Byrådet fik i november 2017 en status på ejendomsstrategien. Referat og bilag kan ses på faxekommune.dk/sag/byraadet referat

Transkript

1 Foretaget af Center for Ejendomme i april - juli

2 Dette er en evalueringsrapport fra Center for Ejendomme. Øverste del af hver side udgør det dias-show, der er præsenteret for direktionen og hovedudvalget. I forbindelse med evalueringen har centerchef og projektledere fra Center for Ejendomme været på genbesøg på alle de involverede adresser. Vi har set de nye indretninger og talt med leder og de udpejede interessenter, der har været involveret i processen. Rapporten giver et indblik i ejendomsstrategiens resultater økonomiske og indretningsmæssige og samler op på erfaringer med denne type involveringsproces. 2

3 I var der stadig global økonomisk krise og konstant mangel på midler. Byrådet ønskede at lave besparelser på de kolde mursten i stedet på de varme hænder. Byrådet fik i november 2017 en status på ejendomsstrategien. Referat og bilag kan ses på faxekommune.dk/sag/byraadet referat 3

4 Forud for budgetforhandlingerne i okt 2014 havde center for Kommunale Bygninger analyseret bygningsporteføljen og de teoretiske muligheder for besparelser og forbedringer. Politikerne valgte et niveau på 12 mio. i årlig driftsbesparelse som målet og et udgangspunkt i geografiske områder: Hvor andre kommuner har driftsoptimeret ved at sammenlægge fx skole med skole på tværs af byer ønskede Faxe Kommune fra starten at sikre basistilbudene i alle bysamfund. 4

5 Ud over det geografiske dogme valgte byrådet at projektet skulle gennemføres med en stor involvering af interessenter på de berørte ejendomme og med en politisk behandling af alle forslag i alle relevante udvalg. Det har givet en langstrakt - men også en meget grundig og givende - proces. Procesmodellen herover har været brugt dels overordnet for hele ejendomsstrategien dels individuelt på de 10 spor 5

6 De sidste bygningsændringer er ved at blive udført. Så med denne evaluering er processen og evt. efterfølgende tilretninger vil ejendomsstrategien fra 2015 være endelig afsluttet. 6

7 Det har været meget givtigt at komme rundt og få opdateret vores billede af de kommunale bygninger og brugen af dem. Vi har mødt engagerede kollegaer overalt, der brænder for deres brugere og deres sted. Mange steder er der lavet nogle rigtig gode og kreative løsninger som måske med fordel kunne kopieres på tværs til andre med lignende udfordringer. Det kan anbefales at tage en tur rundt! 7

8 Det er frustrerende ikke at blive hørt og endnu mere frustrerende ikke at føle sig forstået. Det er pokkers svært ikke at få det, som man vil have det! Det er svært at forstå hvorfor tidsplanen ændres, når andre får en ny idé og det er svært at forstå hvorfor den ikke bare kan ændres, når man selv får en ny idé. Det har pædagoger, arkivarer, sagsbehandlere og bygnings-konstruktører sikkert oplevet mange gange i processen. Det er en stadig udfordring som projektleder at love en masse interessenter, at man lytter til dem og gør det bedste for at FORSTÅ alle. Men at der kan være modsatrettede behov, økonomiske bindinger, tekniske forhindringer osv. der gør at man ikke kan opfylde deres umiddelbare ønsker. Og det skal man huske at melde tilbage til alle, der har krav på et svar. Vi har kæmpet med det og nogle gange er det lykkes. 8

9 Der har været afsat penge til at man kunne lave nogle gode varige opgraderinger af bygningsmassen nogle steder og det er de steder vi får mest ros for vores involveringsevner Det havde ikke været spor sjovt at lave involveringsproces om nye steder, hvis man ikke havde haft penge med til at udføre nogle af de gode indretningsideer, der har gjort hverdagen bedre for brugerne. Vi får omvendt stor kritik, når der er lavet løsninger, der ikke lever op til kvalitetsforventningerne til bygningsdele: fx skillevægge der ikke lydisolere nok eller samtalerum der virker klaustrofobiske og ikke fremme samtalen. 9

