Afsnit 3 Forslag til omstilling og effektivisering

Transkript

1 Afsnit 3 Forslag til omstilling og effektivisering Afsnit 3 - side 1

2 Afsnit 3 - side 2

3 Forslag til omstilling og effektivisering Nr. Fagudvalg Bevillingsområde Projektnavn Opstart/ imple Opstart/ imple Opstart/ imple Opstart/ imple Arbejdsmarkedsudvalget Arbejdsmarked Effektivisering via produktivitetsstigninger Teknik- og Miljøudvalget By Land og Kultur Budgetreduktioner med afsæt i produktivitetsstigninger på købte varer og tjenesteydelser, herunder udbudte opgaver Opvækst- og Læringsudvalget Opvækst og Læring Bedre planlægning på dagtilbudsområdet (ekskl. Dagplejen) Opvækst- og Læringsudvalget Opvækst og Læring Rammebesparelse på skoleområdet - med baggrund i bedre planlægning Opvækst- og Læringsudvalget Opvækst og Læring Harmonisering af SFO2 og klubtilbud i skoledistrikterne Økonomiudvalget Økonomi og Løn Effektive køb af varer og tjenesteydelser Økonomiudvalget By Land og Kultur Bedre udnyttelse af kommunale m Total Afsnit 3 - side 3

4 Omstilling & Effektivisering Nummer 1 Projektnavn Effektivisering via produktivitetsstigninger Fagudvalg Arbejdsmarkedsudvalget Funktion Administrativ enhed Center for Arbejdsmarked Indsatsområde Effektivisering Område Hele kommunen Sektorområde Administration Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Arbejdsmarked skal bidrage med kr. i hverdagseffektivisering ud af de ialt 20 mio. kr. som skal findes jf. budgetproceduren for 2018-budgettet. Grunden til at Arbejdsmarked skal finde så relativt få midler er, at midlerne skal findes i den del af budgettet, der vedrører Servicedrift, dvs. visse serviceudgifter og løn til de 250 ansatte i centret. Denne del af Arbejdsmarkeds budget udgør ca. 110 mio. kr. ud af det samlede budget på 900 mio. kr. De resterende midler består af overførsler (ydelser) til borgerne. I samarbejde med MED-udvalget har koncernchefen for Arbejdsmarked peget på, at der kan hentes en hverdagseffektivisering på på lægekørsel, uden at det har konsekvenser for serviceniveauet, serviceudtrykket eller personalemæssige konsekvenser. Jf. skema vedr. lægekørsel. De resterende kr. foreslås hentet via effektiviseringstiltag i den daglige drift, dvs. optimering af arbejdstilrettelæggelse, ændrede arbejdsgange internt i Arbejdsmarked, justering af den administrative understøttelse internt i centret mv. Dette vil ikke have konsekvenser for den måde, som borgerne eller virksomhederne møder kommunen på, men det kan ikke afvises, at det kan have personalemæssige konsekvenser, idet tilpasningerne kan betyde at hidtidige måder at arbejde på ændres med nye kompetencebehov til følge. I det omfang, de nye justeringer kalder på nye funktioner eller kompetencer, vil det lokale MED-udvalg og de lokale tillidsrepræsentanter være tæt involveret i de processer, hvorigennem dette udmøntes. Forslaget fremlægges politisk, idet det vil kunne have personalemæssige konsekvenser som en del af den almindelige ledelsesmæssige indsats for optimering af arbejdet i administrationen. Økonomi Beløb i hele kr. Prisniveau Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudgifter Drift Anlæg I alt Ren effektivisering Ja Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Behandles i Medudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Afsnit 3 - side 4 Side 1

5 Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter MED-udvalgsmøde i Arbejdsmarked den 24. april 2017: MED-udvalget opfordrer til, at det undersøges, hvad der kan indhentes af besparelser på leasingaftaler samt på frugtordningen. MED-udvalgsmøde i Arbejdsmarked den 9. juni 2017: MED-udvalget accepterer behovet for effektivisering men finder det beklageligt, hvis det får personalemæssige konsekvenser og ønsker fortsat, at besparelserne forsøges indhentet på anden vis. Øvrige bemærkninger Afsnit 3 - side 5 Side 2

