Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Arbejdsdirektoratet (II)

Transkript

1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Arbejdsdirektoratet (II) I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier, der er i varetægt hos Arbejdsdirektoratet (II), og som er skabt af Arbejdsdirektoratet fra 1946 til 1985 (bilag 1) Arbejdsdirektoratet (II) fra 1985 til 2001 (bilag 2) AF-Region Storkøbenhavn fra 1987 (bilag 2) Ankestyrelsen fra 1993 til 2002 (bilag 4) Arbejdstilsynets 13. Kontor/Ferielovskontoret fra 1938 til 2002 (bilag 5). Bestemmelserne gælder ikke for elektroniske arkivalier. For sådanne udstedes særskilte bestemmelser. 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalierne bevares og kasseres efter retningslinjerne i bilag Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Arbejdsdirektoratets egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Samtidig ophæves følgende kassationsbemyndigelser: 9. februar 1974 og 15. februar 1990 for sager fra Arbejdsdirektoratet juli 1984, 15. februar 1990, 19. marts 1992 og 15. november 1999 for arkivalier fra Arbejdsdirektoratet (II), 29. januar 1971, 6. marts 1985 og 24. november 1993 for sager fra Arbejdstilsynets 13. Kontor/Ferielovkontoret RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 1

2 Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinjer, som er anført i Arkivhåndbog for statslige myndigheder (2005) på web-adressen samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 31. marts 2006 Kirsten Villadsen Kristmar Arkivchef RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 2

3 BILAG 1 til Statens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Arbejdsdirektoratet 1.1. Journalinddeling og journalkort Journalinddeling og journalkort bevares. Arbejdsdirektoratet 1.2. Journalsager Alle principielle sager (hovedsager, dvs. sager der er forsynet med et H efter den egentlige sagsbetegnelse, f.eks. DH) bevares. Alle LV-sager bevares. Alle EF-sager bevares. Øvrige sager kasseres. RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 3

4 BILAG 2 til Statens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Arbejdsdirektoratet Arbejdsdirektoratet (II) (tidligere: Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen) 2.1. Journalsagsarkivet Journalinddeling 1981 bevares. Journalsager bevares og kasseres således: I alle saggrupper bevares alle sager med principsagsmarkering ( Bevaringsværdig, B-markering eller VB ). Bevaring/ Journalnummer Journalgruppe (Fra til) kassation (Fra til) 3 ARBEJDSLØSHEDSFORSIKRING B 30 Generelt 31 Arbejdsløshedskassernes administrative forhold B Generelt Samarbejde med arbejdsformidlingskontorerne K 319 Diverse B/K 32 Medlemskab af en arbejdsløshedskasse Sager vedr. personer født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. 33 Ret til dagpenge/efterløn B 330 Generelt B/K Arbejdsløshedsdagpenge Efterløn Sager vedr. personer født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. K 339 Diverse B 34 Arbejdsgiverbidrag RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 4

5 B 35 Arbejdsgiverbetaling 37 Tilsyn med arbejdsløshedskasserne B Generelt Direktoratets tilsyn B 372 Arbejdsformidlingskontorernes tilsyn B 373 Indberetninger fra arbejdsløshedskasserne K 379 Diverse 38 Internationale sager vedr. medlems- og dagpengeret B 380 Generelt B/K Grønland og Færøerne Andre lande Sager vedr. personer født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. K 389 Diverse K 39 Diverse 6 ADMINISTRATIVE FORHOLD B 60 Generelt 61 Finanslovsbevillinger, stillingsnormering og kontrol heraf B 610 Generelt K Finanslovsforslag Diverse 62 Direktoratets opgaver, organisation, struktur, forretningsgange m.v. B Generelt Direktoratets interne organisation K 629 Diverse 63 Direktoratets administration af nævn m.v. B Generelt Landsarbejdsnævnet K 639 Diverse 64 Direktoratets deltagelse i internationalt samarbejde m.v. B 640 Generelt K Grønland og Færøerne Diverse 65 Direktoratets informations- og udredningsvirksomhed B Generelt Statistikker K 659 Diverse RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 5

