BESTYRELSESMØDE 13. MARTS 2019 Udskrift af beslutningsprotokol

Transkript

1 BESTYRELSESMØDE 13. MARTS 2019 Udskrift af beslutningsprotokol Dagsorden: 1-19 Årsregnskab Revisionsprotokol 3-19 Henlæggelser til fremtidige investeringer 4-19 Udbud af indsamling af dagrenovion 5-19 Budget Affald i kommunale institutioner 7-19 Ejerstregi 8-19 Proces for affaldsplan 9-19 Bestyrelsesseminar Til orientering/efterretning Evt. Niels Basballe deltog som stedfortræder for Mads Nikolajsen

2 2 Sag nr Årsregnskab 2018 Bilag 1.1: Årsrapport 2018 Bilag 1.2: Resumé af årsregnskab for 2018 Resumé: Årsregnskab for 2018 fremlægges til bestyrelsens godkendelse. Der foreligger årsregnskab for perioden 1. januar 31. december 2018 for Reno Djurs samlede aktiviteter, bestående af: Basisydelser Dagrenovion Genbrugsstioner Tømningsordning for bundfældningstanke Årsrapport 2018 samt et regnskabsresumé er vedlagt dagsordenen. Med det givne marked for køb af eksterne affaldsbehandlingsydelser anser ledelsen årets result for være tilfredsstillende. Som led i behandlingen af årsrapport 2017 besluttede bestyrelsen på møde den 21. marts 2018 (sag nr. 9-18), der fremadrettet afrapporteres affaldsparametre. Dette ønske er imødekommet i den foreliggende årsrapport. Den formelle procedure vedrørende regnskabsaflæggelse er fastlagt i vedtægtens 9: Årsregnskabet tillige med revisionens bemærkninger forelægges på ordinært bestyrelsesmøde i marts måned til bestyrelsens godkendelse. Regnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens vedtagelse sendes inden udgangen af april måned til interessenternes orientering og til det kommunale tilsyn inden udgangen af juni måned. Regnskabet er revideret af Beierholm Stsautoriseret Revisionsaktieselskab. Revisionen er uden forbehold. Reno Djurs årsrapport 2018 godkendes. Indstillingen fulgtes.

3 3 Sag nr Revisionsprotokol Bilag 2: Revisionsprotokoll årsrapport 2018 Resumé: Reno Djurs revisor har fremsendt revisionsprotokol vedrørende Reno Djurs årsrapport Beierholm Stsautoriseret Revisionsaktieselskab har fremsendt revisionsprotokoller af vedrørende Årsrapport for Som det fremgår af revisionsprotokollet, har revisionen ikke givet anledning til bemærkninger. Revisionskonklusionen (side 2) lyder som følger: Godkender bestyrelsen årsrapporten for 2018 i dens nuværende form, og fremkommer der ikke under bestyrelsens behandling væsentlige nye oplysninger, vil vi forsyne den med en revisionspåtegning uden modifikioner af konklusioner og fremhævelser m.v. revisionsprotokollet tages til efterretning. Indstillingen fulgtes.

4 4 Sag nr Henlæggelser til fremtidige investeringer Bilag 3.1: Høringssvar A Bilag 3.2: Høringssvar B Bilag 3.3: Høringsnot Resumé: Der foreligger result af offentlig høring om tillæg til affaldsplan. Et flertal af Reno Djurs bestyrelse besluttede på møde den 15. august 2018 (sag nr ) fastsætte et investeringsbidrag på 100 kr./enhed/år (ekskl. moms), som pålignes som en del af grundgebyret for helårsboliger fra og med 2019, godkende et forslag til tillæg til affaldsplanen, fremsende forslag til investeringsbidrag samt tillæg til affaldsplan til interessenterne med anbefaling, tillægget til affaldsplan sendes i offentlig høring i 8 uger forud for godkendelse af plantillæg såvel som investeringsbidrag. Efter Norddjurs Kommunes og Syddjurs Kommunes godkendelse har forslag til tillæg til affaldsplanen været i offentlig høring i 8 uger. Høringen er gennemført i perioden fra den 14. november 2019 til den 11. januar Der er indkommet to anonyme høringssvar (vedlagt som bilag). Administrionen har i vedlagte høringsnot kommenteret høringssvarene. Såfremt de to kommunalbestyrelser træffer endelig beslutning om investeringsbidragets opkrævning, vil investeringsbidraget blive opkrævet sammen med 2. re af renovionsgebyret i august bestyrelsen tager stilling til, om resultet af høringen giver anledning til ændre tillæg til affaldsplanen og/eller investeringsbidrag, sagen fremsendes til interessenternes endelige godkendelse på grundlag af bestyrelsens anbefaling. Sagen fremsendes til interessenternes endelige godkendelse uden ændringer. Jens Meilvang er imod investeringsbidraget.