6 Omstilling & Effektivisering Nummer 2 Projektnavn Bedre planlægning på dagtilbudsområdet (ekskl. Dagplejen) Fagudvalg Opvækst- og Læringsudvalget Funktion 05 Administrativ enhed Center for Opvækst og Læring Indsatsområde Tværgående effektivisering Område Hele kommunen Sektorområde Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Det foreslås, at der investeres i bedre planlægningsværktøjer, idet en bedre planlægning vil kunne sikre, at de forhåndenværende personaleressourcer bliver udnyttet bedre end det er tilfældet i dag. I dag planlægges medarbejderressourcerne i vid udstrækning f.esk. i excel-regneark. Målet er, at: 1. Udnytte personaleressourcerne effektivt 2. Spare tid på personaleadministration 3. Sikre gennemskuelighed og overblik over de samlede arbejdstidsplaner 4. Større forudsigelighed og indsigt i arbejdstidsplaner for personale og ledere 5. Større medarbejderindflydelse i arbejdstidsplanlægningen 6. Ferieafholdelse (6. ferieuge) Lettelsen i forhold til de administrative opgaver kunne være: - Færre manuelle arbejdsgange i relation til vagtplanlægning - Bedre og hurtigere overblik over tilgængelige ressourcer - Mere effektiv udnyttelse af ressourcer - Besparelse af tid ved vikarbooking - Mindre usikkerhed omkring egen vagtplan (adgang til opdaterede personlige vagtskemaer via webportal) - Større fleksibilitet for medarbejderne i relation til egen arbejdstidstilrettelæggelse (medarbejderne vil via webportaler kunne tilkendegive vagt- og ferieønsker) Såfremt der er/kan tilkøbes integration til Silkeborg Data vil det endvidere betyde mindre tidsforbrug på rettelse af fejlagtige lønudbetalinger. Målgruppe Dagtilbudsledere og deres lederteams. Økonomi Beløb i hele kr. Prisniveau Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudgifter Drift Anlæg I alt Ren effektivisering Ren servicetilpasning Begge dele Afsnit 3 - side 6 Side 3

7 Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag I budgettet for 2017 er der udmøntet kr. til dagtilbudsområdet ekskl. tilskud til private institutioner. Såfremt det antages, at der er en optimeringsmulighed på 0,5% i 2018, så udgør beløbet kr., som består af: - Bruttoreduktion på de kommunale institutioner på kr. - Reduktion i tilskuddet på de private institutioner med kr. - Mindreindtægter på forældrebetaling (inkl. lavere udgifter på friplads og søskenderabat) på kr. Behandles i Medudvalg Der vil her ud over skulle investeres i tid i forhold til undervisning i de nye værktøjer samt tid til implementering. Evt. investering i nyt system. Centeret for Opvækst og Læring har på skoleområdet foreslået en investering i et planlægningssystem (TRIO eller et tilsvarende system). Såfremt dagtilbud kan anvende samme system som skolerne vil der ikke være udgifter til investering i et nyt system. Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Reduktion af vikarbudget. Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Fælles TR på dagtilbudsområdet (BUPL og FOA) har deltaget i forarbejdet omkring hverdagseffektiviseringer. Der er enighed om, at anbefale ledelsen at iværksætte udviklingsarbejdet, men da forslaget kan få personalemæssige konsekvenser bl.a. i form af lavere vikarbudget fremsættes det som et besparelsesforslag (OE) til politisk godkendelse - og ikke som et hverdagseffektiviseringsforslag. Forslaget er sendt til kommentering i de lokale medudvalg og FTR er inviteret til at deltage i sammenskrivning af de modtagne kommentarer, således at disse er klar til Opvækst- og Læringsudvalgets møde den 21. juni Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Vi er meget bekymrede for, at man ønsker at finde flere besparelser og effektiviseringer inden for dagtilbudsområdet. Vi oplever, at man er nået ud over den smertegrænse, der er rimelig. Dette også i lyset af solid forskning, som viser, at forebyggelse og investering i 0-6 årsområdet er afgørende for børns udvikling og livsduelighed. Dertil er vi betænkelige ved den fremlagte reduktion af vikarbudgettet som afledt effekt af bedre planlægning. Reduktion af virkarbudgettet vil kunne påvirke det psykiske arbejdsmiljø for både ledere og medarbejder. Vi vil gerne understrege, at en forventelig besparelse først realiseres, når bemeldte planlægningsværktøj er fuldt ud tilgængeligt og brugbart. Øvrige bemærkninger Det skal bemærkes, at processen omkring bedre planlægning og ressourcestyring igangssættes på baggrund af fælles beslutning mellem koncernchefen og dagtilbudslederne. Det vil sige uafhængigt af evt. beslutning om rammereduktion. Afsnit 3 - side 7 Side 4