6 K 69 Diverse 7 PERSONALE-, LOKALE-, INDKØBS- OG REGNSKABS- FORHOLD B 70 Generelt 71 Generelle personaleforhold B Generelt Direktoratets interne personalesamarbejde K Generelle retningslinjer for personalets løn- og arbejdsvilkår Diverse 72 Besættelse af ledige stillinger B 720 Generelt K Besættelse af ledige normerede stillinger Diverse 73 Konkrete personalesager B 730 Generelt B/K Direktoratets personale Personalesager vedr. ansatte i chefstillinger og vedr. ansatte født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. K 739 Diverse 74 Personaleuddannelse B Generelt Andre kurser K Kurser Diverse K 75 Lokaleforhold, anskaffelser, indkøb m.v. 76 Regnskabsførelse og aflæggelse B Generelt Direktoratets regnskabsførelse K Direktoratets administration af SCR-systemet Diverse 77 Revision, afregning m.v. B 770 Generelt K Direktoratets regnskabsforhold - Diverse K 79 Diverse 8 DIVERSE K 80 Samtlige uplacerbare sager RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 6

7 2.2. Journalsagsarkivet Journalplan bevares. Journalsager bevares og kasseres således: I alle saggrupper bevares alle sager med principsagsmarkering ( Bevaringsværdig, B-markering eller VB ). Bevaring/ Journalnummer Journalgruppe (Fra til) kassation (Fra til) 10 ADMINISTRATIVE FORHOLD B 100 Generelt 101 Finanslovsbevillinger, stillingsnormering og kontrol heraf B 1010 Generelt K Finanslovsforslag Diverse 102 Direktoratets opgaver, organisation, struktur, forretningsgange m.v. B Generelt Direktoratets planlægning m.v. K 1028 Diverse 103 Direktoratets administration af nævn m.v. B Generelt Landsarbejdsnævnet K 1039 Diverse 104 Direktoratets deltagelse i internationalt samarbejde B 1040 Generelt K Grønland og Færøerne Diverse 105 Direktoratets informations- og udredningsvirksomhed B Generelt Statistikker K 1059 Diverse K 109 Diverse 11 PERSONALE-, LOKALE-, INDKØBS- OG REGNSKABS- FORHOLD B 110 Generelt 111 Generelle personaleforhold RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 7

8 B Generelt Direktoratets interne personalesamarbejde K Generelle retningslinjer for personalets løn- og arbejdsvilkår Diverse 112 Besættelse af ledige stillinger B 1120 Generelt K Besættelse af ledige normerede stillinger Diverse 113 Konkrete personalesager B 1130 Generelt B/K 1131 Direktoratets personale Personalesager vedr. ansatte i chefstillinger og vedr. ansatte født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. K 1139 Diverse 114 Personaleuddannelse B Generelt Andre kurser K Kurser Diverse K 115 Lokaleforhold, anskaffelser, indkøb m.v. 116 Regnskabsførelse og -aflæggelse B Generelt Direktoratets regnskabsførelse K Direktoratets administration af SCR-systemet Diverse 117 Revision, afregning m.v. B Generelt Andre af direktoratet administrerede ordninger K 1179 Diverse K 119 Diverse 12 ARBEJDSLØSHEDSFORSIKRING B 120 Generelt 121 Arbejdsløshedskassernes administrative forhold B Generelt Samarbejde med arbejdsformidlingskontorerne K Arbejdsgiveroplysninger, blanketmateriale m.v. Diverse B/K 122 Medlemskab af en arbejdsløshedskasse Sager vedr. personer født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 8

9 123 Ret til dagpenge/efterløn B 1230 Generelt B/K Arbejdsløshedsdagpenge Efterløn Sager vedr. personer født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. K 1239 Diverse B 124 Arbejdsgiverbidrag 127 Tilsyn med arbejdsløshedskasserne B Generelt Direktoratets tilsyn B 1272 Arbejdsformidlingskontorernes tilsyn B 1273 Indberetninger fra arbejdsløshedskasserne K 1279 Diverse 128 Internationale sager vedr. medlems- og dagpengeret B 1280 Generelt B/K Grønland og Færøerne Andre lande Sager vedr. personer født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. K 1289 Diverse K 129 Diverse K 130 Samtlige uplacerbare sager RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 9

