Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet

Transkript

1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i ulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for papirarkivalier, som er i varetægt hos Velfærdsministeriet, og som er skabt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet fra 1983 til 1987 Indenrigsministeriet fra 1988 til 1991 Værnepligtstyrelsen fra 1985 til 1989 Valglovsudvalgene af 1978 og 1983 Hovedstadsreformudvalget (HRU) ommunalreformkommissionen eller ommunallovskommissionen (R, L) Udvalget om øbenhavns ommunes Styrelse, nedsat 1985 Udvalget om ansvarsplacering i kommunestyret, nedsat 1981 Udvalget vedrørende brevstemmeafgivning, nedsat 1984 Direktoratet for Statshospitalerne ontaktudvalget for det Tyske Mindretal 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalierne bevares og kasseres efter retningslinjerne i bilag assation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Velfærdsministeriets egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. Statens Arkivers j. nr , Indenrigs- og Sundhedsministeriet, side 1

2 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Samtidig ophæves bevarings- og kassationsbestemmelser for Værnepligtstyrelsen af for perioden Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinjer, som er anført i Arkivhåndbog for statslige myndigheder (2005) samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 16. december 2008 irsten Villadsen ristmar Arkivchef Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 2

3 BILAG 1 til Statens Arkivers bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier skabt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet fra 1983 til A. Journalplan og journalkort bevares. Visdomsbøger, resumésamlinger og tilsvarende bevares. B. Brevkopibøger kasseres C. Journalsager bevares. Dog kasseres sager journaliseret i nedenstående saggrupper, med mindre der er tale om sager, som er nævnt i visdomsbog eller på anden måde er markeret som principielle. Der foretages kassation i nedenstående j.nr. efter den kode der står i venstre side. Bemærk, at understregede saggrupper kun er overskrifter. Der benyttes følgende kassationskoder: = Total kassation = asseres, dog bevares personalesager for personer født d. 1. i en måned og for chefer # = Særlig bestemmelse, som er angivet med kursiv lige under saggruppen 0 Sekretariatssager 03 Generelle personalesager 031 Ansættelse 032 Lønmæssig indplacering, over- og merarbejdsbetaling 033 Lønanvisning, kildeskat, ATP, lønmodtagernes garantifond, pension 034 Tjenestetid, bibeskæftigelse, sygdom 035 Andre spørgsmål vedrørende ansættelsesforhold 036 Opslag af ledige stillinger 037 Rokering, udstationering og udlån 038 Uddannelse og kurser, med undergrupper 039 orskelligt, med undergrupper 04 Dossiersager vedrørende ministeriets enkelte ansatte Alle sager i undergrupperne kasseres, bortset fra personalesager, som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger, der bevares. 06 Bygninger, lokaler, inventar. 061 Inventar, med undergrupper 062 Telefoner, med undergrupper 063 ontormaskiner, med undergrupper 064 Andre kontorrekvisitter, med undergrupper 065 Litteratur, avishold, avisudklip, med undergrupper 069 orskelligt, med undergrupper Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 3

4 07 Statslige bygninger og lokaler 071 Byggeri, krav vedrørende bygningers og lokalers udformning og indretning 072 Drift af bygninger 073 Departementets lokaler 079 orskelligt 09 orskelligt, med undergrupper 1 ommunalvæsen og overøvrighed 15 Generelle kommunaløkonomiske forhold 157 Revision 1571 Revisionsberetninger 17 Statsamterne 1731 Personale 1732 Lejede lokaler og amtsgårde 1733 ontorhold og inventar 2 Udskrivning 20 Værnepligt, udskrivningsvæsen 2031 Personale 2032 Lokaler 2033 ontorhold og inventar 21 Civil værnepligt 2131 Personale 2132 Lokaler 2133 ontorhold og inventar 22 Civilforsvar 2231 Personale 2241 Sager vedrørende fast personel 4 Valg og afstemninger 40 olketingsvalg og folkeafstemninger 400 Generelle sager 4003 med undergrupper: Udenlandske valglove 404 Valglister # 4043 med undergrupper: Valgretsnævnet Sager vedrørende personer født den 1. i måneden bevares. Øvrige sager kasseres. 407 De enkelte valg og afstemninger 4072 Opgørelse af valgresultater # Indsendelse af valgbøger Valgbøger, der er i Indenrigs- og Sundhedsministeriets varetægt, fra valg til olketing, EU-parlament, amtsråd og kommunalbestyrelser kasseres, mens valgbøger fra folkeafstemninger bevares. Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 4

