Informationsmøde FUT. Møde med Landsdelsprogrammerne 8/ Fælles Udbud af Telemedicin Kommuner og Regioner i Danmark

Transkript

1 Informationsmøde FUT Møde med Landsdelsprogrammerne 8/ Fælles Udbud af Telemedicin Kommuner og Regioner i Danmark

2 Eftermiddagens program 1. Velkomst v/christian Boel 2. Status på de 2 udbud v/christian Callsen 3. Indhold i udbud af telemedicinske løsninger 4. Bestilling af løsninger under rammeaftalen 5. Fælles projekt vedr. gennemførelse 6. Test og pilotforløbet - og LP ernes rolle 7. Næste skridt: FUT vs. Landsdelsprogrammerne 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 2

3 Velkomst

4 Hvad er FUT? FUT gennemfører et fælles udbud af telemedicinsk infrastruktur og medarbejder og borgerrettede løsninger til borgere med KOL FUT blev opstartet på baggrund af Principnotatet, udarbejdet af porteføljestyregruppen Styregruppen for FUT består af: Mette Harbo, Københavns Kommune og Christian Boel, Region Midtjylland delt formandskab Per Buchwaldt, Region Sjælland Arne Nikolajsen, Esbjerg Kommune Anders Brahm, Sundhedsdatastyrelsen og Martin Bagger Brandt, PLO - observatører 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 4

5 Visioner for FUT At tænke i fællesskab og ejerskab på tværs af regioner og kommuner Fælles om kompleksiteten og et økonomisk incitament Videreudvikling og generisk funktionalitet Anvendelse af infrastruktur til andre sygdomsområder Governance og samarbejdskonstruktioner, der understøtter visionerne 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 5

6 Næste skridt Styregruppen for FUT fortsætter efter udbuddet med følgende opgaver: 1. Etablering af gennemførelsesprojekt Efterfølger FUT-udbudsprojektet Københavns Kommune er projektledende 2. Fællesoffentlig systemforvaltning Region Midtjylland varetager opgaven som fællesoffentlig systemforvalter Etablering af forvaltningsorganisation er påbegyndt Udbudsprojekt (FUT) Gennemførelsesprojekt Systemforvaltning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 6

7 Status på de 2 udbud

8 FUT gennemfører 2 udbud Udbud 1 telemedicinsk infrastruktur Konkurrencepræget dialog Dvs. FUT får input til kravspecifikationen Når FUT har kravspecifikationen klar, udarbejder de tre leverandører hvert et tilbud, som FUT evaluerer Udbud 2 telemedicinske løsninger Udbud med forhandling Som almindeligt udbud, men med forhandlingsrunde så vi sikrer bedre tilbud Efter opdatering af tilbuddene fra leverandørerne, på baggrund af input fra forhandlingsrunden, evaluerer FUT dem 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 8

9 Udbud 1 Infrastrukturen Materiale udsendt 27/11-17 Tre ansøgere prækvalificeret: Systematic, Imatis, KMD Informationsmøde med de tre leverandører 30/1 Leverandørerne forbereder løsningsforslag til dialog 1 Prækvalifikation Dialog 1 Dialog 2 Tilbud udarbejdes Evaluering + Valg Standstill Vi er her! Gennemførselsprojektet laver bestilling på 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin rammeaftalen 9

10 Udbud 2 Løsningerne Materiale udsendt 20/12-17 (59 dokumenter) 12 (medarbejder) og15 (borger) ansøgninger modtaget d. 22/1 der skal vælges 5 og 8 til prækvalifikation FUT i gang med at evaluere ansøgninger Tilbud udarbejdes Evaluering Prækvalifikation Forhandling Tilbud opdateres Evaluering + Valg Vi er her! Landsdelsprogrammerne kan lave bestillinger på rammeaftalerne 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 10

11 Spørgsmål Er der spørgsmål til udbuddene? Er der spørgsmål til konkret status på de 2 udbud? 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 11

