Udvalgsvejledning. FDF Landslejr 2016

Transkript

1 Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Version 1 Marts 2015

2 Udvalgsvejledning til FDF Landslejr 2016 Her kan du slå op og læse om de overordnede retningslinjer for udvalgsarbejdet til FDF Landslejr Mangler du noget information, så kig i jeres kommissorium. Står det heller ikke dér, så kontakt din kontaktperson i Landslejrudvalget (LLU). Indhold 1. FORORD 3 2. FORMÅL OG PRINCIPPER 4 2. TIDSPLAN 6 3. ORGANISATION 8 4. STRUKTURHJÆLP TIL UDVALGET 9 5. AT SKAFFE MEDARBEJDERE 9 6. KOMMUNIKATION ØKONOMI PÅ SELVE LEJREN LANDSLEJRKURSUS KONTAKTOPLYSNINGER 17 Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 2 af 17

3 1. Forord Vi er glade for, at du sidder og læser i denne vejledning, for det betyder at du er en af dem, som har sagt ja til en opgave i et udvalg eller en tjeneste på FDF Landslejr Udvalgsvejledningen er et redskab til udvalgsarbejdet og fungerer som et lille opslagsværk, hvor du kan læse om kommunikation, økonomi, tidsplaner, kontaktoplysninger og meget mere. Den går hånd i hånd med det kommissorium, som vi i fællesskab har udarbejdet for udvalgets område. Der er mange måder at tage på Landslejr på men uanset om man er leder på et kredshold, medarbejder i parkeringen eller formand for et udvalg har vi det samme formål: Vi vil give børn og unge en uforglemmelig FDF-oplevelse, som bidrager til det ståsted, som de møder verden fra. Relationen mellem barn og voksen er centralt på denne lejr, ligesom den altid har været det i FDF: At voksne, der har noget på hjerte, vil noget for og med de børn og unge, som er med på landslejren. Voksne, der sætter sig i øjenhøjde med børn og unge, og som rejser sig op på raftebordet og leder på vej. Vi skal skabe en landslejr sammen, som danner den bedste ramme for, at FDF-ledere kan være de bedste ledere, de nogensinde har været til gavn for børn og unge. En landslejr, hvor lederen er på hjemmebane og ikke føler sig på bagkant. Vi skal hjælpe FDF-lederen tilbage i førersædet, så han er rustet til at være den leder, han altid har været og altid har ønsket at blive. Det tror vi på, er den bedste vej til at lave god FDF for børn og unge. Udvalg og tjenester skal være med til at skabe en landslejr, der giver plads til, at lederen kan udfolde gode FDF-oplevelser til glæde for børn og unge. En landslejr, hvor lederen har ejerskab og lederskab for landslejrens program og oplevelser og føler sig på hjemmebane, så han kan være den leder, han altid har været og altid har ønsket at blive. Det tror vi på, er den bedste vej til at lave god FDF for børn og unge. Din opgave som udvalgsmedlem er at bidrage med lige netop det, du kan, for at Landslejren bliver en god FDF-oplevelse. Vi glæder os til at samarbejde med dig og høre, hvad du drømmer om og hvordan dine opgaver bliver løst allerbedst. Vi er nemlig overbeviste om, at hvis du får mulighed for at udleve nogle af dine FDF-drømme, så bliver det til glæde for os alle. Velkommen til udvalgsarbejdet på FDF Landslejr 2016 På vegne af landslejrudvalget Morten Krogsgaard Landslejrchef Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 3 af 17

