Tilsyn Tilbuddets navn: Bihuset/Jagtvej. Adresse: Roesskovsvej 127, 5200 Odense V. Anmeldt tilsyn foretaget den 8.

Transkript

1 J.nr. 10/18488 Sagsbehandler: Hege Margrethe Ekberg Dato: 2. december 2010 Tilbuddets navn: Bihuset/Jagtvej Tilsyn 2010 Adresse: Roesskovsvej 127, 5200 Odense V Anmeldt tilsyn foretaget den 8. oktober 2010 Tilsynsførende: Socialfaglig konsulent, Martin Rasmussen, socialfaglig konsulent, Hans Peter Lund og AC-medarbejder, Hege M. Ekberg. Kort beskrivelse af tilbuddet / institutionen: Bihuset er et botilbud, hvor målgruppen er børn og unge under 18 år med autisme. Bihuset har 18 døgnpladser (Roesskovsvej) og 12 aflastningspladser samt en bufferplads (Bjerregårdsvej). Jagtvejens Børnehave, der pr. 1. september 2009 blev sammenlagt med Bihuset, har oplevet vigende børneantal, og vil blive lukket pr ( referat fra møde i DAS d. 20. september 2010, pkt. 6). Jagtvejens Børnehave er beliggende i Odense, og er et dagtilbud til børn i alderen 0 7 år med autisme. Jagtvejens Børnehave er normeret til 20 børn og kan rumme op til 22 børn. Bihuset på Roesskovsvej er bygget i 1992, og blev i 1996 udvidet med en ekstra gruppe. De 18 døgnpladser er placeret i forlængelse af hinanden, i samme hus, men er organisatorisk delt i tre grupper; Lyngen, Kløver og Mælkebøtten. Lyngen er for de bedre fungerende børn, hvor de fleste har et verbalt sprog. Børnene i Kløver har et lidt lavere funktionsniveau, og ikke alle har et verbalt sprog. Mælkebøtten er gruppen for de svagest fungerende børn. Alle børnene på Roesskovsvej har eget værelse, og hver gruppe har 2 fælles badeværelser. Døgnafdelingen på Roesskovsvej er normeret med 32 stillinger i alt. Tilsynets samlede vurdering Tilsynet vurderer, at der er et tilfredsstillende match imellem tilbuddets indhold og målgruppen, og der er aktuelt en venteliste til Bihusets pladser. Tilsynet bemærker, at en relativt stor andel af dem som nu bor på Bihuset er over 18 år. Det er tilsynets opfattelse, at personalet på Bihuset løser en meget specialiseret og vanskelig opgave på et højt fagligt niveau. Det vurderes desuden, at den enkeltes behov og ønsker lægges til Side 1 á 20

2 grund for den pædagogiske støtte. Såvel pårørende som beboer gav udtryk for tilfredshed med tilbuddet. Bihusets store viden om børn med autisme er også anerkendt af omverdenen, dette ses blandt andet ved, at Bihuset er leverandør til VISO, og der er stor efterspørgsel på deres ydelser. Tilsynet vurderer, ligesom ved anmeldt tilsyn 2009, at personalenormeringen, disponeringen samt medarbejdernes kvalifikationer matcher de pædagogiske mål. Det er tilsynets vurdering, at arbejdsmiljøsituationen, af både fysisk og psykisk karakter, varetages på professionel vis af ledelsen, hvilket bliver bekræftet af meget tilfredse medarbejdere. Konklusionen fra den bygningsmæssige tilstandsvurdering er, at både Botilbuddets og Aflastningens bygninger er vedligeholdt på middel niveau. Konklusionen i forhold til rum- og funktionsbeskrivelse er, at pladsforholdene for personalet er utilstrækkelige. Overordnet vurderer tilsynet, at de fysiske rammer, er egnede til målgruppen. Tilsynet vurderer, at Bihuset har en synlig og velfungerende ledelse, og at der er fokus på at medarbejderne inddrages. Der vurderes at være en tydelig ansvars- og kompetencefordelingen. Tilsynet har ikke øvrige bemærkninger vedrørende økonomiske, eller driftsmæssigt forhold. Tilsynet vurderer, at der er opmærksomhed på vigtigheden af at have en opdateret hjemmeside, og at der arbejdes med at gennemføre dette. Tilsynet vurderer, at der er arbejdet tilfredsstillende med to af de tre anbefalinger, som blev fremsat efter anmeldt tilsyn Vedrørende den sidste anbefaling (anbefaling nr. 3), vurderer tilsynet at der bør arbejdes videre med pårørendes mulighed for at læse i deres barns dagbogsnotat. Anbefalinger til kvalitetssikring og -udvikling: Tilsynet har følgende anbefalinger: - At den lokale medicininstruks revideres i tråd med de regionale retningslinjer, 1 gang årlig (jf. pkt. 2.3.) - At seneste revideringsdato, samt beslutningstager(ne) påføres voldspolitikken (jf. pkt. 3.3.). Eventuelle bemærkninger, som ikke er indarbejdet: Fra forstanderen: Som forstander har jeg læst tilsynsrapporten igennem. Jeg finder det der står korrekt og velbeskrevet. Jeg har ikke noget at tilføje. De anbefalinger der er nævnt er relevante. Dem vil der blive fulgt op på med det samme. Jørgen Haubroe Andreasen Fra driftsdirektøren: Ingen. Side 2 á 20

