Håndbog for nye chefer

Transkript

1 Håndbog for nye chefer Hvad skal der stå i ansættelseskontrakten? Har mine medarbejdere ret til fri på barns første sygedag? Hvad er AES? I Håndbog for nye chefer finder du de svar, du har brug for. Bogens fakta og illustrative eksempler giver hjælp og inspiration til at løse de udfordringer, du vil møde som arbejdsgiver, leder og chef. Håndbog for nye chefer Her er ingen højtravende indlæg om perfekte ledelsesteorier bogen er skrevet for chefer, som har en virksomhed at drive og en hverdag, der skal fungere. Sammen med gæsteforfatterne Thomas Rosenstand og Tune Hein giver Anette Sand konkrete forslag til, hvordan du skal angribe hverdagen som arbejdsgiver med vægt på de konkrete udfordringer omkring ansættelse, arbejdstid, løn og afskedigelse. Anette Sand er faglig direktør i Regnskabsskolen og underviser selvstændige i blandt andet løn og personaleadministration. Bogen afspejler både hendes egne erfaringer og de mange brugere af Regnskabsskolens services, som Anette har guidet igennem det ukendte farvand fra iværksætter til chef. Anette Sand Håndbog e-bog: ISBN for nye chefer

2 Håndbog for nye chefer

3 Håndbog for nye chefer Af Anette Sand Regnskabsskolen ApS 2011 Udgivet af Regnskabsskolen ApS Wesselsgade København N Tlf: Foto, forside: Foto, bagside: Hanne Paludan Kristensen Sats og layout: Jesper Laugesen 1. udgave, 1. oplag Denne bog er udgivet som trykt bog og som e-bog. ISBN (trykt): ISBN (e-bog): Gengivelse af denne bog eller dele heraf er ikke tilladt uden skriftlig tilladelse fra Regnskabsskolen (Anette Sand ApS) ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Bogen er udtryk for forfatterens fortolkning af gældende love og praksis. Der tages forbehold for fejl, mangler og udeladelser. Det under streges, at bogen er ment som inspiration til erhvervsdrivende og ikke kan sidestilles med konkret rådgivning udført af advokater, revisorer eller andre rådgivere. Forfatter og/eller udgiver kan på ingen måde gøres erstatningsansvarlig for de informationer, som findes i bogen, uanset om disse informationer mod forventning skulle være ukorrekte. Forfatter og/eller udgiver kan derfor ikke pålægges ansvar for skader eller tab, der direkte eller indirekte er pådraget på grundlag af de informationer, som findes heri.

4 Indholdsoversigt Forord af Søren Lindholm Hansen 1. Ansættelse af en medarbejder Rekruttering, jobopslag/stillingsannoncer, skriftlige ansøgninger, uopfordrede ansøgninger, ansættelsesprocedure, ansættelseskontrakt, arbejdsopgaver: pålæg og aftale, frigørelsesattest og erklæring om fratræden, konkurrence- og kundeklausul, immaterielle rettigheder, it, første arbejdsdag, prøvetid 2. Forskellige ansættelsesformer Funktionær, månedslønnet eller timelønnet, elev/læring (EUD-elev), deltidsansat, tidsbegrænset ansættelse/vikariat, direktør, revalidering, virksomhedspraktik og løntilskud, under 18 år, ansættelse af familiemedlemmer, ulønnet arbejdskraft, freelancere, honorar, sort arbejde 3. Løndannelse Økonomi og lønpakker hvad koster en medarbejder?, akkord, provision, bonus og fantomaktier, løntillæg, frynsegoder med og uden kontantlønsnedgang, multimedieskat, pensionsordning, bil til rådighed, hjemmearbejdsplads, gaver og gratiale, kurser, efter- og videreuddannelse, kørsel og rejser, fritvalgsordning, naturalieløn, lønforhandling, underhåndsaftaler 4. Økonomi Lønberegning, medielicens/erhvervslicens, ATP, AES arbejdsmarkedets erhvervssygdomsforsikring, AER arbejdsgiverenes elevrefusion, barselsfond/ barsel.dk, arbejdsskadeforsikring, forsikringer ud over lovpligtige 5. Personaleadministration Lønbehandling, uregelmæssige lønudbetalinger, ændring af ansættelsesvilkår, SKAT, skriftlighed, rygepolitik, medarbejderhåndbog 3

5 6. Arbejdstid Frokostpause og andre pauser, flekstid, merarbejde, overarbejde og afspadsering 7. Ferie og fridage Ferie med løn, feriepenge/feriegodtgørelse, ferieplanlægning, ikke afholdt ferie, helligdage og søgnehelligdagsbetaling, fridage, feriefridage 8. Sygdom og andet fravær Sygdom, lægebesøg, sygedagpenge og sygedagpengerefusion, stress, langvarig sygdom, deltidssygemelding mulighedserklæring og fastholdelsesplan, barnets første sygedag, omsorgsdage, graviditets-, barsels og forældreorlov, anden orlov, borgerligt ombud, private problemer 9. Chefrollen Ledelse og ikke-ledelse (gæsteforfatter Tune Hein), mellemledere (gæsteforfatter Thomas Rosenstand), blandede erfaringer 10. Arbejdsmiljø og arbejdspladskultur Sikkerhed og arbejdsmiljø, MUS (medarbejderudviklingssamtale), over vågning, anerkendelse, ros og kritik, kommunikation og møder, kommer for sent/gå for tidligt, private aktiviteter, herunder sociale medier, sociale arrangementer, betroelser, mobning 11. Problemer i ansættelsen Pjæk og udeblivelse, illoyalitet, tyveri/snyd/svind, tjenstlig samtale, advarsel, bortvisning 12. Fratrædelse Opsigelse og afskedigelse, opsigelsesvarsel og ferieafholdelse, opsigelse på grund af sygdom og 120-sygedagsreglen for funktionærer, suspension og fritstilling, G-dage/ledighedsdage, anbefaling, tjenestebevis og reference, usaglig afskedigelse, exit-samtale/mas (medarbejderafviklingssamtale), administrativ afslutning 13. Arbejdsmarkedets parter Fagforening og a-kasse, arbejdsgiverforening, overenskomst, tillidsrepræsentant og samarbejdsudvalg 4

6 14. Afsluttende bemærkninger og tjekliste Love Bilag Detaljeret indholdsfortegnelse Stikordsregister

7 6

8 Forord Håndbog for nye chefer, som du sidder med i hånden, er en rigtig god hjælp for iværksætteren som skal til at indtage den både spændende og vanskelige rolle at være leder for andre mennesker. Lederrollen er under kraftig forandring lige nu: Lederen skal både klare en række formelle ting for medarbejderen, men frem for alt også være den gode inspirator og coach for medarbejderen, og derfor er støtte i ledergerningen mere nødvendig end nogensinde. Det er ikke noget tilfælde, at denne bog er en virkelig god hjælp for iværksætteren, for forfatteren bag bogen Anette Sand kender selv udfordringerne ikke blot som chef i egen virksomhed, men også som daglig rådgiver for iværksættere og ledere i små virksomheder, der er kunder i hendes forretning. Det betyder blandt andet at råd kommer i en enkel og ligefrem form, og at vejledningen er direkte anvendelig. Med andre ord: Ingen teoretiske kommentarer, men lige på og hårdt, dér hvor skoen helt konkret trykker hos den nye chef. Det betyder også at vægten er lagt på de udfordringer, som netop chefen har i den lille virksomhed, der begynder at få medarbejdere. Jeg håber derfor, at du finder bogen nyttig, og ønsker dig stor fornøjelse i ledergerningen. Søren Lindholm Hansen Salgs & Marketingdirektør Multidata Bestyrelsesmedlem i Anette Sand Aps. 7

9 8

10 1. Ansættelse af en medarbejder At finde og ansætte en ny medarbejder er en tidskrævende ledelses opgave, som skal udføres omhyggeligt. Det er dyrt at få ansat den forkerte medarbejder, så det kan svare sig at bruge resurser på at finde den helt rigtige person til jobbet. Jo mere betroet og centralt placeret den nye medarbejder er, jo større arbejde er der i forbindelse med ansættelsen. En flaskedreng (m/k) klares med et opslag i butikken og en kort samtale med butikslederen. Ansættelse af en direktør, kræver som regel et flere måneder langt forløb med adskillige samtaler, forhandlinger og muligvis professionel assistance fra en advokat, en human ressource-konsulent eller andre eksperter. Her i kapitel 1 handler det om at tiltrække, udvælge, forhandle med og ansætte en medarbejder. Vi tager udgangspunkt i en almindelig medarbejder, altså en ansættelse på almindelige vilkår. Du kan læse mere om de særlige forhold, der gør sig gældende for forskellige medarbejdergrupper, i kapitel Rekruttering Hvor vil du finde din nye medarbejder? Når det handler om at tiltrække kvalificerede ansøgninger, er der flere muligheder. Fra en seddel i bagerens vindue med teksten Ekspedient søges henvendelse i butikken over den trykte jobannonce til det at hyre en headhunter, der klarer det hele for dig. Rekrutteringsvirksomheder lever af at skaffe virksomheder de medarbejdere, de har brug for. Det kan være til alle niveauer i en organisation, men især når der er brug for en højt specialiseret 9

11 eller ledende medarbejder, kan det være svært for virksomheden selv at tiltrække passende kandidater eller at finde tiden til at gøre det. Så kan man købe hjælp til hele eller dele af processen. Omkostningerne svinger meget, men hjælp til jobopslag og screening af ansøgninger kan fås fra ca kr. Skal rekrutteringsvirksomheden klare hele processen, så du bare bliver inviteret til en samtale med en eller to helt egnede kandidater, kan det koste det tidobbelte. Det er altså ikke helt billigt men prisen afspejler den arbejdsindsats, der skal til, for at finde den helt rigtige. Blandt andet vikarbureauer, som ofte også tilbyder rekruttering, har ordninger, hvor man hyrer medarbejderen gennem bureauet i tre måneder, og derefter kan ansætte medarbejderen. Selvom det er dyrere at købe arbejdskraften gennem et bureau end at ansætte selv, kan det være en rigtig god løsning for nogle. Søg efter try and hire i din favorit-søgemaskine, så dukker der nok et godt tilbud op. I den lidt mindre omkostningstunge ende er der også muligheder for at gøre opmærksom på, at du har et job ledigt. Nogle vælger at bruge deres netværk. Sender mails ud til personer fra adresselister og nyhedsbreve med jobopslag kender du nogen?. Hvis det er svært at skaffe den medarbejder, du har brug for, kan en af disse metoder være en løsning. Men netværksansøgere kan også sætte dig i en akavet situation: Du kan få ansøgere til jobbet, som du må sige nej til, og hvor I så skal mødes i andre sammenhænge bagefter. Her taler jeg både om professionelle og private netværk. Det kan være lige så besværligt at skulle være sammen med en nylig afvist kandidat i erhvervsmæssige sammenhænge, som det kan være at have det hyggeligt sammen med ham eller hende til vejfesten. Derimod kan man uden problemer sprede et eksisterende jobopslag gennem netværket for at få øget opmærksomhed. Formen betyder noget ændringen fra kender du nogen til officielt jobopslag giver en til tider ønskværdig distance. 10

12 Den offentlige jobportal hedder jobnet.dk. Her kan du som arbejdsgiver få et (gratis) login, hvor du kan søge i de mange profiler, der ligger dér. Personer, som modtager dagpenge eller kontanthjælp på grund af ledighed, er præsenteret her med mere eller mindre brugbare CV-oplysninger. Men alle kan tilmelde sig som jobsøgende, så der er også mange, som uopfordret har lagt et CV ind for at komme i betragtning til de stillinger, som bliver besat ved, at arbejdsgivere browser på jobnet.dk og finder egnede kandidater her. Ud over jobnet.dk er der en række andre portaler, hvor du kan finde medarbejdere, og hvor du mod et større eller mindre beløb kan få kontaktoplysningerne udleveret, hvis du finder en velegnet kandidat. De fleste vælger dog nok at lave et jobopslag og offentliggøre det enten på internettet eller i et trykt medie eller begge dele. 1.2 Jobopslag/stillingsannoncer Det første, du skal tænke på, når du formulerer dit jobopslag er, at det bliver læst af mange. Ikke kun ansøgerne. Dit jobopslag skal derfor være lige så tjekket, som din virksomheds profil i øvrigt er. Selvom eller måske netop fordi jobopslaget skal afspejle din virksomhed, skal du være konkret og præcis i din beskrivelse af stillingen. Fokus skal være på, hvad en kommende ansøgere har brug for at vide, mere end hvad du har lyst til at fortælle. Indhold i et jobopslag kan omfatte: Overskrift med indhold, f.eks. jobtitlen og virksomhedens navn eller branche. Overskrifter uden indhold kunne være Har du brug for nye udfordringer?, Friske medarbejdere søges eller Afdelingsleder. Beskrivelse af jobbet og arbejdsopgaverne. 11

13 Beskrivelse af virksomheden (kortfattet). Vælg ordene med omhu du skal formidle virksomhedens kultur og stil på meget få linjer. USP (unik selling points) hvorfor skal ansøgeren netop søge denne stilling? Hvad tilbyder I, som er attraktivt for den kommende medarbejder? Praktiske forhold. Hvordan du gerne vil modtage ansøgningen, ansøgningsfrist, startdato og eventuelt planlagt ferie respekteres, hvis vi nærmer os sommerferien. Når du skriver, så pas på klicheerne. Som ansøger bliver man træt af at læse om en dynamisk virksomhed med gode kolleger som søger en fleksibel medarbejder, der kan holde mange bolde i luften. Gør dig umage for at finde de ord, som præcist beskriver din virksomhed, og lad være med at oversælge. Det gælder ikke om at tiltrække mange ansøgere men om at tiltrække den rigtige. Små virksomheder må ind imellem tænke sig grundigt om, når linjerne om, hvad de tilbyder, skal formuleres. For det er jo næppe kantineordning, eget fittnesscenter og personaleforening, der skal sende ansøgeren til tastaturet. Men måske fleksibel arbejdstid, indflydelse på udviklingen af stillingen, mulighed for hurtigt avancement? Hvad er det, der gør, at det er attraktivt at arbejde for din virksomhed? Det er værd at tænke over, uanset om du skal skrive et jobopslag eller ej. Forestil dig, at du har en lingeributik, og din erfaring siger dig, at du har brug for en kvinde på mindst 35 år til det ledige job. Så pas på! Du må nemlig ikke søge efter hverken en kvinde (ligestillingsloven) eller en person på en bestemt alder (Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet m.v.). Det er forbudt! Du må derfor spilde alle unge og mandlige ansøgeres og din egen tid med ansøgninger, der aldrig kan føre til andet end afslag. 12

14 Omvendt kan man forestille sig, at virksomheden er ved at udvikle sig til en ren hønsegård, og du derfor ønsker, at den næste ansatte er en mand. I så fald kan du højst opfordre ansøgere at begge køn til at henvende sig, men du må ikke skrive det, som det er: Vi mangler en mand. Andre jobportaler henter information fra jobnet.dk, som du kan bruge gratis. Så hvis du slår stillingen op på jobnet.dk, bliver den hurtigt set af mange, og du vil måske få ansøgere, som refererer til jobportaler, som du aldrig har hørt om. Måske bliver du kort efter, at jobbet er slået op, kontaktet af de forskellige jobportaler med diverse tilbud. Om du synes, de er attraktive eller ej, kommer an på hvor svært det er at finde egnede ansøgere til jobbet. I perioder med en betydelig ledighed, har du som udgangspunkt et bedre rekrutteringsgrundlag og kan derfor spare mere på pengene, end i de tider hvor der er kamp om de gode medarbejdere. Fagblade kan være en mulighed, hvis du vil bruge penge på annoncering. Eller måske finder du din bedste hundelufter på et internetforum for hundeelskere frem for på en jobsøgningsportal? Nogle gange er der penge at spare og bedre kandidater at finde i fagmiljøer frem for på de store jobportaler, navnlig hvis du går efter en kapacitet, som ikke nødvendigvis er aktivt jobsøgende. 1.3 Skriftlige ansøgninger Så vælter ansøgningerne ind! Eller også kommer der kun et par stykker. Afhængigt af stillingen. Uanset om du får få eller mange, skal der holdes styr på dem. Jeg har fået for vane at sende afslag til de åbenlyst ikke-egnede ansøgere med det samme, både for at spare ansøgeren for ventetiden og for at minimere antallet af gange, jeg skal have fat i den samme ubrugelige ansøgning. Men du kan også godt vente til senere i processen. 13

15 Det er god tone at kvittere for modtagelsen. En kort mail med angivelse af, at vi vender tilbage umiddelbart efter ansøgningsfristens udløb er tilstrækkeligt og medvirker til at holde ansøgerens interesse fanget. Det kan være, I er flere, der skal læse ansøgningerne igennem. Måske printer du de relevante ansøgninger ud, og I skriver noter i marginen eller på et papir ved siden af. Hvis du vælger at printe et sæt ud til flere eller at videresende ansøgninger, der er kommet med til andre i virksomheden, skal du være opmærksom på, at en ansøgning kan indeholde fortroligt materiale og skal behandles med største diskretion. Der kan både være cpr-numre, oplysninger om tidligere arbejdsgivere og anden information, som ikke bare kan ligge og flyde til almen underholdning i frokoststuen. Nogle af ansøgerne kender måske andre medarbejdere i din virksomhed, eller en ansøger kan sidde i en uopsagt stilling hos din konkurrent. Alle ansøgere har en forventning om, at deres ansøgning bliver behandlet ordentligt; det vil sige diskret. Hvad en god ansøgning er, afhænger af situationen. Men skulle en enkelt medarbejder læse med her, skal jeg her komme med et rigtig godt tip: En automatisk genereret CV-mail fra jobnet.dk er ikke nok! Kopier og indsæt -funktionen i de forskellige tekstbehandlingsprogrammer er jo et dejligt arbejdsredskab. Men det kan også blive for meget af det gode. Ind imellem har jeg fået ansøgninger, hvor kandidaten ikke engang har ulejliget sig med at skimme sin ansøgning igennem inden afsendelsen. Ansøgninger, hvor an søgeren ønsker sig et job i Roskilde, hos internationale virksomheder eller i navngivne men mig helt uvedkommende firmaer, er ikke ualmindelige. Når man kan sjuske så meget med en jobansøgning, hvordan vil det så gå, når der skal skrives breve på virksomhedens vegne? 14

16 Dine grænser for, hvad du vil acceptere af sjusk, skal du selvfølgelig selv sætte. En god ansøgning præsenterer kandidaten på én A4-side eller måske lidt mere, alt efter omstændighederne er skrevet til virksomheden og forholder sig konkret til den pågældende stilling indeholder relevant information og har tydelige kontaktoplysninger, inklusive -adresse har vedhæftet et overskueligt og opdateret CV og evt. relevante bilag. Med relevant information mener jeg, at ansøgeren skal bruge den begrænsede plads på fortrinsvis faglige forhold. Anden information, som for eksempel jeg har fire børn under 10 år, kan være relevant, men jeg har to hunde, som jeg elsker, og jeg samler på antikke, quiltede tæpper er mindre interessant, for nu at sige det mildt. Relevante bilag er ikke hele ansøgerens livshistorie dokumenteret ved hjælp af en stak 10 eller 20 år gamle kursusbeviser men nøje udvalgt information, måske en anbefaling fra den seneste arbejdsgiver eller slet ingenting ud over CV et. Hvis du efter at have læst ansøgningen tænker, at du gerne vil spørge denne kandidat om noget mere, har du en god ansøgning i hånden: Personen har vakt din interesse. 1.4 Uopfordrede ansøgninger Ind imellem dukker der uopfordrede ansøgninger op. Jo mere kendt din virksomhed bliver som arbejdsplads med et godt ry, jo oftere vil det ske. Nogle gange som led i en større og måske lettere desperat kampagne fra en arbejdssøgende med mange afslag bag sig men oftere, fordi ansøgeren har et kendskab til virksom- 15

17 heden og rigtig gerne vil arbejde netop her. Det sidste er selvfølgelig interessant. Uopfordrede ansøgninger bør som alle andre besvares. Den positive interesse for virksomheden, som ansøgeren udviser, kan komme jer til gode i andre sammenhænge, så gør dig umage for at svare pænt, også selvom du ikke har et job til ansøgeren. I øvrigt er det ikke sikkert, du skal afvise en kvalificeret, u opfordret ansøger helt, selvom du ikke aktuelt har noget at tilbyde. Hvis du har tid til at give en kop kaffe, kan det være, du har fundet en ny vikar/freelancer/samarbejdspartner eller en medarbejder, du kan kontakte, når der bliver brug for nye kræfter på et tidspunkt. At gemme uopfordrede, gode ansøgninger kan bestemt være en genvej til senere at besætte stillinger uden brug af stillingsopslag. 1.5 Ansættelsesprocedure Du har fået en eller flere ansøgninger, som er værd at se nærmere på, og næste skridt er at indkalde kandidaterne til en samtale, så I sammen kan finde ud af, om der er grundlag for et samarbejde. Hvor omfattende en proces, ansættelsessamtalen er, afhænger af, hvad det er for en stilling, der skal besættes. Ansættelse af en ung person til et fritidsjob kan måske klares på et kvarter. Men de fleste ansættelser tager lidt længere tid. Fra starten kan du lige så godt gøre dig selv klart: Der er en latent konflikt i et ansættelsesforhold, fordi parterne har ikke sammenfaldende interesser. Jo det kan da godt være, at vi alle sammen ønsker vækst og fremgang for virksomheden. Men grundlæggende: Arbejdsgiveren ønsker arbejdsopgaven udført bedst og billigst muligt. Lønmodtageren ønsker de bedste arbejdsforhold og så meget i løn muligt. 16

18 Ansættelsesproceduren handler om at få enderne til at mødes: At indgå en aftale, som både du som arbejdsgiver og den nye medarbejder er tilfreds med. Jeg deler proceduren op i fem afsnit: 1. indkaldelse til samtale 2. forberedelse af samtalen 3. gennemførsel af ansættelsessamtalen 4. en eventuelt supplerende samtale 5. efterbehandling 1. Indkaldelse til samtale Ansøgeren skal indkaldes til samtale. Hvis der skal indkaldes flere kandidater, kan du godt lægge samtalerne på samme dag, men undgå så vidt muligt, at de forskellige kandidater møder hinanden. Jeg var engang til en jobsamtale i en kommune, hvor vi var indkaldt med 45 minutters mellemrum, og siden ansættelsesudvalget var forsinket og kandidaten, der var tilsagt efter mig, kom for tidligt, kom vi til at vente sammen. Det er ikke tjekket, især da ikke hvis ansøgeren sidder i en uopsagt stilling og gerne vil gå lidt stille med dørene i starten. I de tilfælde, hvor der er tale om en fast stilling og derfor en meget vigtig person for firmaet, er det god stil allerede ved den første telefonsamtale at sige, at I måske skal mødes mere end en gang. At den første samtale er kort og har til formål, at begge parter kan danne sig et indtryk af, om der er basis for videre forhandlinger. Det har flere fordele: Man kan slippe af med ansøgeren hurtigt, hvis det er helt klart, at det ikke er noget godt match, så ingen spilder mere tid end nødvendigt. Og hvis der modsat er gensidig sympati, kan begge parter lige tænke sig om en ekstra gang, når de indledende øvelser omkring ansættelsesvilkår og herunder navnlig lønniveauet er gjort. Dermed er der større mulighed for, at parterne kan nå til enighed eller kan vælge hinanden fra med det samme. 17

19 2. Forberedelse af samtalen Du skal forberede dig til samtalen. Jo mere centralt placeret og betroet en stilling, der skal besættes, jo mere forberedelse skal der til. Er der tale om en nøglemedarbejder, kan det godt svare sig at tænke grundigt over, hvad du gerne vil have ud af dette første møde med din eventuelt nye medarbejder. Lav beregninger: Hvad har du råd til at betale, hvis det er den perfekte medarbejder, der dukker op? Hvordan vil beløbet se ud i konkrete tal både pr. time, pr. måned og pr. år, hvis der er tale om en deltidsstilling? Se kapitel 3 vedrørende de forskellige løndele. Hvilke krav har du? Hvad skal medarbejderen helt sikkert kunne, og hvilke arbejdsområder behøver han eller hun ikke at have praktisk erfaring med? Lav en tjekliste, du kan krydse af undervejs, hvis der er flere til samtale, som skal sammenlignes efter 1. samtalerunde. Hvilke forhold omkring arbejdspladsen er så vigtige, at du skal informere om dem allerede ved første møde? Formuler i forvejen gode spørgsmål om medarbejderens kompetencer. Det skal være åbne spørgsmål, altså spørgsmål man ikke bare kan svare ja eller nej til. Spørgsmål som har du styr på lønbogføring? er et lukket spørgsmål, som ansøgeren bare kan svare ja eller nej på. Mens kan du fortælle om, hvilke lønsystemer du bedst kan lide at arbejde med og hvorfor? eller hvordan mener du, at du kan bidrage til udviklingen af xxx-område her i virksomheden? er åbne spørgsmål. 18

20 Overvej, hvem der skal deltage i samtalen. Det er almindeligt, at der er mere end én person til stede fra virksomheden til en ansættelsessamtale, og især hvis du er uerfaren på området, kan det være godt at have nogen til at hjælpe sig. Hvis du skal ansætte din allerførste medarbejder, er det o.k. at bede en fra dit netværk om at være bisidder og hjælpe dig med samtalen. Det kan være vigtigt at have en anden person at sparre med i processen. Hvis I er mere end en, der skal deltage i samtalen, skal I fordele rollerne: Hvem fortæller om virksomheden, hvem stiller spørgsmål om det faglige, hvem taler om ansættelsesvilkårene og hvem får noteret ned undervejs? Og så til sidst: Sørg for, at de praktiske/fysiske ting er på plads: I skal have ro, så sluk din mobiltelefon, luk døren og sid et sted, hvor du ikke kan se din skærm, hvis du har det sådan, at du bliver distraheret af s, der ringer ind i din indbakke. Skal I have kaffe, så hav det klar, så du ikke skal løbe ind og ud ad døren find også evt. materiale, du vil give eller vise ansøgeren, frem inden mødet. 3. Gennemførsel af ansættelsessamtalen Mødet med ansøgerne er spændende, og du er måske lige så ivrig som ansøgeren efter, at det skal gå godt. Ikke desto mindre skal du bruge din kritiske sans og holde både øjne og ører åbne i hele forløbet. Du har forberedt en plan hold dig til den: Fald ikke i den meget almindelige fælde, at du bruger så megen tid til at fortælle om virksomheden, at ansøgeren slet ikke kommer til orde. Forløbet skal være professionelt og så formelt/afslappet, som det er naturligt i din virksomhed. Men det er ikke et netværksmøde eller en kaffeklub: Dagsordenen skal holdes, for du har en del information, som du skal have ud af ansøgeren på den korte tid, I har til jeres rådighed. Er ansøgeren synligt nervøs, kan det godt 19

21 svare sig at bruge 5 minutter på at gøre samtalen lettere for ansøgeren ved hjælp af smalltalk og lette spørgsmål, og så gemme de tunge, faglige emner til lidt senere i samtalen. Ud over at stille de spørgsmål, du har skrevet ned på forhånd og skal have svar på, skal dine antenner være ude, fordi en stor del af afgørelsen af, om det er den rigtige medarbejder til jobbet, sker ud fra fornemmelser/ kemi /personlig fremtræden. Så samtidig med, at du gennemfører samtalen, skal du også lægge mærke til: 20 Matcher ansøgerens fremtræden med virksomhedens som helhed? Vil ansøgeren være i stand til at repræsentere virksomheden. hvis det er nødvendigt i den aktuelle stilling? Har ansøgeren forberedt sig: Ved han eller hun noget om virksomheden, har personen f.eks. set virksomhedens hjemme side eller på anden måde søgt information om jer? Stiller ansøgeren gode spørgsmål? Målet er selvfølgelig at få så godt et helhedsbillede af den eventuelt nye medarbejder som muligt. Især det med kandidatens egne spørgsmål er interessant, så du skal endelig opfordre til at stille spørgsmål. For spørgsmålene afspejler, hvad det er, der ligger ham eller hende mest på sinde. En dygtig ansøger sørger for at få stillet nogle spørgsmål til det faglige indhold, samarbejdet med kollegerne, udviklings muligheder eller virksomhedens visioner. Har ansøgeren kun spørgsmål om, hvorvidt man har fri på Grundlovsdag, eller måske slet ingen spørgsmål, fortæller det også noget om, hvor interessen ligger. Er der ellers noget, du har lyst til at fortælle os? kan være et godt spørgsmål, hvor kandidaten kan få lejlighed til at fortælle om fritidsinteresser, familieforhold eller andet, som han eller hun fin-

22 der relevant. Det er så også her, han eller hun kan og skal oplyse om forhold, som har indflydelse på ansættelsesforholdet, f.eks. kroniske sygdomme, der kan have betydning for fraværet Derimod er der en række spørgsmål, du ikke må stille, selvom de kan opleves som helt relevante for dig som arbejdsgiver: Vi har både ligestillingsloven og Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet m.v. til at regulere disse forhold. Ligestillingsloven handler blandt andet om, at man i langt de fleste tilfælde ikke må favorisere ansøgere af et bestemt køn. Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet m.v. starter med definitionen: 1. Ved forskelsbehandling forstås i denne lov enhver direkte eller indirekte forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse. Disse love tilsammen medfører, at det er strengt forbudt at spørge, om medarbejderen planlægger at få børn, hvilken seksuel præference, medarbejderen har, og om medarbejderens trosretning. Hvis medarbejderen har et handicap, er det o.k. at spørge til, hvordan det vil have indflydelse på løsningen af arbejdsopgaverne i den pågældende stilling, eventuelt med henblik på, at medarbejderen kan søge det offentlige system om nødvendige hjælpemidler. Men har din ansøger et handicap, vil han eller hun som regel være ret godt inde i de regler og kan derfor selv orientere dig om, hvilke forhold der er gældende. På dette tidspunkt i samtalen har du formentlig en god idé om, hvorvidt dette er en kandidat, det er værd at tale mere med, eller om vedkommende bare skal ud ad døren hurtigst muligt. Hvis du allerede i forbindelse med indkaldelse til samtalen har antydet, 21

23 at der kunne blive tale om en 2. samtalerunde, er det ret let at få sluttet samtalen af her for de ansøgere, der slet ikke kan komme på tale. Der er ingen grund til at trække tiden ud; hverken du eller ansøgeren har glæde af en ufrugtbar samtale. Så sig tak vi vender tilbage med et svar på, om der bliver tale om en samtale mere. Er du derimod stadig interesseret i ansøgeren, er tiden kommet til de indledende manøvrer vedrørende løn og ansættelsesforhold. Jeg har ofte oplevet, at alt er fryd og gammen, indtil vi når til det med løn og andre vilkår for ansættelsen. Nogle af os fra flinkeskolen har svært ved den del af samtalen, og hvis du har det så dan, er det særlig vigtigt, at du har en plan for, hvordan det skal foregå. De, som har en overenskomst at holde sig til, er lettere stillet her. Da er det et spørgsmål om indplacering i nogle tabeller, baseret på medarbejderens anciennitet og arbejdets karakter og så kan spørgsmål om evt. personlige tillæg skubbes til genforhandling efter tre måneders ansættelse. Men rigtig mange små virksomheder har ikke tiltrådt en overenskomst, og i så fald er vi ude på det rå marked: udbud og efterspørgsel. Start med at stille vilkårene op. Du kan indlede den del af samtalen, som handler om løn og andre vilkår med at sige, at når vi taler om løn, taler vi om bruttoløn. Det betyder, at vi taler om den samlede lønudgift. Hvis ansøgeren ønsker sig en stor pensionsordning, er det altså ikke noget, der forhandles oveni bagefter, men en del af det lønkrav, ansøgeren skal spille ud med. Hvis virksomheden allerede har en pensionsordning, som den nye medarbejder vil blive tilbudt, er det så her, du skal nævne det. Folk, som har været ansat f.eks. i det offentlige, er vant til nogle goder, som ikke er en selvfølge alle steder i det private erhvervs- 22

24 liv. For eksempel betalt frokostpause, feriefridage og især løn under barns første sygedag. Det er ikke noget, medarbejdere har krav på efter nogen lovgivning, og hvis I vælger at give løn under barns første sygedag, er der altså tale om et gode, ikke en rettighed. Hvis du tror, at ansøgeren har nogle uudtalte forventninger til, at jeres virksomhed matcher det offentlige med hensyn til betalte pauser, omsorgsdage, feriefridage, barns første sygedag, fri 1. maj og så videre, så sørg for at få nævnt, at det ikke er tilfældet. Når så rammerne er på plads, går samtalen ud på at finde ud af, om I kan nå hinanden vedrørende betalingen for medarbejderens arbejdsindsats. Du har en idé om, hvad du vil betale, og ansøgeren har en klar fornemmelse af, hvor meget han eller hun er værd. Prøv at få medarbejderen til at spille ud. Lad os sige, at ansøgeren spiller forsigtigt ud med at sige, at han eller hun selvfølgelig er indstillet på i et vist omfang at følge lønniveauet i virksomheden, men at den nuværende løn er kr. plus pensionsordning. Og dit budget siger, at du kan betale kr. højst kr., ellers hænger det bare ikke sammen, så bliver det dit job at få din vilje, uden at ansøgeren oplever det som et nederlag. Her skal du være dygtig. Svaret på det alt for høje lønkrav kunne være: Jeg er glad for at høre dit forslag, for vi har faktisk brug for en medarbejder, som er præcis så mange penge værd, som du nævner. Desværre er vi ikke i stand til at give dig helt så meget.vi er en lille virksomhed, som stadig er i en situation, hvor vi skal både vokse og konsolidere os, så man kan ikke sige, at vi er lønførende på markedet. I mit budget har jeg afsat kr kr., og der er jo et stykke vej op til de , som du helt rimeligt beder om. På den anden side vil jeg ikke lægge skjul på, at jeg er meget positivt stemt over for dig. Som vi tidligere har talt 23

25 24 om, kunne der blive tale om en 2. ansættelsesrunde, og jeg tror bestemt, du kvalificerer dig til at komme igen, for du gør et rigtig godt indtryk, og jeg tror, du kunne passe ind hos os. Det vil være ærgerligt, hvis vi ikke kan samarbejde alene på grund af lønnen. Jeg vil derfor gå i tænkeboks og se, om ikke jeg kan rykke lidt på budgettet, sådan at vi kan nærme os hinanden. Måske kan vi også aftale noget med en genforhandling efter tre måneder, hvis det er. Og så slutte samtalen af med, at det her skal vi finde ud af sammen på en eller anden måde, og snak om noget andet noget fagligt på vej ud ad døren, gerne noget omkring udviklingen og spændende muligheder fremover, så medarbejderen har andet end lønnen at tænke på, mens han eller hun går hjem. 4. En eventuelt supplerende samtale Mange stillinger kan besættes ved at gennemføre en enkelt samtale. Men i betroede stillinger eller i virksomheder, hvor man skal arbejde tæt sammen, og hvor stemning og miljø betyder meget, eller hvis der er uenighed om lønnen, er det praktisk at have den anden samtale også. I anden samtalerunde er der som regel kun en eller højst to, der er indkaldt. Her er vi ude i en anden type af møde: Præsentationerne er overstået, det vil være relevant at informere om praktiske ting og de første arbejdsopgaver, som den kommende medarbejder vil stå overfor. Men først og fremmest er det her sidst i ansættelsesforløbet, at de endelige aftaler om ansættelsesvilkårene forhandles på plads. Hvis vi tager eksemplet fra før, hvor ansøgerens lønkrav var kr, men vi højst ville betale , sendte vi medarbejderen hjem med kr. at tænke over og besked om, at vi ville se, hvad vi kunne gøre ved sagen.