4 2. Formål og principper Formål At skabe en storslået og nærværende FDF-oplevelse, der tager afsæt i FDFs formål, værdigrundlag og ambition. Principper FDF Landslejr 2016 skal særligt kendes på fem principper. Principperne skal præge forberedelse og afvikling af landslejren på alle niveauer. Leg FDF Landslejr 2016 skal være kendetegnet ved leg på mange niveauer. Leg er centralt i FDF vi leger både for alvor og for sjov. Når vi leger, skaber vi nye udfoldelsesmuligheder, kreativitet og rum for dannelse. Udfoldelsen sker, når vi leger sammen. Kreativiteten opstår, når vi går til opgaver og oplevelser på en legende måde. Legen danner os som mennesker, når vi oplever verden og hinanden igennem legen. Eksempel: Legen skal være central i mange dele af Landslejr Både i aktiviteter for børnene og i måden udvalg arbejder på. Relationer og fællesskab På FDF Landslejr 2016 skal der skabes nye relationer og fællesskaber. Landslejren skal være et sted, hvor nye venskaber fødes, og hvor vi oplever fællesskabet ved at være sammen om FDF. På Landslejren har vi mulighed for at nå ud over vores egen kredsvirkelighed og lære nyt af andre. Venskaber og relationer, som skabes i landslejrens sus, sætter spor for livet. Eksempel: Det skal sikres, at der er tid og rum både til de nære fællesskaber, og at man møder andre end dem, man kender på forhånd. Det gælder både børn, unge og voksne. Den lille lejr i den store lejr På FDF Landslejr 2016 skal det helt nære og det helt store være omdrejningspunkterne for lejren. En landslejr udgøres af mange små lejre. Små fællesskaber med stærke og nære bånd og traditioner, som skaber minder. Landslejrens store sus skal give følelsen af at være mange og skabe store oplevelser. Eksempel: De fleste husker de store lejrbål som en kæmpe oplevelse. Men mange husker også opvasketjansen på lejrpladsen, hvor samværet med venner og ledere skaber gode historier og relationer, som står stærkere efter en landslejr. Ejerskab og lederskab FDF Landslejr 2016 skal blive til i fællesskab. Alle har ansvar for landslejren og derfor skal alle kunne bidrage der, hvor de kan og vil. Lejrens program skal give mulighed for at lederen kan tage ejerskab og lederskab for egne aktiviteter. Eksempel: Lejrens program skal give mulighed og tid til at lederen i løbet af dagen selv kan afvikle aktiviteter, når det passer. Udvalg skal kunne byde ind med nye måder at gøre ting Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 4 af 17

5 på. Landslejren skal række frem FDF Landslejr 2016 skal række frem i FDF efter lejren. Alle på landslejren lægger enorme mængder af tid og energi i forberedelserne og afviklingen af landslejren. FDF Landslejr 2016 må ikke bare være en event, men skal række fremad og skabe værdi i FDF efter lejren. Eksempel: Der skal udvikles materiale (aktiviteter/andagter), som kredsen kan bruge efter lejren. FDF Landslejr 2016 skal sammentænkes hensigtsmæssigt med landsforbundet både op til og efter lejren. Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 5 af 17

6 2. Tidsplan Her er en tidsplan over vigtige datoer du som formand skal være opmærksom på: 2015 Januar/februar Udvalgsarbejdet starter 22. marts Fællesmøde for alle udvalgsformænd Silkeborg Højskole 10. maj Deadline for udarbejdelse af udvalgsbudget og udvalgskommissorier 15. Maj Deadline til elektronisk nyhedsbrev Juni Kredse samles i byer og borgmestre opfordres 15. juli Deadline til elektronisk nyhedsbrev 15. september Deadline til elektronisk nyhedsbrev sep. Landslejrkursus FDF Friluftscenter Sletten 15. oktober Deadline fortræningsmaterialer, der skal udsendes til borgmestre og kredse 1. november Mulighed for fælles udvalgsweekend 15. november Deadline til elektronisk nyhedsbrev November Udsendelse af indbydelse Den individuelle tilmelding åbner 15. december Deadline for forkyndelsesmateriale og lejrbålsmateriale, der udsendes til borgmestre. Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 6 af 17