10 Vi kan ikke undgå at der er flere store projekter i gang i en kommune i konstant udvikling men vi kan samarbejde og samordne, hvis vi sætter tid og kræfter af til det. Et gensidigt kenskab til daglige funktioner og udviklingsprojekter samt de personlige relationer på kryds og tværs af organisationen er måske den bedste forudsætning for at lykkes. Det har været godt for projektet at direktionen og chefforum har spillet aktive roller i denne koordinering af indsatsområder. Både på overordnet strategisk niveau og som oversætter mellem de faglige tankegange hos fx bygningskonstruktører og børnesagsbehandlere. 10

11 Projektledelsen er uendelig taknemlig for alle de kommunale kollegaer, der er gået ind i dialogen med faglighed og indlevelse både 1., 2. og 3. gang, vi har indledt forsøg på at finde de bedste løsninger. Det har krævet meget af jer. Men det havde ikke været muligt at gennemføre uden jeres medspil og hvis vi havde prøvet var det ikke blevet godt. Nogen gange kan man nemlig blive frustreret og i tvivl om det overhoved gør nogen gavn med al det involveringsfis, eller om man bare spilder en masse menneskers tid til ingen verdens nytte. Så det er rart at få at vide at I trods alt har kunne se forskellen i de endelige løsninger. Vi skulle have være bedre til at informere. Måske med en eller anden form for angivelse af hvor usikker en informationen er? Fx.: Det kan være I skal flytte til november, men det afhænger af følgende 3 parametre. 11

12 Ejendomstrategien handler i sin grundide om at få færre kommunale kvadratmeter at drifte. Det er gået overraskende godt med salget af de tiloversblevne bygninger, der forvandles til nye gode formål. 12

13 Bygninger ændrer sig ikke automatisk fordi man får nye behov, børnetallet ændrer sig eller skoleloven skrives om. Ejendomsstrategien har været en mulighed for at få tilpasset fx moderne børneliv i skole og SFO. Samlingen af skoletandplejen var ikke en del af ejendomsstrategien. Men de lokaler der blev tilovers på skoler har med ejendomsstrategien fået nyt liv (-undtagen på Møllevang, hvor den stadig står tom). 13

14 Nogen gange er det kun lidt, der skal til for at opgradere et rum, så det bliver meget bedre. Andre gange er det både dyrt og omfattende. Her er tre eksempler på lokaler, der fortsat opfylder samme funktion som før og hvor der kun er ændret på det der var dårligt: På Hylleholt er en farlig radiator midt i tumlesalen forvandlet med radiatorskjuler, der også er en god bænk, fx når rulleskøjter skal af og på. På Terslev fungerer multisalen også som musiklokale, men det var svært at se, da vi først besøgte den. Nu har de fået instrumenter op at hænge, hvilket giver bedre funktion og stemning i rummet der er blevet opgraderet med tætte vinduer. Et fysiklokale kræver flere kræfter at renovere, men også på det sidste billede er de gode dele af den gamle indretning bevaret og integreret med det moderne inventar og teknik. Løsningerne er blevet til (og blevet rigtig gode) i samarbejdet mellem de daglige brugere, ledere, projektleder og håndværkere. Og der er mange flere eksempler en disse. 14

15 Skolernes Uderum skal støtte op om funktioner og aktiviteter for ejendommens brugere i skoletiden, SFO-tiden og fritiden. Det har nærmest været et projekt for sig, der på tværs af de 7 involverede skoler har udviklet løsninger med øget beplantning og terrænbearbejdning. Det har betydet at nogle ledere og interessenter har skulle deltage i to projekter sideløbende det indendørs og det udendørs. 15