5 5 Sag nr Udbud af indsamling af dagrenovion Bilag 4: Result af EU-udbud Resumé: Der foreligger result af udbud for indsamling af dagrenovion, som er gennemført i vinteren 2018/19. Bestyrelsen traf på møde den 23. maj 2018 (sag nr ) beslutning om følgende principper vedrørende den kommende kontrakt for indsamling af dagrenovion, som skal gælde fra 1. januar 2020: Udbuddet baseres på den nuværende renovionsordning. Kontraktperioden fastsættes til to år med mulighed for forlængelse i op til to år; det vil sige, kontrakten løber i 2020 og 2021 med mulighed for forlængelse frem til og med I udbuddet indbygges option for anvendelse af 2. generions biodiesel (HVO). I bestyrelsens beslutning om indbygge option for anvendelse af biodiesel indgik overvejelse om anvende HVO biodiesel, såfremt merprisen herved i forhold til basisprisen med konventionel diesel højst udgør 1,5 mio. kr. ekskl. moms samlet for entrepriserne i udbuddet, svarende til 30 kr. pr. husstand i gennemsnit. Udbuddet er gennemført i vinteren 2019 med tilbudsfrist den 6. februar Resultet af udbuddet fremgår af vedlagte bilag 4. resultet af udbuddet tages til efterretning, samt bestyrelsen beslutter, om udbuddets option om biodiesel skal tages i anvendelse, og i den forbindelse, om der eventuelt skal fastsættes principper for tilbagevenden til traditionel diesel i tilfælde ugunstig prisudvikling (hvis merprisen for biodiesel eksempelvis måtte stige mere end 10 % end merprisen på tilbudstidspunktet). Indstillingen fulgtes for hvad angår 1.. Et flertal af bestyrelsen (Niels Ole Birk, Jens Meilvang, Jørgen Ivar Brus Mikkelsen og Niels Basballe) ønsker ikke anvende optionen for biodiesel. Kim Lykke Jensen og Mette Foged ønsker optionen anvendt. Option for alternive drivmidler tages i anvendelse ved fremtidigt udbud.

6 6 Sag nr Forslag til budget 2020 Bilag 5.1: Forslag til budget 2020 Bilag 5.2: Forslag til gebyrblad for 2020 Resumé: Der foreligger forslag til budget 2020 for Reno Djurs ydelser samt forslag til gebyrblad Der foreligger forslag til budget 2020 for Reno Djurs Basisydelse (dvs. aktiviteter på anlægget i Glved) Dagrenovionsordning Genbrugsstioner Tømningsordning for bundfældningstanke De vigtigste opmærksomhedspunkter er en række forhold, som har betydning for renovionsgebyrets størrelse: - Et netop gennemført udbud af indsamling af dagrenovion m.v. resulterer i øgede indsamlingspriser fra og med Der er prisstigning på affaldsforbrænding - Der har i 2018 været underskud på driften af genbrugsstionerne De væsentligste forhold ved budgetforslag 2020, herunder de afledte konsekvenser i forhold til gebyrerne, beskrives i det følgende. Der henvises i den forbindelse til forslaget til gebyrblad for 2020, hvor anbefalede gebyrændringer er angivet med rød skrift. Aktiviteter i Glved Det anbefales, gebyrer i 2020 fastholdes som i 2019, undtagen for hvad angår nedenstående: Forbrændingsegnet affald Aarhus Kommune har med virkning fra 2019 øget prisen på affaldsforbrænding med 50 kr. pt. ton (ekskl. moms). Denne prisstigning er tillagt det hidtidige gebyr: Gebyr 2019 (kr./ton ex moms) 2020 (kr./ton ex moms) Småt brændbart Stort brændbart Sortering Den nuværende prissætning for sortering af affald dækker ikke de faktiske drifts- og kapitalomkostninger, hvorfor det anbefales øge gebyret: Gebyr (kr./ton ex moms) (kr./ton ex moms) Sortering