7 januar Deadline til elektronisk nyhedsbrev 1. marts Tilmeldingsfrist for alle til FDF Landslejr marts Fællesmøde for alle udvalgsformænd Silkeborg Højskole 15. marts Deadline til elektronisk nyhedsbrev 1. april Revidere udvalgsbudget i samarbejde med landslejrudvalget på baggrund af den endelige tilmelding. 15. april Frist for indlevering af materiale, der skal oversættes af Internationalt udvalg 15. april Deadline til elektronisk nyhedsbrev April/maj Fortræningslejre i landsbyerne 15. maj Deadline til elektronisk nyhedsbrev 15. maj Sidste frist for bestilling af materialer hos 55Nord 1. juni Deadline til elektronisk nyhedsbrev 4. juli Mulighed for at udvalg kan ankomme til lejren juli FDF Landslejr sep. Sidste frist for aflevering af udvalgsregnskab, evaluering og arkivmateriale Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 7 af 17

8 3. Organisation Hvad er hvad? Udvalg: Udvalg nedsættes af Landslejrudvalget til at løse de opgaver, der er beskrevet i udvalgenes kommissorier. Alle udvalg har en kontaktperson i Landslejrudvalget, som de refererer direkte til og kan sparre med undervejs. Tjenester: Tjenester nedsættes af Landslejrudvalget til at løse bestemte opgaver beskrevet i tjenesternes kommissorier. Tjenesters primære opgave er at servicere deltagere, medarbejdere og gæster. Tjenester refererer direkte til deres kontaktpersoner i Landslejrudvalget. Arbejdsgrupper: Arbejdsgrupper kan nedsættes af et udvalg til at løse konkrete arbejdsopgaver før og/eller under lejren. For at sikre bedst mulig kontakt til udvalget, skal et af medlemmerne i arbejdsgruppen sidde med i det udvalg, der har nedsat arbejdsgruppen. Arbejdsgrupper refererer direkte til dets udvalg. Sammensætning af udvalget Det er formanden i udvalget, som sætter sit udvalg. Det skal så vidt som muligt være et udvalg som ikke har for stor geografisk spredning, da transport er en af de største udgifter i udvalgsarbejdet. Når udvalget er blevet nedsat, så skal formanden give besked til LLU-kontaktpersonen om hvem udvalget består af. Arbejdsgrupper og tjenester skal altid sammensættes lokalt eller regionalt. Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 8 af 17

9 Arbejdsfordeling i udvalget Udvalgene skal organiserer sig som det giver mening. Det vigtige for LLU er, at der er en formand og én der tager sig af økonomien. Det kan godt være formanden. Samtidig er der behov for at sikre, at der er en i udvalget som kan være kontaktperson til Lejrserviceudvalget, og som kan tage sig af den praktisk-tekniske koordination. 4. Strukturhjælp til udvalget Hvordan udvalget strukturer dagsordner, referater, bilag osv. er op til udvalget selv. Der er kun to krav udvalget skal leve op til: 1. LLU-kontaktpersonen skal kunne tilgå referaterne. Lav en aftale med jeres kontaktperson om, hvordan I gør. 2. Arbejdet i udvalget skal kunne dokumenteres bagefter. Der er vigtig viden gemt i alle de dokumenter, hvert udvalgt laver til en landslejr, som er en stor hjælp, når næste landslejr skal laves. Tænk derfor et system, som vil være let at dele/overlevere til næste lejr. Da der findes mange gratis og gode værktøjer til projektstyring og fildeling opfordrer LLU på det kraftigste til at disse bruges. Det kan f.eks. være Dropbox, Google Drev eller Podio. Ønsker I at bruge Podio til udvalgsarbejdet, kan I få gratis adgang hertil. Kontakt Morten Krogsgaard. 5. At skaffe medarbejdere På FDF.dk/landslejr kan dit udvalg eller tjeneste søge efter medarbejdere og opslå jobs, I har brug for at få besat. Du kan også skrive i Facebook-gruppen for ledere. Opslag på hjemmesiden Op landslejrens hjemmeside kan du udfylde en formular med en beskrivelse af jobbets indhold, tid, kontaktoplysninger, frist og lignende. Oplaget rettes til ift. hjemmesiden og herefter bliver annoncen. Husk at medarbejdere er en begrænset ressource. Foretag derfor en kritisk analyse af, hvor mange medarbejdere I reelt har behov for og hvilke opgaver i udvalgets arbejde, der er vigtigst. Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 9 af 17

