TIL BEBOERNE I AFDELING 11

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 11 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Beretning Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab Forslag 19. august 2015

2 Dato 19. august 2015 Afdeling 11 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE Husk spisning for tilmeldte fra kl. 18. Dagsorden: i Beboerlokalet, Helge Rodesvej 31, kld. tirsdag den 1. september 2015 kl. 19:00 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse og godkendelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Adgang til toiletter i kælder b. Bevaring af vindueskarme i sten c. Rengøring af vaskeri hver 14. dag d. Vandmålere e. Revidering af husorden og husdyrregler f. Ændring af husdyrhold g. Ændring af vasketider 6. Valg a. Valg af formand for to år (på valg er Pia Jensen modtager genvalg) b. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 2 år (på valg er Michael Sørensen-Bech) c. Valg af suppleant(er) 7. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 11 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Boligkontoret Århus, Afdeling 11 årsberetning Hvad er der sket i afdelingen siden afdelingsmødet i september 2014: Udskiftning af varmeanlæg: Alle lejere har fået nye radiatorer. Altaner: Bolig Kontoret Århus har fået svar på ansøgning angående opsætning af altaner, de 24 berørte lejemål har været invitere til orienteringsmøde, hvor de er blevet orientere om resultat og muligheder. Ligeledes har de berørte lejemål fået en forespørgsel, om de er interesseret i en altan. Konklusionen af denne forespørgsel var, at interessen for at få en altan er for lille til, at der i denne omgang vil blive indkøbt og monteret altaner under den kollektiv råderet. Resultatet af forespørgslen var: Tre afkrydsede ja-feltet To afkrydsede ja-feltet, men på grund af råderetslån kan de ikke få altan. 10 afkrydsede nej-feltet Ni svarede ikke. Vinduesudskiftning: Der har været afholdt informationsmøde tirsdag den 7. april om projektet med arkitekten og Boligkontoret Århus. Udskiftning begyndte i uge 34 og vil vare i ca. seks måneder. Når vinduesudskiftning er færdig få vi en huslejeforhøjelse på mellem 284 og 482 kroner pr. måned. Vaskehusene: Der er indkøbt nye kurve til begge vaskerum, lejerne skal være opmærksomme på at kurvene kommer tilbage til vaskerummene. Ligeledes er der kommet en lille støvkost til at fjerne fnulleret fra tørretumblerne, vær venlig at fjerne fnulleret fra støvkosten, når I har brugt den. Vaskebørste til at fjerne overskydende sæbe fra sæbeskuffen. Storskraldområdet: Har fået opsat et skilt, der fortæller, hvordan det skal håndteres. Der ligger klare affaldssække i det store vaskehus til storskrald. Affaldskur: Der er opsat information om hvordan, vi håndtere affald. Alle lejere, burde være opmærksom på dette, således at affaldsskurene er til at komme til. Årsgennemgang: Tirsdag den 21. april havde bestyrelsen gennemgang sammen med inspektør Aksel Jensen og Orla, hvor der er besluttet at afsætte penge i 2016 til følgende: Acrylbelægning på gulvene i tørrerummene: Lamper med sensorer opsættes i løbet af 2015 i kældrene Strygerullen udskiftes i løbet af 2015, skal koordineres med vinduesudskiftning. Kloakrenovering forventes udført i løbet af august- oktober. Vil blive nærmere orienteret. Ligeledes er der blevet afsat til nye entredøre i lejlighederne, som er brandsikre i langtidsplanen i år 2020.

