Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Forskningsstyrelsen

Transkript

1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Forskningsstyrelsen I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er i varetægt hos Forskningsstyrelsen og som er skabt af følgende i nævnte perioder: Forskningssekretariatet Forskningsstyrelsen Statens Forskningsråd Forskningens Fællesudvalg Planlægningsrådet for Forskningen Forskningspolitisk Råd Forskerakademiet Forskeruddannelsesrådet Det Fri Forskningsråd Koordinationsudvalget for Forskning Det Strategiske Forskningsråd Den Centrale Videnskabsetiske Komite 1978/ Udvalgene vedrørende Videnskabelig Uredelighed Nordisk Samarbejdsnævn for medicinsk forskning Bestemmelserne gælder ikke for elektroniske arkivalier. For sådanne udstedes særskilte bestemmelser. 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalier skabt af Forskningssekretariatet, Forskningsstyrelsen, Statens Forskningsråd, Forskningens Fællesudvalg, Planlægningsrådet for Forskning, Forskningspoltisk Råd, Forskeruddannelsesrådet, Det Fri Forskningsråd, Koordinationsudvalget for Forskning, Det Strategiske Forskningsråd, Den Centrale Videnskabsetiske Komite og Udvalgene vedrørende Videnskabelige Uredelighed bevares og kasseres efter retningslinjerne i bilag A. Arkivalier skabt af Forskerakademiet bevares og kasseres efter retningslinier i bilag B. RA J. nr , Forskningsstyrelsen side 1

2 Arkivalier skabt af Nordisk Samarbejdsnævn for medicinsk forskning bevares og kasseres efter retningslinier i bilag C. 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Forskningsstyrelsens egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Samtidig ophæves Bevarings- og Kassationsbestemmelse af 4. marts Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinjer, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder (2005) på web-adressen samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 28. februar 2006 Kirsten Villadsen Kristmar Arkivchef RA J. nr , Forskningsstyrelsen, side 2

3 BILAG A til Statens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier skabt af Forskningssekretariatet, Forskningsstyrelsen, Statens Forskningsråd, Forsknings Fællesudvalg, Planlægningsrådet for Forskning, Forskningspoltisk Råd, Forskeruddannelsesrådet, Det Fri Forskningsråd, Koordinationsudvalget for Forskning, Det Strategiske Forskningsråd, Den Centrale Videnskabsetiske Komite og Udvalgene vedrørende Videnskabelige Uredelighed. Søgemidler Kopibøger kasseres Kopibog UVVU kasseres Visdomsbog bevares Alle journalkort kasseres, dog bevares: Journalkort, fondspolitiske journal Journalkort, fondspolitiske journal Journalkort, fondspolitiske journal 1994 bevares Journalkort, Rådsbevillinger OBS: der bevares kun hver 5. årgang, dvs. kort for sager, der ender på -0 og -5. FTU 1984 SSF Initiativsager 1979 SHF Initiativsager SHF Kvindeforskning 1992 CVK Navnekort bevares Journalplan bevares Journalplan bevares Journalplan bevares Journalplan bevares Journalplan bevares Transformationsnøgle 1980/81 bevares Transformationsnøgle 1988/1989 bevares Journalsager Alle journalsager i perioden bevares, dog kasseres følgende: Administrative sager: Alt regnskabsmateriale, dog ikke rådenes årsregnskab, regnskabsmæssige forklaringer før Alt vedrørende personale, dog ikke generelle sager samt sager vedrørende ansatte født den 1. i en måned og sager vedrørende ansatte i chefstillinger. RA J. nr , Forskningsstyrelsen, side 3

4 161 Apparatursager Kasseres. 5.1 Enkeltbevillinger Korrespondance om mødetidspunkt Kopi- og orienterende materiale OBS! For saggrupperne : Se Bevillingssager Rådenes initiativer Korrespondence om mødetidspunkt Kopi- og orienterende materiale For saggrupperne 5.4, 5.8 og 5.9, se Bevillingssager Udvalg, indstillinger og forslag Materiale vedrørende deltagelse i eksterne udvalg, der ikke har givet anledning til sagsbehandling Orienterende materiale 6.40 Nordisk samarbejde 6.50 Andet internationalt arbejde 6.80 Den Centrale Videnskabsetiske Komite Korrespondence vedrørende aftale om mødetidspunkt Materiale modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling 8 FIRST Saggrupperne RA J. nr , Forskningsstyrelsen, side 4