10 2.3. Journalsagsarkivet Journalplan bevares. Journalsager bevares og kasseres således: I alle saggrupper bevares alle sager med principsagsmarkering ( Bevaringsværdig, B-markering eller VB ). Bevaring/ Journalnummer Journalgruppe (Fra til) kassation (Fra til) 0 ADMINISTRATIVE FORHOLD 00 Direktoratets opgaver, org., struktur, forretningsgange m.v. B Generelt Direktoratets planlægning m.v. K 009 Diverse 01 Direktoratets deltagelse i nævn, udvalg og arbejdsgrupper B Generelt Landsarbejdsnævnets arbejdsudvalg B/K 013 Udvalg m.v. under Arbejdsministeriet Alle sager vedr. udvalg m.v., hvor direktoratet har varetaget sekretariatsfunktionen, bevares. Øvrige sager kasseres. K 019 Diverse 1 ØKONOMI, PERSONALE, LOKALER, INDKØB 10 Bevillinger B 100 Generelt K Finanslov Diverse 11 Regnskab B 110 Generelt K Statens Regnskabssystem Diverse 12 Personale generelt B Generelt Internt personalesamarbejde K Generelle ansættelsesforhold Diverse 13 Personale i øvrigt B 130 Generelt K Jobbørs og turnus Opslag af ledige stillinger B/K 137 Konkrete personalesager Personalesager vedr. ansatte i chefstillinger og vedr. ansatte født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 10

11 K 139 Diverse 14 Personaleuddannelse og personaleudvikling B Generelt Ligestilling K 149 Diverse K 15 Lokaler K 16 Indkøb K 19 Diverse 2 GENERELLE SAGER VEDRØRENDE ARBEJDSLØS- HEDSFORSIKRINGEN B 20 Generelt B 21 Love B 22 Bekendtgørelse og a-vejledninger B 23 Cirkulærer, rundskrivelser m.v. B 24 B-vejledninger K 26 Udarbejdelse og godkendelse af blanketter K 29 Diverse 3 GENERELLE FORHOLD VEDR. ARBEJDSLØSHEDS- KASSERNES ADMINISTRATION B 30 Generelt 31 Kassernes økonomi og regnskabsforhold B Generelt Kassernes årsregnskab K 319 Diverse B 32 Kassernes vedtægter, sammenlægning m.v. B 33 Medlemskreds RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 11

12 K 39 Diverse 4 TILSYNET MED KASSERNES ADMINISTRATION B 40 Generelt 41 Stikprøveundersøgelser B Generelt Administrationsundersøgelse i D73 K 419 Diverse 42 Skatteregisterundersøgelser B Generelt - Skatteregisterundersøgelser K 429 Diverse 43 Andre undersøgelser B Generelt Samarbejde med Københavns Politi K FKO-kontrol - Diverse 44 Ressortkontorernes tilsynsaktiviteter B Generelt Socialpension, 2. etape B/K 4427 Intensiveret rådighedstilsyn Sager vedr. personer født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. K 4429 Diverse B Generelt Administration af attest E-301 K 4439 Diverse B Generelt Specialundersøgelse af D72 K 4449 Diverse B Generelt - Tilsynsundersøgelse K 4459 Diverse B Generelt Stikprøveundersøgelse K Diverse Diverse 5 SAMARBEJDE MED ANDRE OFFENTLIGE MYNDIG- HEDER 50 Generelt B Generelt Arbejdsmarkedsstyrelsen K 509 Diverse B/K 51 Anmeldelser fra private og offentlige myndigheder Sager, der har ført til tilbagebetaling af minimum kr., RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 12

