Akademisk Råd Ordinært rådsmøde. Akademisk Råd. Forum. Mødedato Tirsdag den 2. maj 2017 kl B Sted

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET D E T H U M A N I S T I S K E F A K U L T E T Akademisk Råd Ordinært rådsmøde M Ø D E I N D K A L D E L S E 24. APRIL 2017 Forum Akademisk Råd LEDELSE OG KOMMUNIKATION Mødedato Tirsdag den 2. maj 2017 kl KAREN BLIXENS PLADS 8 Sted 15B KØBENHAVN S. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden (kl ) 2. Den økonomiske situation (bilag1 og 2) (kl ) 3. Projektgruppen vedr. undervisningsportefolio: Status og videre proces ved lektor, studieleder og formand for projektgruppen Annika Hvithamar (kl ) 4. Nyt fra direktion og LT (kl ) 5. Meddelelser (kl ) 6. Evt. (kl ) MOB dvh@hum.ku.dk REF: DVH Bilag Bilag 1: Samlet Q1 oversigt (Budget/prognose og regnskab for hele fakultetet) samt RON, Økonomicenteret, Det Humanistiske Fakultet (KU), udateret Bilag 2: Sagsnotatet Udvikling i løn fra regnskab 2015, 2016 til Q1 2017, Økonomicenteret, Det Humanistiske Fakultet (KU), 26. april 2017

2 1.0 Månedsrapport pr. delregnskab Delregnskab Budget Q-Prognose Realiseret ÅTD % af Budget % af Q- Prognose % af prognose Difference (Budget - ÅTD) Difference (Q- Prognose - ÅTD) 10 KU (OV) ,8% ,7% KU (IV) ,9% - 108,5% KU (TFV) ,0% KU (ATA) ,0% Total ,6% ,8% Prognose Realiseret ÅTD 2016 Realiseret sidste år Delregnskab Hoved-kto. Konto/Løngrp. Budget Q-Prognose Realiseret ÅTD % af Budget 10 KU (OV) Indtægter Løn Drift Finansiel drift % af Q- Prognose % af prognose Difference (Budget - ÅTD) Difference (Q- Prognose - ÅTD) Prognose Realiseret ÅTD 2016 Realiseret sidste år Indtægter i alt ,8% - 92,4% Løn i alt ,8% - 24,7% Drift i alt ,5% - 25,0% Finansiel drift i alt ,8% - 35,8% KU (OV) i alt ,8% ,7% KU (IV) Indtægter Indtægter i alt ,0% - 9,3% Løn Løn i alt ,5% - 9,6% Drift Drift i alt ,2% - 16,5% KU (IV) i alt ,9% - 108,5% KU (TFV) Indtægter Indtægter i alt ,7% - 19,8% Løn Løn i alt ,2% - 21,0% Drift Drift i alt ,9% - 17,6% KU (TFV) i alt ,0% KU (ATA) Indtægter Indtægter i alt ,4% - 9,2% Løn Løn i alt ,9% - 10,6% Drift Drift i alt ,2% - 6,8% KU (ATA) i alt ,0% Total ,6% ,8% Side 1 af 2

