Håndbog for Grundfør Ungdoms- & Idrætsforening

Transkript

1 Håndbog for Grundfør Ungdoms- & Idrætsforening Udgave nr. 2, februar

2 Indholdsfortegnelse: 1. Forord 2. Vedtægter 3. Organisation 4. Adfærd, holdninger og handlinger 5. Kommunikation/Information/Sportslige samarbejder 6. Samarbejde mellem udvalgene 7. Økonomi/budgetter 8. Medlemsregistrering/Håndtering 9. Indkøb af rekvisitter 10. Sponsorer 11. Hjemmeside 12. Klubhus/Medborgerhus Liste over udvalgsmedlemmer, personer i stabsfunktioner, trænere, holdledere og kampfordelere findes på 2

3 1. Forord Hvis en forening skal fungere effektivt, er det vigtigt, at alle kender arbejdsgrundlaget, og dermed fællesskabets holdninger til både hinanden og konkrete situationer, hvorfor GUI har valgt at udfærdige denne Håndbog, som løbende vil blive revideret. Håndbogen er et værktøj, du som leder/træner i GUI, kan bruge som et opslagsværk, hvor du kan finde frem til beslutninger, der er truffet af generalforsamlingen, hovedbestyrelsen, udvalgene, eller Kommunen, samt hvilke forventninger/holdninger der forventes og er således vigtig i kommunikationen mellem beslutningstagere og brugere, samt dit daglige virke i GUI. Samtidig er håndbogen en information om GUI s sammensætning og et udtryk for GUI s holdningsbearbejdning af skrevne og uskrevne regler i forbindelse med det at være leder, træner, medlem, forældre, udvalgsmedlem, eller bestyrelsesmedlem i vores idrætsforening. Bagerst i håndbogen er der mulighed for, at det enkelte udvalg selv kan indsætte informationsmateriale, som udvalget finder vigtigt for afdelingens ledere/trænere. I afsnittet Adfærd, Holdninger og Handlinger, har vi forsøgt at opsætte et sæt spilleregler for hvordan Hovedbestyrelsen forventer at alle udvalg, medlemmer og alle andre der har tilknytning til GUI, optræder på, men også hvilke forventninger der kan stilles den anden vej igennem organisationen. GUI er en af de 3 ældste idrætsforeninger i Danmark, stiftet i 1866, som en skytteforening. GUI har igennem tiderne, altid haft ry for at være en hyggelig og åben idrætsforening, hvor der er plads til alle. Samtidig har GUI også altid været den forening i omegnen, der har kunnet samle mange mennesker, når der kaldes sammen til fest. Dette ry og den måde GUI omtales på, skal vi holde fast i, i årene fremover. Det håber vi denne Håndbog kan bidrage lidt til, men det er jo selvfølgelig også op til dig, som aktiv i GUI, og dermed en slags ambassadør for GUI, at bidrage til, at GUI i fremtiden kan bestå og fastholde det gode ry og omdømme som vi har. Rigtig god fornøjelse med læsningen af denne første Håndbog. Hvis du har ris, ros, eller nye input, er du altid velkommen til at kontakte undertegnede, eller en anden person i Hovedbestyrelsen. På Grundfør Ungdoms- & Idrætsforenings vegne Leif Konradsen Hovedformand 3

4 2. Vedtægter Love for GUI Grundfør Ungdoms & Idrætsforening 8382 Hinnerup 1 Foreningens navn er Grundfør Ungdoms- & Idrætsforening. (GUI). Hjemsted i Grundfør, 8382 Hinnerup. 2 Foreningens formål er, at fremme sporten og varetage medlemmernes sportslige interesser, samt at virke for udviklingen af et godt kammeratskab, og at foreningens midler anvendes almennyttigt. 3 I foreningen kan optages ethvert aktivt medlem, der har interesse i de på foreningens program stående sportsgrene, når han/hun vil indordne sig under dens love. Medlemmet har dermed stemmeret og er valgbar på generalforsamlingen. 4 Som passivt medlem optages enhver, der ønsker at støtte foreningen. Trænere, holdledere og lignende, der udfører et stykke arbejde i foreningens interesse, men som ikke selv er aktive, kan af bestyrelsen godkendes som gyldigt medlem. For hele denne paragraf gælder det, at man har stemmeret og er valgbar på generalforsamlingen. 5 Indmeldelse i GUI sker på klubbens hjemmeside. Kontingentet betales omgående direkte på hjemmesiden ved indmeldelsen. 6 Udmeldelse sker til kassereren eller til dennes stedfortræder. 7 Kontingentet for aktive/passive medlemmer betales i henhold til 5. Kontingentets størrelse fastsættes af bestyrelsen. Ved indmeldelse i en igangværende sæson, fastsættes kontingentets størrelse af bestyrelsen. 8 Er der ikke betalt kontingent i henhold til 5. kan der ikke deltages i kampe, træning, eller andre aktiviteter i GUI. Dog kan bestyrelsen føre undtagelser, hvis den finder det rimeligt. Bestyrelsen sidder under alle omstændigheder inde med den endelige afgørelse. 4