12 Udvalgt indhold i udbuddet af telemedicinske løsninger (udbud 2)

13 Udbuddets mål En KOL-løsning til borgere En KOL-løsning til medarbejdere Der skal være flere leverandører at vælge imellem Løsningerne skal bruge infrastrukturen Leverandørerne skal vedligeholde og drifte Løsningerne skal kunne videreudvikles To delaftaler for at optimere udbuddet 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 13

14 Indhold i udbudsmaterialet Rammeaftale Kravspecifikation af løsningerne Krav til drift, vedligehold og implementering Krav til tidsplaner Krav til svartider og andre servicemål Krav til dokumentation, prøver, samarbejde Model for betaling af leverandøren 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 14

15 Kravspecifikationerne (udbud 2)

16 Fælles krav til løsningerne Funktionelle krav, bl.a. understøttelse af Undervisning og support Annotering (opmærkning af målinger) og ajourføring Ikke-funktionelle krav, bl.a. Komponentbaseret opbygning Brug af standarder Sikkerhed Håndtering af data (f.eks. opmærkning), og logning Brugskvalitet og Produktkvalitet Installation, support, fejlsøgning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 16

17 Fælles krav betyder at løsningerne Anvender infrastrukturen og dens sikkerhedsmodel Håndterer data efter lovgivningen Kan idriftsættes løbende Kan fejlsøges og fejlrettes Kan køre i forskellige versioner Har brugskvalitet (bl.a. effektiv, tilfredsstillende) Har produktkvalitet (bl.a. hurtig, kompatibel, brugbar, pålidelig, sikker, vedligeholdbar) 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 17

18 Delaftale-specifikke krav Delaftale 1: krav til medarbejderløsninger Bilag B Underbilag B.04 Delaftale 2: krav til borgerløsninger Bilag B Underbilag B.03 Underbilag B.05 Delaftale 1 - Medarbejderløsning Delaftale 2 - Borgerløsning Tilbudsgiver byder separat på de to delaftaler FUT evaluerer de to delaftaler separat 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 18

19 Delaftale 1 Medarbejderrettede løsninger Binder aktører, begreber, processer og use cases sammen med krav Optioner 1. Video 2. SSL brugergrænseflade Videreudvikling mulig Bilag B Underbilag B.01 - Aktører - Begreber Delaftale 1 Krav Underbilag B.04 Underbilag B.02 - Processer - Use cases Fælles Underbilag B.06 - Infrastruktur - Standarder - Klassifikat. 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 19

20 Krav Delaftale 1 - Medarbejderløsning 25 use cases ekskl. optioner For udvalgte use cases er der krav vedr. f.eks. fremsøgning af borger, grænseværdier Ikke-funktionelle krav om bl.a. Afblænding af funktionalitet Brugervenlighed Beslutningsstøtte, CE-mærkning Understøtte andre områder (generisk løsning) Option 1: Video Option 2: SSL brugergrænseflade 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 20

21 Understøttede processer Delaftale 1 - Medarbejderløsning P3 P4 P5 TYPISK KRONOLOGISK FORLØB P9 P6 P10 P7 P11 P8 P12 P13 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 21

22 Arbejdsgangsunderstøttelse P3: Bestil forløb En telemedicinsk pakke vælges Borger tilknyttes Pakken tilpasses, f.eks. grænseværdier, målehyppighed, klinikers advisering Borger tilknyttes team Bestilling afsendes OPTION: P4: Effektuer bestilling Bestilling sendes SSL giver løbende status: modtaget, valideret,, leveret SSL laver evt. oplæring Delaftale 1 - Medarbejderløsning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 22

23 Arbejdsgangsunderstøttelse P5: Brug forløb Fastsættelse af måleregime og grænseværdier Sundhedsfaglig kan kommunikere med borger P5: Brug forløb Sundhedsfaglig adviseres om målinger og vurderer Sundhedsfaglig adviseres ved fortsat manglende måling Delaftale 1 - Medarbejderløsning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 23

