LO: Jes Hansen, Lone Kikkert, Gunhild Krogager Carlsson, Palle Reipurth Carstensen, Vivi Jytte Henningsen

Transkript

1 Dagsorden Møde MED-Hovedudvalget Deltagere: Jens Andersen (formand), Lars Onsberg Henriksen, Marianne Evers, Ib Steen Mikkelsen, Michael Nørgaard, Morten Koch, Jan Huus Vestergaard, Michael Werchmeister AC: Jan Woollhead, Jesper Rydberg FTF: Jenny Heinrichs (næstformand), Ulla Birk Johansen (suppleant for Eva Skovrild), Margrethe Boel, Lisbet Jensen, Susann Carlsen (suppleant for Helle Dirksen) LO: Jes Hansen, Lone Kikkert, Gunhild Krogager Carlsson, Palle Reipurth Carstensen, Vivi Jytte Henningsen Arbejdsmiljørepræsentanter: Dorethe Bay Christiansen, Margit Siig Mortensen, Richard Faarup Sekretariat: Karin Winther Afbud: Helle Dirksen, Eva Skovrild (udtrådt) Formøde for medarbejderrepræsentanter den 17. juni 2013, kl , Mødelokale 8-9, Regionshuset. Dagsorden side 1

2 Onsdag den 3. april 2013, kl Indholdsfortegnelse: 1. Møde med den politiske ledelse Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Budget herunder økonomiaftale Arbejdsmiljøpulje 2013 og Retningslinje for fotografering, video- og lydoptagelse Udmøntning af ordninger, hvor frivillige indgår i opgaver, der supplerer det professionelle arbejde Projektkommissorium for regionalt samarbejds-projekt Status og tidsplan for serviceassistentprojektet Status på projekt Mening og sundhed - nedbringelse af regionens sygefravær med 10% Midlertidigt ansættelsesstop for genbesættelse af ledige administrative stillinger Tillidsrepræsentanternes deltagelse i aktiviteter i de faglige organisationer Belægning på Region Sjællands sygehuse Gensidig orientering Eventuelt Bilag: Punkt 4 - bilag 1: Økonomiaftale 2014 Punkt 5 - bilag 2: Oversigt over ansøgninger, der har fået tilsagn/afslag på ansøgning til arbejdsmiljøpuljen Punkt 5 - bilag 3: Oversigt over restansøgninger, der skal behandles på dagens møde i MED-Hovedudvalget Punkt 5 - bilag 4: Restansøgninger, der behandles på dagens møde i MED- Hovedudvalget Punkt 5 - bilag 5: Vejledning til ansøgning til Arbejdsmiljøpuljen 2014 Punkt 6 - bilag 6: Retningslinje for fotografering, video- og lydoptagelse Punkt 7 - bilag 7: Oversigt over nuværende frivillige initiativer i regionen Punkt 7 - bilag 8: Udkast til frivilligpolitik Punkt 7 - bilag 9: Udkast til snitflader og arbejdsdeling mellem det professionelle personale og de frivillige i Region Sjælland. Punkt 8 - bilag 10: Projektkommissorium for regionalt samarbejdsprojekt Punkt 9 - bilag 11: Overordnet procesplan for Serviceassistentprojektet Punkt 9 -bilag 12: Business Case for Serviceassistentprojektet Punkt 9 - bilag 12a: Bilag til Business Case - Organisering og rollefordeling i serviceassistentprojektet. Punkt 9 - bilag 13: Orienteringsbrev om serviceassistentprojektet til Område-MED Punkt 11 - bilag 14: Vilkår for ansættelsesstop Dagsorden side 2

3 Sag nr.: 1 Journalnummer: Møde med den politiske ledelse Resume Sagsfremstilling MED-Hovedudvalget holder det første af to halvårsmøder med den politiske ledelse den 17. juni På mødet vil følgende blive tematiseret: - Budget MED-Hovedudvalgets personalepolitiske- og arbejdsmiljøpolitiske arbejde i Dagsorden side 3

4 Sag nr.: 2 Journalnummer: Godkendelse af dagsorden Dagsorden side 4

5 Sag nr.: 3 Journalnummer: Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i MED-Hovedudvalget den 3. april MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 5

6 Sag nr.: 4 Journalnummer: Budget herunder økonomiaftale 2014 Resume Sagsfremstilling/bilag På mødet gives en status på budget 2014 og Økonomiaftale 2014, som er indgået mellem Danske Regioner og regeringen primo juni Bilag 1: Økonomiaftale 2014 at Ledelsen orienterer om budget 2014 og økonomiaftale MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 6