26 Ansøgeren har så i tiden mellem de to samtaler med sig selv diskuteret frem og tilbage, hvor gerne vil han eller hun have jobbet og hvor den nedre grænse ligger for, hvad han eller hun kan acceptere at få i løn. Dit mål med den anden samtale er at få medarbejderne til at se, at kr. er en fin løn. Fortæl med udelt glæde, at du har fået skubbet rundt på budgettet, og at du derfor kan tilbyde kr. mere, end du oprindeligt havde tænkt dig. Hvis ansøgeren ser ud til at ville acceptere det, så hold fast der. Hvis ansøgeren trækker i håndbremsen, så foreslå en genforhandling efter tre måneder, sådan at den nye medarbejder får tid og lejlighed til at bevise, at han eller hun rent faktisk er så mange penge værd. Det kan jo være, at ansøgeren har ret og så må du altså hoste op med kr. mere. Det er meget sjældent, at en ansøgeres første bud på lønnen er ultimativt, men du kan blive nødt til at sige nej, hvis I ikke kan blive enige. Det kan også være, at du kan tilbyde noget andet, som ikke koster så meget, men er meget værd for medarbejderen: Du kan ind villige i at rokere på arbejdstiden flekstid eller måske tilbyde hjemmearbejdsdage (et par stykker om måneden vil de fleste sætte pris på). For nogle ansøgere betyder udviklingsmulighederne meget, også mere end lønnen. Du må forsøge at aflæse, hvor du kan imødekomme ansøgerens ønsker inden for de rammer, du nu har til rådighed. Inden du tilbyder for meget fritid, så vær opmærksom på, at en fridag om måneden koster ca. 4,8% af månedslønnen. Som regel kan det lade sig gøre at nå hinanden. 5. Efterbehandling Ansøgere, som ikke får jobbet, skal have et afslag. Jo længere i processen, medarbejderen er nået, jo mere begrundet skal afslaget være. Det vil sige: De, der ikke blev inviteret til en samtale, kan 25

27 få et standardafslag. Jeg har forsøgt mig med personlige afslag, men det har jeg ikke gode erfaringer med. For eksempel fik jeg på et tidspunkt en ansøgning fra en person, hvis skriftlige dansk var meget mangelfuldt, for nu at formulere det pænt. Jeg skrev tilbage, at da den nye medarbejder blandt andet ville skulle hjælpe vores kunder med breve til banker og skatte væsenet, var det nødvendigt, at personen havde et højt skriftligt niveau på dansk. Hvorefter jeg fik en mail tilbage om, at vedkommende aldrig ville arbejde for sådan en racist som mig! Så måske er det både hurtigst og lettest at foreslå standardafslag i stil med: Tak for din ansøgning til stillingen som. Vi har fået mange ansøgninger og har i denne omgang valgt en anden. Jeg takker for din interesse og ønsker dig held og lykke med din videre jobsøgning. Eventuelt suppleret med besked om, at vi gemmer ansøgningen, hvis der skulle komme en anden stilling snart (men kun, hvis det er tilfældet). De, som har været til samtale, bør få en opringning, hvor du forklarer, at de ikke har fået jobbet og hvorfor. Giv ansøgeren tid til at stille spørgsmål og sig, at de gerne må henvende sig en anden gang (hvis du mener det, ellers ikke). Især hvis ansøgeren gerne ville have jobbet og måske er afvist efter anden samtalerunde, vil han eller hun være skuffet og gerne have en forklaring på, hvad der gjorde udslaget. Jeg synes, man skal være ærlig så langt som muligt uden at gøre tingene værre for den afviste kandidat. 26

28 1.6 Ansættelseskontrakt Din nye medarbejder skal have og underskrive en ansættelseskontrakt så hurtigt som muligt. Først da kan både du og medarbejderen være sikre på, at I har forstået hinanden rigtigt. Jeg plejer at sende den frem som pdf til gennemlæsning, og hvis medarbejderen så er enig, kommer han eller hun ind og skriver under i løbet af en uges tid. Nogle gange er der småting, der skal rettes, og enkelte ansøgere kan finde på at genoptage lønforhandlingerne i den forbindelse. Jeg har haft en medarbejder, som skrev et nyt forslag, da jeg havde fremsendt ansættelseskontrakten og skrev 12% ikke-aftalt pensionsordning ind. Han blev nu ansat på min kontrakt, og valgte at gå lidt ned i løn for at få pensionsordningen med alligevel. Når du mødes med medarbejderen for at underskrive kontrakten, er det et godt tidspunkt at aftale, om det er en nyhed, der må offentliggøres eller om medarbejderen f.eks. lige skal have tid til at sige sit gamle job op. Samtidig aftaler I mødedag og -tidspunkt for første arbejdsdag samt eventuelle andre praktiske foranstaltninger. Ansættelseskontrakt, ansættelsesbrev eller ansættelsesbevis. Kært barn mange navne. Men det er alt sammen det samme: et stykke papir, som ridser den aftale op, som du og medarbejderen har indgået om jobbet, som han eller hun skal til at bestride. Det er et lovkrav, at alle ansatte, som gennemsnitligt arbejder mere end 8 timer ugentligt, senest 30 dage efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt, skal have et ansættelsesbevis. Loven hedder: Lov om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet. Find den aktuelle lovtekst på retsinformation.dk, før du ansætter det kan være dyrt at lade være. Og giv alle uanset arbejdstid et ansættelsesbevis; det sparer meget besvær. 27

29 Alle væsentlige aftaler skal fremgå af ansættelsesbeviset. Som minimum skal det p.t. indeholde: 1. Navn og adresse på arbejdsgiver og medarbejder. 2. Beskrivelse af arbejdet, titel, stilling el.lign. Pas på med ikke at lave beskrivelsen for detaljeret eller specifik. Hvis du tilføjer og tilsvarende opgaver er du nogenlunde dækket ind. 3. Ansættelsestidspunktet, altså fra hvilken dato medarbejderen er ansat. 4. Løn og udbetalingstidspunkt. Desuden evt. pension, tillæg, bonus, overarbejdsbetaling og andre aftale goder, f.eks. mobiltelefon/bil eller lignende. 5. Arbejdstiden i timer pr. uge. Skriv også, hvornår mødetiden er eller om der er flekstid. Hvis arbejdstiden er variabel, så beskriv det. 6. Ansættelsens forventede varighed, især hvis der er tale om tidsbegrænset eller midlertidig ansættelse. 7. Ferierettigheder. Stort set alle er omfattet af ferieloven, så du kan blot henvise til den. Du skal dog skrive, om der afholdes ferie med løn, eller om der bliver overført feriepenge til Feriekonto. 28

30 8. Opsigelsesvarsler. Selvom jeres virksomhed måske ikke er omfattet af en overenskomst, og der i princippet er frihed til at aftale hvad-som-helst, er det tilrådeligt at bruge de opsigelsesvarsler, der er kotume for i jeres branche. Hvis medarbejderen er funktionær, er det reglerne i funktionærloven, der gælder. 9. Hvis I har overenskomst eller en anden aftale, som regulerer ansættelsesforholdet, skal det skrives ned, præcist hvad det er for en aftale, og hvem der har indgået den. 10. Alle andre vigtige vilkår for ansættelsen. Hvis medarbejderen har bestemte rettigheder, for eksempel betalt fri i forbindelse med børns sygdom, feriefridage eller lignende, skal det stå i kontrakten. Er der tale om en funktionær, bør også 120 sygedags-reglen medtages (læs mere om denne regel i kapitel 12.3). Og omvendt: De krav, du har, som er afgørende for, om medarbejderen kan bestride jobbet. Det kan være krav om kørekort, særlig påklædning, tavshedspligt eller it-politik. På kan du finde et eksempel på en standard-funktionærkontrakt, som du kan tage udgangspunkt i, når du laver din egen. Der ligger også et eksempel på en kontrakt, der kan bruges til timelønnede medarbejdere/fritidsjobbere, som ikke har faste timer, f.eks. tilkaldevikarer. Hvis medarbejderen ikke får et ansættelsesbevis betyder det ikke, at vedkommende ikke er ansat jeres aftale er stadig gyldig. Men det er rigtig dårlig stil ikke at lave et ansættelsesbevis, og hvis du og medarbejderen bliver uenige om noget, vil det manglende stykke papir kunne udløse et krav om godtgørelse til medarbejderen. Herudover vil manglende ansættelsesbeviser også kunne blive et problem i tilfælde af et kontrolbesøg af SKAT. Måske 29

31 men ikke kun særligt i brancher, hvor der har været problemer med sort arbejde. Ud over de ovennævnte 10 punkter, kan der være tale om supplerende afsnit eller tillægsaftaler, som skal forhandles på plads og underskrives i forbindelse med ansættelsen. Det kan være immaterielle rettigheder eller kunde- og konkurrenceklausuler, som du kan læse mere om senere i dette kapitel. Jeg vil gerne lige understrege indholdet i punkt 10: Det er vigtigt, at du tænker dig om vedrørende de ekstra oplysninger. Forestil dig, at du skal ansætte en sælger, som skal køre rundt og besøge kunder i et bestemt område. I aftaler kørselsgodtgørelse eller fri bil-ordning og har nedfældet alle detaljer om, i hvilket omfang udgifter undervejs skal refunderes. Vores sælger kommer så en dag og fortæller, at han har fået taget kørekortet på grund af en alvorlig trafikforseelse eller spirituskørsel. Hvad så? Hvis du slet ikke kan bruge en sælger uden kørekort, og du derfor mener, at vedkommende ikke opfylder betingelserne for ansættelsen, hvis han eller hun mister sit kørekort, skal det stå i ansættelses kontrakten. Så har du det bedste grundlag for at komme af med medarbejderen hurtigt. Står det ikke i ansættelseskontrakten, er det helt sikkert, at medarbejderen skal have både hele sit opsigelsesvarsel, og han eller hun vil måske også bestride, at afskedigelsen er berettiget (selvom medarbejderen vil have en ret dårlig sag bøvl og ballade kan man altid få ud af det). Punkt 10 er altså her, hvor du kan og skal skrive alle de forhold, som er så vigtige for dig, at de er et absolut krav for at medarbejderen kan passe arbejdet. 1.7 Arbejdsopgaver: pålæg og aftale Især i unge virksomheder, hvor kultur og organisation ikke er på plads og i små virksomheder med få ansatte, kan det være nød- 30

32 vendigt, at alle giver en hånd med, når det brænder på. Det kan det nu også i lidt større virksomheder. Også selvom den arbejdsopgave, der haster, ikke ligger inden for medarbejderen almindelige, faglige område. Imidlertid er det ingen selvfølge, at medarbejdere gør andet, end hvad de er ansat til. Derfor har jeg tidligere nævnt, at man ikke skal formulere arbejdsopgaverne eller arbejdsområdet for specifikt. Som chef er det dig, der beslutter, hvilke arbejdsopgaver der er vigtigst. Men der er sandelig grænser: Du kan ikke beslutte, at layouteren skal rydde op på lageret, at bogholderen skal pakke postordrepakker, eller at rengøringsassistenten skal stå i kassen. Tilsvarende er det din virksomhed, medarbejderen arbejder for. Ikke andre. Du kan ikke leje eller låne din medarbejder ud til en anden virksomhed. I hvert fald ikke uden medarbejderens udtrykkelige samtykke. I det daglige er det dog de færreste virksomheder, hvor det er et problem, og de fleste vil selvfølgelig give en hånd med, for at få hverdagen til at glide bedst muligt. Men du bør orientere kommende medarbejdere om, hvordan I plejer at gøre tingene. Hvis det ind imellem eller jævnligt sker, at medarbejdere hopper helt fra deres eget arbejdsområde og over til et andet, skal medarbejderen vide det, inden han eller hun starter. Ligesom eventuelle aftaler om, at hjælpe andre virksomheder ( arbejdsudleje ) også skal være nævnt, og helst i ansættelseskontrakten. 1.8 Frigørelsesattest og erklæring om fratræden Hvis du tilbyder en deltidsstilling og din kommende medarbejder indtil nu har modtaget dagpenge, kan du blive bedt om at underskrive en frigørelsesattest. 31

33 Det er et skema, der skal udfyldes. Du skriver under på to ting på det samme skema: I frigørelsesattesten frasiger du dig det opsigelses varsel, medarbejderen ellers ville have, eller du erklærer, at arbejdet kan udføres på en hvilken som helst tid af døgnet. I erklæring om fratræden accepterer du, at medarbejderen kan fratræde (med sit normale varsel) til en hvilken som helst dag i en måned, uanset hvad der ellers står i ansættelsesaftalen eller funktionærloven. Når frigørelsesattesten og erklæringen om fratræden er udfyldt, kan medarbejderen få supplerende dagpenge, hvis den stilling, han eller hun skal starte i er under 29,6 timer ugentligt. Medarbejderen skal stadig være jobsøgende, mens han eller hun får supplerende dagpenge, og skulle der dukke et fuldtidsjob op, skal medarbejderen altså kunne tiltræde omgående. Det er ikke dig men Jobcentret, der skal interesserer sig for, om medarbejderen er aktivt jobsøgende, som han eller hun skal være. Som regel og især hvis stillingen er en nyoprettet stilling på deltid, som I forventer udvides til fuld tid i løbet af en kortere periode er der ingen problemer med frigørelsesattesten, men i princippet skal medarbejderen kunne udføre arbejdet om aftenen eller helt kunne undværes. 1.9 Konkurrence- og kundeklausul En konkurrenceklausul er en bestemmelse i eller et tillæg til ansættelses kontrakten, hvor medarbejderen i et vist tidsrum forpligter sig til ikke at tage ansættelse eller selv drive en virksomhed, som konkurrerer med din virksomhed efter at have været ansat hos dig. En kundeklausul forhindrer tilsvarende medarbejderen i en periode at tage erhvervsmæssig kontakt til din virksomheds kunder, for eksempel for at sælge dem noget eller at arbejde hos dem. 32

34 Konkurrence- og kundeklausuler kan være omfattende indskrænkninger i en medarbejders mulighed for at få beskæftigelse efter en ansættelse. Spørgsmålet om, hvornår de er relevante at bruge, kommer an på den enkelte virksomhed. Men alle medarbejdere har en loyalitetsforpligtelse over for sin arbejdsgiver og også tidligere arbejdsgiver. Blandt andet står der i markedsføringsloven: 19. Den, der er i tjeneste- eller samarbejdsforhold til en virksomhed eller udfører et hverv for denne, må ikke på utilbørlig måde skaffe sig eller forsøge at skaffe sig kendskab til eller rådighed over virksomhedens erhvervshemmeligheder. Stk. 2. Har den pågældende fået kendskab til eller fået rådighed over virksomhedens erhvervshemmeligheder på retmæssig måde, må den pågældende ikke ubeføjet viderebringe eller benytte sådanne hemmeligheder. Forbuddet vedvarer i 3 år efter tjenesteforholdets, samarbejdsforholdets eller hvervets ophør. Det vil sige, at hvis en medarbejders viden kan karakteriseres som en erhvervshemmelighed, er medarbejderen forbudt at benytte eller bruge den viden andre steder end i forbindelse med din virksomheds arbejde under ansættelsen og i tre år efter. Du bør overveje om dette er nok til at beskytte din virksomhed. Det er desværre langt fra altid tilfældet i praksis. Erhvervshemmeligheder er oplysninger, som ikke er offentligt tilgængelige, og som har betydning for virksomhedens konkurrenceevne eller andre vitale forhold, herunder også information om kunder, leverandører, prisaftaler mv. Men i nogle få tilfælde f.eks. i forbindelse med betroede nøglemedarbejdere kombineret med yderst konkurrencefølsom viden, 33

35 måske kan det give mening at skærpe loyalitetsforpligtelsen med enten en kunde- eller en konkurrenceklausul. Alle konkurrence- og kundeklausuler er omfattet af aftaleloven. Er den pågældende medarbejder funktionær, er der også nogle regler om klausulerne i funktionærloven. I den forbindelse er det værd at huske, at direktører ikke er funktionærer, men at ledende medarbejdere i øvrigt som hovedregel er det. I aftaleloven står der: Har nogen forpligtet sig til, at han af konkurrencehensyn ikke må drive forretning eller anden virksomhed af en vis art eller tage ansættelse i en sådan, er vedtagelsen ikke bindende for ham, forsåvidt den med hensyn til tid, sted eller andre forhold går videre end påkrævet for at værne imod konkurrence eller på urimelig måde indskrænker den forpligtedes adgang til erhverv. I sidstnævnte henseende skal hensyn tages også til den interesse, den berettigede har i, at vedtagelsen efterkommes. Stk. 2. Har nogen, der er ansat i en forretning eller anden virksomhed, overfor dennes indehaver påtaget sig en forpligtelse af det ovenfor angivne indhold, som skal gælde efter ansættelsens ophør, bliver forpligtelsen uvirksom, hvis han opsiges eller afskediges uden at have givet rimelig anledning dertil, eller han selv fratræder sin stilling, og indehaverens undladelse af at opfylde sine forpligtelser har givet ham gyldig grund dertil. Det vil kort sagt sige: Du kan aftale, hvad du vil men hvis aftalen er urimelig over for medarbejderen, for eksempel for vidtrækkende, vil den blive underkendt. Hvis du fyrer medarbejderen og opsigelsen ikke er rimeligt begrundet, vil aftalen også blive underkendt.

36 Derimod er der ingen faste regler om, hvilken type kompensation medarbejderen skal have for at indgå en aftale om konkurrenceeller kundeklausuler for ansatte, hvis denne ikke er ansat som funktionær. Der er særlige regler for funktionærer. Du kan læse mere om, hvornår en medarbejder er omfattet af funktionærloven i kapitel 2. Hvis du vil indgå en aftale med en funktionær om konkurrenceeller kundeklausul, er der særlige regler for det i funktionærlovens 18 (konkurrenceklausul) og 18a (kundeklausul). For at en konkurrenceklausul skal være gyldig over for en funktionær, skal den være skriftligt aftalt, og der skal være tale om en medarbejder i en betroet stilling eller en medarbejder, som har opfundet noget, virksomheden bruger. Det er altså ikke alle funktionærer, der kan få en konkurrenceklausul. Der skal betales kompensation til medarbejderen. Den skal udgøre mindst 50% af medarbejderens løn (tillæg, bonus mv. skal medregnes) på fratrædelsestidspunktet og udbetales løbende i op til 12 måneder. De første 3 måneders kompensation skal dog udbetales på fratrædelsestidspunktet. En kundeklausul skal også være skriftligt aftalt, og der skal også udbetales en kompensation på mindst 50% af medarbejderens løn (tillæg, bonus mv. skal medregnes) ved ansættelsens ophør. Hvis funktionæren allerede har en konkurrenceklausul, bortfalder kompensationen for kundeklausulen så du kan altså få både en konkurrence- og en kundeklausul for de samme penge. Kundeklausulen kan kun gøres gældende over for de kunder, som medarbejderen har været i forretningsmæssig forbindelse med inden for de sidste 18 måneder inden opsigelsen, og de øvrige 35

37 kunder som fremgår af en skriftlig kundeliste, som du har udleveret til medarbejderen inden opsigelsen. Siden man aldrig kan vide, hvornår en medarbejder opsiger sit job, skal der altså på månedlig basis udleveres en liste over de kunder, du mener, der er omfattet af kundeklausulen, for at være på den sikre side. Hvis medarbejderen overtræder kunde- eller konkurrenceklausulen, vil vedkommende kunne dømmes til at betale erstatning, og nogle gange er der i aftalen indskrevet en konventionalbod på for eksempel kr. Nogle få gange i denne bog vil jeg foreslå dig, at du bruger penge på eksperthjælp. Og dette er en af dem: Hvis du har tænkt dig at indgå en aftale om en kunde- eller konkurrenceklausul, så få fat i en advokat. Disse vidtrækkende indskrænkninger af dine medarbejderes rettigheder efter ansættelsen skal være udformet, så de holder i retten for der kan de ende, hvis ansættelsesforholdet ikke opløses i fuld enighed mellem dig og din medarbejder Immaterielle rettigheder Når du betaler en medarbejder løn for at udføre et stykke arbejde, går du måske ud fra, at alle rettigheder til resultatet uden videre tilhører din virksomhed. Men det er langt fra altid tilfældet. Immaterielle rettigheder er råderetten over aktiver, som er karakteriseret ved ikke nødvendigvis at have en fysisk form. Det kan være patenter, varemærker, brugsmodeller, goodwill, mønstre og ophavsrettighederne til kunstneriske værker, herunder enhver form for skriftligt materiale. I praksis kan der være tale om, at en ansat har udarbejdet et stykke software, skrevet en bog, fotograferet eller opfundet et produkt eller en metode i forbindelse med sit arbejde. Hvis ikke der er en 36

38 klar aftale om rettighederne i forbindelse med den type aktiver, kan der opstå uenighed, og du kan stå tilbage uden de rettigheder, som du føler, du har betalt for. Software tilhører, som en enkeltstående undtagelse i ophavsretsloven, virksomheden, hvis udviklingen af softwaren har været en del af den ansattes arbejdsbeskrivelse eller arbejdsgiverens anvisninger. Det står i ophavsretslovens 59. Er der tale om et kunstnerisk eller litterært værk, for eksempel en professionel fotografs billeder eller en bog, tilhører rettighederne som udgangspunkt personen, der har skabt værket. Det er udgangspunktet i ophavsretsloven. Ophavsrettighederne overgår i mangel af anden aftale kun til din virksomhed i det omfang det er sædvanligt og nødvendigt for virksomheden og det er ikke dig, der afgør, hvad der er nødvendigt for din virksomhed. Opfindelser tilhører som udgangspunkt også opfinderen altså medarbejderen men arbejdsgiveren har ret til at kræve opfindelsen overdraget til virksomheden, hvis opfindelsen falder indenfor virksomhedens område eller er en løsning af en opgave, som den ansatte er blevet stillet. Medarbejderen har i så fald krav på en godtgørelse. Der findes en hel særskilt lov om det: Lov om arbejdstageres opfindelser. Hvis rettigheder til opfindelser og kunstneriske eller litterære værker skal tilfalde virksomheden, skal det skrives ind i ansættelseskontrakten. Vær opmærksom på, at man ikke nødvendigvis kan overdrage alle rettigheder i ansættelseskontrakten, eksempelvis kan man ikke skrive sig ud af medarbejderens ret til en godtgørelse, jf. ovenfor, og formuleringerne kræver under alle omstændigheder megen omhyggelighed. 37

39 Her er et eksempel fra en direktørkontrakt. Denne formulering lader ingen tvivl tilbage om, hvad hensigten er, nemlig at alle rettigheder skal tilhøre arbejdsgiveren. Uden yderligere kompensation! OPFINDELSER, BRUGSMODELLER, OPHAVSRET OG DESIGNS (x.1) Selskabet har ret til at forlange, at rettighederne til en opfindelse, som Direktøren måtte gøre i forbindelse med sin ansættelse hos Selskabet, uanset om Direktøren har gjort opfindelsen alene eller i forbindelse med andre, overdraget til Selskabet, forudsat at opfindelsen kan patenteres eller registreres som brugsmodel og ligger inden for Selskabets forretningsområde. Selskabet skal have den samme ret, når opfindelsen relaterer sig til en opgave, som Selskabet har anmodet Direktøren om at udføre, uanset om opfindelsen ikke ligger inden for Selskabets sædvanlige forretningsområde. (x.2) Når Direktøren har gjort en opfindelse omfattet af pkt. x.1 skal Direktøren snarest muligt give Selskabet meddelelse om opfindelsen. Denne meddelelse skal indeholde fornøden information til, at Selskabet kan vurdere betydningen af opfindelsen. (x.3) Denne aftale kan anvendes af Selskabet i forbindelse med registrering af patentrettigheder eller brugsmodelrettigheder på opfindelser omfattet af nærværende klausul. Direktøren er forpligtet til at underskrive de dokumenter, som er nødvendige for Selskabets registrering af rettighederne. 38

40 (x.4) Lovbekendtgørelse nr. 131 af 18. marts 1986 om lønmodtageres opfindelser med senere ændringer skal finde anvendelse på nærværende aftale, for så vidt intet andet udtrykkeligt er angivet. Ophavsretslovens 59 om edbprogrammer frembragt i ansættelsesforhold finder ligeledes anvendelse. (x.5) Direktøren overdrager herved vederlagsfrit til Selskabet alle nuværende og fremtidige immaterielle rettigheder, herunder rettigheder omfattet af ophavsretsloven og designloven, som Direktøren frembringer i forbindelse med sin ansættelse hos Selskabet. Selskabet har således en eksklusiv og tidsubegrænset ret til at anvende frembringelserne på alle måder (både nuværende og fremtidige udnyttelsesmåder i hele universet i ubegrænset omfang). Selskabet er endvidere berettiget til at foretage ændringer i frembringelserne uden Direktørens samtykke. Selskabet er berettiget til at videreoverdrage alle rettigheder overdraget til Selskabet i henhold til nærværende bestemmelse helt eller delvist til andre. (x.6) Direktøren kan alene bringe aftalen om overdragelse af ophavsrettigheder (men ikke andre rettigheder) til ophør med 12 måneders varsel, i det omfang Selskabet ikke iværksætter udnyttelsen af rettighederne inden 25 år efter det tidspunkt, hvor overdragelsen er sket. Direktørens ret bortfalder, hvis udnyttelsen iværksættes inden varslets udløb.direktøren modtager ikke særskilt vederlag for overdragelsen af ovennævnte rettigheder eller for udnyttelsen af disse, idet vederlaget for overdragelsen anses for indeholdt i Direktørens almindelige gage. 39

41 40 (x.7) Ejendomsretten til originalt materiale, herunder digitalt materiale, forbliver hos Selskabet - også efter ansættelsesforholdets ophør. Det ovennævnte eksempel er med som illustration. Du skal ikke skrive det af, men kontakte en advokat, hvis du skal have denne type klausuler i en kontrakt. Lovene ændres hele tiden, så du kunne komme til at henvise til en forkert paragraf, eller der kan være forhold i din virksomhed, som ikke passer ind i den ovennævnte formulering. Eksemplet har ikke alt med om end formuleringen er ret dækkende, og det er overvejende sandsynligt, at din kommende medarbejder, som bliver præsenteret for en sådan svada, forhåbentlig vil kontakte en rådgiver for at få hjælp til forhandlinger, inden underskriften bliver sat, og aftalen er i hus IT Virksomhedens it-udstyr er til erhvervsmæssig brug. Eller hvad? Selvom I ikke måtte have en it-politik og det har de færreste små virksomheder har du formentlig en holdning til spørgsmålet. Når jeg tager emnet op allerede her i kapitlet om ansættelse, er det, fordi der er et par ting, man både som arbejdsgiver og ny arbejds giver skal vide. Først og fremmest: Med mindre dine medarbejdere udtrykkeligt er informeret om det på forhånd, må du ikke åbne deres . Heller ikke kontoen: medarbejder@virksomhed.dk. Det vil sige: Medarbejderens s på dit domæne er omfattet af brevhemmeligheden, og du kan straffes for at kikke i dem, hvis ikke medarbejderen er orienteret om, at det vil ske. Du kan heller ikke forvente, at medarbejderne kender og forstår dine holdninger til brug af it-systemerne i almindelighed, hvis du ikke har informeret om det.

42 Er det o.k. at tjekke sin private mail i arbejdstiden? Må man opdatere sin ipod? Er shopping på nettet tilladt i frokostpausen? Må din medarbejder selv vælge og installere software? Må man betale private regninger via netbanken fra din virksomheds pc ere? Du kan læse mere om brug af sociale medier i kapitel Og om overvågning i kapitel For at undgå problemer, kan du indskrive en passus i ansættelseskontrakten om it og , i det mindste indtil det virker formålstjenstligt at udarbejde en egentlig it-politik. Der kan for eksempel stå: Virksomhedens it-udstyr er til arbejdsmæssig brug. (Medarbejderen kan i begrænset omfang benytte pc en til private formål.) Virksomheden ejer alle informationer, som lagres eller behandles i virksomhedens it-systemer, herunder på medarbejdernes it-udstyr, og forbeholder sig ret til inden for lovens rammer frit at anvende disse informationer. Medarbejderens virksomheds- -adresse (medarbejder@virksomhed.dk) må kun benyttes i arbejdsmæssig sammenhæng og til arbejdsrelateret korrespondance. Mails, som modtages på -adressen, vil blive læst af andre, for eksempel i tilfælde af fravær. (Du opfordres til at oprette en mail-adresse hos en privat serviceudbyder og bruge denne til privat korrespondance.) Når du fastlægger dine retningslinjer, er der flere hensyn at tage. Hold både medarbejdernes integritet, anvendelsen af arbejdstiden og sikkerheden omkring de data, virksomheden opbevarer for øje, når du formulerer reglerne. 41

43 Hvis du ikke synes, det er relevant at skrive om benyttelsen af it-udstyr i almindelighed, så medtag i det mindste afsnittet om, at medarbejderens vil blive læst af andre. Det kan du let få brug for, måske i forbindelse med en langtidssygemelding eller en hastesag. Dog må du stadig ikke læse mails, der er private, uanset hvad du har skrevet i ansættelseskontrakten. Hvis en med arbejder mod bedre vidende bruger virksomhedens til private formål, kan det have andre konsekvenser. Men mails, der tydeligvis er private, må du ikke læse, så hvis du halvvejs nede i en mail finder ud af, at den er privat, skal du straks klikke væk. Brevhemmeligheden er en alvorlig sag, som skal respekteres uanset hvad Første arbejdsdag Gør dig selv den tjeneste at planlægge din nye medarbejders første arbejdsdag ordentligt. Eller måske de første par dage alt efter hvor kompliceret arbejdet er, og hvor megen instruktion, der skal til, for at medarbejderen kan passe jobbet selvstændigt. Det giver et godt indtryk, hvis du er lidt forberedt. Det vil sige har gjort plads til medarbejderen og fundet nogle arbejdsopgaver frem, som medarbejderen kan løse. For medarbejderen er alting nyt, og måske er han eller hun lidt spændt på, hvordan dagen går. Især hvis det er en ung eller uerfaren person, du har ansat. Frem for at give mange instruktioner i et timelangt foredrag og så forvente, at medarbejderen klarer sig selv resten af dagen, kan du prøve at organisere arbejdet ved at dele det op i mindre dele, så medarbejderen hurtigt opnår en følelse af succes. Det er rart for både dig og den nye, at allerede den første dag virker produktiv. Hvis arbejdsopgaverne er komplicerede, skal du have en plan. Ellers kommer du til at bruge de første dage eller mere på regulær sidemandsoplæring, og det er faktisk meget trættende for medarbejderen slet ikke at kunne komme til at arbejde i fred og ro 42

44 men hele tiden være under observation. Du må kunne finde noget, han eller hun kan løse selvstændigt, i det mindste noget af tiden. Medarbejderen har brug for at vide, hvordan arbejdsdagen ser ud overordnet, så fortæl allerede om morgenen om, hvordan det foregår med frokostpause og andre pauser, hvornår dagen er slut, og hvordan den slutter. Måske er det vigtigt, at medarbejderen kender baggrunden, overvejelserne, hensigterne og målene med arbejdet. Men doser alligevel den type information forsigtigt lige i starten, og læg fokus på det konkrete. Taler vi om din allerførste ansatte, er det nu, du skal lægge stilen, så vær opmærksom på din egen adfærd, for medarbejderen holder øje med dig, og du formidler holdning og kultur hele tiden. Det, du gør, betyder mere, end det, du siger. Husk, at der ER forskel på at være chef og ansat. Du har selvfølgelig et andet råderum end din medarbejder. Læs mere om det i kapitel 9. De første par dage skal du være meget opmærksom på at sende de rigtige signaler ud, herunder at overholde dine aftaler. Har du sagt, du kommer forbi igen kl , så vær der kl ! Hvis du ikke allerede har fået en underskrevet ansættelseskontrakt retur fra medarbejderen, så er det nu, du skal have den. Få også bankoplysninger til lønudbetalingen Prøvetid Enhver medarbejder, du ansætter, koster penge. Ud over den løn, du udbetaler, er der mange ekstra udgifter, ikke mindst den tid du selv eller dine ansatte bruger på at lære den nye medarbejder op. De færreste bidrager fuldt til bundlinjen fra dag 1. Du kan være heldig at finde den perfekte medarbejder i første hug. I så fald: Tillykke! Ind imellem vil det dog vise sig, at denne 43

45 ansættelse ikke var det helt perfekte match. Så er det praktisk, hvis der er aftalt en prøvetid. I prøvetiden kan både du og medarbejderen afbryde ansættelsen med et forkortet varsel. Varslet fra arbejdsgiverens side er typisk 14 dage mens medarbejderen kan fratræde fra dag til dag eller med 14 dages varsel, alt efter hvad der er aftalt. Hvis I har aftalt tre måneders prøvetid og et varsel i prøvetiden på 14 dage, har du altså 2½ måned til at finde ud af, om du har fundet rette mand til jobbet. Medarbejderen skal nemlig kunne fratræde inden for de tre måneder, ellers gælder de almindelige opsigelsesvarsler. Udnyt tiden! Medarbejderen gør sig måske ekstra umage i starten, så den generelle indstilling til arbejdet skal være i top, selvom erfaringen med jobområdet måske ikke er det. Ud over den daglige kommunikation, hvor du får en fornemmelse af, hvordan medarbejderen trives, kan det være en god løsning at holde nogle midtvejsevalueringer i prøvetiden, første gang måske efter en måneds ansættelse. Dagsordenen kan blandt andet indeholde: Medarbejderen fortæller, hvordan hun eller han har det med arbejdsopgaverne, strukturen på arbejdspladsen og samarbejdet med kollegerne i hverdagen. Du kommenterer medarbejderens indsats den første måned. Husk endelig de positive vinkler, nævn de arbejdsopgaver, medarbejderen løser til et 12-tal efter den nye skala. Men nævn også de ting, der skal forbedres, før du er helt tilfreds. Småting, som at medarbejderen ofte møder lidt for sent eller taler lovlig meget i privat mobiltelefon skal op at vende tidligt i ansættelsesforholdet, så medarbejderen får klar besked om, hvor grænserne går lige på denne arbejdsplads. 44

46 Samtale om den nærmeste fremtid. Hvilke opgaver står medarbejderen og virksomheden overfor i den kommende periode, og er der noget særligt, medarbejderen skal vide eller forberede sig på i den anledning? Du kan få værdifuld information ud af medarbejderen ved den slags møder. Både hvordan din virksomhed opleves af en udefra kommende person, men også, hvordan medarbejderen forholder sig til arbejdspladsen. Hvis personen allerede efter en måneds ansættelse har masser af forslag til, hvordan I skal gøre tingene anderledes, hvad der kan forbedres og hvordan stemningen kan ændres, er det måske godt? Måske skidt? Men det er i hvert fald værd at lægge mærke til. Sker der derimod nogle ting inden for prøvetiden, som er direkte uacceptable, så skal de ikke gemmes til et senere møde men op på bordet med det samme. Ingen problemer bliver lettere at løse af at blive udskudt. 45

47 2. Forskellige ansættelsesformer Når en medarbejder skal ansættes, er det vigtigt at kende rammerne. Er medarbejderen: omfattet af funktionærloven? månedslønnet eller timelønnet? på fuld tid eller deltid? ansat på særlige vilkår eller normale vilkår? elev/lærling eller måske bare under 18 år? en del af familien? den nye direktør? honorarlønnet eller freelancer? Eller skulle du gå med en plan om at ansætte medarbejderen uden SKATs vidende, altså hyre sort arbejdskraft? Læs hvorfor dette er en dårlig ide i kapitel I dette kapitel kan du læse om de forskellige typer af medarbejdere, du skal kende forskel på, fordi ikke alle medarbejdere er omfattet af de samme regler og den samme lovgivning. 2.1 Funktionær Hvis din medarbejder er funktionær, er der en række forhold omkring ansættelsen, som er reguleret i funktionærloven på en måde, hvor du ikke kan fravige dem med mindre det er til medarbejderens fordel. Det er allerede ved ansættelsen vigtigt, at du ved, hvem der er funktionærer, og hvem der ikke er. 46

48 Fra funktionærloven: 1. Ved funktionærer forstås i denne lov følgende personer: a) Handels- og kontormedhjælpere, beskæftiget ved køb eller salg, ved kontorarbejde eller dermed ligestillet lagerekspedition. b) Personer, hvis arbejde består i teknisk eller klinisk bistandsydelse af ikke-håndværks- eller -fabriksmæssig art, og andre medhjælpere, som udfører et arbejde, der kan sidestilles hermed. c) Personer, hvis arbejde udelukkende eller i det væsentlige består i på arbejdsgiverens vegne at lede eller føre tilsyn med udførelsen af andres arbejde. d) Personer, hvis arbejde overvejende er af den under a) og b) angivne art. Kort sagt: Funktionærer er personer, der arbejder inden for salg, kontor eller lager, udfører tekniske eller kliniske ydelser eller er ledere. Både fuldtid og deltid, men dog ikke hvis medarbejderen beskæftiges under 8 timer ugentligt. Hvis en person både udfører håndværksmæssigt arbejde (ikkefunktionær) og for eksempel salgsarbejde (funktionær) gælder funktionær loven, hvis han eller hun bruger et betydeligt antal timer, for eksempel halvdelen, på de opgaver, der er omfattet af funktionærloven. Dog skal medarbejderen beskæftiges i mere end otte timer ugentligt, for at være omfattet af funktionærloven. Det er også en betingelse, at medarbejderen indtager en tjenestestilling. Det betyder, at direktører, som har et selvstændigt 47

49 ansvar, og som derfor ikke har nogen chef, ikke er omfattet af funktionærloven. Funktionærloven forbedrer medarbejderens ansættelsesvilkår på en række områder i forhold til ansatte, som ikke er funktionærer. De væsentligste af disse områder er medtaget i de kommende kapitler, hvor du kan læse om reglerne både for funktionærer og ikke-funktionærer. Et af de mest væsentlige er opsigelsesvarslet, og jeg har set flere tilfælde, hvor funktionærlovens opsigelsesvarsler er kommet bag på især nye chefer og har kostet dyrt, så læs endelig kapitel 12.2, hvis du har en funktionær ansat. Og tjek, at jeres kontrakt svarer til de regler, der er i funktionærloven. Afgørelsen af, om en medarbejder er funktionær eller ej, beror på arbejdets karakter (altså 1, som er citeret på foregående side) og ikke af aflønningsformen. Funktionærer kan være både månedslønnede og timelønnede. Funktionærloven kan du finde på Månedslønnet eller timelønnet En medarbejder er månedslønnet, hvis I har aftalt en fast løn pr. måned. Medarbejderen får den samme løn, uanset hvor mange arbejdsdage, der er i måneden. Det vil sige, at den faktiske timeløn svinger fra måned til måned. Hvis din månedslønnede medarbejder ikke arbejder på helligdage, er påskemåneden derfor dyrere for din virksomhed end f.eks. februar, hvor der ingen helligdage er. Det mest almindelige er, at den månedslønnede også får løn under ferie, men det er ikke en selvfølge. Det kan du læse mere om i kapitel 7.1. Hvis du skal omregne en fuldtidsmånedsløn til timeløn, skal du dividere med 160,33. Et årsværk udgør timer. 48

50 Månedsløn: kr. Antal timer i en normalmåned : 160,33 timer Timelønnen udgør: kr./160,33 timer = 155,93 kr. pr. time. En timelønnet medarbejder får løn for det antal timer, han eller hun faktisk præsterer, og der skal derfor føres et timeregnskab, især hvis der er en vis fleksibilitet indbygget i ansættelsen. Det behøver ikke at være kompliceret, et enkelt regneark eller papirskema, der sendes til dig ved ugens eller månedens slutning, er ofte tilstrækkeligt. Da timelønnede medarbejdere ikke får løn på helligdage, er det almindeligt, at timelønnen ligger lidt højere, end den ville for en fastansat, som kompensation. Eller at medarbejderen opsparer et søgnehelligdagstillæg på for eksempel 3,5% af lønnen, som udbetales i forbindelse med helligdagene. Det første er klart det letteste for dig at administrere. Både funktionærer og ikke-funktionærer kan være timelønnede. I en virksomhed, hvor man er usikker på, hvor meget arbejdskraft, der er brug for, kan timelønnede medarbejdere, eventuelt med et fast antal timer garanteret pr. uge, være en løsning, indtil man kan se, at der er mulighed for at oprette en fuldtidsstilling. Timelønnede medarbejdere får overført feriepenge til Feriekonto. 2.3 Elev/lærling (EUD-elev) Ved at få en elev eller lærling, binder du dig til et 2-4 årigt forløb, og det er derfor kun en mulighed, hvis din virksomhed er i en nogenlunde stabil gænge, og du kan se et par år eller mere frem i tiden. Virksomheder, som gerne vil have elever, skal først godkendes som praktiksted. Inden for hvert fag er det faglige udvalg (tekniske uddannelser) eller erhvervsskolernes praktikadministration 49

