Namminersornerullutik Oqartussat / Grønlands Hjemmestyre Revisionsprotokollat af 18. januar 2006

Transkript

1 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr Postboks 20 Imaneq Nuuk Telefon Telefax Namminersornerullutik Oqartussat / Grønlands Hjemmestyre Revisionsprotokollat af 18. januar 2006

2 Deloitte Indholdsfortegnelse Side 1. Revision i årets løb Centrale processer Hjemmestyrets interne netværk (basis infrastruktur) Hjemmestyrets økonomisystem (XAL) Hjemmestyrets lønsystem (MR-LØN) Centrale dele af kreditorbogholderi og -betaling Centrale dele af lønberegning og udbetaling Intern Revision Overordnede bemærkninger Kvalitetssikring af administrative opgaver Landsstyreformanden Landsstyrets Sekretariat Selvstyredirektoratet Opfølgning på tidligere års bemærkninger Qarasaasiaqarfik Landsstyrets Sekretariat Landsstyreområdet for Finanser og Udenrigsanliggender Økonomidirektoratet Underliggende institutioner Skattedirektoratet Debitorer Indtægt ved afgifter Udenrigsdirektoratet Opfølgning på bemærkninger fra tidligere år Skattedirektoratet Landsstyreområdet for Familie og Justitsvæsen Familiedirektoratet Underliggende institutioner Landsstyreområdet for Sundhed og Miljø Sundhedsdirektoratet Underliggende institutioner Direktoratet for Miljø og Natur 749

3 Deloitte Anlægsprojekter på miljøområdet Landsstyreområdet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke Direktoratet Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke Underliggende institutioner KAF Opfølgning på bemærkninger fra tidligere år Direktoratet for Kultur, Undervisning, Forskning og Kirke Landsstyreområdet for Fiskeri og Fangst Direktoratet for Fiskeri og Fangst ESU Landsstyreområdet for Erhverv, Landbrug og Arbejdsmarked Direktoratet for Erhverv, Landbrug og Arbejdsmarked Nukissiorfiit Landsstyreområdet for Boliger, Infrastruktur og Råstoffer Direktoratet for Boliger og Infrastruktur Anlægs- og Renoveringsfonden Primobalance Sektorprogrammet Sagsstyresystemet Bevillingsstyring Anlægsregnskaber Råstofdirektoratet Boligbalancen Øvrige oplysninger Rådgivnings- og assistanceopgaver 765

4 Deloitte 733 Revisionsprotokollat af 18. januar Revision i årets løb Som nævnt i vores revisionsprotokollat af 8. december 2005, udføres vores revision dels i årets løb og dels ved årsafslutningen. Revision i årets løb består primært af en gennemgang af forretningsgange og systemer, der genererer data til årsregnskabet. Vi henviser i øvrigt til vort revisionsprotokollat af 8. december 2005, hvori vi nærmere har redegjort for risikovurdering, revisionsstrategi, ansvarsfordeling mv. Vores revision har indtil nu omfattet følende hovedområder: Gennemgang af Boligbalancen pr og Udenrigsdirektoratet (revisionsrapport ) Direktoratet for Boliger og Infrastruktur (revisionsrapport ) Økonomidirektoratet (revisionsrapport ) Skattedirektoratet (revisionsrapport ) Personaledirektoratets lønservice (revisionsrapport ) Dronning Ingrids Hospital (revisionsrapport ) Gennemgang af Intern Revisions arbejde (revisionsrapport ) Anlægs- og renoveringsfonden (revisionsrapport ) Direktoratet for Fiskeri og Fangst (revisionsrapport ) Administration af ESU-lån (revisionsrapport ) Aktivitetsområde 01, Landstingets Formandskab er ikke omfattet af nærværende protokol, og rapporteres direkte til Landstingets Formandskab i lighed med tidligere år.

5 Deloitte 734 Konklusion på revision i årets løb Område Konklusion Ref. Hjemmestyrets interne netværk 2.1 Hjemmestyrets økonomisystem (XAL) Hjemmestyeret lønsystem (MR-LØN) 2.3 Centrale dele af kreditorbogholderi og -betaling Centrale dele af lønberegning og -udbetaling Intern Revision Landsstyrets Sekretariat 4.1 Selvstyredirektoratet Økonomidirektoratet Økonomidirektoratets underliggende institutioner Skattedirektoratet Skattedirektoratets debitorområde Udenrigsdirektoratet Familiedirektoratets underliggende institutioner Sundhedsdirektoratets underliggende institutioner Direktoratet for Miljø og Natur Anlægsprojekter på miljøområdet Underliggende institutioner KIIIP KAF Direktoratet for Fiskeri og Fangst 9.1 ESU 9.2 Direktoratet for Erhverv, Landbrug og Arbejdsmarked Nukissiorfiit 10.2 Direktoratet for Boliger og Infrastruktur Anlægs- og renoveringsfonden 11.2 Boligbalancen 11.4 Kritiske fejl/mangler i interne kontroller mv., hvor løsning kræver høj prioritet. Betydelige fejl/mangler, som kræver ledelsens bevågenhed. Enkelte bemærkninger, der skal følges op på, men som hverken enkeltvis eller samlet set er betydelige fejl/mangler.

