Rebild Vand & Spildevand A/S

Transkript

1 REFERAT SAG: Bestyrelsesmøde nr. 18 MØDESTED: Skørping, Sverriggårdsvej 3 TIDSPUNKT: 29. april 2014 kl DELTAGERE: Gert Fischer Søren Søe-Larsen Ole Frederiksen Lars Hørsman Klaus Anker Hansen Jesper Frisgaard Pedersen (Afbud) Hans Peter Nissen-Petersen Morten Aaby Nielsen (referent) Claus Dalager, KPMG (deltog i punkterne 1-4) 1) Godkendelse af dagsorden Beslutning: Godkendt 2) Meddelelser fra formanden - Orientering om ændring i bestyrelsen for resten af Opsamling på dialogmøde med Rebild Kommune At orienteringen tages til efterretning Beslutning: Formanden orienterede om baggrunden for Allan Busks udtræden for 2014 således, at Lars Hørsman indtræder som suppleant for Desuden orienterede formanden om dialogmøde med kommunen den 28. april og gennemgik de væsentligste punkter fra dette møde. Orienteringerne blev taget til efterretning med bemærkning om, at der ved kommende dialogmøder bør være en bedre information om dagsordenen til bestyrelsen forud for mødet.

2 3) Revisionsprotokollater af 29. april 2014 til årsregnskabet 2013 Revisionsselskabet KPMG har i tilknytning til revisionen af årsregnskaberne for Rebild Forsyning Holding A/S og udarbejdet revisionsprotokollater af 29. april Protokollaterne er udarbejdet til bestyrelsen for at orientere om relevante punkter i forhold til aflæggelsen af årsregnskaberne for KPMGs konklusion på den udførte revision, er at årsregnskaberne kan forsynes med en revisionspåtegning uden forbehold samt en udtalelse om ledelsesberetningen uden bemærkninger, såfremt årsrapporterne vedtages i de foreliggende former og der ikke under bestyrelsens behandling og vedtagelse fremkommer væsentlige nye oplysninger. KPMG vil dog forsyne årsregnskaberne med en supplerende oplysning om den usikkerhed, der er omkring fastsættelsen af de skattemæssige indgangsværdier på selskabets materielle anlægsaktiver, og den deraf afledte effekt på udskudt skat og betalbar skat. KPMG vil gennemgå protokollaterne på bestyrelsesmødet. At revisions- og ansvarsprotokollaterne godkendes Bilag Revisions- og ansvarsprotokollater af 29. april 2014 til årsregnskabet 2013 Beslutning: Protokollaterne godkendes 4) Årsrapporter 2013 Årsregnskaberne for Rebild Forsyning Holding A/S og Rebild Vand & Spildevand A/S foreligger til bestyrelsen godkendelse. Årets resultat viser et overskud på t.kr. Der var budgetteret med et overskud på t.kr. for Omsætningen i 2013 er knap 100 t.kr. højere end budgetteret, og grundet afviklingen af den historiske overdækning og overdækningen vedrørende 2011 ender nettoomsætningen knap 3 mio. kr. højere end forventet. Der er i 2013 en øget indtægt på tilslutningsbidrag, mens indtægten fra vejafvandingsbidrag er knap 600 t.kr. lavere end budgetteret. Produktionsomkostningerne for 2013 er knap 1,6 mio. kr. under budgettet og distributionsomkostninger knap 0,8 mio. kr. under det budgette-

3 ret. Under produktionsomkostningerne er bl.a. behandlingen af spildevand hos Aalborg Forsyning, Kloak A/S ca. 0,4 mio. kr. lavere end budgetteret og drifts- og vedligeholdelsesomkostningerne på selskabets renseanlæg er ligeledes knap 0,4 mio. kr. under det budgetterede. Under distributionsomkostningerne er bl.a. refusion af elafgift for 1,5 år årsag til lavere omkostninger end budgetteret. Til administrationsomkostninger var budgetteret med t.kr., og her viser resultatet et mindreforbrug på 658 t.kr., hvilket bl.a. skyldes et mindreforbrug til IT, til betaling til vandværkerne for oplysninger og til løn- og personaleomkostninger. Endelig var der budgetteret med afskrivninger i 2013 for 17,9 mio. kr. Årets af- og nedskrivninger er opgjort til 16,7 mio. kr. At årsrapporterne godkendes med henblik på endelig godkendelse på ordinær generalforsamling i maj Bilag - Årsrapport 2013 () Bilag Specifikationer til årsrapport 2013 (Rebild Vand & Spildevand A/S) Bilag Årsrapport 2013 (Rebild Forsyning Holding A/S) Beslutning: Årsrapporter godkendes 5) Afholdelse af generalforsamling Årsregnskaberne skal godkendes på en generalforsamling i så god tid at årsrapporterne kan indsendes til Erhvervsstyrelsen inden den 31. maj Indkaldelse til generalforsamlingen skal jf. selskabernes vedtægter ske med mindst 14 dages varsel. I 2013 blev generalforsamlingen afholdt umiddelbart før Byrådets møde i maj. Byrådsmødet i maj afholdes den 22. maj. At generalforsamlingen afholdes den 22. maj 2014 forud for byrådsmødet. Beslutning: Godkendt generalforsamlingen afholdes fra kl. 16

