Referat af ordinært afdelingsmøde mandag d. 9. maj 2016 i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd

Transkript

1 Referat af ordinært afdelingsmøde mandag d. 9. maj 2016 i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Dagsorden 1. Formalia a. Valg af dirigent b. Valg af referent c. Godkendelse af dagsorden d. Godkendelse af forretningsorden e. Valg af stemmetællere 2. Forelæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning, herunder aktuel orientering 3. Forelæggelse og godkendelse af afdelingens regnskab for Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning 2015/ Indkomne forslag 6. Valg af medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen 7. Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet 8. Orientering om byggesager mv. 9. Eventuelt Resume af væsentligste beslutninger på afdelingsmødet: Regnskabet for 2015 blev godkendt Afdelingsbestyrelsens ændringsforslag om undersøgelse af muligheder for at etablere klap- og barnevognsrum samt forslaget om etablering af dialog med klubberne om parkering blev vedtaget. Forslagene om etablering af trailer-mv-p-plads, fjernelse af borde-/bænkesæt i Bødkerporten samt forbud mod dobbeltmandater blev forkastet. Der blev valgt 3 medlemmer til afdelingsbestyrelsen og 4 medlemmer til Avedøre Boligselskabs repræsentantskab samt suppleanter. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 9. maj 2016 Side 1 af 9

2 Bjarne Kristensen, næstformanden for afdelingsbestyrelsen bød velkommen til de fremmødte beboere og de ansatte fra Materielgården og Ejendomskontoret, driftslederne Søren Krag og Jan Allentoft, sagsbehandler Jes Rønving og Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen (HBH). Han håbede på et godt og konstruktivt afdelingsmøde og foreslog Flemming Bagge- Nielsen som dirigent. Ad. 1a Valg af dirigent Som dirigent valgtes Flemming Bagge-Nielsen. Dirigenten takkede for valget og kunne konstatere, at mødet var lovmæssigt indkaldt, og at der i alt var uddelt 108 stemmesedler, svarende til fremmøde af 54 husstande. Ad. 1b Valg af referent Jes Rønving fra Ejendomskontoret blev valgt som referent. Ad. 1c Godkendelse af dagsordenen Forsamlingen godkendte dagsordenen enstemmigt efter et spørgsmål om afstemningstemaet til et forslag var blevet henvist til behandling under andre punkter. Ad. 1d Godkendelse af forretningsordenen Forsamlingen godkendte en ændring af pkt. 8, således at 3. sætning lyder: Dette sker ved at aflevere en seddel med navn og adresse til dirigenten eller ved håndsoprækning og efterfølgende nævne navn og adresse ved tildeling af ordet Derefter godkendte forsamlingen forretningsordenen enstemmigt. Ad. 1e Valg af stemmetællere/-udvalg Som stemmetællere valgtes Sanne Hyldgaard, Bymuren 157 og Palle Hansen, Bymuren 55. Ad. 2 Forelæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning, herunder aktuel orientering Afdelingsbestyrelsens næstformand Bjarne Kristensen (BK) forelagde afdelingsbestyrelsens skriftlige beretning, som blev udleveret ved indgangen (beretningen er vedlagt som bilag, se side 9). Solveig Isbrand, Bymuren 131 (SI) spurgte til de rygter om valgsvindel, der havde floreret i forbindelse med omvalget efter sidste års valgmøde. Afdelingsbestyrelsens formand, Jan Lemser, afviste indholdet i rygterne og fastholdt at der havde foreligget en procedurefejl. SI mente at et navngivet medlem af Afdelingsbestyrelsen med rette havde følt sig chikaneret af et andet navngivet medlem af afdelingsbestyrelsen pga. disse beskyldninger; den pågældende bekræftede dette. Efter nogle yderligere bemærkninger satte dirigenten herefter beretningen under afstemning og konstaterede at den blev enstemmigt godkendt. Ad. 3 Forelæggelse og godkendelse af afdelingens regnskab for 2015 Henrik Bjørn Hansen forelagde regnskabet og gennemgik det udsendte komprimerede regnskab, som viste store udsving på enkelte poster, men udviste et overskud på kr Det fremgår, at vores Nettokapitaludgifter er faldet relativt meget dette modsvares dog af øgede udgifter under Ekstraordinære udgifter. Side 2 af 9 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 9. maj 2016