6 Deloitte Centrale processer De tilrettelagte administrative processer kan deles op i 2 hovedgrupper. Dels er der en række processer, som udføres isoleret ved de enkelte enheder. Dels er der nogle særligt betydningsfulde processer, hvor det arbejde, som udføres, har betydning på tværs af alle direktorater og enheder, og hvor fejl eller mangler kan have væsentlig indflydelse på aflæggelse af Landskassens regnskab. De særligt betydningsfulde processer er følgende: IT-systemer og processer: o Hjemmestyrets interne netværk (basis infrastruktur) o Hjemmestyrets økonomisystem (XAL) o Hjemmestyrets lønsystem (MR-LØN) Bogholderimæssige processer mv.: o Centrale dele af kreditorbogholderi og betaling o Centrale dele af lønberegning og udbetaling o Intern Revision Vores revision af de nævnte områder sker efter et rotationsprincip, således at områderne bliver gennemgået med maksimalt 3 års mellemrum. 2.1 Hjemmestyrets interne netværk (basis infrastruktur) Vi har primo 2005 foretaget en vurdering af de generelle it-kontroller ved Qarasaasiaqarfik, som blandt andet har ansvaret for Hjemmestyrets elektroniske infrastruktur. På baggrund af vores gennemgang skrev vi i revisionsprotokollatet til årsregnskabet for 2004, at det er vores sammenfattende vurdering, at de generelle it-kontroller på enkelte af de gennemgåede områder endnu ikke er betryggende ud fra Qarasaasiaqarfiks forhold. Som en konsekvens heraf bør der efter vores vurdering umiddelbart tages skridt til at forbedre og styrke kontrollerne på følgende områder: Forbedring af den logiske sikkerhed primært på Oracle, samt Novell og True64 Opdatering og gennemførelse af test af den udarbejdede beredskabsplan I relation til logisk sikkerhed skal det endvidere fremhæves, at Qarasaasiaqarfiks kunder, herunder især de tilsluttede direktorater, i vidt omfang kan betragtes som medansvarlige for den samlede sikkerhed på Hjemmestyrets interne netværk. Dette skyldes, at direktoraterne har egne samarbejdsaftaler med eksterne leverandører, og egne fagspecifikke systemer med egne eksterne adgange, hvor de generelle sikkerhedsmæssige forhold relateret til de enkelte fagspecifikke systemer ligger uden for Qarasaasiaqarfiks rækkevidde.

7 Deloitte 736 Efter vores vurdering er det væsentligt, at Qarasaasiaqarfik er opmærksomme på denne problemstilling, samt at der tages de nødvendige skridt til rådgivning af de tilsluttede direktorater om de sikkerhedsmæssige forhold som er relevante og påkrævede for disse. Vi har noteret os Landsstyrets bemærkninger til revisionsprotokollatet for årsregnskabet for 2004 om, at der er sket tiltag på den logiske sikkerhed på Oracle, Novell og True64, samt at beredskabsplanen er gennemgået medio maj Vi vil senere foretage opfølgning herpå. 2.2 Hjemmestyrets økonomisystem (XAL) Vi har primo 2005 foretaget en gennemgang af generelle it-kontroller i økonomisystemet XAL, som DcR har det overordnede ansvar for. På baggrund af vores gennemgang er det vores sammenfattende vurdering, at de generelle it-kontroller i det væsentligste er betryggende ud fra DcR s forhold. På enkelte af de gennemgåede områder bør der efter vores vurdering dog tages skridt til at forbedre og styrke kontrollerne, herunder forbedring af den logiske sikkerhed på Windows 2000 og Oracle. Efter revisionens afslutning har DcR i samarbejde med relevante leverandører efter det oplyste forbedret den logiske sikkerhed på Windows 2000 og Oracle i de tilfælde hvor dette blev vurderet hensigtsmæssigt, samt anført hvilke kompenserende kontroller som er etableret for de enkelte forhold som ikke ændres. De oplyste tiltag bidrager efter vores vurdering yderligere til det i forvejen betryggende kontrolmiljø hos DcR. Som følge af den betryggende sikkerhed vil vi først foretage opfølgning herpå i Hjemmestyrets lønsystem (MR-LØN) Vi har i oktober 2003 foretaget en gennemgang af generelle IT-kontroller ved MR-løn. På baggrund af vores gennemgang er det vores sammenfattende vurdering, at de generelle IT-kontroller på enkelte af de gennemgåede områder ikke var betryggende ud fra lønteknisk afdelings forhold. Som en konsekvens heraf bør der efter vores vurdering tages skridt til at forbedre og styrke kontrollerne på følgende områder (prioritet 1): Forbedring af den logiske sikkerhed på Unix på enkelte områder. Forbedring af kontroller i forbindelse med adgang til MR-Løn, uden om de etablerede kontroller i selve applikationen. Etablering af en formel beredskabsplan med efterfølgende tests.

8 Deloitte 737 Lønteknisk afdeling har endvidere oplyst, at man ikke påtænker at udarbejde egen IT-sektorstrategi og IT-sikkerhedsplan, hvilket ellers er påkrævet i henhold til Retningslinier nr. 10 af 25.september 2001 (IT-strategi) og Retningslinier nr. 3 af 1.maj 2001 (IT-sikkerhedsplan) fra Hjemmestyrets centrale ITafdeling, idet lønteknisk afdeling har valgt at følge Hjemmestyrets IT-strategi og overordnede ITsikkerhedspolitik hvor dette er muligt. Lønteknisk afdeling har udbedret enkelte punkter fra tidligere, væsentligst heraf er en formalisering af aftalegrundlaget med leverandøren af de outsourcede ydelser (IT-drift). Vi har noteret os Landsstyrets bemærkninger til revisionsprotokollatet for årsregnskabet for 2004 om, at lønserveren fysisk er placeret ved Qarasaasaasiaqarfik, samt at Personaledirektoratet finder det vanskeligt at komme videre i processen, uden besøg af IT-revision. Der er planlagt et opfølgningsbesøg i løbet af Centrale dele af kreditorbogholderi og -betaling DcR varetager den overordnede drift af kreditorsystemet, herunder vedligehold af stamdata og betaling af kreditorer frigivet til betaling. Det er vores opfattelse, at den overordnede drift af kreditorsystemet fungerer tilfredsstillende. Gennemgangen har kun givet anledning til at bemærke, at kreditorsystemet løbende bør afstemmes på dimensionsniveau. 2.5 Centrale dele af lønberegning og udbetaling Overordnet er det vores opfattelse, at forretningsgange og interne kontroller i al væsentlighed sikrer en korrekt lønbehandling. Konklusionen skal dog ses i sammenhæng med det i afsnit 2.3 anførte vedrørende de generelle IT-kontroller på MR-løn. Det er vores opfattelse, at der fortsat bør være fokus på oprettelse af stamdata i forbindelse med nyansatte timelønnede samt ved lønudbetalinger på grundlag af udbetalingsanvisninger. Det er vores opfattelse, at gennemgang og attestation af bruttolønlister er en af de vigtigste interne kontroller i lønudbetaling, idet denne kontrol giver en god indikation på både fuldstændighed, og at der er tale om gyldige udbetalinger, hvorfor direktoratet bør have meget høj fokus på, om kravene hertil overholdes. Uagtet, at der er sket forbedringer i kontrollen af, hvorvidt direktoratet modtager bruttolønlister i attesteret form fra enhederne, er det vores opfattelse, at der skal være betydelig højere fokus herpå.