7 Sag nr.: 5 Journalnummer: Arbejdsmiljøpulje 2013 og 2014 Resume MED-Hovedudvalget aftalte på mødet den 3. april 2013 følgende proces for behandling af ansøgninger til arbejdsmiljøpuljens udvidede formål: Den nedsatte arbejdsgruppe under Personalepolitisk underudvalg behandler de indkomne ansøgninger Resultatet af arbejdsgruppens behandling forelægges medlemmerne af MED-Hovedudvalget pr. mail snarest herefter. Ansøgninger som medlemmerne af MED-Hoveudvalget ikke har kommentarer til godkendes/afvises umiddelbart. Ansøgninger, der giver anledning til kommentarer fra medlemmerne af MED- Hovedudvalget, behandles på mødet i MED-Hovedudvalget den 17. juni Sagsfremstilling / bilag Arbejdsmiljøpuljen 2013 (udvidet formål) Koncern HR har udsendt svarbreve til de ansøgere, som den nedsatte arbejdsgruppe til behandling af ansøgningerne havde indstillet til støtte/afslag, og som medlemmerne af MED-Hovedudvalget ikke havde kommentarer til i ovenstående høring. MED-Hovedudvalget modtager oversigtsark med ansøgninger, der har fået støtte/afslag til orientering (se bilag 2). Den nedsatte arbejdsgruppe indstillede, at 7 restansøgninger skulle have mulighed for omskrivning/justering, og at disse ansøgninger skal behandles på dagens møde i MED-Hoveududvalget. Koncern HR har behandlet restansøgningerne og tilføjet Sekretariatets anbefaling til Hovedudvalget under bemærkninger. Se bilag 3 og bilag 4. Høringen blandt medlemmerne af MED-Hoveudvalget gav anledning til bemærkning til ansøgning 22. Denne ansøgning skal desuden behandles på dagens møde i MED-Hovedudvalget. Sekretariatet har tilføjet sekretariatet anbefaling til Hovedudvalget under bemærkninger. Se bilag 3 og bilag 4. Dagsorden side 7

8 Arbejdsmiljøpuljen 2013 (restpulje) Arbejdsmiljøpuljen 2013 er udmøntet ved ordinær og udvidet ansøgningsrunde i foråret Der er pt. 2,3 mio. kr. tilbage til udmøntning i puljen (forudsat at MED-Hovedudvalget følger Sekretariatet anbefaling til udmøntning ovenfor). Det foreslås som tidligere år, at restbeløbet i arbejdsmiljøpuljen afsættes til omstillingsprojekter i regionen og evt. andre løbende projektansøgninger til puljen som i øvrigt ligger inden for puljens formål i Som tidligere forestår Koncern HR den løbende vurdering af ansøgningerne og sørger for, at MED-Hovedudvalget holdes orienteret om udmøntningen. Arbejdsmiljøpuljen 2014 Vejledning og tidsplan for ansøgning om støtte fra Arbejdsmiljøpuljen 2014 drøftes på dagens møde. Puljens størrelse vil først være kendt efter budget 2014 er vedtaget i Regionsrådet. Vejledning til ansøgning om støtte fra puljen beskriver de temaer, som det er muligt at søge projektstøtte til i Det foreslås, at ansøgningsfrist til puljen i øvrigt sættes til den 1. oktober 2014 med henblik på at MED-Hovedudvalget kan nå at behandle ansøgninger på sit møde i november Bilag 2: Oversigt over ansøgninger, der har fået tilsagn/afslag på ansøgning til arbejdsmiljøpuljen Bilag 3: Oversigt over restansøgninger, der skal behandles på dagens møde i MED-Hovedudvalget Bilag 4: Restansøgninger, der behandles på dagens møde i MED- Hoveudvalget. Bilag 5: Vejledning til ansøgning af Arbejdsmiljøpuljen 2014 Indstilling At at at MED-Hovedudvalget vedtager at give de prioriterede restansøgninger støtte fra arbejdsmiljøpuljen MED-Hovedudvalget vedtager at afsætte arbejdsmiljøpuljens restbeløb i 2013 til løbende ansøgninger vedr. primært omstillingsprojekter og andre projekter som måtte ligge inden for puljens formål MED-Hovedudvalget drøfter og vedtager vejledning til ansøgning om støtte fra Arbejdsmiljøpuljen 2014 Dagsorden side 8