3 Årsagen til dette er, at vi har fået betalt nogle gamle støttelån ud vha. den fortsatte betaling vi er pålagt, fordi staten/landsbyggefonden har støttet lån, som er optaget i forbindelse med byggeriets opførelse. HBH understregede at der også i år ekstraordinært var blevet bogført ret store beløb på konto 115, almindelig vedligeholdelse, som under normale omstændigheder ville være blevet taget over afdelingens henlæggelser. I alt betyder alle disse afvigelser at afdelingens overskud sidste år blev hvilket vil blive afviklet de kommende 3 år. HBH henledte derefter opmærksomheden på, at balancen nu viste, at vi var blevet frikøbt fra Hjemfaldspligten, idet den samlede langfristede gæld var steget med de ca. 95 mio., som vi nu er begyndt at afdrage særskilt på vores husleje. Aftalen om hjemfaldspligten er udformet sådan, at betaling foretages af Avedøre Boligselskabs Dispositionsfond. Dispositionsfonden finansieres i dag mest via de fortsatte betalinger på udamortiserede lån, altså lån, som principielt er færdigbetalt. Disse lån, som var støttet af Landsbyggefonden og staten skal fortsat betales med 1/3 til det lokale selskabs dispositionsfond og 2/3 til Landsbyggefonden. HBH understregede i øvrigt, at han forventede at huslejeudgifterne fortsat ville holde sig i et roligt leje, ikke langt fra udviklingen over de seneste 4 år, hvor vi kun et enkelt år havde haft en stigning på 1,25%. Lisbeth S. Andersen, Bødkerporten 55 (LSA) spurgte til udviklingen i lejetab og HBH svarede at der heldigvis ikke er egentlige stigninger på denne udgiftspost, men at udviklingen nærmere afspejler afdelingens alder. Det viser sig nemlig at de væsentligste udgifter i forbindelse med fraflytninger stammer fra følgeudgifter i forbindelse med fraflytninger af mennesker, der har boet i lejemålene i rigtig mange år, nogle gange i forbindelse med dødsfald. Margit Kjærgaard, Bymuren 81 (MK) gjorde opmærksom på, at hvis vi havde brugt de budgetterede udgifter til planlagt vedligeholdelse ville vores henlæggelser ikke se så godt ud, hvilket HBH var enig i. Endvidere gjorde hun opmærksom på, at der var bogført forbedringsarbejder på 85 mio. kroner. HBH var overbevist om at dette mest var kapitaliseringen af den udførte badeværelsesrenovering i Bymuren. Kim Niemann, Rebslagerporten 51 (KN) spurgte til de ekstraordinære indtægter på kto , hvor HBH henviste de indledende bemærkninger som vedrørte Landsbyggefondens dispositioner. Dirigenten satte derefter regnskabet under afstemning og konstaterede at det blev enstemmigt vedtaget. Ad. 4 Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning Miljørådets beretning blev forelagt af næstformand Kjeld Jacobsen (KJ) da formanden var forhindret. KJ startede med at påpege at Miljørådet pga. formandsskifte og andre udskiftninger i Miljørådet havde haft ekstra udfordringer. Blandt årets aktiviteter fremhævede han nyanlæggene udenfor Bymuren 3-21 og 23-39, i gården ved Bymuren samt i gårdrum i Karetmagerporten. Derudover problematiserede han mandskabsforbruget i forbindelse med oprydning omkring de forskellige containerpladser. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 9. maj 2016 Side 3 af 9