9 Deloitte 738 Vi anbefaler desuden, at der strammes op omkring behandling og kontrol af indberetning af frie goder i forbindelse med årsafslutningen. Efter vores opfattelse, vil det være hensigtsmæssigt, at indberetning for de forudlønnede sker for perioden 1. december 30. november med en frist primo december umiddelbart før årskørslen, mens bagudlønnede forskydes en måned til primo januar. Herudover anbefaler vi, at direktoratet henstiller til, at de lønansvarlige i de enkelte enheder er mere grundige i deres gennemgang af timesedlerne. Direktoratet har oplyst, at der arbejdes på at implementeret et elektronisk timeregistrerings-system, som vil mindske risikoen for fejl i indberettede timer og tillæg betydeligt. 2.6 Intern Revision Vores revision er udført i samarbejde med og i tilknytning til den af Intern Revision udførte revision. Arbejdsdelingen mellem os og den Interne Revision er fastlagt i notat om fordeling af områder mv. af 18. oktober Vi har påset, at Intern Revision har udført og dokumenteret sin del af revisionen. Vi har i årets løb gennemgået det af Intern Revision udførte revisionsarbejde, og herunder overbevist os om, at de aftalte revisionsopgaver er udført som forudsat. Endvidere har vi foretaget en gennemgang af de revisionsrapporter, som Intern Revision har udsendt, og er enige i de konklusioner, som er fremført heri. 3. Overordnede bemærkninger 3.1 Kvalitetssikring af administrative opgaver På trods af, at vi for de fleste enheder konstaterer, at forretningsgange og interne kontroller fungere så tilfredsstillende, at bogholderiet kan danne baggrund for aflæggelse af Landskassens årsregnskab, er det vores vurdering, at der er væsentlig forskel på kvaliteten af de enkelte bogholderiers beskaffenhed. Som det fremgår af flertallet af revisionsrapporter, er der til stadighed forretningsgange og interne kontroller, som volder problemer: Bilagsattestation følger ikke regnskabshåndbogens bestemmelser. Afstemning og attestation af bruttolønliste. Afstemning af bruttolønliste til XAL. Inventarlister ajourføres ikke løbende. Korrekt/fyldestgørende udfyldning og attestation af passageranmeldelser og rekvisitioner. Opkrævning af nanoq-class tillæg / dokumentation for billigste rejseform. Korrekt opgørelse af rejseafregninger. Indhentning af tilladelse fra Økonomidirektoratet til at indgå leasingaftaler. Retningslinier for brug af mobiltelefoner og biler.

10 Deloitte 739 Ofte består bogholderiet af en person, hvorved enheden er sårbar overfor sygdom, jobskifte mv. Det er vores opfattelse, at Hjemmestyret bør vurdere fordele og ulemper ved at centralisere processer/samarbejde indenfor eller på tværs af direktorater, herunder ikke mindst på byniveau. 4. Landsstyreformanden 4.1 Landsstyrets Sekretariat Vi har i årets løb foretaget en særskilt undersøgelse af Landsstyremedlemmernes repræsentationskonti. Resultatet af undersøgelserne fremgår af vores notater til Landsstyrets Sekretariat af 16. august 2005 og opfølgningsnotat af 18. august Notaterne har dannet baggrund for, at Landsstyrets Sekretariat har rettet henvendelse til et eksternt uafhængigt advokatkontor, som har vurderet hvorvidt Landsstyremedlemmer i en række konkrete tilfælde har handlet culpøst, og derved kan ifalde et erstatningsansvar. Advokatens undersøgelser og konklusioner fremgår af et notat dateret 30. august 2005, og erstatningsansvaret kan i hovedtræk opsummeres således: kr. Jens Napãtok' Rasmus Frederiksen Josef Motzfeldt Johan Lund Olsen Jørgen Wæver Johansen For Jens Napãtok' og Rasmus Frederiksen er der tale om en lang række bilag, hvor der på undersøgelsestidspunktet ikke var fuld klarhed over, hvad udgifterne faktisk dækker over. En del af de nævnte beløb kan derfor være fejlkonteringer mv. For de øvrige 3 personer er de nævnte beløb summen af konkrete bilag, hvor advokaten vurderer, at personerne har handlet culpøst ved at lade Landskassen afholde udgifterne, og derved pådraget sig erstatningsansvar over for Landskassen. Ifølge det oplyste har Landsstyret anmodet et andet advokatfirma om, at foretage yderligere undersøgelser med henblik på at rejse erstatningskrav overfor Jens Napãtok' og Rasmus Frederiksen. For de øvrige 3 personer har Landsstyret valgt ikke at rejse et erstatningskrav.

11 Deloitte 740 Landsstyrets Sekretariat har pr. 14. december 2005 udsendt et nyt cirkulære om repræsentationsudgifter. Efter vores opfattelse er der tale om et detaljeret cirkulære, som i høj grad afdækker de spørgsmål, vi tidligere har stillet til repræsentation, møblering af tjenesteboliger mv. 4.2 Selvstyredirektoratet I forhold til direktoratets størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Regnskabsinstruks, disponerings- og godkendelseslister var ikke ajourført på revisionstidspunktet. Endvidere var en tidligere medarbejder ikke slettet som bruger i det elektroniske betalingssystem. Der foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet kun en person har attesteret. I flere tilfælde er rejseafregninger ikke beregnet korrekt. 4.3 Opfølgning på tidligere års bemærkninger Qarasaasiaqarfik Vi bemærkede i revisionsprotokollatet til årsregnskabet for 2004, at Qarasaasiaqarfik ikke anvendte indgangsbogen. En løsning herpå er implementeret i Landsstyrets Sekretariat Vi bemærkede i revisionsprotokollatet til årsregnskabet for 2004, at vi har forespurgt Landsstyrets Sekretariat om retningslinier for Landsstyremedlemmers repræsentation og indbo mv. Som det fremgår af afsnit 4.1 er der udarbejdet retningslinier herfor pr. 14. december Landsstyreområdet for Finanser og Udenrigsanliggender 5.1 Økonomidirektoratet Det er overordnet vores opfattelse, at direktoratets forretningsgange og interne kontroller fungerer tilfredsstillende i forhold til direktoratets størrelse og kompleksitet, og at bogføringen kan danne grundlag for udarbejdelse af årsregnskabet.