13 K 59 Diverse bevares. Øvrige sager kasseres. B/K 6 KONKRETE FORSIKRINGSSAGER Alle sager journaliseret i saggrupper med titlen Generelt bevares. Alle sager vedr. planlægning, evaluering, afrapportering og lignende bevares. Alle klagesager, hvor klageren er født den første i en måned, bevares. Alle sanktionssager og andre sager, der har ført til krav om tilbagebetalinger af minimum kr., bevares. Øvrige sager kasseres. 7 DIREKTORATETS INFORMATIONS- OG UDREDNINGS- VIRKSOMHED B 70 Generelt B 71 Direktoratets årsberetning B 72 PR- og informationsvirksomhed K 73 Bibliotek og Dokumentationscenter K 79 Diverse K 9 DIVERSE RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 13

14 2.4. Journalsagsarkivet Journalplan bevares. Journalsager bevares og kasseres således: I alle saggrupper bevares alle sager med principsagsmarkering ( Bevaringsværdig, B-markering eller VB ). Bevaring/ Journalnummer Journalgruppe (Fra til) kassation (Fra til) 0 INTERN ADMINISTRATION B 00 Tværgående sager 01 Organisation B Tværgående sager Planlægning K 019 Diverse 02 Budget og regnskab B 020 Tværgående sager K Finanslov Diverse 03 Personaleadministration B 030 Tværgående sager K Lønforhold Uddannelse B/K 038 Personalesager Personalesager vedr. ansatte i chefstillinger og vedr. ansatte født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. K 039 Diverse K 04 Teknologi K 05 Lokaler og kontorudstyr m.v. K 06 Diverse tjenesteydelser 07 Udvalg, arbejdsgrupper m.v. B Tværgående sager Midlertidige udvalg, arbejdsgrupper K Medlemskab af eksterne udvalg Diverse 08 Information B Tværgående sager Journal og arkiv K Bibliotek Diverse RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 14

15 K 09 Diverse 1 DFA s DELTAGELSE I NÆVN, UDVALG OG ARBEJDS- GRUPPER B 10 Tværgående sager B 11 Landsarbejdsrådet (LAR) B 12 Landsarbejdsrådets Arbejdsudvalg (LAR AU) B 13 Tilsynsrådet B/K 14 Udvalg m.v. under Arbejdsministeriet Alle sager vedr. udvalg m.v., hvor direktoratet har varetaget sekretariatsfunktionen, bevares. Øvrige sager kasseres. B/K 15 DfA s deltagelse i projekter Alle sager vedr. projekter, hvor direktoratet har varetaget sekretariatsfunktionen, bevares. Øvrige sager kasseres. K 19 Diverse 2 REGLER M.V. (VEDRØRENDE ARBEJDSLØSHEDSFOR- SIKRINGEN B 20 Tværgående sager B 21 Love B 22 Bekendtgørelse og vejledninger til bekendtgørelser B 23 Vejledninger i øvrigt (B-vejledninger) B 24 Cirkulærer m.v. B 25 Meddelelser og rundskrivelser K 26 Udarbejdelse og godkendelse af blanketter B 27 Normer for DfA s tilsyn RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 15

16 K 29 Diverse 3 ARBEJDSLØSHEDSKASSERNES REGNSKABSVÆSEN, VEDTÆGTER M.V. B 30 Tværgående sager 31 Kassernes økonomi og regnskabsforhold B Tværgående sager Aktindsigt K 319 Diverse B 32 Kassernes vedtægter, sammenlægning m.v. B 33 Medlemskreds K 39 Diverse 4 TILSYNSSAGER B 40 Tværgående sager 41 Undersøgelser B Tværgående sager Kuffertundersøgelser K 419 Diverse 42 Rådighed B Tværgående sager Opståede sager vedr. rådighedstilsynet K 429 Diverse B 43 Registrering af medlemmer, der har søgt om sociale pensioner K 49 Diverse 5 OPLYSNINGER FRA OFFENTLIGE MYNDIGHEDER, PRIVATPERSONER M.V: B 50 Tværgående sager 51 Samarbejde med offentlige myndigheder B Tværgående sager Arbejdsformidlingen K 519 Diverse RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 16