4 Han mente, at det var langt ud over det rimelige, at vores servicemedarbejdere skulle bruge 25 timer pr. uge for at rydde op efter beboere og andre som ikke deponerede affaldet på en fornuftig måde. Niels Tøstesen, Bymuren 131 (NT) fremhævede specielt at der blev henkastet meget byggeaffald både i og udenfor vippecontaineren af håndværkere som kom i bil. Da han forventede at de håndværkere vi selv brugte var klar over systemet (kun brændbart i de store containere) havde han en mistanke om, at vi betalte for bortskaffelse af fremmed affald. LSA mente at vi skulle overveje andre måder at fortælle folk om brugen af vores affaldssystem; skriftlig information i brochurer o.l. var ikke tilstrækkeligt. Da vi må forvente at vi også har funktionelle analfabeter, er det nødvendigt at bruge piktogrammer; ligesom vi må have informationen udgivet på mange forskellige sprog. Søren Krag, driftsleder på Materielgården (SK) fremhævede, at Gårdens folk i høj grad brugte tid på at udføre den sortering, som var efterlyst. Lene Humle, Bymuren 89 (LH) ønskede at hylde Solveig Isbrands indsats: Hun har været en fantastisk kælling, lad os give hende en klapsalve som tak for indsatsen hvilken opfordring forsamlingen fulgte. KN var tvivlende overfor om Gårdens folk kunne nå at udføre sorteringen, når vippecontainerne nogle dage blev tømt allerede ved 6-tiden om morgenen. Kjeld påpegede at vi ikke kunne komme udenom skriftlig kommunikation, men afviste ikke, at det kunne suppleres på forskellig måde. John Alber, Bymuren 13, mente at området bag Bymuren var blevet rigtig flot, men syntes også, at der manglede boldnet bag basketballkurvene. Desuden konstaterede han, at rigtig mange ikke kunne komme af med affald, da hullerne var for små til store sække. Sanne Hyldgaard, Bymuren 157 (SH) mente at Miljørådet skulle være meget kreative for virkeligt at ændre det indtryk hun havde fået som nyindflytter i LSA sagde tak for Louisiana-looket, men hun havde svært ved at komme rundt i sin stol og kunne f.eks. ikke komme til at feje sne fra sin bil, da der ikke var en hel meter rundt om den. Efter denne debat satte dirigenten beretningen under afstemning og konstaterede at den var enstemmigt godkendt. Ad. 5 Indkomne forslag Forslag 1 Forslag til vedtægtsændring: Sammen med indkaldelsen til afdelingsmøder i foråret, udsender Afdelingsbestyrelsen sin skriftlige beretning. Stillet af Solveig Isbrand, Bymuren 131, 2th og Ulla Loren Hansen, Bymuren 129, 2th. Forslagsstillerne ønskede ikke yderligere at begrunde forslaget. Ordet blev derefter givet til Afdelingsbestyrelsens formand, Jan Lemser, som konstaterede at Afdelingsbestyrelsen måtte bøje sig i støvet og støtte forslaget. Dirigenten satte forslaget under afstemning og konstaterede at forslaget blev enstemmigt vedtaget. Administrationens bemærkning: Forslaget vil herefter blive indskrevet i forretningsordenen, da denne er det eneste regelsæt, som afdelingsmødet selvstændigt kan ændre. Det vil ligeledes blive forelagt Avedøre Boligselskabs repræsentantskab for at blive indarbejdet i selskabets vedtægter. Side 4 af 9 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 9. maj 2016

5 Forslag 2 Etablering af klapvogn- og barnevognsrum Stillet af Ali Amier og Sara Saidana, Bymuren 25, 2. tv Forslagsstillerne forelagde forslaget med den udsendte skriftlige begrundelse. LH syntes at det var synd for børnene at blive stoppet i en kold barnevogn. Hun mente derfor at man burde lave et forsøg med at opstille container(e) el. som kunne opstilles, hvor det var nødvendigt. HBH fortalte at Ejendomskontoret har været og stadig er opmærksom på problematikken og har derfor inddraget denne i projekter der var relevante. I øvrigt er portrum ikke relevante, da de enten ikke kan benyttes fordi de på forskellig måde er en del af afdelingens drift eller