5 41 ommunevalg 413 De enkelte kommunale valg 4134 Opgørelse af valgresultat # Valgbøger for amtsrådsvalg og kommunalvalg Valgbøger, der er i Indenrigs- og Sundhedsministeriets varetægt, fra valg til olketing, EU-parlament, amtsråd og kommunalbestyrelser kasseres, mens valgbøger fra folkeafstemninger bevares. 42 Valg til Europa-Parlamentet 425 De enkelte valg 4254 Opgørelse af valgresultat # Indsendelse af valgbøger Valgbøger, der er i Indenrigs- og Sundhedsministeriets varetægt, fra valg til olketing, EU-parlament, amtsråd og kommunalbestyrelser kasseres, mens valgbøger fra folkeafstemninger bevares. 5 Sundhedsvæsen 50 Generelle og tværgående områder, herunder tværgående institutioner 503 Embedslægevæsenet 5034 Generelle personalesager 5035 onkrete personalesager 506 Statens Seruminstitut 5064 Generelle personalesager 5065 onkrete personalesager 507 Sundhedsstyrelsen 5074 Generelle personalesager 5075 onkrete personalesager 508 Personale ved tidligere statslige sygehuse overført til amtskommuner m.v Statshospitalerne (overført pr. 1. april 1976), med undergrupper 59 orskelligt 590 orespørgsler og henvendelser, som ikke kan placeres andetsteds 5903: Orienteringsskrivelser til 3. sundhedskontor 6 Personregistrering 60 Interne anliggender 603: Personalesager 604: Uddannelse og kurser 6040 Generelle 6041 onkrete 605 med undergrupper: Lokaler, inventar, kontormaskiner 609: orskelligt 6090 Generelle 6091 Legalisationer 61 Registrering i folkeregistrene/cpr 611 Registrering i folkeregistrene 6111: Opførelse i folkeregistret Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 5

6 69 med undergrupper: orskelligt 7 Internationale sager 70 Almindeligt vedrørende internationalt samarbejde og udenrigske forhold 704 Udveksling af oplysninger om administrative og andre forhold 73 Andre organisationer 730 Nordisk Råd 7301 Budget og regnskab 7302 onkrete sager vedr. Nordisk Råd 733 Europarådet 7338 Andre sager 73380: Mødemateriale oversendt fra Udenrigsministeriet Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 6

7 BILAG 2 til Statens Arkivers bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier skabt af Indenrigsministeriet fra 1988 til A. Journalplan og journalkort bevares. Visdomsbøger, resumésamlinger og tilsvarende bevares. B. Brevkopibøger kasseres C. Journalsager bevares. Dog kasseres sager journaliseret i nedenstående saggrupper, med mindre der er tale om sager, som er nævnt i visdomsbog eller på anden måde er markeret som principielle. Der foretages kassation i nedenstående j.nr. efter den kode der står i venstre side. Bemærk, at understregede saggrupper kun er overskrifter. Der benyttes følgende kassationskoder: = Total kassation = asseres, dog bevares personalesager for personer født d. 1. i en måned og for chefer # = Særlig bestemmelse, som er angivet med kursiv lige under saggruppen 0 Sekretariatssager 00 Ministeren, regeringen 005 Regeldatabasen 03 Generelle personalesager 031 Ansættelse, udnævnelse m.m. 032 Lønmæssig indplacering, over- og merarbejdsbetaling 033 Lønanvisning, kildeskat, ATP, lønmodtagernes garantifond, pension 034 Tjenestetid, bibeskæftigelse, sygdom 035 Andre spørgsmål vedrørende ansættelsesforhold 036 Opslag af ledige stillinger 037 Rokering, udstationering og udlån 038 Uddannelse og kurser, med undergrupper 039 orskelligt, med undergrupper 04 Dossiersager vedrørende ministeriets enkelte ansatte Alle sager i undergrupperne kasseres, bortset fra personalesager, som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger, der bevares. Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 7

8 06 Bygninger, lokaler, inventar. 061 Inventar, med undergrupper 062 Telefoner, med undergrupper 063 ontormaskiner, med undergrupper 064 Andre kontorrekvisitter, med undergrupper 065 Litteratur, avishold, avisudklip, med undergrupper 069 orskelligt, med undergrupper 07 Statslige bygninger og lokaler 071 Byggeri, krav vedrørende bygningers og lokalers udformning og indretning 072 Drift af bygninger 073 Departementets lokaler 079 orskelligt 09 orskelligt, med undergrupper 1 ommunalvæsen og overøvrighed 15 Generelle kommunaløkonomiske forhold 157 Revision 1571 Revisionsberetninger 17 Statsamterne 1731 Personale 1732 Lejede lokaler og amtsgårde 1733 ontorhold og inventar 2 Udskrivning 20 Værnepligt, udskrivningsvæsen 203 De enkelte institutioner 2031 Personale 2032 Lokaler 2033 ontorhold og inventar 21 Civil værnepligt 213 De enkelte institutioner 2131 Personale 2132 Lokaler 2133 ontorhold og inventar 22 Civilforsvar 223 Civilforsvarsstyrelsen 2231 Personale Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 8

