Ledelsespakke 5. Tema Klar til Cura

Transkript

1 Ledelsespakke 5 Tema Klar til Cura

2 Tema Klar til Cura sidste ledelsespakke inden den 13. maj Det er en stor glæde at sende dig Ledelsespakke 5 den sidste ledelsespakke, inden vi den 13. maj byder velkommen til vores alles nye kollega, Cura. Nu her på falderebet får du nogle vigtige informationer om især lukkeperioden og tiden kort efter den 13. maj. Det er blandt andet informationer om support i begge perioder, men også om hvem, der håndterer hvilke opgaver. Vi er meget opmærksomme på de mange udfordringer de næste uger bringer for jer ledere og jeres medarbejdere og vi har især skærpet opmærksomhed på patientsikkerheden i lukkeperioden. Vi appellerer til jer, om at passe ekstra godt på jeres medarbejdere også arbejdsmiljømæssigt så vi alle kommer igennem lukkeperioden og opstartsfasen i god behold og med en nogenlunde ro i maven. Selve dagen den 13. maj giver vi jer ro til at få styr på jeres borgere og jeres dokumentation. Den 13. maj er nemlig en milepæl og ikke en målstreg. Derfor er det heller ikke her, vi lader champagnepropperne poppe eller klipper røde bånd. I stedet drysser vi lidt Cura-støv ud over jer og opfordrer jer egentlig til at markere dagen på en måde, som passer ind i jeres hverdag. Vi er stadig klar i Cura projektorganisationen og ved cura-post til at hjælpe og besvare spørgsmål også efter den 13. maj. I uge 25 vil vi sende jer endnu en ledelsespakke med opsamling på hvordan det gik i ugerne før og efter den 13. maj. Held og lykke med Cura Annette Hedberg Projektchef Indhold Tema Klar til Cura - sidste ledelsespakken inden 13. maj - snart i mål med undervisning - markering af dagen Læringspakke 7 Før lukkeperiode I lukkeperioden Opgaver i Cura efter start den 13. maj Udvidet Support frem til uge 27 CuraPlan Auditering Fakta Find tidsplanen og de vigtigste datoer og fakta. Din rolle på vej mod Cura Et bud på, hvad du lige nu bør have fokus på som leder.

3 Tema Klar til Cura snart i mål med undervisning Curaundervisningen er ved at være ved vejs ende. Godt 275 kurser er der blevet afviklet og mere 4000 medarbejdere har nu hilst på Cura. Undervisningen er gået planmæssigt dog med enkelte tekniske udfordringer, men underviserne har mødt engagerede kursister og modtaget relevante spørgsmål til system og arbejdsgange og ønsker til Cura fremadrettet. - Tiden har været knap og der har været meget, der skal læres på kort tid, men det har været sjovt og spændende at undervise i Fælles Sprog 3 og Cura. Medarbejderne kan godt se, at måden Cura er opbygget på, giver mening i forhold til arbejdsgangene ude hos borgeren, fortæller Kai Thornvig Nielsen, som er Cura-instruktør i Frit Valg. Der har selvfølgelig også været en naturlig skepsis og undren i forhold til det, som ikke er muligt i Cura, men som man kan i dag i Care, men efter at have haft Cura mellem hænderne i noget tid, opdager de fleste, at de vi kan i Cura fremover måske er endnu bedre. Der er meget stor forskel på holdene alle er jo forskellige og har forskellige tilgange, viden og måder at lære på, så hver undervisning har budt på nye oplevelser og udfordringer. Det betyder jo også, at vi hver gang har skullet tilpasse vores undervisning, så vi kunne bruge tid på det, hvert enkelt hold havde størst brug for. Men ens for alle har været den glæde og stolthed man føler, når man kan se, v at der pludselig går et lys op for medarbejderne når de pludselig fanger, hvordan det hele hænger sammen i FS3 og Cura at det faktisk bliver meget lettere at arbejde i. Et af mine mål for undervisningen har været, at få medarbejderne til at tage ja-hatten på; at have tillid til systemet og egne evner og være overbevist om, at de nok skal få det lært hen ad vejen, netop fordi det giver så god mening. Og det mener jeg helt sikkert, at vi er lykkedes med. Ekstrakurser Der har naturligvis været frafald pga. sygdom undervejs, så derfor er der oprettet ekstrakurser til disse medarbejdere samt til nyansatte og ferieafløsere. Kurserne ligger i uge 19, 23 og 26 og I tilmelder blot jeres medarbejdere her i Cura kursuskataloget på KLIK.