5 9 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Den årlige generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af februar. Meddelelse om generalforsamling gives gennem den lokale ugeavis, eller ved skriftlig meddelelse til alle stemmeberettigede til generalforsamlingen, senest 14 dage forud for generalforsamlingen. Sekretæren fører protokol over generalforsamlingens forløb. Dagsorden for den årlige generalforsamling: 1. Valg af ordstyrer. 2. Formandens beretning. 3. Udvalgenes beretninger. 4. Kassererens beretning. 5. Afstemning samlet om pkt Indkomne forslag. 7. Afstemning om hvert enkelt forslag. 8. Valg til Hovedbestyrelsen samt suppleant. 9. Valg til udvalgene. 10. Valg af 1 revisor samt 1 revisorsuppleant. 11. Eventuelt. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. 10 Ekstraordinær generalforsamling indkaldes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst 1/3 af de stemmeberettigede medlemmer skriftligt begærer det, med angivelse af forhandlingsemne. Der indkaldes efter samme regler som i Til en eventuel opløsning af foreningen kræves mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes stemmer, hvilke 2/3 skal udgøre mindst halvdelen af foreningens stemmeberettigede medlemmer. 12 Forslag samt valg til Hovedbestyrelse og udvalg afgøres ved simpelt stemmeflertal på generalforsamlingen. Lovændringer kræver 2/3 flertal af de fremmødte stemmeberettigede. Lovændringer træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen. Stemmeberettiget og valgbar til Hovedbestyrelse og udvalg er som i 3 og 4, samt forældre til medlemmer under myndighedsalderen. 13 Foreningens daglige ledelse varetages af en Hovedbestyrelse bestående af: formand, næstformand, kasserer og en sekretær. Den overordnede ledelse varetages af en bestyrelse, som består af Hovedbestyrelsen, samt formændene for de respektive udvalg. På generalforsamlingen skal der først vælges medlemmer til Hovedbestyrelsen, og evt. en suppleant. Disse vælges for en toårig periode og Hovedbestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen. Såfremt der ikke kan vælges fire personer til de fire første poster, føres foreningen, indtil næste ordinære generalforsamling, videre af et forretningsudvalg, som består af de tilbageværende Hovedbestyrelsesmedlemmer, samt 5

6 udvalgsformændene. Forretningsudvalget kan minimum bestå af udvalgsformændene. Forretningsudvalget har derefter samme beføjelser som bestyrelsen og kan handle på lige fod hermed. Derefter vælges medlemmer til udvalgene, som følger: Seniorudvalget kan bestå af 4 6 medlemmer. 1 af disse indtræder automatisk i sponsorudvalget. Ungdomsudvalget kan bestå af 4 6 medlemmer. 1 af disse indtræder automatisk i sponsorudvalget. Ungdomsudvalget udpeger selv 2 mindre underudvalg til at forstå den daglige drift af henholdsvis fodbold og håndbold. Hvert af de 2 underudvalg består minimum af 1 medlem fra Ungdomsudvalget. Badmintonudvalget kan bestå af 1 2 medlemmer. Petanqueudvalget kan bestå af 4 7 medlemmer. Sponsorudvalget kan bestå af 3 5 medlemmer. 1 2 medlemmer vælges på Generalforsamlingen, resten indtræder fra seniorudvalget med 1 person, ungdomsudvalget med 1 person, samt 2 personer fra Hovedbestyrelsen. Husudvalget kan bestå af 2 3 medlemmer. 1 2 medlemmer vælges på Generalforsamlingen, hovedformanden indtræder automatisk i udvalget. Dersom der ikke kan vælges medlemmer nok til et udvalg fortsætter generalforsamlingen, og bestyrelsen kan efterfølgende supplere med nye udvalgsmedlemmer. Alle udvalgsmedlemmer er indvalgt for en toårig periode og konstituerer sig, inden udgangen af marts, i henhold til det underbilag for konstituering, der er udarbejdet af Hovedbestyrelsen. Formanden for hvert udvalg indtræder i bestyrelsen. Slutteligt vælges 1 revisor, samt 1 revisorsuppleant. Disse vælges for en 2-årig periode. Bestyrelsen kan udover ovenstående udvalg nedsætte ad hoc udvalg på et hvilket som helst tidspunkt af året. Hovedkassereren har tegningsret for samtlige GUI s konti. 14 Udvalgene sørger for en evt. opkridtning og anden vedligeholdelse af banerne. Kontakt til kommunen og idrætssamvirket sker i samråd med Hovedbestyrelsen. 15 Udvalgene sørger for at materiellet og alle rekvisitter bliver holdt i orden. 16 Eventuelle holdsamarbejder med andre klubber kan kun endeligt besluttes af bestyrelsen. 17 Foreningens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december. 6

7 18 Dersom bestyrelsen skønner det påkrævet, kan et medlem udelukkes af foreningen, ligesom karantæne kan idømmes i en kortere eller længere periode. Bestyrelsen sidder i alle tilfælde inde med den endelige afgørelse. 19 GUI s klubdragt er rød/hvide trøjer med striberne på langs af kroppen stribebredde 5-8 cm eller nærmeste mål der føres på markedet. Hvide eller røde korte bukser og røde strømper. Bestyrelsen kan, når særlige forhold taler derfor, give tilladelse til at afvige fra klubdragten, som den er beskrevet ovenfor, herunder også ved specielle holdsamarbejder/klubsamarbejder med andre klubber. Træningsdragtens udformning bestemmes af bestyrelsen, for hver sæson. 20 Bestyrelsen er ansvarlig for økonomien, og udstikker retningslinier for de enkelte udvalg. 21 Ved foreningens ophør skal et eventuelt overskud herunder materiel overdrages til Lions, Hinnerup, som herefter forestår den videre fordeling, dog under hensyntagen til, at dette skal gå til sportslige aktiviteter blandt børn og unge med tilknytning til Grundfør Sogn. Lovene er sidst ændret på generalforsamlingen den 25. februar