9 MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 9

10 Sag nr.: 6 Journalnummer: Retningslinje for fotografering, video- og lydoptagelse Resume Den regionale retningslinje for fotografering, video- og lydoptagelser er under revision, og er i den forbindelse blandt andet behandlet den 13. november 2012 på møde i Personalepolitisk Undervalg, hvor bemærkningerne fra udvalget indgik som høringssvar til Ledelsessekretariatet. Sagsfremstilling / bilag Retningslinjen er blevet udarbejdet i en proces, der ud over Personalepolitisk Underudvalg også har involveret de somatiske sygehuse, Psykiatrien og Socialområdet. I forhold til Psykiatrien er retningslinjen afstemt i forhold til Psykiatriens husorden. I forhold til Socialområdet, finder enheden det mest relevant at etablere egen retningslinje pga. særlige forhold. På baggrund af ovenstående proces og indkomne høringssvar er retningslinjen opdateret. Bilag 6: Retningslinje for Fotografering, video- og lydoptagelser Indstilling At MED-Hovedudvalget drøfter indholdet i retningslinje for Fotografering, video- og lydoptagelse. MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 10

11 Sag nr.: 7 Journalnummer: Udmøntning af ordninger, hvor frivillige indgår i opgaver, der supplerer det professionelle arbejde Resumé Regionsrådet har besluttet, at samarbejdet med frivillighedssektoren skal styrkes i Region Sjælland og at muligheden for at bruge frivillige til opgaver, der supplerer det professionelle arbejde, skal øges. På den baggrund forelægges her et udkast til frivilligpolitik, forslag til arbejdsdeling mellem personalet og de frivillige samt beskrivelse af den videre proces. Sagsfremstilling / bilag Baggrund for frivilligpolitikken I Budgetaftalen 2012 og 2013 er der fra politisk side lagt vægt på, at samarbejdet med frivillighedssektoren skal styrkes i Region Sjælland, og at muligheden for at bruge frivillige til opgaver på regionens sygehuse og institutioner skal øges. De nuværende initiativer inden for brugerinddragelse og samarbejde med frivillige organisationer sker på forskellige niveauer i organisationen og er bl.a. relateret til Brugerpolitik for Sundhedsvæsenet i Region Sjælland, lokal dialog med bruger- og pårørendeorganisationer samt konkrete samarbejdsaftaler med frivillige organisationer. En styrkelse af samarbejdet med frivillige organisationer kan ske ved en videreudvikling af de nuværende frivillige initiativer i regionen (se bilag 7), eller ved at indtænke frivillige organisationer på nye og innovative måder i regionens opgaveløsning på sundheds- og socialområdet. For at skabe rammerne for dette forelægges udkast til frivilligpolitik (se bilag 8). Politikken har tidligere været til høring hos ledelsen på regionens sygehuse, i psykiatrien og på socialområdet. Kontaktforum for brugere af sundhedsvæsenet, ledet af Ole Marqweis og bestående af regionrådsmedlemmer og repræsentanter fra brugerorganisationer, har også diskuteret politikken og vil følge det fremtidige arbejde. Dagsorden side 11

12 Endelig har politikken været til høring i forbindelse med et dialogmøde den 30. april 2013, hvor alle regionale patientforeninger og andre interesseorganisationer som fx Røde Kors var inviteret. På baggrund af dialogmødet er der foretaget enkelte ændringer og politikken medvidere sendes nu til høring i MED-Hovedudvalget. Den videre proces Regionens indsats for frivilligt arbejde har som hovedformål at: styrke brugernes indflydelse og samtidig løse opgaver, som der i dag ikke, eller i begrænset omfang, er ressourcer til, at det professionelle personale kan varetage., fx inddragelse i patientuddannelse, agere besøgsvenner, guide i travle modtagelser/informationer m.m. understøtte foreninger, som kan bidrage til at skabe netværk, der bringer patienterne tilbage til hverdagslivet, fx patientorganisationer, mødregrupper, selvhjælpsgrupper, idrætsforeninger m.m. Inddragelse af frivillige indebærer en nytænkning af roller, samarbejdsformer og arbejdsgange. For at sikre de ansatte klare retningslinjer for samarbejdet, er der udarbejdet et udkast til snitflader og arbejdsdeling mellem det professionelle personale og de frivillige i Region Sjælland (se bilag 9). Med udgangspunkt i udarbejdede rammer skal der på den enkelte arbejdsplads laves en klar aftale om fordelingen af opgaver mellem de frivillige og de ansatte. I den forbindelse inddrages MED-udvalgene også som en vigtig sparringspart for at sikre helhedstænkning i forhold til de frivilliges indsats og klarhed i rollefordelingen på de enkelte arbejdspladser. Samarbejdet skal ske med respekt for den forskel, der er på ansatte og frivillige, hvor ansatte løser de opgaver, der er nedfældet i lovgivningen, og frivillige udfører opgaver af omsorgsmæssig karakter, hvor der ikke kræves visitation eller registreringer. Region Sjælland samler initiativer og idéer til fremtidige projekter i en vidensbank, der vil være tilgængelig på internettet. Hensigten er, at den kan inspirere medarbejdere og ledere i regionen til at udbygge og styrke samarbejdet med frivillige. Fremadrettet vil sygehusene blive bedt om at udarbejde en plan for, hvordan de vil fremme og udvikle samarbejdet med frivillige. For at understøtte dette arbejdes der i forbindelse med budget 2014 på at oprette en pulje, som kan søges til specifikke projekter. Endvidere vil Kvalitet og Udvikling udarbejde en række specifikke retningslinjer om: Introduktion og uddannelse af frivillige fx gældende regler vedr. håndhygiejne, alarmering ved brand og hjertestop, fortrolighed og tavshedspligt m.m. Dagsorden side 12

