Aftale om regnskabsopgaven mellem

Transkript

1 Aftale om regnskabsopgaven mellem NAVN i det følgende kaldet Enheden og Den centrale Regnskabsafdeling i det følgende kaldet DcR. I forhold til vedlagt standardaftale af 1. juni 2012 er der følgende ændringer: Ingen Underskrift: Dato NAVN for Enheden NAVN for DcR

2 Standardaftale af 1. juni 2012 Aftale om regnskabsopgaven mellem... 1 Standardaftale af 1. januar Generelt Kreditorer Debitorer Mellemregninger PM: Enheden modtager PM Mellemregninger PM: Enheden sender en PM Kontantkassen Debetkort Bankoverførsel Rejser Løn og lønafstemning - bruttolønliste Statusposter Inventarlister Budget udarbejdelse Budgetopfølgning Årsafslutning DcRs kontorer, adresser og arbejdsområder Alle blanketter, vejledninger, oplysninger er på nettet Generelt 1.1 Formålet med aftalen Aftalen er indgået, fordi DcR løser en del af Enhedens regnskabsopgave. I aftalen beskrives, hvilke opgaver Enheden løser og hvilke opgaver DcR løser. 1.2 Overordnet ansvar Enheden har ansvar for organisering af forretningsgange og regnskab i Enheden. Den praktiske bogholderiopgave varetages af DcR, der udfører opgaven som et bogføringsbureau Enheden har ansvar for til enhver tid at have udnævnt et tilstrækkeligt antal personer, der kan varetage godkendelsesprocessen, herunder også under sygdom og ferie Enheden har ansvar for til enhver tid at have udpeget en kontaktperson, som kan afhjælpe eventuelle spørgsmål af bogføringsmæssig karakter, som DcR måtte have vedrørende de opgaver, som følger af denne aftale. Side 2 af 13

3 1.2.4 DcR tilrettelægger ikke de interne forretningsgange i Enheden ud over, hvad der ligger i bogholderiopgaven DcR vil gerne vejlede Enheden i, hvordan de interne forretningsgange i Enheden kan tilrettelægges. 1.3 Regnskabshåndbogen Standardaftalen er udarbejdet over de opgaver, der er i det daglige arbejde i en typisk enhed. Parterne er enige om, at opgaverne skal løses efter reglerne i Regnskabshåndbogen Når der sker ændringer i Regnskabshåndbogen, vil disse ændringer blive indarbejdet i opgaveløsningerne uden, at der indgås ny aftale mellem parterne DcR arbejder langsigtet på at automatisere arbejdsgangene så meget som muligt. Dette medfører, at papirforretningsgange forsvinder og erstattes af elektroniske indberetninger. DcR informerer Enheden grundigt om alle ændringer. Disse ændringer gennemføres uden, at der indgås ny aftale mellem parterne. 1.4 XAL - økonomisystemet Alle økonomioplysninger bliver ført i Grønlands Selvstyres centrale økonomisystem XAL DcR har udarbejdet vejledning i, hvordan XAL-økonomisystem betjenes. 1.5 IRIS Alle regninger / fakturaer og kreditnotaer sendes til DcR, der skanner disse i faktura-håndteringssystemet IRIS. Enheden konterer og godkender regninger / fakturaer og kreditnotaer i dette system For at lette kontering er mest muligt af konteringen udfyldt på forhånd. Hvis Enhedens finanslovskonto er entydig, er denne udfyldt. Hvis en leverandørs regning kun kan konteres på en artskonto, er denne anført. Hvis regningen kun kan konteres på få artskonti, er der kun mulighed for at kontere på disse artskonti DcR har udarbejdet vejledning i, hvordan IRIS betjenes. 1.6 Samspillet mellem XAL og IRIS For ikke at have 2 systemer, der skal ajourføres hver for sig, er der lavet elektroniske overførsler mellem systemerne. Herved minimeres risikoen for fejl mellem systemerne Finanslovsoplysninger bliver ajourført i XAL og overføres dagligt til IRIS Hver mandag til torsdag kl. 11:00 bliver alle godkendte regninger i IRIS overført til XAL og betalt ved forfald via XAL DcR kan sætte begrænsninger i de artskonti, en leverandørs regninger kan konteres på. Dette bliver styret i IRIS. Side 3 af 13