51 (merkantile uddannelser), som har ansvaret for godkendelsen. Som regel kommer en repræsentant på besøg i virksomheden inden godkendelsen, men ellers er proceduren let. Tag kontakt til det relevante faglige udvalg for at få proceduren sat i gang. Det tager i bedste fald 3-4 uger at blive godkendt. Du kan finde den relevant information om faglige udvalg og praktikadministrationer på Du kan søge en elev ved at lave et stillingsopslag, præcist som du søger andre medarbejdere, men der er også mulighed for at lave opslag på At ansætte en elev er ikke bare at hyre billig arbejdskraft (som ikke engang kan sige op). Det kræver nemlig fra din og virksomhedens side både tid og en aktiv indsats at have en elev. Der skal afsættes tid til, at sætte eleven ind i tingene, og en elev kan kun ansættes, hvis der er fagligt relevant arbejde for personen at udføre, og som han eller hun kan lære noget af. Det er ikke tilstrækkeligt at feje gulv og løbe ærinder. Lønnen for elever ligger på ca kr. månedligt; tjek det hos den relevante fagforening, som har de præcise satser. For voksenelever altså elever over 25 år er lønnen den, som svarer til mindstelønnen for en ufaglært inden for området. Nogle gange kan der søges tilskud til voksenelever, så lønnen bringes ned på det, der svarer til en ung elevs løn. Spørg på dit lokale jobcenter, hvordan reglerne er i din branche. Der er desuden nogle særlige regler vedrørende elevers ferie, se kapitel 7. Eleven vil i løbet af praktikperioden skulle på skoleophold i et antal uger. Når eleven er i skole, får du lønnen refunderet fra AER (Arbejdsgivernes Elevrefusion). 50

52 AER tilbyder ind imellem også præmier: Hvis du ansætter en elev i en bestemt periode, vil virksomheden kunne få udbetalt en præmie. For elever, der bliver ansat inden , kan du søge om bonus og præmie på i alt kr kr. Læs mere på Ved ansættelsen laves en uddannelsesaftale, som svarer til en standard ansættelseskontrakt. Kontrakten indeholder bestemmelser om 3 måneders prøvetid. Herefter kan hverken virksomhed eller elev opsige aftalen med mindre der er tale om grov misligeholdelse. Herudover skal der laves en plan for praktikforløbet, altså hvad eleven skal lære i perioden. Det er forskelligt fra branche til branche, hvad den skal indeholde, og du får god vejledning fra det faglige udvalg om dette i forbindelse med godkendelsen. Det er vigtigt, at I som virksomhed er gearet til at have en elev. Måske får I en meget ung medarbejder, hvor jeres virksomhed er den første rigtige kontakt med arbejdsmarkedet. Han eller hun skal derfor lære overhovedet at begå sig på en arbejdsplads. Det kan godt kræve lidt tålmodighed fra kollegernes side, og siden I er bundet af kontrakten efter de tre måneders prøvetid, er det meget væsentligt, at prøvetiden udnyttes ordentligt. Eleven er også opmærksom på prøvetiden, så man kan sige, at standarden sættes i løbet af de første tre måneder. I løbet af denne periode skal du blive overbevist om, at I er et godt match og herefter fanger bordet. Hvis I skulle fortryde og vil afbryde en uddannelsesaftale midt i forløbet, er det nemlig både dyrt og besværligt: Regn med forhandlinger med fagforeningerne og mindst tre måneders løn i godgørelse, og ofte mere. I slutningen af elevtiden skal eleven bestå en fagprøve, som selvfølgelig varierer fra fag til fag, men som du bør opfordre eleven til at tage meget alvorligt, da det er den afsluttende, faglige test for eleven. 51

53 2.4 Deltidsansat Der er både fordele og ulemper forbundet med at søge og få en deltidsansat medarbejder, men det står dig frit for at gøre det. Jeg har flere gange søgt en medarbejder på deltid med henblik på fuld tid. Den formulering bruger jeg for ikke at udelukke ansøgere, som egentlig er interesserede i at arbejde på fuld tid. Det skal du naturligvis kun gøre, hvis det faktisk er tilfældet: At stillingen forventes at kunne udvikle sig til en fuldtidsstilling inden for et antal måneder. At medarbejderen starter på deltid betyder, at han eller hun er billigere for virksomheden i den introduktionsperiode, der måske er. Og tilsvarende bliver samlede omkostning i tilfælde af, at det ikke er den rette medarbejder til jobbet, en del lavere. Det viser sig nemlig, at den tid, det tager at lære virksomhederne, arbejdsopgaverne og kunderne at kende ikke bliver betydeligt forkortet af, at medarbejderen arbejder på fuld tid, men det er selvfølgelig forskelligt fra fag til fag eller fra virksomhed til virksomhed, hvordan mekanismerne er. Der er en række forhold omkring ansættelse, som der skal være ekstra fokus på, når medarbejderen starter på deltid. I skal på forhånd være enige om: Arbejdstidens placering. Er der tale om faste dage eller kan medarbejderen selv bestemme arbejdstiden inden for en vis norm pr. uge eller måned? Og hvad gør I, hvis arbejdstiden overskrides? Læs også om flekstid i kapitel

54 Hvis arbejdstiden placeres frit. Hvordan håndterer I så en sygedag, for eksempel om mandagen: Forventer du, at medarbejderen arbejder timerne ind resten af ugen? Eller kan medarbejderen være syg ugens tre første dage med løn, og herefter holde fri torsdag og fredag? De spørgsmål løses lettest, hvis medarbejderen på forhånd har meldt den kommende uges (eller måneds) arbejdsdage til virksomheden. Hvis der er tale om korte arbejdsdage, skal I muligvis lave en aftale om pauser, især hvis virksomheden betaler løn i pauserne. Som chef skal du, inden du indgår for mange aftaler om deltidsansættelser, lige overveje, hvordan det passer med strukturen og hverdagen på arbejdspladsen. Der skal måske nogle ændringer til, så medarbejderen ikke ender med at bruge tiden forkert. En medarbejder, som arbejder 15 timer ugentligt, skal måske ikke deltage i et 4 timers personalemøde hver fredag. Eller måske skal hun? Deltidsstillinger er populære. Ifølge er det i Danmark en tredjedel af kvinderne og 13% af mændene, der har skåret ned på arbejdstiden. Så det er overvejende sandsynligt, at du på et tidspunkt bliver kontaktet om at gå ned i tid af en medarbejder. Min holdning er, at ønsker om nedsat arbejdstid skal imødekommes så vidt det overhovedet er muligt. Det er også EU s holdning, hvilket blandt andet har medført, at vi har en hel lov om emnet: Deltidsloven. Der er ingen pointe i at have en medarbejder ansat i flere timer, end han eller hun ønsker at være på arbejdspladsen. Der kan selvfølgelig være tilfælde, hvor det ikke kan lade sig gøre, at medarbejderen ikke arbejder fuld tid, men det er i virkeligheden de færreste. Derimod kan det godt ske, at du ikke kan tilbyde præcist 53

55 det antal timer medarbejderen ønsker, måske fordi der skal ansættes en ny til at løse nogle af de opgaver, medarbejderen ikke kan nå, og det kan være svært at besætte en 12 timers stilling, mens det er meget lettere at finde nogen til en 18,5 timers stilling, altså en halvtidsstilling. Når I laver aftalen, er det vigtigt for både dig og medarbejderen, at I også aftaler om den nedsatte arbejdstid er permanent, eller om det er en midlertidig løsning. Og får opdateret ansættelseskontrakten! Det er især vigtigt for dig, så der ingen tvivl er, hvis der senere opstår spørgsmål om hvad, hvornår, hvem og hvor meget. Hvis du skal ansætte en anden som konsekvens af medarbejderens nedsatte arbejdstid, er det ikke til din fordel at aftale, at medarbejderen kan gå op på fuld tid igen, når hun ønsker det. Enten skal I aftale en fast periode, for eksempel et år, eller også skal I lave nedsættelsen permanent. Det betyder naturligvis ikke, at medarbejderen ikke kan komme op på fuld tid igen. Men det betyder, at medarbejderen ikke har et krav, som senere kan medføre, at du skal fyre en anden og måske dygtigere medarbejder men kan tage hensyn til virksomhedens overordnede interesser. Det kan være nødvendigt for virksomheden, at medarbejderen går ned i tid. Af økonomiske årsager, måske manglende ordretilgang, eller fordi arbejdsområderne i virksomheden har ændret sig, så der ikke er tilstrækkeligt arbejde som netop denne medarbejder kan udføre. Nedgang i arbejdstiden er så væsentlig en ændring af ansættelsesaftalen, at den skal varsles med det samme varsel, som medarbejderen har ret til i tilfælde af en opsigelse. Du kan læse om opsigelsesvarsler i kapitel 12. Du og medarbejderen kan godt aftale, at arbejdstiden nedsættes med et kortere varsel end opsigelsesvarslet, men der skal i så fald være tale om en helt frivillig aftale, også fra medarbejderens side. 54

56 2.5 Tidsbegrænset ansættelse/vikariat Ind imellem har vi brug for medarbejdere, som er ansat i en begrænset periode. Det kan være i forbindelse med projekter, som har et naturligt afslutningstidspunkt, eller vikariater i forbindelse med barsel, orlov eller langtidssygdom. Når du ansætter en medarbejder i et tidsbegrænset job, skal det fremgå af ansættelseskontrakten, for eksempel med formuleringen: Ansættelsesforholdet ophører uden yderligere varsel den dd.mm.åååå. Hermed er tidspunkt for fratræden aftalt i forbindelse med ansættelsen, og medarbejderen har ikke krav på yderligere varsel eller godtgørelse vedrørende opsigelsen. Hvis du ønsker at opsige en medarbejder før tid, gælder de helt almindelige opsigelsesvarsler, som du kan læse om i kapitel 12. Hvis du har ansat en medarbejder i et begrænset tidsrum og ønsker at forlænge aftalen, når medarbejderens kontrakt er ved at udløbe, kan det ske på tre måder: 1. Hvis der er objektive kriterier (for eksempel at projektet ikke er færdigt, den barslende har forlænget sit fravær eller den sygemeldte har fået en forlængelse af sin sygemelding), kan du forlænge med endnu en tidsbegrænset periode. Medarbejderen kan overgå i endnu en tidsbegrænset ansættelse, f.eks. fra en projektstilling til et barselsvikariat. 55

57 2. Du kan ikke ansætte en medarbejder på gentagne tidsbegrænsede kontrakter uden at have et objektivt kriterium, det vil sige en helt specifik begrundelse for tidsbegrænsningen. 3. Du kan fastansætte personen. Navnlig funktionærlovens lange opsigelsesvarsler kan virke bekymrende for nogle chefer: Hvis medarbejderen har været ansat mere end fem måneder, er der hele tre måneders opsigelsesvarsel, og det kan virke attraktivt at ansætte nye medarbejdere i projektstillinger med tidsbegrænsning på for at undgå det lange opsigelses varsel eller forlænge bagkanten. Hvis du ansætter en medarbejder for et halvt eller et helt et år ad gangen i noget, som kan beskrives som en fast stilling, og du forlænger den tidsbegrænsede ansættelse, vil medarbejderen kunne hævde, at ansættelsesformen er en måde at undgå de normale opsigelsesvarsler på og få ret, hvis sagen ender i en konflikt og kommer for retten. Så forlængelse af tidsbegrænsninger uden et klart objektivt formål er et no-go. 2.6 Direktør Når direktørerne også skal nævnes, er det fordi denne type ansatte har et selvstændigt ansvar og ikke er omfattet af alle de regler, som andre medarbejdere er. De arbejder ikke under instruks men er en del af ledelsen sammen med bestyrelsen, forretningsudvalget, eller hvad I måtte have af styrende organer. Ferieloven og funktionærloven gælder ikke direktører. Hvis direktøren ikke har selvstændigt overordnet ansvar, ikke kan ansætte og afskedige medarbejdere og ikke er anmeldt til Erhvervs- og selskabsstyrelsen, er vedkommende måske ikke direktør, og medarbejderen er så alligevel omfattet af for eksempel funktionærloven. Det er altså ikke titlen men indholdet i 56

58 arbejdet, der afgør, om vi ansætter en direktør eller en almindelig medarbejder. Reglerne er anderledes og færre for ansættelsen af direktører markedet er mere frit. Derfor skal ansættelseskontrakten for en direktør udarbejdes grundigt, og den er som regel mere om fattende end almindelige ansættelseskontrakter. Man kan i kontrakten henvise til for eksempel ferieloven eller andre love i det omfang det er relevant. Direktørkontrakten skal som minimum indeholde: navn og adresse på direktør og virksomhed starttidspunkt ansvarsområde og stillingsbeskrivelse arbejdssted og arbejdstid aflønning, herunder også goder som bil, telefon, pension, bonusordninger mv. evt. bijob under ansættelsen (f.eks. bestyrelseshverv i andre virksomheder) ferie og løn under ferie sygdom og løn under sygdom evt. konkurrence- og/eller kundeklausul under og efter ansættelsen tavshedspligt både under og efter ansættelsen loyalitetspligt rettigheder til immaterielle aktiver, for eksempel det materiale, som direktøren producerer under ansætelsen opsigelsesvarsler fra direktørens og virksomhedens side samt opsigelse ved misligeholdelse hvor og hvordan afgørelse af uenigheder om ansættelsesforholdet finder sted direktørens og virksomhedens underskrifter 57

59 Du kan finde mange eksempler på direktørkontrakter ved at søge på nettet, men hver eneste virksomhed/direktør-konstellation er forskellig fra amdre, og hver eneste kontrakt skal derfor udarbejdes individuelt. Få gerne din advokat til at skimme den igennem. Du kan regne med, at direktøren gør det samme. 2.7 Revalidering, virksomhedspraktik og løntilskud Det kan være fristende at ansætte en medarbejder med løntilskud eller med hele lønnen betalt fra det offentlige. Det er umiddelbart billig arbejdskraft. Men som regel følger der nogle særlige forpligtelser med, som du er nødt til at forholde dig til, inden du vælger denne type arbejdskraft. Dels er der nogle formelle krav, din virksomhed skal opfylde, men de er ikke svære at imødekomme, og det lokale jobcenter hjælper meget gerne ved at komme på besøg i virksomheden, så formalia kan komme på plads. Men især er der nogle særlige forhold omkring den enkelte medarbejder. Man kan selvfølgelig sige, at jo større ledighed, vi har, jo større bliver puljen af mulige medarbejdere med tilskud, og jo flere af dem er bare uheldigvis blevet arbejdsløse. Men nogle af de, som har været arbejdsløse i lang tid, har brug for hjælp til at komme rigtigt ind på arbejdsmarkedet igen. Det er meget individuelt, hvilke behov der er tale om. Der kan være tale om fysiske, praktiske, faglige eller sociale udfordringer, og som arbejdsgiver må du gøre dig klart, at I som virksomhed skal have overskud til at tage imod en medarbejder med en eller flere særlige udfordringer, når I siger ja til en medarbejder på revalidering eller i løntilskud. Måske er det en idé at starte med en kortere virksomhedspraktik. Både dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere kan få tilbudt virksomhedspraktik. Praktikperioden er fire uger, og der er ingen økonomiske omkostninger forbundet med praktikopholdet for 58

60 virksomheden. Dog kræver det fra virksomhedens side, at der er tidsmæssigt overskud og arbejdsopgaver til praktikanten. For personer som er på revalidering, som ikke har erhvervserfaring, eller som har været ledige meget længe og ikke har kunnet finde job, heller ikke med løntilskud, kan perioden være 13 uger eller nogle gange længere. Det er både ønskeligt og hensigtsmæssigt, hvis praktikken munder ud i en fastansættelse, men det er ingen betingelse for at få en medarbejder i virksomhedspraktik, at du mener, I har en stilling ledig. De fire uger være en rigtig god lejlighed til at afprøve en medarbejder gratis. Hvis medarbejderen kan ansættes men mangler nogle få specifikke kvalifikationer, vil jobcentret som regel være behjælpelige både med at finde et egnet kursus og med finansieringen af det. Personer, som har været ledige i et stykke tid og har krav på et aktiveringstilbud i følge deres jobplan, kan få et løntilskudsjob. Herudover kan følgende grupper: nyuddannede handicappede førtidspensionister (nedsat tilskudssats) personer med nedsat arbejdsevne (fleksjobbere) revalidender. I private virksomheder skal den nye medarbejder have en løn, som følger overenskomsten, og virksomheden får refunderet en del af lønnen. Hvor meget, der refunderes, kan du se på Arbejdsmarkedsstyrelsen hjemmeside, under Regler og satser. I 2011 er tilskuddet 68,55 kr. pr. time. Hvis I ikke er omfattet af en overenskomst, vil man skele til virksomhedens lønniveau og arbejdsmarkedets forhold generelt. I kapitel 3 kan du 59

61 læse om, hvordan man finder ud af, hvad de samlede udgifter for virksomheden er, når du ansætter en medarbejder. Medarbejderen kan være hos jer med løntilskud i maks. 12 måneder, men som hovedregel vil jobcentret (eller dem, de har sat til at administrere den lediges jobplan typisk en anden aktør ) foreslå 3-6 måneder, så periodens længde er til forhandling. En virksomhed kan have et passende antal i løntilskud i forhold til antallet af almindelige medarbejdere, og stillingen skal være en nettoudvidelse, hvilket betyder, at personen i løntilskud ikke må erstatte en anden medarbejder.der er desuden regler om, at medarbejderne i virksomheden skal involveres i beslutningen om at ansætte en lønmodtager med tilskud. I modtager måske et skema til udfyldning fra jobkonsulenten, når I får en medarbejder på løntilskud, for at sikre at reglerne overholdes. En person på revalidering har en begrænsning i sin erhvervsevne. Revalideringens formål er at give personen de redskaber, der skal til, for at han eller hun kan komme til at forsørge sig selv igen. Revalideringsforløbet kan være kort eller langvarigt, og der er flere strenge at spille på, end når der er tale om løntilskud. Du kan derfor blive kontaktet af personer på revalidering, som har en jobplan med virksomhedspraktik i længere tid end 13 uger, eventuelt på deltid eller med fleksibel arbejdstid der findes alle mulige løsninger. Som regel, men ikke altid, uden udgift for virksomheden, og har medarbejderen brug for særlige hjælpemidler eller lignende, bliver disse betalt af kommunen. Fordi revalideringsforløbene er individuelle, skal du tjekke forsikrings forholdene i forbindelse med at medarbejderen tiltræder. Din kontaktperson hos jobcentret, kommunen eller anden aktør kan svare på alle spørgsmål af praktisk karakter. 60

62 2.8 Under 18 år En eller flere unge medarbejdere er en god løsning for mange virksomheder, som står i vadestedet mellem at have brug for hjælp og alligevel ikke arbejde nok til en voksen medarbejder. Vi ser unge medarbejdere i supermarkeder og andre butikker, de helt unge deler aviser ud, og på kontorer kan de unge gå ærinder, pakke post og hjælpe med lettere kontorarbejde. De almindelige regler om ansættelseskontrakt, opsigelsesvarsler, feriepenge og funktionærloven gælder også for unge. Men når du ansætter en person under 18 år, er der yderligere en række regler, du skal kende til. Jo yngre medarbejderen er, jo flere regler er han eller hun omfattet af. Børn under 13 år må som udgangspunkt slet ikke arbejde. Der kan søges dispensation hos politiet for eksempel til kulturelle aktiviteter. Børn på mellem 13 og 15 år og unge som er skolesøgende, også selvom de er over 15 år, må kun arbejde 2 timer dagligt på hverdage og maks. 7 timer på skolefridage for de 14-årige og 8 timer for de 15-årige. I alt må de højst arbejde 12 timer ugentligt i skoleuger. De må ikke arbejde om natten, og de må ikke arbejde alene om aftenen. Herudover er der en hviletidsregel: De skal have 14 timers samlet frihed i døgnet. Unge over 15 år, som ikke går i skole, må arbejde 8 timer om dagen og have den samme ugentlige arbejdstid som voksne, dog ikke mere end 40 timer ugentligt. 12 timers hviletid er påkrævet, og natarbejde er ikke tilladt. Inden for hele unge-området er der en skærpet pligt for arbejdsgiveren til at passe på, at de unge ikke kommer til skade. Der er derfor en lang række bestemmelser om, hvilket arbejde de unge må ud- 61

63 føre. For eksempel er der begrænsning på, hvor tunge løft, de unge må udføre, og der er en række kemikalier, de slet ikke må arbejde med. Kik på som har nogle rigtig gode vejledninger og en gratis hotline for arbejdsgivere på tlf Uanset om din virksomhed er omfattet af en overenskomst eller ej, kan det godt betale sig at følge de minimumslønninger, som er aftalt inden for de forskellige områder. Eller måske gå lidt over, bare for at være en attraktiv arbejdsplads for de kvikke unge. Lønnen ligger typisk på ca. 55 kr. i timen, men tjek det, når det bliver aktuelt. På kan du finde en fin oversigt over lønninger, opdelt efter fag, til unge. Er der tale om ansættelse af dine egne børn, er der mere information i næste afsnit, Ansættelse af familiemedlemmer. 2.9 Ansættelse af familiemedlemmer Er du chef i et selskab, får du formentlig selv løn med A-skat, ATP og hele molevitten. Er din virksomhed personligt ejet, får du ikke løn men hæver forventet overskud og betaler B-skat. Derimod kan du godt ansætte din ægtefælle, hvis han eller hun udfører et stykke arbejde i virksomheden. Indehavere af personligt ejede virksomheder kan vælge at få fradrag for med arbejdende ægtefælle i stedet for at udbetale løn. Men det er helt o.k. at ansætte sin ægtefælle og udbetale løn på helt almindelige vilkår. Det er også i orden at ansætte sine egne børn. Der er bare to forudsætninger, der skal være opfyldt: 62 Barnet skal være fyldt 15 år inden 1. januar i det år, hvor ansættelsesforholdet startes. Der skal være tale om et reelt stykke arbejde, som modsvares af en passende løn.

64 Hvis du overfører et fast beløb til dit barn hver måned, kunne tanken ledes hen på, at der er tale om en kreativ anvendelse af den unges personfradrag, og det er naturligvis ikke lovligt. Derfor bør barnet føre timesedler eller arbejdstidsskemaer, som andre medarbejdere i virksomheden gør det, så du er i stand til at dokumentere arbejdsindsatsen, hvis det skulle blive aktuelt. Det er meget almindeligt, måske især i unge virksomheder, at ansætte familiemedlemmer. Der er måske en forælder på efterløn, der hjælper til nogle timer og rigtig mange virksomheder drives af et ægtepar. Du kan også som arbejdsgiver få lyst til at hjælpe et fjernere familiemedlem, som har brug for et job. Dog kræver situationen særlig omtanke, inden du ansætter søskende, kusiner og hele svigerfamilien: Har I fælles interesser, eller er der mulighed for, at denne ansættelse vil ende i en konflikt? Lønforhandlinger eller diskussion om arbejdsindsatsen skal helst kunne holdes på arbejdspladsen og ikke bringes med til hverken familiefødelsdage eller påskefrokosten. Er du i tvivl, så afgræns fra starten, sådan at jeres aftale udløber efter for eksempel et halvt år. På den måde har begge parter en udgang inden for en overskuelig tidsramme, hvis det viser sig, ikke at være en god løsning at arbejde sammen Ulønnet arbejdskraft Ulønnet arbejdskraft kommer i mange indpakninger og med en mere eller mindre tæt tilknytning til virksomheden og en mere eller mindre formel rolle i virksomheden. Der kan være tale om bestyrelsesmedlemmer eller medlemmer af et advisory board, som arbejder gratis enten i en opstartsperiode eller permanent medarbejdere i virksomhedspraktik og revalidender praktikanter og specialestuderende familiemedlemmer og venner 63

65 Hvis de frivillige medarbejdere deltager i konferencer, kurser eller andre aktiviteter på virksomhedens vegne, kan du betale udgiften til aktiviteterne helt på linje med, hvis der var tale om lønnede ansatte. Tilsvarende kan de frivilligt arbejdende få gratis kaffe, te, vand osv. på arbejdspladsen. Det er også i orden, at de får en julegave, som firmaets ansatte gør. Dog skal den sidste gruppe familiemedlemmer og venner behandles særskilt, fordi der kan være et interessesammenfald: At din ægtefælle eller dit barn ved enkelte lejligheder har hjulpet dig med noget i virksomheden, berettiger dig ikke til at give dem lejlighedsgaver på firmaets konto. Er du i tvivl, så spørg din bogholder, revisor eller SKAT. Lige så snart der kan stilles spørgsmål til, om det er af hensyn til virksomheden eller af hensyn til dine private forhold og det kan der med gaver til familie og venner så skal man være ekstra forsigtig. Tjek arbejdskadeforsikringen for de frivillige medarbejdere. Valgte bestyrelsesmedlemmer er som hovedregel ikke omfattet af arbejdsskadeforsikringen, og det er vel heller ikke et påtrængende spørgsmål de fleste bestyrelsesmøder foregår stille og roligt rundt om et bord. Men der kan tegnes en særlig forsikring, hvis bestyrelsen f.eks. jævnligt skal ud på byggepladser, olieboreplatforme eller andre steder, hvor der er risiko for at få en jernstang i hovedet. Arbejdsskadeforsikringen dækker nogle gange frivillige medarbejdere ud over bestyrelsesmedlemmer, andre gange ikke. Det afhænger blandt andet af, om medarbejderen kan siges at udføre et stykke arbejde eller bare giver en hånd med. Det er Arbejdsskadestyrelsen eller dit forsikringsselskab, du skal spørge, hvis du er i tvivl Freelancere Freelancere er selvstændigt erhvervsdrivende, som lever af at sælge deres egen tid. Freelancere kan både have egne kunder og arbejde for andre virksomheder. For eksempel kan en grafiker ar- 64

66 bejde for og fakturere et reklamebureau, som sælger freelancerens ydelser videre til sine kunder, og samtidig have et antal kunder, som han eller hun selv udfører grafisk arbejde for. Det kan ofte betale sig at hyre en freelancer frem for at ansætte en medarbejder. Der er en række åbenlyse fordele: Udgiften flyttes fra en fast omkostning til en variabel omkostning du kan engagere freelancere efter behov. Freelanceren sender en faktura, du skal derfor ikke udbetale løn og feriepenge, og der er ingen skjulte omkostninger. Freelanceren får kun løn for de udførte timer; du har ingen risiko i forbindelse med sygdom, barsel og andet fravær. Personer, som kan se en fordel i freelanceformen, er som regel dygtige til deres arbejde de kan ikke sælge deres arbejdstid på den måde, hvis de ikke kan udføre jobbet og ikke er stabile. Især i perioder, hvor man i virksomheden ikke kan afgøre, om der er grundlag for en fastansættelse eller om arbejdsmængden ikke er stabil nok, kan freelancere være en rigtig god løsning. Men der er også virksomheder, som vælger ikke at have ansatte men engagere freelancere blandt andet fordi det så er muligt at have mange kompetencer fordelt på mange mennesker at vælge mellem, når hver enkelt opgave skal løses. Der er selvfølgelig også nogle ulemper: Først og fremmest er freelancere dyrere pr. arbejdstime end de fleste lønmodtagere. Hvilket er rimeligt, siden freelanceren har flere udgifter og mindre tryghed end ansatte har. Herudover er freelancerne i bogstaveligste forstand ude på det fri marked, så loyaliteten strækker sig i nogle tilfælde ikke længere end til det næste, bedre tilbud. Og det 65

67 er jo også rimeligt nok, siden de, der ansætter freelancere, som regel ikke er i stand til at garantere dem hverken et fast timeantal eller et langt opsigelsesvarsel. Det er ikke sikkert, at det er nødvendigt med en masse papirarbejde for at booke en freelancer. Det kommer an på, hvor tæt samarbejdet er og i nogen grad afhænger det også af arbejdets karakter. Er der tale om en enkeltstående opgave, er det almindeligt, at aftalen indgås helt konkret for eksempel ved, at man mailer frem og tilbage om, hvilken opgave der skal udføres, tidsfristen og betalingen. Men i de fleste tilfælde er det alligevel en god idé at skrive en kontrakt, hvor de grundlæggende vilkår for samarbejdet er ridset op. Navnlig når der er tale om et længere samarbejdsforløb, hvor freelanceren er fast tilknyttet. Kontakten kan for eksempel indeholde: 66 navn og adresse på køber og sælger typen af arbejde, der skal udføres hvor lang tid arbejdet forventes at tage hvornår arbejdet kan anses for at være færdiggjort kvalitetsmæssigt hvornår opgaverne skal løses inkl. evt. deadlines prisen og betalingsbetingelserne hvordan freelanceren præsenterer sig over for din kunde, f.eks. om freelanceren har en på jeres domæne (hvis freelanceren har kundekontakt) tavshedspligt hvordan samarbejdet kan opsiges eller ophører En freelancekontrakt er ikke det samme som en ansættelseskontrakt, selvom den er lige så bindende. Men freelancere har flere beføjelser til selv at disponere, og du kan ikke forlange, at de står til rådighed på samme måde som ansatte gør. En free-

68 lancekontrakt er en aftale, som indgås mellem to selvstændigt erhvervsdrivende. Man kan ikke omgå alle de regler der findes i forhold til ansatte, ved at hyre dem ind som freelancere i stedet: Hvis freelanceren ikke bærer en risiko og selv kan organisere sit arbejde men arbejder under instruktion og/eller ikke kan have andre kunder i samme branche, kan aftalen ligne en omgåelse af de regler, vi har for at beskytte ansatte medarbejdere. I tilfælde af uenighed, vil du i retten kunne blive anset for at være arbejdsgiver for freelanceren, og hermed kan du blandt andet risikere at skulle betale feriepenge oveni den aftalte pris, og du kan blive indblandet i en eventuel skatterestance, fordi der burde være indeholdt A-skat af lønnen. I kapitel 3.1 kan du læse om, hvad en ansat medarbejder egentlig koster. Når du dertil lægger et passende tillæg for manglende betaling for sygedage, ferie samt at freelanceren har mindre tryghed og skal afholde flere udgifter selv, for at drive sin virksomhed, kan du finde frem til en passende pris, som både matcher freelancerens krav og din virksomheds økonomi Honorar Honorar er udbetaling af vederlag for enkeltstående ydelser uden for et tjenesteforhold. Det vil sige, at hvis der er tale om en ansættelse, er det ikke et honorar men løn. Hvis der er tale om fakturering fra en anden virksomhed, herunder en personligt ejet virksomhed, er der heller ikke tale om et honorar. Honorar kan udbetales for eksempel til medlemmer af en bestyrelse, til en optrædende, foredragsholder eller kunstner. Forfattere får honorar for deres bøger. Løser en privatperson en specifik opgave en enkelt gang, kan der også være tale om et honorar, når ikke man kan sige, at der udføres et arbejde, hvor man er under instruktion. 67

69 Honorarer udbetales uden indeholdelse af A-skat og AM-bidrag, men det betyder ikke, at modtageren ikke skal betale skat af pengene. Den bliver bare afregnet direkte mellem honorarmodtageren og skattevæsenet, senest i forbindelse med selvangivelsen for det år, honoraret er modtaget. Hvis du udbetaler honorar, skal du indberette udbetalingen til SKAT via e-indkomst, så selvom honorarudbetalinger medfører mindre administration, fordi der ikke skal afregnes skat, ATP og feriepenge, er der stadig administration forbundet med udbetalingen. De, som i forvejen har et lønsystem, vælger gerne at bruge lønsystemet til honorarudbetalingen, fordi årsopgørelsen så bliver korrekt, uden at man særskilt skal huske de enkelte honorarudbetalinger. Hvis en person løser en arbejdsopgave gentagne gange i løbet af et år for din virksomhed, kan grænsen mellem, hvornår det er o.k. at udbetale et honorar, og hvornår der skal indeholdes A-skat, blive overskredet. Det vurderes ikke ud fra et præcist antal gange eller et bestemt beløb det er en helhedsvurdering. Men SKAT vil helst have skatten indbetalt løbende (A-indkomst), og er du i tvivl, er I nok stærkt på vej hen mod et arbejdsforhold med A-skat og hele molevitten. Dit lokale skattecenter vil gerne vejlede ring til dem Sort arbejde Begrebet sort arbejde dækker over den situation, hvor en arbejdsgiver udbetaler løn til en medarbejder uden at indberette beløbet til SKAT. Sort arbejde er ulovligt. Der er mange virksomheder, hvor den slags er helt utænkeligt. Der er også virksomheder, hvor sort arbejde eksisterer i bedste velgående, for omfanget af det sorte arbejde i Danmark løber op 68

70 til en værdi af omkring 50 mia. kr. pr. år. Hvoraf en stor del naturligvis ikke er sort arbejde, der udføres for virksomheder men for private. Men alligevel! Jeg har oplevet, at en ansøger til et deltidsjob anført, at hun ønskede 140 kr. i timen, men 100, hvis pengene kunne udbetales sort. Så selvom du aldrig selv har tænkt tanken, kan du godt få et tilbud fra en medarbejder om sort arbejde. Og det skal du så ikke tage imod! Du kan mene, hvad du vil, om skattetrykket i Danmark. Der er moralske, samfundsmæssige overvejelser i dette emne. Og økonomiske. Ulemperne ved sort arbejde for din virksomhed er mange og fordelene næsten ikke til at få øje på: Hvis din virksomhed ikke tjener sorte penge, skal du selv betale (top)skat af de sorte lønninger, inden de udbetales. Medarbejderen har ingen kontrakt og dermed intet opsigelsesvarsel men kan forlade virksomheden fra dag til dag. Arbejdsskade- og erhvervssygdomsforsikringerne dækker ikke. Hvis din medarbejder kommer ud for en ulykke, kan det blive meget dyrt. I en konflikt med en medarbejder, står du meget dårligt, hvis hele eller en del af lønnen er udbetalt sort, fordi du ikke kan dokumentere, at medarbejderen har fået, hvad han eller hun har krav på. Din virksomhed bliver mere sårbar, når nuværende og tidligere medarbejdere ved, at du har en sort økonomi som de til enhver tid kan fortælle SKAT om. Medarbejderen bliver fastholdt i en grundlæggende uholdbar situation, hvis han eller hun modtager overførselsindkomster, f.eks. dagpenge eller bistandshjælp og samtidig arbejder for dig. 69

71 Helt firkantet kan man sige, at økonomien ikke hænger sammen i virksomheder, som hyrer sort arbejdskraft, hvis de ikke også selv udfører sort arbejde. Derfor vil en enkelt opdaget sort udbetaling lede al opmærksomhed hen på din virksomheds forhold i øvrigt. Har du allerede medarbejdere, som arbejder sort for dig, kan det være en svær proces at få unoderne afskaffet. Men det kan godt lade sig gøre og ingen medarbejder er så vigtig for din virksomhed, at han eller hun skal kunne fastholde dig i en ulovlig og for dig risikabel aftale. Lav en plan og gennemfør den. Det er det bedste for din virksomhed og nattesøvn i længden. 70

72 3. Løndannelse Løn er ikke bare penge, indsat på medarbejderens konto. Der kan indgå mange andre elementer. Dette kapitel handler om de forskellige dele, der til sammen udgør betalingen for en medarbejders arbejde. Ud over lønnen er der også en række omkostninger, som medarbejderen ikke får fornøjelse af i hvert fald ikke lige med det samme. Men som du skal have med i budgettet. Dem kan du læse om i kapitel 4. I Danmark har vi ingen egentlig mindsteløn. Så i princippet er der fri adgang til at opnå den bedst mulige aftale. Både for arbejdsgiveren og lønmodtageren. Dog er der i de fleste men ikke alle overenskomster nævnt en minimumsløn, og den kan det som regel svare sig at skæve til for at finde ud af, hvor niveauet ligger inden for dine medarbejderes felt, også selvom I ikke har tiltrådt en overenskomst. Lønniveauet fastsættes langt hen ad vejen efter de helt almindelige regler om udbud og efterspørgsel. I perioder med meget lav ledighed, stiger lønningerne: Medarbejderne står i en bedre forhandlingssituation, hvis de kan få et andet og lige så attraktivt job så let som ingenting. I de perioder går opgaven ud på overhovedet at skaffe arbejdskraft og til en pris, vi kan betale. Det er jo ikke alle virksomheder, der bare kan sætte prisen på deres varer eller ydelser op. Nogle virksomheder har en strategi, der går på at tiltrække og fastholde personalet ved at være lønførende. Det kan vi jo ikke 71

73 alle sammen være. Men ved at sammensætte lønnen hensigtsmæssigt, kan vi få mest muligt ud af pengene. 3.1 Økonomi og lønpakker hvad koster en medarbejder Inden du går i gang med at fastsætte lønnen, skal du vide, at der er masser af ekstra omkostninger forbundet med at have en medarbejder. Normalt regner man med, at en medarbejder koster mindst 135% af sin løn. Det vil sige, hvis en medarbejder får kr. i løn, skal der afsættes kr. i budgettet, inden alle omkostninger er betalt. Den procentdel kan naturligvis variere meget fra virksomhed til virksomhed, hvor blandt andet arbejdsgiverbetalte pensionsordninger kan gøre en stor forskel. Ud over den faktisk udbetalte løn skal du regne med feriepenge eller ferie med løn (beregn 12,5%) ATP, AER, AES, ATP-fib, barselsfond, lovpligtig arbejdsskadeforsikring (afhængig af branche kr. pr. år pr. medarbejder, se kapitel 4) manglende indtægt i forbindelse med medarbejderens sygefravær eventuel sygedagpengeforsikring, hvis medarbejderen får dagpenge eller løn under sygdom eventuelle andre fraværsdage, f.eks. barnets første sygedag frynsegoder, f.eks. julegaver og mobiltelefon arbejdsgiverbetalt pensionsordning Hertil kommer en række meromkostninger til etablering af arbejdspladsen, eventuelle kurser og oplæring af medarbejderen. Altså startudgifterne. Og de løbende udgifter: Hvis medarbejderen arbejder foran en pc, hvor ofte skal den så udskiftes? 72