4 Tema Klar til Cura markering af dagen Nu er det snart ved at være den 13. maj - en dag vi er mange, der har set frem til, så det skal vi selvfølgelig markere sammen! De næste par uger, drysser vi derfor lidt Curastøv ud over forvaltningen. Alle arbejdspladser vil modtage Curagodteposer med Curameller, et par Curavand, en koncurance samt en bestillingsseddel, som I kan bruge, hvis I vil have mere vand. Sæt ord på Cura Igennem de sidste mange måneder har vi hørt mange sjove CuraOrd og derfor har vi lavet koncurancen Sæt ord på Cura. Så kom frisk Der er lækre Curakurve at vinde. v Forpremiere En af dagene bliver Curafilmen sendt ud til alle som en kickstart på Cura. Filmen er direktør Jan Nielsens bidrag, når han sender Cura hjemmefra. I over et år har vi bygget, puslet og gjort Cura klar til alle jer, der skal arbejde sammen med Cura i hverdagen. Vi kalder Cura for en god kollega. Se hvorfor i filmen

5 Læringspakke 7 Øvelse gør mester Derfor er det vigtigt at vi hjælper medarbejderne med at holde deres viden ved lige til den 13. maj. Læringspakke 7 udsendes torsdag i uge 18 I Læringspakke 7 samler vi op på de erfaringer, vi har gjort os i undervisningen og en masse praktiske ting, som bl.a.: opsætning af filtre i Cura og brevskabeloner Support, når vi går i luften med Cura. CuraPlan Hjælpemidler og meget mere Når medarbejderne er uddannede skal de sørge for at holde deres viden ved lige til den 13. maj. Find ud af, hvordan I bedst kan holde gryden i kog hos jer enten på fællesmøder, i grupper eller hver for sig. Brug materialet fra de andre læringspakker - både Cura og FSIII. Find gerne de gamle Kahoots, spil, øvelser, videoer mm. frem. Bliv ved med at øve og lege i Cura sandkasse I kan fortsætte med at lege og øve jer i Cura sandkasse - også efter den 13. maj.

6 Før lukkeperioden starter den 3. maj kl Beredskabsplaner Beredskabsplanerne, som udsendes ad flere omgange i løbet af de kommende dage, forklarer, hvordan vi kommer igennem den forestående lukkeperiode og hvordan vores kommunikation med de interne såvel som de eksterne samarbejdspartnere skal foregå. Frozen Zone For at sikre at alle nuværende medarbejderes rettigheder i CARE overføres korrekt til CURA, er der pr. 14. april lukket for bestillinger af rettigheder til Care. Bestillingsskemaet på KLIK vil snarligt blive erstattet af et bestillingsskema til CURA. Beredskabsplanerne indeholder de ændrede arbejdsgange for medicinhåndtering og de forskellige faggruppers skriftlige dokumentation i lukkeperioden. Du vil modtage: Skemaet herunder viser den enkelte funktions opgaver inden lukkeperioden. Skriv gerne til cura-post@aalborg.dk, hvis I har spørgsmål eller kommentarer til beredskabsplanen. Mail med beredskabsplaner fra Annette Hedberg tirsdag den 30. april Særskilt mail tirsdag den 30. april om procedurer for medicinhåndtering fra Kvalitets- og Innovationsenheden Særskilt mail om korrekt håndtering af papirjournal torsdag den 2. maj fra Annette Hedberg Mail med information om support under lukkeperioden torsdag den 2. maj fra Annette Hedberg. Samtlige informationer vil være tilgængelige på Uddannelse Aalborg under mappen Beredskabsplan under lukkeperioden