24 Arbejdsgangsunderstøttelse P6: Ændring af forløb Sundhedsfaglig kan foretage ændringer Ændringer registreres Kommunikation om ændring sendes ud P7: Overdrag ansvar Personale anmoder om overdragelse Afgiver og modtager kvitterer som forberedelse Kvittering registreres Effektuering sker automatisk på aftalt tidspunkt Delaftale 1 - Medarbejderløsning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 24

25 Arbejdsgangsunderstøttelse P8: Pausér og genoptag Pausering hhv. genoptagelse aftales Pauserings- eller genoptagelsesmeddelelse udsendes automatisk til alle Aktører kvitterer P9: Afslut forløb Afslutning aftales Afslutning bestilles og registreres Afslutningsmeddelels e udsendes automatisk til alle SSL leverandør adviseres Delaftale 1 - Medarbejderløsning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 25

26 Arbejdsgangsunderstøttelse P10: Support v/teknisk fejl Registrering af fejl Kommunikation mellem borger og supporterende P11: Kommunikation Afsender vælger modtager(e) Meddelelse udformes og afsendes Meddelelse leveres til modtager(e) Afsender får kvittering Delaftale 1 - Medarbejderløsning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 26

27 Arbejdsgangsunderstøttelse OPTION P11: Videokommunikation Sundhedsfaglig påmindes om aftalt videokommunikation Sundhedsfaglig kan starte op Fordrer lokal videoløsning P13: Følg telemed. forløb Telemedicinsk aktør kan fremsøge ud fra valgt borger Søgeemner er fx Aktuelle forløbsdata Historiske forløbsdata Log over ændringer Delaftale 1 - Medarbejderløsning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 27

28 Arbejdsgangsunderstøttelse P14 P16 P18 P15 P17 Delaftale 1 - Medarbejderløsning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 28

29 Delaftale 2 Borgerrettede løsninger Binder aktører, begreber, processer og use cases sammen med krav Optioner 1. Video Videreudvikling mulig Bilag B Underbilag B.01 - Aktører - Begreber Delaftale 2 Krav Underbilag B.03/B.05 Underbilag B.02 - Processer - Use cases Fælles Underbilag B.06 - Infrastruktur - Standarder - Klassifikat. 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 29

30 Krav Delaftale 2 - Borgerløsning 19 use cases ekskl. optioner For udvalgte use cases er der krav vedr. f.eks. manuelt angivne måleværdier Ikke-funktionelle krav om bl.a. Tilgængelighedsegenskaber og brugervenlighed App til mobile devices Korrekt håndtering af data Device hardware understøttelse Option 1: Video 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 30

31 Understøttede processer Delaftale 2 - Borgerløsning P3 P4 P5 TYPISK KRONOLOGISK FORLØB P9 P6 P10 P7 P11 P8 P12 Borgerløsning mest aktiv P13 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 31

32 Arbejdsgangsunderstøttelse P3: Bestil forløb Borger kan afgive samtykke Borger modtager kommunikation P5: Brug forløb Borger foretager måling/besvarer Borger kan se måling/besvarelse Borger indsender og får kvittering Borger modtager vurdering Delaftale 2 - Borgerløsning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 32

33 Arbejdsgangsunderstøttelse P6: Ændring af forløb P7: Overdrag ansvar P8: Pausér og genoptag P9: Afslut forløb Borger modtager kommunikation (primært) P10: Support v/teknisk fejl P11: Kommunikation Borger modtager hhv. sender kommunikation Delaftale 2 - Borgerløsning 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 33

34 Integrationsleverancen Delaftale 2 - Borgerløsning Leverandørerne af borgerløsningen skal lave en integrationsleverance, hvor de demonstrerer, at deres løsning kan benytte infrastrukturen Borgerløsningen skal understøtte Login Hent spørgeskema Indsend svar på spørgeskema Vis besked sendt til borger (via infrastrukturen) 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 34

35 Spørgsmål Er der spørgsmål til det kravsatte? Er der spørgsmål til integrationsleverancen? 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 35