7 7 Dagrenovion og genbrugsstioner ( renovionsgebyr ) Reno Djurs renovionsgebyrer har været uændrede i 10 år 1. Nedenstående figur viser de seneste 10 års gebyr for det mest anvendte renovionsydelse (14-dages tømning af 240 l restaffaldsbeholder): Gebyr (240 l restaffald m. 14-dagestømning) I 2020 vil de nuværende gebyrer ikke kunne dække de planlagte omkostninger i de ordninger, renovionsgebyret dækker. Nedenstående oversigt angiver det samlede renovionsgebyr for 2019 for Reno Djurs mest benyttede ydelse for husstande, nemlig 14-dages tømning af 240-liters beholder til restaffald. Gebyret er i højre søjle tillagt gebyrelementer, som anbefales forøget i På tilsvarende vis er angivet en oversigt for det mest benyttede gebyr for sommerhuse, nemlig 23 årlige tømninger af en 140-liters beholder til restaffald. Ændring af grundgebyr og forbrugsgebyr for husstande Prisstigning Gebyr Gebyrelement (inkl. moms) (inkl. moms) Grundgebyr for husstande Genbrugsstioner Husstandsindsamling papir/pap Kuber 5 4. Investeringsbidrag (option) Tillæg for biodiesel (option) 48 6.Fællesomkostninger 9 Forbrugsgebyr, eksempel, 240 l hver 2. uge Prisstigning på affaldsforbrænding Tømning af beholder 119 I alt Grundgebyret for en husstand anbefales forøget fra nuværende kr. (inkl. moms) pr. år med 123 kr. om året til kr. (inkl. moms) om året. Hertil kommer eventuelt investeringsbidrag på 125 kr. (inkl. moms) pr. år samt eventuel anvendelse af biodiesel på 48 kr. (inkl. moms) pr. år. Med valg af begge disse elementer vil grundgebyret for husstande udgøre kr. (inkl. moms) pr. år. 1 Det kan oplyses, forbrugerprisindekset i samme periode (december 2008-december 2018) er steget 13,3 %.

8 8 Ændring af grundgebyr og forbrugsgebyr for sommerhuse Prisstigning Gebyr Gebyrelement (inkl. moms) (inkl. moms) Grundgebyr for husstande Genbrugsstioner Husstandsindsamling papir/pap 3. Kuber 5 4. Investeringsbidrag (option) 5.Tillæg for biodiesel (option) Fællesomkostninger 9 Forbrugsgebyr, eksempel, 140 l med 23 årlige tømninger Prisstigning på affaldsforbrænding Tømning af beholder 124 I alt Grundgebyret for et sommerhus stiger fra nuværende kr. (inkl. moms) pr. år med 72 kr. om året til kr. (inkl. moms) om året. Hertil kommer eventuel anvendelse af biodiesel på 48 kr. (inkl. moms) pr. år. Med valg af dette vil grundgebyret for sommerhuse udgøre kr. (inkl. moms) pr. år. I det følgende kommenteres de angivne gebyrelementer med prisstigning nærmere: 1. Genbrugsstioner Som det fremgår af Reno Djurs årsrapport 2018, har renovionsgebyret ikke dækket genbrugsstionernes driftsomkostninger. De øgede driftsomkostninger er en konsekvens af mange bække små, blandt andet øget bemanding, fysisk indretning til Gi det videre -konceptet, mindre lønrefusion, øget arealleje samt øgede transportomkostninger. Administrionens forslag til budget 2020 opererer med en prisstigning på 46 kr./enhed (ekskl. moms). 2. Husstandsindsamling papir/pap Prisstigningen er en konsekvens af 1) det netop gennemførte udbud af indsamling af dagrenovion, som indebærer højere tømningspriser på beholdere, herunder beholderen til papir/pap, som finansieres over renovionens grundgebyr, og 2) reducerede afregningspriser såvel som mængder af papir/pap, som indebærer, administrionen har reduceret de forventede indtægter i forslag til budget Kuber Prisstigningen er en konsekvens af det netop gennemførte udbud af indsamling af dagrenovion, som indebærer højere tømningspriser på kuber. 4. Investeringsbidrag Et flertal af Reno Djurs bestyrelse besluttede på møde den 15. august 2018 (sag nr ) fastsætte et investeringsbidrag på 100 kr./enhed/år (ekskl. moms), som pålignes som en del af grundgebyret for helårsboliger fra og med 2019.

