B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse

Transkript

1 CHEFGRUPPEN Ullasvej Rønne Tlf.: Fax: Referat, møde nr. 77. Chefgruppens møde den kl , mødelokale C, Ullasvej 23, Rønne Fraværende: Henrik Eybye Nielsen, Vibeke Juel Blem, Kenth Ferning Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) 2. Opfølgning på udviklingsaftalen (B) v/ Claus Stensgaard Jensen 3. Opfølgning på 2011-mål på Økonomi- og Erhvervsudvalgets område(b) v/ Stine Hansen 4. Analyse af decentrale administrative opgaver (O) v/ Claus Stensgaard Jensen 5. Samling af administrationen (B) v/martin Petersen og Kenth Ferning 6. Gensidig orientering (O) 7. Evt. J.nr.: B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse

2 Side 2/8 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) Godkendt. 2. Opfølgning på udviklingsaftalen (B) Resumé Bornholms Regionskommune skal pr. 1. maj 2012 indsende en opfølgning på udviklingsaftalen til Økonomi og Indenrigsministeriet. Udviklingsaftalens afsnit om opfølgningen er gengivet under sagsfremstillingen. Der er udarbejdet en tids- og procesplan for udarbejdelsen af opfølgningen. Sagsfremstilling Nedenstående er en gengivelse af udviklingsaftalens afsnit 4: 4 Aftalens opfølgning Aftalen er gældende for fire år i perioden Der foretages en årlig opfølgning på aftalen. Bornholms Regionskommune udarbejder til dette brug en årlig redegørelse om kommunens økonomi, som skal være Indenrigs- og Sundhedsministeriet i hænde senest den 15. april (redegørelsen udarbejdes første gang pr. 1. maj 2012) Bornholms Regionskommune og Indenrigs- og Sundhedsministeriet vil afholde møde om udviklingsaftalen på grundlag af den ovennævnte redegørelse, og i øvrigt hvis der er behov herfor. Redegørelsen skal omfatte en oversigt over rammevilkårene og kommunens økonomiske vilkår. Redegørelsen skal i særlig grad sætte fokus på de betingelser, som er knyttet til tilsagnet, jf. afsnit Beskatningen Her redegøres for skatteprocenten, grundskyldspromillen og dækningsafgiften i sammenhæng med det foregående år. 2. Administrationsudgifter Her redegøres for, hvilke tiltag der gøres for at nedbringe administrationsudgifterne. Administrationsudgifterne reduceres med 2 pct. pr. år i perioden med udgangspunkt i budgettet for De administrative udgifter opgøres i denne forbindelse som nettodriftsudgifterne til den politiske og administrative organisation, dvs., funktionerne i budget- og regnskabssystem for kommuner. Det bemærkes, at udgifter i forbindelse med afholdelse af møder, konferencer o.lign. vedr. Bornholms Vækstforum ikke indgår i opgørelsen.

3 Side 3/8 Ved opfølgningen vil Indenrigs- og Sundhedsministeriet være opmærksom på Bornholms Regionskommunes udgiftsbehov samt den administrative personaletyngde i forhold til det samlede antal ansatte. 3. Budgetoverholdelse Der skal tilstræbes stor budgetdisciplin, hvor der skal være overensstemmelse mellem budget og regnskab. Redegørelsen kan bl.a. indeholde en beskrivelse af, hvilke tiltag kommunen har taget og planlægger at tage med henblik på at styrke økonomistyringen på det specialiserede socialområde. Indenrigs- og Sundhedsministeriet forbeholder sig muligheden for at revurdere særtilskuddets størrelse i lyset af aftalens opfyldelse eller såfremt ændringer i tilskuds- og udligningssystemet giver anledning hertil. Aftalen udløber med udgangen af Bornholms Regionskommune indsender en redegørelse pr. 15. april 2015, som dels er en årlig redegørelse, dels også indeholder en vurdering af, hvilke effekter særtilskuddet generelt har haft på kommunens økonomi. Ved afslutningen af aftalen udarbejdes en plan som indeholder en vurdering af de fremtidige udfordringer. 4. Effektivisering af serviceområderne Redegørelsen skal fokusere på effektivitetsforbedringer vedrørende Det specialiserede socialområde Børneområdet Skoleområdet Ældreområdet Der er udarbejdet nedenstående tidsplan for udarbejdelse af opfølgningen: 20. april Frist for fremsendelse af bidrag til Strategi og Analyse 30. april Behandling i Direktionen 8. maj Behandling i Chefgruppen 18. maj Behandling i Økonomi- og Erhvervsudvalget Økonomi- og Indenrigsministeriet er anmodet om, at redegørelsen først indsendes pr. 20. maj Strategi og Analyse har det overordnede ansvar for udarbejdelse af opfølgningen, idet ansvaret for bidrag er fordelt således: Oversigt over kommunens rammevilkår Strategi og Analyse Områdesekretariaterne Regional Udvikling Oversigt over kommunens økonomiske vilkår ØA 1. Beskatningen ØA 2. Administrationsudgifterne ØA 3. Budgetoverholdelse ØA + Børne- og Skolesekr. 4. Effektivisering på serviceområderne Børne- og Skolesekr. Social- og Sundhedssekr.