36 Kort om drift, vedligehold og bistand ved implementering

37 Vedligehold og drift Løsningen skal kunne fejlrettes Løsningen og dokumentationen skal vedligeholdes Applikationsdrift af løsningen Oppetid, fejl Beredskab, servicedesk Support samarbejde Flere driftsmiljøer 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 37

38 Implementeringsbistand Rådgivning til opsætning af løsning Installation og af-installation af løsning i testeller produktionsmiljø Undervisning af brugere Øvrig bistand til implementering 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 38

39 Det kravsatte Leveranceforløb (Udbud 1 og 2)

40 Infrastrukturens leverancer Delleverance 1 15/ Snitflader til løsninger Simpelt testmiljø til stubbe til snitflader Delleverance 2 1/ Basal infrastruktur til integrationsprøven Testmiljø(er) til integrationsprøven Endelig leverance 24/ Færdig infrastruktur til produktion Testmiljø(er) Produktionsmiljø Forudsætter omgående bestilling 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 40

41 Borgerløsningens leverancer Integrationsleverancen 10/ Leverance til prøve: 3/12 Integrationsprøven: 4/12 10/12 Endelig leverance: 30/ Leverance til prøve: 23/4 Overtagelsesprøve: 24/4 30/4 Test: 1/5 28/6 Pilot: 1/7 30/8 Forudsætter omgående bestilling 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 41

42 Medarbejderløsningens leverancer Delleverance 1 (integration) 17/ Leverance til prøve: 10/12 Delleveranceprøve: 10/12 17/12 Endelig leverance: 30/ Leverance til prøve: 23/4 Overtagelsesprøve: 24/4 30/4 Test: 1/5 28/6 Pilot: 1/7 30/8 Forudsætter omgående bestilling 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 42

43 Infrastrukturdrift App- Drift Udvikling og prøver Detaljeret leveranceforløb Delleverance 1 Delleverance 2 Endelig Leverance DLP DLP OTP Pilotprøve Driftsprøve Testdrift Drift Eta bler Testmiljø Eta bler Testmiljø Testmiljø (med ekstern adgang) Eta bler Produktionsmiljø Leveranceaftale 1 Lev. 2 App. drift Løsning til borgere Integrationsleverance ILP Endelig Leverance OTP Test Pilot Drift Løsning til medarbejder e Integrationsleverance ILP Endelig Leverance Leveranceaftale 2 OTP Test Pilot App. drift Drift Leverandøren Tredjepartsleverandør Infrastrukturleverandør 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 43

44 Leverandørens betaling

45 Leverandøren betales for Løsningen, herunder integration til infrastrukturen (fast pris, betales 1 gang) Implementeringsydelser (visse per gang / resten på medgået tid) Vedligehold af løsningen (fast månedligt) Drift af løsningen (fast, afhængigt af bestillers størrelse målt på antal borgere) Optioner (udvikling, vedligehold, drift) Genkøb fra andre bestillere betales særligt Forskellige priskategorier for medgået tid 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 45

46 Spørgsmål Er der spørgsmål til leveranceforløbet? Er der spørgsmål til leverandørens betaling? 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 46

47 Bestilling af løsninger under rammeaftalen

48 Rammeaftalen Rammeaftalen giver mulighed for indkøb Et indkøb laves som en leveranceaftale Består af to leveranceaftaler Leveranceaftale 1: Integrationsleverance (FUT) Leveranceaftale 2: Telemedicinsk løsning (alle) Leveranceaftale 1 har kun tidsplan, kravspecifikation, simple servicemål, 1 prøve Leveranceaftale 2 indeholder det hele inkl. prøver, dokumentation, drift og vedligehold 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 48

49 Rammeaftalen Leverandører kan tildeles på rammeaftalen ud fra disse kriterier FUT færdiggør inden selve evalueringen Delaftale 1(medarbejder) 3 leverandører Delaftale 2 (borger) 5 leverandører Underkriterium Vægt Økonomi % Leverancesikkerhed % Kvalitet udvikling % Kvalitet drift % Kvalitet implementering % 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 49

