Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Udenrigsministeriet

Transkript

1 Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Udenrigsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for sager, som er registreret i Udenrigsministeriets journalsystem på saggruppe 104 i perioden (06). 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres 2.1 Generelle bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i gruppe 104 fremgår af bilag Specifikke bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i de enkelte undergrupper til gruppe 104 fremgår af bilag 2 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Udenrigsministeriet kan kassere arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Udenrigsministeriets egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Udenrigsministeriet skal i øvrigt behandle arkivalierne efter de almindelige retningslinjer på Rigsarkivets hjemmeside, Rigsarkivet den 24. maj 2019 Kirsten Villadsen Kristmar

2 Vicedirektør

3 BILAG 1 Generelle bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i gruppe 104 I alle undergrupper bevares og kasseres følgende typer af sager uanset de specifikke bestemmelser i bilag 2 om bevaring og kassation af arkivalier i de enkelte undergrupper: Sagstype Personalesager: Personalerekruttering: Alle sager kasseres, dog bevares sager vedrørende ansatte født d. 1. i en måned og sager vedrørende ansatte i chefstillinger. Alle sager vedrørende stipendiater og studenter kasseres uanset fødselsdato eller stilling Alle sager kasseres Eksempler (listen ikke udtømmende) Regnskabsmateriale: Kasseres, dog bevares årsregnskaber og afsluttende projektregnskaber. Kursusregnskaber Forsendelsesdokumentation og -omkostninger Valutaoverførsler, vekslekurser/-forhold Beløbsfrigivelser Dokumentation vedrørende betaling for udstyr og driftsmidler Rutinemæssig intern administration: Alle sager kasseres Materiale vedrørende valutakurser og veksling af valuta. Dokumentation for udgifter vedrørende husleje og boligudgifter i øvrigt Litterære bidrag til periodika Udprint Personaleoversigter Konkrete forsikringsforhold Forsendelsesdokumentation og -omkostninger Personalefaciliteter i udlandet: Fx oversigter over

4 læger/tandlæger Udlånsadministration af fx oplysningsmateriale Dokumentation vedrørende anskaffelse af udstyr og driftsmidler Rutinemæssig sagsbehandling: Sager, som ikke har givet anledning til sagsbehandling: Evaluering: Alle sager kasseres Soliditetsoplysninger Firmahenvendelser på "samlesager". Alle sager kasseres Sagsnumre, der er oprettet på foranledning af en henvendelse, der ikke har ført til sagsbehandling Alle sager bevares

5 Bilag 2 Specifikke bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i de enkelte undergrupper til gruppe 104 Arkivalier, som er registreret i de enkelte undergrupper til gruppe 104 bevares og kasseres efter de følgende retningslinjer. jf. dog også bestemmelserne i bilag 1. Undtagelserne fra bevaring eller kassation af de enkelte grupper (104 + litra) gælder kun for de udtrykkeligt anførte undergrupper. 104.A. (Generelle spørgsmål. Nordisk Samarbejde) 7. med undernumre 9. med undernumre 15. med undernumre 104.B. (Multilaterale konferencer og overenskomster) 25. med undernumre C. (Internationale organisationer og institutioner) Bevares, dog kasseres sager vedrørende organisationer, som Danmark ikke er medlem af 104.D. (Danmarks Bilaterale aftaler) Bevares 104.Dan. (Danmarks lovgivning) Bevares, dog kasseres med undernumre 5 7-tal, dog bevares 7-1.h 8.f.1 8.f3 8-tal 8.L.amb 8.t 104.E. (Andre landes bilaterale aftaler) Kasseres. 104.G (Miljø) Bevares 104.I. (Kurser og seminarer)

6 Alle personsager vedrørende ansatte ved internationale organisationer 104.K. (Stipendiater under multilaterale programmer) Kasseres dog bevares: 1.a. med undernumre 104.L. (Eksperter) Alle personsager vedrørende eksperter ansat ved internationale organisationer 104.M. (Særlige danske projekter) 27.b.1 årstal 104.N. (Institutioners, foreningers og privates deltagelse i udviklingssamarbejdet) Bevares. 104.O. (Økonomisk hjælp til udviklingslandene) 8.Landet.(Statslån nr.)/, som vedrører delfrigivelse Landet 10.Landet/ Firma 27./landet/nr./undernummer 30.Landet.tal 104.P. (Stipendiater under Danmarks bilaterale bistandsprogram. Andre landes bilaterale programmer) 2.b til 2.m 3.land/undernumre 4/land 6.a e med undernumre 104.Q. (Presse og informationsarbejde) 5. med undernumre 9. med undernumre 9.e 17 18/

7 22 46 med undernumre med undernumre 104.S. (Teknisk bistand under OECD) 3.a/nummer 6/land, undtagen 6/Danmark 104.V. (UNDP United Nations Development Programme) 15/Land 16/land 17 21

8 104.X. (Projekter: Generelle spørgsmål. Indkøb) Kasseres, dog bevares: /Land Y. (DANIDA s personaleakter) Kasseres, dog bevares: 1 2 2/undernummer for personer født den 1. i måneden 3 3/undernummer for personer født den 1. i måneden 4. 4/undernummer for personer født den 1. i måneden 5. 5/undernummer for. personer født den 1. i måneden 6 med undernumre Landet./Int. organisation. 1. (generelt) med undernumre bevares. 2 ff. (projekter) med undernumre bevares, dog kasseres sager om internationale organisationers projekter uden dansk deltagelse. Sager på projektnummer vedrørende bistandsmissioner bevares og kasseres efter de samme retningslinjer, som for Udenrigsministeriets øvrige repræsentationer jævnfør Rigsarkivets bestemmelse af 30. juni 2005, gruppe 3.F.Byen med undernumre. Følgende kasseres: tal-tal tal.d tal.e 104. Organisation. Multilaterale projekter Bevares, dog kasseres sager om internationale organisationers projekter uden dansk deltagelse.