8 Omstilling & Effektivisering Nummer 3 Projektnavn Rammebesparelse på skoleområdet - med baggrund i bedre planlægning Fagudvalg Opvækst- og Læringsudvalget Funktion 03 Administrativ enhed Center for Opvækst og Læring Indsatsområde Tværgående effektivisering Område Hele kommunen Sektorområde Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Anvendelse af mulighederne i folkeskolereformen Ifølge KL har flere kommuner i forbindelse med implementeringen af folkeskolereformen haft fokus på at synliggøre mulighederne for bedre ressourceanvendelse på den enkelte skole - både de økonomiske og de faglige. Helt konkret, så stiller de nye arbejdstidsregler nye muligheder og krav til den økonomiske og faglige styring i kommunerne. En fælles indsats på tværs af skolerne forventes at udvide handlemulighederne inden for reformen, skolernes økonomiske råderum og understøtte en fælles forståelse mellem forvaltningen og skoleledelserne omkring relevante forandringer og tiltag i driften samt udviklingen af folkeskolen. En sådan proces kan eventuelt understøttes gennem KL, som med deres viden om forskning og god praksis fra andre kommuner kan tilføre folkeskolerne et skærpet blik på hverdagspraksis. Et samarbejde med eksempelvis KL om bedre ressourceanvendelse inden for reformens muligheder forventes blandt andet at omfatte en analyse af realiseret undervisningstid (herunder sondring mellem fagundervisning og understøttende undervisning), analyse af undervisningsopgaver, tilrettelæggelse af vikardækning samt fælles anvendelse af digitale planlægningsværktøjer. Eksempler på refleksionsspørgsmål ved en tværgående indsats omkring folkeskolereformens muligheder og krav til økonomisk og faglig styring: Hvad er den gennemsnitlige undervisningsandel for alle skolerne i kommunen? Bliver de ekstra timer, som det er forudsat, at undervisningstiden skal øges med som følge af reformen reelt udmøntet i kommunen? Er der store forskelle på skoleniveau i forhold til udmøntningen? Hvor stor er spredningen i undervisningstiden pr. lærer på kommunens skoler? Er der naturlige forklaringer på de eventuelle forskelle? Er der sikkerhed for, at der ikke flyttes ressourcer fra specialundervisningen ind i almenundervisningen for at leve op til minimumstimetallet? Er datakvaliteten god nok, så der tales samme sprog på skolerne, i forvaltningen og hos politikerne? Er der behov for at sætte rammer for hvad der som minimum skal indberettes i systemerne? Økonomi Beløb i hele kr. Prisniveau Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudgifter Drift Anlæg I alt Ren effektivisering Ja Afsnit 3 - side 8 Side 5

9 Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag I budget 2017 blev der udmøntet kr. til folkeskolerne i Faaborg-Midtfyn Kommune. Det antages, at en bedre planlægning vil kunne forbedre kapacitetsudnyttelsen svarende til ca. 1% årligt eller ca. 3 mio. kr. Der er afledte engangsudgifter til udviklingsindsatsen som finansieres indenfor rammen. Derudover er der i begrænset omfang en fremadrettet øget driftsomkostning på en udvidet anvendelse af nuværende planlægningssystem på tværs af skolerne Behandles i Medudvalg Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Reduceret vikarbudget, pga. bedre udnyttelse af personaleressourcerne. En fælles tilgang til bedre ressourceanvendelse forventes at have nogle afledte fælles udviklingstiltag i forhold til bedre samspil mellem skoler, center og stabe omkring kvalificerede registreringer og datagrundlag. Eksempelvis digitale registreringer om arbejdstid, ferie, feriefridage, søgnehelligdage, brutto-og nettotidsfradrag, aldersreduktion, fagopdelt undervisning, understøttende undervisning og så videre. Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Fælles TR på skoleområdet har deltaget i forarbejdet omkring hverdagseffektiviseringer. Der er enighed om, at anbefale ledelsen at iværksætte udviklingsarbejdet, men da forslaget kan få personalemæssige konsekvenser bl.a. i form af lavere vikarbudget fremsættes det som et rammebesparelsesforslag (OE) til politisk godkendelse - og ikke som et hverdagseffektiviseringsforslag. Forslaget er sendt til kommentering i de lokale MED-udvalg på skoleområdet og FTR er inviteret til at deltage i sammenskrivning af de modtagne kommentarer, således at disse er klar til Opvækst- og Læringsudvalgets møde den 21. juni Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Der er delte holdninger omkring dette tema. Der er MED udvalg på skoler, som ser frem til et fælles værktøj og en større gennemsigtighed omkring ressourceforbrug og -styring. Vi vil advare imod at centralisering giver besparelser, men kan reducere medarbejdernes ansvarlighed og ejerskab. På de skoler, der allerede anvender planlægningsværktøjet har man tvivl om, hvorvidt der kan indhentes yderligere. Vi er opmærksomme på og betænkelige ved om udenforstående fagligheder vurderer og kvalificerer et fælles planlægningsværktøj. Vi er betænkelige ved at besparelsen allerede er realiseret før end man har implementeret 'den bedre planlægning' og set den forventede besparelse. Det er det omvendte vej rundt, først besparelse og så ændret adfærd. Vi kunne bedre se muligheden for at ændre adfærd og dermed realisere en besparelse. Vi er dertil også bekymrede for påvirkningen af det psykiske arbejdsmiljø for leder og medarbejder. Øvrige bemærkninger Det skal bemærkes, at processen omkring bedre planlægning og ressourcestyring igangsættes på baggrund af fælles beslutning mellem koncernchefen og skolelederne. Det vil sige uafhængigt af evt. beslutning om rammereduktion. Afsnit 3 - side 9 Side 6