7 I lukkeperioden Vi er meget opmærksomme på, at der under den forestående lukkeperiode er en forhøjet risiko for fejl i arbejdsgange og det i særdeleshed i forbindelse med håndtering af medicinændringer frem til den 20. maj. Der er derfor gennemført en analyse og udarbejdet en risikovurdering ud fra de tre risikopunkter; hvor sandsynligheden for, at der sker en fejl, er stor, alvorligheden af en fejl er betragtelig og muligheden for at opdage fejlen er lille. De tre områder med højest risiko er, at: En praktiserende læge ikke ringer ind om en ændring men alene opdaterer FMK. Der sker fejl ved brug af FMK online. Der sker fejl ved håndtering af medicinændringer på papir. På baggrund heraf er der derfor udarbejdet tydelige og enkle arbejdsgange samt instrukser og tjeklister til brug i lukkeperioden. Dem finder I på Instrukser.dk og ligeledes under Beredskabsplan under lukkeperioden på Uddannelse Aalborg. Support i lukkeperiode Der oprettes et særligt hotline-nummer i lukkeperioden, hvor medarbejdere - når ikke superbrugere, ledere, gassere, IRP ere eller Sygeplejen kan hjælpe - kan søge hjælp til: Spørgsmål om korrekt håndtering af sundhedsfaglig dokumentation på papir i lukkeperioden. Spørgsmål til korrekt håndtering af medicin på papir i lukkeperioden. Uforudsete situationer om håndtering af papirjournal, som ikke kan håndteres lokalt. Nummeret er: og det er kun aktivt i lukkeperioden fra fredag d. 3. maj til søndag d. 12. maj - begge dage inklusive. Hotline er åben fra kl

8 Opgaver i Cura efter den 13. maj Når vi starter Cura på vores PC er og ipad den 13. maj er: Alle borgere og medarbejdere tilgængelige i CURA. Vitale data fra Care delvist overflyttet til CURA. Alle Care data vil være tilgængelige fra CURA via Arkivopslag på borger stamdata. Det vi så skal i gang med er, at håndtere alle de informationer om borgeren, som er noteret på papir i lukkeperioden. Al journalføring, der er lavet på papir i perioden maj, scannes ind og vedhæftes på borgers CPRnummer som en fil med navnet: Journal fra utilgængelig periode. Det skal være klaret i løbet af 5 hverdage fra Cura startdato altså senest den 20. maj. I dette skema kan du se, hvilke funktioner og afdelinger, som er ansvarlige for hvad i perioden efter den 13. maj.

9 Udvidet Support frem til uge 27 Når vi går i luften med Cura den 13. maj bliver det med et stærkt hold klar ved telefonerne og tasterne til at hjælpe og yde support til dig og dine medarbejdere. Alle hverdage fra til er der et hold af instruktører, IT-konsulenter, GASSERE og koordinatorer parat til at hjælpe alle igennem de første mange uger med Cura. De håndterer de sager, der bliver oprettet i TopDesk og tager imod de opkald, der kommer på IT-Supporten Til at hjælpe dem, er også en medarbejder fra Systematic, alle medarbejdere fra Cura projektorganisationen samt instruktører og IRP ere klar til at hjælpe ved spørgsmål omkring FS3-metoden, medicinhåndtering og meget andet. Hjælp til selvhjælp Men før du ringer eller opretter sager på TopDesk er der flere ting du selv kan gøre. Til at hjælpe har vi udarbejdet nogle Action Cards, som guider jer igennem, når der opstår problemer. Disse vil blive sendt ud til jer i ugerne op til den 13. maj. Derudover kommer der en udførlig guide i den kommende Læringspakke til hvad medarbejderne skal gøre, når de opretter en sag på TopDesk. Support uden for telefon-tiden Organisationen har ikke fremsat ønske om support udenfor telefontiden på hverdage mellem og Udenfor telefontiden planlægger funktionerne og afdelingerne selv support det varetages af IRP erne.