3 Fremsendelsesbemærkning til driftsdirektøren: Rapporten fremsendes hermed til videre behandling, idet der herunder henvises til ovenstående anbefalinger. Den 10. januar 2011, JFB. Eventuelle prioriteringer ved tilsynet: Evt. særlige fokuspunkter: Tilsynet havde på forhånd valgt, at fokusere på Bihusets døgnafdeling på Roesskovsvej, med særlig opmærksomhed på evt. konsekvenser, som følge af lukningen af Jagtvej. Evt. særlig prioritering ved tilsynets gennemførelse: Medarbejderne, pårørende og beboer, som deltog i tilsynet har alle tilknytning til Roesskovsvej, det gælder også tilsynets beskrivelser (medmindre andet er angivet, som f. eks. belægningsoversigt og økonomiske forhold). Deltagere ved tilsynet: Følgende deltog ved tilsynet: Forstanderen, stedfortræderen, 1 beboer, 2 pårørende og 4 medarbejdere (2 fra Kløver, 1 fra Lyngen og 1 fra Mælkebøtten). En af medarbejderne var desuden TR for alle 3 afdelinger). Andet: Intet. 1. Målgruppe og beboersammensætning Målgruppe antal pladser tilbuddets indhold: Bihuset er et behandlingstilbud til børn og unge under 18 år, med autisme. Tilbuddet indeholder 18 døgnpladser, 12 aflastningspladser (48 børn), 1 bufferplads, samt specialbørnehavepladserne på Jagtvej, der har reduceret fra 20 til 11 pladser. Region Syddanmark har på baggrund af dalende efterspørgsel på pladser ved specialbørnehaven Jagtvej vurderet, at der ikke er økonomisk grundlag for at videreføre Specialbørnehaven Jagtvej, hvorfor afdelingen bliver nedlagt pr. 31. juli 2011 ( Bihuset er desuden leverandør af Viso-ydelser. Forstanderen oplyste, at de får op til 15 sager pr. år. Opgaverne varierer i indhold og omfang, og løses af medarbejdere, der har kompetencer som matcher opgaven. Aktuel beboer/bruger/elevsammensætning ændringer heri siden sidste tilsyn: Ledelsen informerede om, at der ikke har været ændringer i beboersammensætningen siden sidste tilsyn. Aktuelt er beboergruppen sammensat af beboere i aldersgruppen 6 21 år, hvoraf Side 3 á 20

4 7 beboere er over 18 år. Ledelsen fortalte, at der er udfordringer knyttet til at finde egnede tilbud for dem over 18 år. Belægningsforhold: [Belægning år til dato, forventet belægning resten af året, evt. venteliste] Katalogydelse Budgetterede belægningsprocent Faktisk belægningsprocent Bihuset/Jagtvej, aflastningen 98 % 106 % Bihuset/Jagtvej, bodel 98 % 100 % Bihuset/Jagtvej, specialbørnehave 98 % 83 % (Kilde: LIS, Belægningsoversigt for perioden 1/1/ /10/2010). Overbelægningen på Bihuset/Jagtvejs aflastning skyldes, at buffer pladsen er belagt af en beboer, som venter på fast plads. Tilbuddet faglige konsulent oplyste (i regionen), at der pt. står 3 på venteliste til Bihusets bodel og 13 på venteliste til aflastningen. Andet: Bihuset/Jagtvej har to børn med særforanstaltning, 1 i bodelen og 1 i aflastningen Tilsynets vurdering af tilbuddets indhold i forhold til målgruppe og aktuel beboersammensætning Der er venteliste til tilbuddet, bortset fra specialbørnehaven, og tilsynet vurderer, at der er et tilfredsstillende match imellem tilbuddets indhold og målgruppen. Tilsynet bemærker, at en relativt stor andel af beboerne er over 18 år. 2. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Pædagogisk koncept og metode: Den anvendte socialfaglige metode TEACCH er en metode, hvis bogstavsammensætning på dansk oversættes til Behandling og undervisning af autistiske samt beslægtede kommunikationshandicappede børn. TEACCH danner en ramme indenfor hvilken, der kan udvikles specifikke pædagogiske strategier med henblik på at give udviklingshjælp til autister. Udviklingshjælpen betoner aspekter omkring kommunikation og forudsigelighed gennem struktur og visuel information. Der lægges vægt på en dynamisk og positiv pædagogisk indsats ud fra en humanistisk referenceramme. Indenfor TEACCH baseres den pædagogiske udviklingsplan på struktur, styring, individualitet og systematik. Der udarbejdes beskrivelser for, hvordan udviklingshjælpen gives, med hvilken grad af støtte og med hvilke mål. Metodens redskaber: I og med at TEACCH er et koncept - en ramme for pædagogiske strategier - anvendes der forskellige redskaber til understøttelse af kommunikationen, forudsigeligheden og strukturen i Side 4 á 20

5 den individuelle støtte. Oversigtstavler, boardmarkersystemer, kognitiv affektiv træning, billedudveksling (pec`s), sociale fortællinger, tegneseriefortællinger, arbejdsmapper, opskrifter, vælgesystemer og oversigtskort kan nævnes som konkrete redskaber. Metodens systematik: Selvom TEACCH er den fremherskende pædagogiske tilgang, så inddrager Bihuset også andre pædagogiske tilgange, hvis det, for det enkelte barn, vil være mere givende. Den individuelle tilgang vurderes, at være vigtigere end en ensretning. Hvordan omsættes pædagogiske mål og værdier i hverdagen: Ledelsen oplyste, at de sikrer omsætning af pædagogiske mål og værdier i hverdagen, gennem værdibaseret og situationsbestemt ledelse. Denne ledelsesform benyttes, for at sikre en proces, hvor dialogen binder værdier og pædagogiske mål sammen. Medarbejderne fortalte, at de i det daglige arbejde har fokus på værdigrundlaget, som de har været med til at udarbejde og revidere. Anvendelse af individuelle planer / elevplaner i praksis: Tilsynet har læst 2 individuelle planer/udviklingsbeskrivelser. Indledningsvis, i den individuelle plan, er der en kort generel beskrivelse af barnet. Derefter er der uddybende beskrivelser under emner som: Socialt samspil, kognition, sprog, kommunikation, praktiske færdigheder, motorik og perception, hvortil der er opstillet 1 mål, delmål og handlingsbeskrivelse. Medarbejderne fortalte, at der arbejdes ud fra en mødeplan, som sikrer udarbejdelse af en individuel plan 1 x pr. år, samt ½ års status. Det enkelte barns kontaktpædagog, står for forarbejdet i den individuelle plan, og gruppen omkring barnet deltager i drøftelserne af målene. Medarbejderne fortalte endvidere, at de betragter mål og delmål i den individuelle plan, samt ½ års status, som grundlæggende for arbejdet med det enkelte barn. Der skrives i Bosted, hver gang der har været arbejdet med delmålene, hvilket kan være daglig eller 1, eller flere, gange pr. uge, afhængig af det enkelte mål. Pårørende fortalte, at de får den individuelle plan til høring, hvor de kan rette faktuelle fejl. De gav udtryk for at der er en god dialog om de individuelle planer. Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde: Ledelsen fortale, at de pt. ikke har større udviklingsprojekter, da der er stort fokus på en ordentlig proces vedrørende Jagtvej. Af mindre udviklingsprojekter nævnes opbygning af en hjemmeside, og pædagogisk opfriskning gennem intern vidensdeling/kursus vedrørende low Arousal, TEACCH, Bosted, medicinhåndtering, pec`s og skrivefærdigheder. Anvendelse af Bosted Systemet: Ifølge ledelsen er Bosted Systemet godt integreret i det daglige arbejde, og medarbejderne virker fortrolige med systemet. Medarbejderne bekræftede dette, og supplerede med, at stedfortræderen er god til at hjælpe, dersom nye moduler volder besvær i starten. Yderligere blev det nævnt, at Bosted Systemet medvirker positivt ved oplæring af nye Side 5 á 20