50 Rammeaftalen rammer for bestilling Regioner og kommuner kan bestille enkeltvis eller flere sammen De, der bestiller sammen, bestiller Samme krav Samme optioner Samme videreudvikling (men man kan afblænde funktionalitet) Man kan få idriftsat/installeret flere gange 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 50

51 Rammeaftalen rammer for bestilling Ved bestilling udfyldes et eksemplar af Leveranceaftale 2 I et særligt bilag angives hvad der bestilles Borgerløsning eller Medarbejderløsning afkrydses Det er muligt at tilføje individuelle krav Det er muligt at tilføje hvilke optioner, der ønskes 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 51

52 Rammeaftalen rammer for bestilling Rammeaftalen anvender direkte tildeling Kommuner og/eller regioner vælger en af de leverandører, der er tildelt rammeaftalen Udvælgelse på bedste forhold mellem pris og kvalitet Dette opgøres baseret på kundens (bestillerens eller bestillernes) behov 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 52

53 Rammeaftalen tildeling af opgaver Det samlede kriterium for jeres tildeling Underkriterie Vægt Økonomi 30 40% Leverancesikkerhed 10 20% Kvalitet - udvikling 20 30% Kvalitet - drift 5 10% Kvalitet - implementering Anvendelig for slutbrugeren (Rammeaftalens punkt 5) 5 10% 5 10% Hvad vægter (især) under hvert underkriterie Økonomi: pris (tilpasset jeres behov) Leverancesikkerhed: tidsplan, samarbejde og kundens deltagelse Kvalitet-udvikling: især forretningsunderstøttelse og brugs/produktkvalitet Kvalitet-drift: mest driftsydelser Kvalitet-implementering: implementeringsstøtte Anvendelig for slutbrugeren: en video af løsningen 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 53

54 Rammeaftalen tildeling af opgaver Bestilleren skal fastlægge vægte for de 6 underkriterier (forrige slide) samt delkriterier Som bestiller skal man afdække sine behov Behovsafdækningen skal resultere i at vægte for underkriterier kan fastlægges. Hvis f.eks. Økonomi er meget vigtigt grundet kan resultere i at vægten for underkriteriet Økonomi bliver 40% Leverancesikkerhed er ikke vigtigt grundet.. kan resultere i at vægten for underkriteriet Leverancesikkerhed bliver 10% Tilsvarende skal man begrunde hvor man giver en bestemt vægt 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 54

55 Rammeaftalen tildeling af opgaver Bestilleren skal bruge FUTs evaluering af tilbuddene Bestilleren må (generelt) ikke lave en (ny) evaluering af tilbuddene Dog gælder det at Bestiller må sætte vægte inden for intervallerne Bestiller må vurdere den samlede pris baseret på angivne vederlag, samt skønnede omkostninger Bestiller må vurdere en fremsendt video af løsningen for dennes brugervenlighed 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 55

56 Rammeaftalen tildeling af opgaver FUT anbefaler at man dokumenterer sine behov og den resulterende tildeling Bestilleren kan f.eks. udarbejde et tildelingsnotat der beskriver Bestillerens behov til den ønskede løsning Fastlæggelse af vægte for under- og delkriterier, på baggrund af behovene Fastlæggelse (via anvendelse af vægtene) af tildeling af opgaven 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 56

57 Bestilling myter og fakta Myte 1. Jeg kan frit vælge leverandør 2. Min leverandør kan komme med på rammen nu/senere 3. Jeg kan bare kontakte én leverandør og bestille 4. Jeg kan ikke gå sammen med andre 5. Jeg skal bestille infrastrukturen 6. Jeg skal bruge rammeaftalen 7. Efter bestilling er jeg færdig Fakta 1. Nej ud fra egne behov vælger man vægte, som resulterer i en leverandør 2. Nej rammeaftalen er lukket for nye leverandører 3. Nej man skal dokumentere sin tildeling først 4. Jo der er frit valg 5. Nej FUT bestiller 6. Nej aftalen er frivillig 7. Nej man skal modtage leverance og implementere 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 57

