ALLERØD KOMMUNE Forvaltningen

Transkript

1 ALLERØD KOMMUNE Forvaltningen Journal nr. 09/ oktober 2009 Bjarkesvej 2, 3450 Allerød (Forslag) Handlingsplan for grønne indkøb

2 ALLERØD KOMMUNE side 2 Indhold: Baggrund Mål Målgrupper Ansvar og koordinering Initiativer og aktiviteter Måling Ressourcer Status på handlingsplanen Baggrund Et af de fælles mål i Green Cities (Green Cities mål nr. 9) er: Vi vil udforme og implementere en miljømæssigt progressiv indkøbspolitik, hvor vi sætter konkrete miljømål. Det betyder konkret, at Allerød Kommune skal vurdere på og inddrage miljøhensyn ved indkøb, hvor miljøet belastes ved produktion af varen og/eller ved brug og bortskaffelse af varen. For at sikre dette er nærværende Handlingsplan for grønne indkøb udarbejdet med baggrund i Indkøbspolitik for Allerød Kommune, 2007 og Notat om mål for grønne indkøb, Handlingsplanen indeholder en oversigt over de initiativer og aktiviteter, der vurderes at være nødvendige for at kommunen kan leve op til målet. Handlingsplanen er udarbejdet i henhold til Kommissorium for handlingsplan for grønne indkøb, godkendt af FBU (Forum for Bæredygtig Udvikling) den 15. juni Mål Gennemførelsen af handlingsplanen skal understøtte, at kommunen kan leve op til følgende mål: At miljø- og energihensyn tilgodeses ved alle relevante kommunale indkøb At de grønne indkøb understøtter de konkrete miljømål i Green Cities-aftalen, Klimakommune-aftalen samt andre aftaler, hvor Byrådet forpligter sig med miljømål Målgrupper Handlingsplanen er målrettet alle, der indkøber på vegne af kommunen, og hvor miljø- og energihensyn er relevante i forbindelse med indkøbet. Følgende målgrupper indgår i handlingsplanen: Forvaltningens Indkøbsfunktion Forvaltningens Økonomifunktion De decentrale indkøbere, dvs. indkøbere i Forvaltningen samt indkøbere i de kommunale 2

3 ALLERØD KOMMUNE side 3 virksomheder. Leverandører indgår indirekte i handlingsplanen. Ansvar og koordinering Kommunen har valgt at organisere sine indkøb på centralt indgåede rammeaftaler med decentrale indkøbere, som er placeret i de enkelte kommunale virksomheder samt i Forvaltningen. Forvaltningens Indkøbsfunktion er central i arbejdet med omlægning til grønne indkøb og er hovedansvarlig for gennemførelse og opfølgning på handlingsplanen. Natur & Miljø bistår med miljøfaglige kompetencer. Indkøbschef Lone Ravn Gydesen, Forvaltningens Indkøbsfunktion, koordinerer de forskellige aktiviteter, der er beskrevet i handlingsplanen. Initiativer og aktiviteter De enkelte målgrupper skal gennemføre nedenfor definerede initiativer og aktiviteter i forbindelse med implementeringen af grønne indkøb samt i driftsperioden. I implementeringsfasen skal der bl.a. vælges registreringssystemer og udarbejdes værktøjer til brug for indkøbere, ligesom der skal informeres og vejledes om grønne indkøb. Implementeringsfasen forventes at vare omkring fire år. De planlagte initiativer og aktiviteter, der skal gennemføres hos Forvaltningens Indkøbsfunktion, Forvaltningens Økonomifunktion samt hos de decentrale indkøbere, er vist i oversigter nedenfor. er ansvarlig for alle centrale indkøbsaftaler og udbud samt centrale indkøb på rådhuset. Natur & Miljø yder miljøfaglig bistand ved udbud og indkøb mv Udarbejde retningslinier og værktøjer for grønne indkøb, ved skal- / kan- aftaler samt indkøb uden for aftaler Udarbejde procedure og værktøjer for inddragelse af miljø- og energihensyn ved udbud Informere og vejlede indkøbere om grønne indkøb (hvorfor og hvordan)

4 ALLERØD KOMMUNE side 4 Færdigimplementere og udbrede brugen af Prisme-Indkøb (e-handel) mhp. dokumentation af grønne indkøb Undersøge mulige samarbejder /partnerskaber om grønne indkøb I dialog med leverandører efterspørge en (mere) grøn profil og flere grønne produkter/ydelser Information til leverandører om grønne indkøb og Økonomiteamet Økonomiteamet Forvaltningens Økonomiteam er ansvarlig for levering af elektroniske værktøjer til indkøb og registrering af indkøb, herunder brugen af centrale indkøbsaftaler og indkøb af miljø- og energimærkede produkter. Færdigimplementere og udbrede brugen af Prisme-Indkøb (e-handel) mhp. dokumentation af grønne indkøb Økonomiteamet i dialog med - - Decentrale indkøbere De decentrale indkøbere er indkøbere i Forvaltningen, ekskl., og de kommunale virksomheder. Efterleve retningslinier for Decentrale grønne indkøb indkøbere Grønne indkøb indgår som en parameter i forbindelse med miljøledelse i alle kommunale enheder. Decentrale indkøbere/ledere Leverandører Handlingsplanen forudsætter at alle eksisterende og kommende leverandører af varer og ydelser 4

5 ALLERØD KOMMUNE side 5 til kommunen vil samarbejde positivt med kommunens indkøbere om: At tilbyde flere grønne produkter / serviceydelser At sende årlige opgørelser over salg af grønne produkter /serviceydelser til kommunen At arbejde på at opbygge en grøn profil eller udbygge en grøn profil Fremadrettet vil disse krav kunne indgå i kommende centrale rammeaftaler. For så vidt angår de eksisterende rammeaftaler, vil det fordre den enkelte leverandørs velvillighed inden for de rammer, der er gældende for samarbejdet med kommunen. Måling For at dokumentere at der sker fremdrift i omfanget af grønne indkøb, måler hvert år på følgende indikatorer: 1. Andel af relevante indkøbsaftaler, hvor miljø indgår som en parameter 2. Andel af indkøb af miljømærkede varer eller tjenesteydelser 3. Andel af indkøbere, der benytter indkøbsaftalerne Ressourcer og økonomi Handlingsplanen/implementering af grønne indkøb forudsætter, at der er de nødvendige personaleressourcer til rådighed. I Green Cities budgettet er der afsat 0,1 årsværk til at udarbejde retningslinier for miljøhensyn ved indkøb mv. Natur & Miljøteamet bidrager som udgangspunkt med 0,1 årsværk om året ved implementering og drift af grønne indkøb. Der er ikke afsat ekstra ressourcer i og Økonomiteamet. Byrådet har pålagt et krav om besparelser i forbindelse med indkøb. Det er i nogle tilfælde muligt at holde omkostningerne nede ved grønne indkøb, når produktet / serviceydelsen er konkurrencedygtig med konventionelle produkter/ydelser, eller der kan opnås stordriftsfordele ved at øge voluminet af de udbudte indkøb. Men der er også grønne indkøb, der vil forøge omkostningerne, uagtet der udbydes i større mængder. Der kan således i en del indkøbs-situationer opstå en konflikt mellem Byrådets ønske om en progressiv miljøindsats på den ene side - og økonomiske besparelser ved udbud af indkøbsaftaler på den anden side. Status på handlingsplanen Hvert år fremlægger en status over implementeringen af handlingsplanen for FBU og Økonomiudvalget. Status fremlægges sammen med en oversigt over de økonomiske besparelser, der er opnået ved indkøb. 5