6 medarbejdere/vikarer, da det giver overblik over hvordan man arbejder med det enkelte barn. Fra tid til anden oplever medarbejderne, at Citrix kan være ustabil, hvilket hindrer adgang til Bosted Systemet. Andet: Pårørende oplyser, at de endnu ikke har adgang til at læse i dagbogsnotaterne vedrørende deres barn, men håber på at der vil blive mulighed herfor Magtanvendelse og vold Hvordan introduceres til reglerne om magtanvendelse? Både ledelsen og medarbejderne fortalte, at man ved introduktion af nye medarbejdere gennemgår regler om magtanvendelse, viser hvor man kan finde skemaer til indberetning og gennemgår hvordan den opfølgende samtale foregår. Antal og arten af magtanvendelser siden sidste tilsyn: I 2010 har der været 12 magtindberetninger, som alle er vurderet til at være `tilladte magtanvendelser. Hvordan er magtanvendelserne fulgt op? Tilsynet er blevet orienteret (skriftlig) om procedure for opfølgning på magtanvendelser. Indberetningsskemaerne til indberetning af magtanvendelser ligger på Bosted. Efter en hændelse orienteres forældrene enten pr. telefon eller mail. Hændelsen nedskrives i indberetningsskemaet, vurderes af forstanderen og sendes til den socialfaglige konsulent i Region Syddanmark som vurderer hændelsen i samråd med en juridisk konsulent. Herefter går indberetning til den kommunale sagsbehandler til orientering. Medarbejderen som evt. har benyttet magt, skal tale dette igennem med en kollega, som man arbejder sammen med i den pågældende vagt. Hvis en fra ledelsen er tilstede, tales hændelsen igennem med den aktuelle leder. I tilfælde ledelsen ikke er tilstede, kontaktes afdelingslederen ved den efterfølgende vagt, hvor hændelsen tales igennem. Afhængig af magtanvendelsens karakter og medarbejderens behov, kan der tilbydes psykolog hjælp. Proceduren indeholder også, at personalet i den gruppe, hvor magtanvendelsen har fundet sted, taler hændelsen igennem og udarbejder nye tiltag, der kan forebygge/forhindre en fremtidig magtanvendelse. I det indsendte materiale oplyses der yderligere, at personalet noterer i en kinabog, hvis en beboer har skubbet, været højtråbende eller lignende situationer, hvor der ikke er blevet benyttet magt. Disse hændelser tales også igennem med afdelingslederen. Vold beboerne/brugerne/eleverne imellem: Det blev oplyst, at niv og nap kan forekomme, men dette sker ikke ofte. En af de unge fortalte, at vedkommende ikke oplever at der er nogen konflikter. Andet (Evt. politianmeldelser): Side 6 á 20

7 Der har ikke været politianmeldelser Beboer/bruger/elevindflydelse og trivsel Hvorledes sikres med- og selvbestemmelse? Beboernes mulighed for med og selvbestemmelse afhænger, ifølge ledelsen, af hvad de kan magte. To af beboergrupperne holder beboermøder hver 14. dag. I den ene af grupperne er beboerne i stand til at skrive ønsker /beskeder til personalet og har egen postkasse til formålet. I den sidste gruppe formår børnene ikke at skrive eller holde fælles beboermøder. Her arbejdes der med individuel taletid. Den unge som deltog i tilsynet er over 18 år, og fortalte at når man fyldte 18 år, så får man større frihed. Den unge fortalte, at vedkommende bestemmer mange ting selv, herunder bl.a., at medarbejderne blot skal have besked, hvis den unge ønsker at gå en tur ud. Hvordan arbejdes der med Regionens brugerpolitik, herunder dato for tilbuddets brugerpolitik (kun voksentilbuddene)? Ikke relevant. Kender beboerne tilbuddets brugerpolitik (voksentilbuddene)? Ikke relevant. Trivsel og tilfredshed med tilbuddet? De to pårørende, som deltog i tilsynet, gav udtryk for stor tilfredshed med tilbuddet. Den ene pårørende fortalte, at vedkommende har set en fremgang i barnets situation efter indflytning på Bihuset. Den anden pårørende oplever, at personalet har stor viden om målgruppen, og at der er god mulighed for sparring. Desuden gav de pårørende udtryk for oplevelse af, at der benyttes en individuelt tilpasset pædagogisk støtte. Den unge fortalte, at det var fint at bo på Bihuset, og at her er stille, rolig, trygt og godt. Den unge kunne ikke komme i tanke om noget der burde være anderledes, for at Bihuset skal kunne blive et endnu bedre sted at bo Sundhedsmæssige forhold Hygiejne og rengøring: Ledelsen oplyste, at der ikke er sket ændringer under dette punkt, siden sidste tilsyn. Der er fastansat en rengøringsdame. Derudover har personalet opgaver i forbindelse med rengøring. F.eks. skal toiletterne rengøres hver aften, idet der er flere brugere til hvert toilet. Der er stort fokus på rengøring, især på toiletterne, idet de skal være hygiejniske for alle at anvende. Ved rengøringsdamens ferie, sygdom og andet fravær, overtager personalet selv rengøringen. Side 7 á 20