58 Rammeaftalen og videreudvikling Man kan bestille videreudvikling af en tidligere købt løsning Kunden fremsender en ændringsanmodning Leverandøren udarbejder et løsningsforslag Kunden afslår, accepterer eller løsningsforslaget revideres Den enkelte leverandør vedligeholder et Funktionskatalog over al videreudvikling Kunden kan bestille funktionalitet fra funktionskataloget til særlig pris Man betaler for implementering, drift og vedligehold, men ikke udvikling/licenser 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 58

59 Hjælp til bestilling FUT overvejer at udarbejde en vejledning Vejledningen kan Beskrive et forslag til bestillingsprocessen Indeholde en regnemaskine der vælger løsning Vejledningen er en hjælp inden bestilling Man skal selv udføre Afgivelse af bestilling Opfølgning på tidsplanens overholdelse Modtagelse af det bestilte (godkendelser) Forvaltning af det idriftsatte 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 59

60 Overvejelser ved bestilling ifbm KOL FUT bestiller 1 fælles infrastruktur lige efter underskrift af rammeaftalen FUT sikrer etablering og idriftsættelse Det er vigtigt at bestillinger af løsninger sker hurtigt Medarbejderløsningen bestilles medio september Borgerløsningen bestilles f.eks. medio december (hvis man vil udnytte integrationsprøven) Landsdelsprogrammerne kan begynde at overveje behov og vægtning af kriterier allerede nu 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 60

61 Overvejelser ved bestilling ifbm KOL Konsekvenser ved fælles bestilling er bl.a. Man skal være enige om det der bestilles Delt økonomi, udvikling og forvaltning Reduceret risiko for infrastrukturen (færre løsninger skal på samtidigt) Konsekvenser ved egen bestilling er bl.a. Man skal ikke blive enig med andre Egen økonomi, udvikling og forvaltning Øget risiko for infrastrukturen (flere løsninger skal på samtidigt) Risiko for en leverandør betales flere gange for det samme 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 61

62 Eksempel på tidsplan Tid Forår 2018 Juni 2018 September 2018 Aktivitet Fastlægge grundlag for valg af leverandør / løsninger + fastlægge optionsvalg Godkendelse af grundlag og optioner Gennemgang af rammeaftaler på medarbejderløsninger September 2018 Godkendelse af indstilling om valg af medarbejderløsning i programstyregruppe 17. september 2018 Bestilling af medarbejderløsning (tidligste bestillingsmulighed), samt udfærdigelse af leveranceaftale i samarbejde med leverandør Oktober 2018 November 2018 Gennemgang af rammeaftaler på borgerløsninger Godkendelse af indstilling om valg af borgerløsning i programstyregruppe 10. december 2018 Bestilling af borgerløsning (bestilling mulig), samt udfærdigelse af leveranceaftale i samarbejde med leverandør 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 62

63 Spørgsmål Er der spørgsmål til rammeaftalens regler? Er der spørgsmål til bestillingsmekanikken? Er der spørgsmål til overvejelserne vedrørende bestilling? 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 63

64 Projektorganisering for gennemførselsfasen

65 FUT Gennemførelsesprojekt FUT er i gang med Anskaffelse Herefter følger Gennemførelse hvor infrastruktur og løsninger etableres FUT 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 65

66 FUT Gennemførelsesprojekt Omfatter udvikling og levering af infrastruktur og eventuelt løsninger Overordnede rammer fastlagt detailplanlægning (organisering, bemanding, budget) udestår Københavns Kommune varetager projektledelse Tværsektorielt sekretariat er forankret i Region Midtjylland Forventes finansieret af de afsatte midler i ØA18 (5 mio. kr.) FUT-styregruppen forsætter uændret i projektperioden 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 66

67 Forventet organisering 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 67

68 Forventet scope Bestilling, overtagelse og idriftsættelse af infrastruktur Bestilling og gennemførsel af integrationsleverancen for alle borgerløsninger Bestilling, overtagelse og idriftsættelse af en borgerløsninger (er underafklaring) Bestilling, overtagelse og idriftsættelse af en medarbejderløsninger (er underafklaring) Gennemførsel af test og pilot Overdragelse til forvaltning Påbegyndelse af gevinstrealisering 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 68