10 6. Kommunikation Hvordan kommunikerer man som udvalg til sin målgruppe? Overordnet skal I tænke grundigt over, hvad der er need to know, og hvad der er nice to know og for hvem. Der er ustyrlig meget kommunikation omkring en landslejr, og det sværeste job i forhold til det er ikke at drukne lederne i information. Vær derfor kritisk overfor, hvad I som udvalg vælger at sende ud og kommuniker enkelt og kort, så lederne ikke går død i alle de mange ord. Samtidig er der mange forskellige kanaler, hvor man kan få sit budskab ud. Se listen nedenfor godt i gennem, så I bliver skarpe på hvilken kanal, der giver mest mening at bruge for jeres udvalg. Der er følgende kanaler som udvalg til at kommunikere til forskellige målgrupper: FDF.dk/landslejr: Samler al praktisk information om lejren og tilmelding. Har I noget information, der ville passe godt ind her, sendes det til LLweb@fdf.dk LL-nyhedsbrev: Nyhedsbrev for holdledere med relevant information. Skal være så overskuelige som mulige og samle informationer. Vil I gerne have information med her, skal det sendes til LLnyheder@fdf.dk. Se deadlines i tidsplanen. Kredsforsendelsen: Skal noget trykt materiale sendes ud til kredsene kan kredsforsendelsen bruges. Det skal koordineres med Forbundskontoret ift. deadlines. Bluz og Flux: Kan bruges til at målrette information til FDFs børn og unge. Kontakt FDFs mediekonsulent hvis I mener at have noget relevant indhold til bladene. Vær opmærksom på at deadline ligger lang tid før bladet udkommer. Man kan derfor ikke forvente at komme med noget lige inden udgivelsen, som kan komme med. FDF LEDEREN: Kan bruges til at nå FDFs ledere med mere end bare envejskommunikation. Kontakt FDFs mediekonsulent hvis I mener at have noget relevant indhold. Vær opmærksom på at deadline ligger lang tid før bladet udkommer. Man kan derfor ikke forvente at komme med noget lige inden udgivelsen, som kan komme med. Facebookgruppe: Gruppen er for alle ledere i FDF, der selv ønsker at være med. Gruppen er lukket og kommunikation her er løbende nyheder, der har relevans for lederne. Det gælder også en mere personlig og down to earth kommunikation fra LLU. Gruppen kan også bruges til at involvere lederne ved at stille spørgsmål i afstemning, lave videoer fra LLU-møderne, komme med nyheder her først osv. Alle kan slå noget op i gruppen, og vi beder jer derfor om grundigt at overveje inden der postes noget, om det er det rette forum og indhold. Er I det mindste i tvivl så kontakt Ane Kolby eller Signe Bjørg Lyck, der gerne giver sparring. Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 10 af 17

