Rebild Vand & Spildevand A/S

Transkript

1 REFERAT SAG: Bestyrelsesmøde nr. 25 MØDESTED: Skørping, Sverriggårdsvej 3 TIDSPUNKT: 28. april 2015 kl DELTAGERE: Gert Fischer Søren Søe-Larsen Ole Frederiksen Lars Hørsman Klaus Anker Hansen Jesper Frisgaard Pedersen (deltog i punkterne 2-12) Hans Peter Nissen-Petersen Morten Aaby Nielsen (referent) Jakob Nyborg fra EY (deltog i punkterne 3-4) 1) Godkendelse af dagsorden 2) Meddelelser fra formanden Orientering fra DANVAs regionalmøde afholdt den 21. april 2015 i Aalborg. Nyt mødetidspunkt for dialogmøde med Rebild Kommune. At orienteringen tages til efterretning Beslutning: Orientering fra regionalmøde taget til efterretning. Dialogmøde med Rebild Kommune udsættes til efter sommerferien pga. nye centerchefansættelser ved Rebild Kommune. 3) Årsrapporter 2014 Årsregnskaberne for Rebild Forsyning Holding A/S og Rebild Vand & Spildevand A/S foreligger til bestyrelsen godkendelse. Årets resultat viser et overskud på t.kr. Der var budgetteret med

2 et overskud på t.kr. for Omsætningen i 2014 er knap 900 t.kr. lavere end budgetteret, og grundet afviklingen af den historiske overdækning og overdækningen vedrørende 2012 ender nettoomsætningen knap 4,8 mio. kr. højere end forventet. Produktionsomkostningerne for 2014 er knap 1,8 mio. kr. under budgettet og distributionsomkostninger ca. 130 t.kr. under det budgetteret. Under produktionsomkostningerne er bl.a. behandlingen af spildevand hos Aalborg Forsyning, Kloak A/S knap 500 t.kr. lavere end budgetteret, hvilket skyldes en nedsættelse af taksten som følge af en større samlet behandlet vandmængde end forudsat i Aalborgs budget. Løn- og personaleomkostningerne er 363 t.kr. under budgettet. Det samlede mindreforbrug på distributionsomkostningerne skyldes især lavere omkostninger til el, idet omkostningerne til drift- og vedligeholdelse pga. flere uforudsete nedbrud har været højere i 2014 end forventet ved budgetlægningen. Til administrationsomkostninger var budgetteret med t.kr., og her viser resultatet et mindreforbrug på 635 t.kr., hvilket bl.a. skyldes et mindreforbrug til IT og til løn- og personaleomkostninger. Endelig var der budgetteret med afskrivninger i 2013 for 15,7 mio. kr. Årets af- og nedskrivninger er opgjort til 18,9 mio. kr. At årsrapporter godkendes med henblik på endelig godkendelse på ordinær generalforsamling i maj 2015 Bilag Årsrapport 2014 Rebild Vand & Spildevand A/S Bilag Årsrapport 2014 Rebild Forsyning Holding A/S Bilag Specifikationshæfte til årsrapport ) Revisionsprotokollater af 28. april 2015 til årsregnskabet 2014 Revisionsselskabet EY har i tilknytning til revisionen af årsregnskaberne for Rebild Forsyning Holding A/S og Rebild Vand & Spildevand A/S udarbejdet revisionsprotokollater af 28. april Protokollaterne er udarbejdet til bestyrelsen for at orientere om relevante punkter i forhold til aflæggelsen af årsregnskaberne for 2014.

3 EYs konklusion på den udførte revision, er at årsregnskaberne kan forsynes med en revisionspåtegning uden forbehold samt en udtalelse om ledelsesberetningen uden bemærkninger, såfremt årsrapporterne vedtages i de foreliggende former og der ikke under bestyrelsens behandling og vedtagelse fremkommer væsentlige nye oplysninger. EY vil dog forsyne årsregnskaberne med en supplerende oplysning om den usikkerhed, der er omkring den beløbsmæssige størrelse af den udskudte skatteforpligtigelse, der kan henføres til de skattemæssige indgangsværdier på selskabets materielle anlægsaktiver samt den hertil hørende opkrævningsret hos forbrugerne. EY vil gennemgå protokollaterne på bestyrelsesmødet. At revisionsprotokollater godkendes Bilag Statusprotokol 2014 Rebild Vand & Spildevand A/S Bilag Statusprotokol 2014 Rebild Forsyning Holding A/S 5) Afholdelse af generalforsamling Årsregnskaberne skal godkendes på en generalforsamling i så god tid at årsrapporterne kan indsendes til Erhvervsstyrelsen inden den 31. maj Indkaldelse til generalforsamlingen skal jf. selskabernes vedtægter ske med mindst 14 dages varsel. I 2014 blev generalforsamlingen afholdt umiddelbart før Byrådets møde den 22. maj. Byrådet afholder først mødet i maj 2015 den 28. maj, hvorfor generalforsamlingen forslås afholdt den 21. maj kl. 17 i selskabets mødelokale på Sverriggårdsvej 3, Skørping. At generalforsamlingen afholdes den 21. maj 2015 kl. 17 med bemærkning om at generalforsamlingen afsluttes med let traktement