8 3. Organisation Organisation i GUI pr. 1. januar 2009: Hovedbestyrelsen driver klubben i dagligdagen og kan agere i henhold til vedtægterne, dog kan Bestyrelsen bemyndige Hovedbestyrelsen til at tage visse økonomiske beslutninger, op til et nærmere aftalt beløb. Se også udfor hvert medlem af Hovedbestyrelsen. Hovedformand: Næstformand: Hovedkasserer: Sekretær: Overordnet ledelse af klubben. Kontakt til Kommunen og idrætssamvirke. Medlem af Formandsudvalget i Gl. Hinnerup Kommune. Medlem af Husudvalget. Medlem af Sponsorudvalget Ansvarlig for afholdelse/indkaldelse til Generalforsamling. Kontaktperson til et af de sportslige underudvalg. Ad hoc opgaver. Stedfortræder for formanden. Kontakt til DGI og DIF. Medlem af Formandsudvalget i Gl. Hinnerup Kommune. Børneattester. Halfordelingsmøder. Kontaktperson vedr. hal i Rønbækcentret. Kontaktperson til et af de sportslige underudvalg. Kontaktperson vedr. afvikling af evt. Sportsfester. Ad hoc opgaver. Overordnet økonomisk styring. Overordnet ansvarlig for indkøb af rekvisitter. Medlem af Sponsorudvalget. Medlemsregistrering. Kontaktperson til et af de sportslige underudvalg. Spillercertifikater. Ad hoc opgaver. Indkaldelse til bestyrelsesmøder i. h. t. planen. Tage referat af alle bestyrelsesmøder og Generalforsamlingen. Udsendelse af dagsordener og referater. Revidering af Håndbog for GUI. Stabsfunktioner under Hovedbestyrelsen: Medlemsregistrering Hjemmesiden/IT Øl/vandautomat Navne, telefonnumre og adresser på ovenstående findes på klubbens hjemmeside. 8

9 Bestyrelsen er sammensat af hele Hovedbestyrelsen, samt alle udvalgsformænd. Bestyrelsen afholder 4 6 møder om året og står for den overordnede drift af klubben. Udvalgene: Der arbejdes med 4 faste sportslige underudvalg, samt 2 faste ikke sportslige underudvalg, samt eventuelle ad hoc udvalg, som kan nedsættes af bestyrelsen. Alle udvalg agerer i henhold til vedtægterne og Håndbog for GUI. Faste sportslige udvalg: Seniorudvalg Ungdomsudvalg Petanqueudvalg Badmintonudvalg. Faste ikke sportslige udvalg: Sponsorudvalg Husudvalg. Ad hoc udvalg: Kan nedsættes af bestyrelsen. Seniorudvalget er ansvarligt for alle aktiviteter i fodbold og håndbold, for seniorer. Udvalget kan bestå af 4 6 personer. Fodbold: Seniordamer, seniorherrer, samt 2 hold i oldboys herrer. Håndbold p.t. kun et herre oldboys hold. Udvalget består af: Formand: Næstformand: Økonomi/indkøb: Sekretær: Udvalgsmedlem 1: Udvalgsmedlem 2: Overordnet ledelse af seniorafdelingen. Medlem af bestyrelsen. Ansvarlig for holdsamarbejder. Medlemsregistrering. Stedfortræder for formanden. Ansvarlig 11-mandsbaner/kridtning. Ansvarlig for alle seniorturneringer og kampfordeling. (Kampfordeling kan uddelegeres i samråd med ungdomsudvalget). Budgetansvarlig. Attestering af bilag og aflevering af disse til hovedkassereren. Ansvarlig for indkøb af rekvisitter i. h. t. budget. Medlem af Sponsorudvalget. Indkaldelse til udvalgsmøder i. h. t. udarbejdet plan. Tage referat fra møder. Udsendelse af dagsordener og referater inkl. kontaktperson i HB Ad hoc opgaver i udvalget. Do. 9