5 Julehygge: Blev afholdt søndag den 7. december, hvor der deltog 25 beboere til gløgg, æbleskiver, julesnacks og slå 6ér. Fastelavnsfest: Blev afholdt søndag den 15. februar. Der var 5 beboere tilmeldt yderlig kom der 5. Der serveres fastelavnsboller og varm kakao. Der blev ikke tøndeslagning pga. for få tilmeldte. Boligkontoret Århus. Dialogmøder: Der har været afholdt fire dialogmøder hvor Michael, Jacob, Erik og Pia har deltaget. Emnerne for møderne har været: Afdelingsmødet, undgå klagesager, fraflytningsyn, istandsættelse, indflyttersyn, evaluering af samarbejdet mellem organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsen samt ajourføring af strategi fra BKÅ. Introduktionskursus: Mandag d. 27 oktober for afdelingsbestyrelsen samt suppleanter, hvor Jacob deltog, og har fået stort udbytte af dette. Økonomikursus: Mandag d. 16 februar, hvor Jacob og Pia deltog, hvor vi fik indblik i kontoplan, budget. Organisationskonferencer: Fredag d. 14 og lørdag d. 15 november, hvor Pia deltog. Emner: Hvordan skaber man engagement blandt afdelingsbestyrelsesmedlemmer og beboere. Orientering om Aarhusbolig ventelisten og udlejnings værktøj. Lørdag d. 18 april deltog: Michael og Pia. Emner: Råderet strategi. TV-pakker og internet. Repræsentantskabsmødet: Torsdag d. 21 maj hvor Michael, Jacob og Pia deltog. Bestyrelsesnetværksmøder: Der har været afholdt 2 møder, hvor emner har været klagesager og forebyg. Aktiviteter de forskellige afdelinger. Legepladsen Peter Fabers Vej Der har været afholdt 4 møder, hvor Jacob og Pia har deltaget i de 3 af møderne. Emner: Legepladsen fysisk rammer. Arrangementer: Fastelavnsfest lørdag d. 14 februar. Suppedage, Goddav- kaffe. Djurs Sommerland lørdag d. 13 juni. Høstfest lørdag d. 15 august. Grillaftenerne og Byhaver.

6 Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 11 Helge Rodes Vej Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger med 6,5% i 2016 Din husleje stiger med 6,5% fra 1. januar Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Afd Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rumsbolig (43 m2) kr kr. 205 kr. 2-rumsbolig (64 m2) kr kr. 285 kr. 3-rumsbolig (80 m2) kr kr. 332 kr. 4-rumsbolig (91 m2) kr kr. 369 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 258 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 837 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

7 Udgifter 2016 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Almindelig vedligeholdelse Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesvaskeri Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme Vandafgift Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Henlæggelse til tab ved fraflytning Andre udgifter Ydelse på forbedringslån % Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital A- og G-indskud Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Beboerrådgivere m.v Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 6,5%. 4% 1% 1% 0% Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter Beboerrådgivere m.v. 29% 11% 7% 20% 27% Du kan få det fulde budget for afdeling 11 Helge Rodes Vej på mv@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 11 2 af 2

8 Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 11 Helge Rodes Vej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Vedligehold/fornyelse af belægninger * Afløbssystem (samlet) Vedligehold * Legepladsudstyr Inspektion og vedligehold * Legepladsudstyr Vedligehold/nyanskaffelse Legepladsudstyr Udskiftning/nyanskaffelse (2016) Buske Vedligehold * Buske Gartnerhjælp * Buske Bede, kantbegrænsning og barkflis * Gulv Lakering/afslibning * Gulv fællesarealer Acrylbelægning på gulv i tørrerum i 21/ Overflader Maling af træværk mv. i flyttelejligheder * Indvendige vægoverflader fællesarealer Trappeopgange males (Flyttet fra 2013) Indvendige vægoverflader fællesarealer Trappeopg. kldgange rep. (Flyttet fra 2013) Tagkonstruktion Reparation/udskiftning af skotrender Trappe Maling af stålrækværk ved kælderhalse Vindue Elastiske fuger * Vindue Rep./vedligehold døre og vinduer inkl. termoglas og pumper m * Indervæg Selskabslokale - rep/maling Ydervæg Reparation fuger i murværk * Ydervæg Udhuse, skraldeøer mv. males Ydervæg Eftersyn af murværksbindere Adgangsanlæg (samlet) Vedligehold/udskiftning * Opsamling Rep./udskiftning * Belysningsanlæg Vedligehold af belysningsanlæg * Elforsyningsanlæg (samlet) El-renovering * Vandsystem (samlet) Cirkulationspumper Vandsystem (samlet) Term. BV ventiler * Målerarrangement Vedligehold af varmefordelingsmålere * Varmeanlæg (samlet) Vedligehold * Varmeanlæg (samlet) CTS vedligehold * Vaskemaskiner Udskiftning 4 stk Vaskemaskiner Udskiftning 2 stk. til nye energivenlige tørretumblere Ventilationsanlæg (samlet) Rensning af boksventilatorer * Hårde hvidevarer Vedlighold/udskiftning komfurer * Køkkeninventar Reparation/vedligehold * Maskiner og maskinanlæg Rep./ vedligehold * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 11 Helge Rodes Vej er vedlagt til orientering.