13 Forsikringsforhold og andre juridiske formaliteter fx hvornår der skal/bør indhentes attester fra kriminalregistret Ansvarsplacering og ledelse; hvem har ansvaret for den frivillige og hvem refereres der til Skabeloner for samarbejdsaftaler; både for selvstændige frivillige og for organisationer og foreninger. Formålet med retningslinjerne er at give de enkelte arbejdspladser værktøjer til at få samarbejdet til at fungere bedst muligt. Den overordnede plan for udmøntning af frivilligpolitikken forventes forelagt Kontaktforum for brugere af sundhedsvæsenet i september Udmøntningen skal sammentænkes med regionens øvrige indsatser, som bl.a. har til formål at støtte patientens rolle i egen behandling. Regionsrådet skal på møde efter sommerferien drøfte og godkende frivilligpolitikken samt snitflader og arbejdsdeling mellem det professionelle personale og de frivillige i Region Sjælland. Bilag 7: Bilag 8: Bilag 9: Oversigt over nuværende frivillige initiativer i regionen Udkast til frivilligpolitik Udkast til snitflader og arbejdsdeling mellem det professionelle personale og de frivillige i Region Sjælland. Indstilling: At MED-Hovedudvalget drøfter udkast til politik samt udkast til snitflader og arbejdsdeling mellem det professionelle personale og de frivillige i Region Sjælland. MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 13

14 Sag nr.: 8 Journalnummer: Projektkommissorium for regionalt samarbejdsprojekt Resume Sagsfremstilling / bilag I forbindelse med OK13 (i aftalen om udviklingsmæssige aktiviteter på det personalepolitiske område mellem RLTN og KTO, Sundhedskartellet, FOA og AC) er der afsat ca årligt til projekter på det personalepolitiske område i Region Sjælland. Midlerne skal anvendes i overenskomstperioden (senest den 31. marts 2015), dog kan projekter planlagt i perioden række ind i den følgende overenskomstperiode. Midlerne skal anvendes til samarbejdsprojekter, hvor det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg (MED-Hovedudvalget) fungerer som styregruppe. Det foreslås, af midlerne anvendes til et projekt, der har til formål at iværksætte initiativer, der giver den enkelte medarbejder redskaber til bedre at tage vare for sig selv, så medarbejderne kan påvirke deres rammer og vilkår på jobbet konstruktivt. Desuden skal projektet medvirke til at styrke og udvikle de personlige forudsætninger for et godt samarbejde på arbejdspladserne. Koncern HR vil efterfølgende udarbejde en business case for samarbejdsprojektet, der mere detaljeret beskriver mål, tidsplan mv. for projektet. Business casen godkendes af MED-Hovedudvalget. Bilag 10: Projektkommissorium for regionalt samarbejdsprojekt Indstilling At MED-Hovedudvalget godkender projektkommissorium for regionalt samarbejdsprojekt. Dagsorden side 14