10 Ungdomsudvalget er ansvarligt for alle aktiviteter i fodbold og håndbold, for ungdom. Udvalget kan bestå af 4 6 personer. Udvalget består af: Formand: (Fodbold/håndbold) Næstformand: (Håndbold/fodbold) Økonomi/indkøb: Sekretær: Udvalgsmedlem 1: Udvalgsmedlem 2: Overordnet ledelse af afdelingen. Medlem af bestyrelsen. Ansvarlig for holdsamarbejder. Medlemsregistrering. Stedfortræder for formanden. Halfordelingsmøder. Ansvarlig for 5 og 7-mandsbaner/kridtning. Ansvarlig for alle ungdomsturneringer og kampfordeling. (Kampfordeling kan uddelegeres i samråd med seniorudvalget). Budgetansvarlig. Attestering af bilag og aflevering af disse til Hovedkassereren. Indkøb af rekvisitter i. h. t. budget. Medlem af Sponsorudvalget. Indkaldelse til udvalgsmøder i. h. t. udarbejdet plan. Tage referat fra møder. Udsendelse af dagsordener og referater inkl. kontaktperson i HB Ad hoc opgaver i udvalget. Do. Efter konstituering af udvalget udpeger udvalget 2 underudvalg, der i det daglige kører henholdsvis fodbold og håndbold, med tæt dialog til og refererende til Ungdomsudvalget. Der skal være 1 repræsentant fra udvalget i hvert underudvalg. Petanqueudvalget er ansvarligt for alle aktiviteter i afdelingen. Udvalget kan bestå af 4 7 personer. Udvalget består af: Formand: Næstformand: Økonomi/indkøb: Sekretær: Materiel/baner: Aktiviteter: Udvalgsmedlem: Overordnet ledelse af afdelingen. Medlem af bestyrelsen. Medlemsregistrering. Stedfortræder for formanden. Turneringsansvarlig. Udarbejdelse af vagtplaner. Budgetansvarlig. Attestering af bilag og aflevering af disse til Hovedkassereren. Kontaktperson til Sponsorudvalget. Ansvarlig for øl(automat)salg i afdelingen. Indkøb, i. h. t. budget. Indkaldelse til udvalgsmøder i. h. t. udarbejdet plan. Tage referat fra møder Udsendelse af dagsordener og referater, inkl. kontaktperson i HB Ansvarlig for området ved Petanque, inkl. affaldsstativer. Ansvarlig for rejser og andre arrangementer/fester. Ad hoc opgaver i udvalget. 10

11 Badmintonudvalget er ansvarligt for alle aktiviteter i afdelingen. Udvalget kan bestå af 1 2 personer. Udvalget består af: Formand: Turneringer/økonomi: Overordnet ledelse af afdelingen. Medlem af bestyrelsen. Medlemsregistrering. Budgetansvarlig. Turneringsansvarlig. Sponsorudvalget er ansvarligt for alle sponsorater, herunder bandereklamer. Der kan ikke laves sponsoraftaler af nogen art, udenom dette udvalg. Udvalget kan bestå af 4 6 personer 1 2 medlemmer valgt på generalforsamlingen se vedtægterne. Udvalget består af: Formand/økonomi: Næstformand: Reklamer: Udvalgsmedlem 1: Udvalgsmedlem 2: Overordnet ledelse af udvalget. Stedfortræder for formanden. Kontakt til personer udenfor udvalget vedr. Sponsorkontakt. Ansvarlig for bandereklamerne på stadion. Ad hoc opgaver. Ad hoc opgaver. Formanden og kassereren fra Hovedbestyrelsen, samt 1 repræsentant fra Seniorudvalget og 1 fra Ungdomsudvalget indtræder i udvalget på lige fod med den/de valgte, hvorfor der på generalforsamlingen kun skal vælges 1-2 personer til udvalget. Der kan aftales med hjælpere udenfor udvalget til besøg hos sponsorer. Husudvalget er ansvarligt for rengøring, vedligeholdelse og renovering/nyetablering i Medborgerhuset, samt udvendig vedligeholdelse af boldskur. Udvalget kan bestå af 2 3 personer 1 2 medlemmer valgt på generalforsamlingen se vedtægterne Udvalget består af: Formand: Udvalgsmedlem 1: Overordnet ledelse af udvalget. Nøgleansvarlig for alle nøgler i GUI, inkl. fodbold. Medlem af bestyrelsen. Kontakt til rengøringspersonale. Indkøb af diverse artikler. Udvalgsmedlem 2: Ad hoc opgaver. Hovedformanden indtræder automatisk i udvalget på lige fod med den/de valgte. Der vælges derfor kun 1 2 personer på generalforsamlingen. Ad hoc udvalg kan nedsættes af bestyrelsen, såfremt denne finder det formålstjenligt. 11

12 ORGANISATION I GUI Generalforsamlingen Hoved Bestyrelse 4 pers. Bestyrelse: Hovedbest. + formænd udv. Hjemmeside Automat Ad hoc udvalg f.eks. Sportsfest IT m. m. Seniorudvalg Fod/håndbold 4 6 pers. Ungdomsudvalg Fod/håndbold 4 6 pers. Badmintonudvalg 1 2 pers. Petanqueudvalg 4 7 pers. Husudvalg 2 3 pers. Sponsorudvalg 3 5 pers. 12