9 9 Efter Norddjurs Kommunes og Syddjurs Kommunes godkendelse har forslag til tillæg til affaldsplanen været i offentlig høring i 8 uger. Høringen er gennemført i perioden fra den 14. november 2019 til den 11. januar Endelig beslutning om påligne investeringsbidraget kræver endelig vedtagelse i de to kommuner. 5. Tillæg for biodiesel Bestyrelsen traf på møde den 23. maj 2018 (sag nr ) beslutning om blandt andet indbygge option for anvendelse af 2. generions biodiesel (HVO) i udbuddet vedrørende den kommende kontrakt for indsamling af dagrenovion, som skal gælde fra 1. januar I bestyrelsens beslutning om indbygge option for anvendelse af biodiesel indgik overvejelse om anvende HVO biodiesel, såfremt merprisen herved i forhold til basisprisen med konventionel diesel højst udgør 1,5 mio. kr. ekskl. moms samlet for entrepriserne i udbuddet, svarende til 30 kr. pr. husstand i gennemsnit. Udbuddets option indebærer en tilbudt ekstraomkostning på kr (ekskl. moms), svarende til en merpris pr. husstand og sommerhus på 48 kr. (inkl. moms). 6. Fællesomkostninger m.v. Reno Djurs budget for fællesomkostninger anbefales øget i 2020, hvilket blandt andet skyldes behovet for lånoptagelse og de heraf afledte omkostninger til renter såvel som garantiprovision til ejerkommunerne. 7. Prisstigning på affaldsforbrænding Aarhus Kommune øger i 2019 prisen på affaldsforbrænding fra 440 kr./ton (ekskl. moms) til 490 kr./ton (ekskl. moms). Reno Djurs bestyrelse besluttede på møde den 12. december 2018 (sag nr ), underdækningen i 2019 finansieres ved nedskrivning af Reno Djurs egenkapital. Prisstigningen bør optages på gebyrerne i Tømning af beholder Prisstigningen er en konsekvens af det netop gennemførte udbud af indsamling af dagrenovion, som indebærer højere tømningspriser på beholdere, herunder beholdere til restaffald. Det bemærkes, forslaget til gebyrblad for 2020 ikke indeholder investeringsbidrag og tillæg for biodiesel. Tømningsordning for bundfældningstanke Det anbefales, gebyrerne for 2020 fastholdes som i forslaget til Reno Djurs budget 2020 godkendes, forslaget til gebyrblad 2020 godkendes, samt forslaget til gebyrblad 2020 fremsendes til kommunalbestyrelserne i Norddjurs og Syddjurs til godkendelse.

10 10 Indstillingen fulgtes. Administrionen undersøger besparelsesmuligheder, der ikke påvirker serviceniveauet. Bestyrelsen ønsker undersøgt, om tidsplanen for budgetlægning kan ændres i vedtægten med henblik på en mere smidig budgetprocedure.

11 11 Sag nr Affald i kommunale institutioner Bilag 6: Styr på affald i kommunale institutioner på Djursland Resumé: Der foreligger forslag til gennemførelse af et fælles koncept for affaldshåndtering i kommunale institutioner i Norddjurs Kommune og Syddjurs Kommune. Reno Djurs har i en årrække arbejdet med affaldsforebyggelse i de kommunale institutioner. Formålet med projektet er forebygge affaldsdannelse samt optimere affaldshåndtering og ressourceudnyttelse i kommunale institutioner i Norddjurs Kommune og Syddjurs Kommune. Erfaringerne fra projektet er, der er et stort potentiale for dels forbedre affaldshåndteringen, dels minimere affaldsmængder i kommunale institutioner. Projektet viser også, der er nogle barrierer for realisere potentialerne, og der er stor forskel på, hvordan affaldshåndteringen fungerer i praksis i de forskellige institutioner og institutionstyper. Som grundlag for optimere affaldshåndteringen er der foretaget en kortlægning af ordninger i andre kommuner, ligesom der i en prøveperiode er testet forskellige affaldsordninger i udvalgte institutioner. Der er ligeledes set på ansvars- og opgavefordelingen internt på institutionerne og i samspillet med forvaltning og arbejdssted. Arbejdet er fulgt af en følgegruppe bestående af repræsentanter fra Norddjurs og Syddjurs Kommuner samt Reno Djurs. På baggrund af de hidtidige erfaringer, den gennemførte kortlægning og test af affaldsordninger (afrapporteret i selvstændig rapport) er der udarbejdet et konkret forslag til en fælles affaldsmodel for de kommunale institutioner. Forslaget har som målsætning gøre de kommunale institutioner i Norddjurs og Syddjurs til frontløbere for god affaldshåndtering og affaldsforebyggelse. Gennemførelse af den beskrevne ordning vil få tekniske, økonomiske og organisoriske konsekvenser for både kommunerne og Reno Djurs. Der henvises i den forbindelse til forslaget, som vil blive fremlagt på mødet. bestyrelsen drøfter forslaget med henblik på afgive en anbefaling til ejerkommunerne. Forslaget fremsendes til kommunerne med bestyrelsens anbefaling.