4 1.7 Enhedens regnskabsinstruks Enheden har ansvar for, at der udarbejdes en regnskabsinstruks for Enheden. Se regnskabshåndbogen 1, Enheden har ansvar for, at der sker en løbende ajourføring af regnskabsinstruks og attestationslister Enheden skal en gang om året indsende en ajourføring af regnskabsinstruksen. Se regnskabshåndbogen 1, Ovenstående skal fremsendes til 1.8 Kommunikation mellem Enheden og DcR Kommunikationen mellem parterne skal i så stor udtrækning som muligt ske pr. mail. DcRs mailadresser står i slutningen af aftalen Regnskabshåndbogen og de blanketter, som Enheden skal bruge, findes på Departementet for Finanser > Økonomi og Personalestyrelsen (ASA) > DcR. 1.9 Konfliktløsning Paterne er enige om, at eventuelle konflikter først forsøges løst af de involverede personer, der normalt arbejder med sagen Hvis de involverede personer ikke får løst konflikten, vil de to underskrivere af aftalen forsøge at løse konflikten Hvis de to underskrivere af aftalen heller ikke kan løse konflikten, involverer parterne deres respektive overordnede Enhedens organisation Alle regninger / fakturaer og kreditnotaer sendes til DcR. For at DcR kan sende regningerne videre, skal de være forsynes med entydig identifikation af den pågældende Enhed. Til dette formål bruges det internationale nummersystem GLN. Dette blev tidligere kaldt EAN. Det er leverandøren, der skal sætte nummeret på regningen og sende regningen til DcR. Derfor skal Enheden ved hver bestilling af varer og tjenesteydelser oplyse GLNnummeret og at regningen skal sendes til DcR En typisk enhed har et GLN-nummer Store enheder med klart definerede større organisatoriske afdelinger kan være delt op på flere GLN-numre. Jo flere GLN-numre, jo sværere har leverandørerne ved at skrive det rigtige nummer på regningerne Særlig komplekse enheder kan have ansat en lokal person, der sender regningerne rundt i enheden til godkendelse hos de relevante personer. En lokal distributør. Denne løsning kræver, at der altid er en person i enheden, der er oplært til denne funktion og udfører den dagligt Hvis det aftales, at der skal være flere GLN-numre eller en lokal distributør, skal dette fremgå af forsiden af aftalen. Ellers oprettes Enheden med kun et GLN-nummer. Side 4 af 13

5 1.11 Afvigelser fra standard Hvis der er aftalt afvigelser fra standard, skal dette stå på forsiden af aftalen, idet der ikke må rettes i selve standardaftalen Hvis der aftales, at DcR skal løse en ekstraopgave for Enheden, skal der skrives et bilag til aftalen. Bilaget skal beskrive selve opgaven og præcisere, hvad Enheden skal løse af opgaven, og hvad DcR skal løse af opgaven. En ekstraopgave er en bogholderiopgave, der ikke er beskrevet i standardaftalen. På forsiden af aftalen om regnskabsopgaven skrives, at der er indgået en aftale om det specifikke emne. 2 Kreditorer 2.1 DcR Modtager faktura fra leverandøren eller Enheden Scanner faktura Tjekker at kreditor anvender korrekt adresse (sender ændringsmeddelelse til kreditor) Tjekker at kreditors stamoplysninger er opdaterede (og ændrer om fornødent i XAL) Overfører dagligt faktura til indgangsbogen i XAL Sender dagligt faktura i IRIS til attestation hos Enheden Bogfører dagligt godkendte fakturaer i XAL Varetager rykkerprocedure overfor Enheden for ikke godkendte bilag. 2.2 Enheden Modtager faktura i IRIS fra DcR Konterer og attesterer for korrekt pris, modtagelse af vare, rigtig adresse, periode osv. i henhold til regnskabsinstruksen. En godkendelse af en faktura i IRIS er udtryk for, at Enheden påtager sig budgetansvaret for omkostningen. En godkendt faktura\kreditnota kan ikke umiddelbart sendes videre til andre enheder, dette skal ske via PM systemet Når der er fejl i fakturaen, kontakter Enheden leverandøren og får fejlen rettet. Dette gælder også ved anmodning om kreditnota. Se i IRIS vejledningen, hvordan Enheden skal betjene kreditnotaer i IRIS i sådan en situation Godkender/attesterer fakturaen\kreditnotaen i IRIS. Ved godkendelsen i IRIS overføres fakturaen\kreditnotaen automatisk til DcR Fakturaen er altid til rådighed for Enhedens eget brug i IRIS Hvis en Enhed modtager en faktura direkte fra leverandøren videresendes den til DcR. Enheden skal straks kontakte leverandøren om den rigtige regningsadresse samt sørge for, at Enhedens GLN-nummer er skrevet på fakturaen. Side 5 af 13