8 Medicinopbevaring /-instruks: I det indsendte materiale har Tilsynet læst Informationsmappe og Medicinadministration på Bihuset, som er dateret henholdsvis februar 2009 og september Ifølge de regionale retningslinjer for medicinhåndtering/ Region Syddanmark pkt. 4.2., er ledelsen ansvarlig for, at medicininstruksen revideres x 1 pr. år. Tilsynet anbefaler derfor, at den lokale instruks revideres i tråd med regionale retningslinjer. Tilsynet fik fremvist et medicinskab, hvor opbevaring af medicin sker efter de regionale retningslinjer. Medarbejderne gav udtryk for, at de føler sig klædt på til at håndtere børnenes/de unges medicin. De kom med eksemplificerende forklaring på hvordan dette foregår i det daglige arbejde, herunder vurdering af effekt og bivirkninger. Ledelsen fortalte, at utilsigtede hændelser registreres, og at karakteren af disse hændelser primært har været tab af medicin på gulvet. Der har ikke været tilfælde, hvor der er givet forkert medicin. Evt. kostpolitik: Tilsynet er blevet orienteret (skriftligt) om, at Bihuset havde en temadag med diætist i foråret Her blev der undervist i kostsammensætning, og den daglige kost på Bihuset blev gennemgået. Der er en holdning om, at kosten på Bihuset skal bestå af sund og varieret kost. De pårørende oplever at der er fokus på sund kost, hvor der eksempelvis ikke må drikkes sodavand i hverdagen. Den unge, som deltog i tilsynet fortalte, at der serveres rigtig god mad Samarbejde med forældre / pårørende Hvordan arbejdes der med Regionens pårørendepolitik, herunder dato for tilbuddets / institutionens pårørendepolitik? Ledelsen oplyste, at Bihuset har udarbejdet en lokal pårørendepolitik, der udspringer af den regionale pårørendepolitik. Kender de pårørende tilbuddets pårørendepolitik? Den ene pårørende kender pårørendepolitikken, men den anden var lidt usikker på vedkommende havde set den. Politikken kan læses på tilbuddets hjemmeside: Forældrebestyrelse / pårørenderåd: Forældrerådet på Roersskovsvej består af 3 forældrerepræsentanter, 1 personalerepræsentant Side 8 á 20

9 og Bihusets forstander. Der holdes møde i forældrerådet 1 x pr. kvartal. Tilsynet har fået tilsendt, og læst, referat fra møde i Bihusets forældreråd fra maj En af de pårørende, som deltog i tilsynet, er også medlem af forældrerådet. Han kunne fortælle, at referater fra forældrerådets møder også sendes ud til de øvrige forældre. Opfølgning af sager fra forældrebestyrelse / pårørenderåd: Den pårørende, der også deltager i forældrerådet, fortalte om et åbent og velfungerende samarbejde med Bihusets ledelse og medarbejdere. Vedkommende har ikke oplevet, at der har været sager fra forældrerådet, som skulle følges op. Ledelsen fortale, at forældrerådets møder benyttes til orientering og drøftelser. Eksempler på dagsordenspunkter er: Orientering fra Bihuset, orientering fra formanden, hjemmeside, kommende aktiviteter, orientering fra grupperne o.l. Andet: Medarbejderne fortalte, at de oplever et godt samarbejde med forældrene. Da forældrene ikke har adgang til dagbogsnotater i Bosted, benyttes telefon, eller lignende, efter aftale med forældrene Forretningsgang vedr. brugernes økonomi Børn og unge: Procedure for udbetaling af lomme- og tøjpenge: Ifølge ledelsen udbetales lommepenge efter cirkulære. Der benyttes ikke ledsagelse, og tilbuddet betaler medarbejdernes løn og udgifter ved udflugter sammen med børnene/de unge. Voksne: Procedure for håndtering af beboermidler: Ikke relevant Eksterne samarbejdsforhold Samarbejdet med region, kommuner og andre samarbejdsparter / myndigheder: Bihusets eksterne samarbejdsparter er skoler (CSV og Enghaveskolen), praktiserende læger, børnepsykiater, kommunale sagsbehandlere m.fl., hvor ledelsen oplever meget godt samarbejde. Der oplyses også om et godt samarbejde med diverse aktører i Regionshuset. Handleplansamarbejdet: Tilsynet har fået tilsendt en plan for behandlingsmøder I denne fremgår hvem der indkaldes, hvilket afhænger af barnets/den unges alder, eksempelvis: Enghaveskolen, Ungdommens uddannelsesvejledning Odense - UUO (fra barnets 16. år), faglig konsulent (fra Side 9 á 20