4 Side 4/8 Indstilling Økonomidirektøren indstiller, at tids- og procesplanen godkendes. Godkendt. 3. Opfølgning på 2011-mål på Økonomi- og Erhvervsudvalgets område(b) Resumé I budgettet for 2011 er der på Økonomi- og Erhvervsudvalgets område en række mål, herunder mål af tværgående karakter, som der skal følge op på over for udvalget. Sagsfremstilling Der skal udarbejdes en opfølgning overfor Økonomi- og Erhvervsudvalget på de mål for 2011, som vedrører udvalgets områder. Det er både specifikke politikområdemål og mål af tværgående karakter. I vedlagte bilag er en tidsplan for opfølgningen og en oversigt over målene for Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at tidsplanen for opfølgningen godkendes. Tidsplanen blev godkendt. 4. Analyse af decentrale administrative opgaver (O) Resumé Økonomi- og Erhvervsudvalget har i forlængelse af screeningsrapporten fra BDO bedt om en nærmere analyse af varetagelsen af de administrative opgaver på det decentrale niveau. Der iværksættes en analyse med fokus på regnskabs- og bogføringsopgaver, lønadministration og personaleadministration. Sagsfremstilling BDO har påpeget et besparelsespotentiale på det administrative område, idet der i screeningsrapporten peges på, at det uudnyttede administrative potentiale vil skulle findes decentralt. Økonomi- og Erhvervsudvalget har på den baggrund bedt om en nærmere analyse af varetagelsen af de administrative opgaver på det decentrale niveau.

5 Side 5/8 Analysen vil blive gennemført med udgangspunkt i en spørgeskemaundersøgelse i de decentrale enheder. Der vil forud for udsendelse af spørgeskemaerne blive givet en introduktion til undersøgelsen over for ledere og relevante medarbejdere i virksomhederne. KL har udviklet et værktøj til benchmarking af regnskab-, bogførings- og lønopgaver, hvor der foreligger spørgeskemaer overfor både det centrale og det decentrale niveau. Analysen vil tage udgangspunkt i spørgeskemaet til decentrale niveau, og vil derudover blive suppleret med et spørgeskema på det personaleadministrative område. Der gennemføres således ikke en total analyse af alle de administrative opgaver der udføres decentralt. Det er vurderet, at dette ikke er relevant i forhold til afdækning af de administrative opgaver, der både udføres centralt og decentralt. Analysen gennemføres Økonomi og Analyse og igangsættes efter påske. Analysen afsluttes inden sommerferien, således at resultatet kan indgå i budgetmaterialet. Indstilling Økonomidirektøren indstiller, at sagen tages til efterretning. Økonomi- og Erhvervsudvalget har på møde den 21. marts 2012 udtrykt ønske om at få undersøgt potentialet for at samle nogle af de administrative funktioner, der i dag udføres decentralt af medarbejdere, der ikke aflønnes via konto 6. Dette arbejde vil blive igangsat umiddelbart efter påske, hvor virksomhedslederne vil blive samlet og informeret om opgaven. Der forventes at foreligge et resultat medio maj. 5. Samling af administrationen (B) Resumé Godkendelse af procesplaner for projekterne Ny Organisation og Bornholms Rådhus. Sagsfremstilling Chefgruppen besluttede på møde den 24. januar 2012 en ny organisering af projektet for samling af administrationen. Det indebærer udarbejdelse af en procesplan for projekt Ny Organisation og en procesplan for projekt Bornholms Rådhus. Procesplanerne indeholder udgangspunktet for formulering af vision, organisering af arbejdet og en tidsplan. Af procesplan for Ny Organisation følger: - rammerne for arbejdet med vision fastlægges med udgangspunkt i KB s visioner