69 Spørgsmål Er der spørgsmål om FUT gennemførselsprojektet? 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 69

70 Test- og pilotforløbet og landsdelsprogrammernes rolle

71 Generelt om test- og pilotforløbet De er kraftigt tidsbegrænsede (2 måneder) Formålet er kvalitetssikring af løsningerne Trin 1: Duer de? Trin 2: Kan de skaleres? Der er desværre ikke meget tid til at rette fejl i Der er ikke lavet detaljerede planer Der er ikke lavet evalueringskriterier 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 71

72 FUTs rolle FUT har kravsat en tidsplan der (skulle) tilsikre at infrastruktur og løsninger er klare at der skal være produktionsmiljøer til rådighed test- og pilotforløbet som 2 driftsprøver, leverandørerne skal bestå Forudsætning: bestillinger på alle 3 dele afgives hurtigst muligt Bestiller man selv en løsning skal man selv aftale evt. test og pilot, og stå for udvikling mm 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 72

73 Testforløbet Formål: Løsningerne kan anvendes af Borgere med KOL, og af medarbejdere Kunne f.eks. besvare disse spørgsmål: Virker løsningerne for borger hhv. medarbejder? Virker udstyr med borgerløsningen? Kan vi definere telemedicinske pakker og forløb? Kan vi gennemføre telemedicinske forløb? Bliver data lagt rigtigt ind i infrastrukturen? Er kvaliteten tilstrækkelig til pilot? Scope Op til 50 borgere og 10 medarbejdere Varighed 2 måneder, 1/5 30/6 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 73

74 Pilotforløbet Formål: Løsningerne og Infrastrukturen kan opskaleres til et stort antal brugere Bør besvare disse spørgsmål: Vil infrastrukturen og løsningerne kunne bære et stort antal borgere og klinikere i daglig brug? Er der tilstrækkelig funktionalitet til at opskalere til hele landet? (dvs. ingen/få manuelle omgåelser) Vil løsningerne kunne implementeres i alle landsdele? Kan vi overdrage monitoreringsansvaret? Scope Op til 1000 borgere og 100 medarbejdere Varighed 2 måneder, 1/7 30/8 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 74

75 Involvering hos landsdelene Landsdelene skal lave en detaljeret plan for test, pilot og implementering FUT har alene kravsat leverandørernes deltagelse Klinikere og borgere skal involveres De skal identificeres og indrulleres Landsdelene skal i fællesskab finde deltagere F.eks. fra én landsdel til test, men flere/alle til pilot Deltagende landsdele skal Have udstyr til rådighed der kan anvendes af borgere Involvere it-afdelingen, f.eks. til brugerstyring for medarbejdere samt tildeling af rettigheder for brug af løsninger Landsdelene bør være klar 1. kvartal /02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 75

76 Tænkt tidsplan inkl. milepæle fra udbuddene Dato Milepæl Hvem Ca. 15/ Bindende tilmelding til bestilling af en fælles infrastruktur LDP 23/ Bestilling af infrastrukturen FUT 17/ Tidligste bestilling af løsninger (f.eks. medarbejderløsning) LDP 17/ Bestilling af integrationsleverancen til borgerløsning FUT 1/ Infrastruktur Delleverance 2 klar FUT 10/ Borgerløsning Integrationsprøve bestået FUT 10/ Bestilling af borgerløsning til KOL LDP 17/ Medarbejderløsning Delleverance 1 FUT Ca. 1/ Landsdele klar til test (inkl. udstyr) LDP 23/ Infrastruktur endelig leverance klar FUT 30/ Borger- og medarbejderløsning endelig leverance klar FUT 1/ Test begynder FUT Ca. 1/ Landsdele klar til pilot (inkl. udstyr) LDP 1/ Pilot begynder FUT 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 76