15 MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 15

16 Sag nr.: 9 Journalnummer: Status og tidsplan for serviceassistentprojektet Resume Grundet projektets omfang og kompleksitet er projektet indledt med en initieringsfase med projektmobilisering. Mobiliseringen har bestået i udpegning af delprojektledere, etablering af projekt- og referencegrupper og nærmere afdækning af opgavens omfang. Business Case er blevet revideret, og procesplan for projektet samt orienteringsmateriale til møderne i Område- MED-udvalgene er udarbejdet. Sagsfremstilling/bilag Projektledelsen har løbende afholdt møder med det formål at drøfte indbyrdes afhængigheder delprojekterne imellem. Der er blevet udarbejdet milepæle i projektet samt en detaljeret tids- og handlingsplan, som har dannet basis for udarbejdelsen af en overordnet procesplan. Se vedlagte bilag. Business Case er et dokument, som løbende revideres under projektet. Den seneste udgave er vedlagt som bilag. Information er en vigtig del af processen. For at sikre en ensartet grundlag for behandlingen af serviceassistent-projektet i Område-MED, er der udarbejdet et orienteringsbrev. Brevet er vedlagt som bilag. Business Case, overordnet procesplan og orienteringsbrev vil blive lagt ud på intranettet. Der er igangsat en dialog med Kommunikationsenheden vedrørende oprettelse af et site på intranettet. De første møder i projekt- og referencegrupperne er blevet afholdt i maj måned. Dagsordenen har bl.a. omfattet gennemgang af Business Case, projektorganisering samt procesplan. Den videre proces. Kortlægningsfasen igangsættes i juni måned 2013 og vil omfatte indsamling og gennemgang af data, interviews på sygehusene samt udarbejdelse af koncept for økonomistyring, jobrotation og uddannelse. Holbæk Sygehus er udvalgt som det første sygehus, som kortlægges. Kortlægningen omfatter en indsamling og gennemgang af regnskaber, budgetter, jobbeskrivelser samt tidsforbrug inden for serviceydelserne. Dagsorden side 16

17 De resterende sygehuse vil efterfølgende blive kortlagt. Resultatet af kortlægningen vil danne baggrund for udarbejdelse af et katalog, som vil beskrive hovedarbejdsopgaver og ressourceforbrug inden for serviceydelserne. I kortlægningsfasen vil der blive udarbejdet et koncept for uddannelse af serviceassistenter og jobrotation. Der vil endvidere blive udarbejdet et notat ved økonomi til uddannelse af medarbejderne samt lønforhold før og efter uddannelse. Kortlægningsfasen forventes afsluttet i slutningen af november måned På efterårets møde i MED-Hovedudvalget vil udfaldet af kortlægningsfasen blive forelagt. Kortlægningsfasen bliver efterfulgt af analysefasen, hvor der ud fra kortlægningskataloget indhentes relevant viden om eventuelle nye opgaver, som det kræver en særskilt uddannelse til. Der afholdes workshops, hvor der drøftes opgavefordeling mellem faggrupper. Resultatet vil munde ud i et udkast til en snitfladebeskrivelse mellem faggrupperne. Bilag 11: Bilag 12: Bilag 12a: Bilag 13: Overordnet procesplan for Serviceassistentprojektet Business Case for Serviceassistentprojektet Bilag til Business Case - Organisering og rollefordeling i serviceassistentprojektet. Orienteringsbrev til område-med At Ledelsen orienterer om status og procesplan for serviceassistentprojektet MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 17

18 Onsdag den 7. juni 2013, kl Sag nr.: 10 Journalnummer: Status på projekt Mening og sundhed - nedbringelse af regionens sygefravær med 10% Resume Tirsdag den 21. maj 2013 blev projektet Mening og Sundhed skudt i gang med et stort arrangement, hvor trivselsekspert Henrik Krogh var inviteret til at holde et oplæg om begrebet langtidsfriskhed. Efterfølgende blev alle deltagere inviteret til, at bidrage med forslag til temaer i projektet. Sagsfremstilling Projektgruppen har kigget de indkomne forslag igennem og systematiseret dem. De fordeler sig inden for de emner, der er skitseret nedenfor. Projektgruppen arbejder videre med at vurdere, prioritere og sortere indholdet for at designe og udvikle relevante aktiviteter, der kan indgå i projektprogrammet. Nedenstående tabel viser de input projektgruppen fik på Kick-Off-seminaret. Dialogprocessen blev gennemført i 2 faser. I den ene fase blev deltagerne bedt om at komme med ideer til forebyggelse af sygefravær, i den anden blev de bedt om at komme med ideer til håndtering. De forskellige input indenfor de 2 kategorier er efterfølgende blevet kategoriseret i temaer, der tydeliggør, hvor interessen og behovet for tiltag er størst. Disse kategorier og de underliggende input kommer til at udgøre en væsentlig del af arbejde med at designe indholdet af projektets mange initiativer. Emne Input, forebyggelse Input, håndtering Anerkendelse og Belønning Bonusordning og belønning ved lavt fravær. Ros og anerkendelse Arbejdsmiljø Mere tid til indsatsen for arbejdsmiljøgrupper Social kapital Øge social kapital med fokus på at skabe tillid/tryghed, fælles stolthed og støtte Samarbejde på tværs af afdelinger. Inspiration Vidensdeling; Den gode historie, f.eks. på cafemøder, temadage, gå-hjem møder Elektronisk idébank Dagsorden side 18