9 Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 11 Helge Rodes Vej Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Organisationsbestyrelsen i Boligkontoret Århus har givet tilsagn om et tilskud på op til kr. til afdelingen. Bygningsdel Aktivitet Belægninger Vedligehold/fornyelse af belægninger Afløbssystem (samlet) Vedligehold Afløbssystem (samlet) Renovering af kloaksystem Borde og bænke Vedligehold/nyanskaffelse borde/bænke Legepladsudstyr Inspektion og vedligehold Legepladsudstyr Vedligehold/nyanskaffelse Legepladsudstyr Udskiftning/nyanskaffelse (2016) Småbygninger ikke reg. som bygninger Nyt isoleret skur til plæneklipper mv Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstativ Postkasser Buske Vedligehold Buske Gartnerhjælp Buske Nye planter mv. (2016) Buske Ukrudtssikre rosenbuksbed (2016) Buske Bede, kantbegrænsning og barkflis Altan Reparation af altaner Altan Maling af altaner Indvendig dør fællesarealer Sikre flugtvej fra beboerlokale Indvendig dør Udskiftning af 78 stk. entrédøre Udvendig dør Gadedøre lak / malerbeh Gulv Udskiftning af gulve Gulv Lakering/afslibning Gulv fællesarealer Ny acrylbelægning i køkken i beboerlokale Gulv fællesarealer Acrylbelægning på gulv i tørrerum i 21/ Overflader Maling af træværk mv. i flyttelejligheder Indvendige vægoverflader fællesarealer Trappeopgange males (Flyttet fra 2013) Indvendige vægoverflader fællesarealer Trappeopg. kldgange rep. (Flyttet fra 2013) Indvendige vægoverflader fællesarealer Teknikrum Tagkonstruktion Maling af tagudhæng (2017) Tagkonstruktion Reparation/udskiftning af skotrender Trappe Kældertrapper - Rep./vedligehold (2016) Trappe Maling af stålrækværk ved kælderhalse Vindue Rep./vedligehold døre og vinduer inkl. termoglas og pumper m Vindue Elastiske fuger Vindue Justering + smørring Vindue Udskiftning af vinduer inkl. kvist og stillads mv. (0711) Vindue Rep./vedligehold døre og vinduer inkl. termoglas og pumper m Indervæg Varmemesterrum R. Ma Indervæg Bestyrelses lokale - rep/mal Indervæg Selskabslokale - rep/maling Ydervæg Facade - Reparation / omfugning Ydervæg Reparation fuger i murværk Ydervæg Maling af træværk ved kviste mv. (2017) Ydervæg Udhuse, skraldeøer mv. males Ydervæg Eftersyn af murværksbindere Adgangsanlæg (samlet) Vedligehold/udskiftning Adgangsanlæg (samlet) Udskiftning Opsamling Rep./udskiftning Belysningsanlæg Udendørs lamper Belysningsanlæg Rep/udskiftning af belysning i kælder Belysningsanlæg Vedligehold af belysningsanlæg Elforsyningsanlæg (samlet) HPFI relæ (2016) Elforsyningsanlæg (samlet) El-renovering Boligkontoret Århus afdeling 11