5 Bevillingssager Følgende kasseres: Ansøgninger om gæsteforlæsere Ansøgninger om oversættelse/sprogrevision Ansøgninger om rejsebevillinger Ansøgninger om aflastning Ansøgninger om projektstøtte, dog bevares hver 5. årgang, dvs. alle som ender på -0 eller -5. OBS: Der skal bevares sager til dokumentation af hele sagsforløbet. Dvs. afsluttes en ansøgning om projektstøtte i Journalsagsarkiv Alle sager i journalsagsperioden bevares, dog kasseres følgende: 05 Personalespørgsmål, dog bevares generelle sager samt sager vedrørende ansatte født den 1. i en måned og sager vedrørende ansatte i chefstillinger. 06 Uddannelsesspørgsmål, dog bevares generelle sager. 07 Lokaler, inventar m.v., dog bevares 077 arkivspørgsmål. 08 IKT, dog bevares generelle sager. 10 Informationsvirksomhed, dog bevares generelle sager. 11 Økonomi 12 Tjenesterejser 13 Honorarer og aflastning 20 Fondsfunktion, tværgående: Korrepondence om mødetidspunkter 21 Fondsfunktion, SNF RA J. nr , Forskningsstyrelsen, side 5

6 210 SNF Budget : Korrepondence om mødetidspunkter 22 Fondsfunktion, SSVF 220 SSVF Budget 23 Fondsfunktion, SJVF 230 SJVF Budget 24 Fondsfunktion, SSF 240 SSF Budget 25 Fondsfunktion, SHF 250 SHF Budget 26 Fondsfunktion, STVF 260 STVF Budget 27 DFF - Fondsfunktion RA J. nr , Forskningsstyrelsen, side 6

7 3 Institutioner, virksomheder 5 Internationalt kontor 62 CVK 64 Forskeruddannelseskontoret Ansøgningssager Administration af programmer Den Centrale Videnskabsetiske Komite i perioden Alle sager bevares, dog kasseres følgende: Korrespondence vedrørende aftale om mødetidspunkt Udvalgene vedrørende Videnskabelig Uredelighed i perioden Alle sager bevares. Andre arkivalier Følgende kan endvidere kasseres: Ansøgningssager 1988ff til Sygekassernes Helsefond Ansøgningssager 1984ff til Danmark Sygeforsikring Sundhedsfond EF-programmer RA J. nr , Forskningsstyrelsen, side 7

8 SNF Strategiplan 1997 Materiale samlet af Martin Korst Materiale vedrørende lægekonsulenter RA J. nr , Forskningsstyrelsen, side 8

9 BILAG B til Statens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier skabt af Forskerakademiet Journalsagsarkiv Alle sager bevares, dog kasseres følgende 16 Administration Der bevares generelle sager samt sager vedrørende ansatte født den 1. i en måned eller vedrørende ansatte i chefstillinger. 22 Introstip fordeling, korrespondance mv. 6. Internationale kontakter. Der kasseres materiale modtaget til orientering og som ikke har givet anledning til sagsbehandling. Journalsagsarkiv Alle sager bevares, dog kasseres følgende: 03 Personale- og lønforhold Der bevares generelle sager samt sager vedrørende ansatte født den 1. i en måned og sager vedrørende ansatte i chefstillinger. 04 Budget, regnskab og økonomi 05 Bygning og inventar 114 Konkrete sager 124 Konkrete sager 136 Konkrete sager 145 Konkrete sager 3 FA s internationale initiativer og opgaver Der kasseres materiale modtaget til orientering og som ikke har givet anledning til sagsbehandling. RA J. nr , Forskningsstyrelsen, side 9

10 Andre arkivalier Derudover kasseres følgende: Ansøgningssager (bogstav-sager) til Intensiveringsprogrammet Samfinans-sager Andre ansøgningssager Administration af programmer Materiale modtaget til orientering, der ikke har givet anledning til sagsbehandling RA J. nr , Forskningsstyrelsen, side 10

11 BILAG C til Statens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier skabt af Nordisk Samarbejdsnævn for medicinsk Forskning. Journalkort bevares, Journalsager bevares. RA J. nr , Forskningsstyrelsen, side 11