10 Omstilling & Effektivisering Nummer 4 Projektnavn Harmonisering af SFO2 og klubtilbud i skoledistrikterne Fagudvalg Opvækst- og Læringsudvalget Funktion Administrativ enhed Center for Opvækst og Læring Indsatsområde Tværgående effektivisering Område Hele kommunen Sektorområde Folkeskole Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering SFO2/klubtilbud er et fritidstilbud til børn i klasse. Der er forskel på tilbuddene i de enkelte skoledistrikter. Således er der skoledistrikter uden et tilbud og 1 skoledistrikt har 2 tilbud. De kommunale folkeskoler opretter SFO2 tilbud, når der vurderes at være et behov. De kommunale SFO2 tilbud afregnes løbende i budgetåret efter benyttelsesgraden. Der ydes i By, Land og Kultur et klubtilskud til Husmandsstedet i Årslev på ca kr. om året. Hertil ydes der under Opvækst og Læring et tilskud på kr. om året til L egsmarken i Horne. Begge tilbud modtager en fast ramme, der ikke korrigeres efter benyttelsesgraden. SFO2 er et fritidstilbud på kommunens folkeskoler, med en åbningstid på 3 timer 5 dage om ugen. Der er fremmødekontrol jf. Kommunalbestyrelsens beslutning af 13. maj Den årlige forældrebetaling udgør kr. Regler om friplads og søskenderabat gælder også for SFO2. L`egsmarken er et klubtilbud oprettet af idrætsforeningen i Horne. Tilbuddet har åbent 3 timer 4 dage om ugen. Der er ingen fremmødekontrol og forældrebetalingen udgør kr. for et skoleår. Husmandsstedet er et klubtilbud, der drives af Aktivitetshuset Husmandsstedet i Årslev, der er forankret i Center for By, Land og Kultur. Tilbuddet har åbent 4 dage om ugen mandag-torsdag. Åbningstiden er fra skolen lukker frem til kl Tilbuddet koster kr. halvårligt (søskende koster 800 kr. pr. halvår). Der er ingen fremmødekontrol. Tilbuddenes indhold vurderes at være meget ens, dog er SFO2 tilbuddet efter folkeskoleloven, hvor Klubtilbuddene er efter fritidsloven. Oversigt over skoledistrikter: Ingen tilbud: - Bøgebjergskolen - Brobyskolen, afd. Pontoppidan - Espe Skole - Tingagerskolen Skoledistrikter: - Broskolen, afd. Rolfsted - SFO2 - Broskolen, afd. Bøgehøj - Klubtilbud Husmandsstedet - Brobyskolen, afd. Allested-Vejle - SFO2 - Carl Nielsen Skolen - SFO2 - Brahesminde Skole, afd. Svanninge - SFO2 - Brahesminde Skole, afd. Horne - SFO2 og fritidstilbuddet L`egsmarken (2 tilbud) - Nordagerskolen - SFO2 - Øhavsskolen - SFO2 - Tre Egeskolen, afd. Ryslinge - SFO2 - Tre Ege Skolen, afd. Kværndrup - SFO2 Der er således følgende uligheder: - 2 tilbud i Horne - nettodriftudgiften til de respektive tilbud er forskellige - forældrebetaling er uens - tilbuddene er ikke samlet under det samme fagcenter Anbefalingen er: - at der maksimalt oprettes et SFO2/klubtilbud pr. skoledistrikt - at skolebestyrelsen/skolelederen indstiller overfor Opvækst og Læringsudvalget, hvis SFO2/klubtilbuddet anbefales løst af ekstern part - at budgetter til SFO2/klubber samles under Opvækst og Læring - at tilskuddet ikke må udgøre mere end nettodriftudgiften til at drive SFO2 Økonomi Afsnit 3 - side 10 Side 7