10 Vandsystem (samlet) Magnetisk vandbeh. vedligehold (tykt rør mrk. SKW) Vandsystem (samlet) Cirkulationspumper Vandsystem (samlet) Term. BV ventiler Vandsystem (samlet) Udskiftning af vandrør mv Målerarrangement Energimåler - batteriskift KAMSTRUP Målerarrangement Vedligehold af varmefordelingsmålere Målerarrangement Udskiftning af varmefordelingsmålere Varmeanlæg (samlet) Vedligehold Varmeanlæg (samlet) Cirkulationspumper Varmeanlæg (samlet) Moterventil Varmeanlæg (samlet) CTS opdatering Varmeanlæg (samlet) CTS vedligehold Vaskemaskiner Udskiftning Vaskemaskiner Udskiftning 4 stk Vaskemaskiner Udskiftning 2 stk. til nye energivenlige tørretumblere Vaskemaskiner Udskiftning af strygerulle Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning boksventilatorer mv. (2016) Ventilationsanlæg (samlet) Rensning af kanaler mv Ventilationsanlæg (samlet) Rensning af boksventilatorer Affaldscontainer, -beholder og -stativnedgrave affaldsbeholdere (2016) Hårde hvidevarer Vedlighold/udskiftning komfurer Køkkeninventar Reparation/vedligehold Køkkeninventar Selskabslok. bestik og porcelæn (Flyttet fra 2014) Køkkeninventar Opvasker fælleslokale Maskiner og maskinanlæg traktor og fejemaskine Maskiner og maskinanlæg Hækklipper/græstrimmer Maskiner og maskinanlæg Rep./ vedligehold Total Tekst Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Tilskud Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Tilskud Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 11

11 Regnskab 2014 Afdeling 11 Helge Rodes Vej Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

12 Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning Øvrige henlæggelser Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

13 Forslag til afdelingsmødet 1. September 2015 i afdeling 11, Boligkontoret Indsendt af Berit Jørgensen, Helge Rodes Vej Tv. Forslag 1 Det skal være muligt for beboerne at få adgang til toiletterne i kældrene efter ønske og behov, så det er muligt at hente vand til f.eks. rengøring af kælderrum og benytte toilettet, så man ikke skal rende helt op i sin egen lejlighed (som endda kan være i en anden blok), når man ellers opholder sig i haven og/eller kælderen (i forbindelse med rengøring/oprydning). Argumentation og idéer: Fællesarealerne bør betragtes som vores alle sammens og derfor skal vi kunne bruge det efter behov og ønske. Enten kan beboerne få nøgle mod nøgledepositum til de relevante toiletter og/eller de kan låses, så vi kan bruge nøglebrikken, som så kodes til at passe til de relevante toiletter. Forslag 2 I forlængelse af tidligere fællesmøde ang. Vinduesudskiftningen foreslår jeg, at de gamle og smukke vindueskarme i sten bevares i de lejligheder, hvor beboerne i de givne lejligheder ønsker det, og såfremt de er i pæn og ordentlig stand (karmene, ikke beboerne ). Argumentation: De gamle karme giver karakter og sjæl til lejligheden og er smukke for os, der kan lide dem, fremfor noget tilfældigt moderne i plast. Det autentiske materiale gør lejligheder med originale stenkarme appellerer i lige så høj grad til nye beboere som nye i plast. Beboere som IKKE ønsker at bevare stenkarmene skal have de nye karme. Forslag 3 Rengøring af fælles vaskehus og toiletter med kortere intervaller end det, der bliver gjort nu. Argumentation: Vaskeriet er stort set altid meget beskidt. En gang aftalte vi at det skulle gøres rent en gang hver måned og jeg er meget i tvivl om, at det faktisk forekommer. Hvis det gør det, så foreslår jeg, det bliver gjort hver 14. Dag.