74 Hvor medarbejderen fokuserer på, hvad han eller hun faktisk får ud af at gå på arbejde, skal du fokusere på de samlede omkostninger. Hver eneste medarbejder skal direkte eller indirekte kunne tjene sin egen løn hjem alt inklusive. Og også bidrage lidt til bundlinjen, ikke? Udtrykket lønpakker dækker over den samlede honorering af medarbejderens indsats. Når en virksomhed skriver, at de tilbyder en attraktiv lønpakke betyder det, at lønnen er sammensat af flere dele, det kan f.eks. være løn, pensionsordning og frynsegoder i et forhold, som virksomheden selv finder attraktivt. I nogle tilfælde er lønpakkerne fleksible. Det vil sige, at der er en række tilbud, som medarbejderne kan vælge imellem, sådan at hver medarbejder kan sammensætte den lønpakke, der passer hende eller ham bedst. Nogle vælger måske en stor pensionsordning men ingen fri telefon. Andre vælger en uges ekstra ferie men en lidt mindre kontantløn. Lønpakkerne kan kombineres på utallige muligheder, og den eneste ulempe ved dem er, at mange muligheder øger det administrative arbejde. Så kast dig ikke ud i avancerede lønpakker, før du har styr på den grundlæggende lønog personaleadministration. 3.2 Akkord, provision, bonus og fantomaktier De fleste medarbejdere er ansat på vilkår, hvor de sælger deres tid: De får en fast løn pr. time eller pr. måned. Men i nogle tilfælde, kan det være en fordel at knytte aflønningen til det resultat, medarbejderen opnår frem for den tid, der bruges på det. Både akkord, provision og bonus er begreber, der bruges i forbindelse med sammensætning af lønnen som resultatløn eller incitamentløn. Akkordløn vil sige, at medarbejderen får løn efter hvor meget han eller hun præsterer. Det er mest almindeligt i produktions- 73

75 branchen, hvor man med akkordløn kan udregne den præcise pris pr. produceret enhed. Lønnen bliver udregnet på basis af, hvad man forventer at en medarbejder kan producere på en time, og akkorden gør, at medarbejderen får en højere løn ved at arbejde hurtigere eller mere effektivt. Ligesom ved akkordløn, udbetales provision pr. produceret enhed. En sælgerkan f.eks. få provision af det salg, der bliver genereret i hans eller hendes kundekreds. Eller telefonsælgere, som får løn for hvert gennemført salg men ikke for de opringninger, som ikke medfører et salg. Både for akkord- og provisionslønnede er det almindeligt, at lønaftalen er kombineret, sådan at der gives en fast, lavere grundløn, eller garanteret løn, men at en større eller mindre del afhænger af resultaterne. En bonusaftale går ud på, at medarbejderen får udbetalt et beløb oven i den aftalte løn, hvis medarbejderen, afdelingen eller virksomheden når nogle bestemte mål. Bonusaftaler er mest udbredte i større virksomheder, blandt de højst lønnede medarbejdere, men også mange mindre virksomheder har indført bonusordninger med blandet succes. Mest udbredt er bonusordningerne blandt ledende medarbejdere: Rigtig mange direktører har en bonusordning, som knytter sig til virksomhedens resultat eller direktørens ressortområdes delresultat. For eksempel kan en salgsdirektør få bonus, hvis salgsmålene opnås. Meningen med bonussystemet er selvfølgelig at få medarbejderne til at arbejde mere/hårdere for at nå resultaterne, og mange på bonusordninger arbejder også mere end de foreskrevne 37 timer om ugen. 74

76 De steder, hvor bonussystemet fungerer bedst, er der, hvor man har en gennemarbejdet aftale at forholde sig til. Der kan nemlig i forbindelse med bonusberegningen opstå mange spørgsmål: Hvis butikken lukker på grund af vandskade i tre uger, hvordan påvirker det så bestyrerens bonus? Kan bogholderen, som ikke får materialet rettidigt, miste sin bonus, når regnskabet ikke bliver lukket inden for deadline? Hvis afdelingen ikke når sine mål pga. afdelingslederens langtidssygemelding, kan medarbejderne så få sin bonus alligevel? Skal der beregnes ferietillæg og/eller feriepenge af den udbetalte bonus? Har en medarbejder på barselsorlov ret til den bonus, hun ville have fået, hvis hun stadig havde været på arbejde? Skal virksomheden betale pensionsbidrag af den udbetalte bonus? Løse aftaler om bonus vil ofte stille medarbejderne nogle forventninger i udsigt, som ledelsen ikke kan honorere. Både bonusaftaler, som er uklare, og bonusordninger, som tages af bordet igen, fordi de ikke fungerer, skaber utilfredshed blandt de ansatte. Kreative chefer kan bygge alle mulige betingelser ind i bonusordningerne. F.eks. at medarbejderen ikke opsiger sin stilling i en periode på måske 6-12 måneder efter en bestemt handel er gennemført. Altså en fastholdelsesbonus. Hvis medarbejderen ikke er ansat i en direktørstilling men er omfattet af funktionærloven, er det en god idé at vende bonusaftalen med en advokat, hvis der er elementer af denne karakter med i ordningen. Formuleringerne kan være afgørende for, om det er o.k. eller ulovligt. Gode bonusordninger virker, og medarbejderne oplever, at de får noget ud af at gøre en ekstra indsats. Men start forsigtigt og med en gennemtænkt aftale, så det ikke er her, uenigheden opstår. 75

77 Fantomaktier er en incitamentløn, som knytter sig direkte til virksomhedens bundlinje og især til udlodning af udbytte. I den reneste form handler det om, at medarbejderne får tildelt et antal aktier, som ganske vist ikke eksisterer i virkeligheden og hverken kan købes eller sælges, men som giver medarbejderen ret til at få udbetalt en bonus, som svarer til det udbytte, medarbejderen ville have fået, hvis han eller hun havde ejet rigtige aktier eller anparter. Det er en relativ enkel måde at administrere en bonusordning på. Dog kan der være visse vanskeligheder, for det er jo ikke altid, at ejerne vælger at udbetale et overskud som udbytte. Lige så ofte lader man hele eller en del af overskuddet blive i virksomheden for at konsolidere den. Det problem kan løses ved at skrive ind i aftalen om fantomaktierne, at medarbejderne har krav på samme udbytte som der udbetales til ejerne forholdsmæssigt selvfølgelig. Men at medarbejderne altid har krav på, at der beregnes udbytte af x% af overskuddet, uanset om ejerne vælger at udbetale til sig selv eller ej. Fantomaktier har den fordel, at man kan aftale, at de bortfalder ved fratræden, om end der kan blive tale om en procentvis udbetaling, hvis medarbejderen opsiger sin stilling midt i et regnskabsår. 3.3 Løntillæg Nogle virksomheder arbejder med et fast-løn-plus-tillæg-system. For eksempel får pædagoger et tillæg for at tage på koloni med børnene, fordi de er hjemmefra i flere døgn. For nogle chefer gør det lønforhandlingerne lettere, at der er sat en række muligheder op og ikke andre. Det kan være en måde at synliggøre virksomhedens lønpolitik på. 76

78 Der er fuldstændig frit slag inden for området tillæg, men man kan arbejde med personligt tillæg (for medarbejderens generelle indstilling, engagement og kompetencer) kvalifikationstillæg genetillæg (for at påtage sig arbejde uden for normal arbejdstid) ansvars- eller ledelsestillæg opgavetillæg Der kan være tale om både faste tillæg og periodiske tillæg. En medarbejders løn kan så bestå af en grundløn + forskellige faste tillæg, som synliggør, at lønnen ikke bare udbetales for at sidde i stolen, men at en større eller mindre del af lønnen knytter sig direkte til nogle ansvarsområder eller er betinget af, at medarbejderen udfører bestemte arbejdsopgaver. De periodiske tillæg er især nyttige, fordi du kan bruge dem til at slå en handel af med medarbejderen: Er afdelingslederen sygemeldt, og en anden træder i stedet, kan et tillæg, som kun løber i afdelingslederens sygeperiode, være relevant. Har I et stort projekt, som kræver en ekstra indsats, kan det motivere medarbejdere til at løbe lidt hurtigere i en bestemt periode, hvis det også udmønter sig på lønsedlen. Der skal beregnes feriepenge af tillæg, og de faste tillæg skal som hovedregel også udbetales, hvis medarbejderen holder ferie med løn. Om der også skal beregnes pension afhænger af den konkrete aftale, I indgår. 3.4 Frynsegoder med og uden kontantlønsnedgang En frynsegode er en fordel, der følger med ansættelsen ud over den kontante betaling for arbejdet. Personalegoder eller fryn- 77

79 segoder er populære, fordi de i mange tilfælde er skattefri for medarbejderen og men udgifterne er fuldt fradragsberettigede for virksomheden. Selvom frynsegoder er attraktive, og både medarbejdere og virksomhed kan have en interesse i dem, skal du være opmærksom på, at I både skal være oppe på dupperne for at følge med i reglerne, og at det kræver administration at have ordningerne. Mere eller mindre afhængig af, hvilken fryns der er tale om. For en række personalegoder, er der særlige regelsæt. F.eks. for fri bil, kantineordninger og fri telefon (læs kapitel 3.5 om multimedie skat). Der sker en særlig beskatning af disse goder. Frynsegoder kan tilbydes mod kontantlønsnedgang, også kaldet bruttolønsordning. Princippet i bruttolønsordningen er, at udgiften afholdes af medarbejderens løn, så der ingen yderligere omkostninger er for virksomheden. Men fordi udgiften trækkes fra lønnen, inden der beregnes skat og AM-bidrag, sparer medarbejderen skatteværdien af godet. Lidt firkantet stillet op: Når man afholder en udgift for medarbejderen med en kontantlønsnedgang, betaler skattevæsenet halvdelen. Der er en række krav, som skal opfyldes, for at en udgift kan medtages i en aftale om kontantlønsnedgang: Aftalen om lønnedgang skal være reel. Der kan være tale om løntilbageholdenhed, altså at man ved førstkommende lønforhandling undlader at kræve at få den ventelige lønstigning mod i stedet at få betalt f.eks. pendlerkort, massageordninger, rygestopkurser eller tilsvarende. 78

80 Arbejdsgiver skal bære en økonomisk risiko ved ordningen. Den bruttolønsnedgang, der aftales, gælder for en periode frem, typisk et år og som regel ikke mindre, og hvis der er ændringer i aftalen f.eks. at prisen stiger på pendlerkortet, er det arbejdsgiveren, som hæfter: udgiften videreføres ikke direkte til medarbejderens lønseddel. Arbejdsgiveren skal erhverve godet og stille det pågældende gode til rådighed for arbejdstageren. Det vil sige at købes der en cykel eller nogle fagbøger, er de ejet af arbejdsgiveren men stillet til rådighed for medarbejderen. Aftaler om massage, kurser mv. skal indgås og betales af arbejdsgiveren direkte, ikke ved at lønmodtageren får refunderet regninger løbende. Der skal være tale om en frivillig aftale. Man kan altså ikke pålægge medarbejdere at få en del af deres bruttoløn udbetalt som forskellige goder. Arbejdstageren skal kunne udtræde af ordningen. Aftaler om bruttolønsordninger skal derfor indgås for en periode ad gangen, f.eks. for et år, hvorefter medarbejderen kan vælge at takke nej og komme tilbage til sin oprindelige bruttoløn. Pendlerkort hører under den attraktive bruttolønsordning, hvor godet kan gøres omkostningsneutralt for virksomheden, idet udgiften trækkes fra medarbejderens bruttoløn inden beskatningen. Og medarbejderen sparer skatteværdien. Andre bruttolønsordninger kan vedrøre medarbejdernes uddannelse, herunder bogindkøb, hjemmearbejdsplads, internetforbindelse, medarbejderaktier og meget mere. Det kan være svært at vurdere, om et påtænkt gode kan medtages i en bruttolønsordning uden at medarbejderen bliver beskattet af 79

81 godet. Så tjek med din revisor eller på SKATs hjemmeside, før du går i gang med at udbetale lønninger i anden form end kontanter, hvis tanken er, at medarbejderen skal spare i skat samtidig. Sundhedsudgifter er fradragsberettiget for virksomheden og ikke skattepligtige for medarbejderen; altså traditionelt fryns. Der er krav til sundhedsordningerne: Hvem de skal omfatte og hvilke udgifter der kan medtages. Men rygestoppræparater og rygestopkurser er omfattet for alle. Det er forebyggende massage også. Generelt skal sundhedsudgifterne dog være lægeligt begrundet. En stor gruppe diverse-udgifter er samlet under én regel: Bagatelgrænsen. Bagatelgrænsen dækker udgifter, som i overvejende grad er stillet til rådighed af hensyn til den ansattes arbejde. Denne type personaleudgifter er skattefrie, så længe den samlede værdi ikke overstiger et beløb, som i 2011 er kr. pr. medarbejder pr. år. Hvis bagatelgrænsen overskrides, bliver lønmodtageren skattepligtig af hele beløbet de kr. er ikke en bundgrænse. Udgifter, som er omfattet af bagatelgrænsen, er f.eks: 80 bespisning ved overarbejde og møder avisabonnement til medarbejderens adresse (men ikke radio- og TV-licens) profilbeklædning, altså tøj med firmaets logo på (dog ikke arbejdstøj og sikkerhedssko) vaccinationer af nøglemedarbejdere Følgende goder skal ikke medtages under bagatelgrænsen, men er skattefrie under alle omstændigheder: betalt parkeringsplads ved arbejdspladsen kurser og undervisningsmateriale firmafester, f.eks. julefrokost

82 kaffe, te og kildevand på kontoret lejlighedsgaver til en værdi af maks. 700 kr., f.eks. julegave (se også kapitel 3.9). Frynsegoderne er for nogle virksomheder med til at tiltrække og fastholde arbejdskraft, og det kan være svært at konkurrere med flotte kantineordninger og eget motionsrum, hvis du kun har en enkelt eller få ansatte. Gå efter de enkle løsninger, der er lette at administrere i starten: julegave, kaffe på kontoret og eventuelt en mobiltelefon. 3.5 Multimedieskat 1. januar 2010 blev der indført en ny multimedieskat sammen med et nyt regelsæt. Reglerne medfører, at medarbejdere som har telefon, internet eller hjemmearbejdsplads stillet til rådighed, skal beskattes af 250 kr. månedligt eller kr. årligt. Beløbet er A-indkomst og skal tages med på medarbejderens lønseddel. Arbejdsgiveren skal sørge for at der trækkes AM-bidrag og A-skat af beløbet ligesom ved almindelig løn. Multiemediebeskatning er en rådighedsbeskatning. Det medfører, at medarbejderen skal betale skat, hvis han eller hun har rådighed over udstyret privat, f.eks. hvis man tager en mobiltelefon eller en bærbar pc med hjem. Uanset om godet benyttes eller ej. For de ansatte kan beskatning undgås, hvis man indgår en skriftlig aftale om at udstyret ikke må anvendes privat, men det er i virkelighedens verden svært, hvis man f.eks. har fået udleveret mobiltelefon eller bærbar pc. Det kræver at du som arbejdsgiver kontrollerer, at det elektroniske udstyr ikke benyttes privat. 81

83 Multimedieskatten er set fra medarbejdernes side en alt-ellerintet-ordning: Medarbejderen skal betale skat af 250 kr. mere om måneden, uanset om han eller hun kun har en mobiltelefon til rådighed, eller om det er hele arsenalet: fastnettelefon (som også bruges til virskomhedsopkald), mobiltelefon, internetforbindelse og computer. SKAT har skrevet en hel vejledning om multimedieskatten, og den kan du hente på For virksomhedens skyld skal du, hvis du giver medarbejderne disse goder, lave aftaler om, hvordan det skal foregå. Hvis medarbejderen pludselig får en kæreste i Argentina, og telefonregningen stiger til mange tusinde kroner månedligt, eller hvis han bruger det mobile internet i udlandet, så det koster kassen. Hvem skal så betale, og hvor går grænsen? Hvis aftalen handler om et normalt forbrug skal alle vide, hvad normalt er i denne sammenhæng. 3.6 Pensionsordning Størstedelen af de ansatte i Danmark har en pensionsordning. Blandt virksomheder, der ikke tilbyder deres medarbejdere pensionsordning er der et overtal af små virksomheder med 1-5 ansatte. På det overenskomstdækkede område er det meget almindeligt, at pensionsordningen er delvist betalt af arbejdsgiveren og delvist af medarbejderen. I forholdet 2:1, sådan at hver gang arbejdsgiveren betaler 2 kroner, betaler medarbejderen 1. Pensionen udregnes normalt som en procentdel af lønnen. Der kan for eksempel være tale om et arbejdsgiverbidrag på 8% og et medarbejderbidrag på 4%. Det er tæt på, at vi kan sige, der er tale om en standard. Pensionsordningen opfattes af mange medarbejdere som en selvfølge, og hvis I ikke tilbyder en pensionsordning i din virksomhed, vil nogle af dine ansøgere til eventuelle ledige stillinger bekymre sig om, at deres pensionsordning ikke bliver vedlige- 82

84 holdt. (Det kan man nu altid finde en løsning på for eksempel en medarbejderbetalt pensionsordning, hvor din virksomhed så hjælper med de månedlige overførsler, så pensionen kommer korrekt ind også på selvangivelsen.) At gå fra ingen pensionsordning til en fuld pensionsordning er et stort skridt. 8 eller 10% af bruttolønnen er en betydelig omkostning. Hvis I ikke har en pensionsordning, men du gerne vil indføre den, kan du starte med et lavere bidrag. Måske med 5% af lønnen og et medarbejderbidrag på 2,5%? Og så få en eventuel stigning indarbejdet i budgettet for de kommende år. Hvis du skal lave en hurtig hovedregning, så koster en 8% s pensionsordning dig ca. en månedsløn pr. medarbejder pr. år ekstra. Som regel beregnes pensionen af hele medarbejderens løn inklusive feriepenge og diverse tillæg. Men man kan godt aftale, at et særligt tillæg er undtaget, så der ikke beregnes pension af dette. Den aftale gælder dog ikke, hvis I er omfattet af en overenskomst, for i så fald er reglerne fastlagt på forhånd. 3.7 Bil til rådighed Fri bil kan være et attraktivt gode, og i nogle stillinger er det nødvendigt at have et køretøj til rådighed. Princippet er, at virksomheden betaler alle omkostninger i forbindelse med køb og drift af bilen. Medarbejderen bliver beskattet af et beløb hvert år for at have en bil til rådighed. Beløbet er mindst kr. årligt men ofte større, da det beregnes ud fra bilens nyværdi. Fri bil kan hurtigt blive en dyr frynsegode for arbejdsgiveren. Som ikke bliver mindre af, at (stort set) ingen medarbejder med fri bil vil vælge at betale for en togbillet til familiebesøget på Sjælland, selvom det samlet set er billigere: Bilen er jo gratis! Der 83

85 bliver altså kørt mange private kilometre i de arbejdsgiverbetalte biler. Bro- og færgebilletter er dog ikke omfattet af ordningen, så dem skal du ikke betale. Kun hvis kørslen sker af hensyn til arbejdet, ikke når det drejer sig om privat kørsel. Husk at gøre medarbejderen opmærksom på dette, så der ikke bliver sammenblanding af private og erhvervsmæssige brobilletter. Som alternativ til fri bil kan du vælge at tilbyde medarbejderen kørselsgodtgørelse. Se også kapitel 3.11, Kørsel og rejser. Hvad der bedst kan betale sig for dig og for medarbejderen afhænger af en konkret beregning. Når du laver opgørelsen, så husk også på, at især leasing af biler binder din virksomhed langt frem i tiden. 3.8 Hjemmearbejdsplads For nogle medarbejdere er det attraktivt at kunne arbejde helt eller delvist hjemmefra. I nogle virksomheder, kan det give god mening, at en opgave eller en funktion helt lægges ud til en medarbejder, som ikke kommer på arbejdspladsen til daglig. Hos andre er det helt umuligt: Hverken kokken, SOSU-assistenten eller supermarkedets kassemedarbejder kan arbejde hjemmefra. Ofte har virksomheden der ikke noget egentligt behov for, at medarbejderen arbejder hjemmefra, så hvis man etablerer en hjemmearbejdsplads, er det nogle gange alene af hensyn til medarbejdernes ønsker, og i de tilfælde er hjemmearbejdspladsen at betragte som et personalegode på lige linje med andre frynser. Der er ingen grund til at tro, at en medarbejder er mindre effektiv, fordi han eller hun arbejder hjemmefra. Diverse undersøgelser 84

86 viser det modsatte: Medarbejderne oplever, at de når mere, fordi der færre forstyrrelser, og de kan få en bedre sammenhæng mellem arbejdsliv og privatliv. Der spares f.eks. også tid på befordring frem og tilbage mellem arbejdsplads og hjem. Alle medarbejdere, som får en pc (eller telefon eller internetforbindelse) stillet til rådighed, skal mulitmediebeskattes. Men det er den mindste del af det. For virksomheden medfører etableringen af en hjemmearbejdsplads en række overvejelser og omkostninger. Hvis du laver en aftale med en medarbejder om, at han eller hun kan arbejde hjemme, skal du huske at have følgende med i overvejelserne: Hvor ofte, og på hvilke ugedage? Skal medarbejderen kunne træffes i arbejdstiden, eller kan personen lægge arbejdet på andre tidspunkter og derfor foretage private ting i arbejdstiden? Hvilken type arbejde kan der udføres hjemmefra, og hvilke produktionsmål aftaler I? Kan udstyret, som virksomheden stiller til rådighed, benyttes af hele familien og må der for eksempel installeres alle typer spil på virksomhedens pc? Må printeren bruges til private formål, og i hvilket omfang? Hvordan sikrer I, at virksomhedens data ikke går tabt og ikke lander i de forkerte hænder? Hvem har ansvaret, hvis computeren bliver ødelagt? Hvornår skal aftalen om hjemmearbejdet evalueres? Herudover skal du være opmærksom på, at det er arbejdsgiverens ansvar, at hjemmearbejdspladsen lever op til kravene i arbejdsmiljølovgivningen, hvis medarbejderen regelmæssigt arbejder hjemmefra. Arbejdspladsen skal være indrettet efter alle foreskrifter, arbejdsskadelovgivningen gælder stadig, og det er arbejdsgi- 85

87 verens ansvar, at medarbejderen har en arbejdsstation, der lever op til kravene til ergonomisk indretning. Hvis medarbejderen arbejder hjemme en gang om ugen eller mere, skal virksomhedens eventuelle sikkerhedsorganisation besøge medarbejderens hjem, ligesom de skal besøge øvrige arbejdspladser, der er i virksomheden. Læs mere på De ovennævnte regler gælder, hvis der er tale om en egentlig hjemmearbejdsplads. Har din medarbejder en pc, som ind imellem er med i tasken hjem efter kundebesøg osv, er der ikke tale om en hjemmearbejdsplads. Heller ikke selvom medarbejderen i enkeltstående tilfælde besvarer en mail eller tager en telefon hjemmefra. 3.9 Gaver og gratiale Skal din medarbejder have en julegave? Hvad skal det være, og hvilket prisniveau ligger vi i? Det er ikke helt ligegyldigt, for hvis gaven til din medarbejder ikke holder sig inden for nogle særlige grænser, ender det med, at medarbejderen skal betale skat af værdien. Mange medarbejdere ville nok også sige nej tak til julekurven, hvis den kostede skat. Reglerne er for lejlighedsgaver er, at: gavens værdi ikke må overstige 700 kr. (inklusive moms, 2011-takst) for julegavernes vedkommende, som skal være passende og i samme leje, når det gælder f.eks. bryllupsgaven. der ikke må være tale om kontanter eller gavekort. Gavekort er skattepligtige, også selvom de principielt ikke kan veksles til kontanter. Dog er der i 2010 givet grønt lys for, at gavekort til restauranter i visse tilfælde kan godkendes. gaver må gives ved særlige lejligheder, f.eks. til jul, ved runde fødselsdage, til bryllupper mv. Begrebet onsdagsgave er ikke gangbart i denne sammenhæng. 86

88 Medarbejdere er i denne forbindelse: ansatte, medarbejdere med løntilskudsordninger (uanset om de formelt set er ansat af virksomheden eller er ansat på en ordning ), frivillige medarbejdere, lønnede og ulønnede bestyrelsesmedlemmer. Den ansatte må godt selv vælge gaven mellem flere muligheder, f.eks. via internettet. Ud over 700 kroners-reglen kan medarbejderne få gaver eller gratiale i anledning af virksomhedens jubilæum med en lempelig beskatning, hvis der er tale om et 25 års jubilæum eller et tal deleligt med 25. Også medarbejderens eget 25 års jubilæum, 35 års jubilæum eller højre, deleligt med 5 udløser jubilæumsbeskatningen: De første kr. skal der kun betales AM-bidrag af. AM-bidraget skal kun betales, hvis der er tale om penge, ikke hvis der er købt en tingsgave til medarbejderen. Men det gælder altså kun for virksomheder, der har eksisteret i mindst 25 år der er ingen skatterabat for et 10-års jubilæum. I øvrigt står det dig helt frit for at give medarbejderne gratiale i forskellige anledninger. Beløbet, du giver, kan enten være det samme til alle medarbejdere eller en procentdel af medarbejderens løn. Både du og medarbejderne skal være opmærksom på, at der er tale om fuldt skattepligtig løn, selvom du kalder det julegratiale og afleverer det på en check. Fra 1. januar 2011 er det blevet tilladt at give medarbejderen en lille gave i ny og næ, uden at medarbejderen bliver skattepligtig af gaven. Det kan f.eks. være fribilletter til kulturelle eller sportslige begivenheder, hvor arbejdsgiveren er sponsor 87

89 88 en æske chokolade eller en flaske vin for veludført arbejde i forbindelse med et særligt projekt eller et årskort til svømmehallen Gavernes samlede værdi må ikke overstige kr. om året, og det er medarbejderen ikke arbejdsgiveren der har indberetningspligt til SKAT, hvis det skulle blive aktuelt. Ved redaktionens afslutning har det ikke været muligt at få bekræftet fra SKATs side, at de kr. om året er ud over den årlige julegave og andre lejlighedsgaver, men det går jeg ud fra, ellers giver reglen overhovedet ingen mening. Når der kommer bedre udmeldinger om dette, kan du læse om dem på Kurser, efter- og videreuddannelse Der kan være flere grunde til at betale et kursus eller anden efteruddannelse for dine medarbejdere. Det primære formål er at sørge for, at medarbejderne hele tiden er kvalificeret til at udføre de arbejdsopgaver, de er ansat til. Også selvom arbejdsopgaverne ændrer sig hen ad vejen. Men der kan også være andre formål, for eksempel kan betaling af uddannelse være et attraktivt personalegode. For arbejdsgiveren er det tilladt at betale alle typer kurser og efteruddannelse for medarbejderne, så længe der ikke er tale om rent private formål. Det vil sige: Ingen blomsterbindingskurser (med mindre din medarbejder arbejder med dekoration og derfor skal bruge det erhvervsmæssigt). Men gerne sprogkurser, it-kurser, projektlederuddannelser og alment opkvalificerende undervisning. Også selvom kursernes emner kun er perifere eller måske slet ikke relevante i forhold til medarbejderens aktuelle arbejdsopgaver. Hvilke medarbejdere, der kan få kurser betalt, er naturligvis arbejdsgiverens afgørelse. Dog må du ikke ansætte egne børn og tilbyde dem betalt uddannelse med mindre det er et gode, der svarer

90 til, hvad de øvrige medarbejdere får. Ikke uden af børnene bliver skattepligtige af det beløb, virksomheden har afholdt for dem. Kurser kan finansieres helt af virksomheden eller de kan i nogle tilfælde ydes mod kontantlønsnedgang (bruttolønsordning). Det sidste er kun muligt, hvis kurset eller uddannelsen strækker sig over en længere periode, for ellers kan arbejdsgiveren ikke opfylde de krav, der er til ordningen, for at bevare skattefriheden for medarbejderen. I nogle overenskomster, for eksempel hos arkitekterne, er der i aftalen beskrevet et beløb, som arbejdsgivergiveren skal reservere til efteruddannelse. Beløbet følger den enkelte medarbejder og skal udbetales/overføres, hvis alle midlerne til efteruddannelse ikke er brugt, når arkitekten fratræder. Nogle virksomheder har et kursusbudget, som fordeles lidt efter tur eller efter behov hos medarbejderne. Den, der ikke kom på kursus sidste år, har en bedre chance i år. Men i de fleste små virksomheder er der ikke afsat penge til kurser og efteruddannelse. Det købes efter det konkrete behov. Og det kan da også være en rimelig dyr affære: Ud over kursusafgiften, er der også eventuel befordring og overnatning samt medarbejderens løn og manglende produktion på kursusdagene at tage hensyn til. Hvis en medarbejder ønsker et kursus, som kræver mere af medarbejderens arbejdstid end du kan afse, kan du lave en aftale om, at medarbejderen bruger sin egen tid på det, men at I som arbejdsplads bidrager ved at betale kursusudgiften. Det er meget almindeligt for eksempel for medarbejdere, som læser HD eller noget tilsvarende om aftenen: Arbejdsgiveren betaler kursusafgiften og undervisningsmaterialerne, men medarbejderen oparbejder ikke afspadsering, når han eller hun går på skole om aftenen. 89

91 3.11 Kørsel og rejser Bruger en medarbejder sin egen bil til kørsel for virksomheden, er det naturligt at yde en kompensation. Det er mest attraktivt for medarbejderen at få skattefri kørselsgodtgørelse. Aftaler I andre ordninger, f.eks. et fast, månedligt kørselstilskud, bliver beløbet skattepligtigt. Men kørselsgodtgørelsen er skattefri. Der kan maksimalt udbetales kr. 3,67 pr. kilometer (2011-takst) for de første kilometer, og kr. 2,00 for kørsel herudover. Satsen er højere end den befordringsgodtgørelse, medarbejderen kan få som fradrag på selvangivelsen ved kørsel mellem hjem og arbejde. Det er tilladt at aftale en lavere kilometersats, selvom det ikke vil være populært hos medarbejderne. Mange offentlige institutioner refunderer kun kr. 2,00 pr. kørt kilometer. Betingelsen er, at medarbejderen fører kørselsregnskab, og at dette lægges til grund for beregningen af kørselsgodtgørelsen. Den udbetales sædvanligvis sammen med lønnen månedsvis. Normalt giver spørgsmålet om, at arbejdsgiveren skal dække udgifter til kørsel for virksomheden eller rejse i embedets medfør ikke anledning til nærmere overvejelser. Dog er det (også) her nødvendigt at tage stilling til, om en medarbejder er omfattet af en overenskomst, som har bestemmelser om dette, eller om medarbejderen er funktionær. Eller ingen af delene. I det sidste tilfælde er der frit slag på alle hylder også til at aftale, at virksomheden ikke udbetaler diæter/rejsegodtgørelse, men at medarbejderen i stedet medtager de udgifter, han eller hun har haft som et fradrag på selvangivelsen efter de gældende regler. 90

92 Er der tale om en funktionær, skal arbejdsgiveren sørge for, at rejsen kan foregå, uden at medarbejderen skal lægge ud. Det står i funktionærloven: 9. Såfremt en funktionærs arbejde i arbejdsgiverens tjeneste medfører udgifter til rejse, ophold uden for hjemstedet o. lign., har funktionæren krav på, at alle nødvendige udgifter hertil bæres af arbejdsgiveren, og denne er pligtig at yde funktionæren passende forskud til afholdelse af disse udgifter. Dette gælder også, hvor de nævnte udgifter ifølge aftale udredes af aftalt løn eller provision, men det stedfundne salg ikke muliggør dækning af sædvanemæssige omkostninger. Funktionærerne har altså krav på at få alle rejseomkostninger dækket i modsætning til for eksempel rejsende montører, håndværkere og andre ikke-funktionærer. Rejseomkostninger kan dækkes på to måder: Enten kan udgifterne betales efter regning, eller der kan udbetales diæter rejsegodtgørelse efter statens takster. De udgifter, som kan medregnes er: rejseudgifter, hotel, mad, entre til udstillinger/messer og små fornødenheder efter regning. Udbetaling af diæter rejse- og logigodtgørelse er nogle gange lettere, fordi den rejsende får et fast beløb pr. døgn, som han eller hun så selv må administrere. Der skal ikke afleveres kvitteringer, og det er der mange, som synes er en god ordning. Du behøver ikke at bestemme, om I rejser på regning eller på diæter en gang for alle. Man kan skifte mellem de to ordninger fra gang til gang eller fra medarbejder til medarbejder. 91

93 Taksterne for rejsegodtgørelse bliver meldt ud en gang årligt, og for 2011 er de: Rejsegodtgørelse (diæter): 455 kr./døgn Logigodtgørelse: 195 kr./døgn Der er ikke forskel på satserne til Danmark og udlandet. Skatterådet kan bestemme, at der kan gives et tillæg ved rejse til visse lande, men der er ingen lande på listen i øjeblikket. Det er helt o.k. at vælge, at virksomheden betaler hotellet men at den rejsende får udbetalt rejsegodtgørelsen til mad. Hvis virksomheden betaler maden, kan der udbetales 25% af diætbeløbet til småfornødenheder. Det er en betingelse for udbetaling af rejse- og logigodtgørelse, at der er tale om en rejse af mindst 24 timers varighed. Altså over et døgn. Når diæterne skal gøres op tælles hele døgn. Evt. overskydende timer afregnes med 1/24 af satsen for et døgn. I de tilfælde, hvor medarbejderen ikke selv ud af sine diæter skal afholde alle måltider, skal der trækkes fra i rejsegodtgørelsen. Der er tale om en procentdel pr. måltid: Morgenmad: Frokost: Aftensmad: 15% af dagstaksten 30% af dagstaksten 30% af dagstaksten Der er særlige regler for turistbuschauffører, erhvervsfiskere, sømænd og i det hele taget vedrørende fragt/transportbranchen. Der er også særlige regler, hvis rejsen er lang dvs. ikke bare et par dage, men måneder. Hvis du har medarbejdere udstationeret, kan der ikke udbetales rejsegodtgørelse efter 12 måneder. 92

94 3.12 Fritvalgsordning Hvis du har tiltrådt en overenskomst eller hvis du får en medarbejder ansat med løntilskud, kan du risikere at blive præsenteret for begrebet fritvalgsordning. Det er en ret ny løndel, som er blevet forhandlet på plads mellem fagforeninger og arbejdsgiverforeninger og som er et udtryk for, at de ansatte gerne vil have både kollektive fordele og individuelle løsninger. Fritvalgsordningen er et løntillæg, du skal give medarbejderen. Det kan variere, hvor meget det er, men typisk omkring 1%. Dette løntillæg skal bare ikke udbetales. Hver medarbejder skal selv vælge, hvordan pengene skal bruges, og som oftest er der i overenskomsten fastsat nogle valgmuligheder: Pengene på fritvalgskontoen kan i de fleste tilfælde enten gå til udbetaling som almindelig løn, konverteres til bidrag på en pensionsordning eller veksles til fridage. I nogle overenskomster er der oven i købet mulighed for at konvertere feriefridage (se kapitel 7.7) til fritvalgspenge, så de for eksempel kan indgå i pensionsordningen. Det er jo en personlig sag, hvad man synes om frivalgsordningen, men der er uden tvivl mange lønmodtagere, der er glade for den. Administrationen af ordningen kan godt give nogle udfordringer. For medarbejderne skal ikke bare vælge, om de vil have frihed, pension eller lønudbetaling fra deres fritvalgskonto. De kan også vælge at fordele fritvalgskontoen, så en del går til pension og en anden del til udbetaling og/eller fridage. Til gengæld kan virksomheden fastsætte regler for, hvor ofte en medarbejder kan vælge om, for eksempel en gang om året. Men skulle du blive ud- 93

95 sat for at skulle administre en fritvalgsordning, er du simpelthen nødt til at få fat i den aktuelle overenskomst for at vide, hvordan du skal gøre. Og god fornøjelse med det! 3.13 Naturalieløn Hvis du i stedet for at udbetale løn giver en medarbejder ting og sager, er der tale om naturalieløn. Uanset om det er kost, tøj eller pc-udstyr. Med mindre der er tale om en gave, f.eks. en lejlighedsgave se kapitel 3.9 vedrørende gaver. Har du en medhjælper ansat, for eksempel i et landbrug, som får kost og logi som en del af lønnen, fastsætter Skatterådet hvert år, hvor meget det er værd. Beløbet beskattes som A-indkomst. Benytter en ansat kun delvist sin ret til fuld kost, skal der ske et skøn på baggrund af det faktiske forbrug. Det med naturalielønnen betyder, at de unge mennesker, som har lavet en specialopgave for dig, ikke kan få en bærbar pc hver i stedet for løn. Eller rettere: Det kan de godt, men så kommer de til at betale skat af værdien. Det er dig som arbejdsgiver, som er forpligtet til at indberette udbetalingen af naturalielønnen. Hvis en medarbejder modtager nogle af virksomhedens produkter, kan der nogle gange være tale om, at udgiften er skattefri, fordi den er omfattet af bagatelgrænsen, se kapitel 3.4. Kravet er dog, at produktet, der stilles til rådighed, i overvejende grad er stillet til rådighed af hensyn til den ansattes arbejde. Hvornår det lige præcist er tilfældet, afhænger af situationen, men Landsretten har i hvert fald sagt nej til, at distributionsmedarbejdere i et bryggeri fik to kasser af bryggeriets produkter gratis med hjem om måneden. (Søg på dommen: SKM LSR, hvis du vil læse den). Men ellers kan medarbejdere godt få udleveret produkter, hvis de er nødt til at kende og bruge dem for, i det omfang det er hensigtsmæssigt. Og så længe det er i beskedent omfang. 94

96 3.14 Lønforhandling I nogle ansættelsesaftaler er der noteret, at lønforhandlinger finder sted en gang om året og i hvilken måned, det ser. I andre er emnet slet ikke nævnt. Fordelen ved at have tidspunktet for lønforhandlingerne skrevet ind i ansættelsesaftalen er, at alle henvendelser omkring lønstigninger i løbet af året kan afvises med henvisning til den årlige lønforhandling. Ulempen er selvfølgelig, at medarbejderne ved enhver lønforhandling vil have en forventning eller et krav om lønstigning, hvorimod der kan gå længere tid mellem lønstigningerne, hvis der ikke er nogen aftale. Det er også en ulempe, at nogle om end langt fra alle medarbejdere, vil vælge et tidspunkt til at tale om lønstigninger, som de finder taktisk rigtigt. Sælgeren bringer lønnen på banen lige inden en række betydningsfulde møder. Bogholderen i april, når der virkelig er brug for en engageret arbejdsindsats de næste to måneder frem. Og butiksbestyreren i november altså lige inden julesalget, hvor han er helt uundværlig. Lønforhandlingerne er lettest i virksomheder, hvor medarbejderne har en tydelig fornemmelse af, hvordan det går. Har I arbejdet med krisestyring hele året og fyret folk, ligger det ligesom i luften, at der nok ikke er plads til de helt store stigninger. Men har du selv som ejer købt ny BMW inden for den seneste måned, konkluderer medarbejderne nok, at det ikke står helt galt til, og at der er luft i økonomien til genforhandling af lønnen. Ved de årlige lønforhandlinger kan du tage udgangspunkt i to ting: 95