beredskab eller er benyttet som oplagringsplads for afdelingen eller håndværkere. SH mente at det ville være bedre at bruge varme på containere i stedet for som nu at bruge en masse varme på at opvarme opgange. HBH ville straks sørge for, at der blev kigget på radiatorer i opgange. Ulla Loren Hansen, Bymuren 129 (ULH) mente at man måske kunne renovere skurene. Afdelingsbestyrelsens ændringsforslag blev sat under afstemning og dirigenten konstaterede at forslaget blev vedtaget uden nej-stemmer og 2 hverken for eller imod. Forslag 3 Anvisning af parkeringspladser til klubber Stillet af Filip Dichmann, Karetmagerporten 21 Da forslagsstilleren ikke var til stede stillede dirigenten forslaget under debat. KN kunne ikke se nogen praktisk mulighed for at løse problemet og Lisbeth Andersen, Karetmagerporten 1 (LA) havde også følt sig generet. Dirigenten kunne konstatere at forslaget med Afdelingsbestyrelsens bemærkninger blev enstemmigt vedtaget. Forslag 4 Oprettelse af parkeringsplads til trailer og campingvogne Stillet af Finn Køster, Bødkerporten 13 Finn Køster (FK) understregede ved sin forelæggelse at det udpegede areal ville være fint at bruge, da det ellers var ubenyttet. Jan Lemser, forman for Afdelingsbestyrelsen (JL) understregede at Afdelingsbestyrelsen ikke kunne gå ind for forslaget, bl.a. fordi de var bange for udviklingen omkring afdelingens grønne arealer. Dirigenten satte forslaget under afstemning og kunne konstatere at forslaget var forkastet med 16 stemmer for, 68 imod og 4 hverken for eller imod. Forslag 5 Nedlæggelse af borde-/bænkesæt i Bødkerporten Stillet af Finn Køster, Bødkerporten 13 FK fortalte at borde-/bænkesættet i det ellers flotte legepladsprojekt er besat med unge mennesker fra kl. 10 om formiddagen til langt ud på aftenen. Jeg har opgivet og tør ikke mere brokke mig, når de larmer og sviner BK spurgte om ikke beboerne havde fået en henvendelse fra Ejendomskontoret om dette; dette kunne FK bekræfte. I forbindelse med forslaget havde BK flere gange været forbi stedet og havde ikke observeret problemer i et omfang som var bekymrende. Desuden fandt han det ikke klogt at arbejde for at flytte problemet andre steder hen Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 9. maj 2016 Side 5 af 9

6 og henholdt sig til Afdelingsbestyrelsens kommentar om at bede kommunens gadeplansmedarbejdere om at følge op på situationen. LSA fortalte at hun godt kunne lide at der var børnefamilier og som regel hilste på dem. Men de halvvoksne tøser som sidder på bænkene er provokerende og chikanerer mig og alle andre. Arshak Ikilikian, Bødkerporten 37 havde også hørt om larm og støj fra området ved borde-/bænkesættet, og havde observeret at de også sad og røg, måske også hash. Ofte er de unge mennesker provokerende og aggressivt truende. Han mente ligeledes at det var sadistisk af Ejendomskontoret og Afdelingsbestyrelsen ikke at gøre noget for at beskytte beboerne mod disse elementer. Rauf Hasanezadeh (RH) mente at man skulle behandle dette forslag som en principiel beslutning i en demokratisk forsamling. LH mente at der jo altid var tåber, men tåberne skal ikke få lov til at bestemme hvor vores borde og bænke skal stå. NT mente at man måske kunne finde en praktisk procedure: Materielgården kunne jo finde en sprække i træet og tage sættet over på gården for at reparere det. LSA mindede om, at de før havde fået fjernet et tidligere opstillet sæt og dette havde fjernet problemet, men da området blev renoveret kom bordet tilbage som en tyv i natten og blev oven i købet støbt fast. Det går kun ud over os Hjælp os! Hüsseyin Koyunçu, Bymuren 15 havde konstateret at det han havde set var unge udefra og at det ville være svært og få ændret