14 Aarhus, den 17. august 2015 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 11 Vandmålere En ny målerbekendtgørelse er trådt i kraft. Ifølge den skal der afregnes varmt vand efter målere senest ved udgangen af 2016 med mindre det ikke er teknisk muligt eller økonomisk rentabelt. Der er ikke krav om koldt vands målere selvom forbruget af koldt vand er højere end varmt vand. Vi mener derfor at hvis der skal monteres måler til varmt vand skal der også måler til koldt vand. Hvis der afregnes vand efter målere vil forbruget falde. Det viser erfaringen fra andre afdelinger. Det er godt for miljøet. Der er indhentet tilbud på levering og montering af 1 måler til koldt vand og 1 til varmt vand til hver bolig. Det vil koste ca kr. Udgiften kan dækkes af afdelingens henlæggelser. Vandregnskab inkl. flytninger vil koste ca kr. pr. år samt kr. i administrationsbidrag for vandregnskabet til Boligkontoret. Afdelingen vil miste en renteindtægt hvis der monteres vandmålere. I budgettet for 2016 er der afsat kr. til udgiften til vand. Hvis der afregnes efter målere reduceres udgiften til ca kr., en besparelse på ca kr. Lejen kan nedsættes med ca. 5 %. Den månedlige nedsættelse for en 1 rums bolig på 43 m 2 udgør ca. 168 kr., ca. 233 kr. for en 2 rums på 64 m 2, ca. 272 kr. for en 3 rums på 80 m 2 og ca. 302 for en 4 rums på 91 m 2. Til gengæld skal der opkræves et á conto beløb til vand på henholdsvis ca. 172 kr., ca. 240 kr. ca. 300 kr. og ca. 341 kr. pr. måned. Vi kan oplyse det kan få betydning for boligstøtten hvis der afregnes vand efter målere. De tillæg der lægges oven i huslejen hvis der laves vandregnskab er mindre end den udgift til vand der er indeholdt i budgettet i dag. Hvis forslaget vedtages monteres vandmålere inden 1. juli 2016 da det første vandregnskab løber fra 1. juli 2016 til 30. juni Afdelingsbestyrelsen

15 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING august 2015 Afdelingsbestyrelsen har revideret afdelingens husorden samt reglerne for husdyr sprogligt og enkelte justeringer af regler. Vi vil gennemgå dem nærmer på mødet. Du kan læse de reviderede dokumenter på de næste sider. Og vi foreslår at disse dokumenter erstatter de eksisterende dokumenter hhv. husordenen og regler for husdyr. Du kan se de eksisterende regler i beboermappen på afdelingens hjemmeside: bkaarhus.dk/afdeling11. Hilsen Afdelingsbestyrelsen

16 FORSLAG TIL NY HUSORDEN OG REGLER FOR HYSDYR 1 Generelt Enhver lejer i Afdeling 11 skal overholde denne husorden, som er vedtaget af Afdeling 11 s afdelingsmøde. Husordenen beskriver og præciserer, hvornår lejeren udøver en adfærd, som er til gene for ejendommen, udlejer, dennes ansatte, lejere i ejendommen eller andre, der lovligt færdes i ejendommen. Ved lejers overtrædelse af denne husorden anses lejeaftalen for misligholdt af lejer. Der opfordres til god ro og orden. 2 Hensynet til dine naboer Afdeling 11 er en afdeling fra 1951, og du bør derfor så vidt muligt undgå støjende adfærd. Vis hensyn til dine naboer jfr. 1. Bore og banketider: Du må bruge maskiner og støjende værktøj på alle hverdage mellem klokken 8.00 og Lørdage mellem klokken og 16.00, og på søndage og helligdage mellem klokken og Musik med mere: Du må ikke spilles musik og lignende, der generer de øvrige beboere. Mellem klokken og 7.00: Skal du udvise særligt hensyn ved at dæmpe lyden fra musik, instrumenter, tv med videre, så det ikke kan høres af naboerne. Du må ikke spille musik for åbne vinduer eller døre, tale eller trampe højlydt eller bruge nogen former for larmende maskiner. Fester i festlokalet: Efter klokken skal du udvise hensyn ved at dæmpe lyden fra musik, instrumenter med mere, så festen ikke er/virker særligt generende for naboerne. Du må ikke spille musik for åbne vinduer eller døre. Der må kun benyttes det opsatte musikanlæg i festlokalet. Generelt: Du bør undgå støjende adfærd i form af for eksempel unormalt høj tale eller råb i både bolig og fællesarealer. Hvis du skal holde en fest eller støje vedvarende med værktøj, skal beboerne i din opgang og naboopgangene informeres via opslag på opgangens opslagstavle en uge i forvejen. Hvis du bliver generet af andre beboeres opførsel, så kontakte dem enten med det samme eller kort tid efter, da det oftest løser problemet. Det er også muligt at kontakte bestyrelsen, der rådgiver og hjælper. Bestyrelsen kan træffes i træffetiden eller via mail eller i brev i postkassen i opgang 25 kælderen. 3 Affald Dit affald skal i poser, som lukkes af hygiejniske grunde. Du må ikke efterlade madrester og/eller affald på afdelingens fællesarealer, det tiltrækker rotter og fugle. Du skal aflevere stort affald ved afdelingens storskrald for eksempel møbler og lignende. Mindre ting eksempelvis gryder, legetøj, puder, tæpper med mere skal i gennemsigtige affaldssække. Det samme gælder for udtjent elektronik blandt andet mobiltelefoner, cykellygter, tv, hårde hvidevarer med mere. Lejerne bedes lægge aviser og opsprættet pap i afdelingens pap- og papircontainere. Lejerne bedes smide glas i de offentlige glascontainere. 4 Altaner Du skal holde din altan ren, så afløbet ikke stopper til. Du må gerne sætte altankasser på altanen. Du må tørre tøj og lufte sengetøj på altanen, hvis det foregår på tørrestativ. Der må ikke hænges tørresnore op.