6 2.2.7 Hvis en Enhed modtager kreditorkontoudtog direkte fra leverandøren sendes dette til DcR, og leverandøren kontaktes om, at det fremover skal sendes til DcR med korrekt GLN-nummer. 2.3 Periodeafslutning Når en kreditor sender et kontoudtog til DcR afstemmer DcR kontoudtoget, herunder at afklare åbne poster med kreditor. Kun hvis en kreditor rykker for en betaling og DcR ikke kender regningen, kan DcR bede om et kontoudtog fra leverandøren Hver måned afstemmes kreditormodulet i XAL med finansmodulet i XAL på totalniveau. En gang i kvartalet afstemmes kreditormodulet med finansmodulet på enhedsniveau DcR udsender senest på den 5. hverdage i måneden en oversigt over ikke godkendte fakturaer for den foregående måned. 3 Debitorer 3.1 Enheden Udfylder formular Anmodning om fakturering og sender den til DcR. Blanket 3.2.A Enheden vurderer ved manglende betaling, om den skal følge op på DcRs rykkere overfor debitor, da Enheden risikerer at miste indtægten. 3.2 DcR Udarbejder og bogfører faktura på grundlag af anmodningen om fakturering Sender faktura til debitor Arkiverer fakturagrundlag og fakturakopi Modtager betaling og foretager bogføring heraf Varetager rykkerprocedure ( rykker). Der udsendes rykker med 1 måneds mellemrum. Den 1. i måneden efter afsendelsen af fakturaen Sagsbehandler ved diskussion med debitor om fakturaens rigtighed. Dette sker i samarbejde med Enheden Sagsbehandler ved ønske om afdragsordninger Hvis en faktura ikke er betalt i løbet af 6 måneder, sendes sagen til Skattestyrelsens inkasso Bogfører afskrivninger ved oversendelse til inkasso Hver måned afstemmes debitormodulet i XAL med finansmodulet i XAL på totalniveau. En gang i kvartalet afstemmes debitormodulet med finansmodulet på enhedsniveau. Side 6 af 13

7 4 Mellemregninger PM (Posteringsmeddelelse): Enheden modtager PM 4.1 DcR Modtager mellemregningsbilag fra øvrige enheder (interne og kommuner) Scanner PM-en Sender PM-en til Enheden Arkiverer PM-en Bogfører godkendte PM-er. 4.2 Enheden Behandler PM som kreditorbilag, uanset om det er en indtægt eller en udgift for Enheden. Se nærmere under afsnit Kreditorer. 5 Mellemregninger PM: Enheden sender en PM. 5.1 Forretningsgangen er den sammen uanset om PM-en er til en kommune eller til en anden enhed (GLN-nr.) 5.2 Enheden Udfylder formular Anmodning om mellemregning/pm Sender formularen til DcR. Bilag vedlægges. 5.3 DcR Udarbejder og bogfører PM-en på grundlag af anmodningen om mellemregning/pm Hvis PM-en er til en kommune, sendes den til kommunen Hvis PM-en er til en enhed, scannes den i IRIS og sendes til enheden Arkiverer anmodningen Afstemmer mellemregningskonto herunder afklaring af åbne poster med modpart Varetager rykkerprocedure overfor enheden / kommunen for ikke godkendte bilag. 6 Kontantkassen 6.1 Enheden kan vælge at have en kontantkasse. Denne kan bruges til tømning af mønttelefoner, vaskemønter, handel med fangere mm. Ikke til betaling af fakturaer, udbetaling af rejseforskud mm. Hvis Enheden vælger en kontantkasse er forretningsgangen følgende: 6.2 Enhed Udarbejder kasserapport og afstemmer kassebeholdning ugentlig. Benyt kasseoptællingsliste fra Godkender og konterer samtlige bilag. Side 7 af 13