deres adfærd. JL mente at det principielt var en dårlig ide at lave symptombehandling og ULH supplerede med at vi ikke skal pille borde og bænke ned. FK støttede LSA i, at det havde været rart mens der ikke havde været bænke og foreslog at man alternativt kunne etablere en aflukkelig overdækning som der var i en anden gård. Teddy Merkelsen havde også været forbi området uden at bemærke noget særligt. SH mente at samarbejde måtte være en vej frem og skulle udføres så belastningen af det konkrete område måske kunne lettes. Dirigenten satte forslaget under afstemning og kunne konstatere at forslaget blev afvist, da der var 8 stemmer for, 12 stemmer hverken for eller imod og resten imod ud af mindst 76 stemmer. Forslag 6 Ingen beboer kan samtidig være medlem af afdelingsbestyrelsen eller andet beboervalgt organ/miljørådet Syd Stillet af Solveig Isbrand, Bymuren 131, 2th og Ulla Loren Hansen Bymuren 129, 2th JL mente ikke at det var en god ide, da han ikke ønskede at begrænse beboernes demokratiske udfoldelser og at han ikke kunne se at der ville opstå interessekonflikter alene ud fra medlemskab af flere fora. Charlotte Hansen, Karetmagerporten 38 mente at dette ikke var rigtigt og SI fortalte at der konkret har været problemer med at medlemmer har haft flere kasketter. Efter yderligere et par indlæg afsluttede JL debatten med en henvisning til Afdelingsbestyrelsens indstilling og fortalte at han ikke havde oplevet fnidder mellem Miljøråd og Afdelingsbestyrelsen. Dirigenten satte forslaget under afstemning og kunne konstatere at forslaget blev afvist, da der var 21 stemmer for, 4 stemmer hverken for eller imod og resten imod ud af mindst 76 stemmer. Side 6 af 9 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 9. maj 2016

7 Ad. 6 Valg af medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen Dorte Keller Bentzen, Ebbe Merkelsen og Bjarne Kristensen genopstillede og suppleanten Lene Seitzberg opstillede også. Afstemningen viste at 2 stemmesedler blev kendt ugyldige og 6 var blanke, hvorfor resultatet blev således: Navn Stemmer Dorthe Keller Bentzen 66 Valgt for 2 år Lene Seitzberg Bjarne Kristensen Ebbe Merkelsen 29 Suppleant for 1 år Ad. 7 Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet Palle Frydendahl Hansen, Heidi Olesen samt Anita Stysiek genopstillede og Margit Kjærgaard, Kim Niemann samt Teddy Merkelsen opstillede til det ny repræsentantskab. Afstemningen viste at ingen stemmesedler blev kendt ugyldige og 2 var blanke, hvorfor resultatet blev således: Navn Stemmer Heidi Olesen 49 Valgt for 1 år Palle Frydendahl Hansen Margit Kjærgaard Anita Stysiek Kim Niemann suppleant for 1 år Teddy Merkelsen suppleant for 1 år Der var i alt afleveret 76 stemmesedler til denne afstemning efter at flere mødedeltagere havde forladt mødet på dette sene tidspunkt Ad. 8 Orientering om byggesager mv. På grund af det fremskredne tidspunkt gennemgik ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen summarisk de projekter som havde været aktuelle i det forgangne år og/eller vil være aktuelle i de kommende år. Trappeoverdækning i Hovedstihuse 5. rum i rækkehuse Vand- og varmemåling Asfalt og bump på stikveje Køkkenrenovering Sti og indgangspartier i Bymuren Foyerer i Bymuren Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 9. maj 2016 Side 7 af 9