12 Deloitte 741 Dog bør der udvises større opmærksomhed på at indhente nødvendige dokumentation mv. til udligning af interimskontoen. Endvidere er det vores opfattelse, at der ledelsesmæssigt løbende bør foretages kontrol med de udarbejdede afstemninger, således at eksempelvis en ubalance mellem kreditormodul og finans på dimensionsniveau, ikke henstår upåagtet i en længere periode. I enkelte tilfælde har vi bemærket, at der er ikke er sket korrekt reduktion i beregning af dagpenge. Vi anbefaler, at direktoratets ansatte gøres bekendt med de gældende bestemmelser på området, samt at fejlagtigt opgjorte dagpenge korrigeres Underliggende institutioner Grønlands Statistik I forhold til enhedens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Ifølge det oplyste foretages kreditorafstemninger regelmæssigt. Afstemningerne gemmes dog ikke som dokumentation. Enheden har betalt en kreditor via erhvervssystemet uden om kreditorsystemet, hvorved de interne kontroller ved behandling af kreditorer delvist tilsidesættes. I et tilfælde er en check kun underskrevet af en person, i flere tilfælde er checks underskrevet af personer, der ikke er underskriftsberettigede. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene. I et enkelt tilfælde er et bilag attesteret af samme person, som bilaget vedrører. Endvidere består dokumentationen i flere tilfælde kun af checkkopier eller bankbilag, men ikke et egentligt bilag. Der forelå ikke ajourførte attestationsliste og liste over bankfuldmagter på revisionstidspunktet. Enheden har i 2004 indgået en leasing aftale om anskaffelse af en kopimaskine med en kvartalsafgift på 21 t.kr. i 24 kvartaler. Aftalen er reelt en aftale om finansiering. I henhold til budgetregulativet er det alene Økonomidirektoratet, der kan give tilladelse til at indgå i sådanne lånearrangementer. En sådan tilladelse er ikke indhentet.

13 Deloitte 742 Der er flere tilfælde konstateret, at ansatte rejser på nanoq/business-class, uden at blive opkrævet forskellen i forhold til økonomiklasse. Endvidere er der ikke foretaget indberetning af feriefrirejser for Det er vores opfattelse, at der kan udvises mere omhyggelighed i forbindelse med kontering af bilag, ligesom der bør udvises større agtpågivenhed ved udarbejdelse af rejseafregninger. 5.2 Skattedirektoratet Det er overordnet vores opfattelse, at direktoratets forretningsgange og interne kontroller fungerer tilfredsstillende i forhold til direktoratets størrelse og kompleksitet, og at bogføringen kan danne grundlag for udarbejdelse af årsregnskabet Debitorer Under gennemgangen af debitorområdet har vi bemærket, at der ved afstemning af debitormodulet over til finansmodulet på hovedkontoniveau, er difference mellem modulerne. Dette skyldes fejludligninger i systemet, som stammer tilbage fra før økonomisystemskiftet i april Det er derfor heller ikke muligt at anvende de aldersfordelte debitorlister til rykningen af debitorerne. I stedet anvendes posteringslister på de enkelte debitorer, som grundlag for rykkerproceduren. En afstemning af hele aktivitetsområde 24 mellem debitormodulet og finansmodulet giver ingen difference hvilket indikere, at fejludligningerne er sket på hovedkontoniveau. Ifølge det oplyste forsøger direktoratet i samarbejde med DcR at opløse de gamle fejludligninger, som ligger før systemskiftet i Endvidere har direktoratet en igangværende investering i udvikling af debitormodulet, således at det på en mere hensigtsmæssig måde kan håndtere incassodebitorer. Direktoratet forventer, at denne tilretning af systemet ligeledes vil påvirke den generelle debitoropfølgning positivt. Vi er enige i direktoratet høje prioritering af løsning på problemstillingen, da det vil lette arbejdsgangen med debitorpleje betydeligt Indtægt ved afgifter Rejeafgifter Vi har påset, at der foreligger skemaindberetning samt påligning af rejeafgifter for alle rederivirksomheder. Endvidere har vi påset, at beregning af afgiftssatsen er foretaget korrekt ud fra de foreliggende indberetninger. Afgiften har hele 2005 udgjort 0,00%. De bogførte indtægter er således alene korrektioner til afgiften for 2004.

14 Deloitte 743 Skattedirektoratet har i årets løb foretaget et kontrolbesøg ved to rederivirksomheder (med stort set identisk ejerkreds). Resultatet af besøget gav kun anledning til ubetydelige ændringer i forhold til rejeafgiftsberegningen. Det er p.t. ikke muligt at foretage en afstemning af de indberettet oplysninger fra rederierne til registreringer ved GFLK. Ifølge det oplyste vil GFLK i første halvår af 2006 få foretaget en ændring i muligheden for udtræk fra fangstdatabasen, således at der er et grundlag for stikprøvevis at afstemme indberettede mængder til GFLK's registreringer Automatspilsafgifter Vi har ved stikprøver kontrolleret, at påligningen sker med korrekte beløb og svarer til de udstedte tilladelser fra de enkelte kommuner. I et tilfælde manglede at blive opkrævet afgift på en enkelt maskine (66 t.kr.). I enkelte tilfælde er der opkrævet afgifter på maskiner, hvor automattilladelsen er udløbet. Vi antager dog, at maskinerne fortsat er opstillede, og at der blot er tale om, at tilladelsen endnu ikke er forlænget. For at sikre opkrævningen af afgift på alle de opstillede maskiner anbefales det, at der inden den kvartalsvise opkrævning, indhentes en bekræftelse fra de enkelte kommuner på, hvilke maskiner de har givet tilladelse til Lotteriafgifter fra gevinstgivende spil Vi har gennemgået forretningsgangen for området, herunder en vurdering af, hvorvidt de eksisterende forretningsgange i al væsentlighed sikrer mod væsentlige fejl og mangler i påligning og opkrævning af afgifterne. Herudover har vi gennemgået debitorplejen for området. Det er vores opfattelse, at forretningsgangen og de interne kontroller ikke i tilstrækkeligt omfang sikrer fuldstændigheden i påligning og opkrævning af afgifter. Direktoratet bør overveje enten selvstændigt, eller i samarbejde med de lignende kommunale myndigheder at foretage stikprøvekontrol på tælleværker mv. Vi har konstateret, at der i regnskabsåret ikke er anvendt hjemlen i lovgivningen til at indkræve gebyrer ved for sen eller manglende betaling. Disse gebyrer bør fremover indkræves. Der forekommer mange debitorer med kreditsaldi. Forklaringen herpå er, at Skattedirektoratet har modtaget lotteriafgifterne, men mangler at påligne lotteriafgifterne, da den fornødne dokumentation ikke er fremsendt til direktoratet.