13 4. Holdninger, adfærd og handlinger I nærværende afsnit er beskrevet klubbens holdninger til adfærd og handlinger såvel internt i GUI som eksternt til øvrige klubber, organisationer, sponsorer og det omgivne samfund. Klub & medlemmer 1) Forventninger til klubben a) At GUI til enhver tid søger at etablere de bedst mulige fysiske forhold for udfoldelse af idræt for børn, unge og voksne, såvel både motionister som konkurrenceudøvere. b) At GUI giver mulighed for relevant uddannelse af såvel ledere som trænere. c) At GUI i alle sammenhæng handler økonomisk forsvarligt. d) At GUI sikrer et højt informationsniveau mellem hovedbestyrelse og udvalgene, udvalgene indbyrdes og mellem udvalgene og medlemmerne. e) At GUI medvirker til et positivt og godt socialt miljø blandt alle i klubben. f) At udvalgene indkalder til spiller-/forældremøder, hvor hovedpunkterne kunne være: Transport til kampe Kontingentbetalingen Betingelse for at spille kampe Træningslejre/-stævner m.v. (betaling) Orientering fra bestyrelsen om klubben Klubdragt Disciplinære regler Udveksling af telefonnumre/mailadresser h) At nye medlemmer bydes velkommen i klubben procedure udarbejdes. 2) Forventninger til medlemmer a) At alle medlemmer medvirker til at fremme et godt kammeratskab både inden for afdelingen og på tværs af disse, hvilket bl.a. vil indebære: At omgangstonen altid er positiv, At ingen moppes på grund af fysiske, psykiske eller sociale særpræg, herunder anden etnisk oprindelse, 13

14 At regler for mødetid og afbud overholdes, At der alene gives konstruktiv kritik. b) At ethvert medlem overholder og sætter sig ind i klubbens love c) At det enkelte medlem gennem sin adfærd undgår at friste til lovovertrædelser d) At medlemmer, der konstaterer lovovertrædelser, medvirker til, at de ansvarlige drages til ansvar e) At ordensregler for anlæg og rekvisitter efterleves både i eget klubregi og ved kampe i fremmede klubber. f) At anvisninger fra ledere og trænere følges/respekteres g) At Klubbens medlemmer ikke optræder på en måde, der nedvurderer klubben i almindeligt omdømme. Forholdet mellem klub og udvalg/træner/leder 1) Forventninger til klubben a) At alle nye trænere/ledere orienteres om klubben og hilser på udvalgsformand/ medlemmer og evt. kontaktpersonen fra Hovedbestyrelsen. b) At udvalgene som minimum hvert år før hhv. efter sæsonen afholder trænermøde c) At udvalgene har kendskab til aktuelle uddannelsestilbud d) At udvalgene til enhver tid tilskynder egnede personer til uddannelse og til deltagelse i klubbens arbejde som træner og/eller leder e) At Håndbog for GUI udleveres til alle trænere/ledere 2) Forventninger til trænere og ledere a) At trænere/ledere altid foregår medlemmerne med et godt eksempel b) At trænere/ledere på rejse med børn og unge under 16 år ikke drikker spiritus i disses påsyn c) At trænere/ledere kender klubbens regler såvel de skrevne som uskrevne bl.a. ved gennemgang af denne håndbog d) At trænere/ledere kender reglerne i egne idrætsgrene e) At trænere/ledere møder sportsligt omklædt til træning/kamp 14

15 f) At trænere/ledere er parate til at undskylde mindre heldig opførsel over for dommer hhv. modstander g) At trænere/ledere holder et højt informationsniveau over for medlemmer/forældre samt udvalget. h) At udvalg/trænere/holdledere bidrager med artikler og billeder til hjemmesiden. i) At alle trænere og holdledere, der har med børn under 18 år at gøre, underskriver en attest, der berettiger hovedbestyrelsen at fremskaffe en pletfri børneattest. Forholdet til modspillere og dommere 1) Forventninger til GUI medlemmer Som værter ved kamp: a) At træner, holdleder, anfører eller anden ansvarlig altid modtager de gæstende hold/dommere og viser til rette med omklædning, opvarmning og besvarer evt. spørgsmål b) At spillere, ledere og trænere altid siger tak for kampen til modstandere og dommere Som gæster ved kamp/stævne: a) At vore medlemmer altid retter sig efter værternes anvisninger b) At vore medlemmer undgår fornærmende kommentarer c) At vore medlemmer uden tøven følger dommerafgørelser d) At kun den der er berettiget hertil fremfører klager over arrangementer og dommerafgørelser i samråd med udvalget og evt. Hovedbestyrelsen e) At vore medlemmer i forbindelse med kampe altid optræder i tøj med GUIlogo f) At vi altid behandler faciliteterne ordentlig g) At vi altid forlader faciliteterne i rimelig rengjort stand Forholdet mellem klub og forældre 1) Forventninger til klubben 15

16 a) At klubben altid tilstræber et positivt forhold til det enkelte ungdomsmedlems forældre b) At forældre hurtigst muligt kontaktes ved skader eller sygdom c) At forældre informeres ved disciplinære afgørelser d) At GUI inddrager forældre så meget som muligt i konkrete opgaver e) At der lyttes til forældres ideer og kritik, samt gives respons derpå 2) Forventninger til forældre a) At forældrene i så vid udstrækning som muligt følger deres børns deltagelse i idræt b) At forældre påtager sig opgaver i klubben og bakker børnenes interesser klubbens trænere og ledere op c) At forældre fremkommer med ideer og eventuel kritik d) At kontingentet indbetales rettidigt e) At forældre bidrager til at deres børn overholder klubbens love og reglementer såvel skrevne som uskrevne f) At forældre i videst muligt omfang deltager i GUI`s Generalforsamling hvor de har stemmeret g) At bidrage til artikler på hjemmesiden. Forholdet mellem klub, hovedorganisationer og Kommunen 1) Forventninger til klubben a) At GUI gennem tilbud, arrangementer og faciliteter altid fremstår som en integreret del af lokalsamfundet b) At GUI med udgangspunkt i idrætten og medlemmernes behov indgår i samarbejde med andre organisationer om aktiviteter, der kan gavne lokalsamfundet c) At GUI altid overholder gældende regler og frister over for såvel kommune som over for idrættens hovedorganisationer d) At GUI i økonomiske spørgsmål overholder gældende lovgivning (moms, skat m.v.) 2) Forventninger til hovedorganisationer og kommune a) GUI forventer et højt informationsniveau angående sager, der har indflydelse på GUI s aktiviteter 16