97 1. Forbrugerprisindekset. Slå det op hos Danmarks Statistik. Det viser, hvor meget priserne er steget gennemsnitligt på varer og ydelser, som husholdningerne køber. Ud fra forbrugerindekset kan du udregne, hvor meget medarbejderens løn skal stige for at medarbejderen beholder den samme købekraft, som han havde sidst, lønnen blev fastsat. De seneste år har stigningen ligget på under to procent om året (med 2008 som en undtagelse da var stigningen 3,5%). Hvis forbrugerprisindekset er steget med 2%, vil en lønstigning på 2% altså være at holde status quo. 2. Medarbejderens indsats. Hvis medarbejderen skal have mere end en almindelig regulering, enten som følge af forbrugerprisindekset eller som følge af en almindelig kotume i din virksomhed, skal han eller hun overbevise dig om, at den arbejdsindsats, du køber, er pengene værd. Nogle er dygtige til det, andre er knap så skarpe, men under alle omstændigheder hjælper dig det, som skal passe på pengekassen, at være velforberedt. Medarbejderen har forberedt sig. Han har tjekket, hvad lønniveauet er for tilsvarende stillinger i andre virksomheder eller i lønstatistikker, og muligvis har han læst nogle af de rigtig mange artikler, der findes på nettet med gode råd til medarbejdere, der skal til lønforhandling og har dér fundet ud af, at et nej ikke betyder nej, men at man skal holde fast og gentage sig selv. Herudover har han afgjort med sig selv, hvad han gerne vil have i løn, hvad han selv tror, er muligt og hvad den absolutte smertegrænse er. Den kvikke medarbejder har også indregnet alternativer: Hvis der ikke er så mange penge i kassen, hvad så med nogle ekstra feriedage, fri telefon eller andre goder? Medarbejderen ved, præcis hvornår han sidst har fået hvilken lønforhøjelse, og har måske oven i købet lært at bruge ord som løntilpasning frem for lønforhøjelse eller andre tilsvarende forhandlingstricks. 96

98 Derfor skal du også forberede dig. Hav din værktøjskasse klar: Du skal vide, hvad du har at gøre med. Det er ikke de samme redskaber, du får brug for til alle lønforhandlingerne, hvis du har flere medarbejdere. Men jo bedre forberedt, du er, jo større er muligheden for, at du får det, som du vil have det: Tilfredse medarbejdere inden for de rammer, du har mulighed for at stille til rådighed. 1. Kend dit budget. Hvor meget har du at gøre godt med? Lav en beregning, som viser, hvad en medarbejder gennemsnitligt kan få og gør dig nogle tanker om, hvilke medarbejdere der ligger over eller under gennemsnittet i din optik. Regn det ud pr. år, pr. måned og pr. time, så du kan møde medarbejderen, uanset hvordan han eller hun har forberedt sig og vælger at tale om det. Beregn også udgifterne ved ekstra frihed, som er et typisk modtræk til argumentet ingen penge i kassen. En ekstra fridag månedligt koster 4,8% af månedslønnen. 2. Ryd alle forhindringer væk: En lønforhandling drejer sig om, hvor meget du skal betale for medarbejderens arbejdskraft. Emner som generel kritik af medarbejderens indsats, fremmøde, sygefravær eller holdning til arbejdet skal tages før lønforhandlingerne. Ikke under. 3. Gør klart, hvad det er for nogle parametre de enkelte medarbejdere bliver målt på? Hvis det er antallet af producerede enheder eller udfakturerede timer, så find ud af, om medarbejderen når sine mål eller ligger højere eller måske for lavt? 97

99 4. Bonus som et engangsbeløb kan hurtigt være billigere end generelle lønforhøjelser. Er der ikke råd til de store lønforhøjelser, vil mange medarbejdere stille sig tilfredse med en meget lav stigning og en personlig bonus som anerkendelse af indsatsen. 5. Er der nogle opgaver eller ansvarsområder, du kan tilbyde medarbejderen som led i lønforhandling? Altså at lønnen stiger med xxx kr, mod at medarbejderen påtager sig denne eller hin ekstra arbejdsopgave. 6. Frynsegoder kan let blive inddraget. Gør dig klart, hvad du vil være med til, og hvad I administrativt kan klare. Og husk de attraktive ordninger med kontantlønsnedgang (bruttolønsordningerne). Når samtalen gennemføres, er det målet, at både du som chef og din medarbejder kommer tilfredse ud af samtalen. Men det kan ikke altid lade sig gøre. Mere end nogensinde er den indbyggede konflikt mellem arbejdsgiver og lønmodtager tydelig i forbindelse med lønforhandlingerne. Rust dig: Stemningen kan godt blive lidt kold undervejs, selvom I helst skal ende mødet på en god måde og i enighed. Følger medarbejderen alle de gode råd på nettet, vil lønkravet være på cirka det dobbelte af, hvad han eller hun faktisk har tænkt sig at acceptere. Skriv ned, hvad medarbejderen siger, og tag dig tid, inden du svarer. Hold dit budget! Det er dig, der skal sikre, at der også er råd til at have medarbejderen ansat næste år. Afslut mødet med at opsummere: Hvad har I aftalt og fra hvilken dato. Hvis I ikke aftaler datoen, vil medarbejderen måske tro, at det er fra omgående, mens du måske mener fra 1. januar næste år. 98

100 Er medarbejderen ikke tilfreds med, hvad du kan tilbyde, er der mulighed for at aftale en genforhandling, der ligger tættere på end om et år. Men gør så samtidig klart, at du vil gå i tænkeboks for at finde ud af, om der er opgaver, medarbejderen kan løse for virksomheden, som berettiger til lønstigninger på det niveau, der bliver foreslået. Noget for noget. Hvis du derimod ikke kan tilbyde medarbejderen noget, og ikke kan se pointen med en hurtigere genforhandling, så sig nej. Du må ikke stille medarbejderen noget i udsigt, du ikke har til hensigt at honorere. Så er det bedre at tage konflikten med det samme. Jeres nuværende aftale gælder, indtil du eller medarbejderen opsiger den. Måske kommer du ud for en medarbejder, som vil sætte trumf på ved at sige, at hvis ikke lønkravet bliver imødekommet, vil han eller hun nok være nødt til at se sig om efter et andet job. Det er selvfølgelig helt op til dig, hvordan du vil reagere. Men en respons kræver det. Du kan for eksempel spørge, om det skal betragtes som en opsigelse, for i så fald skal du bede om at få den skriftligt. Det er dårlig stil og formentlig udtryk for en mere grundlæggende utilfredshed, hvis medarbejderen fremdrager trusler af den type. Og selvom I skulle komme igennem samtalen uden videre besvær, bør det give dig stof til eftertanke. Det er forbudt at kræve af medarbejderne, at de ikke diskuterer løn med hinanden. Men hvis Anne vil have mere i løn, alene fordi Bente og Christian har fået, så må du med det samme afvise at diskutere andre medarbejderes løn eller lade det indgå i forhandlingsgrundlaget. Det er en personlig ting. Du kan heller ikke i din argumentation for, at en medarbejder ikke kan få mere i løn sammenligne medarbejderens indsats med navngivne kollegers. Måske er det så på tide, at I får jer en overenskomst (læs mere om overenskomster i kapitel 13.3). Det kan let gå hen at blive bil- 99

101 ligere end de uformelle personalegrupper, som bruger succes hos den ene som løftestang for de andre Underhåndsaftaler En underhåndsaftale går ud på, at to parter laver en aftale, som ikke nødvendigvis er til fordel for en tredjepart. Inden for emnet løn er det heldigvis ikke udbredt, men jeg har dog hørt om tilfælde med udenlandsk arbejdskraft, som er blevet ansat i en dansk virksomhed til en løn, som var betydeligt højere, end virksomheden egentlig var villig til at betale. For at kunne blive i landet, måtte medarbejderen nemlig ansættes under en særlig ordning, som er oprettet for at tiltrække og fastholde eksperter. Det kan nemlig være svært at få arbejds- og opholdstilladelse i Danmark, hvis man ikke er EU-borger og ikke har nogen specialviden at stille til rådighed. Da det betød meget for medarbejderen at kunne blive i Danmark, lavede man en underhåndsaftale, der gik ud på, at medarbejderen fik den meget høje løn (og med en i øvrig lempelig beskatning), hvorefter medarbejderen hver måned overførte et aftalt antal tusind kroner til chefens private konto. Hermed behøvede chefen ikke selv at hæve så meget i løn fra sin virksomhed, og regnestykket kom til at gå op. Den snydte tredjepart er i dette tilfælde selvfølgelig SKAT eller os alle sammen, om du vil. Jeg har når sandheden skal frem måske også hørt om et enkelt tilfælde, hvor nogenlunde samme metode blev brugt til at sikre en medarbejder dagpengeretten ved at vedkommende var ansat og fik løn men sendte en del af pengene retur. Målet var et tilstrækkeligt antal lønsedler, som gjorde personen berettiget til herefter at modtage dagpenge. 100

102 Den slags ordninger med penge retur på den ene eller anden måde, er naturligvis helt ulovlige. Alene derfor må jeg stærkt fraråde at begynde at spekulere i dem. Du kan få et attraktivt tilbud fra en medarbejder, men du siger nej tak med det samme. Det kan ikke betale sig, og det er utrolig dårlig stil! Herudover kommer du ligesom tilfældet er med sort arbejde i farezonen: Hvis du og din medarbejder bliver uenige, vil fagforeninger og SKAT overveje, om der er tale om almindelig snyd (du skal betale pengene tilbage til medarbejderen), eller om der skal en politianmeldelse ind for overtrædelse af diverse love. Så medarbejderen har en klemme på dig ikke omvendt. 101

103 4. Økonomi Ud over den kontante udbetaling, hvor der er flere elementer involveret, er der også en række arbejdsgiverbidrag og udgifter, som langt hen ad vejen er den ansatte uvedkommende. I dette kapitel kan du læse om, hvordan lønberegningen foregår, så du får et overblik over, hvordan den økonomiske cirkel er omkring lønningerne. Lønudbetalingerne er et uhyre følsomt emne i enhver virksomhed. Det kan derfor godt svare sig at få styr på den del fra dag 1. Der er ingenting, der kan gøre medarbejderne så utrygge, som hvis lønnen udebliver: Bare to dages forsinkelse kan være nok til, at snakken går i kantinen ud over, at både du som chef og bogholderen vil blive bestormet med henvendelser. Medarbejdernes huslejer skal jo betales uanset hvad. Når du kommer til kapitel 5.1, vil du finde ud af, at der ingen grund er til selv at stå for at udbetale lønnen: Der er masser af hjælp at hente hos professionelle lønsystemer, der lever af at lave løn for os, både med discount- og de luxe-løsninger. Vi tager også turen rundt om de forskellige obligatoriske og ikkeobligatoriske bidrag, som lægges på arbejdsgiverens skuldre og hvad du får for pengene her i kapitlet. 4.1 Lønberegning Hvis vi starter med en helt almindelig løn for en månedslønnet medarbejder, kan lønberegningen se sådan ud: 102

104 Note 1 Bruttoløn ,00 2 (-)ATP-bidrag 90,00 Bidragsgrundlag ,00 3 (-)arbejdsmarkedsbidrag nedrundet i hele kroner 8% 1.993,00 4 A-indkomst , ,00 5 (-)fradrag 6.770,00 Trækgrundlag ,00 6 Nedrundet trækgrundlag til nærmeste 10, ,00 5 Trækprocent 42% A-skat oprundet til hele kroner 6.778, ,00 7 Til udbetaling ,00 Note 1: Bruttoløn Bruttoløn er det beløb, som medarbejderen skal have i løn. Hvis det er en timelønnet medarbejder, vil det være timesatsen ganget med det antal timer, medarbejderen har arbejdet. Note 2: ATP-bidrag Se kapitel 4.3: ATP-bidraget varierer efter, hvor mange timer medarbejderen har arbejdet. Note 3: Arbejdsmarkedsbidrag Nogle kalder AM-bidraget for en bruttoskat. Det er en skat, som beregnes af lønnen minus ATP-bidraget og som derfor er lige stort for alle medarbejdere, uanset hvor meget de har i fradrag på deres skattekort. Note 4: A-indkomst A-indkomsten er det beløb, der skal beregnes A-skat af. Det er bruttolønnen minus ATP og minus AM-bidraget. 103

105 Note 5: Fradrag og trækprocent Det skattemæssige fradrag er et beløb, som medarbejderen ikke skal betale A-skat af. Det er personfradraget + evt. andre personlige fradrag. Vi ved ikke som arbejdsgivere, præcist hvordan dette beløb er sammensat, og det er også ligegyldigt eller rettere: Det er en sag mellem SKAT og medarbejderen. Vi får bare beløbet oplyst sammen med trækprocenten fra e-indkomst, eller ved at medarbejderen afleverer et skattekort. Bruger du et lønsystem (og det vil jeg stærkt anbefale), henter lønsystemet automatisk oplysningerne om fradrag og trækprocent fra SKATs e-indkomst. Det eneste, du skal vide fra medarbejderen er i så fald, om du skal bruge hovedkortet eller bikortet. Hovedkortet skal som regel bruges, hvis jobbet er medarbejderens væsentligste indkomst. Bikortet skal bruges, hvis medarbejderen har andre job, hvor hovedkortet bliver brugt, eller hvis medarbejderen får efterløn, dagpenge eller SU ved siden af lønnen. Note 6: Nedrundet trækgrundlag Når medarbejderens fradrag er trukket fra A-indkomsten, har vi det beløb, der skal betales skat af. I det ovenstående eksempel er det: A-indkomst: ,00 - fradrag: 6.770,00 - nedrunding 7,00 = trækgrundlag ,00 Det er de kr., der skal beregnes 42% skat af i dette eksempel. Note 7: Til udbetaling Det, der bliver tilbage, når ATP-bidraget, AM-bidraget og A-skatten er beregnet, skal medarbejderen have udbetalt til sin bankkonto. Som regel på den sidste bankdag i måneden med mindre I har nogle andre aftaler. 104

106 Den del af lønnen, som medarbejderen ikke har fået udbetalt, skal vi som arbejdsgivere sørge for at indbetale til forskellige steder og på forskellige tidspunkter: ATP-bidraget afregnes til ATP-huset kvartalsvis i april, juli, oktober og januar måned. AM-bidraget og A-skatten skal indbetales til SKAT måneden efter, at lønnen er udbetalt (for små arbejdsgivere), som regel den 10. i måneden men nogle gange ændrer man datoen af hensyn til arbejdsgiverne eller sidste bankdag i måneden (store arbejdsgivere). I denne sammenhæng er man en stor arbejdsgiver, hvis man i de forudgående 12 måneder har trukket og indbetalt over kr. i AM-bidrag eller i samme periode har trukket og indbetalt over 1 mio. kr. i A-skat. Jo flere forskellige elementer lønnen består af, jo mere kompliceret bliver lønsedlen. Den lønseddel, vi lige har gennemgået, var helt enkel. Men der kan meget hurtigt blive flere tal at holde styr på. Multimedieskatten, som en del medarbejdere er omfattet af, betyder, at der skal betales AM-bidrag og skat af 250 kr. om måneden, men det er jo ikke et løntillæg: Medarbejderen skal ikke have 250 kr. mere i løn, han eller hun skal bare betale skat af beløbet. Lige på dette område kan man let komme til at lave en fejl, hvis lønsedlerne laves manuelt. Hvis medarbejderen har forskellige personalegoder, f.eks. pensionsordning, kantineordning og betaling af uddannelse ved hjælp af bruttolønstræk (kontantlønsnedgang), skal begge disse ordninger fremgå af lønsedlen. Men da der er tale om to forskellige ordninger efter to forskellige regelsæt, skal de placeres forskelligt på lønsedlen: 105

107 Note Bruttoløn ,00 (-)ATP-bidrag 90,00 1 Uddannelsesudgifter med kontantlønstræk 1.000,00 2 Pensionsordning 1.000,00 Bidragsgrundlag ,00 (-)arbejdsmarkedsbidrag nedrundet i hele kroner 8% 1.833,00 A-indkomst , ,00 (-)fradrag 6.770,00 Trækgrundlag ,00 Nedrundet trækgrundlag til nærmeste 10, ,00 Trækprocent 42% A-skat oprundet til hele kroner 6.006, ,00 3 Kantineordning 400,00 Til Udbetaling ,00 Note 1: Uddannelsesudgifter med kontantlønstræk Hele ideen med bruttolønsordningen/kontantlønstrækket er, at udgiften afholdes af arbejdsgiveren og trækkes i medarbejderens løn FØR skatteberegningen. Så bliver medarbejderens samlede skat reduceret, hvis ellers der er tale om en udgift, som medarbejderen ville have afholdt selv, hvis ikke arbejdsgiveren gjorde det. Derfor skal udgiften sættes ind i lønsedlen før beregning af AM-bidrag og A-skat. Note 2: Pensionsordning Når medarbejderen har en arbejdsmarkedspension, skal medarbejderens egenbetaling fremgå på lønsedlen inden AM-bidrag og A-skat bliver beregnet. Læs nedenfor om arbejdsgiverens del af pensionsordningen. 106

108 Note 3: Kantineordningen Kantineordningen er skattepligtig. Det vil sige, at medarbejderens egenbetaling for brug af kantinen skal trækkes i medarbejderen løn EFTER beregning af AM-bidrag og A-skat. Hvis medarbejderen ikke får ferie med løn men feriepenge, som overføres til Feriekonto, skal der betales AM-bidrag og A-skat af feriepengene i den periode, hvor medarbejderen optjener dem. Det kan se sådan ud: Bruttoløn ,00 (-)ATP-bidrag 90,00 Bidragsgrundlag ,00 (-)arbejdsmarkedsbidrag nedrundet i hele kroner 8% 1.993,00 A-indkomst , ,00 (-)fradrag 6.770,00 Trækgrundlag ,00 Nedrundet trækgrundlag til nærmeste 10, ,00 Trækprocent 42% A-skat oprundet til hele kroner 6.778, ,00 Til udbetaling ,00 Feriepenge 12,5% 3.125,00 (-)arbejdsmarkedsbidrag nedrundet i hele kroner 8% 250,00 A-indkomst 2.875,00 Trækprocent 42% A-skat oprundet til hele kroner 1.207, ,00 Overføres til Feriegiro 1.667,00 I dette tilfælde skal feriepengene indbetales til Feriekonto. Lige som med ATP sker det kvartalsvis. Men A-skatten og AM-bidra- 107

109 get skal indbetales sammen med A-skatten og AM-bidraget for den almindelige løn. Lønsedlen skal selvfølgelig vise den aktuelle beregning af lønnen for medarbejderen, så han eller hun kan se, hvordan du er kommet frem til det beløb, der er overført til medarbejderens bankkonto. Men det er ikke nok. Herudover skal lønsedlen indeholde: virksomhedens navn, adresse og CVR-nummer medarbejderens navn, adresse og CPR-nummer virksomhedens bidrag til pensionsordning (hvis aktuelt) saldi for, hvad der er optjent i løbet af året: AM-indkomst, feriepenge, ATP (herunder arbejdsgiverens andel), pension og alle andre relevante saldi dato for lønudbetaling og hvilken konto, beløbet er overført til Så alt i alt: Det kan ikke svare sig selv at lave det i et regneark. Du kan se eksempler på lønsedler fra lønserviceleverandører i kapitel Medielicens/erhvervslicens Medielicens er ikke det samme som multimedieskat, men en afgift, som virksomheder skal betale, hvis medarbejderne har adgang til udstyr, som kan bruges til at se tv eller høre radio på. Prisen er i kr. inklusive moms. Hvis man er flere virksomheder på samme adresse, skal hver betale medielicens (hvis de har hver sit CVR-nummer). Beløbet betales en gang årligt. Det kan ikke lade sig gøre at blive fritaget! Jeg har skrevet og spurgt Brian Mikkelsen, da han var kulturminister: 108

110 1. Om vi kunne blive fritaget mod at spærre for DRs og TV2s IP-adresser (med den begrundelse, at mine medarbejdere ikke har tid til at se fjernsyn i arbejdstiden) 2. Hvis det ikke var muligt, om man så kunne garantere, at der var den nødvendige båndbredde til rådighed i tilfælde af, at vi undtagelsesvis ville se en stor mediebegivenhed. Jeg fik (som ventet) nej til begge spørgsmål: Det er ikke muligt at blive fritaget, og man kan på ingen måde garantere, at vi rent faktisk så kan se udsendelsen, hvis f.eks. Obama holder tale i København. Du kan læse mere om medielicensen på ATP Arbejdsmarkedets Tillægspension (herefter ATP) er en obligatorisk pensionsordning, som omfatter alle lønmodtagere i Danmark som er over 16 år og som arbejder mindst 39 timer månedligt (eller 9 timer ugentligt). Ordningen omfatter ikke direktører, hvis direktørjobbet ikke er din hovedbeskæftigelse. Hvis medarbejderne er løsarbejdere uden fast timetal, er der særlige regler, som siger, at der skal betales ATP uanset at medarbejderen i en periode arbejder under 39 timer ugentligt. Tidligere var der en øvre aldersgrænse: Når medarbejdere gik på pension, skulle der ikke indbetaltes ATP-bidrag, selvom de blev ved med at arbejde. Som for de fleste andre pensionsordninger består ATP-bidraget af en medarbejderbetalt del og en arbejdsgiverbetalt del. Arbejdsgiveren betaler dobbelt så meget som lønmodtageren. Medarbejderens del af ATP-bidraget skal tilbageholdes i bruttolønnen og indbetales til ATP-huset kvartalsvis. Enten via et lønsystem (f.eks. Dataløn) eller ved en opkrævning fra ATP (de fleste andre lønsystemer). 109

111 I ATP-sammenhæng taler man om et A-bidrag og et B-bidrag. Men alle private virksomheder er omfattet af A-bidraget. I øjeblikket (2011) udgør A-bidraget 90 kr. i lønmodtagerbidrag og 180 kr. i arbejdsgiverbidrag pr. medarbejder pr. måned. Du kan altid finde de aktuelle satser, også for timelønnede og deltidsansatte, på Hvis du har medarbejdere fra udlandet ansat, er de omfattet af den danske ATP-ordning, hvis de er socialt sikrede her i landet. Der er særlige regler for medarbejdere, som er her i landet i en periode på under 6 måneder. Kontakt ATP-huset i hvert enkelt tilfælde. Du kan finde kontaktoplysningerne på atp.dk. Hvis din medarbejders arbejdstid ikke kan gøres nøjagtigt op personen får måske løn efter en bonusordning eller har påtaget sig en projektopgave og hvor antallet af timer ikke er relevant for lønnen, skal der alligevel beregnes ATP. Antallet af timer, hvorudfra du beregner ATP, findes ved at dividere lønnen med en gennemsnitlig timeløn. Den gennemsnitlige timeløn var i 2010: Kvinder: 156,71 Mænd: 173,53 Så hvis en kvinde og en mand løser den samme opgave på ukendt arbejdstid går vi ud fra, at kvinden er længere tid om det og skal betale mere til ATP, alene fordi kvinder gennemsnitligt får mindre i løn end mænd. 4.4 AES Arbejdsmarkedets erhvervssygdomsforsikring Ud over den lovpligtige arbejdsskadeforsikring, er det også obligatorisk at betale AES-bidrag. Bidragets størrelse varierer fra branche til branche og udgjorde i 2010 fra 163 kr. til 656 kr. med bankansatte i den billigste gruppe og industriens ansatte i 110

112 den dyreste. Det er virksomhedens branchekode, der bestemmer, hvilken af de 16 grupper i AES-systemet, man tilhører, og dermed hvor meget der skal betales i AES. Hver gruppe hviler i sig selv, det vil sige, at industrien ikke kommer til at betale mere i AES, hvis der opstår flere erhvervssygdomme blandt de kontoransatte. Og omvendt. Virksomhedens AES-bidrag beregnes ud fra ATP-bidraget, så du betaler kun for de personer, der også er omfattet af ATP. Men erhvervssygdomsforsikringen dækker også de medarbejdere, som virksomheden ikke betaler ATP og AES for f.eks. medarbejdere, som er ansat under 9 timer om ugen og frivillige medarbejdere. Selvstændigt erhvervsdrivende og medarbejdende ægtefæller er ikke omfattet, men de kan tilmeldes en frivillig ordning, som du kan læse mere om på AES betales kvartalsvis; du får en samlet opkrævning fra ATPhuset, som dækker AER, AES og Atp-finansieringsbidrag (med mindre du bruger Dataløn som klarer overførslerne automatisk). Hvis en medarbejder bliver syg på grund af påvirkninger på arbejdspladsen eller får en arbejdsskade, er det virksomhedens ansvar, at det bliver anmeldt til Arbejdsskadestyrelsen. AES dækker erhvervssygdommene, mens dit private forsikringsselskab dækker arbejdsskaderne. 4.5 AER Arbejdsgivernes elevrefusion For hver medarbejder, du har ansat ud over den første, skal du betale AER-bidrag. Beløbet var i kr. pr. fuldtidsmedarbejder pr. år. Beløbet falder, hvis du selv har elever ansat i virksomheden. AER betales kvartalsvis; du får en samlet opkrævning fra ATPhuset, som dækker AER, AES og Atp-finansieringsbidrag (med mindre du bruger Dataløn, som i øjeblikket er det eneste lønsy- 111

113 stem, der har indgået en aftale med ATP-huset om automatiske overførsler så bliver pengene trukket automatisk). Beregningen af virksomhedens AER-bidrag klarer ATP-huset selv, som grundlag bruger de oplysningerne, du har indberettet vedrørende ATP i forbindelse med din lønbehandling. Du kan søge og læse om samlet indbetaling på hvis du vil vide mere om opkrævningen. Pengene går til at gøre det billigere for virksomheder at have elever og lærlinge: Via AER får lærepladserne løntilskud, når eleven er på skoleophold. Ind imellem er der også særlige eller ekstra tilskud, i skrivende stund er der f.eks. en præmie for at ansætte nye elever. Alt sammen for at tilskynde virksomhederne til at oprette flere uddannelsesstillinger. 4.6 Barselsfond/barsel.dk Reglerne om barsel.dk/barselsfond findes i Lov om barselsudligning på det private arbejdsmarked. Den er fra 2006, så det er en relativt ny ordning. Barsel.dk går ud på, at alle virksomheder betaler et bidrag pr. år pr. medarbejder. Til gengæld får virksomheden refusion af den løn, der udbetales til medarbejderen mens hun (eller han) er på barsel. Nogle overenskomstdækkede brancher har deres egen barselsordning, som virksomheden betaler til. Men ellers hedder det barsel.dk. Det er obligatorisk at være med for alle private virksomheder i Danmark (med mindre der er tale om en privat virksomhed med offentligt tilskud, hvor virksomheden er med i en offentlig barselsordning). Der skal betales for alle medarbejdere, som der indbetales ATP for. Dog ikke elever under 25 år, selvom de også er omfattet af ordningen, og du kan få refusion, hvis de går på barsel. Betingelsen er, at eleven er registreret hos AER. 112

114 Det koster 181,25 kr. pr. kvartal eller 725 kr. årligt pr. fuldtidsmedarbejder. Pengene opkræves af ATP-huset, som beregner beløbet ud fra de oplysninger, de allerede har til rådighed fra ATPbidragsindbetalingerne. I de fleste tilfælde pr. indbetalingskort, men nogle gange via lønservicebureauet. Hvis din medarbejder får løn under barsel, giver barsel.dk refusion op til 142 kr. pr. time. Beløbet er efter beregning af AMbidrag, så den maksimale refusion opnår man, når medarbejderen får mere end 154,34 kr. i timen. Refusionen er sammensat sådan, at barselsdagpengene fra kommunen dækker først, og barsel.dk supplerer op til de 142 kr. Hertil kommer feriepenge på 12,5%, som også dækkes. Refusionsperioden ved fødsel: 4 uger før forventet fødsel til mor 2 uger efter fødsel til mor 2 ugers fædreorlov efter fødsel (inden for de første 14 uger) 21 ugers fællesorlov, der kan deles mellem far og mor. Refusionsperioden ved adoption: 4 uger før modtagelse af barnet i udlandet 1 uge før modtagelse af barnet i Danmark 2 første uger efter modtagelsen til en af adoptivforældrene 2 uger til den anden af adoptivforældrene 21 ugers fællesorlov, der kan deles mellem mor og far Hvis far og mor vil holde fællesorlov samtidig, kan der blive problemer med udbetalingerne, så hvis det er tilfældet, skal du kontakte barsel.dk for at høre nærmere i hvert enkelt tilfælde. 113

115 4.7 Arbejdsskadeforsikring I skal have en arbejdsskadeforsikring. Punktum. Det er både lovpligtigt at have en arbejdsskadeforsikring, og så er det ualmindeligt dumt og meget dyrt for dig eller din virksomhed ikke at have en, hvis der skulle ske en arbejdsulykke. Arbejdsskadeforsikringen er sammen med Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomsforsikring (AES), som du betaler via den fælles opkrævning fra ATP, pakken, som skal sikre din medarbejder økonomisk hjælp i tilfælde af en erhvervsbetinget sygdom (AES) eller en ulykke, som giver varige mén (arbejdsskadeforsikringen). I modsætning til AES, er arbejdsskadeforsikringen noget, du skal tegne hos dit eget forsikringsselskab. Priserne varierer lidt fra selskab til selskab og meget fra branche til branche. I øjeblikket er prisen for en bogholder ca kr. årligt mens prisen for en taxachauffør ligger over kr. Så for nogle fag vil arbejdsskadeforsikringen være en væsentlig udgift for virksomheden. Men lovpligtig. Hvis du driver en personligt ejet virksomhed, kan du og din eventuelt medarbejdende ægtefælle blive omfattet af arbejdsskadeforsikringen på lige fod med medarbejderne. Det skal du tage stilling til, når du bestiller forsikringen hos forsikringsselskabet. 4.8 Forsikringer ud over lovpligtige Der er er en række forsikringer ud over den lovpligtige arbejdsskadeforsikring, som du kan vælge at tegne. Det afhænger helt af, hvilken branche vi taler om. Der er to typer, som mange virksomheder gør brug af: Er der risiko for, at dine medarbejdere kan ødelægge noget hos kunderne og der i den anledning måske bliver rejst erstatnings- 114

116 krav, kan en erhvervsansvarsforsikring være løsningen. Erhvervsansvaret kan udvides med et produktansvar, men hvornår det er en god idé ligger uden for denne bogs emne. Hvis en medarbejder får løn under sygdom, er det normalt arbejdsgiveren, som skal betale de første 21 sygedage. Først herefter kan man få sygedagpengerefusion. Men der findes en for sikring, som dækker sådan, at man kan søge refusion af sygedagpengene fra den 2. sygedag. Det er Økonomistyrelsen, som administrerer ordningen og præmien fastsættes hvert år til en procentdel af lønudgiften. I 2011 er det 0,63%, så hvis du har lønudgifter for 1 mio. kr, koster det kr. årligt at være med i ordningen. Med mindre I har et lavt sygefravær eller det altid er placeret som langtidssygemeldinger er det en fordelagtig ordning at være med i. Ordningen gælder kun for mindre virksomheder: Har I lønudbetalinger på over ca. 6,3 mio. kr. (beløbet ændres hvert år), kan I ikke tegne forsikringen. Sygedagpengerefusionen svarer til sygedagpengene, og det er let at få pengene udbetalt: På den blanket (DP201), som også bruges til almindelig sygedagpengerefusion, er der en boks, der skal krydses af, og herefter går det hele af sig selv. Læs om ordningen på 115

117 5. Personaleadministration At gå fra 0 til 1 ansat betyder, at der skal ske nogle ændringer i dine administrative rutiner. Selvom den første ansatte skulle være en ungarbejder, som bare hjælper til 4 timer om ugen, skal tingene stadig være på plads. Først og fremmest: Oplysninger om medarbejdere er fortrolige. Medarbejdernes CPR-numre, skatteoplysninger, bankkonti og så videre må ikke gentager IKKE ligge frit fremme. De skal gemmes væk, så ingen kommer til at se dem ved et uheld. Uanset hvor kreativt dit rod på kontoret ellers måtte være, så er det i forbindelse med din første medarbejder, der skal etableres rutiner og systemer. Så længe vi taler om få ansatte, er systemet faneblade-i-etringbind ganske velegnet: Du tager et ringbind og sætter nogle faneblade ind. Et faneblad til hver medarbejder. Bag hvert faneblad skal der være virksomhedens kopi af ansættelseskontrakten (tjek, at du har fået en underskrift på den) medarbejderens stamoplysninger inkl. telefonnummer og eventuelt oplysning om nærmeste pårørende medarbejderens skattekort, hvis det er aktuelt det er det ikke, hvis du bruger et godt lønsystem til lønbehandlingen underskrevne blanketter, hvis medarbejderen har fået udleveret nøgle evt. fortrolighedserklæring, hvis den ikke er indarbejdet i ansættelseskontrakten 116

118 kopier af andre aftaler, du laver med medarbejderen undervejs i ansættelsesforløbet kopi af evt. skriftlige advarsler eller lignende alle medarbejdernes lønsedler indsat måned for måned kopi af årsopgørelsen af medarbejderens løn og til sin tid: opsigelsen fra (eller til) medarbejderen. Altså alt, som vedrører den aftale om køb af arbejdskraft, som du har indgået med medarbejderen. Personaleadministration handler ud over papirarbejdet også om at geare virksomheden til at have medarbejdere. Derfor vil du sidst her i kapitel 5 kunne læse om personalepolitikker, og hvordan de kan udmøntes ved hjælp af en medarbejderhåndbog-light. Men inden da skal vi lige se lidt på den praktiske lønbehandling og forholdet til SKAT. 5.1 Lønbehandling Inden du skal udbetale den første løn, skal du tjekke, om din registrering hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (og dermed hos SKAT) er korrekt: Da virksomheden startede, udfyldte du eller den, der hjalp dig et startskema, hvor I blandt andet skulle oplyse, om virksomheden skulle udbetale løn og pr. hvilken dato denne lønudbetaling ville starte. Hvis I dengang ikke vidste, at eller hvornår der skulle ansættes medarbejdere, skal der udfyldes en ændringsblanket, hvor virksomheden bliver registreret for afregning af A-skat og ATP. Find den på SKATs hjemmeside, den har nummer og hedder Registrering af virksomhed ændring. Dernæst skal du vælge lønsystem. Det vil sige en måde at beregne og udbetale lønnen på, samtidig med at der bliver holdt øje med, at AM-bidrag, A-skat, ATP, feriepenge med videre bliver overført til de relevante institutioner eller myndigheder rettidigt. 117

119 Det ER muligt at gøre det selv. Men som du måske har læst om i kapitel 4.1, er der mange krav til lønsedlen og mange muligheder for at lave fejl. Herudover er det tidskrævende at lave lønnen selv: Ikke så meget selve lønberegningen, som kan foregå i et regneark, hvor hver medarbejder har en projektmappe. Men hele tiden at skulle holde dig ajour med indbetalingsfrister, ændringer i ATP-bidragets størrelse og andre regler. Herudover skal der ske indberetninger til E-indkomst (på tast-selv på SKATs hjemmeside) hver måned, medarbejderne skal have kopier af lønsedler, du skal vide, når de ændrer skattefradrag og alt muligt andet. Det kan ikke svare sig! Chancen for, at der går rod i det, og du kommer til at betale en bogholder eller revisor det dobbelte af, hvad du mener at have sparet, er ret stor. Af hensyn til dit eget tidsforbrug synes jeg derfor, at du skal vælge en professionel leverandør af lønservice. Der er nogle stykker på markedet, hvoraf Danløn og Multidata er nogle af de mere fremtrædende, og det er også dem, jeg kommer til at bruge som eksempler her i kapitlet, fordi de sammen dækker hele spektret fra discount- til deluxe-lønsystemer. Staten har også et bud på et lønsystem. Det hedder Letløn og er i mine øjne en falsk varebetegnelse. Det er ikke spor let, og i hvert fald ikke nær så let som det er at bruge et rigtigt lønsystem, som klarer det hele. F.eks. kan Letløn ikke overføre penge til medarbejderne, så det er en kombinationsløsning, hvor man får hjælp til nogle men ikke alle opgaverne. Det er ret ligegyldigt, hvilket lønsystem eller hvilken lønserviceleverandør, du vælger: De kan nogenlunde det samme alle sammen. Det vigtigte er, at du vælger en leverandør. Alt efter hvilken leverandør du vælger, tager det 1-2 uger at få aftalen på plads. Der er altid nogle papirer, der skal skrives under, og de skal gerne forbi banken også, fordi PBS skal involveres, hvis der skal ske automatiske betalinger og det skal der jo: En 118

120 af fordelene ved at betale for lønbehandlingen frem for at gøre det selv er jo netop, at vi ikke selv skal klare alle overførslerne til SKAT, Feriekonto, ATP-huset osv. I deluxe-udgaven har vi Multidatas lønadministration. Det er dyrt, men dejligt: Ingenting skal du gøre selv ud over engang om måneden (når du får en SMS om det), at ringe til dem og fortælle om, hvordan lønnen skal være i denne måned. Det koster ca. 140 kr. pr. medarbejder for månedslønnede. Så klarer Multidata resten, inklusive betaling af ATP, AER, AES osv. og sender alle bilagene til bogholderens . Multidata er i skrivende stund den eneste lønserviceleverandør, som tilbyder at sørge for alle betalingerne, så du slet ikke skal forholde dig til indbetalingskort fra ATP-huset. Multidatas lønadministration koster mere end f.eks. Dataløn (som også er Multidata) eller Danløn gør, men måske mindre end det vil koste, hvis du også skal hyre din revisor eller bogholder til at hjælpe dig med de halvautomatiske systemer, især hvis du ikke har så mange medarbejdere. Der er også en række mindre løsninger på markedet. Danløn udmærker sig ved kun at koste 15 kr. pr. lønseddel i 2011 og der er ingen administrationsgebyrer i de måneder, hvor der ikke er nogen ansatte. Danløn kan dog ikke klare overførsel af ATP, AER, AES og den slags bidrag, så det er en 95% løsning, hvor der stadig skal foregå nogle (få) manuelle udbetalinger. Men en meget velfungerende 95% løsning, som er let at arbejde med. Når du vælger lønsystem kan du med fordel høre den, som bogfører dine bilag, om hun eller han kan anbefale det ene eller det andet. Det er altid rart at have nogen at tale med, hvis der opstår spørgsmål. Du kan se en lønseddel fra Multidatas Dataløn (bilag 1) og Danløn (bilag 2) bag i bogen. Læg mærke til hvor mange oplysninger, 119