19 etc.. ERFAgrupper på tværs af organisationen Forskellige oplægsholdere, eksempelvis Henrik Krogh om langtidsfriske. HR hotline Ledelse Uddannelse af ledere bl.a. ift. Kommunikation, sygefravær og nærvær. Ledernetværk Coaching Forberede ledere og medarbejdere på store organisatoriske forandringer. Anerkendende ledelsestilgang Trivselssamtaler i grupper Rammer med faglig handlefrihed og mindre detaljeregulering Mere tid til ledelse og mindre til drift Indføre reflektionstid (10 min. til bearbejdelse af hændelse). Maks. 25 medarbejdere pr. afdeling HR funktionen Mere synliggørelse af HR (nærvær) fx ved fyraftensmøder el. tværfaglige samarbejder med ledere m.m.. Ydelseskatalog fra HR hvad kan HR hjælpe med? Ekstra støtte til ledere fra HR ved løn og registrering Kompetenceudvikling af HR ift. arbejdsmiljøuddannelse, håndtering af sygefravær samt jura Udbrede kendskab til HR protalen Politikker Hjælp fra HR til at reformulere og implementere politikker lokalt Mailkultur ikke sende mail om aftenen Afbureaukratisere adgangen til arbejdsmiljøpuljen (penge deles ud lige) Synlighed af politikker på intranettet Værktøjskasse til den svære samtale Ret og råd. HR giver støtte ved den svære samtale Dagsorden side 19

20 Fælles definition af langtidsfriske Kurser i politikker Oftere revurdering af politikker ift. Marked Pauser uden afbrydelser stillekupe Sygefravær Dialog om sygefravær indgår i MUS Tydeliggøre holdningen til fravær på regionsniveau Retningslinjer ved sygemelding, for at undgå sygemelding til kollega Langtidsfriske Fælles definition af langtidsfriske Undersøgelse af de langtidsfriske Langtidsfriske som rollemodeller Opmærksom på misbrug af langtidsfriske Omsorgssamtale med de langtidsfriske skabelon Udbredelse af begrebet i hele organisationen Hvordan får vi langtidsfriske til at smitte? Diagnose Automatisk genereret mail med statistik over de langtidsfriske hvert halve år. System hvor medarbejderen kan se eget sygefraværsmønster evt. på lønsedlen. Analyse af sundhed/sygdomsmønstre o Fysisk, psykisk, sygenærvær, langtidsfrisk Hjælp til at afdække årsager og holdninger til sygefravær Kvalitativ analyse af langtidsfriske Analyse af hvad konsekvenserne er ved sygefravær Udarbejde profil af langtidsfrisk Sociolog på afdelinger med højt sygefravær Drejebog ved sygemelding Ideer til aflastning ved sygdom Værktøjskasse til at få medarbejdere tilbage i jobbet Hensyn til dem, som ikke er på toppen fit for nursing Dagsorden side 20

21 Trivselsspørgeskema med fokus på hvad får dig til at trives? Registrer fremmøde Omsorgs-samtaler Forberede spørgeskema til omsorgssamtaler Omsorgssamtaler tidligere i forløbet Øge fokus på arbejdsglæde og mindre på kontrol af fravær HR overtager samtaler efter anden gang Kursus i afholdelse af samtalen Kommunikation Kommunikation af projektet ud til alle medarbejdere Hjælp til lokal markedsføring ved brug af plakater m.m.. Tydeligere og hurtigere beslutninger fra højeste niveau. Konsulent bistand Coach til udsatte medarbejdere Akut beredskab ved traumatiske hændelser fx med hotline Udefrakommende fagpersoner til professionel sparring Konflikthåndtering Fysisk sundhed Frugtkurv, massage, fysioterapi, motionstilbud, rygestop, diætist Pulje af penge til selvforvaltning Undervisning vedr. forflytning Betalt motion Bedre styring af udsugning, isolering og bedre belysning Fleksibilitet Mere fleksible vagtplaner fx via it systemer (timecare) Fleksible regler for barn syg (mulighed for en halv fridag, som arbejdes af på et andet tidspunkt) Mulighed for livsfasejobbank Mulighed for flere timer om ugen. I forhold til nogle af forslagene er der allerede igangsat aktiviteter, der dækker det, der er blevet efterspurgt. Det gælder fx ledernetværk, coaching, Dagsorden side 21

22 akutkrisehjælp, rådgivning i ret og råd, foredrag om langtidsfriske, social kapital m.m.., ligesom der er kommet forslag til aktiviteter, som mange arbejdspladser og MED udvalg allerede arbejder med. Projektgruppen arbejder videre med inspirationen fra dialogprocessen, hvor de mest interessante og relevante emner får betydning og gruppen vil medio august 2013 præsentere et foreløbigt program, der viser, hvilke aktiviteter, der kommer til at indgå i projektforløbet indtil maj Programmet vil blive justeret løbende i dialog med projektets interessenter. Indstilling At Ledelsen orienterer om status for projekt Mening og Sundhed MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 22