11 Beløb i hele kr. Prisniveau Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudgifter Drift Anlæg I alt Ren effektivisering Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Nettoudgiften til pr. elev i SFO 2 udgør kr. i budget 2017 Tilskuddet til L`egsmarken udgør kr. i budget L`egsmarken opkræver selv forældreandelen. Pr. 1. maj 2017 er ca. 20 børn indmeldt i L`egsmarken. Ved en harmonisering af økonomien med udgangspunkt i 20 børn, vil udgiften til Lègsmarken udgøre kr. Besparelsen vil således udgøre kr. årligt. Tilskuddet til husmandsstedet udgør kr. årligt og overstiger ikke nettodriftudgiften pr. barn i SFO2 Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Ingen behandling Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Forslaget er sendt til kommentering i de lokale MED-udvalg på skoleområdet. De indkomne kommentarer er sammenskrevet i samarbejde med FTR på området. Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Ingen kommentarer til harmoniseringen og man tilslutter sig oplægget. Vi vil dog gerne gøre opmærksom på, at området SFO2 og klubtilbud har brug for at blive en del af Børne og Ungepolitikken i kommunen. Området har brug for en konsolidering og en kommunal opprioritering. Der er egnsforskelle i anvendelsen, og der opleves stor effekt i de områder, der udnytter tilbuddet meget. Øvrige bemærkninger Afsnit 3 - side 11 Side 8

12 Nummer 5 Projektnavn Omstilling & Effektivisering Budgetreduktioner med afsæt i produktivitetsstigninger på købte varer og tjenesteydelser, herunder udbudte opgaver Fagudvalg Teknik- og Miljøudvalget Funktion Administrativ enhed Center for By Land og Kultur Indsatsområde Effektivisering Område Hele kommunen Sektorområde Tværgående Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering By, Land og Kultur BLK) skal samlet levere årlige hverdagseffektiviseringer på knap 2,5 mio kr. til budget Der er pt defineret konkrete tiltag på samlet 0,84 mio kr. Frem mod 2018 kan vise sig yderligere muligheder, men det bliver vanskeligt at finde yderlige større tiltag. Frem mod kommende budgetår, hvor der yderligere skal findes effektiviseringer, vil der selvsagt blive arbejdet videre med at identifere nye konkrete effektiviseringer. En udfordring på BLK s område er, at en meget stor del af de samlede budgettter går til indkøb af ydelser hos eksterne leverandører. Fx vedrørende busdrift, håndværkerydelser, vejopgaver, vandløbsvedligholdselse m.v. Større opgaver sendes jævnligt i udbud. Andre store beløb udbetales som tilskud til foreninger, selvejende institutioner mv. primært på Kultur- og Fritidsområdet. I stort set alle sektorer af samfundet sker der løbende produktivitetsstigninger, hvilket er en væsentlig motor bag øget velstand generelt i samfundet.med PL-fremskrivninger sikres de kommunale budgetter mod inflation. Med øget produktivitet vil vi dermed være i stand til at indkøbe flere ydelser eller ydelser med højere kvalitet for de samme midler. Med afsæt i en generel forventning om øget produktvitet i samfundet og for at fordele en del af effektiviseringsmålene ud over de omfattende levarandørydelser foreslås det, at en andel af BLK s effektiviseringsmål for 2018 lægges over på leverandørydelser (varer og tjenesteydelser) samt diverse tilskudskonti. Reduktionen fordeles generelt over konti for indkøb af varer og tjenester, herunder også udbud, hvor de dog må indbygges i takt med at eksisterende kontrakter udløber samt på tilskud. Det foreslåede reduktionsmål til budget 2018 svarer til en budgetreduktion på disse driftskonti på ca. 1% Det skal bemærkes, at fx. buskørsel lige har været i udbud, hvorfor denne model ikke kan anvendes på dette felt de kommende 6 år. Tilsvarende er andre områder bundet en årrække frem til tidspunkter for nyt udbud. Over tid vil reduktionsmålene kunne fordeles jævnt. Det skal bemærkes at det vanskeligt kan dokumenteres, i hvlket omfang man i de enkelte køb reelt høster en produktivitetsstigningsgevinst der har fundet sted.for en gennemsnitsbetragtning bør det dog være tilfældet. Økonomi Beløb i hele kr. Prisniveau Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudgifter Drift Anlæg I alt Ren effektivisering Ja Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Behandles i Medudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Afsnit 3 - side 12 Side 9