121 der er på lønsedlen. Det er dem, du skal kunne matche, hvis du selv vælger at lave dine lønsedler. Ud over, at du skal bruge lønsedlerne til dit personaleadministrations-ringbind, skal medarbejderne også have en kopi. Hvis du vælger et lønsystem, der kan levere dem til medarbejderne pr. mail, så gør endelig det. Så er der færre, som kommer rendende senere og skal have lønsedler for mange måneder tilbage i tiden, fordi de har forlagt dem. Men ellers kan du vælge mellem at sende lønsedlerne med posten eller lægge dem til medarbejderne på arbejdspladsen. Under alle omstændigheder skal de kuverteres. Det er ikke o.k. bare at lægge dem i dueslaget, brevbakken eller på skrivebordet med bagsiden op. 5.2 Uregelmæssige lønudbetalinger I nogle virksomheder er der ikke tale om faste lønninger men lejlighedsvise udbetalinger. For eksempel foreninger, som har et stort årligt arrangement, hvor der er brug for masser af arbejdskraft, mens de resten af året klarer sig med ulønnede frivillige. Der kan også være tale om eventbureauer eller en cykelbogholder, som hyrer hjælp ind i særligt travle perioder. Ind imellem ser vi interessante konstruktioner med honorarer, som udbetales ikke helt efter lovens intentioner, fordi der i virkeligheden er tale om penge, der burde betales A-skat af, men hvor virksomhedsejeren vægrer sig ved at rulle det store maskineri ud og lave rigtig løn. Men hvis man bruger et lønsystem og derfor ikke skal holde øje med indberetninger og betalingsfrister, er det ikke så svært endda. Når lønsystemet først er oppe at køre, kan det også bruges til honorarer: Så kan du klare det hele her og uden at skulle sidde i januar måned og lave manuelle indberetninger til eindkomst. 120

122 Hvis du har uregelmæssige lønudbetalinger, skal du registrere det hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (blanket ), hvor du skal sætte kryds i rubrikken Sporadisk afregning af løn. Hvis du ikke har dette registreret, skal du hver måned, hvor du ikke udbetaler løn, indsende en såkaldt 0-indberetning. Ellers går SKAT ud fra, at du er bagud med indberetningerne, og så kommer der både gebyrer og bøder på FI-kort i en lind strøm i lysegule kuverter fra SKAT til dig. 5.3 Ændring af ansættelsesvilkår Verden står jo ikke stille, og det gør vores virksomheder heller ikke. Derfor kan der opstå nye behov og muligheder, eller vi kan være nødt til at ændre strategi for stadig at kunne beholde vores omsætning eller position på markedet. Hvis der sker forandringer i din virksomhed som medfører, at du skal ændre ansættelsesvilkårene for en, flere eller alle medarbejdere, skal du først afgøre, om der er tale om en mindre ændring eller en væsentlig ændring. Små ændringer i en medarbejders ansættelsesvilkår kan være, at butikken lukker en halv time senere om fredagen, så medarbejderen på sine fredagsvagter skal møde og gå en halv time senere. Der kan også være tale om en tilpasning af arbejdsområdet: Medarbejderen skal fremover passe telefonen flere timer ugentligt, end personen ellers har skullet, eller noget tilsvarende. Så længe vi taler om en forandring, som ikke er væsentlig for medarbejderens ansættelse som helhed, kan de implementeres umiddelbart dog under skyldig hensyntagen til, at medarbejderen også skal have sin hverdag til at fungere, for eksempel ved små ændringer i mødetiderne. Du skal gøre dig umage for, at medarbejderen forstår, hvorfor I ændrer på de eksisterende 121

123 forhold, og meget ofte vil det jo også være noget, der har været diskuteret i virksomheden forud. Jo mere åben medarbejderens jobbeskrivelse er i ansættelseskontrakten, jo flere ændringer i arbejdsopgaverne kan anses som mindre. Hvis medarbejderens arbejdsopgaver er meget præcist beskrevet, vil en fravigelse fra de opgaver til fordel for nogle andre være en væsentlig ændring af ansættelsesvilkårene. Hvis du vil ændre væsentligt i en medarbejders ansættelse, er der i princippet tale om en opsigelse med et samtidigt tilbud om at fortsætte ansættelsen på de nye vilkår. Det vil sige, at store ændringer skal varsles med det opsigelsesvarsel, den enkelte medarbejder har. Store ændringer er for eksempel 122 flytning af virksomheden, hvis det betyder en væsentlig ændring af medarbejderens daglige rejsetid frem og tilbage nedgang i løn enten fordi et tillæg mistes, eller fordi medarbejderens arbejdstid skæres ned degradering, for eksempel fra afdelingsleder til underordnet, også selvom der ikke er tale om en samtidig lønnedgang opnormering af stillingen fra deltid til fuld tid (hvis medarbejderen ikke selv ønsker dette) weekend- og nattearbejde for medarbejdere, som hidtil kun har arbejdet i på hverdage og i dagtimerne Du er selvfølgelig i din gode ret til at ændre ansættelsesforholdene de skal bare varsles. Af hensyn til medarbejdernes tryghed og tilfredshed, vil det som regel være en god idé at tale meget og længe om de ændringer, og hvorfor de er nødvendige, hvis medarbejderne ikke selv er enige i og glade for dem. Og tage udstrakte hensyn i en overgangsperiode, hvis medarbejderen har

124 svært ved at få arbejdslivet og privatlivet til at hænge sammen som følge af de nye forhold. At der skal varsles med opsigelsesvarslet betyder også, at medarbejderen kan sige nej tak og så forlade sin stilling. Der er nogle ting, som du skal gøre dig klart: Hvad vil du gøre, hvis medarbejderen siger op på grund af ændringerne? Er der et forhandlingsrum eller er beslutningen endelig og urokkelig? Hvis en medarbejder selv henvender sig for at få ændret arbejdsvilkårene, gælder reglen om opsigelsesvarslet ikke. En ansat vil måske gerne have en ugentlig fridag og foreslår selv, at hun bliver ansat i en 30-timers stilling frem for på fuld tid. Det er en anden situation end ovenfor: Så er det ikke dig, der dikterer det, og I kan derfor indføre de nye forhold så hurtigt, som det er hensigtsmæssigt. Der skal bare være tale om en helt frivillig aftale og gerne initieret af medarbejderen selv. At gennemføre en tvungen ændring og undgå opsigelsesvarslet ved at benævne ordningen frivillig har ingen gang på jord. 5.4 SKAT Det er ikke, fordi jeg skal træde så meget rundt i det men alligevel kommer der en lille advarsel: Når du først er begyndt at udbetale lønninger, forventer SKAT, at du bliver ved. Det vil sige, at hvis der er en enkelt måned, du ikke udbetaler løn, skal skat have at vide, at de ikke i denne måned skal forvente nogen indbetaling. Det sker ved at lave en såkaldt 0-indberetning (se også kapitel 5.2 om uregelmæssige lønudbetalinger og sporadiske ansættelser). Nulindberetningen laves gennem dit lønsystem, hvis du har et. Og hvis du ikke har, skal du gøre det på eindkomst. 123

125 Hvis du glemmer det, tror SKAT som udgangspunkt, at du er bagud. Så får du 800 kr. i bøde, og SKAT gætter på, hvor meget du skulle indbetale i A-indkomst og opkræver det beløb. De sender nogle breve, som er svære at læse og nogle kontoudtog som er endnu mere kryptiske. Alt i alt: Det kan godt betale sig at holde orden i skatteindbetalingerne! Betaler du både moms for din virksomhed og A-skat for dine medarbejdere, er A-skatten vigtigere end momsen og den er jo ellers MEGET vigtig, fordi det ikke er dine egne penge men medarbejdernes, du tilbageholder, hvis du ikke får indberettet rettidigt. Er der gået rod i lønudbetalingerne, herunder afregningen af AMbidrag og A-skat, skal du sørge for at holde dig i god kontakt med SKAT. Skriv navn, telefonnummer og mail-adresse ned på den medarbejder, du har talt med, og hold fast i den samme medarbejder. Hvis du på grund af travlhed ikke kan nå at følge op på sagen, så køb hjælp fra en bogholder/kontorassistent til at finde ud af, præcis hvad SKAT mangler af oplysninger for at kunne slette dig fra listen. Nogle virksomheder glemmer at ændre i virksomhedens registrering, når de begynder at udbetale løn. I sjældne tilfælde vil der ske det, at SKAT henvender sig, men langt oftere ryger pengene, som man så indbetaler i A-skat og AM-bidrag på en fejlkonto (dog heldigvis med virksomhedens CVR-nummer hæftet på, så de kan findes igen), og der kan derfor gå meget lang tid, hvor virksomhedens ejer tror, at alt er i orden, hvor det slet ikke er det. Tjek det, hvis du er i tvivl! 5.5 Skriftlighed Det virker åbenlyst, men det er tilsyneladende meget svært i virkeligheden. Derfor: Skriv det ned! 124

126 SKRIV DET NED! SKRIV DET NED! Hver gang, du laver en aftale med en medarbejder, så skriv det ned. Læg en kopi i din personalemappe og sørg for, at medarbejderen også får en kopi. Det behøver ikke at være store, forkromede kontraktløsninger for små ændringer eller aftaler. En intern er meget, meget bedre end ingenting. Der to fordele ved at få skrevet tingene ned: 1. Både du og medarbejderen er helt klare over, hvad I har aftalt. 2. Både du og medarbejderen kan bevise, at I har aftalt det. I flere år var jeg absolut ene på lederpinden i min virksomhed. Og medarbejderne vænnede sig meget hurtigt til ikke at spørge om noget vedrørende planlægning af arbejdstider og den slags mundtligt, for jeg kunne jo alligevel ikke huske, hvad jeg havde lovet. Det kunne se sådan ud: Jeg kommer løbende gennem kontoret, har et nyt møde om 3½ minut og skal nå to telefonopringninger inden da og skal også lige vide, om nogen har tømt postkassen. Lise spørger i forbifarten, om det er o.k., at hun går kl tirsdag i næste uge. Jeg svarer: Ja, ja har vi fået svar fra xx-kunde om yy-ting?. Udtrykket Ja, ja skulle fra min side forstås som: Jeg hører, at du taler med mig, og jeg vil da tro, det er i orden, men jeg har faktisk ikke tid til at tale om det nu. Men medarbejderen hørte det som Ja, det er helt fint. Gå du bare kl på tirsdag. Så især i travle (for ikke at sige stressede) perioder: Skriftlige aftaler sikrer, at alle er enige om, hvad der er aftalt. Har medarbejderen sidst på sommeren bedt om ferie i uge 42, kan en fortravlet 125

127 chef let have glemt det i hvert fald indtil vi bliver så organiserede, at vi har en feriekalender. Så er det dejligt at kunne finde en mail frem, hvor man kan se, at det er en aftale. Ikke så meget at spille om. Når du skriver en besked til dine medarbejdere, som du gerne vil være sikker på, at de har læst, så bed om et svar. Det kan du for eksempel gøre ved at stille et spørgsmål i slutningen af mailen. Når medarbejderen svarer på spørgsmålet, er det rimeligt at antage, at han eller hun har læst mailen. Hvis du giver en medarbejder en besked pr. brev, er det kun nødvendigt at bede om kvittering for modtagelsen, hvis det er et alvorligt brev, for eksempel en skriftlig advarsel. Den slags breve kan du læse mere om i problem-kapitlet (kapitel 11). 5.6 Rygepolitik Der er ikke nogen krav til, hvordan en virksomhed skal udmønte sin personalepolitik. Eller at man skal have nogen overhovedet. Bortset fra et enkelt område: Alle virksomheder i Danmark er forpligtet til at have en rygepolitik. I den skal der stå, hvordan rygereglerne er, og hvilke konsekvenser der er af at overtræde dem. Så sådan en skal du altså lave. Det er Arbejdstilsynet, som varetager tilsynet med lovens overholdelse, og en arbejdsgiver kan idømmes bødestraf for at tillade rygning indendørs i strid med loven. Rygepolitikken skal indeholde 1. oplysning om, hvorvidt og hvor der må ryges på arbejdspladsen 2. oplysning om konsekvenserne af overtrædelse af arbejdspladsens rygepolitik 126

128 3. evt. beslutning om, at det er tilladt at ryge i arbejdslokaliteter, der alene tjener som arbejdsplads for én person ad gangen 4. evt. beslutning om at indrette rygerum og rygekabiner, hvor rygning kan finde sted. Bag i bogen, bilag 3, kan du finde en side vedrørende rygepolitik, som du kan bruge, hvis du ikke har brug for en rygepolitik men bare skal opfylde de krav, staten stiller til, at alle virksomheder skal have en. Streg punkt 2 og/eller 3 ud, hvis det ikke gælder hos jer. 5.7 Medarbejderhåndbog Store virksomheder har store medarbejderhåndbøger. Små virksomheder har som regel ingenting. Ingenting kan hurtigt gå hen og vise sig at være for lidt. Men at sætte mange timer af til at skrive en egentlig medarbejderhåndbog, fordi man får en enkelt ansat, virker også lidt overdrevet, så vi skal finde et kompromis. Løsningen kan være, at medarbejderhåndbogen ikke er et færdigt skrift, men en samling af relevant information om virksomheden, som man samler hen ad vejen, efterhånden som spørgsmålene opstår. Siden det alligevel er lettest at få medarbejdere til at følge regler, som de selv har været med til at formulere, er det ikke nødvendigvis dig som chef, der skal skrive medarbejderhåndbogen. I hvert fald ikke alene. Du skal vælge en form, som er let for dig at styre. For nogle er det en wiki, for andre et regneark eller et tekstdokument. Mit forslag er, at du forholder dig til praktiske ting og så tager emner inden for arbejdsmiljø, adfærd og den slags, efterhånden som spørgsmålene opstår. Siden du ikke skal bruge energi på at 127

129 udarbejde en komplet medarbejderhåndbog fra starten, er det ikke til at vide, hvilke emner der er mest aktuelle, før du faktisk er midt i dagligdagen med en medarbejder eller flere. Er det nødvendigt at skrive om alkoholpolitik? I nogle tilfælde ja, men i de fleste nej. Påklædning? Brug af s? I kapitel 6, 7 og især 10 kommer jeg ind på en række af de emner, som kan give anledning til et notat i medarbejderhåndbogen. En start på en medarbejderhåndbog i regneark kunne se sådan ud: Arbejdstid Flekstid It-problemer Juleferie Lukkevagt Nøgler Sygdom Arbejdstiden er kl Alle skal være til stede (fikstid) kl Kl og er flekstid, se flekstid. Du må højst skylde 10 timer eller have 10 timer til gode på din flekskonto. Hvis it-systemet ikke virker, skal du først spørge yyy. Hvis ikke yyy er til stede, skal du ringe til vores eksterne konsulent på tlf Kontoret holder lukket mellem jul og nytår, så da har alle ferie. Juleaftensdag er en ekstra fridag, som virksomheden betaler. Når du har en lukkevagt, skal skemaet på inder siden af køkkendøren følges af sikkerhedsmæssige hensyn. Hver dag. Kun de, som skal åbne eller lukke forretningen har nøgler. Bliver nøglen væk, skal du omgående kontakte xxx. Sygdom skal meldes senest ved arbejdstidens start pr. telefon til xxx. Det er ikke tilstrækkeligt at sende en SMS. Ideen er så, at hver gang der opstår en situation, hvor medarbejderne er usikre på, hvordan man gør, eller hvor du mener, at det er nødvendigt at indføre en regel, så skriver I det på listen og sender eller printer til alle. Efterhånden vil det blive en lang liste med både praktiske oplysninger og regler vedtagede i fællesskab 128

130 eller besluttet af dig, som alle har adgang til og forventes at være orienteret om. 129

131 6. Arbejdstid Hvis du er blevet chef på den måde, at du har startet din egen virksomhed og nu er i færd med at udvide, har du formentlig et helt andet forhold til begrebet arbejdstid end størstedelen af de medarbejdere, du vil komme til at ansætte. Hver ansat har sine egne kriterier for, hvornår en arbejdsplads er et godt sted for netop ham eller hende, men elementerne løn og arbejdstid indgår altid. I kapitel 5 nævnte jeg, at lønnen er et følsomt område, og at den skal udbetales til tiden. Her i kapitel 6 kommer det til at handle om arbejdstiden. Altså: Hvor meget får du af den vare, du betaler for? Man siger, at en fuldtidsmedarbejder arbejder 37 timer om ugen eller 160,33 timer månedligt. Men det er nu en sandhed med modifikationer: For langt de fleste, er der en række helligdage og andre fridage, som ikke er medtaget i det regnestykke ferien og alle fridagene kan du læse om i kapitel 7. Herudover er der andet fravær, for eksempel sygdom, som har fået sit eget kapitel 8, fordi det kan være et stort problem i nogle virksomheder. Medarbejderne vil forvente klare signaler fra din side, også angående arbejdstid. Her er det ikke nok med at gå foran for lige på dette område har de fleste chefer en anden indstilling end deres medarbejdere. Hovedreglen er, at det er arbejdsgiveren, som bestemmer arbejdstidens placering. Det er altså dig, der lægger vagtskemaet. De store linjer for, hvordan det ser ud, er forhåbentlig aftalt i den ansættelseskontrakt, du har lavet med medarbejderen. Og inden for 130

132 de rammer er det altså dig, som bestemmer. Bevæger du dig ud over rammerne, skal det varsles, fordi det er en væsentlig ændring af medarbejdernes arbejdsvilkår. Der er nogle grundlæggende regler om arbejdstidens placering, som du skal følge: Medarbejderne må ikke arbejde mere end 48 timer om ugen målt gennemsnitligt over fire måneder. Alle har ret til mindst et helt arbejdsfri døgn om ugen. 11-timers reglen medfører, at alle skal have 11 timers fri fra de går hjem fra arbejde til de skal møde igen. Der er særlige regler for medarbejdere, som arbejder om natten. Lov om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet eller i daglig tale arbejdstidsloven beskriver reglerne. Du kan finde den seneste udgave på for eksempel Arbejdstilsynets hjemmeside, Har du en virksomhed, hvor medarbejderne ind imellem skal arbejde i weekends eller på andre upopulære tidspunkter, skal du forsøge at være så retfærdig som mulig, når du fordeler vagterne. Men skulle der være problemer med at få afsat vagterne, kan du altså diktere, hvem der skal arbejde hvornår. Det er bare sådan, at man kommer længst med konsensus så prøv, om det ikke kan lade sig gøre at løse problemet i mindelighed. Er I omfattet af en overenskomst, skal du tjekke den. For der kan være nogle regler om, hvor lang tid i forvejen en ændring af arbejdstiden skal varsles. Hvis I ikke er omfattet af en overenskomst, skal varslet være rimeligt og det vil sige, at du skal varsle ændringer af arbejdstiden i så god tid som muligt, så medarbejderne kan nå at få truffet de foranstaltninger, der skal til, så de uden større problemer i privatlivet kan møde en time tidligere eller gå hjem to timer senere, end de ellers forventede. 131

133 Der er forskel på at spørge og at diktere. Hvis du spørger: Hvem kan møde en time tidligere i morgen? og en medarbejder melder sig, er det en ting. At udstede en ordre noget helt andet. Hvis du beordrer ændring af arbejdstiden med et så kort varsel som i morgen er, er det tvivlsomt, om du kan få noget ud af det: Hvis medarbejderen siger, at det kan ikke lade sig gøre, kan du muligvis beordre overarbejde (læs om overarbejde i kapitel 6.3), men en almindelig ændring af arbejdstiden med så kort varsel, kan medarbejderen med god ret afvise. Hvis man har mødetid kl. 8.00, betyder det så, at det er o.k. at komme løbende kl. 8.03, lægge overtøj, hente kaffe, hilse på kollegerne og være klar til ekspedition kl. 8.15? I nogle virksomheder er det helt i orden, i andre forventer man, at medarbejderen faktisk er klar til at påbegynde arbejdet ved arbejdstidens begyndelse. Nogle ansatte vil gå minutiøst op i arbejdstiden, andre vil ikke bekymre sig så meget om, om de bliver 10 minutter ekstra, fordi vi lige står og afrunder dagen sammen. Det afhænger dels af, hvad medarbejderen mener, er til hans egen fordel nu eller i længden, dels af hvad privatlivet dikterer: Hvis børnehaven lukker kl , er der en deadline. Cheferne er også forskellige: Nogle står og tripper med minuturet, mens andre tager det mere roligt. Hvis du har en medarbejder, som altid kommer 5 minutter for sent, så lad være med at blive irriteret i hvert fald i første omgang. Spørg medarbejderen hvorfor: Det kan skyldes de offentlige befordringsmidler, hvor medarbejderen måske skal en halv time tidligere hjemmefra, hvis hun skal møde præcist på arbejdet. Så kan I måske aftale, at medarbejderen bare har en fast mødetid, der starter 5 minutter senere end alle andre, og medarbejderen kan så komme med et forslag til, hvad vi skal stille op med de 25 minutter om ugen, som hun kommer til at skylde: Måske kan medarbejderen tage en ekstra lørdagsvagt hvert halve år eller hun kan 132

134 vælge at få lidt mindre i løn. Det kan måske lyde som småting, men en halv time her og en halv time der, som du betaler men ikke får noget for, er også en del af din økonomi. I det hele taget, så er en af de ting, som små og nye virksomheder kan være fleksible med, netop arbejdstiden. Selvfølgelig afhængigt at branche. Men hvis du får en mere tilfreds medarbejder af, at arbejdstiden for netop denne medarbejder er 35 timer ugentligt i stedet for 37, så vær så imødekommende, som din virksomheds produktion overhovedet tillader. I dette tilfælde, vil lønnen så udgøre 35/37 af den fast aftalte månedsløn. For timelønnede er det bare at tælle timerne. Jeg arbejdede på et tidspunkt for en virksomhed, som havde en butik med en butiksbestyrer, som faktisk ikke havde mere at skulle have sagt end en ledende butiksmedarbejder. Månedslønnen var heller ikke ud over det sædvanlige, og butiksbestyreren følte sig derfor på ingen måde som chef i butikken. På et tidspunkt, hvor butiksbestyreren ikke havde mere ferie til gode men havde brug for nogle arbejdsfri dage, meddelte han derfor, at han gik på afspadsering. Han havde beregnet, at turen til døgnboksen tog 10 minutter hver dag, og disse daglige 10 minutter sammen med lidt andet (aftenåbning på kulturnatten) gjorde, at han mente sig berettiget til tre fridage med fuld løn. Det var chefen så ikke enig i. Hvilket gav anledning til en i forhold til emnet helt urimelig konflikt mellem butiksbestyreren og chefen. For i modsætning til butiksbestyreren havde chefen opfattet fuldtidsstillingen som en ledende stilling uden højeste arbejdstid. Der manglede klar kommunikation om arbejdstiden, og den manglende kommunikation er altid arbejdsgiverens ikke medarbejderens ansvar. Butiksbestyreren fik sine tre fridage og et flekstidsskema. Læs mere om flekstid i kapitel

135 6.1 Frokostpause og andre pauser Alle medarbejdere som arbejder mere end 6 timer på en dag, har krav på en frokostpause. Frokostpausen betales af medarbejderen selv med mindre andet er aftalt. Eller i nogle tilfælde: Frokostpausen betales af medarbejderen selv, med mindre den er blevet listet ind i de 37 ugentlige arbejdstimer som en mere eller mindre skjult frynsegode. I nogle overenskomster og i stort set hele det offentlige system er der indgået en aftale om, at en frokostpause på 29 minutter kan afvikles inden for arbejdstiden. Medarbejderen skal være til rådighed i frokostpausen, og den kan kun afholdes, hvis arbejdet tillader det. Medarbejderne i det offentlige er ikke alle tilfredse med den betalte frokostpause: Nogle gange kan den jo ikke holdes, fordi arbejdet ikke tillader det. En beboer på et plejehjem kan falde og skal hjælpes op, en samtale med en borger i socialcentret trækker ud, eller trafikken driller, så inspektøren ikke når frem i tide til at holde frokost. Så er pausen mistet. Men når visse kommuner begynder at regne på, hvor meget det ville gavne økonomien, hvis medarbejderne faktisk arbejdede 37 timer ugentligt og ikke de 34,5 timer, de faktisk arbejder, protesterer fag- og personaleforeninger enstemmigt: De vil have garanteret og betalt frokostpause inden for de 37 timer ugentligt. Når du taler med dine medarbejdere om arbejdstidens placering, skal I altså placere 39,5 timer, for at medarbejderen kan afholde ½ times frokostpause hver dag. Siden medarbejderen selv betaler frokostpausen, kan du ikke stille noget krav til medarbejderen i denne halve time: Han eller hun kan gå ud og trække frisk luft, klare sine privatindkøb eller hvad det nu måtte være. Det er kun, når arbejdsgiverne betaler frokostpausen, man på nogen måde kan stille regler op for, hvor og hvordan den skal afvikles. 134

136 I nogle virksomheder vælger medarbejderne ikke at holde frokostpause for at kunne komme en halv time tidligere hjem. Det holder bare ikke en brik i virkeligheden: Alle har brug for pauser, og hvis der ikke holdes frokostpauser, bliver de øvrige pauser bare længere. Det er usandsynligt, at medarbejderne som helhed kan klare sig uden mad en hel dag, og så spiser de ved skrivebordet. Og tjekker samtidig mail, nyheder mv. på nettet. Så betaler du alligevel for frokostpausen, selvom medarbejderen mener, at han eller hun ingen holder. 2,5 timers ekstra betalt pause svarer til 6,75% af arbejdstiden for en fuldtidsmedarbejder. Medarbejderen får med andre ord en fuldtidsløn for at arbejde 34,5 timer ugentligt. Det er en helt o.k. deal for medarbejderen, men måske ikke for virksomheden. Hvis du har været uheldig at starte en virksomheden-betaler-frokostenkultur uden egentlig at gøre dig klart, hvor dyrt det er, så overvej det som et parameter i forhandlingerne, næste gang medarbejderne skal have mere i løn. Medarbejderne skal have mulighed for at holde pause i arbejdet i det omfang, det er nødvendigt. Hvad der er nødvendigt afhænger meget af, hvilken branche vi taler om. Ensartet arbejde, hårdt fysisk arbejde og arbejde, som kræver fuld koncentration f.eks. ved maskiner og samlebånd kan ikke udføres uden at der er en pause ind imellem. Sidder dine medarbejdere foran skærmen og taster ensartet materiale ind, vil det gavne produktiviteten, at de engang imellem rejser sig op og får rettet kroppen ud. Det behøver ikke at være lange pauser en tur hen til kaffemaskinen og tilbage igen, kan være bedre end at få serveret kaffen foran skærmen. 10 minutters formiddagsbriefing, hvor alle lige mødes og hører, hvordan det går, er også en pause fra ensartet arbejde. I de virksomheder, hvor man er i direkte kontakt med kunder/klienter/patienter/elever hele tiden og derfor ikke ar- 135

137 bejder på sine egne præmisser, kan en kort pause midt på formiddagen og midt på eftermiddagen også være nødvendig. Den type pauser betales af virksomheden. I mange virksomheder er pauser slet ikke et problem: Medarbejderne holder de pauser, de synes de skal, og det er helt fint, fordi medarbejderne kan tilrettelægge og færdiggøre deres arbejde selvstændigt. Dit fokus er så på resultatet af deres arbejde, mere end på hvordan arbejdsdagen præcist tilrettelægges. I nogle virksomheder er rygning et problem. Hvis medarbejderne selv betaler frokostpausen, og der i øvrigt er fokus på produktion og effektivitet, kan der meget let opstå problemer, hvis nogle af medarbejderne er rygere og går ud for at ryge en cigaret 2,3,4,5 gange om dagen. Argumentet er til at tage at føle på: Hvorfor skal jeg selv betale min frokostpause, når min kollega kan holde 5 ekstra pauser a 10 minutter pr. dag, uden at hun skal betale for det? Du har ingen interesse i en konflikt mellem rygere og ikke-rygere, og første gang spørgsmålet opstår, skal du derfor sørge for, at der findes en løsning. Og få den skrevet ind i personalehåndbogen. Virksomheden kan tilbyde nikotinpræparater (som er skattefri at modtage for medarbejderen), hvis det kan hjælpe på situationen. Du har ret til at kræve, at dine medarbejdere er ikke-rygere i arbejds tiden. Du kan også forlange, at de selv betaler tiden til ryge pauserne; det er der allerede mange offentlige institutioner, der gør. Hør de rygende medarbejdere, hvordan de selv vil foreslå, at problemet løses. 136

138 Men lav nu ikke noget problem ud af det, før det faktisk viser sig at være et problem. De medarbejdere, som ikke er rygere, holder måske også pauser bare på en anden måde. Skal de så flekse ud, hvis de laver sig en kop grøn te i køkkenet frem for at drikke den af virksomheden fremstillede termokandekaffe? Pausepolitikken behøver altså ikke at give problemer, men når første ansats til bøvl og ballade om pauser opstår, eller hvis du selv synes, det går over gevind: At du betaler medarbejderne for alt for mange timer i forhold til, hvad de faktisk præsterer, så må emnet på bordet, så også den del af ansættelsen kører på rimelige vilkår for alle parter. 6.2 Flekstid I mine øjne er fleksibilitet omkring arbejdstiden en stor fordel for både medarbejdere og virksomhed. For de virksomheder, hvor det kan lade sig gøre og det er jo langt fra alle. Men kan det lade sig gøre, er det en god idé at indføre en form for fleksibel arbejdstid, så medarbejderne selv har indflydelse på møde- og gå-hjem-tid. For medarbejderne er det dejligt at kunne møde senere eller gå tidligere en dag, hvor ting i privatlivet trænger sig på. For virksomheden er det en fordel, at medarbejderne vil være tilbøjelige til at arbejde lidt længere de dage, hvor der er travlt. I mange virksomheder vil der være nogle tidspunkter, hvor medarbejderne skal være til stede. Det er fikstiden. Og tider, hvor medarbejderne kan vælge, om de er til stede eller ej, så længe den ugentlige eller månedlige arbejdstid overholdes. Det er flekstiden. Eksempel: Kontoret åbner kl og lukker kl , men telefonerne er kun åbne og alle skal være til stede fra kl til kl

139 Perioderne fra 8.00 til og fra til er flekstid. Det vil sige, at medarbejderne må møde når-som-helst mellem kl og og gå hjem, når det passer dem mellem kl og Når man indfører flekstid, er det nødvendigt med et arbejdstidsskema, så medarbejderen kan holde styr på, om han eller hun når sine 37 timer + frokostpause pr. uge. Hvis en medarbejder vil flekse ud før kl eller møde senere end kl , skal det aftales fra gang til gang, nøjagtigt som en medarbejder med fast arbejdstid skal spørge om lov, hvis han eller hun gerne vil have tidligere fri en dag. Du skal lave faste regler for, hvor meget en medarbejder må udnytte den fleksible arbejdstid: Skal antallet af timer gå op pr. uge eller pr. måned? Eller er det i orden, at medarbejderen skylder timer eller har timer til gode, som hun har optjent i november og afvikler i december? Jeg ved af personlige erfaringer, at hvis man ikke har fastsat et maksimum for, hvor mange timer medarbejderne må opspare, kan det gå galt. Lige, når du tror, at det hele kører fint og produktionen matcher timeforbruget, kommer en medarbejder og siger, at hun skal have fire ugers ekstra fri, fordi du skylder et helt urimeligt antal timer. Derfor: Fastsæt et maksimum for det antal timer, som medarbejderen må skylde eller have til gode ved månedens udgang. Et passende tal er måske 8-15 timer. Fastsæt også regler for, om opsparet flekstid skal bruges som flekstid altså hvor medarbejderen møder senere eller går tidligere eller om medarbejderen kan konvertere den opsparede tid til fridage. Det sidste kan der gå en sport i for visse medarbejdere, så det er ikke sikkert, at det er en god løsning for alle parter. 138

140 Det arbejdstidsskema, du laver, skal så indsamles for eksempel månedligt, så du også selv kan følge med i, hvordan saldoen udvikler sig. Du kan se et eksempel på et udfyldt arbejdstidsskema på Hvis du tidligere har indført flekstid og gerne vil fjerne den igen, kan det være en så stor ændring af ansættelsesvilkårene, at den skal varsles i god tid, altså lige så længe, før ændringen træder i kraft, som medarbejdernes opsigelsesvarsel er. 6.3 Merarbejde, overarbejde og afspadsering Merarbejde og overarbejde knytter sig til job, hvor der er aftalt en fast arbejdstid. Medarbejdere, som er ansat på en måde, hvor det er opgavens løsning, der bestemmer arbejdstiden, har som regel ikke overarbejde. Mange akademikere og mellemledere er ansat på den måde. Måske har de for mange opgaver, til at de kan nå det inden for en normal arbejdstid, men det udløser ikke registrering af merarbejde eller overarbejde. Merarbejde er, når en medarbejder arbejder flere timer, end der er aftalt, men inden for normal arbejdstid. Det er typisk, når en deltidsansat tager flere timer i en travl periode og for eksempel kommer på arbejde på sin fridag, eller hvis en fuldtidsansat tager nogle ekstra timer ud over sin normale arbejdstid. I nogle overenskomster er der aftalt et (lille) løntillæg ved merarbejde. Men i de fleste tilfælde i hvert fald i virksomheder uden overenskomst er merarbejde bare timer, der går til udbetaling med den normale timesats. Eller matches af en fridag en anden dag, hvor der er ikke er så stort en arbejdspres. Hvis en medarbejder foreslår eller selv synes, det er en god idé, at han eller hun bliver et par timer ekstra for at få lukket en sag, er det merarbejde, og medarbejderen kan med god ret forvente, at han eller hun enten får udbetalt løn for den tid, der er brugt, 139

141 eller at det bliver muligt at gå tilsvarende tidligere end anden dag. Hvis du som chef beordrer, at medarbejderen skal blive ud over normalt arbejdstid, er det overarbejde. Overarbejde er anderledes end merarbejde. Overarbejde er, når du som chef beordrer medarbejderne til at blive på arbejdet længere end normalt. Det kan være, fordi der er opstået et akut problem og så er der jo intet eller næsten intet varsel. Der kan også være tale om varslet overarbejde: Medarbejderne har i god tid fået at vide, at de på grund af en særlig hændelse, vigtig deadline eller ekstra stor arbejdsbyrde SKAL arbejde flere timer, end der ellers er aftalt. Der er ingen tvivl om, at det er arbejdsgiverens ret at beordre overarbejde. Men det må kun ske, når det er nødvendigt af hensyn til virksomhedens drift, og jo kortere varsel medarbejderen får, jo mere akut skal virksomhedens problem være, for at det er o.k. at forlange, at medarbejderne bliver længere lige netop denne aften. Medarbejdere kan ikke nægte at arbejde over, med mindre de har en usædvanlig god grund. At nægte at deltage i overarbejde kan medføre en berettiget bortvisning. Hvordan en sag om bortvisning bliver vurderet er en udmåling af hvor vigtigt overarbejdet er for virksomheden i forhold til hvor nødvendigt det er for medarbejderen at få fri. Hvis din virksomhed ikke har tiltrådt en overenskomst og der ikke står noget om betaling for overarbejdet i ansættelses kontrakten, har medarbejderne faktisk ikke krav på kompensation for deres overarbejde. Det er imidlertid en usædvanlig dårlig taktik at beordre medarbejderne til at blive ekstra timer og måske oven i købet med kort varsel uden at være klar til at betale dem for det. Hvis vi skal skele til de overenskomstdækkede områder, er det almindeligt, at medarbejderen får udbetalt 150% af timelønnen 140

142 for en times overarbejde de første tre timer og 200% af lønnen herefter. Der er særlige regler for søn- og helligdage. Men kik i jeres aktuelle overenskomst, hvis I har en. Hvis din virksomhed ikke er omfattet af en overenskomst men du kan se, at I fremadrettet kommer til at gøre brug af overarbejde i ny og næ, vil det være relevant at få skrevet et tillæg til ansættelseskontrakten, hvor du beskriver, hvordan overarbejde vil blive honoreret. Så der er klare linjer. Som udgangspunkt kan du selv vælge, om du foretrækker at udbetale lønnen eller tilbyde afspadsering. Hvis du tilbyder afspadsering i stedet for løn, vil satsen 150% betyde, at medarbejderen skal have halvanden time fri for hver time, han eller hun har arbejdet over. Betingelsen for at give afspadsering frem for løn er selvfølgelig, at du kan undvære arbejdskraften og også inden for et rimeligt tidsrum. Afspadseringspukler, som man ind imellem kan læse om f.eks. hos politiet, kan give problemer, fordi man uden at foretage en egentlig udbetaling overskrider budgettet og nogle gange med ret store beløb. Hvis I har problemer med at få afviklet afspadseringen, skal de skyldige timer gøres op pr. måned og med i økonomirapporten, så alle er klar over, hvad der foregår. Overarbejde er som regel betydeligt dyrere end merarbejde, som afspadseres time for time. Men det er vel også rimeligt, at medarbejderne får en eller anden gevinst ud af det beordrede overarbejde. Rigtig mange virksomheder klarer sig dog helt uden overarbejde, så der er ingen grund til at gøre noget særligt ud af det herunder tillæg til ansættelseskontrakterne før du kan se, at det er aktuelt for jer. 141