23 Sag nr.: 11 Journalnummer: Midlertidigt ansættelsesstop for genbesættelse af ledige administrative stillinger Resume Sagsfremstilling / bilag Med udgangspunkt i økonomiaftalen for 2012 har regionerne i fællesskab besluttet at indføre et midlertidigt stop for genbesættelse af administrative stillinger indtil 31. oktober MED-organisationen er den 22. maj 2013 blevet orienteret om ansættelsesstoppet og de vilkår, der gælder for administration heraf. Bilag 14: Vilkår for ansættelsesstop at Ledelsessiden orienterer om vilkår for ansættelsesstop. MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 23

24 Sag nr.: 12 Journalnummer: Tillidsrepræsentanternes deltagelse i aktiviteter i de faglige organisationer Resume Medarbejdersiden har ønsket tillidsrepræsentanternes deltagelse i aktiviteter i de faglige organisationer drøftet i MED-Hovedudvalget. Sagsfremstilling Efter Region Sjællands MED-aftale 15, stk. 1, skal der efter anmodning gives tillidsrepræsentanten fornøden frihed til deltagelse i kurser og møder, som arrangeres af den forhandlingsberettigede organisation. Bestemmelsen har følgende formulering, der i øvrigt svarer til indholdet af den centrale rammeaftale: Stk. 1. Efter anmodning gives der tillidsrepræsentanten fornøden tjenestefrihed med henblik på 1. deltagelse i de af personaleorganisationerne arrangerede tillidsrepræsentantkurser, 2. udøvelse af hverv, hvortil tillidsrepræsentanten er valgt inden for sin forhandlingsberettigede personaleorganisation, og 3. deltagelse i møder, som arrangeres af den forhandlingsberettigede personaleorganisation for de tillidsrepræsentanter, der er valgt i regionerne. Bestemmelsen er formuleret ubetinget, men beskriver dog ikke tjenestefriheden som en egentlig rettighed, der eksempelvis træder foran driftsmæssige forhold. Af statens personaleadministrative vejledning (PAV) fremgår følgende under pkt om tjenestefrihed til faglige formål: Tillidsrepræsentanter kan få tjenestefrihed til deltagelse i faglige kurser mv., jf. cirk.skr. 23/ Dette gælder også suppleanter for tillidsrepræsentanter, selv om de pågældende ikke fungerer som tillidsrepræsentant. Formuleringen beskriver en mulighed modsat en rettighed. Statens regler gælder i staten og ikke i regionerne, men det er dog et fortolkningsbidrag. Dagsorden side 24

25 Det arbejdsretlige udgangspunkt er dertil, at faglig aktivitet, der ligger ud over, hvad der har med selve bestridelsen af hvervet at gøre, ikke er omfattet af retten til frihed. Det følger også modsætningsvist af rammeaftalens 14 samt diverse afgørelser. Det er ligeledes en arbejdsretlig grundsætning, at hvervsudøvelsen skal ske med mindst mulig forstyrrelse af driften. Koncern HR vurderer, at balancen mellem hensigten med MED- og TRsystemet og den ganske klare formulering af 15, stk. 1 i den centrale rammeaftale samt Region Sjællands MED-aftale på den ene side og det generelle arbejdsretlige udgangspunkt om hensynet til driften tilsiger, at tillidsrepræsentanten som altovervejende hovedregel skal have tjenestefri til at deltage i faglige aktiviteter, som beskrevet i 15, stk. 1, men at der omvendt helt undtagelsesvist kan forekomme situationer, hvor driftsmæssige forhold står i vejen for en sådan tjenestefrihed. Indstilling At MED-hovedudvalget drøfter tillidsrepræsentanternes deltagelse i aktiviteter i de faglige organisationer MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 25