10 barnets 17. år) Klager over tilbuddets ydelser og det pædagogiske indhold Hvilke mundtlige / skriftlige klager har der været siden sidste tilsyn, og hvordan er de håndteret? Tilsynet er blevet skriftligt orienteret om, at der ikke har været klager siden sidste tilsyn Særlige problemstillinger F.eks. sidst godkendte undervisningsplan ved intern skole: Ikke relevant. F.eks. anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v. Der har været fokus på styrkelse af AMR (Arbejdsmiljørepræsentant)-området, og det blev oplyst, at dette overholdes Tilsynets vurdering af den pædagogiske praksis, tilfredshed og trivsel m.v. Tilsynet læner sig op ad vurderingen fra anmeldt tilsyn 2009, og det er tilsynets opfattelse, at personalet på Bihuset løser en meget specialiseret og vanskelig opgave på et højt fagligt niveau. Det vurderes desuden, at den enkeltes behov og ønsker lægges til grund for den pædagogiske støtte. Såvel pårørende som beboer gav udtryk for tilfredshed med tilbuddet. Tilsynet bemærkede, at Informationsmappe og Medicinadministration på Bihuset, er dateret henholdsvis februar 2009 og september Ifølge de regionale retningslinjer for medicinhåndtering/ Region Syddanmark pkt. 4.2., er ledelsen ansvarlig for, at medicininstruksen revideres 1 gang årligt. Tilsynet anbefaler derfor, at den lokale instruks revideres i tråd med de regionale retningslinjer. Bihusets store viden om børn med autisme er også anerkendt af omverdenen, dette ses blandt andet ved, at Bihuset er leverandør til VISO, og der er stor efterspørgsel på deres ydelser. Side 10 á 20

11 3. Personale og arbejdsmiljø Matcher antal ansatte (faktisk personaleforbrug) og personalets sammensætning de faglige mål (f.eks. vedrørende pleje, træning, beskæftigelse, fritid)? Størstedelen af medarbejdergruppen, som deltager i det pædagogiske arbejde, er uddannede pædagoger. Hertil er der desuden 3 medhjælpere, hvoraf en er uddannet social og sundhedsassistent. Medarbejdergruppen på Roesskovsvej består af 31 medarbejdere. Medarbejderne tilkendegav, at de generelt oplever et godt match mellem personalets sammensætning, børnenes/de unges behov og de faglige mål. Dog blev der givet udtryk for, at de to weekendhold oplever store forskelle, idet der er mange børn/unge på Bihuset den ene weekend, og mange på weekend hos forældrene den anden. Dette giver udfordringer i forhold til muligheder for udfoldelse for weekendholdet, som har mange børn at tage sig af. Vikaranvendelse, omfang og procedure: I det indsendte materiale fremgår det, at Bihuset benytter studerende, som vikarer. Heriblandt har enkelte været i praktik på Bihuset, og de resterende er studerende fra andre uddannelsessteder. Baggrunden for at benytte studerende, udspringer af beboernes behov, og de studerendes mulighed for at vikariere i længere perioder, svarende til deres studietid (3-5 år). Inden der ansættes en vikar er vedkommende til samtale med en afdelingsleder. I nogle tilfælde deltager den person, som står for vagtplanlægningen. Efter samtalen foretages en vurdering af, om vedkommende matcher Bihusets ønsker til vikarer, samt evt. hvilken gruppe vedkommende passer bedst ind i. Hver af de 3 grupper på Bihuset har ca. 6 vikarer tilknyttet Personaleudskiftning Antal fratrådte medarbejdere siden sidste tilsynsbesøg årsagen hertil? Siden sidste tilsyn har en medarbejder sagt op, efter flere års ansættelse, da vedkommende skulle flytte til anden del af landet. Ledelsen oplyste, at 4 medarbejdere er blevet sagt op, som følge af langtidssygdom. Alle medarbejderne på Jagtvej er opsagt pr Ledelsen oplyser at dette selvsagt er meget hårdt for medarbejderne. Ledelsen oplever at medarbejderne på Jagtvej håndterer situationen meget professionelt, så driften af børnehaven ikke påvirkes i unødig grad Sygefravær Sygefraværsstatistik: (Det samlede sygefravær er summen af barns 1. sygedag, børnerelateret fravær, sygedag, arbejdsskade, 56 og delvis sygdom.). Side 11 á 20

12 Afdelings-niveau (august 2009 juli 2010) Fuldtids ansatte Barns 1. sygedag Børnerelateret fravær Sygedage, arb.sk, 56, delvis sygdom Samlede fravær i % Bihuset, Roesskovsvej 1 7,07 0,00 % 0,00 % 5,54 % 5,54 % Bihuset, Roesskovsvej 2 5,98 0,73 % 0,00 % 6,31 % 7,04 % Bihuset, Roesskovsvej 3 7,04 0,25 % 9,54 % 5,83 % 15,62 % Bihuset, Roesskovsvej 4 1,84 0,00 % 0,00 % 3,13 % 3,13 % Bihuset, Roesskovsvej 5 5,58 0,17 % 0,00 % 2,22 % 2,38 % Bihuset, Bjerregårdsvej 17,73 0,09 % 6,98 % 7,02 % 14,03 % Jagtvej 16,48 1,18 % 0,00 % 16,18 % 17,36 % Samlet 61,72 0,45 % 3, 07 % 8,53 % 12,06 % (Kilde: HR, Løn og personale). Sygefraværet for Bihuset (Roesskovsvej, Berregårdsvej og Jagtvej) for i perioden aug juli 2010 har ligget på 8,53 %. For samme periode har det gennemsnitlige sygefravær, for de regionale sociale tilbud, været 7,11 %. Ved anmeldt tilsyn 2009 blev der oplyst, at Bihusets samlede sygefravær var på 5,5 % (Kilde: anmeldt tilsyn 2009) Aktuelt antal langtidssyge:. (def. på Langtidssygdom: samlet sygefravær på mere end 28 dage). Oplysninger fra HR, Løn og personale viser, at der siden sidste anmeldte tilsyn er registreret 15 personer med sygefravær på mere end 28 dage. Forstanderen har efterfølgende, og efter aftale, sendt uddybende forklaringer vedrørende de relativt mange langtidssyge, som følger: Roesskovsvej - 1 person med arbejdsskade i forbindelse med et udadreagerende barn (AT ind over) - 1 person med arbejdsskade i forbindelse med et udadreagerende barn - 4 personer hvor sygdommen var private omstædigheder så som operation, færdselsuheld, egen sygdom m.m. Bjerregårdsvej - 5 personer hvor sygdommen havde privat karakter af forskellig art. Jagtvej - 1 person med en arbejdsskade fra den tidligere forstanders tid - 2 personer hvor sygdommen havde privat karakter - 1 person som var under kommunal praktikordning Der har været afholdt obligatoriske sygefraværssamtaler samt udarbejdet mulighedserklæringer, hvor dette ifølge forstanderen, har været nødvendigt. To medarbejdere er siden sidste tilsyn blevet afskediget på baggrund af langvarigt sygefravær. Det oplyses, at AMR udvalget har fokus på sygefrekvens, men har ikke kompetence til at behandle de sager der er af personlig karakter. Aktuelt er der ingen langtidssyge på Bihusets døgnafdeling. Aflastningen har 3 langtidssyge, og Jagtvej har 1 medarbejder der er langtidssyg. Side 12 á 20