13 Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Drøftelse i MED-Udvalget. Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter MED-Udvalget i By, Land og Kultur kan tiltræde forslaget. Øvrige bemærkninger Afsnit 3 - side 13 Side 10

14 Omstilling & Effektivisering Nummer 6 Projektnavn Effektive køb af varer og tjenesteydelser Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion Administrativ enhed Stab Økonomi og Løn Indsatsområde Tværgående effektivisering Område Hele kommunen Sektorområde Tværgående Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Nærværende forslag omfatter en årlig besparelse på 5 mio. kr. fra og med 2018 til køb af varer og tjenesteydelser. Hertil kommer en yderligere reduktion på 5 mio. kr. årligt via en reduktion af de indirekte omkostninger. Denne del af besparelsen træder i kraft pr Den samlede besparelse udgør herefter 7,5 mio. kr. i 2018 og 10 mio. kr. i efterfølgende år. Besparelsen til køb af varer og tjenesteydelser opnås ved en øget brug af de indgåede indkøbsaftaler samt køb på rigtige varenumre (øget compliance). Der skal samtidig arbejdes målrettet på at opnå bedre indkøb af tjenesteydelser, herunder håndværkerydelser, konsulentrådgivning, kørsel og vikardækning. For at understøtte denne del af forslaget foreslås indkøbsfunktionen opnormeret med en ny udbudskonsulent. Arbejdet med at reducere de indirekte omkostninger (procesomkostninger) til indkøb i form af en årlig reduktion af lønudgifterne på 5 mio. kr. årligt skal ske ved en mere effektiv organisering af indkøbsområdet samt ved øget brug af e- handel. For uddybende beskrivelse henvises til afsnittet "Forudsætninger for økonomisk overslag". Indsatserne i form af en øget compliance, bedre indkøb af tjenesteydelser, bedre digital understøttelse af indkøbsopgaven og en mere effektiv organisering af indkøbsopgavener i god overensstemmelse med anbefalingerne i den nye fælleskommunale indkøbsstrategi for Se eventuelt kort beskrivelse i vedlagte strategipapir fra KL. Der vil blive fulgt op på implementeringen af forslaget via nøgletal for compliance, e-handel samt antal fakturaer. Herved kan det sandsynliggøres, om den foreslåede besparelse til henholdsvis indkøb af varer og tjenesteydelser samt til procesomkostninger udmøntes som planlagt. Opfølgningen vil blive gennemført ultimo 2018 og i forbindelse med de tilbagevendende kvartalsrapporter fra Fællesindkøb Fyn. Hvis den enkelte budgetansvarlige ikke er i stand til at realisere det indlagte effektiviseringsrationale i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser, skal den resterende del hentes i form af generelle effektiviseringer. I den forbindelse kan det oplyses, at det forudsatte rationale på i alt 10 mio. kr. årligt svarer til ca. 0,3 pct. af det samlede nettodriftsbudget inkl. lønninger. Økonomi Beløb i hele kr. Prisniveau Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudgifter Drift Anlæg I alt Ren effektivisering Ja Ren servicetilpasning Afsnit 3 - side 14 Side 11