26 Sag nr.: 13 Journalnummer: Belægning på Region Sjællands sygehuse Resume Der har den seneste tid været sat fokus på belægningen på landets medicinske afdelinger, herunder problemer med patienter på gangene og stort arbejdspres for personalet. Medarbejdersiden har ønsket belægningen drøftet i MED-Hovedudvalget. Sagsfremstilling / bilag Kort om belægningsprocenter og overbelægning Høje belægningsprocenter betragtes ofte som udtryk for overbelægning, men dette er ikke nødvendigvis korrekt og fortolkningen af belægningsprocenter bør altid ske med varsomhed. Dette skyldes flere faktorer, herunder: Kortvarige indlæggelser medfører, at den samme sengeplads godt kan bruges flere gange indenfor samme døgn (fx i Akutafdelingerne). Dermed bliver belægningsprocenten højere end 100. Patienter, der fysisk ligger på anden afdeling, f.eks. intensivafdelingen, indgår i beregningen af belægningsprocenten på den stamafdeling, som de hører til. Dette til trods for, at de ikke ligger i en seng, som tilhører afdelingen. Dette gør, at belægningsprocenten rent teknisk bliver højere end den er. Overbelægning er desuden ikke ensbetydende med, at der ligger patienter på gangene. Det er således ofte muligt at foretage andre placeringer. Belægningsprocenten siger ikke noget om den konkrete placering. Den siger heller ikke noget om de muligheder, der rent fysisk er for disse placeringer. Belægningsprocent siger intet om personalenormering per patient eller per seng. En belægningsprocent på over 100 betyder altså ikke nødvendigvis, at der er overbelægning, færre sygeplejersker per patient, eller at der ligger patienter på gangene. Der er pt. igangsat et samarbejde mellem Danske Regioner og Statens Serum Institut i forhold til at udvikle et bedre mål for overbelægning. Status i Region Sjælland Dagsorden side 26

27 Generelt oplever Region Sjælland ikke vedvarende problemer med overbelægning på sygehusniveau, men dermed ikke sagt, at det ikke er væsentligt at beskæftige sig med området. I Region Sjælland er der både på sygehusene og fra mere centralt hold et stort ledelsesmæssigt fokus på at undgå overbelægning i videst muligt omfang. På regionalt plan sker dette bl.a. via initiativer, som har til formål at styrke kvaliteten, sammenhængen og tempoet i det enkelte patientforløb samt det overordnede patient-flow i en afdeling, i personalets arbejdsgange og i samarbejdet mellem afdelingerne. Nedenfor beskrives tre tværgående initiativer, som på regionalt plan har haft eller forventes at have en positiv effekt på belægningen. Akutafdelingerne vender patienterne i døren Med etableringen af regionens fire akutafdelinger i 2009 var det forventningen, at man i højere grad ville kunne vende patienten i døren og undgå videre indlæggelse på sygehusets stamafdelinger. Dette skulle ske ved at etablere sengeafsnit beregnet til 1 og 2-døgns indlæggelser. En evaluering gennemført i foråret 2011 viste, at der var sket et fald i antallet af akutte indlæggelser på stamafdelingerne, da en stor del af de akutte patienter nu kunne udskrives direkte fra Akutafdelingen. Desuden viste evalueringen, at der var sket et fald i antallet af genindlæggelser. Med kortere indlæggelser og færre genindlæggelser bidrager Akutafdelingerne således aktivt til at mindske presset på stamafdelingerne. LEAN som middel til at nedbringe ventetid til udskrivning Regionen arbejder intensivt med at gennemføre LEAN projekter og patientinventering. Her analyseres arbejdsgange og patientforløb for at identificere flaskehalse, som ellers kan betyde øget ventetid for personale og patienter, herunder ventetid til udskrivelse, som igen medfører en uhensigtsmæssig udnyttelse af sengemassen og større risiko for høje belægningsprocenter. Følge op-ordning: Forhindring af uhensigtsmæssige genindlæggelser Et arbejde der fremover forventes at støtte og styrke den positive effekt af de korte indlæggelser er etableringen af en såkaldt følge-hjem ordning. Ordningen indebærer, at et tværsektorielt team gennemfører et eller flere opfølgende hjemmebesøg hos ældre medicinske patienter udskrevet fra sygehuset. Resultater fra tidligere følge-hjem projekter peger på, at en systematisk opfølgende indsats kan sikre en større kontinuitet i det samlede patientforløb og forhindre uhensigtsmæssige genindlæggelser. Indstilling at MED-Hovedudvalget drøfter belægning på regionens sygehuse i et arbejdsmiljømæssigt perspektiv MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 27

28 Sag nr.: 14 Journalnummer: Gensidig orientering Sagsfremstilling På mødet orienteres om: Garantiklinikken Forretningsudvalget blev orienteret om kapacitetstilpasning på Garantiklinikken i Ringsted på møde den 6. juni Se sagsfremstillingen til forretningsudvalget her. Personaleprocessen er drøftet i ArbejdsPladsForum for de medarbejdere, der bliver berørt af de personalemæssige ændringer ved Garantiklinikken. Status på forhandling af ny MED-aftale MED-Hovedudvalgets gensidige orientering Dagsorden side 28

29 Sag nr.: 15 Journalnummer: Eventuelt Kommende punkter: Dagsorden side 29