17 b) GUI forventer at blive taget med på råd i disse sager Forholdet mellem klub og sponsorer 1) Forventninger til klubben a) At GUI indgår i et konstruktivt og troværdigt samarbejde med sine sponsorer og sørger herunder specielt for at sponsorerne får den ydelse som er aftalt. b) At GUI holder et højt informationsniveau til sponsorerne, bl.a. via klubbens hjemmeside. 2) Forventninger til sponsorerne a) At sponsorerne overholder de indgåede aftaler Forholdet mellem klub, tilskuere og andre besøgende 1) Forventninger til klubben a) At GUI sikrer tilrejsende aktører tilskuere og dommere de får fair play når de gæster Grundfør. b) At der forefindes og er adgang til rimelige faciliteter. c) At der forefindes et antal renovationsstativer på pladsen 2) Forventninger til tilskuere og andre besøgende a) At disse giver aktører og dommere fair play b) At alle faciliteter bruges med respekt og omtanke c) At pladsen forlades i rimelig rengjort stand 5. Kommunikation/Information/Sportslige samarbejder I GUI er det nødvendigt at have bestemmelser omkring bl.a. kommunikation og information, hvorfor der igennem tiden er opnået enighed og ikke mindst erfaringsmæssige fordele, vedrørende nedennævnte emner. Presse Sponsorer Reklame Logo/spilletøj Kommunale og andre myndigheder 17

18 Referater Fælles arrangementer Sportslige samarbejder Funktionsbeskrivelser Presse Al kontakt til pressen foretages af eller via hovedformanden. Henvendelse til pressen vedrørende det enkelte udvalgs sportslige aktiviteter og resultater kan foretages af udvalgsformanden, uden at komme ind på politiske spørgsmål. Sponsorer Der henvises til afsnittet Sponsorer. Reklame Faste reklamer i GUI s klubhus og på idrætsanlægget i Grundfør skal overholde kommunens til enhver tid gældende reklameregulativ, og godkendes af Hovedbestyrelsen. Indtægt af sådanne reklamer tilgår hovedkassen. Logo/Spillertøj/klubdrdagt GUI s logo må ikke ændres og skal bruges af alle udvalg som profilering af GUI. Logoet skal påtrykkes på alt spillertøj og alle klubdragter. Spilledragten er rød/hvid stribet trøje, røde bukser og røde strømper. Klubdragten (træningsdragten) kan variere fra sæson til sæson efter beslutning i bestyrelsen. Kommunale og andre myndigheder Kontakten til Favrskov kommune og andre myndigheder foretages altid af eller via hovedformanden. Ansøgning om lokaler foretages af næstformanden i samarbejde med de enkelte udvalg. Ansøgning til halfordeling og deltagelse i halfordelingsmøder foretages af næstformanden i samarbejde med de enkelte udvalg. Referater Bestyrelsesreferater fordeles til alle udvalgsformænd, og de enkelte udvalgsformænd skal formidle beslutningerne videre, til eget udvalg, samt eventuelt til trænere/holdledere. 18

19 Der skal udfærdiges referater af de enkelte udvalgsmøder og disse fordeles til alle udvalgsmedlemmer, samt til kontaktpersonen i Hovedbestyrelsen. Fælles arrangementer De enkelte udvalg, i fællesskab, tilstræber årligt, at afholde en Sports - & festdag i Grundfør. Sportslige samarbejder GUI tilstræber et positivt samarbejde med andre klubber i Favrskov kommune. Et holdsamarbejde indgås på grundlag af en skriftlig aftale klubberne i mellem. Aftalen udfærdiges af det enkelte udvalg og godkendes af Bestyrelsen. Et sådant aftalegrundlag forefindes kontakt Hovedbestyrelsen. Funktionsbeskrivelser Det tilstræbes, at alle udvalg udfærdiger funktionsbeskrivelser for hvert udvalgsmedlem, samt for trænere og holdledere, hvoraf fremgår opgaver og ansvar for den enkelte. Der henvises desuden til punkt 3 i denne håndbog, samt til vedtægterne for GUI. 6. Samarbejde mellem Hovedbestyrelse, bestyrelse og udvalgene For at opnå den højeste effektivitet og synergi, herunder også økonomisk ansvarlighed, bør der samarbejdes i mellem Ungdomsudvalget og Seniorudvalget på følgende områder: Indkøb af rekvisitter Vedligeholdelse af sportsanlæg (Mål/Net) i Grundfør Vedligeholdelse, rengøring af boldskur indvendigt i Grundfør Vedligeholdelse af skabe i Rønbækhallen/HH-hallen Opmåling/kridning af alle baner i Grundfør før sæsonstart forår og efterår Aftale med kridtmand indgås af Seniorudvalget og Ungdomsudvalget. Hovedbestyrelsen udstikker de økonomiske retningslinjer og indgår endelig kontrakt Flytning af målene med mellemrum således at klipning af græs er muligt og således at der ikke gror højt græs i målene og andre steder Holdtilmeldinger Kampfordelere til og 11-mandsholdende Dommerbord og dommere til håndbold Kampfordeling i håndbold For at opretholde en rimelig standard på anlægget i Grundfør bør der samarbejdes udvalgene imellem på følgende opgaver: 19