15 Deloitte 744 Efter vores opfattelse bør direktoratet overveje, om det er muligt at få distribueret informationsmateriale eller lignende til landets foreninger mv., således at det i højere grad kan sikres, at der ikke modtages betaling for lotteriafgifter uden, at den fornødne dokumentation er vedlagt. Det er vanskeligt at vurdere fuldstændigheden af de indbetalte afgifter, når en række påligninger ikke er foretaget. Derfor blev der sidste år oprettet en konto til ej pålignede lotteriafgifter kontonr Direktoratet bør overveje at genanvende denne konto, således at det er mere overskueligt, om afgiften er pålignet eller ej, hvilket ligeledes vil lette debitoradministrationen Motorafgifter Vi har gennemgået området og påset, at påligningen sker med de korrekte beløb. Ifølge det oplyste er Direktoratet vidende om, at der kører flere biler, hvor motorafgiften ikke er betalt, og hvor sagen er overdraget til politiet, med henblik på at få inddraget pladerne. Vi anbefaler på baggrund heraf, at Direktoratet fortsætter dialogen med politiet med henblik på at politiet følger op på den manglende inddragelser af plader AEB indbetalinger Vi har ved gennemgang af området påset, at grundlaget for udregning af AEB-bidraget er korrekt overført fra indberetninger fra arbejdsgiverregisteret i de enkelte kommuner. Området har ikke givet anledning til bemærkninger Tips og lotto Vi har påset, at indtægterne er i overensstemmelse med opgørelser fra Dansk Tipstjeneste, og at fordelingen mellem Direktoratet for Kultur, Uddannelse og Forskning er korrekt Betalingsjagt Kontoen anvendes ved turisters betaling for jagt og fiskeri. Der er ingen kontrol med fuldstændigheden af indtægterne, idet det er baseret på en "selvangivelse" inden jagt eller fiskeri iværksættes. (Jagtbetjente har overvågningsopgaven). Direktoratet for Erhverv har oprettet en konto i Grønlandsbanken, hvorpå der kan indbetales fra posthuse. Endvidere har Direktoratet Fiskeri og Fangst en girokonto hvortil der kan indbetales. Direktoratet for Fiskeri og Fangst PM'er indsatte beløb til Skattedirektoratet, mens Erhverv kan bogføre direkte på kontoen ved Skattedirektoratet Havneafgifter Vi har påset, at direktoratet indhenter revisorerklæringer fra Royal Arctic Line A/S og KNI A/S på, at procedurer omkring opkrævning og afregning af havneafgifter fungerer tilfredsstillende. Området har ikke givet anledning til bemærkninger.

16 Deloitte Udenrigsdirektoratet Det er vores opfattelse, at direktoratets bogholderi i al væsentlighed fungerer tilfredsstillende, og at registreringerne er så pålidelige, at bogholderiet kan danne grundlag for udarbejdelse af årsregnskabet. Direktoratet har et mindre udvalg af gaver, som kan rekvireres af alle direktorater til repræsentative formål. Beholdningen bogføres som en varebeholdning, men der ikke nogen form for registreringssystem, der kan understøtte opgørelse af antal enheder/værdien af den bogførte varebeholdning, der pr var 207 t.kr. Efter vores opfattelse er det tvivlsomt om Finansloven giver direktoratet adgang til indkøb af gaver, der kan bogføres på en balancekonto. Vi er dog enige i, at det kan være hensigtsmæssigt, at direktoratet har en gavebeholdning, der kan anvendes af øvrige direktorater. Ifølge det oplyste vil direktoratet inden årsafslutningen nulstille kontoen, og fremadrettet alene indkøbe gaveartikler på vegne af øvrige direktorater. En ansat medarbejder har et Eurocard, der er registreret med Landsstyrets Sekretariat som betaler. Efter vores opfattelse er den pågældende medarbejder ikke omfattet af personkredsen, der er berettiget til et "firmahæftende" kreditkort. Vores gennemgang af bilag har vist, at der i flere tilfælde ikke konsekvent er påført formål, især vedrørende taxa, rejser og repræsentation. 5.4 Opfølgning på bemærkninger fra tidligere år Skattedirektoratet Vi har tidligere år bemærket at egenbetaling på 250 kr./måned for adgang til to daglige måltider ikke har været reguleret i en årrække. Skattedirektoratet og Familiedirektoratet er nået frem til en regulering til 300 kr./måned. Da egenbetaling er et reelt alternativ til beskatning af fri kost, anbefaler vi, at Skattedirektoratet overvejer at medtage/regulere satsen sammen med den årlige regulering fra Skatterådet af beskatning af fri kost. 6. Landsstyreområdet for Familie og Justitsvæsen 6.1 Familiedirektoratet Revisionsrapport for Familiedirektoratet er under udarbejdelse, og vi følger op herpå i forbindelse med statusrevisionen.