4 6) Årsberetning for intern overvågning 2014 En gang årligt skal der fremsendes en årsberetning til Forsyningssekretariatet vedrørende selskabets program for intern overvågning. Årsberetningen, der skal offentliggøres på selskabets hjemmeside, skal være fremsendt til Forsyningssekretariatet senest den 1. maj. Jf. årsberetningen er der i 2014 foretaget løbende kontrol på alle indgåede aftaler over 100 t.kr. og det er sikret, at aftalerne er indgået skriftligt samt, at der er foretaget en begrundet vurdering inden aftaleindgåelse. Der er desuden foretaget halvårlige stikprøvekontroller. Ingen af kontrollerne har givet anledning til bemærkninger. Som opfølgning på årsberetningen for 2013 er der udarbejdet og godkendt en procedure til håndtering af afvigelser fra programmets politikker. I 2014 er der indgået rammeaftaler på TV-inspektion og spuling samt indkøb af brøndgods. Rammeaftalerne skal sikre, at ydelserne købes til markedspris. Nye rammeaftaler forventes på plads i 2015 med ikrafttræden i Endelig indeholder årsberetningen en oversigt over udestående og afviklede mellemværender med Rebild Kommune. at årsberetningen for 2014 godkendes Bilag Årsberetning Intern overvågning Bilag Årsberetning 2014, Bilag Bilag Revisorerklæring vedr. intern overvågning 7) Justering af investeringsplanen 2015 I oktober måned 2014 blev der udarbejdet en investeringsplan for Investeringsplanen blev godkendt af bestyrelsen 28. oktober 2014 med et samlet anlægsbudget på 27,45 mio. kr. ekskl. moms. På grund af nye anlægsprojekter, der ikke kan udsættes, ændringer i allerede planlagte anlægsprojekter og overførsel af visse anlægsaktiviteter fra 2014 til 2015 i de sidste måneder af 2014 er der behov for at justere investeringsplanen for Af nye større projekter, der er kommet til, kan nævnes 1. etape af byggemodningen af Høje Støvring. Af oversigtsskema i bilag ses investeringsplan 2015 og et forslag til justering af investeringsplanen. I bilaget er projekter med væsentlig tillægsøkonomi, relativt store nye projekter og projekter, der beskæres

5 væsentlig, særskilt markeret. I forslag til revideret investeringsplan er der forudsat følgende: - Der er reduceret i aktiviteterne i 2015 på flere anlægsprojekter, herunder bl.a. Mosevejbassinet i Skørping, Dollerup pumpestation og pumpestationen Ny Kærvej i Støvring. - Kloaksepareringsprojektet Bælum - etape 2 er helt taget ud af den reviderede investeringsplan for 2015, således at det kun er etape 1, der gennemføres i Bælum i Nye projekter og overførte projekter (der ikke kan udsættes) er medtaget i investeringsplanen for 2015, herunder bl.a. byggemodning af Høje Støvring, afledte opgaver af byggemodning på Fjerkræslagterigrunden (Linde Allé) i Støvring samt etablering af oversvømmelsesbassin i Skørping. - I nogle projekter er budgetrammen udvidet pga. ændrede forudsætninger, herunder bl.a. Søgård Pumpestation. Hvis investeringsplanen revideres som angivet i bilaget, vil det medføre, at der netto vil være et underskud på ca. 0,6 mio. kr. ekskl. moms, idet indtægterne ved byggemodningen af Høje Støvring forventes at forøge de samlede indtægter på tilslutningsbidrag med ca. 1,3 mio. kr. at investeringsplanen for 2015 revideres som beskrevet ovenfor og fremlagt i bilag (scenarie 1), samt at underskuddet på investeringer finansieres ved forhøjelse af de samlede låneoptagelser i 2015 med 0,6 mio. kr. at der alternativt findes yderligere besparelser ved at udsætte indkøb af nye pumper til pumpestationen Ny Kærvej i Støvring og ved at udsætte etablering af ny pumpestation ved Bækkedal, jf. scenarie 2 i bilag. Planlægningen forud for de to projekter gennemføres dog i Det bemærkes dog, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at udsætte anlægsarbejderne på de pågældende to pumpestationer, idet begge pumpestationerne er vitale for det overordnede ledningssystems driftssikkerhed, og begge pumpestationer har et meget stort behov for opgradering og renovering for at opretholde en høj driftssikkerhed. Bilag Forslag til revideret investeringsplan for 2015 Beslutning: Investeringsplan godkendt revideret efter scenarie 1 8) Orientering om selskabets drift og økonomi 1. kvartal 2015 Der fremlægges en resultatopgørelse pr. 31. marts Driftsindtægterne efter 1. kvartal 2015 følger fint budgettet, idet årets