3 Side 1 af 4 A. Stamdata (skal udfyldes) Rapportering til overliggende niveau Q Stednavn og nummer Det Humanistiske Fakultet Dato 12 april 2017 Navn på sagsbehandler Ask Fuglsang Navn på godkender Jan Pedersen B. Kort redegørelse af regnskabsresultat Q DR10+DR30+DR40+ DR50+DR60 C. Forklaring af periodens resultat DR 10 Forklar prognosens resultat. En kort redegørelse på tre til fire linjer. (Tekst bruges til Q rapport til BEST.) Midtvejsindberetning af STÅ har medført at den forventede STÅ produktion for 2017 er nedjusteret med 250 STÅ, 3,6% eller 9,5 mio. Intern afklaring af forbrug af opsparede BSP midler (F16) har øget omkostninger ca. 4 mio. Indtægter i forbindelse med etablering af tørt driftsområde bliver anslået 3 mio. mindre end forudsat. Afskrivninger er reduceret med ca. 2 mio. Øvrige bevægelser giver en forbedring på 2,5 mio. Den samlede resultateffekt bliver i alt en reduktion i prognosticeret overskud på ca. 12,0 mio. fra 18,6 mio. til 6,6 mio. Her forklares periodens resultat (regnskabstal) og større afvigelser fra den forventede udvikling. Indtægter Overordnede forklaringer (egne indtægter og FL indtægter) Egne indtægter Budgetteret 86,2 mio. mod realiseret 18,0 mio. eller 20,9 %. Egne indtægter består hovedsageligt af salg af varer og ydelse (internt og eksternt), deltagerbetaling og overførselsindtægter fra EV. Indtægter ved eksternt salg kommer altovervejende fra bygningsdrift og fra salg i Studenterafdelingen. Fsva. internt salg er CIP (Center for Internationalisering og Parallelsproglighed) og SCIT (HUMIT) med indtægtsbudgetter på ca. 2 mio., ud over studenterafdelingen og bygningsdriften, også væsentlige aktører. Der er behov for tæt opfølgning på salgsindtægterne i det nyetablerede tørre driftsområde som er placeret på HUM. Forbrugsprocenten på deltagerbetaling er 58,4 %. Indtægterne stammer hovedsageligt fra ÅU, herunder 1,5 mio. fra USB. Med en forbrugsprocent på ca. 20 % er der behov for at vurdere realismen i overheadindtægter fra EV på den eksisterende portefølje. FL indtægter Budgetteret 678,5 mio. mod realiseret 683,8 mio. eller 100,8 %. Tilsagn om dækning af underskud vedr. fælles arealer i indre by på 3 mio. er bortfaldet. Der foreligger pt. ikke oplysninger om hvordan indtægtsnedgangen fordeles mellem de implicerede fakulteter. 3 mio. er indarbejdet i HUMs prognose. På baggrund af midtvejsindberetning nedskrives STÅ prognosen med 250 STÅ eller 9,8 mio. Fakultetet har modtaget ca. 2 mio. i studiemiljøpuljemidler. Og har endvidere fået tilført 1,1 mio. vedr. Fiolbiblioteket, omstillingen og betjent samt 1,2 mio. fra BSP til innovation. Løn Overordnede forklaringer pr. løngruppe VIP

4 Side 2 af 4 Budgetteret 272,6 mio. mod realiseret 65,8 mio. eller 24,1 % DVIP Budgetteret 41,7 mio. mod realiseret 12,2 mio. eller 29,4 % TAP FU Budgetteret 23,5 mio. mod realiseret 6,0 mio. eller 25,6 % DTAP FU Budgetteret 3,4 mio. mod realiseret 0,7 mio. eller 21,6 % TAP AS Budgetteret 164,2 mio. mod realiseret 40,2 mio. eller 24,5 % DTAP AS Budgetteret 5,3 mio. mod realiseret 1,1 mio. eller 20,8 % Øvrige Budgetteret 1,3 mio. mod realiseret 0 mio. eller 0 %. Trods manglende budgettering af lønstigningerne fremgår det, at der ikke er nogen væsentlige afvigelser på lønnen og således ikke behov for større budgetmæssige korrektioner afledt af forbrugsviklingen i første kvartal, dog med skærpet opmærksomhed omkring DVIP udviklingen. Drift Overordnede forklaringer på øvrig drift og bygningsdrift. Bygningsdrift Budgetteret 71,4 mio. mod realiseret 19,8 mio. eller 27,6 %. Etablering af tørt driftområde samt ibrugtagning af KUA3 nødvendiggør en tæt opfølgning. Der er en rækker afklaringer som udestår, men ikke noget af væsentlig budgetmæssig betydning. Øvrige Budgetteret 165,4 mio. realiseret 40,7 mio. eller 24,6 % Forbrugsudviklingen er som planlagt. DR 30 & DR 40 DR 50 DR 60 Opsummering Budgetteret 4,2 mio. mod realiseret 0,7 mio. eller 16,4 %. Den lave omsætning skyldes til dels at en række omkostninger er fejlagtigt bogført på DR 10. Budgetteret 132,9 mio. mod realiseret 28,8 mio. eller 21,7 %. Er ikke i sig selv usædvanligt, men der er behov for en kritisk Q1 gennemgang. Også som følge af den automatiske videreførelse af mer eller mindre forbrug fra 2016 som ukorrigeret puster budgettet op, jf. at den budgetterede omsætningen i 2016 som ikke kunne realiseres var 20 mio. Budgetteret 3,8 mio. mod realiseret 0,8 mio. eller 20,4 %. Forbrugsprocenten skal ses i lyset af en budgetteknisk opskrivning ved B1 på 2,0 mio. Lav en kort opsummering af ovenstående forklaringer på tre til fire linjer med udgangspunkt i ændringerne fra budget til årets resultat. Den væsentligste udvikling er STÅ produktionen midtvejs som indikerer behov for at nedskrive STÅ indtægtsforventningen samt bortfald af tilsagn om underskudsdækning af fællesarealer i indre by. Der er forsat usikkerhed omkring ibrugtagningsomkostninger ved KUA3, reetablering af lejemål samt omkostninger ved fortætning. Dertil den nye tørre driftsområde samt etablering af en fælles tørt HR og personaleadministration. D. Forklaring af Prognosen