8 6.2.2 Sender straks efter månedens slutning sendes selve kasserapporten og underliggende godkendte og konterede bilag til DcR. Bilag med fangere mm skal være med CPR-nr. Sender også de afstemte kasseoptællingslister Sørger for, at der er penge i kassen. Benyt blanket 3.4 Likviditetsoverførselsblanket. 6.3 DcR Bogfører kasserapport og tilhørende bilag Arkiverer materialet. 7 Debetkort 7.1 Enheden kan vælge at have debetkort til sine ansatte til indkøb i forretninger mm. Ikke til betaling af fakturaer mm. Hvis Enheden vælger at have debetkort er forretningsgangen følgende: 7.2 Enheden Enheden kan vælge at en eller flere ansatte kan have et debetkort Debet MasterCard. Hvis der er flere ansatte, skal hver have sit eget debetkort Kortholderne skal ved brug af kortet straks aflevere bilag til Enheden Enheden har adgang til den bagvedliggende webbankkonto Afstemmer bankkontoudtog med de modtagne bilag fra kortindehaveren Konterer og godkender bilagene Indsender mindst en gang om måneden og altid ved månedsafslutningen kontoudtog og de konterede og godkendte bilag til DcR Sørger for, at der er penge på kontoen. Benytte blanket 3.4 Likviditetsoverførselsblanket. 7.3 DcR Bogfører kasserapport og tilhørende bilag Arkiverer materialet Overfører penge. 8 Bankoverførsel 8.1 Enheden Når en Enhed ønsker overførsel af et pengebeløb til en bank uden om IRIS. benyttes blanket 4.1.F Anmodning om bankoverførsel. Ved overførsel i udenlandsk valuta bruges blanket 4.1.G Anmodning om bankoverførsel med Udenlandsk linie Blanketten udfyldes og godkendes. Bilag vedlægges. Sendes til DcR. 8.2 DcR Overfører penge. Side 8 af 13

9 8.2.2 Bogfører blanketten og dens bilag Arkiverer materialet. 9 Rejser 9.1 Enheden Forskud udbetales til den rejsende ved at udfylde blanket 6 Dagpenge ved tjenesterejser. Afkryds feltet forskud Blanketten sendes til DcR Endelig afregning til den rejsende skal ske senest 14 dage efter den rejsendes hjemkomst. Blanket 6 Dagpenge ved tjenesterejser. Afkryds feltet Afregning Blanketten sendes til DcR Hvis Afregningsblanketten ikke er modtaget senest 14 dage efter hjemkomst, rykker Enheden den rejsende. Dette gentages mindst en gang om ugen. 9.2 DcR Udregner pengebeløbet ved forskud og ved afregning Overfører pengene Bogfører dagpengene Arkiverer materialet Hvis rejseforskuddet ikke er afregnet i løbet af 1 måned sendes rejseforskuddet til løntræk. Enheden har rykket regelmæssigt. 10 Løn og lønafstemning - bruttolønliste 10.1 Enheden Enheden har ansvaret for personalet i relationen til Lønservice Enheden har ansvaret for at indberette diverse indeholdelser / ekstra udbetalinger til Lønservice fx ferie uden løn, feriefrirejser, huslejeopkrævninger, fri telefon, overarbejde mm Enheden skal efter hver lønudbetaling afstemme lønnen efter regnskabshåndbogens retningslinier i sektion Statusposter Lønsystem indtægter tilbageholdt DcR sender hver måned kontoudtog til Enheden for den pågældende måned, hvis Enheden normalt bruger kontoen og det er aftalt med DcR Enheden bør hver måned meddele DcR, hvor til de indeholdte indtægter skal omkonteres. Dette for at give et retvisende billede af Enhedens indtægter. Side 9 af 13