13 Sygefraværspolitik: Tilsynet har fået tilsendt, og læst, Bihusets fraværs og sygdomspolitik. Indholdet er handlingsanvisende for kontakt mellem tilbuddet og medarbejderen, som bliver ramt af sygdom. Der lægges i politikken vægt på, at disse handlingsanvisninger skal betragtes som omsorg for medarbejderen, og ikke kontrol. Andet: Tilsynet bemærker det relativt høje sygefravær, samt et højt antal langtidssyge. Aflastningen og Jagtvejens børnehave er mere ramt, end bodelen, hvor tilsynet foregik. Forrige års sygefravær var betragtelig lavere. Forstanderens uddybende forklaring, samt at de to arbejdsskader skyldes uheld (se pkt anmeldte arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn), og på baggrund af at der ikke aktuelt er langtidssyge medarbejdere på Bihusets døgnafdeling, vurderer tilsynet at der ikke skal fremsættes anbefalinger herom. Der bør fremadrettet være særlig fokus på udviklingen i sygefraværet, også på aflastningen og specialbørnehaven Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø, herunder vurdering af hjælpemidler og materiel: Det blev fortalt, at arbejdet generelt ikke er præget af tunge løft. Dog blev der fortalt, at der kan være fysisk tunge opgaver i situationer hvor et barn skal hjælpes op at stå, f.eks. hvis barnet har sat sig ned på vejen, og man må hjælpe barnet op for at hindre påkørsel. I forbindelse med løft af kørestol, går 2 medarbejder sammen om løftet. Psykisk arbejdsmiljø: Medarbejderne fortalte om et godt sammenhold, og godt psykisk arbejdsmiljø. Der blev også givet udtryk for at være èt samlet personale, til trods for at man arbejder i 3 grupper. Udover omsorgsfulde kolleger, er det medarbejdernes oplevelse, at deres ledere er tilgængelige og forstående. Anmeldte arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn: Ifølge oplysninger fra HR-afdelingen, har der ikke været anmeldt arbejdsskader fra Bihuset siden sidste tilsyn. Ledelsen fortale, at der har været 2 arbejdsskader på Roersskovsvej, forårsaget af børn. Arbejdstilsynet var inde ind over den ene af disse. Der har desuden været et uhæld hvor en medarbejder slog hovedet på bagklappen af en bil. På Bjerregårdsvej (aflastningen) har der været 1 arbejdsskade. Skadens art betegnes som uheld, og ingen børn indgik i situationen. Tilsynet konstaterer, at der er forskel i oplysningerne fra HR, og oplysningerne fra Bihuset. Vold mod personale (omfang og type, evt. politianmeldelser): I 2010 er der registreret 1 verbal trussel og 4 trusler om slag med hånd, krop eller genstand. Side 13 á 20

14 Dato for sidste APV hvordan følges op? På Bihuset/Jagtvej har man indført løbende APV. APV skemaer hænger tilgængeligt for personalet, på sikkerhedstavlen. På AMR møderne er APV et fast punkt på dagsorden. Ledelsen fortalte, at der 1 x pr. år også gennemføres en arbejdsmiljø eller tilfredshedsundersøgelse, enten som temadag, eller via spørgeskema. På Bihuset Roesskovsvej blev der afholdt temadag omkring trivsel og arbejdsmiljø i foråret Arbejdstilsynsbesøg, evt. påbud: Bihuset har modtaget og fulgt op på en vejledning fra Arbejdstilsynet vedr. voldsforebyggelse, som følge af en arbejdsskade, hvor en medarbejder blev slået. Arbejdstilsynet har desuden påpeget risiko for skimmelsvamp i kælderen på Jagtvej, men dette er udbedret. Politikker røg, vold, misbrug m.v.: I det indsendte materiale kan læses, at der ikke må ryges på tilbuddets matrikel. Bihuset har en voldspolitik. Voldspolitikken indeholder ikke oplysninger om af hvem, og hvornår, denne er besluttet. Tilsynet anbefaler, at voldspolitikken påføres seneste revideringsdato, samt beslutningstager(ne). Bihuset har ikke en decideret alkoholpolitik. Ledelsen oplyste, at det ikke er tilladt at alkohol indtages af børn/unge og medarbejdere, hvilket blev begrundet i Bihusets målgruppe (børnetilbud) Uddannelse og udvikling Kompetenceudviklingsplaner: Kompetenceudvikling drøftes/aftales ved MUS-samtalen. Der udarbejdes ikke en decideret kompetenceudviklingsplan, men der føres referat af samtale, hvor dette også indgår. Særlige efteruddannelsestiltag: Der er et kursusudvalg, som fordeler kurser. Der blev givet udtryk for, både af medarbejderne og ledelsen, at der desuden er fokus på intern læring MUS / GRUS. Form og hyppighed: Der afholdes MUS en gang om året, hvilket vil blive ændret til 1 x pr. halve år. MUS-samtale holdes med nærmeste leder. Supervision: Side 14 á 20