11 Morten Krogsgaard holder dagligt øje med gruppen, og svarer på spørgsmål eller sender spørgsmålene videre til dén, der kan svare. Som udvalgsformand har du ikke pligt til at gå ind at svare, hvis der er noget der vedrører dit område, men du må gerne gøre det. Skriver du som formand i facebookgruppen vil vi bede dig skrive dit navn, og hvilket område du er formand for i opslaget. Facebookside: Facebooksiden er LL2016s officielle side på Facebook, og er for alle der liker den. Det er altså både børn og voksne, eksterne og interne. Den styres af LLU og kommunikationsudvalget. Har du noget, der giver mening at dele her, kan du sende det til LLnyheder@fdf.dk. Vimeo: LL2016 har sin egen Vimeo-kanal. Har I som udvalg videoer, I gerne vil bruge til jeres arbejde, så vil det dejligt hvis de kunne ligge på den fælles kanal. På den måde bliver det nemmere at overlevere til næste landslejr. Kontakt Ane Kolby eller Signe Bjørg Lyck hvis I skal have en video lagt op. Grafisk udtryk Alt hvad der sendes ud og udgives i forbindelse med lejren skal følge den grafiske linje for lejren. Der findes en designguide, hvor man kan få den nødvendige hjælp til den grafiske linje. Kvalitet i layout er noget af det, der er med til at løfte udtrykket på hele lejren, og derfor er det noget, der lægges vægt på. Man kan altid kontakte LLUkommunikationsansvarlige Ane Kolby eller Signe Bjørg Lyck, hvis man har nogle spørgsmål angående layoutet. Officielle breve til modtagere i og uden for FDF skal udsendes på landslejrens brevpapir, der kan findes i elektronisk form på FDF.dk/landslejr. Kommunikation til internationale deltagere Det er vigtigt at huske de internationale deltagere, når vi kommunikerer for at give dem en god oplevelse af at være på lejr med os. Det betyder rent praktisk, at alt relevant materiale skal oversættes. Det hjælper Internationalt Udvalg gerne med. I vil modtage mere information om, hvordan og hvorledes dette foregår i løbet af processen. Bemærk dog allerede nu deadlines i tidsplanen. 7. Økonomi Ansvar Det er formanden for hvert enkelt udvalg eller tjeneste, der har det økonomiske ansvar også i det tilfælde, hvor der er en kasserer i udvalget. Er der nedsat arbejdsgrupper under udvalget, er det også udvalgsformanden, der har det overordnede ansvar her. Det er vigtigt, at Landslejrudvalget hurtigst muligt får kendskab til eventuelle afvigelser, når udvalget får kendskab til dem. Dette gælder både positive som negative afvigelser i forhold til det oprindelige budget. Ved et udvalg tidligt i forløbet, at de ikke Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 11 af 17

12 får behov for så mange penge, som de er blevet tildelt i budgettet, er det vigtigt, at de giver landslejrkassereren besked herom. Landslejrens kasserer deltager gerne i et møde med udvalget, hvor principper for budgetlægning kan drøftes, og giver gerne økonomisk sparring i tiden frem til landslejren. I tilfælde af at udvalg ønsker at udbetale honorar for en udført ydelse, skal dette drøftes med landslejrchefen og landslejrkasseren. Der kan ikke udbetales honorar af nogen art, uden forudgående godkendelse. Refundering af udlæg I får udgifter refunderet ved at benytte arket for udvalgsudgifter til landslejren. Udgiftsbilaget fremsendes sammen med denne vejledning og kan ligeledes hentes på FDF.dk/landslejr. I selve udgiftsbilaget findes en liste over udvalg eller tjeneste nummer. Husk at anføre dette på bilaget. Hos landslejrens kasserer kan udvalgsformanden få et ark der er tilpasset det enkelte udvalg. Benyt IKKE FDFs almindelige ark for udvalgsudgifter til dækning af udgifter i forbindelse med FDF Landslejr De udfyldte ark kan sendes elektronisk eller med posten. Eventuelle bilag (boner fra forretninger og anden dokumentation) skal altid fremsendes sammen med arket. De kan evt. indscannes og vedhæftes en, hvis arket sendes elektronisk. Som udgangspunkt kan der ikke udbetales acontobeløb. Der er tre beløbsstørrelser som er vigtige at huske på: Bilag under kr. Bilag over kr. Bilag over kr. 1) Bilag under kr. kan sendes direkte til forbundskontoret: bogholderi@fdf.dk FDF Landslejr 2016 Att: Bogholderiet Rysensteensgade København V 2) Bilag over kr. skal sendes til landslejrkasseren: anderskm@fdf.dk Anders Kirk Madsen Otto Mallings Gade 12, 3.th 2100 København Ø Ved indkøb af enkelt materialer over kr. skal der indhentes minimum et tilbud hos 55 Nord. 55 Nord kan skaffe mange andre varer end dem, der fremgår af kataloget og tit til en bedre pris. Enkelt regninger over kr. skal faktureres direkte til landsforbundet. Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 12 af 17