17 Deloitte 746 Som det fremgår nedenfor, er der kun bemærkninger til en institution under Familiedirektoratet i Endvidere er en yderligere revisionsrapport under udarbejdelse. Årsagen til det få antal institutioner er, at udvælgelse heraf dels sker efter rotation, og dels efter geografi. I 2004 udvalgtes en stor del af direktoratets institutioner Underliggende institutioner Najugaqarfik Elisibannguaq I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Regnskabsinstruks, disponerings- og godkendelseslister var ikke ajourført på revisionstidspunktet. Ifølge det oplyste foretages lønafstemninger regelmæssigt. Afstemningerne gemmes dog ikke som dokumentation. Stort set samtlige bilag opfylder ikke attestationskravene. I flere tilfælde er en af underskriverne på checks personer, der ikke er underskriftsberettiget. På revisionstidspunktet var inventarlisten ikke ajourført. Institutionen har bogført et udlæg på ca. 69 t.kr. vedrørende 2003, som ikke er refunderet. Beløbet burde have været refunderet i 2003 eller senest i Landsstyreområdet for Sundhed og Miljø 7.1 Sundhedsdirektoratet Revisionsrapport for Sundhedsdirektoratet er under udarbejdelse, og vi følger op herpå i forbindelse med statusrevisionen Underliggende institutioner Maniitsoq Sygehus I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen.

18 Deloitte 747 Bruttolønlister afstemmes til tjenestetidsskemaer, men der foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. I enkelte tilfælde kunne konstateres, at passageranmeldelser ikke var attesteret korrekt Det er oplyst, at biler og mobiltelefoner alene anvendes tjenstligt. Der foreligger dog ikke skriftlige instrukser herom Inventarliste for vakantboliger var ikke udfyldt på revisionstidspunktet. Ifølge det oplyste registreres kontant salg af medicin kun en gang månedligt. Alt salg bør registreres straks i XAL. Ved gennemgang af debitorer var der enkelte poster, der var udlignet på en forkert hovedkonto. Forholdet undersøges ifølge det oplyste af Direktoratet for Sundhed. Endvidere var enkelte poster ældre end 6 måneder, der burde være sendt til Skattedirektoratet til incasso. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet kun en person har attesteret. Endvidere er der ved leje af båd ikke sikret, at der er tale om et registreret firma, inden der er udbetalt leje. Udbetalinger for leje af båd er oftest omfattet af en indberetningspligt for B-indkomst Maniitsoq Tandklinik I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Bruttolønlister for månedslønnede gennemgås kun en gang årligt. Endvidere foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. På revisionstidspunktet bestod debitorsaldoen på 17 t.kr. af 3 poster fra 2003, der burde være overført til Skattedirektoratet til incasso Aasiaat Tandklinik I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen.

19 Deloitte 748 Regnskabsinstruksen var ikke ajourført på revisionstidspunktet. Endvidere var feriefrirejser for 2004 ikke indberettet. Der foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. Der foretages ikke regelmæssige optællinger af kassebeholdninger, ligesom kassebevægelser ikke løbende bogføres. Kasserapporten bør bogføres ugentligt, ligesom kassebeholdningen bør afstemmes ugentligt. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet kun en person har attesteret Aasiaat Sygehus I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. En tidligere medarbejder var ikke slettet som bruger i det elektroniske betalingssystem. Der er ikke udarbejdet skriftlige retningslinier for anvendelse af institutionens biler og mobiltelefoner uden for tjenestetid. Der er udbetalt lønreguleringer via kassen, hvorved den udbetalte løn ikke bliver medtaget ved årsopgørelsen, der indberettes til skattemyndighederne fra Administrationsdirektoratet. Endvidere var feriefrirejser for 2004 ikke indberettet. Inventarliste for vakantboliger var ikke udfyldt på revisionstidspunktet. I enkelte tilfælde kunne konstateres, at passageranmeldelser ikke var attesteret korrekt. I enkelte tilfælde var checks ligeledes underskrevet af ikke bemyndigede personer. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet kun en person har attesteret. Ved balancegennemgang konstateredes, at institutionen har en del ældre tilgodehavender, der burde være overført til Skattedirektoratet til incasso. Ligeledes henstod 16 ældre poster på interimskontoen,

20 Deloitte 749 hvor beløb kun må "parkeres" i en måned. Endvidere var enkelte rejseforskud ikke afregnet inden for 14 dage efter rejsens afslutning, som retningslinierne foreskriver Dronning Ingrids Hospital (DIH) Det er vores opfattelse, at bogholderiet på DIH i al væsentlighed fungerer tilfredsstillende, og at registreringerne er så pålidelige, at bogholderiet kan danne grundlag for udarbejdelse af årsregnskabet. Det er vores opfattelse, at DIH har en størrelse og kompleksitet, der betyder at regnskabshåndbogen ikke fuldt ud dækker de forskellige aktiviteter og områder. Vi finder således, at DIH bør udarbejde egentlige skriftlige forretningsgange på de væsentlige områder, der ikke er dækket af regnskabshåndbogen. DIH udarbejder ikke løbende afstemninger af de enkelte kreditorer til eksterne kontoudtog. Det er vores opfattelse, at antallet af og størrelsen på DIHs kreditorer betyder, at DIH løbende bør indhente og afstemme eksterne kontoudtog fra kreditorer. Air Greenland A/S har faktureret DIH for startafgifter og passagerafgifter i forbindelse med ambulanceflyvninger. Det er vores opfattelse, at DIH efter de gældende takster for benyttelse af helikopterflyvepladser og lufthavne i Grønland ikke bør faktureres for ovennævnte ydelser, når der er tale om ambulanceflyvninger. Vi anbefaler, at DIH undersøger, hvor længe ovennævnte forhold har været gældende, og efterfølgende kontakter Air Greenland A/S med henblik på, at få afklaret forholdet, herunder opgjort et tilbagebetalingskrav. I flere tilfælde har vi bemærket, at rejseafregninger ikke er korrekt beregnet, og anbefaler, at der udvises skærpet opmærksomhed ved godkendelse heraf. 7.2 Direktoratet for Miljø og Natur I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Der er ikke udarbejdet skriftlige retningslinier for anvendelse af direktoratets biler og mobiltelefoner uden for tjenestetid. Der er i enkelte tilfælde konstateret, at ansatte rejser på nanoq/business-class, uden at blive opkrævet forskellen i forhold til økonomiklasse.