143 7. Ferie og fridage Antallet af arbejdsdage i et år varierer efter hvordan julen falder. Vi har arbejdsgiver-jul (som i 2010) og lønmodtager-jul (som i 2012). Når der er arbejdsgiver-jul falder de fleste af helligdagene i weekender, hvor medarbejderne alligevel har fri. De seneste år har det set sådan ud: 2007: 224 arbejdsdage 2008: 226 arbejdsdage 2009: 225 arbejdsdage 2010: 228 arbejdsdage De ovenstående antal dage er beregnet ud fra, at medarbejderne har fem ugers ferie. Og det har de også mindst. Alle har ret til mindst fem ugers ferie. Det står i ferieloven og er ufravigeligt på den måde, at en medarbejder og en arbejdsgiver kan aftale mere men ikke mindre ferie. Hvis din virksomhed ikke er omfattet af en overenskomst, eller du selv har aftalt noget andet, har dine medarbejdere altså ret til fem ugers ferie pr. år. Her i kapitel 7 skal vi se på to forskellige ordninger: Ferie med løn eller feriepenge. Alle medarbejdere er enten omfattet af den ene eller anden ordning. Bortset fra honorarlønnede, som får enkelt stående honorarer og derfor ikke er omfattet af feriereglerne. Du kan også læse om feriens placering, og hvem det er, der bestemmer her. 142

144 Ud over ferien kan der også være tale om anden frihed, for eksempel orlov, og det relativt nye og møgbesværlige stedbarn feriefridage, som sammen med fritvalgsordningen er med til at skabe mudder i systemet med halve løsninger og ekstra administration til følge. Der er særlige regler omkring medarbejdere, der er syge i deres ferie (se i kapitel 8.1) og afvikling af ferie i en opsigelsesperiode (kapitel 12.2). Selvom alle ansatte har ret til fem ugers ferie, er det ikke sikkert, at de har ret til fem ugers betalt ferie. Feriepengene eller ret til ferie med løn er nemlig noget, der skal optjenes først. Ferieåret er ikke det samme som optjeningsåret. Ferieåret går fra 1. maj i et år til 30. april i det næste. Den ferie, en medarbejder optjener i kalenderåret 2011 (altså i perioden optjeningsåret) skal afholdes i ferieåret Ferieåret 2012 går fra til Det vil sige, at en medarbejder, som ansættes i 2011 har ret til ferie, men at det er ikke din sag om medarbejderen har noget at leve af i ferien: Det kommer an på, hvad han eller hun har optjent hos sin tidligere arbejdsgiver sidste år. Du kan normalt ikke pålægge en medarbejder at afholde ferie, som han eller hun ikke har optjent med mindre virksomheden som helhed lukker. I så fald kan også den medarbejder, som ikke har opsparet ferie, blive sendt hjem. Ofte vil medarbejderen her kunne få feriedagpenge fra sin A-kasse i perioden. Hvis en medarbejder selv skal betale sin ferie, enten fordi han eller hun ikke har optjent feriepenge til den, eller fordi medarbejderen har lavet en aftale med dig om, at han eller hun gerne må 143

145 holde en uges ekstra ferie uden løn, skal løntrækket foretages i den måned, hvor medarbejderen afholder ferien. Hvis vi taler om månedslønnede medarbejdere koster en feriedag 4,8% af månedslønnen. Det vil sige, at hvis en medarbejder får kr. i månedsløn, vil en feriedag koste kr., som trækkes i bruttolønnen (altså før beregning af AM-bidrag og A-skat, se kapitel 4.1). Det betyder ikke noget, om ferien afholdes i en måned, hvor der er få arbejdsdage eller mange arbejdsdage. Det er altid 4,8% af månedslønnen, der trækkes. For timelønnede er det meget let: Der udbetales alligevel kun løn for de timer, medarbejderen arbejder, så hvis medarbejderen holder nogle feriedage, er der blot færre timer til udbetaling. Medarbejderne optjener 2,08 feriedage pr. måned, de er ansat. Det giver på et helt optjeningsår 25 feriedage eller 5 hele uger, fordi en uge består af fem arbejdsdage i feriemæssig sammenhæng. Hvis en medarbejder arbejder på deltid, optjener han eller hun stadig ret til fem ugers ferie om året. Hvis vi har en medarbejder på deltid med 24 timer ugentligt, er det altså ligegyldigt for feriens længde, om hun arbejder 4 dage om ugen a 6 timer eller 3 dage om ugen a 8 timer: Medarbejderen har stadig præcis 5 hele ferieuger. (Ferielovens 12 stk. 2 handler om arbejdsfrie dage.) Der er regler for, hvordan ferien kan placeres og i hvor god tid medarbejderen skal varsles. Det med placeringen kan have betydning for deltidsansatte, og det kan du læse mere om i kapitel

146 Der er nogle særligt fordelagtige regler for elever og lærlinge. Det fremgår af ferieloven: 9. Elever med uddannelsesaftale efter lov om erhvervsuddannelser har ret til betalt ferie i 25 dage i det første og andet hele ferieår, efter at ansættelsesforholdet er begyndt. Arbejdsgiveren betaler løn under ferien, i det omfang eleven ikke har optjent ret til løn under ferie eller feriegodtgørelse. Stk. 2. Er ansættelsesforholdet begyndt inden 1. juli i et ferieår, har eleven en tilsvarende ret til betalt ferie i 25 dage i dette ferieår. Stk. 3. Er ansættelsesforholdet begyndt 1. juli eller senere i et ferieår, har eleven, i forbindelse med at virksomheden holder lukket under ferie i tiden mellem 1. oktober og 30. april, ret til 5 dages betalt ferie i dette ferieår. Det er altså temmelig dyrt at ansætte en elev den 1. juni frem for den 1. juli, hvis vi går ud fra, at eleven ikke har optjent feriepenge i et tidligere job. Når medarbejderen holder ferie, er han eller hun på ingen måde forpligtet til at svare mails eller på anden vis at tage del i arbejdspladsens aktiviteter. Selvom en medarbejder selv tilbyder at gøre det ene eller det andet for virksomheden under ferien, skal du som chef holde fast i, at ferie er ferie. Folk skal holde deres ferie og møde friske og udhvilede op bagefter. Sådan er aftalen, alt andet er noget rod og kan komme til at koste dig dyrt på goodwillkontoen hos medarbejderen. Du kan finde ferieloven hos Det er en relativt kort og klart formuleret lov, som altså er til at slå op i om nødvendigt. 145

147 7.1 Ferie med løn Det mest almindelige er, at månedslønnede medarbejdere har ferie med løn, mens timelønnede medarbejdere får overført feriepenge til Feriekonto (eller en anden ordning, se kapitel 7.2). Det første ferieår, en medarbejder er ansat, skal han eller hun bruge sine opsparede feriepenge fra sit tidligere job på grund af forskellen på optjeningsåret og ferieåret, som du kan læse om i forrige afsnit. Når medarbejderen har arbejdet i din virksomhed et helt år, skal denne i det efterfølgende ferieår kunne holde fem ugers ferie med løn, betalt af arbejdsgiveren. Når medarbejderen går på ferie, sker der altså ingen ændring i lønudbetalingen. Medarbejderen skal have sin sædvanlige løn med tillæg og hvis det er en provisionslønnet medarbejder mistet provision. Hvis medarbejderen siden optjeningsåret har ændret arbejdstid, og ændringen er mere end 20%, skal lønnen under ferien reguleres. Det vil sige, at en medarbejder, som er gået fra 24 til 27 timer ugentligt får udbetalt løn under ferien med de fulde 27 timer, selvom hun i optjeningsåret kun arbejdede 24 timer. Men hvis ændringen i arbejdstiden er større og altså mindst 20%, skal lønnen under ferien reguleres, så den svarer til, hvad medarbejderen faktisk har optjent. Det gælder både, når medarbejderen er gået op og ned i tid, så reguleringen kan altså både være til fordel eller ulempe for medarbejderen. (Det er beskrevet i 23 i ferieloven.) 146

148 På Feriekontos hjemmeside ( kan du under Erhverv finde en rigtig god regnemaskine, hvor du kan regne lønnen under ferie ud for medarbejdere, som har ændret arbejdstid. Hvis din medarbejder er blevet ansat på en kontrakt, hvor han får ferie med løn, og ansættelsen starter midt i et år, skal du beregne, hvor mange af de 25 feriedage, der skal udbetales løn, og hvor mange af feriedagene, medarbejderen skal betale selv typisk ved at bruge sit feriekort (opsparet ferie fra et tidligere ansættelsesforhold). Lad os sige, at medarbejderen blev ansat den 1. august 2011: Den ferie, medarbejderen evt. måtte holde perioden 1. august 2011 til 30. april 2012, skal personen ikke have løn for. Men til ferieåret 2012 som løber fra 1.maj 2012 til 30.april 2013 har medarbejderen optjent nogle betalte feriedage: I optjeningsåret var medarbejderen ansat fra august til december, altså 5 måneder. Man optjener 2,08 feriedage pr. måned. Så medarbejderen har optjent 5 x 2,08 = 10,4 feriedage med løn. Resten klarer medarbejderen selv ved hjælp af feriekortet fra sin gamle arbejdsplads. Er din medarbejder startet midt i en måned, og du derfor skal helt ned og tælle dage, udløser en arbejdsdag 0,07 feriedag. Ud over lønnen skal de månedslønnede medarbejdere have udbetalt et ferietillæg. Det er 1% af lønnen i optjeningsåret, med mindre der er aftalt noget andet i overenskomst eller ansættelsesaftalen. De 1% skal udbetales senest når ferien afholdes, men det mest almindelige er, at pengene bliver udbetalt i forbindelse med majlønnen. Pengene bliver, ligesom lønnen under ferien, beskattet det år, de bliver udbetalt. 147

149 Dog kan der være en pointe i at vente i nogle tilfælde. For hvis du først har udbetalt ferietillægget, kan du ikke kræve det tilbage. Heller ikke selvom medarbejderen skulle sige op og ikke kan nå at afholde sin ferie. I så fald kommer du til at betale både ferietillæg og de fulde feriepenge, som skal overføres til Feriekonto. Læs mere om ferie i opsigelsesperioden i kapitel Hvis en medarbejder siger op eller bliver sagt op af dig, skal værdien af den optjente men ikke afholdte ferie beregnes og indbetales til Feriekonto. Der kan godt være tale om mere end fem ugers ferie: Hvis medarbejderen, som har været ansat nogle år, fratræder for eksempel 31. januar 2012, kan det jo godt være, at hun har noget restferie tilbage: Hvis hun f.eks. har holdt tre ugers sommerferie og en uges juleferie, har hun stadig en uges ferie tilbage i dette ferieår. Som arbejdsgiver skal du beregne den tilgodehavende ferie i dage og kroner. I det ovenstående eksempel er der tale om: Ferieåret 2011: 1 uge (5 dage) Ferieåret 2012: 5 uger (25 dage) = i alt 6 uger (30 dage) Det beløb, der skal indbetales svarer til 12,5% af lønnen. Men ikke af den løn, medarbejderen har fået udbetalt, mens hun har holdt ferie i Ferielønnen skal fratrækkes, inden de 12,5% beregnes. Herudover skal pengene beskattes: Der skal betales både AMbidrag og A-skat, inden resten overføres til Feriekonto. Hvis du bruger et lønsystem (og det gør du jo!), sker beregningen, indberetningen og overførslen via lønsystemet. Lav afregningen samtidig med at du indberetter, at medarbejderen fratræder. For 148

150 Feriekonto skal have pengene ret omgående det vil sige senest den 10. i måneden efter, at medarbejderen er fratrådt. For små og nye virksomheder, er ordningen ferie med løn faktisk ret svær at have med at gøre. For det første opsparer virksomheden noget mere eller mindre skjult gæld. Det vil sige: Den er selvfølgelig ikke skjult, men der er mange, som ikke er opmærksomme på den feriepengeforpligtelse, som virksomheden samler op. Hvis en medarbejder siger op på det forkerte tidspunkt, forfalder feriepengene til omgående udbetaling med beløb der ligger i omegnen af kr., hvis der både er gammel og ny ferie. For det andet er det svært at administrere: Der skal holde minutiøst styr på feriedagene, og hvis din virksomhed har mange medarbejdere ud og ind, måske fordi I er i en opstarts-/vækst- eller forandringsperiode, skal der hele tiden holdes øje med, hvem der har hvad til gode, og hvor mange dage af ferien hver medarbejder selv skal betale. For det tredje er sommerferien svær at komme igennem: Ingen medarbejdere er til stede, og alle skal have løn alligevel. Det gode, der er at sige om ordningen ferie med løn er : Pengene bliver længst muligt på virksomhedens konto. Likviditets mæssigt er ferie med løn bedre end at overføre penge til Feriekonto. Men det kræver, at man har pengene, når de skal udbetales. Medarbejderne får kun ferie med normalløn. De får ikke feriepenge beregnet af deres eventuelle mer- eller overarbejde. Den sidste del har fået nogle fagforeninger til at foreslå deres medlemmer at bede om at få feriepengene overført til Feriekonto frem for at afholde ferie med løn. 149

151 I øvrigt kan alle medarbejdere kræve feriepenge: Hvis en medarbejder ønsker det og giver besked om det før et optjeningsårs start, det vil sige før 1. januar i ethvert år, skal arbejdsgiveren beregne feriegodtgørelse med 12% (ikke 12,5%) til Feriekonto (ferielovens 23 stk. 5) i stedet for at udbetale løn under ferie. Det kan være en fordel for virksomheden. Især små virksomheder og virksomheder med stram likviditet, bliver mindre sårbare, når feriepengene afregnes kvartalsvis til Feriekonto: Når medarbejderen siger op, skal der ikke finde nogen særskilt beregning og udbetaling sted, så der opstår ikke pludseligt et likviditetsproblem i forbindelse med medarbejderens afgang. 2. Administrationen af feriepenge til Feriekonto er betydelig lettere (som du kan læse om i kapitel 7.2). Der skal aldrig regnes på restferie og hvor meget en medarbejder har optjent: Når de ikke er på arbejde, får de ikke løn. 3. Når virksomheden går næsten i stå i juli måned, og der ingen penge tjenes, er der heller ingen lønudbetalinger, for medarbejderne har alle sammen deres feriepenge. 7.2 Feriepenge/feriegodtgørelse Enten får medarbejderne løn under ferie eller også får de feriepenge. Eller feriegodtgørelse, som er det udtryk, man bruger i ferieloven. Alle timelønnede og nogle månedslønnede får feriepenge, og for de flestes vedkommende foregår det ved, at arbejdsgiveren beregner feriepengene sammen med lønnen, sørger for, at der bliver betalt AM-bidrag og A-skat af beløbet og overfører resten kvartalsvis til Feriekonto. Hvis I har tiltrådt en overenskomst, er det muligt, at I er omfattet af en særlig feriekortordning. I så fald skal de beskattede ferie-

152 penge ikke overføres til Feriekonto men udbetales til medarbejderne ved ferieårets begyndelse. Det giver en likviditetsmæssig fordel fordi feriepengene i alle andre tilfælde skal afregnes kvartalsvis. Feriepengene udgør 12,5% af lønnen inklusive tillæg. Får medarbejderen kr. i løn, skal der altså lægges feriepenge oveni med kr kr. Hvis medarbejderen får 150 kr. i timen, bliver der opsparet 18,75 kr. pr. time til ferie. Til gengæld for at skulle opspare medarbejderens feriepenge på forhånd slipper du for at udbetale løn under ferien. Da har medarbejderen jo feriepengene i stedet. Feriepengeberegningen skal fremgå af lønsedlen, og der skal betales AM-bidrag og A-skat i den måned, feriepengene er optjent. Det vil sige, at AM-bidrag og A-skat for feriepengene for april måned skal indbetales samtidig med AM-bidraget og A-skatten for aprillønnen. De beskattede feriepenge hensættes så i virksomheden, og en gang i kvartalet skal det samlede beløb for de foregående tre måneder indbetales til Feriekonto. Feriekonto skal også have oplysninger om, hvilke medarbejdere, der indbetales for og hvor meget: Både i antal opsparede feriedage og i kroner og ører. Men den slags ordner dit lønsystem forhåbentlig helt automatisk for dig, ellers skal du skynde dig at få et, der kan (se kapitel 5.2). Når du begynder at have ansatte, vil Feriekonto skrive til dig for at høre, om du har medarbejdere, der skal have overført feriepenge. Brevet har i øjeblikket form som en opkrævning med et indbetalingskort nederst. Hvis du bruger et lønsystem, er omfattet af en særlig feriekortsordning, som ikke vedrører Feriekonto, eller hvis alle dine medarbejdere er månedslønnede og har ferie med 151

153 løn, skal du meddele Feriekonto det (se på bagsiden af brevet). Så hører du ikke mere fra Feriekonto. Når en timelønnet medarbejder holder ferie, er der bare færre løntimer til udbetaling. Hvis en månedslønnet medarbejder med feriepenge er på ferie, skal månedslønnen reduceres med 4,8% pr. dag medarbejderen ikke skal have løn. Så det er ret let at styre, når medarbejderne får feriepenge frem for at have ferie med løn. 7.3 Ferieplanlægning Det er dig som arbejdsgiver, som placerer ferien. Men det skal ske efter at have hørt medarbejdernes ønsker og i det omfang, det kan lade sig gøre under hensyn til virksomhedens drift, skal medarbejdernes ønsker imødekommes. Medarbejderne har ret til mindst 3 ugers sammenhængende ferie i perioden 1. maj 30. september. Det kaldes normalt for hovedferien eller sommerferien. Forældre med skolesøgende børn skal som altovervejende hovedregel have mulighed for at holde hovedferien i skolernes sommerferie. Resten af ferien (restferien) skal også fortrinsvis lægges med fem feriedage altså en hel uge ad gangen men skal ikke ligge inden for ferieperioden 1. maj 30. september. Den regel kan dog fraviges ifølge ferielovens 14, stk. 3, hvis det er ønskelig af hensyn til virksomhedens drift. Det med de hele uger er en udmærket regel. Nogle virksomheder giver dog mulighed for, at medarbejderne kan bruge den ene ferieuge til plukdage, altså enkeltstående feriedage. Det kan være både en fordel og ulempe for dig der er nogle feriedage, f.eks. de tre hverdage før påske og fredagen efter Kristi Himmelfarts- 152

154 dag, som er ekstra populære at tage som løse fridage, og hvis det kan blive et problem for dig, så hold dig til de hele uger. Nogle virksomheder har lukket mellem jul og nytår. Hvis det er tilfældet, skal du som arbejdsgiver sørge for, at medarbejderne har gemt nok ferie til at kunne afholde den ferie. Har du ikke sørget for det, skal du udbetale løn i de dage, virksomheden har lukket, og hvor medarbejderen ikke har feriedage. Hovedferien skal varsles mindst tre måneder i forvejen. Det vil sige, at hvis sommerferien skal afholdes i juli måned, skal medarbejderne have datoerne at vide inden 1. april. Den øvrige ferie restferien skal varsles med mindst en måned. Kun hvis væsentlige, upåregnelige driftsmæssige hensyn gør det nødvendigt kan man inddrage en allerede varslet ferie, og i så fald skal medarbejderne have kompensation for eventuelle økonomiske tab f.eks. hvis en købt ferie ikke kan aflyses. Man kan aldrig kalde medarbejdere hjem fra en ferie, de allerede er startet på. Sørg for at få formuleret nogle regler for, hvordan ferien afholdes i din virksomhed. Selvom du kun har en enkelt medarbejder, er det rart for denne at vide, hvordan reglerne er: Hvor meget kan man planlægge selv, må man holde enkeltstående feriedage, er der lukket mellem jul og nytår og så videre. I min virksomhed skal alle melde ferieønsker til sommerferien ind omkring 15. marts. Herefter har vi så et par uger til at få puslespillet til at gå op, så alle får opfyldt deres ønsker om sommerferie, uden at kontoret er nødt til at lukke på grund af manglende bemanding. 153

155 Det skal ske så tidligt, fordi ledelsen senest 31. marts skal melde ud, hvordan sommerferien ligger med de nævnte tre måneders varsel. Vi holder julelukket mellem jul og nytår, og derfor skal der reserveres et varierende antal feriedage til det. Herudover har vi så den regel, at de medarbejdere, som havde fri i påsken sidste år, ikke kan få påsken i år igen, hvis det kniber med bemanding. Herudover: Hvis man har fået påsken, er der ikke førsteret til de attraktive løse feriedage i forbindelse med helligdagene i foråret. Selvom vi ikke er så mange på kontoret, fungerer det rigtig godt med de regler. De er retfærdige, og alle kender dem. Så det er ikke noget med, at den, som husker at spørge først, får den bedste ferie. Især hvis du har medarbejdere, som får løn under ferien, er det vigtigt at tælle feriedagene, så ingen er i tvivl om, hvem der har hvad til gode. Lav en feriekalender. Aftal, at medarbejderne ikke arbejder i ferien, så der ikke er tvivl om, om du reelt eller moralsk skylder nogen noget. Hvis din virksomhed vælger at give nogle ekstra fridage, for eksempel juleaftensdag, men ikke nytårsaftensdag, så gør også tydeligt opmærksomt på de, så medarbejderne er sikre på, hvor mange feriedage de har brugt, og hvor mange de har tilbage. (Se også kapitel 7.5 om fridage.) 7.4 Ikke afholdt ferie Hovedreglen er, at medarbejdere har krav på fem ugers ferie. I skrivende stund er der planer om at indføre, at medarbejderne fra 2012 kan få udbetalt den 5. ferieuge frem for at afholde den, men hvordan det eventuelt præcist vil udmønte sig og fra hvornår vides ikke. Følg med på vedrørende dette interessante emne. 154

156 Men det er muligt (jf. ferielovens 19) at aftale, at den sidste ferieuge, altså fem feriedage ud af de 25, kan overføres til det kommende ferieår. Kun en uge! Ikke mere. Det kræver, at du tager kontakt til Feriekonto, hvis du har overført feriepengene til Feriekonto, sådan at den sidste uges feriepenge ikke bliver forældede. Hvis I laver en aftale af den art, skal det være fordi medarbejderen ønsker det. Som regel vil ønsket om at overføre ferie opstå, fordi medarbejderen sparer ferie sammen til en længere rejse eller har andre personlige grunde til det. Det skal være en aftale, ikke et diktat fra din side. Omvendt er det ikke noget, medarbejderen har krav på så flytning af ferie fra et ferieår til det næste kan kun ske, hvis der er enighed om det. Hvis en medarbejder, som har løn under ferien, fratræder sin stilling, inden den gemte ferie er afholdt, går feriepengene til udbetaling via Feriekonto. 7.5 Helligdage og søgnehelligdagsbetaling Søgnehelligdage er helligdage, som falder på dage, som normalt er almindelige arbejdsdage. F.eks. Skærtorsdag og Langfredag. I nogle brancher og virksomheder er det helt normalt at arbejde på helligdage, herunder søgnehelligdage. I andre brancher og virksomheder er der enten aftalt fri på søgnehelligdagene, eller der er kutyme for, at man har fri. Der står for eksempel intet i funktionærloven om, at funktionærer herunder kontoransatte har fri på søgnehelligdage. Men stort set alle kontorer er lukket i helligdagene, og siden langt de fleste 155

157 medarbejdere har fri med løn, vil det være noget, medarbejderne forventer, med mindre I har talt meget tydeligt om, at det ikke er tilfældet i netop jeres virksomhed. Hvis du er i tvivl om, hvad der er normalt i din branche, så tjek overenskomsten på området og læg dig op ad den. Men det er vigtigt at vide, at hvis I ikke har tiltrådt en overenskomst eller har aftalt det specifikt i ansættelseskontrakten, har medarbejdere ikke krav på at have fri på helligdage. At din virksomhed så måske vælger at give fri, er udtryk for god vilje. Søgnehelligdagsbetaling (SH-betaling) er en fast procentdel af lønnen måske 5%, som opspares og udbetales som kompensation for manglende indtjening på helligdage, hvor de timelønnede ellers skulle have arbejdet. I en del af overenskomsterne er søgnehelligdagsbetalingen ved at udgå som begreb: I stedet bliver pengene overført til fritvalgsordningen (se kapitel 3.12), som så ikke er på en enkelt procent eller deromkring men kommer op på mere end 5-7% af lønsummen. 7.6 Fridage Har dine medarbejdere fri 1. maj, Grundlovsdag, juleaftensdag eller nytårsaftensdag? Og i givet fald: Hvem betaler for det? Overenskomstdækkede virksomheder er der ikke så megen diskussion om, det er mere alle os andre. Her er det mange gange tilfældigheder eller chefens præferencer, der afgør, hvordan holdningen er til disse ekstra fridage. Før du begynder at strø om dig med milde gaver i form af betalte fridage, så husk 1. En fridag koster dig 4,8% af månedslønnen. 156

158 2. Du ved selv kun, hvad du mister i indtjening ved at holde forretningen lukket. 3. Medarbejderne opfatter lynhurtigt fridagen som en rettighed og en selvfølge, så den positive effekt kan være hurtigt aftagende Dermed ikke sagt, at du ikke skal give dine medarbejdere nogle fridage. Og det er i hvert fald billigere end den betalte frokost, hvis vi nu skal sammenligne med en anden gode, der også opfattes som en selvfølge. Du skal bare regne på det og regne fridagene ind i dit budget. Er der fire ekstra betalte fridage om året, vil det svare til, at du giver medarbejderne en lønstigning på godt 1,5%. Som med alle andre frynsegoder, er det en overvejelse om på den ene side at have en fornuftig økonomi og på den anden side så attraktive vilkår for medarbejderne, at de synes, de har en god arbejdsplads. Jeg har set en enkelt virksomhed, hvor medarbejderne selv betalte deres fridage, for eksempel juleaftensdag. Men hvor virksomheden hvert år gav en halv fridag i december til juleindkøb. Den var de ansatte rigtig glade for. Det kan være sådan noget, der gør hele forskellen. 7.7 Feriefridage Der står ingenting i ferieloven om feriefridage. Ferieloven garanterer alle medarbejdere 5 ugers ferie. Hverken mere eller mindre. Men begrebet feriefridage har sneget sig ind på arbejdsmarkedet generelt gennem overenskomsterne i år 2000 (og et par år før i det offentlige). I så høj grad at nogle medarbejdere tror, at det er en rettighed, alle har. Og det er så ikke tilfældet. 157

159 Hvis I er omfattet af en overenskomst, har du ikke noget valg ud over at kaste dig ud i administrationen af denne ret besværlige ordning. Det er nemlig ikke sådan, at feriefridagene følger feriedagenes regler. Der gælder andre regler her, for eksempel at feriefridagene først træder i kraft, når medarbejderen har været ansat i 9 måneder, og at dagene optjenes og afvikles i samme år. Medarbejderne kan kræve, at ikke-afholdte feriefridage kommer til udbetaling. Reglerne er ikke ens for hele arbejdsmarkedet, og du er derfor nødt til at tjekke overenskomsten. I øjeblikket er normen, at medarbejdere, som har denne ordning, optjener 1,25 feriefridag pr. kvartal eller 5 feriefridage om året, som kan afvikles som enkeltdage. Planlægningen og varslingen skal foregå nogenlunde på samme måde som ved den ordinære restferie. Hvis I ikke har nogen overenskomst, så vil jeg anbefale dig at finde en anden løsning end feriefridage for at lette lønadministrationen, hvis en medarbejder skulle kræve mere frihed, og du i øvrigt gerne vil give det. Det er for eksempel meget lettere at administrere en 6. ferieuge efter samme regler som de øvrige 5 ferieuger, end det er at holde styr på feriefridagene. 158

160 8. Sygdom og andet fravær Der er ca mennesker sygemeldt i dag. Sådan statistisk set. Det er dyrt både for virksomhederne og for samfundet, og derfor er sygdom i stigende grad blevet en sag, som f.eks. ikke alene angår privatlivet. Det kan blandt andet ses i de kampagner, som blandt andet Beskæftigelsesministeriet sammen med forskellige interessenter på arbejdsmarkedet lancerer ind imellem. er et godt eksempel. Ud over medarbejderens egne sygedage kan der være tale om andet fravær: barselsorlov, forældreorlov, anden orlov, barnets første sygedag det ene og det andet. Ind imellem kan man som chef, der skal have en arbejdsplads til at køre, godt synes, at der er flere fridage, sygedage og andre fraværsdage, end der egentlig er arbejdsdage at gøre godt med. Hvis der er megen sygdom og andet fravær på din arbejdsplads, kan det jo være, at du har været rigtig uheldig at ansatte nogle skrøbelige medarbejdere. Men det kan også være, at der er nogle forhold på arbejdspladsen, som er med til at skabe det høje fravær. Problemet ligger ikke altid hos medarbejderen alene. I dette kapitel handler det om alt andet end planlagt fravær, hvor fravær på grund af sygdom fylder mest ligesom det også gør i vores virksomheder. 159

161 8.1 Sygdom Der triller en SMS ind på din mobiltelefon ved 7.30 tiden: Jeg er syg, kommer ikke i dag. Mvh Karen. Eller: Du er selv mødt på arbejde og får åbnet dit postprogram. Der ligger en , skrevet kl. 1.30: Jeg kan desværre ikke møde på arbejdet i morgen pga. sygdom. Mvh Karen. Eller: Der kommer en telefonopringning kl : Jeg er lige vågnet, jeg har det meget dårligt og kommer ikke på arbejde i dag. Er det o.k.? Det sidste er ikke i orden. Med mindre medarbejderens arbejdstid først starter kl Ellers er reglen, at arbejdsgiveren skal underrettes om fravær på grund af sygdom senest ved normal arbejdstids begyndelse. Hvis ikke s og SMS-sygemeldinger er acceptable for dig, må du hellere skrive ind i ansættelseskontrakten, hvordan medarbejderne skal agere, når de er syge. Det kan for eksempel være, at ved sygdom skal medarbejderen kontakte yyy på tlf. xxx senest ved arbejdstids begyndelse.. Forklar medarbejderen, at I har behov for at tale sammen der kan være sager eller arbejdsopgaver, der skal overleveres, og det kan være relevant at høre til, om medarbejderen tror, hun kommer på arbejde dagen efter. Medarbejderne har altså god grund til at tro, at en hvilken som helst besked på et valgfrit medie er tilstrækkeligt, med mindre du har givet instruks om noget andet. Af hensyn til driften af din virksomhed, er det jo praktisk, hvis du kan finde ud af, hvor længe medarbejderen forventes at være syg. 160

162 Det kan derfor være fristende at ringe og høre i løbet af de første par dage, hvordan det går. Det er der ikke direkte nogen lov, som forbyder, men du skal alligevel være forsigtig. Du må ikke spørge om, hvad medarbejderen fejler. Hvis medarbejderen selv oplyser det, er det selvfølgelig i orden, men sygdommens karakter vedrører ikke dig. Den forventede længde vedrører derimod arbejdspladsen. Derfor er det bedst, hvis alle medarbejdere er klare over, hvordan og hvor meget man kommunikerer med arbejdspladsen under sygdom. Nogle steder er det tilstrækkeligt, at medarbejderen raskmelder sig dagen før eller samme sag, som hun vender tilbage. Andre steder er mere kontakt nødvendig, måske fordi medarbejderen har møder, der skal aflyses. Det eneste tidspunkt, hvor du må forhøre dig om sygdommens karakter er, hvis sygdommen forhindrer medarbejderen i at gå på arbejde men ikke i at gå på café og deltage i sportsaktiviteter sammen med kollegerne som sædvanligt hver torsdag aften. I så fald kan en mulighedserklæring være på sin plads, selvom sygdommen ikke har varet så længe. Mulighedserklæringerne erstatter de gamle varighedsattester og andre lægeudskrevne sygemeldinger. Under alle omstændigheder er det både relevant og nødvendigt med kontakt, hvis sygdommen ser ud til at blive længerevarende. Læs om både mulighedserklæringer og langvarig sygdom i kapitel 8.5. Nogle medarbejdere har tilsyneladende et meget skrøbeligt helbred. Der skal kun være tale om, at influenzaepidemien er på vej ind over grænsen, før medarbejderen ligger en uge i sengen. Andre har et jernhelbred og møder heroisk op på arbejdet, småfebrile og med løbende næse. 161

163 Enkelte lider tilsyneladende af en tilbagevendende svaghed, som udmønter sig i mange sygedage placeret på en bestemt ugedag. Fredag eller mandag, for eksempel. De fleste er heldigvis bare almindelige, raske og friske mennesker med intet eller et lavt sygefravær. Dit job er at sørge for, at der bliver holdt styr på det. Altså, at du ved, hvor mange sygedage hver enkelt medarbejder har, og hvordan de er placeret. Skriv det i en kalender eller et regneark, så du på et senere tidspunkt kan se historikken, om det skulle blive nødvendigt. Hvis mange medarbejdere har et højt sygefravær, er det måske i virkeligheden virksomhedens fysiske eller psykiske arbejdsmiljø, som er problemet. I så fald må emnet arbejdsmiljø adresseres særskilt, for du vil ikke være chef for en virksomhed, som mennesker bliver syge af at arbejde i, vel? Men er medarbejderne i øvrigt glade og tilfredse men der er et højt sygefravær blandt enkelte, kan det svare sig at sætte fokus på problemet. Sygesamtaler bruges i forbindelse med langtidssygemeldinger (kapitel 8.5), men det er også relevant at tale med en medarbejder, som har gentagne korte sygemeldinger om, hvorvidt der er et problem, som vi som arbejdsgivere kan være med til at afhjælpe. Det er relevant ved et stort fravær. Fraværsstatistikken siger: Kvinder er ca. 30% mere syge end mænd. Offentligt ansatte er mere syge end medarbejdere i private virksomheder. Arbejdere har større sygefravær end funktionærer. Medarbejdere med ledelsesansvar har mindre sygefravær end gennemsnittet. 162

164 Ifølge Danmarks statistik lå det gennemsnitlige sygefravær for private virksomheder på 7,6 dage pr. medarbejder pr. år i De 7,6 dage inkluderer ikke fravær på grund af arbejdsulykker og barsel, men de langtidssygemeldte er medtaget. Hvornår et fravær er højt hos jer, afhænger altså af, hvilken type virksomhed du har: Medarbejdere, som har hårdt fysisk arbejde eller arbejde, hvor de ikke selv kan bestemme tempoet, måske proces- og maskinoperatører, vil have mere sygefravær end de, som selv sætter deres tempo og kan vælge mellem flere forskellige typer arbejdsopgaver af højere eller lavere sværhedsgrad. Men taler vi om kontorjob, vil det være realistisk at antage, at medarbejderne er syge gennemsnitligt ca. 5-6 dage om året (måske fordelt med 4 dage til mændene og 6 dage til kvinderne), hvis vi et øjeblik går ud fra, at der ikke er langtidssyge med i statistikken. Dermed kan vi nå frem til, at sygdom ud over f.eks dage årligt for en kontormedarbejder er et højt sygefravær, som giver anledning til at du som chef, skal være opmærksom på, om det er ved at være tid til at tale med medarbejderen. Større private virksomheder og mange offentlige forvaltninger har et regelsæt for, hvordan man skal håndtere sygefraværet, her under samtalerne med de syge. I Københavns kommune er begrebet omsorgssamtale indført som den første sygesamtale (efter 7. sygedag fordelt på en eller flere perioder). Det er en god idé med en omsorgssamtale inden du tager en regulær sygesamtale. For omsorgssamtalerne er der nemlig ikke noget papirarbejde ved. Sygesamtalerne, som skal gennemføres senest når medarbejderen har været sygemeldt i fire uger, skal indberettes til sygedagpengekontoret i medarbejderens kommune via en blanket DP

165 Det er en simpel blanket, hvor I skal svare på, om sygefraværet forventes at strækkes sig ud over otte uger, og om medarbejderen har mulighed for delvist at genoptage arbejdet. To ja/nejspørgsmål. Men de sætter gang i en procedure i kommunen se under langtidssygemeldinger kapitel 8.5. Hvis du har besluttet at gennemføre en samtale, skal du træde varsomt og gøre dig umage i hele processen. For medarbejderen kan det nemlig opleves som ubehageligt at blive indkaldt til en sygesamtale, og din opgave er derfor at gøre medarbejderen tryg. Ellers får I ikke noget ud af samtalen. Du skal indkalde medarbejderen med en rimelig frist og fortælle, at mødet er et positivt forsøg på at se, om der er noget, vi som arbejdsplads kan gøre, for at medarbejderen får færre sygeperioder eller kan vende hurtigere tilbage til arbejdet. Gør fx følgende: Giv ro til mødet; sluk mobiltelefonen. Fortæl medarbejderen, at du er bekymret over det høje sygefravær, fordi det også rammer virksomheden, og at du meget gerne vil lytte til medarbejderen forslag til, om der er noget på arbejdspladsen, der kan ændres, så sygefraværet mindskes. Lyt til medarbejderen. Overvej de forslag, der kommer. Det kan både være rimelige og urimelige forslag, realistiske og urealistiske ideer, og måske også en del information om medarbejderens private forhold, som har indflydelse på sygefraværet. Eller som ikke har, men fortæller dig rigtig meget om, hvordan medarbejderen tænker og agerer og baggrunden for det. 164

166 Husk, at du ikke er psykolog eller læge men chef. Hvis medarbejderen fortæller ting, som er mere alvorlige enten på det fysiske eller psykiske plan, skal du henvise til en professionel. Kom ikke med gode råd, heller ikke spis vitaminpiller eller dyrk noget motion. Det virker formynderisk, og det er bedst, hvis medarbejderen selv drager de nødvendige konklusioner. Det gør de som regel, hvis der er tid nok i samtalen. Anerkend medarbejdernes kompetencer. Fortæl, at denne samtale netop finder sted for at få fraværet ned fordi du har brug for medarbejderen på arbejdspladsen. Lov ikke noget, du ikke kan holde. Sig, at du vil undersøge og vende tilbage, hvis medarbejderen angiver nogle specifikke forhold på arbejdspladsen som medvirkende til sygdommen. Du slutter mødet af med at takke for samtalen og opsummere de emner, du eventuelt skal vende tilbage med, herunder medarbejderens eventuelle forslag og ønsker. Fortæl også, hvornår du vender tilbage med svar på ikkebesvarede spørgsmål. Hvis medarbejderen forventer at være syg i længere tid, bør du også orientere om, at der kommer endnu en samtale, og at I på det tidspunkt skal indberette til kommunen, at samtalen har fundet sted, ligesom der skal udarbejdes en mulighedserklæring. Efter samtalen er det så op til dig at vurdere, om der rent faktisk er noget, der skal ændres. Har medarbejderen nævnt samarbejdsproblemer med andre kolleger, må der tages fat i det problem. Tænk dig om det er en længere proces, du er på vej ind i. Men har medarbejderen nævnt træk fra vinduet som årsag til hyppige forkølelser, må du overveje, om skrivebordet kan flyttes længere 165