13 FDF Landslejr 2016 Mrk. Udvalg og navn Rysensteensgade København V Der vil herefter blive sendt en kopi til den person, der har bestilt ordren til godkendelse. Personen videresender herefter til landslejrens kasserer (efter at være blevet attesteret af udvalgsformanden). 3) Bilag over kr. skal der indhentes minimum to tilbud og der faktureres direkte til landsforbundet: FDF Landslejr 2016 Mrk. Udvalg og navn Rysensteensgade København V Der vil herefter blive sendt en kopi til den person, der har bestilt ordren til godkendelse. Personen videresender herefter til landslejrens kasserer (efter at være blevet attesteret af udvalgsformanden). Større bestillinger I forbindelse med større udgifter (over kr. inkl. moms) skal der indhentes tilbud fra mindst to leverandører. Landslejrens kasserer kan kontaktes for assistance i den forbindelse. Indgåelse af aftaler med leverandører omkring levering af varer/ydelser for over kr. inkl. moms skal altid drøftes med landslejrchefen eller landslejrkassereren inden en endelig ordre placeres og samtidig skal der i disse tilfælde indhentes to tilbud. Det ene af de to tilbud skal som udgangspunkt indhentes fra 55 Nord. Udvalgsmedlemmer, som samtidig med udvalgsarbejdet ønsker at levere ydelser/varer til landslejren skal først godkendes af landslejrchefen/landslejrens kasserer, og der skal altid indhentes to alternative tilbud. Merchandise til lejren Produktion af merchandise med landslejrlogoet (T-shirts, kasketter m.v.) varetages af Landslejrudvalget. Det er ikke muligt for de enkelte udvalg at bruge af udvalgsbudgettet til produktion af T-shirts, kasketter eller andre kendetegn til udvalget, uden forudgående godkendelse fra landslejrchefen/landslejrkassereren. Fundraising Hver sparet krone er en tjent krone i landslejrens regnskab. Det betyder, at der opfordres til at alle udvalg fokuserer på, hvorledes udgifterne kan nedbringes bedst muligt uden at det nødvendigvis påvirker kvalitet og kvantitet negativt. En af metoderne hertil er bevidst at arbejde med fundraising. Alle udvalg bør derfor overveje mulighederne for at opnå ekstern finansiering, Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 13 af 17