17 Du må ikke banke tæpper med videre fra vinduer eller altaner af hensyn til de andre beboere. Tæpper må bankes på stativerne til tæppebankning, som findes rundt omkring på afdelingens udendørs fællesarealer. Der må ikke benyttes kulfyret grill på altanerne. 5 Antenner Hvis du har behov for at sætte en antenne eller parabol op, så skal du først kontakte administrationen eller søge om det via hvor du også kan læse om reglerne. 6 Fællesområder I opgangene må der ikke stå barnevogne, cykler, knallerter, gangstativer, legeredskaber med mere, de skal placeres i rummene indrettet til det. Derudover må der ikke stå skostativer, sko, affaldsposer eller andet af hensyn til brandfare og beboernes flugtveje i tilfælde af brand. Kun dørmåtter er tilladt. Branddøre skal altid være lukkede. Vilde dyr, fugle, katte med videre må ikke fodres på afdelingens område, da fodringen tiltrækker rotter. Grill på fællesarealer skal ske så langt fra lejlighederne, at det ikke er til væsentlig gene for andre. Der er opsat en fælles grill, som kan benyttes af alle afdelingens beboere. Beboerne skal rydde op efter sig, når de har grillet. Der er fælles havemøbler, liggestole, havehynder med mere til fri benyttelse for alle lejere i Afdeling 11. Når du er færdig med at bruge dem, skal du rydde op og sætte genstandene på plads straks efter brug. 7 Trappevask Udgiften til trappevask betales via din husleje. 8 Husdyr Det er tilladt at holde maksimalt to (2) neutraliserede katte i pr lejemål, såfremt der er ansøgt om det inden indflytning eller anskaffelse. Reglerne i Afdeling 11 s vilkår for kattehold skal overholdes. Der må ikke holdes hund i afdelingen, men man må gerne have én (1) hund eller kat i pleje i kortere perioder, såfremt dyret ikke er til gene for Afdeling 11 s beboere. Du må gerne holde mindre dyr som for eksempel burfugl, marsvin, fisk, hamster, skildpadde, hvis de ikke larmer eller er til gene for naboerne. Gæster må gerne have husdyr med, så længe de ikke generer de andre beboere. 9 Lofts- og kælderrum Dit lofts- eller kælderrum skal være låst, og eventuelle vinduer skal være lukkede. Det er ikke tilladt at opbevare dunke med brandbare væsker i rummene af hensyn til brandfare. Lofts- og kælderrummene må kun bruges til opbevaring og ikke til liberalt erhverv. 10 Vaskeri Vaskeregler og -tider i vaskerummet skal overholdes. Vasker du ind i eller tager anden lejers vasketid sidestilles dette med en overtrædelse af husordenen. Det er tilladt at bruge tørretumbler 30 minutter ind i næste vasketid. Er indehaveren af en tid ikke gået i gang 30 minutter efter vasketidens begyndelse, kan man overtage tiden. Afdelingens effekter må ikke fjernes fra vaske- og tørrerummene og sættes på plads i rette rum efter brug.

18 Tør dit tøj i tørrerum, tørretumbler eller i tørregård. Vis hensyn til øvrige lejere, hvis du bruger egen vaskemaskine og tørretumbler. Mellem og 7.00 er det forbudt at bruge egen vaskemaskine og tørretumbler. 11 Almindelige bestemmelser Det er i alles interesse, at man gensidigt bidrager til ro og orden i afdelingen og informerer afdelingsbestyrelsen eller ejendomsfunktionæren om eventuelle overtrædelser af reglerne. Overtrædelser af ordensreglerne kan medføre, at lejekontrakten opsiges.