10 Hvis DcR ikke får informationer fra Enheden, bliver beløbet stående. DcR gør ikke mere ved sagen Beløbet indgår automatisk i Enhedens driftsudgifter Interim DcR sender hver måned kontoudtog til Enheden for den pågældende måned, hvis Enheden normalt bruger kontoen og det er aftalt med DcR Enheden bør hver måned meddele DcR, hvor til beløbene skal omkonteres. Dette for at give et retvisende billede af Enhedens omkostninger. På kontoen kan være bogført beløb, der ikke umiddelbart kan placeres Hvis DcR ikke får informationer fra Enheden, bliver beløbet stående. DcR gør ikke mere ved sagen Beløbet indgår automatisk i Enhedens driftsudgifter Kassen Hvis Enheden har en kontantkasse indsender Enheden kasseoptællingslister hver måned. Se afsnit Kontantkasse DcR afstemmer kontoen i forhold til den sidst modtagne kasseoptællingsliste Ved difference kontakter DcR Enheden Bank - Grønlandsbanken Hvis Enheden bruger Debetkort indsender Enheden bankkontoudtog med bilag for kontoen vedrørende debetkort mindst ved månedens afslutning. Se afsnit Debetkort DcR afstemmer en gang om måneden kontoen i XAL i forhold til det sidst modtagne kontoudtog Ved difference kontakter DcR Enheden Bank - Andre banker Hvis Enheden bruger Debetkort indsender Enheden bankkontoudtog med bilag for kontoen vedrørende debetkort mindst ved månedens afslutning. Se afsnit Debetkort DcR afstemmer en gang om måneden kontoen i XAL i forhold til det sidst modtagne kontoudtog Ved difference kontakter DcR Enheden Deposita DcR sender hver måned kontoudtog til Enheden for den pågældende måned, hvis Enheden normalt bruger kontoen og det er aftalt med DcR Enheden indsender dokumentation til DcR ved ændringer på kontoen DcR tjekker en gang i kvartalet om der har været bevægelser på Enhedens konto. Side 10 af 13

11 DcR rykker Enheden ved manglende modtagelse af dokumentation Debitorsamlekonto Faktura: DcR har løbende rykket debitor og informerer Enheden. Efter 6 måneder afskrives beløbet og overføres til inkasso Rejseforskud: Skal være afregnet 14 dage efter hjemkomst. Enheden har rykket modtageren en gang om ugen. Efter 1 måned sender DcR beløbet til løntræk Eksternt betalte projekter Eksternt betalte projekter drejer sig typisk om gaver eller modtagne forskningsmidler Enheden indsender kopi af aftale, hvis projektet forventes at vare over 3 måneder Enheden aftaler med DcR, hvordan der skal bogføres på kontoen, inden projektet starter. DcR anbefaler, at der bruges XAL-modulet Time/sag almindelig DcR sender hver måned kontoudtog til Enheden for den pågældende måned, hvis det er aftalt, at Enheden bruger kontoen Enheden bekræfter kontoudtoget rigtighed fx med en mail. Hvis der er bemærkninger sendes de til DcR DcR rykkers Enheden ved manglende modtagelse af dokumentation Enheden har ansvaret for at meddele DcR, når et projekt forventes afsluttet eller er afsluttet manuelle kreditorer Kontoen må kun benyttes efter aftale med DcR. Normalt er kontoen spærret Hvis Enheden har aftalt at anvende kontoen, sender DcR hver måned kontoudtog til Enheden for den pågældende måned Enheden sender hver måned kontoudtoget retur til DcR med bemærkninger over alle kontoens åbenstående poster DcR rykker Enheden ved manglende modtagelse af dokumentation Ultimo året flytter DcR kontoens indhold til 7110, interimskontoen, hvorved kontoen vil blive driftsbogført i de pågældende år periodiseringskontoen marts sender DcR et kontoudtog til Enheden og beder om oplysninger om, hvor til de enkelte beløb skal konteres april meddeler Enheden DcR, hvilke konti de enkelte posteringer skal omkonteres til maj flytter DcR de resterende poster til 7110, interimskontoen DcR giver hver måned intern revision oplysninger om ovenstående konti. Side 11 af 13