15 Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Udgifter til varer og tjenesteydelser omfattet af de lokale og nationale indkøbsaftaler udgør 143 mio. kr. Heraf blev der i 4. kvartal 2016 købt ind ved de rigtige leverandører i 65 pct. af tilfældene. Det er imidlertid utilstrækkeligt at købe ind ved de rigtige leverandører. Der skal også købes ind på de rigtige varenumre. Dette skete kun i 50 pct. af tilfældene. Der er derfor et væsentligt uudnyttet effektiviseringspotentiale ved at udnytte de indgåede indkøbsaftaler bedre. Hertil kommer et yderligere rationale i forbindelse med genudbud og gennemførelse af nye udbud. Ikke mindst på området for tjenesteydelser, som udgør ca. 3/4 af det samlede indkøbsvolumen. Der kan endelig arbejdes på at reducere udgifterne til varer og tjenesteydelser gennem indhentning af flere tilbud ved mindre opgaver. Ud over de direkte udgifter til indkøb af varer og tjenesteydelser er der en række indirekte procesomkostninger. KL har således opgjort de samlede procesomkostninger ved en elektronisk faktura hos ordregiver og leverandør til ca. 300 kr., mens de tilsvarende procesomkostninger ved e-handel alene udgør 100 kr. Faaborg-Midtfyn Kommune har i 2016 haft ca bestillinger svarende til et estimeret tidsforbrug på 54 årsværk. Årsagen til det store tidsforbrug skal bl.a. findes i, at indkøb via kommunens indkøbssystem (som er mindst tidskrævende) kun sker i godt halvdelen af de tilfælde, hvor det er muligt at e-handle. I de øvrige tilfælde sker indkøb enten i en fysisk butik eller via telefon, via mails eller via leverandørenes hjemmesider. Ved en ændret organisering vil dette tidsforbrug kunne reduceres betragteligt. Samtidig vil en øget professionalisering af indkøbsområdet kunne føre til en mere effektiv udnyttelse af de indgåede indkøbsaftaler, herunder øget køb på rigtige varenumre. Nærværende forslag omfatter en årlig besparelse på 5 mio. kr. fra og med 2018 til køb af varer og tjenesteydelser. Besparelsen opnås dels ved nye udbud og ved genudbud af eksisterende indkøbsaftaler, dels ved en øget brug af de indgåede indkøbsaftaler/køb på rigtige varenumre. Dvs. gennem en øget compliance. Besparelsen vil blive understøttet af et nyt og mere brugervenligt indkøbssystem, som peger indkøberne hen til de "rigtige" varer og som er fuldt integrerbart med kommunens eksisterende økonomisystem. Baseret på andre kommuners erfaringer vil det nye indkøbssystem sikre en øget e-handel og dermed en øget brug af eksisterende indkøbsaftaler og køb på rigtige varenumre. Forslaget omfatter endvidere, at der nedsættes en tværfaglig projektgruppe i 2. halvår af 2017, der skal afdække og analysere den nuværende organisering af indkøbsområdet inden for de enkelte dele af organisationen. Formålet er at professionalisere indkøbsfunktionen bredt i kommunen og dermed reducere de indirekte procesomkostninger og øge brugen af de indgåede indkøbsaftaler yderligere. Dels ved at samle indkøbene på færre hænder, dels ved at købe større ind gennem øget e-handel. Det forventes, at dette tiltag vil kunne give en yderligere effektivisering på 5 mio. kr. pr. år fra og med , svarende til en reduktion af det nuværende personaleforbrug med ca. 20 pct. (11 årsværk). Det skal afslutningsvis bemærkes, at udgifter til et nyt indkøbssystem afholdes inden for den eksisterende budgetramme til IT-systemer. Behandles i Hovedudvalg Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Ingen. Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Ingen. Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Ingen. Personalemæssige konsekvenser Det forventes, at der ved en ændret organisering af indkøbsområdet inkl. en øget anvendelse af e-indkøb kan ske en reduktion af det samtale antal årsværk til indkøb med 20 pct. fra og med , svarende til 11 årsværk. Det forudsættes, at størstedelen af personalereduktionen vil ske i forbindelse med en ændret organisering af indkøbsområdet og ved naturlig afgang. Der skal herudover ansættes 1 udbudskonsulent. Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Afsnit 3 - side 15 Side 12

16 Forslaget i sin nuværende form vil blive behandlet på et møde i Hovedudvalget den 17. august Udmøntning af den foreslåede personalereduktion fra og med vil desuden blive behandlet i 1. halvdel af 2018 i de berørte MED-udvalg. Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Hovedudvalgets bemærkninger vil blive fremsendt særskilt, efter Hovedudvalgets behandling af forslaget den 17. august Øvrige bemærkninger Det bemærkes, at stabe, fagcentre og decentrale institutioner tidligere har fået reduceret deres budgetter ud fra de indgåede indkøbsaftaler. Eftersom de ikke har anvendt aftalerne i fuldt omfang, vil der fortsat være basis for en yderligere reduktion. Den samlede effektivisering vil blive fordelt som et rammebeløb forlods på de enkelte institutioner med et delegeret budgetansvar. Udmøntningen sker på baggrund af de enkelte institutioners andel af det samlede budget 2017 (eksklusov overførselsudgifter). Der er således tale om en overordnet fordelingsnøgle. Dette ud fra en erkendelse af, at der ikke findes en forkromet fordelingsnøgle, der tager højde for de enkelte delområders hidtidige indkøbspraksis, forskelligheder rammevilkår mv. Via FællesindkøbFyns kvartalsrapporter følges udnyttelsesgraden af de indgåede indkøbsaftaler samt køb på rigtige varenumre (compliance). Supplerende opgøres rationalet i forbindelse med genudbud og nye udbud. Hermed vil der være den fornødne dokumentation for de opnåede effektiviseringer vedrørende varer og tjenesteydelser. Tilsvarende indhentes statistik over antallet af indkøb fordelt på de forskellige indkøbskanaler med henblik på at dokumentere en reduktion af de samlede løn- og procesomkostninger. Opmærksomheden skal dog henledes på, at de reducerede procesomkostninger kan være svære at udmønte, efter som mange medarbejdere i dag køber lidt ind. Det kan derfor kræve nogle større organisatoriske tilpasninger mm. for at hente denne del af besparelsen. Der vil blive udarbejdet et bilag, der viser fordelingen af den samlede effektivisering fordelt på bevillings-/budgetområder. Afsnit 3 - side 16 Side 13

