Revision af bk-bestemmelser for kommunerne Fagligt forum for 7-arkiverne

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Revision af bk-bestemmelser for kommunerne Fagligt forum for 7-arkiverne"

Charlotte Jakobsen
7 år siden
Visninger:

1 Revision af bk-bestemmelser for kommunerne 2016 Fagligt forum for 7-arkiverne

2 Overordnet formål Formålet med revisionen er at sikre bevaring af de rigtige arkivalier, det rigtige sted i det rette omfang 4. Bevaring og kassation af offentlige arkivalier skal gennemføres således, at det sikres, 1) at der sker bevaring af dokumentation for beskrivelse af det danske samfund og dets udvikling og af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder, og 2) at kassation kan gennemføres systematisk og effektivt, således at de ressourcer, der anvendes i forbindelse med bevaring, udnyttes mest hensigtsmæssigt. 2

3 Konkret formål At revidere følgende bestemmelser for så vidt angår data i it-systemer: Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne (perioden 2007ff) Cirkulæreskrivelse om kassation af dokumenter i kommunernes itsystemer (perioden 2007ff) For så vidt angår børnesager og ligningssager på papir udover førnævnte: Bekendtgørelse nr af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne samt tilsvarende bekendtgørelser for København og Frederiksberg Kommuner (perioden ) 3

4 Baggrund De nuværende bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne blev udarbejdet i 2010 efter kommunal- og strukturreformen i Det er disse bestemmelser, som nu skal opdateres/revideres. Behovet for opdatering/revision skyldes, at den offentlig sektor er i konstant bevægelse, og der efter udstedelsen af bestemmelserne således er sket forskydninger i ressortområder for henholdsvis staten, regioner og kommuner 4

5 Principper Revisionen er baseret på samme principper som tidligere: Redundans (hvor bevares oplysningerne bedst) Oplysningernes karakter Effekt, Rækkevidde, Væsentlighed Skøn/lovbundethed Population Læs mere: 5

6 Fire vigtige punkter Samling af udbetalingsopgaver fra kommunerne hos Udbetaling Danmark Den kommunale rammearkitektur i regi af KOMBIT samt monopolbruddet hos KMD, som ændrer kommunernes systemarkitektur Ændring i dataoverførsler mellem kommuner, regioner og staten Ressortomlægninger fx de sociale tilsyn 6

7 Organisering Projektet er forankret i Rigsarkivet med Rigsarkivets direktion som styregruppe. K-udvalget fungerer som referencegruppe for projektet. Projektgruppen består af Anette Eriksen, Bornholms Ø-arkiv, Flemming Nielsen fra KL, Claus Gammelgaard, Silkeborg Stadsarkiv samt Christian Larsen, Birgitte Vedel-Troelsen og Mette Hall-Andersen, Rigsarkivet (projektleder). 7

8 Generelt: Udformning af bk-bestemmelser Udvalgets arbejde (1) Papirarkivalier Indstillinger om: Bevaring af børnesager Kassation af ligningssager (selvangivelser) på papir 1979, 1989 og 1999 It-systemer data og dokumenter Ny dataflowsanalyse Spørgeskemaundersøgelse om kassation i ESDH 8

9 Udvalgets arbejde (2) Indstillinger it-systemer, data og dokumenter: Systemer på institutions- og skoleområdet (der mangler lidt endnu) Bevaring af socialtilsynenes arkivalier ****fortsat kassation af arbejdsmarkeds-systemer dog med bevaring af sager om flygtninge og indvandrere**** Fortsat bevaring af klagesager Ny bevaring af trafiktællinger Ny bevaring af forskningsdata og kliniske kvalitetsdatabaser Vurdering af KOMBIT s systemer 9

10 Dataflowsanalyse Tal ved bordet 5-10 min. og fremlæg derefter evt. mangler eller uklarheder Øvrige bemærkninger modtages skriftligt. 10