20 Tømning af renovationsstativer som er opstillet i nødvendigt omfang på anlægget Almindelig renholdelse af området/medborgerhuset Klipning af græs i mål og andre steder hvor kommunal klipning ikke er mulig Information til Husudvalget såfremt der konstateres fejl eller mangler i bygningerne Information om andre uregelmæssigheder til udvalg/bestyrelse eller Hovedbestyrelse Aftaler med trænere og holdledere: Aftale med trænere og holdledere til ungdom foretages af Ungdomsudvalget i henhold til de regler der er udstukket fra bestyrelsen og i øvrigt i henhold til lovgivningen Aftale om ansættelse af trænere og holdledere til senior foretages af Seniorudvalget. Hovedbestyrelsen udstikker de økonomiske retningslinjer i henhold til lovgivningen. 7. Økonomi Hovedbestyrelsen er ansvarlig for den samlede økonomi i GUI i henhold til vedtægterne. Udvalgene er ansvarlige for overholdelse af de udarbejdede budgetter. Budgetter: Alle udvalg udarbejder og afleverer budgetforslag til hovedkassereren senest den 15. januar hvert år. Bestyrelsen gennemgår og eventuelt godkender budgetforslag, inden Generalforsamlingen og meddeler beslutningen til udvalgene. Budgetgennemgang: Der vil ved udgangen af hvert kvartal blive udsendt kontooversigt til den økonomisk ansvarlige i hvert udvalg fra hovedkassereren hvor forbruget fremgår således at udvalget kan følge omkostningsniveauet i forhold til budget og agere derefter således at budgetterne altid overholdes. Regnskab: Udvalgene skal aflevere alle fakturaer, udlægsbilag med mere til Hovedkassereren løbende og ved årets afslutning inden udgangen af december måned hvert år. Der foreligger endeligt regnskab til godkendelse på sidste bestyrelsesmøde inden Generalforsamlingen. 20

21 Fakturaer, udlæg til dommere med mere: Alle udgifter afholdes af hovedkassen Fakturaer, udlægsbilag med mere afleveres til den økonomisk ansvarlige i udvalget, som attesterer og påfører hvad det hidrører og afleverer til hovedkassereren i så god tid at betalingsfristen kan overholdes. Ved udlægsbilag med mere påføres der navn på modtageren samt registreringsnummer og kontonummer hvor overførsel kan ske til Det er ikke hovedkassererens ansvar hvis der påføres forkert kontonummer. Aktivitetstilskud, kontingentindtægter og andre indtægter: Alle indtægter skal tilgå hovedkassen. Kontingentindtægter bogføres på det enkelte udvalgs konto Økonomiske dispositioner: Udvalgene kan udelukkende disponere i henhold til de godkendte budgetter. Ved behov for investeringer udover budgettet skal dette godkendes af Hovedbestyrelsen og/eller bestyrelsen. Hovedbestyrelsen kan disponere i henhold til budgettet, men kan dog også beslutte større økonomiske dispositioner. Deltagelse i stævner og turneringer: GUI giver ikke tilskud til medlemmerne til deltagelse i stævner/turneringer i andre klubber. Trænere og holdledere holdes skadesløse ved deltagelse i maksimalt 2 stævner/turneringer i andre klubber sammen med holdet i hvert kalenderår. GUI dækker hele udgiften til holdgebyrer til maksimalt 2 stævner pr. kalenderår. Egenbetaling fra medlemmet skal ske ved tilmelding på hjemmesiden. 8. Medlemsregistrering/kontingentopkrævning Hovedbestyrelsen kan udpege en central hovedadministrator der i samråd med hovedkassereren administrerer medlemsregistrering af samtlige aktive medlemmer, alle udvalgsmedlemmer, trænere og holdere, samt eventuelle æresmedlemmer og passive medlemmer. Medlemmerne tilmelder sig selv på hjemmesiden og betaler omgående kontingentet, ellers kan der ikke deltages i aktiviteterne i GUI. Hovedadministratoren og hovedkassereren er ansvarlige for indberetninger til Kommunen. Navn, telefonnummer og adresse på hovedadministrator fremgår af oversigt på klubbens hjemmeside. 21