9 4 Valg og afstemninger 40 olketingsvalg og folkeafstemninger 400 Generelle sager 4003 med undergrupper: Udenlandske valglove 404 Valglister # 4043 med undergrupper: Valgretsnævnet Sager vedrørende personer født den 1. i måneden bevares. Øvrige sager kasseres. 407 De enkelte valg og afstemninger 4072 Opgørelse af valgresultater # Indsendelse af valgbøger Valgbøger, der er i Indenrigs- og Sundhedsministeriets varetægt, fra valg til olketing, EU-parlament, amtsråd og kommunalbestyrelser kasseres, mens valgbøger fra folkeafstemninger bevares. 41 ommunevalg 413 De enkelte kommunale valg 4134 Opgørelse af valgresultat # Valgbøger for amtsrådsvalg og kommunalvalg Valgbøger, der er i Indenrigs- og Sundhedsministeriets varetægt, fra valg til olketing, EU-parlament, amtsråd og kommunalbestyrelser kasseres, mens valgbøger fra folkeafstemninger bevares. 42 Valg til Europa-Parlamentet 425 De enkelte valg 4254 Opgørelse af valgresultat # Indsendelse af valgbøger Valgbøger, der er i Indenrigs- og Sundhedsministeriets varetægt, fra valg til olketing, EU-parlament, amtsråd og kommunalbestyrelser kasseres, mens valgbøger fra folkeafstemninger bevares. 6 Personregistrering 60 Interne anliggender 603 med undergrupper: Personalesager 604: Uddannelse og kurser 6040 Generelle 6041 onkrete 6042 urser arrangeret af AP 605 med undergrupper: Lokaler, inventar, kontormaskiner 609 med undergrupper: orskelligt 61 Registrering i folkeregistrene/cpr 611 Registrering i folkeregistrene 6111: Bopælssager - enkeltsager 69 med undergrupper: orskelligt Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 9

10 BILAG 3 til Statens Arkivers bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier skabt af Værnepligtstyrelsen fra 1985 til A. Journalplan og journalkort bevares B. Journalsager bevares. Der foretages kassation i nedenstående j.nr. efter den kode der står i venstre side. Bemærk, at understregede saggrupper kun er overskrifter. Der benyttes følgende kassationskoder: = Total kassation = asseres, dog bevares personalesager for personer født d. 1. i en måned og for chefer Dog kasseres arkivalier, henlagt på følgende saggrupper: 0. Organisation 00. Generelt 00.8 Andre sager 00.9 orskelligt 01. Organisation, forretningsgang, kommissioner og udvalg 01.9 orskelligt 0.2 med undergrupper: Reparation og vedligeholdelse 0.3 Inventar m.m. med undergrupper 2. Generelle personalesager 2.3 Ansættelse og annoncering 2.4 Løn, tillæg, engangsvederlag m.m. 2.5 Arbejdsvilkår, ferie, orlov og tjenestefrihed 2.6 Ændring af tjenestested, forflyttelse m.v. 2.7 Helbred, sygdom, tilskadekomst 2.8 Uddannelse, kursus, studieophold 2.9 Afsked, pension, disciplinære foranstaltninger 5. CPR/EDB 5.9 orskelligt Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 10

11 BILAG 4 til Statens Arkivers bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet Arkivalier fra følgende nævn og udvalg bevares: Valglovsudvalgene af 1978 og 1983 Hovedstadsreformudvalget (HRU) ommunalreformkommissionen eller ommunallovskommissionen (R, L) Udvalget om øbenhavns ommunes Styrelse, nedsat 1985 Udvalget om ansvarsplacering i kommunestyret, nedsat 1981 Udvalget vedrørende brevstemmeafgivning, nedsat 1984 Valgbarhedsnævnet ølgende arkivalier kasseres: Aage Munksgaards arkiv Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 11

12 BILAG 5 til Statens Arkivers bestemmelser om bevaring og kassation af personalesager skabt af Direktoratet for Statshospitaler i varetægt hos Velfærdsministeriet Personalesager skabt i Direktoratet for Statshospitaler kan kasseres. Dog bevares sager vedrørende personer født den 1. i måneden samt sager vedrørende chefer. Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 12

13 BILAG 6 til Statens Arkivers bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier skabt af ontaktudvalget for Det Tyske Mindretal med sekretariat hos Indenrigs- /Velfærdsministeriet Arkivalier skabt af ontaktudvalget for Det Tyske Mindretal bevares. Statens Arkivers j. nr , Sundhedsministeriet, side 13