10 CuraPlan 1. Sid sammen så vidt muligt i dagene omkring den 13. maj. På den måde kan I hjælpe hinanden og sørge for at alle er med. 2. Vær opmærksom på, at det ofte tager længere tid end forventet at lægge det konverterede data ind i grundplanen. Sørg for at sætte nok tid af til det at få oprettet en optimal grundplan fra starten, sparer jer for meget tid fremover. 3. Cura Plan Introvideoen og de øvrige E- læringsvideoer om CuraPlan kan med fordel ses lige omkring den 13. maj. På den måde får I hurtigt genopfrisket arbejdsgangen i CuraPlan. Alle videoer bliver tilgængelige på Uddannelse Aalborg. hvert kontor og snak om dem til møderne. 5. Brug din CuraPlan-superbruger og din IRP er til sparring og hvis du har spørgsmål eller oplever problemer. En oversigt over begge grupper udsendes med den kommende læringspakke og vil ligeledes være tilgængelig på Uddannelse Aalborg. 6. Print evt. Oversigten over funktioner og navigationssedler ud og hæng dem op på opslagstavlen 4. Planlæg evt. regelmæssige møder, hvor I diskuterer udfordringer og deler viden med hinanden i den første tid efter den 13. maj. Hav evt. en parkeringsplads til spørgsmål på

11 Auditering Redskab til læring, udvikling og forbedring Som en del af implementeringen af FS3 og Cura gennemføres der audits (Pilottest) for at sætte fokus på læring og udvikling af kvaliteten. Det centrale i auditering er, at det er medarbejderne og lederne, som selv kigger ind i egen praksis med en nysgerrig og positiv tilgang samt en anerkendende og forbedringsorienteret tone. Audits faciliteres af sundhedsfaglige udviklingskonsulenter og Cura-instruktører, som sammen med Cura projektorganisationen har udarbejdet en procesplan. Fokuspunkter i disse audits: Dokumenterer og arbejder medarbejderne efter Fælles sprog III procesmodellen (Generisk procesmodel) Opdaterer medarbejderne borgernes data ved hjælp af strukturerede og klassificerede data eller via fritekst Dokumenterer medarbejderne korrekt i forhold til den nye dokumentationsstandard herunder opgaveoverdragelse og medicin. Instruktørerne klædes på til at varetage Audits d. 21/5. Der udføres audits fra d. 3/6 til 17/6 - en pr. område (Sygeplejen, Plejebolig, Frit Valg, Myndighed, Træning og de private leverandører)

12 Fakta Tidsplan Systematic blev valgt som leverandør Foråret 2018 Instruktører og lokale implementeringsteams blev udvalgt og klædt på til at undervise deres kolleger. Efterår/vinter 2018 Vi udvikler Cura Omsorg sammen med Systematic. Vi har fokus på at opbygge Cura efter vores arbejdsgangsbeskrivelser. Januar 2019 marts 2019 Vi udvikler uddannelsen til alle medarbejdere på baggrund af arbejdsgangsbeskrivelser og uddanner instruktører i Aalborg-modellen. Marts 2019 maj 2019 Vi underviser alle medarbejdere, der skal bruge Cura Omsorg i ugerne og flytter data. 13. maj 2019 Vi tager Cura Omsorg i brug.

13 Tjekliste Din rolle som leder på vej mod Cura Dit eget engagement smitter af på dine medarbejdere, og du hjælper dem godt igennem, når du: Planlægger tid til at hver enkelt medarbejder får mulighed for at forberede sig grundigt til slutbrugerundervisningen med materialet fra læringspakke 5. Skaber optimale rammer for læring og implementering. Sikrer at IRP erne har den fornødne tid til deres opgaver med Cura. Skaber balance for dine medarbejdere mellem arbejdet med kerneopgaven og implementeringen af FSIII/CURA Følger op på implementeringen og læringen hos den enkelte medarbejder.