12 11.12 DcR gennemgår samtlige statusposter ved overtagelse af bogholderiopgaven Hvis der er et plus beløb på et sted og et tilsvarende minus beløb på et andet sted, udligner DcR beløbene Hvis der er et plus beløb på en i1 og eller i2 og et tilsvarende minus beløb på en anden i1 og eller i2, udligner DcR beløbene Hvis der er andet, som DcR finder mærkeligt kontakter DcR Enheden for afgørelse af, hvordan de pågældende poster fremover skal være konteret Alle øvrige statusposter er det Enhedens eget ansvar at afstemme. 12 Inventarlister 12.1 Enheden ajourfører mindst 1 gang årligt (senest til årsafslutning) inventarlisten. Listen sendes til ITR@nanoq.gl Udskrift af XALs inventarliste kan altid rekvireres hos DcRs Konsulentafdeling 13 Budget udarbejdelse 13.1 Enheden indsender i begyndelsen af året Enhedens interne budget til DcR. Dette kan ske på et mindre regneark, som kan fås fra ved ind sending af mail til DcR@nanoq.gl 14 Budgetopfølgning 14.1 Enheden aftaler med DcR, hvilke standard regnskabsrapporter den ønsker, at DcR sender til Enheden hver måned Ønskerne kan løbende justeres. Henvendelse til DcR@nanoq.gl 14.3 DcR anbefaler, at Enheden modtager sit forbrug stillet sammen med Enhedens eget budget. Den såkaldte balance/bevilling. Herudover kan der sendes diverse kontoudtog. 15 Årsafslutning 15.1 I IRIS skal alle bilag vedrørende gammelt regnskabsår være godkendt, inden der lukkes for bogføring i gammelt år. Det er bogføringsdatoen, der bestemmer, hvilket år fakturaen bogføres i DcR kontakter Enheden i januar måned, hvis der er fakturaer, der ikke er godkendt i gammelt år. Parterne aftaler om den enkelte regning skal godkendes eller overføres til nyt år Hvis Enheden ikke reagerer indenfor en rimelig tid overfører DcR fakturaerne til nyt år Hvis en regning er over 6 måneder gammel kontaktes Enheden. Side 12 af 13

13 15.5 DcR udsender omkring årsskiftet en udførlig vejledning i, hvad Enheden skal gøre i forbindelse med, at der skiftes regnskabsår. 16 DcRs kontorer, adresser og arbejdsområder 16.1 Kreditorbogholderi 2 mail adresser 16.2 Fakturaer / Kreditnotaer skal sendes til Faktura@nanoq.gl 16.3 Til Kreditor@nanoq.gl sendes Kontoudtog fra leverandører Spørgsmål vedr. fakturaer / kreditnotaer Spørgsmål vedrørende IRIS Debitorbogholderi - Debitor@nanoq.gl Anmodning om Fakturering / PM med underbilag Anmodning om Rejseforskud / Rejseafregning med underbilag Spørgsmål vedr. ovennævnte emner Specielbogholderi speciel@nanoq.gl Anmodning om bankoverførsel med underbilag Anmodning om udlandsoverførsel med underbilag Finansbogholderi f-bogholderi@nanoq.gl Posteringsbilag med underbilag Kasserapport, optællingsrapport samt bilag Spærring af Enheds bankkonto Standardudtræk til budgetopfølgning Konsulentafdeling - xal@nanoq.gl Oprettelse / Spærring af bruger i IRIS Ændring af IRIS afdelinger Oprettelse af bruger i økonomisystemet XAL. 17 Alle blanketter, vejledninger, oplysninger er på nettet nanser/oekonomi_og_personalestyrelsen/den_centrale_regnskabsafdelin g.aspx Side 13 af 13