, der ønskes fremadrettet på Møllebakken. - At Møllebakken sammen med forældrene, og individuelt tilpasset til de unge, får sat fokus på rutinerne i hverdagen. Herigennem inddrager ønskerne fra forældrene, som tilsynet talte med, om flere huslige pligter, mere personale i weekender, flere fællesarrangementer med pårørende samt besøg af venner. Opfølgning på anbefalingerne: Forstanderen fortalte, at hvert team modtager supervision med faste intervaller, hvor ledelsen ikke deltager. Medarbejderne ytrede, at de var tilfredse med supervisionsordningen, og at de også havde mulighed for ekstra supervision ved behov. Se pkt supervision. Vedrørende anbefalingen, om individuelt tilpassede rutiner i hverdagen, herunder i samarbejde med forældrene, gav forstanderen udtryk for stort fokus på forældresamtaler og samarbejde. Forældrene, som tilsynet talte med, gav udtryk for at være godt tilfredse med det tilbud, som deres børn får på Møllebakken. Anbefaling fra uanmeldt tilsyn 2009 var følgende: - At Møllebakken i overensstemmelse med det sociale områdes pårørendepolitik får udarbejdet en lokal udmøntning af denne. Opfølgning på anbefalingen: Se pkt Hvordan arbejdes der med Regionens pårørendepolitik, herunder dato for tilbuddets/institutionens pårørendepolitik Tilsynets vurdering af arbejdet med tilsynets tidligere anbefalinger: Tilsynet vurderer, at der er arbejdet tilfredsstillende med anbefalingerne fra tilsynet i Side 20 á 20