8 Betonundersøgelser Rapporten foreligger nu, og kan opsummeres som følger: Uden reparationer vil der indenfor år komme skadelige nedbrydninger med større afskalninger til følge og deraf følgende dyre reparationer. Hvis det besluttes at udføre udvendig efterisolering, kan denne udføres om: Bymuren Rækkehuse Hovedstihuse 5-10 år år 5-10 år Renovering udearealer Lager under Ternen (Lægehuset) P-pladser m.v. Visualisering af udearealer I forbindelse med anlægget af Ringstedbanen viser det sig, at der er fundet rigtig mange store sten, som kan bruges som landemærker, kravleobjekter m.m. Ad. 9 Eventuelt Den skriftlige opfordring i indkaldelsen blev taget til efterretning. LA spurgte til hvordan hendes glas-altantag skulle rengøres. HBH lovede at vende tilbage til problematikken. SH kom mundtligt med et forslag til Miljørådet om at udnytte udearealer og specielt arealet mellem Rebslagerporten og porten i Bymuren 151 med bl.a. hundeløbegård, forskellige indhak, Petanquebane m.m.m. HBH svarede at det konkrete areal ikke var behandlet endnu, men at det bestemt ikke var glemt. Herefter afsluttede dirigenten mødet med tak for forholdsvis god ro og orden. Stationsbyen den 12. maj 2016 Jes Rønving (sign) Referent Flemming Bagge-Nielsen (sign) Dirigent Side 8 af 9 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 9. maj 2016

9 Bilag til referat af ordinært afdelingsmøde 9. maj 2016 Afdelingsbestyrelsen for Avedøre Stationsby Syd - Beretning 2015 / 2016 Boliganvisning med Hvidovre Kommune. Avedøre Boligselskab har forhandlet ny boliganvisning med Hvidovre kommune. Kommunen har stadig 100% anvisningsret, som løber over 2 år ad gangen. Der er ingen særlige ændringer, ud over Hvidovre kommune kan få stillet et rækkehus til rådighed for unge med særlig behov, så længe det samlede antal personer med særlige behov ikke overstiger vores aftale om maximalt 10 personer for afdelingen. 0-Tolerance-politik I forhold til 0-tolerance-politikken har der været kørt sager mod enkelte beboere. Problemet har været bevisbyrden fra vores side. Der er stadig stor opmærksomhed, især ved vores 14-dages-møder med politi og kommune. Her er der også fokus på at få opsøgt beboere inden det kommer så langt som til udsættelse. Samarbejdet med afd. Nord og Store Hus Vi har et løbende samarbejde med de 2 andre afdelinger i Stationsbyen. Udover at vi er i samme boligselskab, har vi som før nævnt: Forhandling med kommunen omkring Boliganvisning, Samarbejde med Politi og kommune omkring det kriminalpræventive, hvor vi har stor opmærksomhed i alle afdelingerne. Klubber og lokaler Afdelingsbestyrelsen kigger i øjeblikket på hvordan vi bedst udnytter lokalerne, både tomme og hvor klubberne holder til, for at få udnyttet lokalerne så rationelt som muligt. Herunder også hensynet for at imødekomme evt. behov for beboerne for anden rumudnyttelse. F.eks kan flere klubber/foreninger være under samme tag. Miljørådet. Sammen med Miljørådet vil afdelingsbestyrelsen se på og revidere arbejdsgrundlaget Vedtægter og forretningsorden for Miljørådet. Det gældende arbejdsgrundlag er mange år gammelt og ikke svarende til hvad Miljørådet rent faktisk laver i dag. Nye lokaler til afdelingsbestyrelsen og Miljørådet. Der har de seneste måneder været arbejdet på at indrette nye lokaler til afdelingsbestyrelsen og Miljørådet. Den nye adresse er Bymuren nr. 105, 1. th. hvor de nye lokaler er mere synlige for beboerne. Når vi starter op i løbet af efteråret, vil vi indvie de nye lokaler med et lille åbent hus. Derudover vil afdelingsbestyrelsen fremover invitere nye beboere til en velkomstaften hvor de kan møde afdelingsbestyrelsen, Miljørådet, repræsenter fra vores klubber/foreninger og vores beboerrådgiver. Dette for at man som ny beboer kan få en fornemmelse af hvad der er af aktiviteter i vores by. Vi arbejder også på en fast dato op til 6 gange om året, at have aftenåbent i bestyrelseslokalet, hvor beboerne kan komme ind og få en snak med repræsentanter for Afdelingsbestyrelsen, Miljørådet og klubberne. Maj 2016 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 9. maj 2016 Side 9 af 9