21 Deloitte 750 Der foretages ikke afstemning af lønindberetninger til bruttolønlister, og bruttolønlisterne afstemmes kun til XAL 3 gange årligt. I enkelte tilfælde kunne konstateres, at passageranmeldelser ikke var attesteret korrekt. Ved gennemgang af bilag konstateredes, at enkelte repræsentationsbilag manglede oplysning om deltagerkreds (-navne), og at en del rejseafregninger var beregnet forkert Anlægsprojekter på miljøområdet Anlægsmidler til affaldshåntering er præget af, at der henstår en del projekter, som har fået bevilling i tidligere år, men fortsat ikke er påbegyndt. Her kan blandt andet peges på projektet affaldsforbrænding Tasiilaq, hvor der er afsat 10 mio.kr. før 2005, mens der er ikke sket noget forbrug i perioden frem til november Dette er næppe i overensstemmelse med budgetregulativets regler om realistiske overslag og forbrug i overslagsår. 8. Landsstyreområdet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke 8.1 Direktoratet Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke Revisionsrapport for Direktoratet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke er under udarbejdelse, og vi følger op herpå i forbindelse med statusrevisionen Underliggende institutioner Aalisakkanik Tunisassiornermut Ilinniarfik I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Regnskabsinstruks, disponerings- og godkendelseslister var ikke ajourført på revisionstidspunktet. Der foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. Der foreligger ikke skriftlige instrukser om anvendelse af biler og mobiltelefoner. Ved beholdningseftersynet kunne konstateres en difference på ca. 2 t.kr., der dog primært skyldes fejlbogføring. Der bør dog udvises større opmærksomhed på, at kassebeholdningen løbende afstemmes til bogføringen.

22 Deloitte 751 På revisionstidspunktet konstateredes, at afstemninger af balancekonti ikke var fuldstændige, idet disse kun omfattede månedens bevægelser. Der bør ligeledes her udvises større opmærksomhed på, at afstemningerne er fuldstændige. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet den ene af de to personer, der har attesteret, ikke er bemyndiget hertil. I et enkelt tilfælde er der foretaget betaling på baggrund af kontoudtog/rykker, uden at kopi af originalbilag er fremskaffet Ilisimatusarfik I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Institutionen har i 2004 fået tildelt en tillægsbevilling på 400 t.kr. som overførtes fra strukturpolitisk pulje til forberedelse af den ekstraordinære indsats på uddannelses- og erhvervsområdet. Konkret nævnes i bevillingsforudsætningen, at der er tale om et juridisk sagsbehandlerkursus. Bevillingen er givet som en almindelig driftsbevilling, hvor der ligeledes er indsat forventninger til overslagsårene. Institutionen har imidlertid ikke anvendt det fulde beløb i 2004, og har på baggrund heraf bogført det overskydende beløb på en balancekonto til senere forbrug. Konsekvensen heraf er, at der reelt sker en omgåelse af bevillingsprincipperne, idet driftsbevillinger skal afholdes i bevillingsåret, med mindre der positivt er angivet mulighed for at overføre uforbrugte midler til senere. Dette ses ikke at være tilfælde her, hvorfor det er vores opfattelse, at beløbet bør tilbageføres til Landskassen, eller der alternativt gives bevillingsmæssig bemyndigelse hertil. Regnskabsinstruks, disponerings- og godkendelseslister var ikke ajourført på revisionstidspunktet. Endvidere var en tidligere medarbejder ikke slettet som bruger i det elektroniske betalingssystem. Der foretaget afstemning af bruttolønlister til XAL, men der er ikke foretaget kontrol af bruttolønlister til lønindberetninger. Der udarbejdes kasserapporter, der bogføres ugentligt, men der foretages kun kasseafstemninger månedligt. Det er vores opfattelse, at der ligeledes ugentligt bør foretages kasseafstemning. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet kun en person har attesteret. Endvidere er der i enkelte tilfælde foretaget betaling på baggrund af bankkontoudtog, uden at bilaget eller kopi af originalbilag er fremskaffet.

23 Deloitte Qeqqani Ilinniarnertuunngorniarfik I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Regnskabsinstruks, disponerings- og godkendelseslister var ikke ajourført på revisionstidspunktet. Der er ikke udarbejdet skriftlige retningslinier for anvendelse af institutionen biler uden for tjenestetid. Institutionen har adgang til et elektronisk betalingssystem, men anvender fortsat mange checks. Hvor det er muligt, anbefaler vi, at det elektroniske betalingssystem anvendes. På revisionstidspunktet var inventarlisten ikke ajourført. I en del tilfælde kunne konstateres, at passageranmeldelser ikke var attesteret korrekt. Ligeledes kunne konstateres, at en del rekvisitioner ikke var attesteret korrekt af to personer. Rekvisitioner og passageranmeldelser giver modtageren en berettiget forventning om, at den efterfølgende faktura vil blive honoreret, hvorfor rekvisitioner altid skal attesteres af dertil bemyndigede personer. Endvidere konstateredes, at en del checks var underskrevet af personer uden bemyndigelse hertil (to personer med C-rettigheder). I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet disse ikke er attesteret, eller kun en person har attesteret. I enkelte tilfælde vedrører attesterede bilag samme person Nunatta Atuagaateqarfia I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Institutionen har indgået en leasingaftale i 2003, på trods af, at der i revisionsrapport 2002 er gjort opmærksom på, at leasingaftaler ikke kan indgås uden forhåndsgodkendelse fra Økonomidirektoratet. En tidligere medarbejder var ikke slettet som bruger i det elektroniske betalingssystem.

24 Deloitte 753 Udbetaling af tolkebistand er foretaget via checks. For at sikre korrekt skattemæssig behandling bør tolkebistand udbetales via udbetalingsanvisninger. På revisionstidspunktet var inventarlisten ikke ajourført. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet kun en person har attesteret GU-Aasiaat I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Regnskabsinstruks, disponerings- og godkendelseslister var ikke ajourført på revisionstidspunktet. Endvidere var to tidligere medarbejdere ikke slettet som brugere i det elektroniske betalingssystem. Det elektroniske betalingssystem er i flere tilfælde anvendt til betaling af kreditorer, hvorved de indbyggede kontroller delvist tilsidesættes. Ved gennemgang af indgangsbogen kunne konstateres, at en række ældre bilag for ca. 47 t.kr. ikke var udgiftsført. Vi anbefaler, at der som minimum i forbindelse med månedsafslutninger foretages en gennemgang af indgangsbogen, for at afklare, om der er bilag, der bør være attesteret og bogført. Der er ikke udarbejdet skriftlige retningslinier for anvendelse af institutionen mobiltelefoner. Feriefrirejser for 2004 er ikke indberettet til skattemyndighederne. På revisionstidspunktet var inventarlisten ikke ajourført. I en del tilfælde kunne konstateres, at passageranmeldelser ikke var attesteret korrekt. I en del tilfælde kunne ligeledes konstateres, at rekvisitioner ikke var attesteret korrekt. En rekvisition/passagermeddelelse giver modtageren en berettiget forventning om, at den efterfølgende faktura vil blive honoreret, hvorfor rekvisitioner/passagermeddelelser altid skal attesteres af bemyndigede personer. Endvidere konstateredes, at en del checks var underskrevet af personer uden bemyndigelse hertil (to personer med C-rettigheder). I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet kun en person har attesteret.