4 6) Årsberetning for intern overvågning 2013 En gang årligt skal der fremsendes en årsberetning til Forsyningssekretariatet vedrørende selskabets program for intern overvågning. Årsberetningen, der skal offentliggøres på selskabets hjemmeside, skal være fremsendt til Forsyningssekretariatet senest den 1. maj. Jf. årsberetningen er der i 2013 foretaget løbende kontrol på alle indgåede aftaler over 100 t.kr. og det er sikret, at aftalerne er indgået skriftligt samt, at der er foretaget en begrundet vurdering inden aftaleindgåelse. Der er desuden foretaget halvårlige stikprøvekontroller. Ingen af kontrollerne har givet anledning til bemærkninger. Som opfølgning på årsberetningen for 2012 er der udarbejdet en procedure til håndtering af afvigelser fra programmets politikker. Denne procedure fremlægges til bestyrelsens godkendelse. Arbejdet med udarbejdelse af grundlag for indgåelse af rammeaftaler for en række tjenesteydelser pågår. Rammeaftalerne skal sikre, at ydelserne købes til markedspris. Aftalerne forventes på plads i Endelig indeholder årsberetningen en oversigt over udestående og afviklede mellemværender med Rebild Kommune. at årsberetningen for 2013 godkendes Bilag Årsberetning 2013, Program for intern overvågning Beslutning: Årsberetningen godkendes 7) Orientering om selskabets drift og økonomi Der fremlægges en resultatopgørelse pr. 31. marts Omsætningen efter 1. kvartal 2014 er i overensstemmelse med det budgetterede. Produktions-, distributions- og administrationsomkostningerne er efter 1. kvartal henholdsvis 433 t.kr., 129 t.kr. og 260 t.kr. under budgettet. Samlet er udgifterne efter 1. kvartal 2014 ca. 820 t.kr. under budgettet. Der er efter 1. kvartal afholdt t.kr. til anlægsinvesteringer. Resultatopgørelsen efter 1. kvartal 2014 giver ikke anledning til særlige bemærkninger.

5 At resultatopfølgningen efter 1. kvartal 2014 tages til efterretning. Bilag Resultatopfølgning pr. 31. marts 2014 Beslutning: Resultatopfølgningen taget til efterretning 8) Indførelse af en standardkontoplan På bestyrelsesmøde i januar 2014 samt på temamødet for den nye bestyrelse marts 2014 blev orienteret om branchens resultatbenchmarking, som gennemføres af Forsyningssekretariatet. I den forbindelse blev det tilkendegivet, at der fortsat er store udfordringer med sammenligningsgrundlaget, idet der ikke er vedtaget en forpligtende standardkontoplan for selskaberne underlagt vandsektorloven. Bestyrelsesmedlem Hans Peter Nissen-Petersen stiller forslag om, at bestyrelsen og direktionen i arbejder for og anbefaler en standardkontoplan for selskaberne omfattet af vandsektorloven. at forslaget drøftes Beslutning: Bestyrelsen forventer, at direktionen presser på de mulige kanaler for at få området forbedret. 9) Anvendelse af SMS-service I 2012 vedtog bestyrelsen en kommunikationsstrategi for Rebild Forsyning, som bygger på 3 centrale værdier åbenhed, synlighed og ansvarlighed. Strategien har bl.a. fokus på den eksterne kommunikation med selskabets kunder, og hjørnestenen i denne kommunikation har været selskabets hjemmeside. For at forbedre og målrette kommunikationen og dermed serviceniveauet til selskabets kunder kan anvendelsen af en SMS-service iværksættes. Med en SMS-service kan kunderne modtage beskeder/underretninger om akutte eller planlagte lukninger, driftshændelser, anlægsarbejder m.v. Kunderne vil således få direkte information på det aktuelle tidspunkt. Løsningen giver foruden den informative side også mulighed for, at kunderne kan modtage måleroplysninger og links fra selskabet til direkte indberetning af måleraflæsninger via telefonen. Ved ibrugtagelse af en SMS-service får kunden mulighed for at afmelde