12 12 Sag nr Ejerstregi Bilag 7.1: Nuværende ejerstregi Bilag 7.2: Forslag til ny ejerstregi Resumé: Efter en gennemført proces med deltagelse af NTM Syddjurs og MTU Norddjurs foreligger der forslag til ny ejerstregi for Reno Djurs, som forud for endelig politisk behandling i ejerkommunerne fremlægges til høring i Reno Djurs bestyrelse. Reno Djurs ejerkommuner besluttede i sommeren 2018 evaluere ejerstregien for Reno Djurs med bistand fra advokfirmaet Horten. På grundlag af den herefter gennemførte proces, hvor NTM Syddjurs og MTU Norddjurs har deltaget i en fælles møderække, foreligger der udkast til en revideret, fælles ejerstregi. Forslaget til ny ejerstregi har været behandlet i MTU Norddjurs den 26. februar 2019 og i NTM Syddjurs den 5. marts Begge udvalg har besluttet sende forslaget i høring hos Reno Djurs inden endelig vedtagelse i kommunalbestyrelsen. forslaget til ny ejerstregi drøftes med henblik på eventuelt afgive høringssvar til ejerkommunerne. Bestyrelsen ønsker ikke afgive høringssvar.

13 13 Sag nr Tidsplan for affaldsplan Bilag 8: Forslag til tidsplan for affaldsplan Resumé: I forlængelse af processen vedrørende ejerstregi for Reno Djurs fremlægges forslag til tidsplan for den kommende affaldsplanproces. Bestyrelsen besluttede på mødet den 15. august 2018 (sag nr ), Affaldsplanprocessen igangsættes efter ejerstregiens evaluering. Proces- og aktivitetsplan godkendes. I forlængelse af processen vedrørende ejerstregi har administrionen ajourført den oprindelige tidsplan for affaldsplanprocessen. I henhold til den ajourførte tidsplan (vedlagt som bilag) vil en ny, fælleskommunal affaldsplan kunne vedtages i sommeren I forhold til dette tidsperspektiv skal det bemærkes, en ny, nional affaldsplan forventes vedtaget i foråret Den nye nionale plan skal erstte den nuværende Danmark uden affald - Ressourceplan for affaldshåndtering Det kan i den forbindelse oplyses, Miljøstyrelsen planlægger sende forslag til ny nional affaldsplan, nye branchefælles standarder for indsamling og sortering af husholdningsaffald samt og en revideret affaldsbekendtgørelse, som følger af EU s nye affaldsdirektiv, i høring i januar tidsplanen for affaldsplanprocessen godkendes. Indstillingen fulgtes.

14 14 Sag nr Bestyrelsesseminar Bilag 9: Oplæg til bestyrelsesseminar Resumé: Der fremlægges forslag til et bestyrelsesseminar med fokus på bestyrelsens arbejde. På baggrund af bestyrelsens drøftelser herom fremlægges der forslag til et bestyrelsesseminar med fokus på bestyrelsens arbejde. Det foreslåede seminar har som udgangspunkt, bestyrelsen i løbet af indeværende valgperiode skal træffe væsentlige beslutninger vedrørende renovionssystemets indretning, som vil få konsekvenser for borgere, kommuner og Reno Djurs. I beslutningsprocessen vil bestyrelsen blive stillet over mange komplekse dilemmaer i krydsfeltet mellem ejerønsker, bestyrelsesansvar og kundernes ønsker og behov. Formålet med seminaret er understøtte det fælles fundament for bestyrelsens arbejde, herunder skabe en større forståelse for de dilemmaer, folkevalgte bliver mødt med i bestyrelsen for et 60-selskab - uanset om der er tale om nye eller erfarne bestyrelsesmedlemmer. Seminaret skal samtidig ses som en udløber af processen om den nye ejerstregi for Reno Djurs, der har fokus på fælles retning og samarbejdsrelioner mellem Reno Djurs bestyrelse og de to ejerkommuners udvalg/kommunalbestyrelser. forslaget til bestyrelsesseminar drøftes. Der stiles mod et seminar i november 2019.

15 15 Sag nr Til orientering/efterretning Bilag 10.1: Not med orienterings- og efterretningssager Bilag 10.2: Nytilmeldte grundgebyrer Bilag 10.3: Brev fra Ankestyrelsen Der foreligger not med orienterings- og efterretningssager. Toges til efterretning.

16 16 Sag nr Evt. Intet under dette pkt. Underskrevet: Kim Lykke Jensen Mette Foged Jens Meilvang Niels Basballe Jørgen Ivar Brus Mikkelsen Niels Ole Birk