11 Udformning af bestemmelser (1) Danmark: konkrete arkivserier og konkrete it-systemer, f.eks. En arkiveringsversion af data fra fagsystemer vedr. elevadministration i de kommunale folke- og ungdomsskoler, der indeholder identifikationsoplysninger, skoleoplysninger og elevoplysninger Norge: medieuafhængige, funktionsbaserede bestemmelser, f.eks. Kriterier for opplæringens organisering, innhold og evaluering, inkl. nasjonale prøver, oppgavetekst lokale eksamener Sverige: konkrete allmänna handlinger skal bevares, f.eks. Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor 11

12 Udformning af bestemmelser (2) Danmark: bestemmelserne for grundskoleområdet har 11 bevaringspunkter og fylder 1 A4-side Norge: de lignende bestemmelser har 34 bevaringspunkter og fylder 3 A4-sider Sverige: de lignende bestemmelser har 147 bevaringspunkter og fylder A4-8 sider 12

13 Udformning af bestemmelser (3) Idéudkast foreløbige tanker Afprøvet på social- og sundhedsområdet 13

14 Nuværende bekendtgørelse, it-systemer Idéudkast, version A: En arkiveringsversion af data fra fagsystemer med personsager, såfremt sagerne skal bevares efter bestemmelser, der udstedes af Statens Arkiver. 4.2 Data og dokumenter i digital form 1. Journalsager (emnesager) om organisering, planlægning, regler og principper, kontrol og overordnet økonomi vedr. a) beskæftigelsesindsatsen og social service b) samarbejdsorganer og samarbejdsrelationer c) tilbud efter serviceloven, private behandlingsog botilbud, anbringelsessteder og døgnpleje d) magtanvendelse og retssikkerhed e) forebyggelse og rådgivning f) integration og udlændinge g) særlige tilbud og støtte til børn og unge h) sundhed i almindelighed, herunder medfinansiering i) forebyggelse og sundhedsfremme j) forebyggende sundhedsydelser til børn og unge k) dagtilbud i almindelighed, herunder etablering og overordnede rammer 14

15 Nuværende bekendtgørelse, it-systemer Idéudkast, version Alle personsager vedr. foranstaltninger for børn og unge, der anses for at være af væsentlig betydning af hensyn til et barns eller en ungs særlige behov for støtte. 3. Alle sager om integration af flygtninge og indvandrere. 4. Personsager, som er af særlig eller principiel karakter. 15

16 Nuværende bekendtgørelse, it-systemer Idéudkast, version B: En arkiveringsversion af data fra fagsystemer vedr. daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger o.l., der indeholder identifikationsoplysninger, visitationsoplysninger, beregningsoplysninger vedrørende tildeling af friplads, søskenderabat o.l. og normeringsoplysninger for den enkelte institution. 5. Data vedr. daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger o.l., der indeholder identifikationsoplysninger, visitationsoplysninger, beregningsoplysninger vedrørende tildeling af friplads, søskenderabat o.l. og normeringsoplysninger for den enkelte institution. ( ) ( ) 16

17 Nuværende bekendtgørelse, it-systemer Idéudkast, version Vedtægter, forhandlingsprotokoller, mødereferater hos den enkelte institution. 11. Et eksemplar af den enkelte institutions årsberetninger, meddelelsesblade m.v. 12. Fortegnelser over den enkelte institutions elever, beboere, klienter. 13. Materiale, som efter institutionens skøn i særlig grad belyser institutionens virksomhed, herunder materiale vedrørende forsøgs- og udviklingsarbejde 17

18 Proces og tid September - De sidste undersøgelser færdiggøres (og krydstjek med fremsatte ønsker til projektet) Oktober Udarbejdelse af samlet indstilling November høring i K-udvalget samt Rigsarkivets ledelse Ultimo 2016 offentlig høring Primo 2017 udstedelse af ny bekendtgørelse Herefter gennemgang af KLE, vejledningsmateriale mv. 18

19 Spørgsmål? 19

Relaterede dokumenter

Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager

Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne 2016-2017, herunder børnesager Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Rigsarkivet 14.3.2017 1 Formål med revisionen At revidere