19 Vilkår for kattehold Boligkontoret Århus, Afdeling 11 har på et afdelingsmøde eller ved urafstemning besluttet, at det er tilladt at have op til 2 (to) indekatte i lejlighederne. Det er IKKE tilladt at have hund. Afdelingsmødet har givet afdelingsbestyrelsen myndighed til at godkende eller afvise ansøgninger om kattehold. Følgende regler er gældende for husdyrhold: Husdyret skal altid når det færdes udenfor lejligheden være i snor og holdes tæt til kroppen. Dyret skal bære et halsbånd forsynet med et skilt, der angiver ejerens navn og telefonnummer i tilfælde af at dyret undslipper sit bånd. Det påhviler husdyrets ledsager at drage omsorg for, at det ikke forurener afdelingens gangstier, bygninger, indgangspartier, anlæg eller lignende. Husdyret må ikke forvolde skade på afdelingens bygninger, beplantning, anlæg eller lignende. Lejligheden husdyret opholder sig i, må ikke lide overlast som følge af dyreholdet. Slid ud over det normale betragtes som misligholdelse og står helt for besidderens/lejerens egen regning. Problemer med utøj fra dyrene er lejerens ansvar, og bekæmpelse sker derfor på dennes regning. Det er ikke tilladt at have mere end 2 (to) indekatte. Du må være opmærksom på, at tilladelse til at holde kat ikke er det samme som, at katten også må få killinger. Katten skal være neutraliseret. Husdyret må på ingen måde være til gene for de øvrige beboere i afdelingen gennem lugt, larm eller opførsel. Katten må ikke kunne undslippe lejligheden gennem døre eller via altaner. Alle katte skal være chip- eller øremærket. Anskaffelse af husdyr Ønsker du at anskaffe et husdyr, eller har du ét ved indflytningen i afdelingen, skal du søge om husdyrtilladelse hos afdeling 11 s bestyrelse inden anskaffelse eller indflytning - dette gælder også, hvis dit dyr afgår ved døden, og du ønsker at anskaffe et nyt. Som nyindflytter eller ved intern flytning skal du sikre tilladelse inden, at du flytter ind med dyret. Bestyrelsen afgør om dyreholdet kan tillades, Boligkontoret Århus sørger for det kontraktmæssige og administrative som beskrevet herunder: Hvis du ønsker en husdyrtilladelse, skal du henvende dig til Afdeling 11 s bestyrelse, som enten vil sørge for at du får udleveret et ansøgningsskema om tilladelse til husdyrhold, eller henviser dig til, hvor det kan findes. Ansøgningsskemaet skal i udfyldt stand afleveres til Afdeling 11 s bestyrelse senest en måned efter udlevering af eller henvisning til skemaet. Afdelingsbestyrelsen vurderer ansøgningsskemaet og sender det til Boligkontoret Århus. Boligkontoret Århus undersøger: o om det er lejeren (den, hvis navn står i lejekontrakten), der ansøger om tilladelsen. o om der for lejemålet er andre husdyrtilladelser i kraft. o om det ansøgte kan tillades i forhold til de trufne beslutninger om husdyrhold. o om Afdeling 11 s bestyrelse har godkendt eller afvist ansøgningen. Afdeling 11 s bestyrelse bemyndiger Boligkontoret Århus til at udstede husdyrtilladelse, såfremt forannævnte forhold er opfyldt, at Afdeling 11 s bestyrelse har godkendt tilladelsen, og såfremt offentlige myndigheder ikke har udstedt regler om, at husdyrhold ikke kan tillades. Såfremt ovennævnte regler for husdyrhold ikke overholdes, vil tilladelsen blive inddraget og husdyret vil derefter blive krævet fjernet. Fjernes husdyret ikke frivilligt, vil lejemålet blive opsagt/ophævet, hvorved lejemålet skal fraflyttes, ryddes og rengøres.