6 Side 6/8 o Et godt og aktivt liv for alle o Bornholm som videnssamfund o Grøn bæredygtig ø o Økonomisk bæredygtig ø Visioner fra drejebogen o Vi skal tilbyde den bedste borgerservice. o En effektiv og professionel administration. o Trivsel og arbejdsmiljø. o Administrationen der arbejder på tværs. Den brændende platform - hvilke udfordringer skal den nye organisation være et middel til at løse Herudover skal diskuteres rammerne for arbejdet med punkterne: 1. Politik og administration Politisk styreform og de fremtidige politikerroller hvordan skal arbejdsdelingen mellem politikere og administrationen være og hvilke krav stiller det til den administrative opbygning? 2. Borgeren i centrum og sikker myndighedsdrift Et centralt element siden reformen er øget fokus på borgeren, herunder pejlemærket om "én indgang til den offentlige sektor". Men hvilke krav stiller det konkret til den administrative opbygning? Og hvordan organiserer vi den rette balance mellem serviceydelser og myndighedsopgaver? 3. Centralisering og decentralisering Langt de fleste har decentralisering som et organisatorisk mål. Hvilke konkrete frihedsgrader skal de decentrale enheder have, og hvordan opbygges organisationen så der sikres de fornødne muligheder for udvikling, ledelse og styring? 4. Styreform og organisationsmodel Styreform og organisationsmodel bør hænge sammen. Traditionelle hierarkiske forvaltningsmodeller harmonerer dårligt med en udbredt form for kontraktstyring. 5. Geografisk spredning og én kommune Et vilkår for den kommunale administration har været en geografisk spredning i de tidligere rådhuse. En lille del af dette fastholdes. Så hvilke krav til organisationsmodellen stiller en sådan fysisk adskillelse, og hvordan kan helhedstænkningen i den nye samlede organisation tænkes ind i den nye organisationsmodel? 6. Effektivitet og virksomhedsdannelse Faglig, økonomisk og personalemæssig bæredygtighed vil få betydning for, hvordan for eksempel de decentrale enheder

7 Side 7/8 videreudvikles. Hvordan udvikler vi fortsat virksomhederne (via målog rammebudgetter, samt lederaftaler) med vægt på balance mellem centralisering og decentralisering, og sikring af den fornødne bæredygtighed? Og hvordan undgår vi, at bæredygtighed alene ender i et spørgsmål om centralisering, eller i opbygning af for mange ledelseslag? 7. Udviklingskraft og sikker drift Kravene til større udviklingskraft skal håndteres samtidig med forventninger til driftssikker myndighedsudøvelse, større fokus på dokumentation og effektiv udnyttelse af ressourcerne. Men hvordan tegner vi en organisation, der på samme tid har fokus på udvikling og sikker drift? Ovenstående vil blandt andet tage udgangspunkt i: De typiske organisationsmodeller Udvalgsstyre Betjening af udvalg Stabenes virke centralt og decentralt Organisationen set i forhold til centralisering og decentralisering generelt. Som nævn ovenfor er bæredygtighed ikke bare et spørgsmål om centralisering, ligesom det heller ikke er et mål i sig selv. Det vil skulle vurderes i forhold til opgaver og funktioner. Helhed, strategi og tværgående Politikere, direktion og chefgruppe (herunder snitfladerne mellem ledelsesniveauer, ressourcerne til planlægning og udvikling i forbindelse med direktørernes virke) Samt også emner som digitalisering, kommunikation etc. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller ovenstående til drøftelse. Chefgruppen vil hvert møde følge op på arbejdet, der med udgangspunkt i ovenstående iværksættes. Chefgruppen drøftede status. 6. Gensidig orientering (O) Torben Munch Sygefraværsstatistikker vil blive ændret, så det fremover kun er ansatte på ordinære vilkår der fremgår. Claus Munk Den ny hjemmeside og nyt intranet går i luften i uge 17. Chefgruppen vil få forevist en demonstration forinden. Da hjemmesiden har stort

8 Side 8/8 fokus på selvbetjeningsløsninger, skal det overvejes, om medarbejderne har brug for at blive klædt på til evt. at skulle vejlede borgerne i brugen af disse. 7. Evt. Da de nuværende arbejdstidsregistreringssystemer er ved at blive udfaset, skal muligheden for at bruge andre systemer overvejes. Autotid vil blive tilbudt på følgende vilkår, indtil et nyt system er indkøbt: IT-afdelingen vil alene stå for den tekniske afvikling. Brugeradministration, opdatering af saldo m.v. ligger ved den enkelte virksomhed. Ved systemnedbrud vil systemet ikke blive gendannet.