77 Spørgsmål Er der spørgsmål til test- og pilotforløbet? 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 77

78 Næste skridt: FUT vs. landsdelsprogrammerne

79 FUT er et udbudsprojekt Udbuddet resulterer i 2 rammeaftaler Frivillige, gælder 4 år (afgive bestillinger) Fastlægger funktionalitet i infrastruktur og løsninger Drift og diverse forvaltningsopgaver Implementeringsbistand Deltagelse i test og pilotforløbene Bestillingsmodel Betalingsmodel til leverandøren FUT overgiver stafetten til et gennemførselsprojekt over sommeren /02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 79

80 Gennemførselsprojektet Bestiller og modtager infrastrukturen integrationsprøven på de 5 borgerløsninger Koordinerer bestillingerne og leverancerne Sikrer idriftsættelse stamdata, integrationer Overdrager til forvaltningsorganisation Kan gøre klar til test og pilot men det skal aftales 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 80

81 Landsdelsprogrammerne skal bl.a. Sikre at alle har løsninger til KOL enten via bestilling på rammeaftalen eller egne indkøb Sikre at hver bestilling har et udførselsprojekt og en forvaltningsorganisation Aftale hvordan der betales til fælles udgifter Udvikling, drift og forvaltning af infrastrukturen Udvikling, drift og forvaltning af fælles løsninger I fællesskab i de 5 landsdele Udvælge borgere + sundhedsfaglige til test Udvælge borgere + sundhedsfaglige til pilot Implementere løsningerne i landsdelen og opskalere 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 81

82 Opgaver til landsdelsprogrammer Afklar hvem der går sammen i bestilling Forbered bestillingen (behovsafdækningen) Planlæg involvering af indkøbsafdelingen til udstyr Forbered udviklingsforløbet (nedsæt projekt) Forbered forvaltningen (find systemejere) 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 82

83 FUT INFRASTRUKTUREN Opgaver til landsdelsprogrammer Vælg scenarie i eget systemlandsskab 1 EPJ/EOJ FUT 1. Standalone 2. Knap-integration 2 EPJ/EOJ KNAP FUT 3. Indlejret 4. Fuldfed integreret 3 EPJ/EOJ FUT 1-3 bruger FUT løsningen 4 EPJ/EOJ 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 83

84 Opgaver til landsdelsprogrammer Aftal rammer for test og pilot Hvem koordinerer? Hvem deltager i test hhv. pilot? Definér processen for ændringer & ønsker Undervejs i udviklingen frem til idriftsættelse Planlæg involvering af it-afdelingerne til test og pilot 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 84

85 Opgaver til landsdelsprogrammer Identifikation af behov til samarbejdsaftaler for tværsektorielt samarbejde Tilvejebringelse af samtykker til test og pilot Indgåelse af aftaler om service, support og logistik Herunder om leverandøren skal integrere til infrastrukturen? Tilvejebringelse/indkøb/klargøring af udstyr Planlægning af undervisning af medarbejdere og borgere Indgåelse af databehandleraftaler Infrastrukturen Løsningerne 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 85

86 Landsdelene har de samme opgaver Det er oplagt at gå sammen og udarbejde fælles opgavelister Evt. kan man kvalitetssikre hinanden Test- og pilotforløb for fælles bestillinger skal koordineres blandt bestillerne 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 86

87 Spørgsmål Er der spørgsmål til opgavefordelingen mellem FUT Landsdelsprogrammerne? Kommunerne / Regionerne? 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 87

88 TAK FOR I DAG! Vi lægger præsentationen op og rundsender 08/02/2018 FUT Fælles Udbud af Telemedicin 88

89 Fælles Udbud af Telemedicin Kommuner og Regioner i Danmark Fælles Udbud af Telemedicin gennemfører et udbud af borgerrettede- og medarbejderrettede telemedicinske løsninger og en telemedicinsk infrastruktur hertil. Projektet er et forudsætningsprojekt under den landsdækkende udbredelse af telemedicin til borgere med KOL senest med udgangen af Læs mere her: