Ordinært afdelingsmøde

Transkript

1 Referat af Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd Mandag d. 19. maj 2014 kl i selskabslokalerne Trædrejerporten 4 (ved Ejendomskontoret) Dagsorden 1. Formalia a. Valg af dirigent b. Valg af referent c. Godkendelse af dagsorden d. Godkendelse af forretningsorden e. Valg af stemmetællere 2. Forelæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning, herunder aktuel orientering 3. Forelæggelse og godkendelse af afdelingens regnskab for Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning - suppleringsvalg 5. Indkomne forslag 6. Valg af medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen 7. Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet 8. Orientering om byggesager mv. 9. Eventuelt

2 Det blev meddelt, at formanden Jan Lemser var syg. Næstformanden Lone Clausen fungerede som stedfortræder. 1.Formalia a. Valg af dirigent Flemming Bagge-Nielsen blev valgt b. Valg af referent Søren Hvas fra Ejendomskontoret blev valgt c. Godkendelse af dagsorden Efter drøftelse af oprykning af dagsordenen vedrørende oprykning af punkt 8, blev det besluttet at bibeholde den fremlagte dagsorden. d. Godkendelse af forretningsorden Godkendt e. Valg af stemmetællere Finn Køster Vilhelm Nygård Punkt 2 - Forelæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning og aktuel orientering. Næstformanden Lone Clausen fremlagde mundtlig beretning med udgangspunkt i nedenstående tekst. BERETNING Positiv udvikling Udviklingen af beboersammensætningen er meget positiv i Syd. Der er stigende indkomster blandt beboerne, flere mindre børn og en meget lav fraflytning på under 10%. Mange aktive beboere ikke mindst blandt seniorerne præger afdelingens dagligdag. Sidst er café Biksen blevet renoveret. Samarbejdet med Fritidsbutikken og aktive beboere bidrager også til afdelingen. Høstfesten og mange andre aktiviteter skaber byliv og sammenhold. 0-tolerance-politikken: Vores by har været inde i en god udvikling med rimelig ro. Desværre har vi i det sidste års tid været udsat for en del uro, specielt omkring unge. Dette fører til utryghed blandt beboerne i vores by, og dette kunne Boligselskabet ikke sidde overhørig. Derfor indførte vi en såkaldt 0-tolerance-politik overfor kriminelle elementer og deres familier her i byen. Det betyder, at de beboere, der chikanerer andre beboere, truer med eller udøver vold, risikerer at blive sat ud af deres bolig. Det samme gælder beboere, som laver groft hærværk eller kriminelle aktiviteter i vores område. Dette tiltag som blev til her i det tidlige forår, er blevet omdelt til alle husstande, som ingen forhåbentlig kan være i tvivl om konsekvensen heraf. Derudover har vi et løbende samarbejde mellem politi og kommune, hvor der afholdes møde hver 14. dag, hvor relevant information udveksles. Dette har fyldt meget for alle 3 afd. bestyrelser her i foråret, hvor vi sammen har formået at holde både kommune og politi fast på aftaler. Vi har hele tiden stor fokus på dette tema. Avedøre Stationsby Syd Referat af ordinært afdelingsmøde den 19. maj 2014 Side 2 af 9

3 40-års jubilæum Til sommer har vores afdeling 40års jubilæum. Ellers faktisk hele Stationsbyen, for det hele startede jo med vores afdeling. Dette skal selvfølgelig fejres, og søndag d. 1. juni 2014 fejrer vi denne dag. Det gør vi i samarbejde med de 2 andre afdelinger, Nord og Store Hus. Så i årene fremover afholder henholdsvis Nord og Store Hus også deres 40 års jubilæum. Dette gør vi ikke kun for os selv,. Dette har en stor presse-værdi. Derfor vil der være stor mediedækning på. Vi vil gerne fortælle om vores by rundt omkring, og tiltrække nysgerrige som måske har lyst til at bosætte sig her. Der er nedsat en arbejdende festkomité, som består af repræsentanter fra alle 3 afdelinger samt fra Ejendomskontoret. Vi skal ikke her løfte sløret for alle detaljerne, men blot nævne at der vil være workshops og underholdning omkring i hele vores afd., centreret omkring vaskeripladsen, hvor vi også afholder fastelavn. Klubberne. Afdelingsbestyrelsen er i samarbejde med Ejendomskontoret i gang med en større organisering af administration og fastlæggelse af rammer for samarbejdet med klubber og foreninger om udlån af lokaler. Vi vil gerne have et overblik af denne virksomhed, sådan at vi har et mangfoldigt og aktivt foreningsliv i afdelingen. Godkendelse Beretningen blev enstemmigt godkendt. Punkt 3 - Forelæggelse og godkendelse af afdelingens regnskab for 2013 Regnskabet er godkendt af revisionen. Regnskabet er endeligt godkendt af afdelingsbestyrelsen på møde den 28. april Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik de væsentligste afvigelser i forhold til budgettet. Merforbrug: Konto 107 Der har været merudgift som følge af prisstigninger på vandet. Konto 115 Overskridelse da forbrug på denne konto er prioriteret for at reducere overskud og da visse aktiviteter i renoveringssager ikke må konteres på konto 116. Konto 117 Merforbrug da der er stigende omkostninger ved istandsættelse ved fraflytning set i lyset af afdelingens alder. Mindreforbrug: Konto 111 El-forbrug er mindre p.g.a. prisnedsættelser/mindreforbrug. Konto 114 Samlet en mindreudgift som følge af forskellige årsager. Konto 206 Regulering fra tidligere regnskabsår. Avedøre Stationsby Syd Referat af ordinært afdelingsmøde den 19. maj 2014 Side 3 af 9

4 Konto 116 Mindreforbrug på grund af udsatte projekter. Resultat: Overskud på kr. svarende til 0,95% af samlet budget. Godkendelse Regnskabet blev enstemmigt godkendt. Punkt 4 - Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning samt suppleringsvalg. Solveig Isbrand, formand, Miljørådet, Avedøre Stationsby Syd fremlagde beretningen på baggrund af nedenstående tekst. Beretning for Miljørådet /2014 Vi har i årets løb færdiggjort en del projekter og andre er på vej. Den sidste parkeringsplads er ved at blive færdig. Selvom det er dejligt med de nye parkeringspladser. De pynter på afdelingen og beboerne er glade for dem, så er de trods alt ikke så spændende som projekter. Vi er derfor meget glade for, at vi nu er kommet godt i gang med lege/opholdsarealerne. Et par små gårdrum er færdige og er blevet rigtig flotte. Vi håber, at de vil blive flittig brugt af børn og voksne. En del flere er på vej. Den glemte gård vil fra nu af hedde: Den forhenværende glemte gård. Et flot projekt vil indenfor kort tid blive påbegyndt. Der har været et forløb med 2 møder med beboerne, landskabsarkitekt, Ek, Miljørådet og arbejdsgruppen. Vi har forsøgt at indarbejde så mange som muligt af beboernes ønsker i planen. Nogle har allerede udtrykt deres tilfredshed med den flotte plan, og de glæder sig til at se det færdige resultat. Der er flere projekter på vej indenfor murene. Lege/opholdsarealet Bym. 17 er på tegnebrættet og beboerne vil blive indkaldt snarest. Udenfor Bymuren vil Cirklerne til leg, fitness og basket, Volleyball, skak og hygge blive genoptaget, så snart den nye granit er kommet hjem. Ruten skulle gerne kunne tages i brug i løbet af året. Angående motionsstien bag Bymuren er arbejdet i gang, og den kommer til at blive et godt supplement til førnævnte rute. Der vil komme lyspullerter ved ruten. Vi gør os til stadighed stor umage med at udvikle områderne til glæde for beboerne. Vi har været på en del inspirationsture i København og omegn. Har kontakt til leverandører af lege- og motionsredskaber. Ejendomskontoret har indhentet statistikker over beboerantallet i de forskellige afsnit. Lejemålenes størrelse har stor betydning for hvor mange børn/unge der er. Det bidrager til planlægningen af renoveringen af udeområderne. Et meget stort projekt er på vej. Et prøvefelt vil blive udført ved Bymuren 69. Det er en prøve på, hvorledes indgangspartierne i Bymuren kan komme til at se ud. Det vil være renovering af selve indgangen, ny baldakin, lys, belægninger og bede samt stien, som løber langs Bymuren. Tidsplan for projektet er endnu ikke på plads. Vi samarbejder med et par klubber for at komme børn og unge i tale. Det er vigtigt, at de får en forståelse for at området også er deres, og at de skal være med til at værne om det, samt hvorfra økonomien kommer fra til renovering og vedligeholdelse. En opfordring til alle beboerne om at tale med børn og unge i området. Ikke kun når der er noget galt, men også i det daglige. Det giver en god positiv kontakt. Avedøre Stationsby Syd Referat af ordinært afdelingsmøde den 19. maj 2014 Side 4 af 9

5 Børn er fristet af blomster og buske. De river i dem og nogle gange bliver de ødelagt. Vi kan alle være med til at tale med dem om det uhensigtsmæssige i at ødelægge dem. Vi har i rådet fået en ny næstformand, og det er Lene Hogg. Hun har i mange år været vores flittige sekretær, og vi er alle glade for at hun vil påtage sig opgaven. Vi takker samtidig Lisbeth Andersen, som har været med fra starten. Vi håber hun fortsat vil være med på sidelinjen. Stor TAK til hende. Vi vil meget gerne have flere i Miljørådet, og opfordrer derfor beboerne til at stille op til valg. Vi kan love jer et spændende arbejde og et godt fællesskab i rådet. Beretningen blev drøftet. Det blev påpeget, at der med fordel kan sættes midlertidige hegn op ved nyplantning. Henrik Bjørn Hansen oplyste, at man har søger for at tilpasse midlertidige hegn efter forholdene. Indblik til private haver og stuer fra nye bænke ved anlæg på ydersiden af Bymuren blev drøftet. Miljørådet ser på det. Det blev foreslået at forberede til El ladestandere fremover. HBH fortalte, at det er gjort visse steder. Det blev påpeget, at der ved store arrangementer i Idrætscenteret gøres brug af afdelingens p-pladser. Der overvejes skiltning Godkendelse Beretningen blev herefter godkendt. Suppleringsvalg Følgende blev valgt: Pinar Okumus med 36 stemmer som 2. suppleant Zeynep Kücükyldiz med 18 stemmer som 3. suppleant Punkt 5 - Indkomne forslag Forslag 1 afgrænsning af Ungdomspensionens aktiviteter Stillet af Afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen foreslår, at Ungdomspensionens aktiviteter ikke kan tildeles yderligere lokaler i afdelingen, særligt at bruge daginstitutionen Solstien til arbejdet med unge. Baggrund Hvidovre Kommune har ansøgt afdelingen om at få yderligere lokaler til arbejdet med udsatte unge. Afdelingsmødet har tidligere besluttet, at man ønskede, at huslejen for Ungdomspensionen blev sat op så den dækkede de omkostninger afdelingen havde på lejemålet. Afdelingsmødet har også tidligere besluttet, at lejemålet skulle opsiges. Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret har haft ekstern bistand fra advokat med henblik på at undersøge mulighederne for at gennemføre disse beslutninger. Advokaten anbefalede, at tage ét spørgsmål ad gangen og at man startede med huslejefastsættelsen, da der kunne rejses tvivl om lovgrundlaget for en opsigelse. Hvidovre Kommune har accepteret den huslejeforhøjelse, der blev krævet af afdelingen. Med ekstern advokatbistand kan der nu indledes undersøgelse af lovgrundlaget for en opsigelse af lejemålet. Indstilling Afdelingsbestyrelsen indstiller til afdelingsmødet, at man på denne baggrund ikke vil stille yderligere lokaler til rådighed for Ungdomspensionens arbejde. Avedøre Stationsby Syd Referat af ordinært afdelingsmøde den 19. maj 2014 Side 5 af 9

6 Afstemning Forslaget godkendt med følgende stemmer: 74 for 6 imod 0 hverken for eller imod. Forslag 2 reduktion af støjgener fra børneinstitutionen Solstien Stillet af Peter Gilbert Jespersen, Bødkerporten 41 st. På vegne af en stor gruppe beboere i området omkring børneinstitutionen Solstien, foreslår jeg at der bliver sat et lyddæmpende plankeværk op omkring det udendørs legeareal ved institutionen der ligger ud til Bødkerporten. Baggrund Begrundelsen for forslaget er, at der er betydelige støjgener fra institutionen, der er placeret meget højt og tæt på bebyggelsen, der omkranser Solstien. Vi har været i dialog med Solstien, der har prøvet at lægge en dæmper på larmen (men børn er jo børn og de tænker ikke over de larmer, når de leger) og Solstien fortæller, at de ikke har økonomi til at gøre noget ved problemet og at det er heller ikke deres ansvar. Indstilling Afdelingsbestyrelsen indstiller til afdelingsmødet, at man stemmer nej til forslaget. Afdelingsbestyrelsen mener, at lyden fra legende børn er en naturlig del af en levende bydel og understreger, at legepladsen kun er åben i dagtimerne. Derfor er de legende børn ikke til gene i aftener og weekender. Afdelingsbestyrelsen mener heller ikke det er rimeligt at opsætte et lyddæmpende plankeværk omkring legepladsen ud fra, at det vil skæmme afdelingen og at virkningen ikke kan godtgøres. Institutionen har fungeret i de 40 år afdelingen har eksisteret. Drøftelse Forslagsstilleren begrundede sit forslag mundtligt og oplyste at 10 ud af 13 beboere i området havde støttet hans forslag. Der var flere indlæg som tilkendegav at de ikke støttede forslaget og tvivl om at foranstaltningen med hegn ville afhjælpe problemet. Afstemning Forslaget blev forkastet med følgende stemmer: 74 imod forslaget 2 for 0 hverken for eller imod. Forslag 3 tildeling af have ud for egne vinduer i Bymurens stueetage modsat havesiden. Stillet af Karina Frederiksen, Bymuren 3, 1. th. Baggrund Da beplantningen i bedene ud for vinduerne ofte ikke holdes nede, så de ikke skygger for vinduerne, og jeg derfor jævnligt selv klipper det til, så kunne man lige så godt få lagt fliser, så man kan sidde der med egne havemøbler og dermed bruge det som en lille forhave. Indstilling Afdelingsbestyrelsen indstiller til afdelingsmødet, at man stemmer nej til forslaget. Afdelingsbestyrelsen mener ikke det er rimeligt og relevant at etablere en forhave på nordsiden af boligblokken, hvor der stort set ikke kommer sollys. Hvis bedet mellem gangstien og Avedøre Stationsby Syd Referat af ordinært afdelingsmøde den 19. maj 2014 Side 6 af 9

7 boligerne sløjfes vil gående uhindret kunne komme helt hen til vinduerne til de rum, der vender mod nord, herunder soveværelset. Det vil efter afdelingsbestyrelsens opfattelse kunne give anledning til utryghed for de der bor i lejligheden. Afdelingen har de senere år arbejdet for at forskønne og udvikle fællesarealerne, herunder den side af Bymuren der vender ind mod resten af afdelingen og videreføre dette de kommende år. Der er også investeret i at få nedlagt en række gør det selv projekter, som har skæmmet bebyggelsen. Afdelingsbestyrelsen støtter ikke individuelle løsninger for enkelte lejemål generelt herunder på denne side af boligblokken og henviser til havesiden. Ejendomskontoret skal sikre relevant beskæring. Forslaget trukket Efter drøftelse blev forslaget trukket tilbage, idet Ejendomskontoret / Materielgården vil sørge for at få trimmet beplantningerne. Forslag 4 fjernelse af mos på Bymurens tag Stillet af Karina Frederiksen, Bymuren 3, 1. th. Baggrund Da der drysser meget mos ned fra Bymurens tag til stor gene i min have, vil det være rart at få taget renset snart. Indstilling Afdelingsbestyrelsen indstiller til afdelingsmødet, at Ejendomskontoret skal tage initiativ til at få renset taget for mos. Ejendomskontoret har oplyst, at det er korrekt at der er usædvanligt store mængder mos på taget i den ende af Bymuren, der er beliggende tæt ved kanalen og S-stationen. Det anses for sandsynligt, at det skyldes at mange måger opholder sig på taget og dermed kommer der mange efterladenskaber fra dem på dette sted. Det giver næring til den omfattende vækst af mos. Ejendomskontoret mener, at den store koncentration af måger netop her skyldes den intensive fodring af fugle, der finder sted ved kanalen på strækningen mellem Bymuren nr. 1 og stationen. Det vil blive undersøgt om man kan finde metoder til at reducere bestanden eller hindre mågernes ophold på taget. Det bør overvejes at opsætte med skilte med forbud mod fodring af fugle på dette sted ligesom det er andre steder, hvor det medføre gener og risiko for skadedyr m.v. Drøftelse Forslaget blev drøftet, herunder mulighederne for at skræmme fugle væk og at begrænse fodring af fuglene. Afstemning Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Punkt 6 Valg af medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen Formanden Jan Lemser, Rauf Hazanezadeh, Ulla Loren Hansen og Jesper Olesen er valgt i 2013 for 2 år og fortsætter således indtil valgmødet i Der skal derfor vælges 3 medlemmer for 2 år Nuværende medlemmer har meddelt, at de ønsker genvalg: Lone Clausen, Ebbe Merkelsen og Dorte Keller Bentzen. Sidstnævnte blev valgt som suppleant og er efterfølgende trådt ind for Bettina Engelhardt Rasmussen. Afdelingsbestyrelsen opfordrer interesserede beboere til at lade sig opstille til valg til afdelingsbestyrelsen. Avedøre Stationsby Syd Referat af ordinært afdelingsmøde den 19. maj 2014 Side 7 af 9

8 Afstemning Følgende blev valgt for 2 år med det angivne antal stemmer: Lone Clausen 43 Dorte Keller Bentzen 38 Ebbe Merkelsen 29 Som suppleant for 1 år: Bjarne Kristensen Trædrejerporten 51 med 28 stemmer. Punkt 7 Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet Boligafdelingen har 11 medlemmer i repræsentantskabet. Afdelingsmødet har besluttet at afdelingsbestyrelsen udfylder de 7 pladser, mens de resterende 4 vælges på afdelingsmødet for 1 år ad gangen. Nuværende medlemmer, der er på valg: Pernille Falcon, Solveig Isbrand, Niels Tøstesen og Steen Oversø. Ingen af disse ønskede at genopstille. Afstemning Følgende blev valgt med angivne stemmer: Palle Frydendal Hansen 40 Karina Frederiksen 39 Jette Frederiksen 39 K. Ole Stitz 38 Som suppleant: Vilhelm Nygaard 18 Punkt 8 - Orientering om byggesager mv. Affaldshåndtering I samarbejde med Hvidovre kommune og Cowi A/S. Storskralds containere fjernes - alternativ løsning skal afklares, Nedgravning af affaldscontainere er udført 13 af 14 steder. Hvidovre Kommune har meddelt at de p.t. ikke har ressourcer til at medvirke til projektet med nærgenbrugsstationer. Vand- & Varmemåling Projektet i gang Opgange i Bymuren Entredøre (udført). Maling (udført i alle opgange). Belysning. Gelænder. Renovering af trappeoverdækning i Hovedstihuse Byggetilladelse er givet fra Hvidovre kommune. Projektering udført. Licitation udført. Afklaring om belysning og adgangskontrol pågår. Skure til Hybler Vedtaget. Endnu ikke igangsat. Rottesikring Krav om rottesikring af bygninger i Ca. 1/3 af rækkehusene er udført. Avedøre Stationsby Syd Referat af ordinært afdelingsmøde den 19. maj 2014 Side 8 af 9

9 Varmeanlæg utætte radiatorer Der er over radiatorer i afdelingen, 5 radiatorer er undersøgt hos FORCE. Vand er undersøgt for ilt, Sagen behandles i Boligselskabet. Skilte langs veje Udføres maj Andre byggeprojekter Betonundersøgelser. Udskiftning af portrumsdøre i Bymuren (prøve udført). Omlægning af fartdæmpende foranstaltninger på vej. Omlægning af P-pladser m.v. Udearealer Nye aktivitetspladser i række- og Hovedstihusene. Nye aktivitetspladser langs Bymurens inderside og yderside. 2 små og 2 store gårdrum i række- og Hovedstihuse udført i Karetmagerporten og Trædrejerporten. Arbejde pågår på sydsiden af Bymuren Arbejde med motionssti ved Bymuren pågår. Licitation for gårdrummet Karetmagerporten pågård. Udarbejdelse af projekter inden for Bymuren pågår ved Bymuren og området ved Bymuren og Rebslagerporten Rum i rækkehusene -29 stk. Projekt under udarbejdelse omfatter: Maling af facader og tagkonstruktion. Udskiftning af tagplader. Renovering af betonsøjler. Køkkenrenovering Processen påbegyndes. Afklaring af renoveringsmetode og fremdrift. Afklaring af økonomi. Eksempler fremvist på: Køkkenrenovering - Bymuren Køkkenrenovering - Hovedstihusene Køkkenrenovering - Rækkehusene Video overvågning Tilladelse opnået fra politiet. Enkelte kameraer er opsat. Opsætning af øvrige kameraer forventes at ske i løbet af efteråret Samtidig hermed opgraderes det Tekniske netværk. Sydligste område Jorddepot og vandhul. Vestlige område Motionssti. Punkt 9. Eventuelt 1. Spørgsmål: Hvorfor er der ikke nye døre til hybler. Svar: De er fra år 2000 og de andre var fra Forslag om gummipakninger på nedgange til krybekældre, da der er larm når man træder på dem. 3. Bjarne Kristensen efterlyste bedre service og klar kommunikation fra Ejendomskontoret i forbindelse med henvendelse. Henrik Bjørn Hansen medgav at der skulle sikres god service og kommunikation og beklagede at beboeren havde haft denne dårlige erfaring. Herefter blev mødet ophævet. Avedøre Stationsby Syd Referat af ordinært afdelingsmøde den 19. maj 2014 Side 9 af 9