20 Forslag til ændring af husdyrhold Afdeling 11s husorden 8 ønskes ændret, så det er tilladt at holde en (1) hund eller maksimalt to (2) katte: 8: Det er tilladt at holde maksimalt to (2) neutraliserede katte eller én (1) hund pr lejemål, såfremt der er ansøgt om det inden indflytning eller anskaffelse. Reglerne i Afdeling 11 s vilkår for dyrehold skal overholdes. En fuldvoksen hund må max være 40 cm høj. Man må herudover have én (1) hund eller kat i pleje i kortere perioder, såfremt dyret ikke er til gene for Afdeling 11 s beboere. Du må gerne holde mindre dyr som for eksempel burfugl, marsvin, fisk, hamster, skildpadde, hvis de ikke er til gene for naboerne. Gæster må gerne have husdyr med, så længe de ikke generer de andre beboere. Afdelingens vilkår for kattehold ønskes ændret til vilkår for dyrehold med disse ændringer: I indledningen af vilkårene ændres Det er ikke tilladt at holde hund til: Det er tilladt at holde en hund jf. Husordnens 8. Der gælder de samme regler og retningslinjer for ansøgning om hund som for kat, dog ændres følgende regelpunkter som herunder og der tilføjes krav om vaccination og registrering som i andre afdelinger: Det er ikke tilladt at have mere end 2 (to) indekatte eller en (1) hund. Du må være opmærksom på, at tilladelse til at holde kat eller hund ikke er det samme som, at dyret også må få unger. Husdyret må på ingen måde være til gene for de øvrige beboere i afdelingen gennem lugt eller opførsel. Kattene eller hunden må ikke kunne undslippe lejligheden gennem døre eller via altaner. Katten/hunden skal vaccineres efter gældende love og være øre- eller chipmærket. Katten/hunden skal være registreret i Dansk Katte-/hunderegister, så man hurtigt kan finde ejeren på internettet i tilfælde af problemer. Dette ændringsforslags punkter, der ændrer i vilkår for kattehold, vil ikke have effekt på nuværende kattetilladelser i forbindelse med registrering i dansk katteregister og vaccinationer, men det opfordres til at få kattene registreret og vaccineret. Begrundelse: Da det er tilladt at holde kat i afdelingen, bør det også tillades at holde hund, da en hund vil være til glæde for de beboere, der ønsker et kæledyr og den omsorg og stigning i livskvalitet, det giver. Det virker forkert, at det er tilladt at holde kat men ikke hund, da det afskærer dem, der er katteallergikere fra at få en livsven, der kan være med til at forbedre hverdagen.

21 Om forslaget Forslaget er stillet af Michael Sørensen-Bech, 29.3.th på egne vegne og ikke i forbindelse med medlemskab af afdelingens bestyrelse. Forslaget bedes komme efter afstemning om bestyrelsens forslag om revidering af husorden og vilkår for kattehold, for at undgå misforståelser. Ved tiltrædelse af forslaget skal det træde i kraft senest den 1. oktober 2015.

22 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING august 2015 Afdelingsbestyrelsen foreslår, at vi ændrer vasketider i det store vaskerum så de fremover er: 7-9: To timer (+ en halv time til tørring) 9-11: To timer (+ en halv time til tørring) : To en halv time (+ en halv time til tørring) : To en halv time (+ en halv time til tørring) 16-18: To timer (+ en halv time til tørring) 18-20: To timer. Vi foreslår desuden, at tørretumblerne kan benyttes en halv time ind i næste vasketid - dog undtaget dagens sidste tid. Hvis forslaget vedtages træder det i kraft den 1. oktober Begrundelse Det er svær at få vasketider i weekenderne og aftenerne på grund af for få vasketider udenfor normal arbejdstid. Der ændres ikke på den tid, som vaskerummene benyttes, der er tale om en mere effektiv udnyttelse af dem mellem 7.00 og Konsekvens: Med forslaget udvides antallet af vasketider til seks om dagen i forhold til de nuværende fem - altså 20 procent flere vasketider på en måned. Med forslaget hører også, at det fra ikrafttrædelsesdatoen også bliver tilladt at tørre en halv time ind i den næste tid - dog ikke for den sene tid, da vaskeriet ikke må benyttes efter klokken Hilsen Afdelingsbestyrelsen