25 Deloitte 754 I en del tilfælde er rejseafregninger ikke opgjort korrekt Nunatta Katersugaasivia Allagaateqarfialu (Nationalmuseum og Arkiv) I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Enheden har lejet en lagerbygning, hvor den fremviste lejekontrakt udløb i Lejemålet er herefter fortsat, men der kunne ikke fremvises lejekontrakt herfor. Der er i et tilfælde konstateret, at en ansat uberettiget har rejst på nanoq/business-class, uden at blive opkrævet forskellen i forhold til økonomiklasse. På revisionstidspunktet var inventarlisten ikke ajourført. Ved revisionen kunne konstateres en kassedifference på kr. hvoraf de kr. skyldes at der ikke er bogført en fast kassebeholdning. Da enheden har relativt mange kassebevægelser bør der dagligt foretages en kasseoptælling, bogføring og afstemning heraf. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet kun en person har attesteret. Endvidere er der i enkelte tilfælde ikke vedlagt behørig dokumentation, men alene overførselsadvis fra bank o.l. I enkelte tilfælde vedrører attesterede bilag egen person Oqaasileriffik I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Trods tidligere bemærkninger er der fortsat problemer omkring modtagne forudbetalinger mv., samt sammenblanding af projektmidler. Projektmidler bogføres på to projekter. Ved en nærmere gennemgang viser det sig, at der er optaget andre midler på de to projekter, hvorved der sker en sammenblanding af projektmidler. Endvidere var det ikke muligt på baggrund af de foreliggende projektbeskrivelser at konstatere, hvorvidt samtlige bogførte udgifter vedrører projekterne.

26 Deloitte 755 Der er ikke udarbejdet skriftlige retningslinier for anvendelse af enhedens mobiltelefon uden for tjenestetid. Der er i enkelte tilfælde konstateret, at ansatte rejser på nanoq/business-class, uden at blive opkrævet forskellen i forhold til økonomiklasse. Det er dog enhedens opfattelse, at de valgte rejser til enhver tid er de billigst mulige. Vi er enige i, at sparsommelighedshensynet vejer tungt ved valg af rejseform. Vi anbefaler dog, at der udarbejdes et kortfattet notat, der redegør for de gjorte overvejelser ved valg af rejseform, hvilket især er relevant ved længere rejser, herunder anvendelse af egen bil. Der er indgået en leasingaftale i 2005, på trods af, at leasingaftaler ikke kan indgås uden forhåndsgodkendelse fra Økonomidirektoratet. Der foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. På revisionstidspunktet var inventarlisten ikke ajourført Ado Lyngep Atuarfia I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen. Der er ikke udarbejdet skriftlige retningslinier for anvendelse af enhedens mobiltelefon uden for tjenestetid. Der foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet kun en person har attesteret. I enkelte tilfælde er der anvendt forkerte (lavere) satser ved rejseafregninger Ilinniarfissuaq I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller i al væsentlighed tilfredsstillende, og kan danne grundlag for regnskabsaflæggelsen.

27 Deloitte 756 Der er ikke udarbejdet skriftlige retningslinier for anvendelse af direktoratets biler og mobiltelefoner uden for tjenestetid. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene. I flere tilfælde er et bilag attesteret af samme person, som bilaget vedrører. Endvidere er flere bilag væk eller mangler underbilag. Ved en del rejseafregninger var anvendt forkerte dagpengesatser, forkert opgjorte antal halvdøgn mv. Det er vores opfattelse, at der kan udvises mere omhyggelighed i forbindelse med kontering af bilag, ligesom der bør udvises større agtpågivenhed ved udarbejdelse af rejseafregninger KAF I forhold til institutionens størrelse og kompleksitet fungerer de interne forretningsgange og kontroller ikke tilfredsstillende, og enhedens bogføring var på revisionstidspunktet ikke retvisende i forhold til regnskabsaflæggelsen for hovedkonto Konklusionen bygger især på det forhold, at enheden ikke efterlever de gældende regler for debitorpleje, herunder at debitorer for ca. 1,5 mio.kr. burde være afskrevet, da disse har været forfaldne i mere end 6 måneder. Endvidere har enheden til stadighed uafklarede kassedifferencer Debitorpleje Reglerne om, at debitorer skal afskrives efter 6 måneder og herefter oversendes til Skattedirektoratet gælder for samtlige enheder under Grønlands Hjemmestyre, og tager sit udgangspunkt i, at der dels skal være et incitament til at få foretaget den nødvendige debitorpleje, og dels at Skattedirektoratet har den nødvendige kompetence til at foretage incassovirksomhed. Som det nævnes i svaret til revisionsrapporten, skal der udarbejdes rykkerskrivelser, førend Skattedirektoratet vil overtage den fortsatte inddrivelse. De manglende rykkerskrivelser er dog ikke et kriterium for ikke at foretage afskrivning af debitorerne. I svaret til revisionsrapporten fremgår det, at enheden overvejer at købe et alternativt indtægts/debitormodul. Der henvises som begrundelse til debitorsystemet som anvendes af USF/GrønlandsBanken. Det omtalte system anvendes for uddannelseslån, hvor GrønlandsBanken håndterer udlån, renteberegning, opkrævning mv. for USF mod betaling. Efter vores opfattelse er denne sammenligning dog ikke relevant, idet uddannelseslån og huslejeopkrævning ikke er sammenlignelige processer.