14 typisk ved hjælp af nedslag i prisen hos eksterne leverandører og samarbejdspartnere, men i høj grad også ved at tænke over, hvorledes udvalget kan ansøge om økonomiske tilskud hos eksterne fonde, virksomheder eller offentlige myndigheder. Mødeudgifter Nedenstående takster og regler gælder for udvalg og tjenester. Rejseomkostninger i forbindelse med udvalgsmøder Der skal altid vælges billigste rejseform. Ved kørsel med bus og tog (Standard-billet eller billigere) dækkes omkostninger efter bilag. Ved kørsel i egen bil dækkes med 2,05 kr. pr. kilometer. Sørg så vidt muligt for at køre flere sammen. Forplejning ved møder Der ydes forplejningsgodtgørelse efter regning eller standardsatserne. Standardsatserne udgør 30 kr. pr. mand til middag/frokost og 15 kr. pr. mand til morgenmad/kaffe. Telefonudgifter Dækkes mod fremvisning af dokumentation for afholdte udgifter. Budget Budgetlægning Hvert udvalg/tjeneste skal udarbejde et budget for deres aktiviteter i tiden frem til landslejren, på landslejren og efter landslejren. Senest den 10. maj 2015 skal der afleveres et budget til landslejrens kasserer. Der vil i god tid inden, blive fremsendt en budgetskabelon med kommentarer til udarbejdelse af budgettet samt en forventet budgetramme for udvalgsarbejdet. Udvalget kan få assistance/sparring fra landslejrens kasserer i forbindelse med udarbejdelse af budgettet. Hvis der inden 10. maj 2015 er behov for at disponere større udgifter skal der rettes henvendelse til landslejrens kasserer inden der disponeres. Tidsplan for budgetlægning og godkendelse Marts 2015 Udsendelse af budgetretningslinjer samt budgetramme i kroner for udvalgsarbejdet 10. maj 2015 Sidste frist for aflevering af budgetter for udvalg. Maj 2015 Juni 2015 August 2015 Førstebehandling af budget på landslejrudvalgsmøde. Andenbehandling af budget på landslejrudvalgsmøde. Endelig godkendelse af budget på HB-møde. Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 14 af 17

15 Budgetopfølgning fra januar 2016 Formanden for udvalg/tjeneste vil hver måned modtage en økonomirapport med afholdte udgifter. Udgifterne vil være opgjort fra begyndelsen af udvalgsarbejdet frem til slutningen af den forudgående måned. Den første budgetopfølgning vil blive sendt til udvalgsformanden i januar Denne vise afvigelser i forhold til de enkelte budgetposter. Hvis der er negative afvigelse i forhold til det godkendte budget, er det udvalgsformandens opgave at henvende sig til landslejrens kasserer for at forklare årsagen til overskridelsen og et estimat på den samlede forventede udgift for den pågældende konto. Budgetoverskridelser accepteres som udgangspunkt ikke, men er det uundgåeligt skal landslejrens kasserer kontaktes så snart udvalget bliver klar over det, for at drøfte hvad der kan gøres jo før jo bedre. Har I ubrugte midler på budgettet, så meddel det til landslejrens kasserer så hurtigt som muligt. Det kan betyde, at vi kan gennemføre andre aktiviteter. Regnskabsaflæggelse Endelig opgørelse og regnskabsafslutning foretages hurtigst muligt efter landslejren. Senest den 15. september 2016 skal udvalg/tjeneste aflevere et færdigt regnskab sammen med en oversigt over eventuelle uafsluttede/manglende bilag. Arbejdsgrupper afregner direkte med de udvalg, de refererer til. 8. På selve lejren Betaling og rejserefusion Alle, der deltager og medarbejdere på FDF Landslejr 2016 betaler fuld deltagerafgift. Der gælder dog reducerede priser for deltagende børn under piltealderen. Der gælder følgende rejseudligningsordning for medarbejdere: Prisen på deltagerafgiften nedsættes med en transporttakst, der fastsættes efter en zoneopdeling af Danmark, der tager hensyn til, hvor langt den enkelte medarbejder har til lejren (inden for Danmarks grænser). Medarbejdere er selv ansvarlige for transport til og fra lejren. Der arrangeres ingen fællestransport hverken for medarbejdere eller øvrige lejrdeltagere. Hvordan skal udvalget bo Landslejren i 2011 viste, at det giver bedst sammenhængskraft hvis udvalg ikke bor i deres egen lejr, men er en del af kredsene. Derfor skal udvalg som udgangspunkt bo samlet sammen med en kreds, eller fordelt ud over flere kredse. Vælg den løsning, der bedst giver mening for jeres udvalg. Er dette helt umuligt, så tal med jeres kontaktperson i LLU, hvordan det kan løses. Oprydning Ja, det er hårdt arbejde og alle vil gerne hjem. Derfor bliver vi alle på lejren den sidste dag og hjælper med en stor fælles oprydning, når deltagerne er rejst hjem. Så kan alle komme hurtigt hjem. Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 15 af 17