5 Side 3 af 4 DR 10 Overordnede forklaringer på op/nedjusteringer af prognosen, herunder forklaring af ændringer fra budget til Q. Indtægter Overordnede forklaringer (egne indtægter og FL indtægter) Egne indtægter Prognose øget med 3,5 mio. til 89,8 mio. som følge af forventning om øgede indtægter ved deltagerbetaling, OH og administrationsbidrag. FL indtægter Prognose er nedskrevet med 8,7 mio. til 669,9 mio. hovedsagligt som følge af faldende STÅ forventning. Løn Der er overalt forudsat en lønregulering som følge af overenskomstmæssige stigningen på 1,7 % pr. 1. april, ikke 1,22 % som blev den endelige regulering, og som vil blive indarbejdet til Q2. Overordnede forklaringer pr. løngruppe VIP Prognose er reduceret med 4,2 mio. til 268,4 mio. hvoraf 2,4 mio. skyldes reduktioner på INSS. 1,8 mio. er fordelt over flere omkostningssteder. DVIP Prognose er øget med 1,2 mio. til 42,9 mio. Saxo tegner sig for 1,0 mio. MEF for 0,7 mio. modsat er der mindre reduktioner for i alt 0,5 mio. TAP FU Prognose er reduceret med 1,2 mio. til 22,2 mio. Et institut (IVA) har overflyttet en budgetpost på 1,7 mio. til TAP AS. DTAP FU Prognose er øget med 0,6 mio. til 4,0 mio. TAP AS Prognose er øget med 6,3 mio. til 170,5 mio. 3,7 mio. skyldes centrale opskrivninger, herunder bortfald af kompensation vedr. elever, ny økonomimedarbejder pr. 1/5, etablering af BSP finansieret innovations og impact HUB. 1,7 mio. er overført fra TAP FU og 0,9 mio. skyldes øvrige bevægelser af mindre størrelse herunder overenskomst opskrivning. DTAP AS Prognose er øget med 0,2 mio. til 5,5 mio. Øvrige Prognose er reduceret med 1,1 mio. til 2,4 mio. som udtryk for forventet tilbageførsel af hensættelse vedr. frivillige fratrædelser. Drift Overordnede forklaringer på øvrig drift og bygningsdrift Øvrig drift Prognose øget med 5,0 mio. til 241,9 mio. 2 mio. som udtryk for omkostninger i forbindelse med Studiemiljøinvesteringer. Modsat er afskrivninger reduceret med 2,3 mio. Et institut (SAXO) opskriver med 3,6 mio. dels vedr. F16 og dels som følge af frigjorte midler som var afsat til merforbrug på F16. 1,2 mio. af den samlede opskrivning vedr. anskaffelser i forbindelse med ibrugtagning af KUA3. Bygningsdrift Prognosen er uændret på 71,4 mio.

6 Side 4 af 4 DR 30 & 40 DR 50 DR 60 Opsummering Prognosen er opskrevet med 1,1 mio. til 5,3 mio. Hovedsageligt som følge af aftale om host og sekretariatsfunktion for face (Fund for Academic cooperation and exchange between Denmark and the Arab World). Prognosen opskrives med 12,6 mio. til 145,6 mio. samtidigt med at forventningen til omsætning på nye projekter samt tekniske korrektioner (sagsnummer ) er reduceret fra 15 mio. til 15 mio. Omsætningen opskrives med 4,6 mio. til 8,5 mio. særlig som følge af en forventet omsætningen på 5,6 mio. på UM projekt om udredning om Danmarks militære engagement. Lav en kort opsummering af ovenstående forklaringer på tre til fire linjer med udgangspunkt i ændringerne fra budget til årets resultat. Den reducerede STÅ forventning på 3,6 % samt ændringer som følge af diverse interne bevillinger er indarbejdet. Forbrug af opsparede F16 (9,2 mio.) er budgetteret. KUA3 afledte investeringer og afskrivninger er revurderet og indarbejdet. Lønstigninger som følge af overenskomst er indarbejdet med 1,7 %. Der er indarbejdet en central negativ omsætningskorrektion på EV på 16 mio. E. Risici og handling DR 10 DR 30 & 40 DR 50 DR 60 F. STÅ produktion Forventninger til STÅindtægter og bemærkninger til evt. ændringer i STÅprognosen. G. Andet Øvrige bemærkninger til overliggende niveau(er) Vurdér hvilke væsentlige temaer, der kan forhindre prognosen i at holde stik, og angiv evt. korrigerende handlinger. Vurdér hvilke væsentlige temaer, der kan forhindre prognosen i at holde stik. Angiv evt. andre relevante forhold, der ikke er beskrevet i ovenstående.

7

8

9 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET D E T H U M A N I S T I S K E F A K U L T E T Akademisk Råd Temamøde om besparelsesgrupperne (første drøftelse) M Ø D E I N D K A L D E L S E 24. APRIL 2017 Forum Akademisk Råd LEDELSE OG KOMMUNIKATION Mødedato Tirsdag den 2. maj kl KAREN BLIXENS PLADS 8 Sted 15B KØBENHAVN S. MOB Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Om direktionens foreløbige drøftelse oplæg ved Ulf Hedetoft, formand for Akademisk Råd (bilag 1 og 2) dvh@hum.ku.dk REF: DVH 3. Fælles drøftelse efterfulgt af statusopsummering af de enkelte besparelsesgrupper 4. Om den videre proces ved Ulf Hedetoft, formand for Akademisk Råd 5. Evt. Bilag Bilag 1: Besparelser på HUM: Arbejdsgrupper, anbefalinger og procesplan Bilag 2: Sagsnotatet Anbefalinger om besparelser på Humaniora frem mod 2020, Det Humanistiske Fakultet (KU), den 26. april 2017

10 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET D E T H U M A N I S T I S K E F A K U L T E T Anbefalinger om besparelser på Humaniora frem mod 2020 Præambel 26. APRIL 2017 Vedlagte oversigtsark sammenfatter så kort og fyndigt som muligt direktionens drøftelser og præferencer, hvad angår den største del af de nødvendige økonomiske reduktioner, som fakultetet skal finde frem mod Besparelserne på NFI og i forbindelse med fusionen mellem de to nordiske institutter er ikke medtaget, men er dog opretholdt og forventes indfriet inden for samme tidsproces. Forslagene fra direktionen har været igennem flere iterationer og udtrykker, uden begejstring, de kompromiser mellem forskellige standpunkter, som så alvorlige indgreb i fakultetsøkonomien nødvendigvis kaster af sig. Der har med andre ord ikke været fuldstændig enighed om alt, men direktionen står dog som helhed bag de skitserede rammeforslag, hvoraf nogle bør gennemgå en yderligere kvalificering, før der skrides til konkret operationalisering ligesom der også er tale om tidsmæssige præferencer, hvad angår tidspunktet for implementering af de enkelte forslag. DEKAN ULF HEDETOFT KAREN BLIXENS PLADS KØBENHAVN S TLF (SEKRETÆR) hedetoft@hum.ku.dk hum.ku.dk Fakultetets samarbejdsudvalg, Akademisk Råd, Ledelsesforum for studieledere, Studielederkredsen, Samarbejdsudvalg for fakultetsservice og Fakultetets biblioteksudvalg anmodes om at gennemdrøfte og kommentere forslagene, idet der mindes om, at de i det store og hele er et resultat af indspil fra grupper, som reflekterer alle interesser på fakultetet, samt at besparelserne skal findes, uanset om det sker på den foreslåede måde eller i andre varianter. Direktionen vil på sit møde d. 20. juni på baggrund af de indkomne høringssvar endeligt beslutte reduktionernes fordeling og implementeringskadencen for dem. Ulf Hedetoft

11 Baggrundsmateriale SIDE 2 AF 2 De fulde rapporter fra de fire arbejdsgrupper findes på temasite på KUnet lt.aspx Herudover pågår fusionsproces mellem Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab og Nordisk Forskningsinstitut, jf. temasite på KUnet:

12 Arbejdsgruppe vedr. prøveformer og censur Maksimalt besparelsespotentiale Fjernelse af intern censur: Fra flere til én bedømmer på skriftlige prøver Beregningsgrundlag: Alle skriftlige prøver med intern bedømmelse omlægges til kun at blive bedømt af eksaminator. Beregningen er baseret på det samlede antal aflagte ikke-mundtlige prøver på HUM med intern censur ved eksamensterminerne vinter 2015 og sommer I beregningen er der brugt en vægtet gennemsnitsnorm på fakultetet på 0,9. Gennemsnitsnormen er en vægtet gennemsnitlig norm på tværs af ikke-mundtlige prøver, disses censur og ECTS-vægt. Direktionen tilslutter sig anbefalingen kr. Reduktion af vejledning og bedømmelsestid på specialer Beregningsgrundlag: I 2016 blev der aflagt ca specialer. Timesatsen for censur (censor) er 480 kr. mens timesatsen for fastansatte VIP er 325 kr. Bedømmelsesomkostningerne for et speciale er med den nuværende timesats (10 timer) samlet set 8050 kr. Nedsættes bedømmelsestiden til 5 timer for censor og 7 timer for vejleder reduceres udgiften til 4675 kr. Den samlede norm er 25 timer. Ved 1000 specialer vil den samlede besparelse beløbe sig til kr. Direktionen tilslutter sig anbefalingen kr. Reduktion af vejledning og bedømmelsestid på BA-projekter Beregningsgrundlag: I studieåret blev der aflagt ca BA-projekter. Timesatsen for fastansatte VIP er 325 kr. Jævnfør de nuværende fakultetsnormer afsættes der 12 timer (inkl. vejledning) til et BA-projekt. De interne omkostninger for et BA-projekt er med den nuværende timesats 3900 kroner. Nedsættes normen til 10 timer reduceres udgiften til 3250 kr. Ved 1400 BA-projekter vil den samlede besparelse beløbe sig til kr. Direktionen tilslutter sig anbefalingen kr. Reduktion af ekstern bedømmelse på det centrale fag til minimumskravet (mindst en tredjedel af uddannelsens samlede ECTS-point) Beregningsgrundlag: En række uddannelser på Det Humanistiske Fakultet har mere end 1/3 ekstern censur. Fjernes den overskydende eksterne censur på disse uddannelser, så udprøvningen sker med én intern bedømmer kan der spares mindst 1.1 mio kr. Det er forudsat, at alle optagne studerende aflægger eksamen i de pågældende fagelementer. Da der vil være et vist frafald, som her sættes til 10%, vil besparelsen være på mindst kr. Direktionen tilslutter sig anbefalingen kr. Fjernelse af ekstern censur på tilvalg på skriftlige prøver Beregningsgrundlag: Der er taget udgangspunkt i de faktisk afholdte skriftlige prøver i studieåret (1361 på BA, 817 på KA). Besparelsen forudsætter en gennemsnitsnorm på 1,22 timer på tilvalgskursernes eksamen (beregnet som medianen af normerne på skriftlige prøver). Priserne på VIP-timer er sat til 325 kr. og 480 for ekstern censor. Timeprisen for en prøve med ekstern censur er således 805 kr. ( ) mens timeprisen for en prøve uden censur er 325 kr. Direktionen tilslutter sig anbefalingen. Reduktion af forberedelsesnormen for ph.d.-studerende Beregningsgrundlag: Der tages udgangspunkt i det nuværende ph.d. optag og den fremskrevne fremtidige bestand. Det forudsættes at alle ph.d. studerende har ét semesters undervisningspligt (630 timer). Ved en nedsættelses af forberedelsesnormen til 5,5 timer inkl. konfrontationstid vil de ph.d. studerende kunne undervise mere og derved reducere behovet for at anvende eksempelvis DVIP til undervisning. Direktionen tilslutter sig anbefalingen. Harmonisering af lokale normaftaler Arbejdsgruppen vurderer, at en harmonisering af institutnormerne i henhold til fællesnormaftalen vil kunne bidrage til at reducere prøveomkostningerne. Gruppen anbefaler desuden, at aftalerne fastsættes i relation til censortidsnormerne (se også nedenfor). Der nedsættes udvalg med repræsentanter fra institutledelse, dekanat, VIP og TR kr kr. Ikke beregnet Justering af censortidsnormer Censortidsnormerne er senest justeret i Arbejdsgruppen har gennemgået normerne og finder, at nogle af normerne er høje set i forhold til den konkrete opgave. Gruppen har ikke regnet på besparelsespotentialet, men anbefaler, at censortidsnormerne genforhandles. Tiltaget skal tænkes sammen med eksamensnormer. Ikke beregnet Estimeret besparelse i alt kr.

13 Arbejdsgruppen vedr. tilvalg og reduceret valgfrihed Maksimalt besparelsespotentiale Maksimal indtægtsforøgelse Konsekvent omlægning til 15 ECTS-points kurser Beregningsgrundlag: Alle afholdte eksamener i studieåret under 15 ECTS-point omlægges til 15 point. Der er anvendt en typisk, gennemsnitlig norm alt efter prøveform. Direktionen tilslutter sig anbefalingen kr. Fakultetsfælles ramme for 30 ECTS-point ikke-samunderviste tilvalgspakker på maksimalt 25/BA og 15/KA (med hold størrelse på mi ni mum 30 studerende og efter nærmere aftalt fordelingsnøgle) Beregningsgrundlag: Indberetning af rene tilvalg i januar Der ses bort fra samlæste og gymnasierettede tilvalg. Besparelsespotentialet findes ved at lukke kurser, der p.t. giver underskud. Det forudsættes og betragtes som realistisk, at de godt 450 uv-pladser, der skæres på de i alt 35 ikke-bæredygtige kurser, kan bæres af den nye struktur. Ultimativt vil der udbydes samme antal uv-pladser fremover som i 2015/16. Direktionen tilslutter sig anbefalingen kr. Udbud af 15 ECTS-point BA-tilvalg med fokus på hhv. faglighed i praksis og projektorienteret forløb samt ophævelse af kravet om, at minimum 30 ECTS-point på BA-tilvalget skal ligge uden for det centrale fag Beregningsgrundlag: Udtræk fra STADS på forhåndsgodkendelser og merit for studieåret 2015/16 samt STÅ-indberetningen for samme år. Merindtægten forventes genereret ved en lempelse af de nuværende restriktioner kombineret med et større fokus på tilvalgskurser med et tydeligt arbejdsmarkedsfokus (hvilket forventes at kunne fastholde flere HUM-studerende på fakultetet og dermed nedbringe udsivningen af STÅ til andre universiteter og fakulteter, der p.t. ligger omkring 200 STÅ på BA-niveau årligt). Direktionen tilslutter sig anbefalingen kr. Reduktion af valgfrihed (KA) Beregningsgrundlag: Udtræk fra STADS på frie emner for studieåret 2015/16. Besparelsen opstår ved, at fakultetet i fremtiden vil skulle udbyde færre kurser til de studerende først og fremmest på grund af dimensioneringen, men også fordi der kan identificeres et betydeligt besparelsespotentiale i en bedre udnyttelse af holdkapaciteten på de enkelte frie emnekurser eller valgkurser. Besparelsen ligger primært på de store uddannelser, da der her er kritisk masse til at beskære valgfriheden og opjustere holdstørrelserne. Direktionen tilslutter sig anbefalingen kr. Øget samlæsning Beregningsgrundlag: ToRS har dokumenteret, at instituttet kan reducere uddannelsesudgifterne med kr. ved samlæsning. Da fagene på ToRS typisk er små, giver samlæsning på dette institut mulighed for mærkbare besparelser, som ikke direkte kan overføres til de øvrige institutter. På den baggrund skønnes, at de øvrige fem institutter (NFI og IVA undtaget) gennemsnitligt kan nedlægge tre kurser ved samlæsning. Hvis hvert kursus alt inklusive men uden evaluering koster kr., bliver besparelsen (5 x 3 x ) kr. Direktionen tilslutter sig anbefalingen. Hertil skal lægges den dokumenterede besparelse på kr. på ToRS, jf. ovenstående kr. Estimeret besparelse i alt kr.

14 Arbejdsgruppen vedr. administrationsområdet Maksimalt besparelsespotentiale Principper bag besparelsespotentialet Samling af specialkompetencer og fællesfunktioner i større enheder. Højere ratio af medarbejdere pr. leder. Indførelse af partnerskabsmodel. Ændret governancestruktur i organisationen. Gennemførelse af leanprocesser og effektiviseringer ved bl.a. optimering og standardisering af arbejdsprocesser. Udfærdigelse af principper for fælles serviceniveau. Bedre it-systemunderstøttelse af studieadministrative processer. Studieadministration: Lean og effektiviseringer Bortfald af prisopgaver, optimering af arbejdsgange (indskrivningsområde: KA-optag, udmeldelser, orlov, forlængelser, varslinger, genindskrivning m.m.), optimering og standardisering i arbejdsprocesser vedr. merit, dispensation, forhåndsgodkendelse og forhåndsmerit, omlægning af arbejde med beviser, standardisering og harmonisering af arbejdsprocesser i forbindelse med eksamens- og specialeadministration, plus kompetenceløft, bedre brug af excel og implementering af Workzone. Direktionen tilslutter sig anbefalingen. 2,5 årsværk kr. Studieadministration: Systemunderstøttelse Bedre it-systemunderstøttelse af ressourceplanlægning. Centralisering og systemunderstøttelse af undervisningsevaluering. Direktionen tilslutter sig anbefalingen. 0,75 årsværk kr. Studieadministration: Samling og partnerskabsmodel Arbejdsgruppen anbefaler at samle specialkompetencer vedr. studieordninger, kvalitetssikring og akkreditering med overførsel af et antal årsværk fra institutter til U&S, samlet reduktion af 2 årsværk og etablering af partnerskabsmodel. Direktionen anbefaler, at tiltaget ikke påbegyndes med det samme, men indfases gradvist frem mod Sparekravet fastholdes. 2,0 årsværk kr. Kommunikation Samling af kommunikationsmedarbejdere i kommunikationsafdeling i fakultetsservice. Direktionen anbefaler, at tiltaget implementeres med effekt fra primo Hermed samles kommunikationsopgaver ét sted på fakultetet. Kompetencer inden for kommunikationsformer og -systemer koncentreres på færre medarbejdere. Samtidig gennemføres leanprocesser med opgavebortfald. I samarbejde med relevante enheder udarbejdes katalog over prioriterede opgaver til understøttelse af kerneaktiviteter. Efter aftale overføres et antal medarbejdere til kommunikationsafdelingen, og hvis en enhed afgiver en medarbejder, vil den ikke senere afkræves årsværksreduktion svarende hertil, når den samlede besparelse skal indfris. Samlingen af medarbejdere sker som en pilot, der kan danne grundlag for senere samlinger på områderne for studieadministration og forskningsstøtte. Bortfald af support til systemoplæring og webredigering: 1,25 årsværk kr. Reduktion af opgaver til ledelse og koordinering: 0,75 årsværk kr. Effektivisering af kommunikation til eksterne målgrupper: 1,25 årsværk kr. Effektivisering af kommunikation til studerende: 0,75 årsværk kr. Forskningsstøtte Samling af forskningsstøttemedarbejdere i én afdeling i fakultetsservice. Med samlingen vil forskningsstøtteopgaver ikke længere findes på institutniveau, kun i forskningsstøtteafdelingen. Tiltaget vil indebære bortfald af opgaver og effektivisering af forskningsstøttearbejdet. Overført til afdelingens portefølje vil reduktionerne fordele sig således: Pre-award: 1,5 årsværk kr. Award: 0,5 årsværk kr. Post-award: 1,5 årsværk kr. Eksternt samarbejde og fundraising: 0,5 årsværk kr. Direktionen anbefaler, at tiltaget ikke påbegyndes med det samme, men indfases gradvist frem mod Sparekravet fastholdes. Når samlingen gennemføres, anbefales det at følge modellen for samlingen af kommunikationsmedarbejderne. Der skal udarbejdes katalog over prioriterede opgaver til understøttelse af kerneaktiviteter. Der skal overføres et antal medarbejdere til afdelingen, og hvis en enhed afgiver en medarbejder, vil den ikke senere afkræves årsværksreduktion svarende hertil, når besparelsen skal indfris. Estimeret besparelse i alt 13,25 årsværk kr. Note: 1 årsværk = kr.

15 Arbejdsgruppe vedr. biblioteksområdet Arbejdsgruppen vurderer, at bibliotekernes formål og funktioner kan opretholdes ved en reduktion af betjeningssteder og årsværk og anbefaler en organisatorisk sammenlægning af bibliotekerne. Besparelsespotentiale Antal betjeningssteder Årsværk Omkostninger Før organisatorisk sammenlægning 1) Arbejdsgruppen har taget udgangspunkt i Budget , Efter organisatorisk sammenlægning Arbejdsgruppen taget udgangspunkt i Overslag fra Det kgl. Bibliotek, 5 9, der skitserer, hvad KUB kan varetage biblioteksområdet for efter sammenlægning 2) Besparelsespotentiale 3 7, Punkter drøftet i direktionen Arbejdsgruppen har drøftet forskellige aspekter ved organisatorisk sammenlægning, som ligger uden for anbefalingerne, hvilket er skitseret herunder for direktionen at drøfte: Budget til indkøb Arbejdsgruppen beder direktionen drøfte om budget til indkøb skal samles på fakultetsniveau, eller om budgettet skal holdes på institutniveau. Ledelse Biblioteksmedarbejderne er samlet under fælles faglig ledelse, men med adskilt personalereference. Ved organisatorisk sammenlægning bør det overvejes at samle ledelsen eksempelvis ved KUB. Outsourcing Arbejdsgruppen har identificeret besparelsespotentiale ved outsourcing af biblioteksområdet til Det Kgl. Bibliotek. Arbejdsgruppen kan dog ikke vurdere, om KU-ansatte ikke vil kunne modsvare samme effektivisering ved organisatorisk sammenlægning og centralisering af opgaverne. Arbejdsgruppen kan derfor ikke komme med entydige anbefalinger herom. Direktionens anbefaling Direktionen tilslutter sig arbejdsgruppens anbefaling om organisatorisk sammenlægning. Der forestår afklaring om aftalegrundlag med KUB om sammenlægning, ydelser og økonomiske betingelser. Sammen med KUB udarbejdes udkast til serviceaftale, og på den baggrund tages der stilling til, hvordan den organisatoriske sammenlægning konkret skal gennemføres. 1) Det skal her noteres, at Budget 2016 er benyttet, da det var det seneste data til rådighed i kortlægningsarbejdet, som blev udarbejdet ultimo Arbejdsgruppen vil understrege, at præciserede beregninger bør udarbejdes på baggrund af regnskab for 2016, da der vil være forskel på det budgetterede og det forbrugte beløb. 2) Hertil kommer potentiale for besparelser på licenser, systemer og indkøb samt reduktion af m2.