167 ind i lokalet eller om løsningen er tætningslister. Den slags kan jo klares samme formiddag. Det er heller ikke et ukendt fænomen, at den omsorg og det fokus, en sygesamtale medfører, får medarbejderen til selv at tage initiativer til at nedbringe sygefraværet så fravær falder i visse tilfælde bare af, at det bliver synliggjort. Nogle medarbejdere får løn under sygdom. Andre medarbejdere får sygedagpenge. Hvad dine medarbejdere får, afhænger af, hvad I har aftalt. Det vil sige: Hvis medarbejderen er funktionær, har han eller hun krav på løn under sygdom, uanset hvad I måtte have aftalt. Hvis I er omfattet af en overenskomst, står der i den, om medarbejderen har ret til løn under sygdom eller ej. Uanset om du udbetaler sygedagpenge eller løn under sygdom, er de første 21 dage arbejdsgiverens ansvar. Herefter kan du søge om sygedagpengerefusion hos den ansattes kommune. Det sker ved hjælp af en blanket, DP201, som du kan finde blandt andet på virk.dk eller ved at ringe til kommunen og bede dem om at give dig et link til en pdf-version af blanketten. Som jeg har nævnt i kapitel 4.8, findes der en forsikring, som dækker sygedagpengene fra dag 2. Det er en god løsning for mange. Hvis en medarbejder bliver syg i sin ferie, er det ikke dit problem. Men hvis en medarbejder bliver syg inden ferien og derfor ikke kan påbegynde sin ferie, skal han eller hun have erstatningsferie. Også selvom virksomheden ellers holder ferielukket og alle andre medarbejdere holder ferie i lukkeperioden. Har en medarbejder øget fravær på grund af en kronisk sygdom eller tilbagevendende lidelse, kan I få en 56-aftale med medarbejderens kommune. Den medfører, at I kan få dagpengerefusion 166

168 (men ikke fuld lønrefusion) fra 1. sygedag. Du skal tale med kommunens dagpengekontor om proceduren. 8.2 Lægebesøg For funktionærer sidestilles lægebesøg med sygdom. Det vil sige, at dine medarbejdere kan gå til lægen i arbejdstiden uden at blive trukket i løn, hvis de er omfattet af funktionærloven. Dog skal lægebesøget placeres, så det er til mindst muligt gene for arbejdsgiveren, og det vil generelt set sige, at hvis det kan klares uden for arbejdstid, så skal det klares uden for arbejdstid. Hvis lægebesøget ikke kan vente, til lægen har aftenåbent, eller der ikke er flere tider, skal medarbejderen forsøge at booke en tid, som i mindst mulig grad forstyrrer arbejdet efter aftale med dig typisk så tidligt eller så sent på dagen som muligt. Altså: Hvis en medarbejder kommer og siger, at hun går kl i dag, fordi hun har fået en tid hos lægen, og at det nok ikke kan betale sig at komme tilbage, fordi hun så løber ind i myldretidstrafikken (eller hvad det nu måtte være), så kan du med god ret spørge til, om lægebesøget er så akut, at det ikke kunne udsættes til lægen har aftenåbent. Hvis det er tilfældet, kan du høre, om det ikke kunne lade sig gøre at få en morgen eller en eftermiddagstid frem for en tid midt på dagen. I det mindste næste gang, hvor du så gerne vil varsles inden, så I kan aftale, hvilke dage det er helt umuligt, at medarbejderen går tidligere eller kommer senere. Denne regel gælder også for lægeordinerede behandlinger, f.eks. ambulante behandlinger på et sygehus, fysioterapi eller lignende. Men ikke for tandlægebesøg. Da er der ingen enighed på området, og derfor må det afhænge af medarbejderens arbejdstid: Er arbejdstiden helt fast og ligger sådan, at det stor set er umuligt at få en tandlægetid uden for arbejdstiden, må det sidestilles med lægebesøg, selvom der ikke er nogen lægehenvisning. 167

169 Der er forskellig praksis i virksomhederne om, hvorvidt man skal bruge sin flekstid til lægebesøg eller om det er o.k. at gå i arbejdstiden og alligevel skrive timer på, som om man har været der. Min holdning til tingene er, at så længe medarbejderne selv tager ansvar for deres arbejde og gør et forsøg på at få det hele til at gå op i en højere enhed, så vil det i de fleste tilfælde være i orden, at de kommer en halv time senere eller går en time før for at nå et lægebesøg. 8.3 Sygedagpenge og sygedagpengerefusion Med mindre du har forsikret dig mod det, betaler virksomheden altid de første 21 sygedage. Enten med fuld løn (det gælder funktionærer, ansatte under visse overenskomster, eller hvis I har aftalt det i ansættelseskontrakten) eller med en sygeløn, som svarer til sygedagpengene. Herefter overtager det offentlige sygedagpengene. Hvis du fortsætter med at udbetale løn under sygdommen, skal du søge refusion hos den kommune, medarbejderen bor i. Du skal bruge et skema, DP201, eller du kan gøre det på virk.dk. Refusionen skal ansøges hurtigt senest fire uger efter medarbejderens første sygedag. Ring til kommunen, hvis du er i tvivl. Du skal have fat i dagpengekontoret. Sygedagpengene udgør højest kr. pr. uge og højest 103,51 kr. pr. time. (2011-satser). Hvis medarbejderen er funktionær eller der er en aftale om fuld løn under sygdom, enten i ansættelseskontrakten eller overenskomsten, er der ingen tvivl om, at du står for udbetalingen. Hvis ikke medarbejderen har ret til fuld løn under sygdom, skal du som arbejdsgiver udbetale sygedagpenge hvis medarbejderen har været ansat hos arbejdsgiveren i mindst 8 uger og haft mindst 74 timers arbejde 168

170 Hvis du ikke skal udbetale løn eller sygedagpenge, kan medarbejderen få dem udbetalt fra kommunen. For a din medarbejder kan få sygedagpenge fra kommunen skal han eller hun opfylde et af de nedenstående krav. Medarbejderen skal: have haft mindst 13 ugers uafbrudt arbejde og have haft mindst 120 timers arbejde eller ville have haft ret til arbejdsløshedsunderstøttelse, hvis medarbejderen ikke var syg eller have afsluttet en erhvervsuddannelse på mindst 18 måneder inden for den sidste måned eller være elev i praktik med løn som led i en anerkendt uddannelse eller være ansat i fleksjob eller være syg på grund af en arbejdsskade 8.4 Stress Når jeg skriver særskilt om stress, er det fordi stressrelateret sygdom bliver et større og større problem på arbejdspladserne. Hvis en medarbejder bliver syg af stress, er der gerne tale om et meget langvarigt forløb, hvor medarbejderen i måneder eller år kan være helt eller delvist uarbejdsdygtig med alvorlige følgesygdomme som depression, angst og en række fysiske lidelser som konsekvens af et nedsat immunforsvar. Der er ingen entydig definition på, hvad stress er, og der er rigtig mange holdninger om, hvad det er, og hvorfor det opstår. Der er dog nogenlunde enighed om, at man skal skelne mellem kortvarig stress, som kan være positivt eller i det mindste give et attråværdigt adrenalinkick, og langvarig stresspåvirkning, som er den type, der er skadelig. Og selvom forskellige eksperter vælger forskellige ord, er der også enighed om, at stress kan opstå, når der stilles krav til os, som vi ikke føler, vi kan leve op til. 169

171 Hvor meget der skal til, for at en person føler sig stresset, og hvad der kan blive udløsende faktor for, at et menneske bliver ramt af permanent eller langvarig stress, er meget forskelligt. Det er meget almindeligt, at arbejdet får skylden. Nogle gange med rette men ikke altid. Stress kan udløses af mange forskellige årsager. Stressforeningen skriver blandt (meget) andet om årsagerne til stress på Dine tanker, forventninger og ambitioner fx spiller vores egne forventninger til os selv, vores arbejde, vores familie, vores fritidsinteresser - for højt ambitionsniveau i forhold til hvad man vil, skal og kan, vores tanker og livssyn - negativ tænkning og bekymringstendens bla. mht. vores evne til at kunne løse situationen/opgaven, men også i forhold til hvad vi tror andre tænker og forventer af os en stor rolle for udviklingen af stress. Det vil sige, at de ændringer, der skal til, for at en person føler sig mindre stresset, nogle gange skal ske på arbejdspladsen, nogle gange i privatsfæren, men at det altid er tale om en individuel løsning. Du kan let finde en stresstest på internettet, hvis du skal finde ud af, om du er stresset i øjeblikket. Der er nogle symptomer, som er gennemgående for personer, som er stressede over en længere periode. Når mange af disse dukker op hos en person, er det på tide at gøre noget ved sagen. Fysiske kendetegn er: hjertebanken, hovedpine, svedeture, indre uro, mavesmerter, appetitløshed, evt. vægttab, hyppige infektioner, forhøjet blodtryk, åndenød, muskelspænding og rygsmerter 170

172 Psykiske kendetegn er: søvnløshed, ulyst, træthed, hukommelsesog koncentrationsbesvær, rastløshed, nedsat humoristisk sans, evt. depression, nedtrykthed, uoverkommelighedsfølelse Adfærdsmæssige kendetegn er: manglende engagement, vrede, aggressivitet, nedsat præstationsevne, ubeslutsomhed, øget brug af stimulanser, evt. øget sygefravær, angst, irritabilitet, fjendtlighed, gråd, overspringshandlinger, øget brug af alkohol og medicin (Listerne er stærkt inspireret af Bo Netterstrøms bog Stress på arbejdspladsen ). Samtidig med, at det er meget alvorligt, hvis en person bliver syg af stress, er det også et misbrugt ord. Jeg bliver stresset, bliver udslynget af nogle personer i tide og utide. Selvom også børn bliver stressede, er det ikke hver gang den 14-årige udslynger Jeg får stress, at det faktisk betyder, hvad der bliver sagt. Det kan lige så godt betyde: Jeg har for travlt eller Jeg har ikke tid til at deltage i husarbejdet, fordi jeg har aftaler med mine venner på Facebook. Uden at generalisere vil jeg dog nævne, at ingen af de personer, jeg har mødt, som har været alvorligt stressede og i fare for at blive syge af det, har talt meget om stress. Nærmest modsat: Du skal være opmærksom, hvis en medarbejder holder op med at kommunikere om arbejdsbyrden, holder færre pauser og måske har kortere lunte eller virker mere afvisende end sædvanligt. Ændret adfærd hos medarbejdere er altid værd at lægge mærke til. Stress eller ej. Hvis en medarbejder udviser symptomer på skadelig stress, skal du 1. Lytte til medarbejderen 2. Foreslå medarbejderen at gå til lægen 171

173 Overveje, om medarbejderens job kan ændres: Kan nogle arbejdsopgaver blive udskiftet med andre, så medarbejderen oplever jobbet som mindre stressende, hvis arbejdspladsen er (en del af) problemet? 4. Hjælpe medarbejderen med at organisere og prioritere sine opgaver, så de bliver lettere at overskue 5. Gøre sig nogle tanker om det psykiske arbejdsmiljø (se kapitel 10.1) 6. Evt. søge hjælp hos en stresskonsulent Især af hensyn til medarbejderen men også fordi du skal beskytte din virksomhed mod langtidssygemeldinger, skal du i hvert fald reagere og overveje situationen, hvis en medarbejder tilkendegiver, at han eller hun er stresset. Det kan være, at du synes, det virker som en overreaktion at tale om stress og det kan også være, at det er tilfældet. Men hvis en medarbejder bringer emnet på banen, må du forholde dig til, at det er sådan medarbejderen oplever situationen og overveje, hvordan du vil håndtere sagen, hvor første trin altid er: Lyt til medarbejderen og lyt grundigt, inden du gør noget som helst andet. Er du selv stresset? Træder jeg på et ømt punkt her? Stress er ikke et ukendt fænomen blandt chefer heller ikke selvom vi selv kan styre vores egen hverdag og har al den indflydelse, jobtilfredsstillelse og frihed, vi måtte ønske os. Ambitioner, forpligtelser, økonomiske udfordringer, at styre et hold medarbejdere, sammenblanding af arbejde og fritid og krav fra familien kan hurtigt gå hen og blive en stærk cocktail for selv den mest hårdføre. Stressede chefer er ikke på omgangshøjde med situationen og kan yde en mere kvalificeret indsats, når blodtrykket falder til normalniveau, og der kommer balance i livet igen. Det er vigtigt, at du når at få løst problemet, inden stressen bliver permanent og måske ødelægger din erhvervsevne i kortere eller

174 længere tid. Stress kan være et skridt på vejen mod udbrændthed og der vil du ikke hen. Når det er værst, er du ikke i stand til at ændre ret meget selv, men er nødt til at have hjælp udefra. Hvis du er stresset, men oplever, at virksomheden ikke kan klare sig uden dig, at alting går i stå, hvis du ikke er der, så du ikke kan tage fri, er du på vej ud i noget rigtig skidt. Du skal tale med nogen om det nu. 8.5 Langvarig sygdom, deltidssygemelding, mulighedserklæring og fastholdelsesplan Langtidssygemeldinger kan være meget dyre for virksomhederne. Både fordi vi mister medarbejdere, som der skal findes erstatning for, og fordi den syge medarbejder i mange tilfælde skal have fuld løn i sygeperioden, og dagpengerefusionen kun udgør ca kr. månedligt. Andre skal jo udføre arbejdet, som medarbejderen ikke passer, så der kan desuden blive tale om vikarudgifter eller merarbejde til de øvrige ansatte. Derfor vil det være nærliggende at fyre medarbejderen, hvis I står for at skulle skære ned. Det ved de ansatte godt, og det skaber øget utryghed ved en eventuel langtidssygemelding. (Se kapitel 12.5 vedrørende opsigelse af medarbejdere under sygdom). Derfor er det klart i medarbejderen interesse, at kontakten bevares. Længere sygefravær er der regler om. Der er en række forpligtelser, som du skal overholde (= skemaer, som du skal udfylde). I sygedagpengeloven står der: 7. Retten til sygedagpenge er betinget af, at en person er uarbejdsdygtig på grund af egen sygdom. Afgørelsen af, om en person anses for uarbejdsdygtig, sker på grundlag af en samlet vurdering af sygdommen og dens indvirkning på den sygemeldtes arbejdsevne. 173

175 Den formulering om den sygemeldtes arbejdsevne er meget central, og vender på mange måder begreberne på hovedet: Det er ikke sikkert, at man er uarbejdsdygtig, selvom man er syg. Senest efter fire ugers sygdom skal du indkalde medarbejderen til en sygesamtale, og den skal bekræftes på et skema, som skal sendes til kommunen eventuelt via virk.dk. DP333. Du kan inden eller i forbindelse med sygesamtalen indhente en mulighedserklæring, hvor det beskrives i hvilket omfang medarbejderen kan arbejde evt. på deltid i sygeperioden. I gamle dage det vil sige før 5. oktober 2009 kunne arbejdsgiveren rekvirere en sygemelding og en varighedserklæring fra arbejdsgiveren. Det bruger man ikke mere. Nu taler vi om en mulighedserklæring. Du må ikke spørge, hvad medarbejderen fejler. Du skal koncentrere dig om medarbejderens mulighed for helt eller delvist at kunne genoptage arbejdet. Mulighedserklæringens første side skal udfyldes af medarbejderen og arbejdsgiveren sammen. Her skal I beskrive funktionsnedsættelsen hos arbejdsgiveren og hvilke jobfunktioner, som bliver påvirket af det. Samt komme med forslag til, hvordan medarbejderen kan arbejde, f.eks. ved at få ændrede arbejdsopgaver, flere pauser, hjælpemidler eller lignende. Bagefter skal lægen udfylde side 2. Du kan se en mulighedserklæring på Medarbejderen skal medvirke både til sygesamtalen og mulighedserklæringen. Hvis medarbejderen ikke vil deltage i sygesamtalen kan du opsige personen, og dagpengeudbetalingerne bliver indstillet fra kommunens side. Selvfølgelig kan medarbejderen 174

176 være så syg, at det ikke kan lade sig gøre, heller ikke pr. telefon, og så er medarbejderen lovligt undskyldt. Kommunen indkalder medarbejderen til en samtale efter otte ugers sygdom, og da vil fokus i høj grad være at få medarbejderen tilbage på arbejde igen. Kommunen har forskellige muligheder for at støtte en tidlig tilbagevenden til arbejdspladsen, men det kræver selvfølgelig, at du som chef kan magte opgaven: Det vil sige, at medarbejderen kan bidrage så meget, at du mener, det kan betale sig at betale løn for indsatsen, og at det i øvrigt kan lade sig gøre rent praktisk. Kommunen/Jobcentret kan blandt andet: udbetale delvise dagpenge, så medarbejderen kan være sygemeldt på deltid yde støtte til hjælpemidler betale for en mentorordning, så en anden medarbejder frikøbes til at hjælpe den syge medarbejder i gang igen, måske med nye arbejdsområder betale for personlig assistance, så medarbejderen kan få hjælp til nogle konkrete arbejdsopgaver, han eller hun ikke kan løse selv En deltidssygemelding er som navnet siger en sygemelding på deltid. Det kan være relevant i mange tilfælde og er en god mulighed, hvor medarbejderen måske kun arbejder på halv tid i en periode. Hvis I har en deltidssygemeldt medarbejder, får I dagpengerefusion svarende til det antal timer, medarbejderen ikke arbejder. Hvis Jobcentret efter 8-ugers-samtalen vurderer, at medarbejderen kan arbejde på deltid men ikke på fuld tid, og medarbejderen ikke ønsker at gøre dette, bliver sygedagpengene for de timer, Jobcentret vurderer, medarbejderen kunne arbejde, ikke udbetalt. 175

177 Heller ikke selvom vi som virksomheder kan være forpligtede til at betale medarbejderen fuld løn. I så fald er det en sag mellem arbejdsgiver og lønmodtager og du skal reagere hurtigt, fordi forløbet er dyrt for dig, når du ikke får dagpengerefusionen. Skal medarbejderen bortvises for ikke at møde på arbejdet? Læs mere i kapitel Hvis det ikke fungerer for jeres virksomhed at have en deltidssygemeldt medarbejder, måske fordi det er umuligt at få en anden til at tage halve vagter, må I kommunikere med Jobcentret om det så tidligt som muligt. Jobcentret kan ikke pålægge jer at tage en medarbejder tilbage, som stadig er deltidssygemeldt, og de kan heller ikke (længere) nægte at udbetale medarbejderens sygedagpenge. Ferieafvikling for deltidssygemeldte er et problem: Hovedferien skal varsles til afholdelse i tre sammenhængende uger, så hvis medarbejderen er deltidssygemeldt, kan ferien ikke altid afvikles. Det er et af de spørgsmål, du skal sørge for at få afklaret, inden du siger ja til en deltidssygemelding. Medarbejderen kan bede om en fastholdelsesplan. Fastholdelsesplanen er en skriftlig aftale om, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende tilbage til jobbet, måske med inddragelse af de nævnte hjælpemuligheder fra jobcenter/kommune. Der er ingen skemaer eller særlige formkrav til fastholdelsesplanen. Hvis en langtidssyg medarbejder beder om en fastholdelsesplan, er det op til dig selv, om du vil gå ind i den proces. Der er ikke noget krav om, at arbejdspladsen medvirker. Arbejdsmarkedsstyrelsen har lavet et lille hæfte om emnet Sygefravær-Guide. Du kan finde et link til den på Alle de regler, jeg har nævnt her gennemgås med lidt flere ord, og selvom deres beregninger 176

178 af, hvad det koster med de forskellige løsninger (opsigelse/vikar/ deltidssygemelding), er det faktisk et rigtig godt hæfte. Se også kapitel 12.3 vedrørende opsigelse under eller på grund af sygdom. 8.6 Barnets første sygedag Alle har ret til at få fri på barnets første sygedag. Men ikke alle har ret til løn under fraværet. Ved barnets første sygedag forstår vi akut opstået sygdom, herunder hvis barnet kommer til skade i daginstitutionen eller skolen. Betingelsen for, at man har ret til fri på barnets første sygedag er: At barnet er under 18 år. At barnet opholder sig hos den forælder, der skal have fri. At det er nødvendigt af hensyn til barnet. At fraværet er foreneligt med forholdene på arbejdspladsen. Hensigten med fri på barnets første sygedag er at løse akutte problemer og give familien tid til at finde en pasningsordning. Retten fremgår af Lov om lønmodtageres ret til fravær fra arbejde af særlige familiemæssige årsager, hvor der står: 1. En lønmodtager har ret til fravær fra arbejdet, når 1) tvingende familiemæssige årsager gør sig gældende i tilfælde af sygdom eller ulykke, der gør lønmodtagerens umiddelbare tilstedeværelse påtrængende nødvendig (force majeure) Barnets første sygedag kan som følge af punktet om, at fraværet skal være foreneligt med forholdene på arbejdspladsen, nægtes fra 177

179 arbejdsgiverens side. Men der skal være ualmindelig tungtvejende grunde til at gøre det (som i stort set aldrig forekommende ). Ofte er der tale om en vurdering: Hvor gammelt er barnet og hvor alvorlig er sygdommen? Taler vi om en 16-årig 9.-klasses elev med forkølelse, er det måske ikke strengt nødvendigt, at der er en forælder til stede i hjemmet, mens han ligger og ser tv eller er på Facebook. Hvis den samme teenager derimod bliver akut, alvorligt syg, er der god grund til at tage fri. Hvis en forælder bliver kaldt hjem inden arbejdstids normale ophør, er det barnets første sygedag. Hvis barnet bliver rask i løbet af dagen, skal medarbejderen møde på arbejdet igen. Hvis den første sygedag falder på en fridag, tæller den ikke med: Barnets første sygedag er den første dag, hvor medarbejderen må blive hjemme fra arbejde for at organisere pasning af barnet. Følgende situationer falder ikke inden for kategorien barnets første sygedag : planlagte læge-, tandlæge- og hospitalsbesøg barnets 2. sygedag (man kan ikke dele, sådan at moren tager den 1. dag og faren den 2. dag) Hvis der ikke foreligger en overenskomst eller andet er aftalt i forbindelse med ansættelsen, har medarbejderen krav på at få fri uden løn. Vedkommende kan måske bruge en feriedag eller blive trukket for løn den dag, han eller hun holder fri. Men mange har aftaler om frihed med løn under børns sygdom, så tjek ansættelseskontrakten eller overenskomsten, hvis I er omfattet af en. De ovennævnte regler gælder alle lønmodtagere. Det er minimumskravet: at kunne få fri (uden løn) i tilfælde af et barns sygdom. 178

180 Hvis arbejdsforholdet er omfattet af en overenskomst, vil reglerne om frihed under barn første og måske anden sygedag være oplyst deri, og er emnet er nævnt i overenskomsten vil det nok altid være fordi, man har forhandlet sig frem til en løsning, hvor medarbejderen får fuld løn under fravær på grund af barnets sygdom. Enten en enkelt eller to dage. Det er også muligt, at medarbejderens ikke er omfattet af en overenskomst, men at han eller hun har forhandlet sig frem til løn under børns sygdom. I så fald står det i ansættelseskontrakten. Tjek overenskomster og ansættelseskontrakter, inden du melder ud på området, hvis du er i tvivl. 8.7 Omsorgsdage Omsorgsdage er arbejdsdage med fuld løn, hvor medarbejderen kan holde fri for eksempel i forbindelse med barnets start i skole eller lægebesøg. Alle offentligt ansatte har omsorgsdage. Alt efter hvornår barnet er født, er der tale om 2 omsorgsdage pr. år indtil barnet fylder 7 år eller 10 omsorgsdage pr. barn i alt i barndommen, altså indtil barnet fylder 18 år. Hvis I ikke er omfattet af en overenskomst, som giver medarbejderen ret til omsorgsdage, har du ingen pligt til at give omsorgsdage, og det er også de færreste mindre arbejdspladser, som har dem. 8.8 Graviditets-, barsels- og forældreorlov Alle kommende forældre har ret til orlov i forbindelse med graviditet (for morens vedkommende) og barsel (både moren og faren). Det fremgår af Lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel. En del af denne orlov hedder forældreorlov. 179

181 De fleste har også ret til barselsdagpenge, og rigtig mange har ret til hel eller delvis løn under deres fravær i forbindelse med familieforøgelsen. Betingelsen for, at en medarbejder har ret til dagpenge under graviditet og barsel er, at han eller hun ville være berettiget til dagpenge i øvrigt det vil sige, at det er tilknytningen til arbejdsmarkedet, der er afgørende for dagpengeretten. Medarbejderen har ret til barselsdagpenge, hvis hun: har haft arbejde uafbrudt de sidste 13 uger og arbejdet mindst 120 timer ville have været berettiget til arbejdsløshedsdagpenge, hvis medarbejderen ikke skulle have været på barsel. har afsluttet en erhvervsuddannelse inden for den sidste måned er elev og i praktik med løn. Som hovedregel har kvinder ret til fire ugers barselorlov før fødslen og 14 uger efter fødslen. Mænd har ret til to ugers orlov i løbet af de første 14 uger. Herefter har forældrene 32 ugers forældreorlov hver. Det er dog kun i 32 uger af forældrenes samlede forældreorlov, der er dagpengerefusion for. I alt er der altså tale om dagpengerefusion i 52 uger: graviditetsorlov: 4 uger barselsorlov: 14 uger fædreorlov: 2 uger forældreorlov: 32 uger Gravide kan gå fra tidligere, hvis arbejdet udgør en risiko for mor eller barn eller hvis der i øvrigt er sygdom i forbindelse med graviditetsforløbet. 180

182 En medarbejder, som skal have orlov i anledning af graviditet og barsel, skal meddele arbejdspladsen det senest tre måneder før, hun går fra. Hvis du udbetaler løn under graviditets-, barsels- og forældreorlov i henhold til en overenskomst eller din kontrakt med medarbejderen, får virksomheden udbetalt dagpenge og suppleret op fra barsel.dk (med mindre I er medlem af en særlig barselsordning). Refusionen udgør maks. 56,24 kr. ud over dagpengene (2011) inkl. feriepenge pr. time i 29 uger, og rent praktisk er det organiseret sådan, at du kun skal søge om barselsdagpenge hos kommunen så videresender de oplysningerne til barsel.dk. Få de nødvendige skemaer fra den orlovsholdende medarbejders hjemkommune. Funktionærloven er ikke opdateret vedrørende barselsregler for nylig, så medarbejderne får set i lyset af, hvordan forholdene er i de overenskomstdækkede områder ikke særlig gode forhold. Funktionærer har ifølge funktionærloven ret til halv løn under barselsorlov i i alt 18 uger: 4 uger før og 14 uger efter fødslen. Hvis den halve løn er mindre end dagpengene, supplerer dagpengekontoret op til den dagpengesats, medarbejderen er berettiget til. Da alle herudover har ret til forældreorlov, og da den refusion, man kan få via barsel.dk i rigtig mange tilfælde er større end halvdelen af medarbejderens løn, kan vi altså forbedre medarbejdernes vilkår i forhold til funktionærloven, sådan at medarbejderne får fuld løn eller næsten fuld løn i de 29 uger, som dækkes af barsel. dk, uden at det koster virksomheden en krone. Siden du alligevel skal betale til ordningen, kan dine medarbejdere jo lige så godt få glæde af den. Når du skal regne ud, hvad du kan tilbyde, skal du huske, at de 159,75 kr. (2010) man får refunderet i timen fra dagpengesystemet og barsel.dk inkluderer feriepenge på 12,5%. 181

183 Hvis du udbetaler løn/feriepenge og får refunderet hvad der svarer til dagpenge, optjener medarbejderen feriepenge efter helt almindelige regler. Hvis udbetalingen overgår til dagpengekontoret, optjener medarbejderen feriedagpenge, som udbetales af det offentlige. Så hvis du er i en situation, hvor det er ligegyldigt for medarbejderen, er det altså billigst, hvis det offentlige overtager udbetalingerne. Men da medarbejderen så ikke får noget udbytte af den attraktive barsel.dk-ordning, vil det i de fleste tilfælde være den bedste helhedsløsning, at virksomheden udbetaler løn eller delvis løn under barsels- og forældreorloven. 8.9 Anden orlov Orlov frihed, som regel uden løn er fravær, som medarbejderen bevilges med lovning på at kunne komme tilbage til sit job, når orlovsperioden er udløbet. Hvis din stjernemedarbejder får muligheden for at komme et halvt år til udlandet, kan du måske fastholde medarbejderen ved at tilbyde orlov. Der er dog ikke noget, du har pligt til ud over i nogle få tilfælde: Lov om lønmodtageres ret til fravær fra arbejde af særlige familiemæssige årsager angiver to tilfælde, hvor ansatte skal have mulighed for at holde orlov eller delvist fri: 182 Hvis medarbejderen bliver ansat af kommunen til at passe et nærtstående familiemedlem, for eksempel et handicappet barn. Hvis medarbejderen får plejevederlag for at passe en døende slægtning i eget hjem. Funktionærloven har i 6 nogle regler for værnepligtige. De har ikke krav på orlov under første indkaldelse, men hvis du undlader at sige dem op, har de både ret og pligt til at genindtræde i stillingen efter værnepligten.

184 Er der tale om 2. indkaldelse, har medarbejderen krav på orlov, og der er også nogle regler om, at arbejdsgiveren skal udbetale løn i den måned, medarbejderen er indkaldt og den efterfølgende (dog med fradrag for den løn, som den værnepligtige får udbetalt af forsvaret). I det offentlige system er der aftaler, som sikrer medarbejderne ret til orlov i forskellige situationer ud over de ovennævnte, men det er ikke så almindeligt i det private erhvervsliv. Hvis en medarbejder beder om orlov, skal du skrive ned, hvad I aftaler. En kopi til dig og en til medarbejderen evt. bare en mail. Det er meget uheldigt, hvis orlovsaftaler misforstås, fordi medarbejderen måske tror sig sikret men ikke er det, så her kan du hjælpe ved at være helt klar og præcis i din kommunikation Borgerligt ombud Borgerligt ombud er et offentlig hverv, som borgere har pligt til at udføre, hvis de bliver bedt om det. Det kan for eksempel være som: kommunalbestyrelsesmedlem medlem af Regionsråd skolebestyrelsesmedlem domsmand nævning tilforordnet vælger Der er ingen pligt, heller ikke i funktionærloven, til at udbetale løn til medarbejdere, som udfører borgerligt ombud, men der er i en vis udstrækning kutyme for, at virksomheder udbetaler løn i det omfang, hvervet ikke i sig selv er lønnet. 183

185 Derimod er der ingen tvivl om, at du har pligt til at give din medarbejder fri, hvis han eller hun har et ombudshverv, der skal udføres Private problemer Der er ikke noget, som hedder skilsmisse-fri. Selvom det ikke er en ukendt fraværsårsag. Hvis din medarbejder henvender sig med personlige og private problemer med det formål at få fri, enten med eller uden løn, så tag det som en tillidserklæring. Alternativt ville han eller hun jo bare kunne melde sig syg, og det er en kendt, brugt og nogle gange også helt rimelig løsning at melde sig syg, når det hele vokser en over hovedet. For eksempel i forbindelse med en skilsmisse eller andre personlige problemer. Ved at sige tingene som de er, åbner medarbejderen for en dialog om, hvordan arbejdslivet skal arrangeres, så det passer ind i den aktuelle krisesituation, og giver dig dermed mulighed for at foreslå forskellige løsninger alt efter hvilken virksomhed vi taler om. Det kan være meget lidt, medarbejderen beder om måske at kunne udnytte flekstiden ekstra kreativt i en periode, at kunne flytte en ferieuge frem eller noget tilsvarende. Så lyt og anerkend at det er et positivt træk fra medarbejderens side frem for at blive sur over, at medarbejderen (nu igen) er en ustabil arbejdskraft. Hvis en medarbejder åbenlyst har private problemer og ikke taler med dig om det, skal du balancere på knivens æg: På den ene side skal du respektere medarbejderens ret til privatliv, på den anden side kan du jo lige så godt sige det som det er. Hvis det er helt tydeligt, at der er noget galt, så kontakt medarbejderen og sig, at du er åben for en diskussion af, hvordan medarbejderen kan klare jobbet, samtidig med at hjerne og hjerte måske er et helt andet sted end på arbejdspladsen. I disse situationer skal vi fare med 184

186 lempe for alt efter hvad medarbejderens problem er, kan det jo godt være, at det er meget privat. Dit mål med samtalen er ikke at pumpe medarbejderen for oplysninger men at konstatere, at medarbejderen har en synlig ændret adfærd og høre, om der er noget i forbindelse med medarbejderes arbejdsplads, der kan gøres på en måde, så det arbejder med og ikke imod en løsning på problemet. Læs også kapitel 10.9 om betroelser fra medarbejderens side. 185

187 9. Chefrollen I dette kapitel har jeg fornøjelsen af at præsentere to gæsteskribenter: Tune Hegn og Thomas Rosenstand. Både Tune og Thomas vejleder ledere og selvstændige om ledelse, og de har vidt forskellige udgangspunkter for at gøre det, så jeg er taknemmelig for deres bidrag til bogen her. Tune skriver om Ledelse og ikke-ledelse, og Thomas om at have mellemledere. Resten af kapitlet er præsentation af nogle få men bestemt ikke alle problemstillinger, du som ny chef kan komme ud for. Tag det, for hvad det er: En overlevering af erfaringer. Nu er det jo ikke en bog om ledelse, du sidder med her. Men vi kommer ikke uden om det: At blive chef medfører i næsten alle tilfælde, at du også skal til at være leder. Så tillykke! Måske har du vundet i lotteriet og vil elske dine ledelses opgaver. Måske. Under alle omstændigheder stiller det at være chef nogle krav til dig, fordi du ikke længere er lige med alle andre. Når du har magten og tager rollen som chef på dig, vil du også blive behandlet derefter. Det medfører visse klare fordele og en tilsvarende portion ulemper. Under alle omstændigheder stilles der nogle krav til din adfærd. Det er det, dette kapitel handler om. Selvom det er en lillebitte virksomhed, vi taler om, er der et hierarki. Hvis du ikke har været chef før, kan det tage dig lidt tid (eller for visse af os: en del tid) at vænne sig til at sidde på toppen. 186

188 Måske toppen af et lillebitte isbjerg, men stadig på toppen. De siger, at der er koldt på toppen. Om der er tale om permafrost eller en kølig brise afhænger af, hvor dygtig du er som chef og leder. Der er både din ret og din pligt at lede og fordele arbejdet på arbejdspladsen. Det omfatter, at det er dig som arbejdsgiver, der har retten til at vælge, hvem man ansætter retten til at afskedige retten til at fastlægge arbejdstiden inden for de rammer, der er fastsat i enten overenskomst eller den individuelle aftale med den ansatte retten til at fastsætte reglementariske bestemmelser retten til at give direktiver for arbejdets udførelse retten til at indføre kontrolforanstaltninger fortolkningsfortrin Det med fortolkningsfortrinnet betyder, at hvis du og en ansat er uenige om, hvordan man skal fortolke en aftale, er det din fortolkning, der gælder, indtil I har fået spørgsmålet afgjort (måske i en retssag, måske ved hjælp af mægling). Du skal altså lave de nødvendige regler og direktiver, så medarbejderne ved, hvordan de skal udføre arbejdet. Det er også dig, som bestemmer vagtplan og arbejdstider. Alt sammen under hensyntagen til alle aftaler, love og regler, som skal overholdes. Herunder også aftalen om, hvad medarbejderens arbejdsområde er: Du kan ikke bede en medarbejder om at vaske gulvet, hvis han er ansat til at styre webshoppen. Med mindre I da har en klar aftale om, at alle hjælper hinanden med at løse de praktiske opgaver. Har du mere end en medarbejder som kan løse de samme opgaver, er vi måske ude i noget med fordelingspolitik: Hvem får de spændende opgaver, og hvem de rutinemæssige? Er det til forhandling, eller bestemmer du suverænt? 187

189 Ledelse handler også om at finde balancen mellem medarbejdernes ret til indflydelse på tilrettelæggelsen af deres eget arbejde som er en væsentlig del af oplevelsen af at have et godt arbejdsmiljø og at nå de effektivitetsmål, som er nødvendige i de fleste virksomheder for, at det kan svare sig overhovedet at have en ansat. 9.1 Ledelse og ikke-ledelse Gæsteforfatter: Tune Hein Ledelse er vigtigt. Professor Joe DiStefano, fra IMD, fortalte mig at hans research viste at 30% af en virksomheds resultat kunne henføres til ledelse. Men ledelse betyder også i høj grad mennesker dem der modtager den. Folk søger et brand men forlader en leder. Lederen er central for fastholdelsen. Og ledelse betyder meget for dem der bedriver den i en stor del af deres liv. Er det en inspirerende opgave der giver energi og en lethed i jobbet, eller en byrdefuld pligt som slider og stresser? Der er mange perspektiver på ledelse og du behøver ikke være enig i alle. Det vigtigste er at få dig til at stoppe op og tænke en tanke eller to om dit lederskab en gang i mellem. Eller som Medina synger Synes du selv, du gør det godt? Men måske skal vi starte med hvad ledelse er: At tage ansvar. At skabe resultater gennem andre. It s all about execution (alt handler om at gennemføre strategien) Det er nogle bud på definitioner af Ledelse. Hvilken kan du bedst lide? 188

190 Ledelse har nemlig mange facetter det hverken kan eller skal vi fornægte. En model kan måske give lidt struktur i feltet. Inspireret af professor Kurt Klaudi Klausen anvender vi ofte nedenstående med 4 ledelsesfelter eller opgaver: strategisk ledelse driftsledelse faglig ledelse personaleledelse De 4 ledelsesopgaver skal håndteres med respekt for din personlige lederstil (dine værdier og personlighed) konteksten (omgivelser, konkurrenter, situationen osv) Non-ledelse - De største problemer er ikke på grund af ledelse, men på grund af ikke-ledelse For nylig mødte jeg en interessant og ambitiøs leder i privat sammen hæng. Hun gør sig store anstrengelser for at lytte, ind- 189