17 52 Anmeldelser B 520 Tværgående sager B/K Anmeldelser fra privatpersoner Anmeldelser fra AF Sager, der har ført til tilbagebetaling af minimum kr., bevares. Øvrige sager kasseres. K 529 Diverse B 53 Rapporter på baggrund af anmeldelser fra offentlige myndigheder K 59 Diverse B/K 6 KONKRETE FORSIKRINGSSAGER Alle sager journaliseret i saggrupper med titlen Generelt bevares. Alle sager vedr. planlægning, evaluering, afrapportering og lignende bevares. Alle klagesager, hvor klageren er født den første i en måned, bevares. Alle sanktionssager og andre sager, der har ført til krav om tilbagebetalinger af minimum kr., bevares. Øvrige sager kasseres. 7 BESKÆFTIGELSE I UDLANDET, GRØNLAND OG FÆRØERNE B 70 Tværgående sager B/K Attest E 301 Grønland og det øvrige udland Sager vedr. personer født den første i en måned bevares. Øvrige sager kasseres. K 79 Diverse 8 ØKONOMISKE OG STATISTISKE OPGAVER B 80 Tværgående sager 81 Undersøgelser B Tværgående sager Ad hoc undersøgelser RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 17

18 K 819 Diverse 82 Registre B 820 Tværgående sager K Centrale Register for ArbejdsMarkedsstatistik Diverse B 83 Registersamkøring m.v. 84 Beregninger B Tværgående sager Udmelding af medlemsbidragssatser K 849 Diverse K 89 Diverse 9 DFA s INFORMATIONS- OG UDREDNINGSVIRKSOM- HED B 90 Tværgående sager B 91 Direktoratets årsberetning B 92 PR- og informationsvirksomhed K 99 Diverse RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 18

19 2.5 Arkivalier uden for journalsystemet Af undersøgelsessager bevares sager, der er optaget til realitetsbehandling, mens fejlfri sager kasseres. Skema til indberetningssager kasseres. Visdomsbog bevares. Forsikringssager bevares sager for personer født den 1. i en måned, mens de øvrige sager kasseres. Specialregnskab 1996 kasseres. RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 19

20 BILAG 3 til Statens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Arbejdsdirektoratet AF-Region Storkøbenhavn 3.1 Sager 1990 Alle sager bevares. RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 20

21 BILAG 4 til Statens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Arbejdsdirektoratet Ankestyrelsen 4.1 Journalsager Følgende journalsager bevares: Alle sager markeret med VB, SM, OFF eller Bevaringsværdig (Rigsarkiv) Alle sager på personer født den første i en måned. Alle retssager. RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 21

22 BILAG 5 til Statens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Arbejdsdirektoratet Arbejdstilsynet, 13. Kontor / Ferielovkontoret 5.1. Feriesager VB-sager og journalsager bevares. Af overenskomstsager bevares Sær- og Reg-rækken, mens A-rækken kasseres. Diverse kasseres. 5.2 Journalsagsarkivet Journalplan bevares. Journalkort bevares. Journalsager bevares og kasseres således: Bevaring/ Journalnummer Journalgruppe (Fra til) kassation (Fra til) B 6.0 GENERELT, VIRKSOMHEDSOVERTAGELSE B 6.1 ENKELTPERSONERS HENHØREN UNDER LOVEN 6.2 BEREGNING AF FERIENS LÆNGDE OG AFHOLDELSE AF FERIE B 62.0 Generelt K Feriens beregning Dispensationer for enkeltvirksomheder og enkeltpersoner K 62.9 Diverse 6.3 FERIEGODTGØRELSE, FERIE MED LØN SAMT FERIE- MÆRKESYSTEMET B 63.0 Generelt RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 22

23 K Feriegodtgørelse under sygdom Feriemærkesystemet B Strejkesagen K 63.9 Diverse K 6.4 NÆGTELSE AF FERIEGODTGØRELSE B 6.5 AFTALE OM AFKALD, OVERDRAGELSE AF BEVISER PÅ FERIEGODTGØRELSE, ARBEJDE UNDER FERIE K 6.6 UDBETALING AF FERIEGODTGØRELSE OG OVERFØR- SEL TIL FERIEFONDEN B 6.7 FERIEREGULATIVER OG OVERENSKOMSTER K 6.9 DIVERSE Historiske sager" bevares. RA J. nr , Arbejdsdirektoratet (II), side 23