6 sig servicen eller tilmelde abonnementer med hemmeligt nummer, taletidskort eller firmabetalt abonnementer. Løsningen giver desuden mulighed for at modtage tilmelding af adresser via hjemmesiden. En SMS-løsning kan oprettes for kr ,- og det årlige abonnement beløber sig til kr ,- ekskl. moms. Hertil kommer en SMS-pris på kr. 0,20 pr. stk. At der etableres en SMS-løsning, der kan forbedre kommunikationen og serviceniveauet til selskabets kunder. Beslutning: Godkendt 10) Orientering om igangværende projekter I nedenstående gives et overblik over de større igangværende anlægsprojekter. Skørping: Omkloakeringen i Moskovvej er afsluttet, og i Møldrupvej forventes arbejdet afsluttet i ved udgangen af uge 17. Banedanmark har igangsat baneprojektet og herunder Rebild Vand & spildevand A/S s ledningsarbejder med Per Aarsleff A/S som entreprenør på entreprisen. I forbindelse med baneprojektet har haft et ønske om etablering af et oversvømmelsesareal ved den nye forbindelsesvej for at forbedre regnvandshåndteringen i Skørping. For at kunne etablere dette er udarbejdet et tillæg til spildevandsplanen for Rebild Kommune samt en landzonetilladelse. Disse tilladelser er pt. i høring med udløb i maj Haverslev: Ledningsarbejderne i etape 2 er afsluttet, og entreprenøren udfører pt. vejudbedringer i samme område for Rebild Kommune. Den sidste og afsluttende etape 3 af separatkloakeringen i Haverslev er igangsat. Bælum: Der har været afholdt åstedsforretning for at sikre rettigheder til ledningsetablering af trykledning fra Bælum mod den afskærende ledning nord for Terndrup. Efter en justering af linieføringen ved en enkelt lodsejer er der indgået frivillige aftaler med samtlige lodsejere. I forbindelse med åstedsforretningen er desuden indgået aftale om arealerhvervelse

7 for at kunne etablere en ny pumpestation til erstatning for Søgaard pumpestation. Der arbejdes pt. med indhentning af myndighedstilladelser for at kunne etablere pumpestationen. Udbud af ledningsarbejdet gennemføres inden sommerferien med henblik på opstart af arbejdet i august På det afskærende system er der behov for renovering/opgradering af 2 pumpestationer Skibstedbro og Lyngby pumpestationer. Dette arbejde forventes udsendt i udbud inden juli Øster Hornum: Her er projektet tæt på en afslutning. Samtlige ledningsarbejder og etableringen af en regnvandssø er afsluttet, og der pågår pt. finisharbejde og rydning af arbejdsplads. Efter ibrugtagning af regnvandssøen kan det desværre konstateres, at der fortsat mangler separeringer ved ejendomme i Øster Hornum. Driftspersonalet ved har lokaliseret en del af disse fejl/mangler, og Rebild Kommune er anmodet om at foretage en myndighedsopfølgning. Terndrup Byggemodning Terndrup SØ: Projektet er afsluttet og aflevering gennemført. Terndrup Byggemodning Anemonelunden II: Gennemførelse af projektet er udskudt, idet myndighedsgrundlaget i form af et tillæg til spildevandsplanen for Rebild kommune ikke er endeligt vedtaget endnu. Tillægget forventes politisk behandlet i maj Arbejdet har været udsendt i en indbudt licitation, og lavestbydende er Mortensen & Nymark A/S. Sørup Byggemodning: Der har været afholdt licitation på det kommunale byggemodningsprojekt for 5 parcelhusgrunde ved Råbjergvej. Projektets igangsættelse afventer politisk godkendelse ved Rebild Kommune. Støvring Byggemodning Bæveren etape 4 Den private byggemodning med 22 nye parcelhusgrunde har været udsendt i licitation med afgivelse af 4 tilbud. Lavestbydende på projektet er Gunnar Nielsen A/S. Der er afholdt opstartsmøde, og entreprisen forventes igangsat i maj Støvring Erhvervsområde Støvring Nord

8 Der er igangsat forundersøgelser med henblik på udarbejdelse af et projekt for regnvandshåndteringen fra et fremtidigt fuldt udbygget erhvervsområde. Projektet tager udgangspunkt i behovet for at få regnvandet væk fra området ved at lede mere vand under jernbanen og ud i Støvring Ådale. Rebild Kommune har i den forbindelse et ønske om at inddrage overfladevandet i et rekreativt formål i Støvring Ådale. At orienteringen tages til efterretning Beslutning: Orientering taget til efterretning 11) Øvrige orienteringspunkter 1) DANVA tilbyder bestyrelsesuddannelse for bestyrelser og direktører i vandselskaber. Der er fortsat mulighed for tilmelding på uddannelse med afholdelse 10. og 11. september ) Invitation til Årsmøde i DANVA den 22. og 23. maj 2014 i Kolding. Tilmeldingsfrist den 28. april (Bilag) 3) Evalueringsrapport af vandsektorloven er nu offentliggjort. (Bilag) 4) Styrelsesmedlem i SSTT. 5) Anlægsinvesteringer og vurdering af projekter brug af kalkulationsrente. 6) Forslag til ændring af skatteansættelse modtaget fra SKAT. At orienteringen tages til efterretning. Bilag Invitation til DANVAs årsmøde Bilag - DANVA-notat med kort resume af rapport om evaluering af vandsektorloven Beslutning: Taget til efterretning Ad 1) Hans Peter Nissen-Petersen ønsker at deltage Ad 2) Hans Peter Nissen-Petersen deltager Ad 5) Eksempel på projektvurdering præsenteres på næste bestyrelsesmøde

9 12) Næste møde Jf. mødeplan er næste bestyrelsesmøde den 24. juni 2014 kl. 17 At mødet afholdes jf. mødeplan Beslutning: Godkendt 13) Eventuelt Beslutning: Orientering om planlagt møde med vandværkerne om måleraflæsninger taget til efterretning