16 Det har naturligvis ikke været sigtet med ejendomsstrategien at tilføje flere kvadratmeter. Men i enkelte tilfælde blev idéerne om nyindretning af eksisterende byggeri forkastet og nybygning var det mest økonomiske ansvarlige valg. Den nye vuggestue i Terslev gør det muligt at sælge et stort gammelt hus, der bestemt ikke var bygget til at rumme vuggestue. Tilbygningen til Møllen løser en logistisk udfordring med at have garderobe for alle børnehavebørn lige midt i fællesrummet. Det forbedre hverdagen og giver plads til flere børn. 16

17 Nogle funktioner er flyttet rundt uden at der forventes økonomiske besparelser af den grund. De har fået mere egnede lokaler til deres brug og/eller nærhed til kollegaer og afdelinger, de arbejder sammen med i hverdagen. Når vi har været rundt hører vi ofte ønsker om mindre tilretninger af bygninger eller planer om nye ændringer af den interne udnyttelse/indretning. Men vi har faktisk ikke hørt fra nogle flyttede afdelinger, der var utilfredse med det nye sted eller naboerne eller savnende det gamle (-undtagen PPR og Sundhedsplejen, der netop kun er midlertidig placeret på Sofiendal). 17

18 Mange i administration og sagsbehandlingsteams har fået en ekstra kollega i nærheden; for vi er rykket tættere sammen. Samtidig er der dog kommet flere mødelokaler, så samtaler kan rykkes væk fra kontorarbejdspladsen. Det kræver ændringer i arbejdsformer og fokus på arbejdsmiljø og indeklima at få det til at virke i praksis. Skolebygningerne er blevet udnyttet bedre ved at have SFO og klub inde. Deres lokaler kan dog bruges fleksibelt over døgnet af samme aldersgruppe børn. Der er ikke reelt kommet flere brugere, de er der bare i længere tid til flere forskellige aktiviteter. 18

19 En af de store fordele ved at kaste næsten hele bygningsmassen op i luften på én gang var, at vi havde muligheden for at lande ved siden af nogen vi kunne have glæde af i dagligdagen. Det er lykkes for mange funktioner. Der er samtidig også dannet et par nye umage par, der ikke umiddelbart har sammenhæng i deres daglige virke: Dagplejehus i tidligere tandlægeklinik på Rolloskolen PPR og Sundhedsplejens administration på Sofiendalskolen Sidstnævnte er en midlertidig placering (måske en blivende løsning kunne være Tingvej 4 overfor samarbejdspartnerne i centerstaber). Nogle SFO 1, 2 og 3 samt ungdomsklub var bekymrede over den nye nærhed til skolen. Ville børnene/de unge føle de havde fri, når de var på samme matrikel som skolen? Flere har dog meldt om et øget antal brugere, samt bedre sammenhæng i hverdagen for både børn og ansatte. 19

20 20

21 21

22 22

23 Ejendomsstrategien har givet et mere strategisk blik på ejendomme i stor dele af organisationen. Bygninger i højere grad blevet noget man kan ændre og udvikle. Der er fokus på de fysiske rammer i daginstitutionerne: Center for Børn & Undervisning og Center for Ejendomme har lavet en bygningskvalitetundersøgelse og fremlægger konkrete forslag til at højne kvaliteten hos de institutioner der scorer lavest. Både ældreplejen og fritidsområdet udvikler sig i disse år med nye muligheder og nye behov. Center for Ejendomme skal i samarbejde med områderne fremlægge forslag til ejendomsstrategier for hvordan man får en bygningsmasse, der svarer fremtidens behov. Da ejendomsstrategien blev vedtaget for alle andre spor, blev forslag for Karise nedstemt, fordi man ville afvente tilflytningen til Permatopia. Vi har hørt en del om problemer med indeklima, når vi har været rundt og snakke om ejendomsstrategi. Det er ofte de vejrafhængige påvirkninger, der genere arbejdet. Ganske vist er vores efterslæb på bygningsvedligehold blevet mindre, men der skal stadig skiftes mange vinduer og investeres i nye opvarmningsformer før hele bygningsmassen er opdateret til moderne komfortbehov. 23