15 Der tilbydes supervision med ekstern supervisor i forhold til enkeltsager. Medarbejderne gav udtryk for, at de ikke har behov for yderligere supervision, da de benytter hinanden, ledelsen og den eksterne supervisor når der viser sig et behov. Introduktionsforløb for nye medarbejdere, herunder vikarer: Tilsynet har læst Bihusets Orienteringsmappe til nye medarbejdere. I denne fremgår bl.a., at nye medarbejdere skal igennem en indkøringsperiode, hvor de får tid til at sætte sig ind i diverse praktiske forhold, samt lære det enkelte barn at kende. Det er tilsynets vurdering, at Orienteringsmappen indeholder mange relevante informationer. Hvilken baggrund har de medarbejdere, der fungerer som praktikvejledere, for at udøve praktikvejledning og hvordan følges op på kvaliteten af praktikvejledningen? Praktikvejlederne har en obligatorisk praktikvejlederuddannelse. Ledelsen oplyste, at man som pædagogstuderende på Bihuset får en vejleder, der har tovholderfunktionen for den studerendes forløb. I det daglige er alle medarbejderne, i den aktuelle gruppe, ansvarlige for den studerendes læring. Hvordan organiseres praktikforløbet for de studerende og med hvilket indhold, herunder dato for seneste plan over praktikforløbet? Bihuset har en praktikstedsbeskrivelse og uddannelsesplan fra januar Det er tilsynets vurdering, at denne lever op til bekendtgørelsen på området (Lov nr. 315 af 19. april 2006 om uddannelsen til professionsbachelor som pædagog, 14) MED arbejde Hvordan er strukturen? MED-udvalget består af forstanderen, én afdelingsleder fra hver afdeling samt afdelingernes tillidsrepræsentanter og sikkerhedsrepræsentanter. Der afholdes møder hvert kvartal, samt efter behov. Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MED-udvalget? Tilsynet har læst 2 referatet fra MED udvalgsmøder i TR og AMR har eget punkt på dagsorden. Side 15 á 20

16 3.6. Tilsynets vurdering af personale- og arbejdsmiljøsituationen Vurderes personalenormeringen, personalets disponering, kvalifikationer og arbejdsforhold at matche de pædagogiske mål? Tilsynet vurderer, ligesom ved anmeldt tilsyn 2009, at personalenormeringen, disponeringen samt medarbejdernes kvalifikationer matcher de pædagogiske mål. Det er tilsynets vurdering, at arbejdsmiljøsituationen, af både fysisk og psykisk karakter, følges nøje af ledelsen, hvilket bliver bekræftet af meget tilfredse medarbejdere. Tilsynet bemærker, at medarbejderne gav udtryk for en ulige arbejdsfordeling imellem de to weekendhold, hvilket blev drøftet med ledelsen under besøget. Tilsynet anbefaler, at voldspolitikken tilføres seneste revideringsdato, samt beslutningstager(ne). 4. Fysiske rammer Udendørs rammer: Forældrene til børnene i Bihuset har etableret en legeplads, som efter tilsynets vurdering matcher målgruppen og dens behov. Derudover har Lyngen og Kløveren en fælles terrasse. Mælkebøtten har deres egen terrasse, som er lukket af, og hvor beboerne kan opholde sig alene. Beskrivelse af fællesarealer/værelser/lejligheder: Værelserne var meget individuelt præget. Nogle værelser var meget spartansk indrettet, idet de var beboet af udadreagerende unge, andre værelser var indrettet med flere detaljer og personlig præg. Hver afdeling på døgnafdelingen har en spise- og opholdsstue ved siden af børnenes værelser. Fællesarealerne er indrettet efter den funktion de skal udfylde, og samtidig med en hyggelig atmosfære. Dato og resultat af seneste bygningssyn: Sidste bygningsgennemgang var i september Konklusionen fra tilstandsvurderingen er, at både Botilbuddet og Aflastningen er vedligeholdt på middel niveau. Konklusionen i forhold til rum- og funktionsbeskrivelse er, at pladsforholdene for personalet er utilstrækkelige. På aflastningen på Bjerregårdsvej konkluderes det i forhold til rum- og funktionsbeskrivelse, at den samlede vurdering viser uacceptabel standard for værelser, mens fællesarealer og personalefaciliteter vurderes at være af acceptabel standard. Da værelserne ikke bruges som fast bolig anses de som tilstrækkelige. Planlagte ombygninger: Der foreligger ingen ombygningsplaner. Tilbuddet har nyere køkkener, og er ved at renovere beboernes badeværelser. Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf: Side 16 á 20

17 Der har været brandtilsyn d. 21. september Beredskabsplanen bliver løbende gennemgået for den enkelte eller grupper af personale, samt altid ved nyansættelse og nye vikarer. Dette bliver forestået af Bihusets AMR (arbejdsmiljørepræsentant). Personalegruppen deltog i brandkursus i foråret Brandinstruktionen følges løbende op af AMR ved almindelig brandgennemgang. Ledelsen informerede om, at de ikke afholder brandøvelser, fordi flere af børnene/de unge ikke vil kunne håndtere dette. Der blev yderligere gjort opmærksom på, at pedellen gennemgår proceduren med medarbejderne. Levnedsmiddelkontrol seneste besøg og resultatet heraf: Bihuset har ikke haft besøg af levnedsmiddelkontrollen Tilsynets vurdering af de fysiske rammer Er de fysiske rammer egnede? Er standarden tilfredsstillende? Konklusionen fra tilstandsvurderingen er, at både Botilbuddets og Aflastningens bygninger er vedligeholdt på middel niveau. Konklusionen i forhold til rum- og funktionsbeskrivelse er, at pladsforholdene for personalet er utilstrækkelige. Overordnet vurderer tilsynet, at de fysiske rammer, er egnede til målgruppen. 5. Organisation, drift og forretningsgange Vedtaget budget 2010, kroner Vedtaget budget for Bihuset/Jagtvej 2010: kr. Takst 2010, kroner Katalogydelse: Bihuset/Jagtvej, aflastning Bihuset/Jagtvej, bodel Bihuset/Jagtvej, specialbørnehave (Lis, 4. oktober 2010) Evt. bemærkninger: Intet. Takst kr kr kr Økonomi Forventet over- /underskud: Oplysninger fra Ledelsesinformationssystemet viser, at man efter 2. kvartal forventer et underskud på kr. (hvilket svarer til 0,44% af det samlede budget for 2010). Side 17 á 20