6 tilslutningsbidrag først forventes i 3. eller 4. kvartal Der forventes for året øgede indtægter som følge af flere byggemodninger end forventet ved budgetlægningen. Produktionsomkostningerne er efter 1. kvartal 2015 væsentlige lavere end budgetteret, mens distributionsomkostningerne er over budgettet efter 1. kvartal. Samlet ses et mindreforbrug på ca. 170 t.kr. Der forventes som følge af ændret kontering fra 1. januar 2015 en del forskydninger i forhold til det vedtagne budget, men forskydningerne forventes samlet at ske uden en budgetoverskridelse for Administrationsomkostningerne er efter 1. kvartal ca. 100 t.kr. under budgettet. Der er efter 1. kvartal 2015 anvendt t.kr. til anlægsinvesteringer. Til orientering medsendes en oversigt over de igangværende anlægsprojekter med de respektive forbrug. Omkostninger til anlægsprojekter, hvor der ikke i investeringsplanen er medtaget et budget, afholdes under de puljer, der er med i investeringsplanen, jf. oversigtsskemaet i bilag. Der arbejdes pt. med en forbedring af værktøjer til økonomiopfølgning på anlægsarbejder. Fokus i 1. kvartal 2015 har været på planlægning, projektering og udbud, mens et højt aktivitetsniveau vedr. selve udførelsen af de fleste anlægsprojekter traditionelt finder sted i de kommende kvartaler. Resultatopgørelsen efter 1. kvartal 2015 giver ikke anledning til yderligere særlige bemærkninger. at resultatopfølgningen efter 1. kvartal 2015 tages til efterretning. Bilag Resultatopfølgning pr. 31. marts 2015 Bilag Anlægsomkostninger pr. 31. marts ) Orientering om igangværende projekter I nedenstående gives et overblik over de større igangværende anlægsprojekter. Haverslev: Grundvandsforekomsten ved bassinetableringen i Haverslev har medført forsinkelser i forhold til den oprindelige tidsplan, og efter aftale blev

7 grundvandssænkningen indstillet før påske. Sænkningen er nu genoptaget, og arbejdet opstartet. Bælum: Etape 1 af detailkloakeringen i Bælum er afsluttet aflevering af det udførte anlæg er ikke gennemført endnu. Støvring: På Møllebakken i Støvring er genopbygningen af vejarealer afsluttet. Det afskærende system mod Aalborg Østforbindelse: Forberedelserne til renoveringer af pumpestationerne ved Lyngby og Skibstedbro er gennemført, og arbejderne forventes afsluttet inden sommerferien Byggemodning Odderen, Støvring: Der er gennemført udbud af rådgivningsydelser i forbindelse med byggemodningen i Støvring Ådale. Orbicon A/S afgav billigste tilbud, og selskabets andel udgør ca. 144 t.kr. Arbejderne forventes gennemført i efteråret At orienteringen tages til efterretning 10) Øvrige orienteringspunkter 1) Indberetninger til prislofterne 2016 er gennemført rettidigt. Udkast til prislofter forventes udsendt af Forsyningssekretariatet i september ) Et fælles pilotprojekt vedr. klimatilpasning i Sørup er opstartet med Rebild Kommune. Orbicon A/S er rådgiver på projektet. 3) Henvendelse fra udlejer af ejendom, som ønsker, at afdragsordninger på forbrugsafgifter kan indgås med lejere, og ikke som selskabet praktiserer gennem ejeren. Jf. Lov om betalingsregler for spildevandsanlæg m.v. påhviler bidrag efter betalingsloven den til enhver tid værende ejer. Vejledningen til loven angiver, at forholdet mellem en ejer og en lejer ikke er reguleret af loven, hvorfor selskabet for at sikre at bidragene tillægges pante- og fortrinsret efter lovens 10 skal opkræve bidragene hos ejeren. Af samme grund kan det ikke anbefales, at der indgås afdragsordninger med lejere.

8 At orienteringen tages til efterretning. Bilag Mail fra kunde vedr. afdragsordninger for lejere ad 3) praksis fastholdes 11) Næste møde Jf. mødeplanen er næste møde den 25. august 2015 kl. 17. At mødet afholdes jf. mødeplanen 12) Eventuelt Beslutning: Der søges afviklet en tur for bestyrelsen rundt til nogle af selskabets anlæg i juni. Direktøren udsender 3 forslag til mødedatoer med start kl. 17. Orientering om mail fra Allan Busk om udtrædelse af bestyrelsen for resten af den valget periode. Lars Hørsman indtræder som bestyrelsesmedlem.