22 Hvert udvalg udpeger en person der er ansvarlig for kontrol af at de retningslinjer der er udstukket af bestyrelsen og beskrevet i denne håndbog overholdes. Denne er eneste kontaktperson i udvalget til hovedadministratoren. Navn, telefonnummer og adresse på denne medlemsadministrator fremgår af oversigt på klubbens hjemmeside. Alle medlemslister skal indeholde navn, adresse, telefonnummer, adresse samt fødselsdato og år. Plan for tilmelding og betaling af kontingent: Der betales kontingent straks ved tilmeldingen på hjemmesiden. Oldboys fodbold og Petanque senest i april for 1 hel sæson = et helt kalenderår. Håndbold senest i september for 1 hel sæson = et helt år fra sommerferie til sommerferie. Badminton senest i september for 1 hel sæson = et helt år fra sommerferie til sommerferie. Seniorfodbold og ungdomsfodbold senest i april og august for ½ sæson pr. gang. Der kan opkræves ½ kontingent for spillere der starter midt i en sæson. Terminer forår Oldboys fodbold, Petanque, Seniorfodbold og Ungdomsfodbold: Primo april: Medlemslister trækkes fra hjemmesiden af træner/holdleder, eller udvalgsformanden, for kontrol af at alle har betalt kontingent. Ved manglende betaling efter 4 træningspas skal medlemmet bortvises fra såvel træning som kamp, indtil betaling har fundet sted. Spillercertifikat kan ikke udleveres til anden klub. Der kan eventuelt tages kontakt til Hovedformanden. Terminer efterår for Seniorfodbold, Ungdomsfodbold, Håndbold og Badminton: Primo september: Medlemslister for ovenstående udvalg sendes til træner/holdleder eller udvalgsformand, der videreformidler disse, for gennemgang og kontrol af at alle har betalt kontingent. Ved manglende betaling efter 4 træningspas skal medlemmet bortvises fra såvel træning som kamp, indtil betaling har fundet sted. Spillercertifikat kan dermed ikke udleveres til anden klub. Der kan eventuelt tages kontakt til Hovedformanden. Spillercertifikater Disse udarbejdes/afhentes hos hovedkassereren. 22

23 9. Indkøb af rekvisitter med mere Indkøb af rekvisitter, spillertøj og klubdragter foretages af den økonomisk ansvarlige i hvert udvalg i henhold til de godkendte budgetter og i samråd med Hovedkassereren. Der udfærdiges en rekvisition i hvert enkelt tilfælde, hvor kopien tilgår Hovedkassereren, så denne kan sammenligne, op mod faktura. Nummererede rekvisitionsblokke udleveres af Hovedkassereren. Indkøbene foretages udelukkende hos en af Sponsorudvalget valgt leverandør. Indkøb af mål, net, og andre store rekvisitter foretages i samråd med Hovedformanden og/eller Hovedkassereren, idet der eventuelt kan opnås tilskud. Medlemmers køb af klubdragt Hovedbestyrelsen og Sponsorudvalget fastsætter prisen for klubdragter. Bestilling og indkøb administreres af den økonomisk ansvarlige i udvalget. Medlemmets egenbetaling skal ske ved bestilling af klubdragten på hjemmesiden. Såfremt medlemmet ønsker eget navn på klubdragten betales der ekstra for dette ved bestilling af klubdragten. Vareprøver forefindes i depotet og skal efter brug igen placeres i depotet. Sponsorlogo på klubdragt Dette kan kun aftales med Sponsorudvalget. 10. Sponsorer Sponsoraftaler kan kun indgås af Sponsorudvalget hvorfor alle henvendelser vedr. sponsorater skal gå igennem dette udvalg. Sponsorudvalget indgår aftale med hovedleverandør af rekvisitter, spillertøj, klubdragter, automatvarer med mere. Sponsorudvalget tilstræber desuden at sælge bandereklamer på stadion i Grundfør. Sponsoraftalerne indgås for en tidsubestemt årrække indtil en af parterne eventuelt opsiger aftalen skriftligt. Sponsorudvalget har udarbejdet et Sponsorprospekt som skal udleveres til alle potentielle sponsorer og som er grundlaget for sponsoraftaler i GUI. Der er udarbejdet prisliste for sponsorater i GUI. Se også punktet Forholdet mellem klub og sponsorer under hovedpunktet Adfærd, holdninger og handlinger. 23

24 11. Hjemmeside GUI tilstræber altid at have en tidssvarende hjemmeside med alle relevante oplysninger om klubben. Hjemmesidens adresse er Klubhus/Medborgerhus og andre bygninger Klubhus/Medborgerhus er beliggende Algade 6, Grundfør, 8382 Hinnerup. Klubhus/Medborgerhus styres i dagligdagen af Husudvalget under GUI. Huset er ejet af Favrskov Kommune. Vedtægter for huset Der er udarbejdet vedtægter for huset som er godkendt af Favrskov Kommune. Vedtægterne er ophængt i huset. Brug af klubhus/medborgerhus Huset må kun benyttes til/af foreninger med tilknytning til Grundfør Sogn. Huset må ikke bruges til private arrangementer af nogen art. Huset/lokalet skal forlades i ryddet stand. Borde og stole stilles som vist på tegningen i lokalet efter brug. Se i øvrigt vedtægterne i huset. Bookning af lokaler Lokaler bookes på kalenderen i forgangen. Skriv formål og initialer på den dato hvor lokalet skal benyttes. Nøgler Husudvalget administrerer alle nøgler til klubhus/medborgerhus, boldskur, boldrum, kridtskur og Petanque-huset. Udlevering af nøgler sker ved henvendelse til Husudvalget. Der kvitteres for nøglerne. Lån af Petanque-anlægget Lån af Petanque-anlægget til afslutninger/sammenkomster for et hold eller en afdeling skal ske ved henvendelse til Petanque-udvalget GUI Håndbog Udarbejdet maj Revideret februar