18 Årsag til forventet over- /underskud? Blev ikke drøftet. Evt. bemærkninger ved seneste revisionsbesøg: Bihuset fik 2 bemærkninger ved seneste revisionsbesøg. Den ene omhandlede en kassedifference på 18 kr., som ikke må overstige 3 kr. Den anden omhandlede kørselssedler der ikke var tilstrækkeligt detaljerede. Ledelsen fortalte, at der er handlet på begge bemærkninger. Evt. bemærkninger vedr. ledelsestilsyn: [Vedr. opfølgning på delegeret ansvar for økonomi, månedsrapport, opfølgning] Ingen bemærkninger Ledelse og organisation Er ansvars- og kompetencefordelingen synlig for medarbejderne?. Ifølge medarbejderne er ansvars og kompetencefordelingen synlig. Medarbejderne supplerede med eksemplificerende forklaringer om, hvornår de henvender sig til henholdsvis afdelingslederen, stedfortræderen og forstanderen. Hvordan holder forstanderen sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser? Forstanderen fortale, at han eksempelvis sammenligner med lignende tilbud andre steder i landet, vedrørende tilbuddets indhold, pris og lignende. Ellers holder han sig orienteret intern på tilbuddet gennem stedfortræderen, afdelingslederen og ved deltagelse på personalemøderne. Forstanderen fortalte desuden, at han den senere tid har været en hel del på Jagtvej, hvilket har medvirket til mindre tid på Roesskovsvej, end sædvanlig. Hvorledes kommunikeres regler og retningslinier? MED-udvalget står for udarbejdelsen af diverse politikker. Regler og retningslinjer kommunikeres på personalemøder. Udviklingstendenser: Der ses en tendens til at flere kommuner ønsker at tilbyde børnehavetilbud for børn med autisme i eget regi. Det vigende børnetal på Jagtevejens specialbørnehave ligger til grund for beslutningen om at denne skal lukkes pr (se pkt. 1 Målgruppe, antal pladser, tilbuddets indhold). Side 18 á 20

19 Evt. planer for organisationsudvikling / særlige projekter: Der er etableret et samarbejde indenfor autismeområdet i Region Syddanmark, hvor Bihuset, Tårnhuset og AutismeCenter Holmehøj har etableret et samarbejde vedrørende særforanstaltninger. Dette skal medvirke til, at finde de mest hensigtsmæssige pædagogiske løsninger for det enkelte menneske med autisme, der har særlige behov. Hvordan anvendes socialområdets ledelsesgrundlag i praksis på tilbuddet har det været drøftet, og hvilke dele er tillagt størst vægt? Ledelsen oplyste, at der arbejdes med ledelsesgrundlaget Tilsynets vurdering af de organisatoriske og driftsmæssige forhold Herunder evt. budgetproblemer og problemstillinger vedr. ledelse og organisering. Tilsynet vurderer, at Bihuset har en synlig og velfungerende ledelse, og at der er fokus på at medarbejderne inddrages. Der vurderes at være en tydelig ansvars- og kompetencefordeling i ledelsen. Tilsynet har ikke øvrige bemærkninger vedrørende økonomiske, eller driftsmæssigt forhold. 6. Evt. særlige tværgående fokuspunkter Fra 1. april 2010: Har tilbuddet / institutionen en hjemmeside, og følger den de fælles retningslinier? Der er et igangværende arbejde med tilbuddets hjemmeside: Ledelsen oplyste, at der er en medarbejder som arbejder med hjemmesiden en dag pr. måned. Hjemmesiden forventes opdateret inden udgangen af Tilsynets vurdering: Tilsynet vurderer, at der er opmærksomhed på vigtigheden af at have en opdateret hjemmeside, og at der arbejdes med at gennemføre dette. 7. Kvalitetssikring og udvikling Hvorledes er anbefalingerne fra seneste tilsynsrapport for henholdsvis anmeldt og uanmeldt tilsynsbesøg fulgt op? Side 19 á 20

20 Ved uanmeldt tilsyn i marts 2009 blev der ikke fremsat anbefalinger. Det anmeldte tilsyn oktober 2009, ledte til følgende anbefalinger: 1. At der arbejdes på større og bedre fysiske rammer til personalet. 2. At den færdiglavede hjemmeside hurtigst muligt bliver opkoblet på Region Syddanmarks hjemmeside. 3. At pårørende på sigt får adgang til Bosted Systemet. Dette vil sikre en hurtigere og lettere kommunikation mellem tilbuddet og pårørende. Ledelsen havde følgende kommentarer vedrørende opfølgningen på anbefalingerne: 1. Der er ikke rammer til at etablere større og bedre fysiske rammer for personalet. Bihuset arbejder ikke videre med denne anbefaling 2. Hjemmesiden er koblet op på Region Syddanmarks hjemmeside. 3. Der arbejdes med, at finde ud hvordan dette kan lade sig gøre Tilsynets vurdering af arbejdet med tilsynets tidligere anbefalinger: Tilsynet vurderer, at der er arbejdet tilfredsstillende med to af de tre anbefalinger, som blev fremsat efter anmeldt tilsyn Vedrørende den sidste anbefaling (anbefaling nr. 3), vurderer tilsynet at der bør arbejdes videre med pårørendes mulighed for at læse i deres barns dagbogsnotat. Side 20 á 20