16 Det betyder, at I må påregne, at mindst en fra hvert udvalg/tjeneste/lejrområde først kan forlade lejren lørdag den 16. juli. Alle Landsbyer, Riger og øvrige udvalg/tjenester har selv ansvaret for at rydde op. Der udarbejdes en oprydningsplan, hvor du kan se, hvilke opgaver dit udvalg har i forbindelse med oprydningen. Børneattester Alle udvalgsmedlemmer skal underskrive en børneattest det er et lovkrav. Derfor skal udvalgsformanden sørge for, at alle udvalgsmedlemmer underskriver en børneattest på første udvalgsmøde. Børneattesten kan hentes på leder.fdf.dk under menupunktet kredsservice - blanketter. Udfyld alle felter (husk kreds, fulde CPR-nummer samt underskrift) og send dem med posten til forbundskontoret (de må ikke sendes via e- mail). Salg af mad og drikke Af hensyn til Fødevarestyrelsens regler er det som udgangspunkt ikke tilladt at sælge nogen former for mad i forbindelse med udvalgets opgaver med mindre det er angivet i kommissoriet. Alle salgssteder skal nemlig godkendes af myndighederne og det er i den forbindelse Landslejrudvalget og Forplejningsudvalget, der har ansvaret for sundhedsforholdene på lejren. Hvis udvalget/tjenesten ønsker at sælge fødevarer skal dette aftales med Landslejrudvalget i god tid inden lejren. Landslejrudvalget skal godkende økonomien i forbindelse med et evt. salg, således at overskuddet skal gå i landslejrens kasse/missionsprojektet efter nærmere aftale. Drejer det sig om cateringvarer eksempelvis til caféer og lignende aftales indkøb og levering med Kiosk- og Gæstebespisningstjenesten. 9. Landslejrkursus Landslejrkurset på FDF Sletten afholdes i weekenden september I udvalgets eller tjenestens kommissorium er det beskrevet, hvis udvalget/tjenesten har en opgave på kurset. Vi håber så mange som muligt vil deltage, således at vi i fællesskab får skabt begejstring for landslejren og fortræningen op til. Indbydelse til kurset vil blive udsendt i kredsforsendelsen, men vil også være at finde på FDF.dk/landslejr. Økonomi i forbindelse med kurset Landslejrkurset den september 2015 er arbejdsområde for mange udvalg og det sted, hvor vi kan formidle landslejrens ide, materialer og muligheder for de enkelte ledere i landsforbundet. Derfor vil mange udvalg være inddraget i kursets programafvikling, hvorfor landslejrkurset betaler for de nødvendige udvalgsmedlemmers medvirken på kurset. Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 16 af 17

17 10. Kontaktoplysninger FDFs forbundskontor Rysensteensgade 3, 1564 København V FDF@FDF.dk og lejrinfo@fdf.dk Morten Krogsgaard Landslejrchef og forplejning mortenk@fdf.dk Tlf Anders Kirk Madsen Kasserer anderskm@fdf.dk Tlf Ane Kolby Kristiansen Kommunikation anekolby@fdf.dk Tlf Daniel Hoffmann Kusk Lejrservice, redning og læge danielkusk@fdf.dk Tlf Mads Sørensen Lejrbål, musik og revy mads-sorensen@fdf.dk Tlf Signe Bjørg Lyck Program og aktivitet signebjoerg@gmail.com Tlf Signe Winther Kristensen Forkyndelse, Seniorcity og Familielejr signekw@fdf.dk Simon Stagis Internationalt, Myanmar og Torvet simonstagis@fdf.dk Tlf Ulla Visbech Lederuddannelse, Installationer og opsamlingsudvalg ulla.visbech@fdf.dk Tlf Udvalgsvejledning FDF Landslejr 2016 Side 17 af 17