17 Omstilling & Effektivisering Nummer 7 Projektnavn Bedre udnyttelse af kommunale m2 Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion Administrativ enhed Center for By Land og Kultur Indsatsområde Tværgående effektivisering Område Hele kommunen Sektorområde Kommunale grunde og bygninger Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering I forbindelse med vedtagelsen af budget 2017, besluttede kommunalbestyrelsen at igangsætte en bygningsanalyse med henblik på at effektivisere bygningsanvendelsen og reducere antallet af kommunale m2. I den forbindelse er der lavet en registrering/status over alle kommunale ejendomme og kommunalbestyrelsen har besluttet at sælge og nedrive et antal tomme bygninger med et salgsprovenu på 13,7 mio kr. og en årlig driftsbesparelse på kr. Konsulentfirmaet Brøndum og Fliess har udarbejdet en ejendomsanalyse, og fremlægger 16 rokadespor eller forslag til effektiviseringer, samt forslag til fremtidig organisering af ejendomsområdet og forslag til implementeringsproces. I alt peger de på besparelsesmuligheder på 5 mio kr. på driften, nødvendige investeringer på 16 mio. kr. og salgsprovenu på 54 mio. kr. Rapporten vil blive gennemgået på kommunalbestyrelsens temamøde d.14 august og til mødet vil rapporten og administrationens anbefalinger blive beskrevet mere detaljeret, for forståelse af budgetforslagene henvises til materiale til dette møde. Direktionen anbefaler at forslagene til effektiviseringer gennemføres i 3 faser og over 3 år, således at der bliver den fornødne tid til involvering og inddragelse af medarbejdere og borgere i udmøntningen af forslagene. 3 rokadespor anbefales ikke medtaget, bør i stedet underkastes en selvstændig bredere og mere detaljeret analyse. Anbefalingen er at starte op med de områder der primært involverer medarbejderne, næste fase primært brugerne og sidste fase primært borgere og foreninger. Driftsbesparelsen anbefales kun at have 50% virkning i 2018, så der bliver den fornødne tid til at gennemføre processen Et intensivt arbejde med afdækning og gennemførelse af rokader er eraringsmæssigt tidskrævende processer med mange aktører. Der er behov for over i hvert fald en 3 årig periode at tilføre et årsværk til projektstyring af arbejdet, herunder også betjeninng af styregruppe, som en implementeringsudgift. Anlæg: Ud fra erfaringer med salg af kommunale ejendomme vurdere administrationen at salgsprovenuet i rapporten er for høj, indtil de ejendomme der skal sælges er vurderet af en ejendomsmægler er anbefalingen, at der kun budgetteres med 1/3 af B og F`s anbefaling. Salgsindtægten forudsættes at komme ind året efter projektets gennemførelse. Økonomi Beløb i hele kr. Prisniveau Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudgifter Drift Anlæg I alt Ren effektivisering Ja Ren servicetilpasning Afsnit 3 - side 17 Side 14

18 Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Konsulentrapport med analyse af mulige rokadespor mv. foreligger forud for budget Se i øvrigt under projektbeskrivelsen overfor. Behandles i Hovedudvalg Opstartsudgifterne på anlæg er opgjort netto og består dels af en anlægsudgift og en salgsindtægt: salgsindtægt - 6,0-5,8-11,4 Driftsudgfit 0,6 0,6 0,6 anlægsudgift 5, ,0 ialt 5,9-1,0 0,8-11,4 Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Hovedudvalget er løbende holdt orienteret om processen omkring ejendomsanalysen. Forslaget om en bedre udnyttelse af de kommunale m2 vil blive behandlet på et møde i Hovedudvalget den 17. august Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Hovedudvalgets bemærkninger vil blive fremsendt efter Hovedudvalgets behandling af forslaget den 17. august Øvrige bemærkninger Afsnit 3 - side 18 Side 15