Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Økonomistyrelsen

Transkript

1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Økonomistyrelsen I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier mv. fastsættes følgende bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier i varetægt hos Økonomistyrelsen: 1 Område Bestemmelsen gælder for arkivalier i varetægt hos Økonomistyrelsen, som er skabt eller tilvejebragt af Statens Regnskabsdirektorat i perioden 1. januar 1979 til 31. juli 1995, samt af Økonomistyrelsen fra 1. august marts For elektroniske arkivalier udstedes særskilte bestemmelser. 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt af Økonomistyrelsen skal bevares eller kasseres efter følgende retningslinier: Arkivalier der skal bevares generelt: Alle søgemidler bevares. Ved søgemidler forstås bl.a. journalplaner, journal- og kartotekskort mv. Desuden bevares Økonomistyrelsen konkrete personalesager for personer født den 1. i en måned og sager for ansatte i chefstillinger. Journalsager som skal bevares eller kasseres: Statens Regnskabsdirektorats journalperiode 1. januar december 1980 bevares. Statens Regnskabsdirektorats journalperiode 1. januar december 1981 bevares. Statens Regnskabsdirektorats journalperiode 1. januar juni 1988 bevares eller kasseres i henhold til Bilag I. Statens Regnskabsdirektorats journalperiode 17. juni marts 1994 bevares eller kasseres i henhold til Bilag II. Statens Regnskabsdirektorats/Økonomistyrelsens journalperiode 1. april marts 1994 bevares eller kasseres i henhold til Bilag III. RAJ , Økonomistyrelsen, side 1

2 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kan kasseres, når de ikke længere har retlig eller administrativ betydning. Tidspunktet for kassation fastsættes efter Økonomistyrelsens egen vurdering, bortset fra de tilfælde, hvor der i medfør af anden lovgivning er fastsat opbevaringspligt i et bestemt åremål. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelsen træder i kraft straks. Samtidig ophæves alle tidligere udstedte bestemmelser. Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinier, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder (1998), jf. den løbende a-jourførte version på Statens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 8. december 2000 August Eriksen arkivchef RAJ , Økonomistyrelsen, side 2

3 BILAG I Retningslinier for bevaring og kassation af arkivalier i varetægt hos Økonomistyrelsen Arkivalier, som er registreret i Statens Regnskabsdirektorats journal i perioden bevares. Rækkefølgen af journalnumrene er identisk med Statens Regnskabsdirektorats journalplan. Dog kasseres arkivalier som er registret på følgende sagsgrupper: Kommunedatas brugerkomite Arg.gr. vedr. brug af IBM datamat Rekvirering af oversigter og publikationer Adm.dep. Projekt vedr. sikkerhed i forb.m. datakommunikation Cirkulære om Statens Regnskabsdirektorat Diverse besøg Finanslov Bevilling til nyt SCR-system SCR-eksprditionen (forskudskasse) SCL-resconto Fastsættelse af kassemax. for SR Porto Driftskontrakter med DC vedr. SCL Undersøgelse af stråling fra dataskærme Fraværsregistrering Flextid RAJ , Økonomistyrelsen, Bilag I, side 3

4 035-1 Forhandlinger med HK 0395 ATA-Carnet Publikationer m.m. fra andre statsinst SR-Nyt 0550 Meddelelser fra ministerier og styrelser 0588 Civilt beredskab 07 Undervisning 1010 SCR 104 (uden navn) 1063 DØS 109 Forskelligt 111 Bevilligsretl./bevilligstekn. spørgsmål 119 Forskelligt 121 Konkrete ansøgninger om associering 152 Konteringsspørgsmål 155 Konteringsvejledninger mv Fællesmøde mellem nordiske regnskabsdirektorater 182 Finansiel modernisering af P & T 191 Statsligt ejendomsregister 2 Driftskontoret 3 Oversigt over opdeling af ministerier og styrelser Færøsk Samtidighedsskat Filkonverteringsystem Ny PIF 1987 RAJ , Økonomistyrelsen, Bilag I, side 4

5 DC-teknik 4021 Inddatasystemet Ændringer til SCR 405 KOKO Afvikling af kørsler 418 Driftsaftaler Udstyr fra Nordisk Elektronik Medlemskab af ATP i forbindelse med visse borgerlige ombud Bistand til private firmaer m.m. Der vedlægges en journalplan for perioden påført bevarings- og kassationskoder til orientering. RAJ , Økonomistyrelsen, Bilag I, side 5

6 BILAG II Retningslinier for bevaring og kassation af arkivalier i varetægt hos Økonomistyrelsen Arkivalier, som er registreret i Statens Regnskabsdirektorats journal i perioden bevares. Rækkefølgen af journalnumrene er identisk med Statens Regnskabsdirektorats journalplan. Dog kasseres arkivalier som er registret på følgende sagsgrupper: 002 Direktoratets repræsentation i udvalg, arbejdsgrupper m.m. (kun udnævnelser). 003 Underskriftbemyndigelser. 008 Spørgeskemaundersøgelser 009 Diverse 011 Nordisk 014 Øvrige internationale organisationer 02 Budget og regnskab 031 Overenskomster 039 Diverse 052 Dokumentation, herunder avishold mv. 053 Personalehåndbog 055 Lokaler, bygninger, inventar, rekvisitter 059 Diverse 071 Uddannelse af direktoratets medarbejdere 074 Diverse 11 EDB-systemerne (vedligeholdelse og udvikling) Dog bevares 110 Generelt 12 EDB-systemerne (drift) Dog bevares 124 Statistik på SCR-systemet 13 Publikationer 14 Konsulentbistand 5RAJ , Økonomistyrelsen, Bilag III, side 5

7 19 Forskelligt 21 LIF mv. 22 Arbejdsmarkedsbidrag mv. (ATP,AUD, mv.) 23 Arbejdsgiverkontrol 25 Edb-systemet 26 Kørselsplaner og afvikling 281 Konkrete institutionsforhold 29 Diverse 33 Relation til bevillingsspørgsmålet 39 Andre spørgsmål 4 Produktionskontor 4 Service 51 Information Der vedlægges en journalplan for perioden påført bevarings- og kassationskoder til orientering. 6RAJ , Økonomistyrelsen, Bilag III, side 6

8 BILAG III Retningslinier for bevaring og kassation af arkivalier i varetægt hos Økonomistyrelsen Arkivalier, som er registreret i Statens Regnskabsdirektorat/Økonomistyrelsens journal i perioden bevares. Dog kasseres arkivalier som er registret på følgende sagsgrupper: 002 Styr. Rep. i udv. og arb. gr. mm. 003 Underskriftbemyndigelser. 005 Sikkerhedsudvalget, bedriftsværn 007 Samarbejde med DC 009 Generelt 011 Nordisk 012 EU 013 OECD, FN 014 Øvr. internationale organisationer 121 Finanslov 122 Tillægsbevillingslov 1264 Tidsregistrering 1265 Selvstændigt likviditet 1266 Moms 1267 Afregning vedr. salg af ydelser 1268 Priser ved salg af ydelser 1269 Indtægter 127 Køb af tjenesteydelser 128 Intern IT 129 Diverse 131 Overenskomster 132 Personalestatistik 133 Løn- og tjenesteforhold 134 Ledige stillinger 135 Tjenesterejser og befordring 136 Orlov og udstationering & org. ar. 137 Personalegoder 15 Journal, arkiv, information, lok. Dog bevares 151 Journal, Rigsarkivet, Bysted Des. 17 Center for Kursusvirksomhed 7RAJ , Økonomistyrelsen, Bilag III, side 7

9 211 Edb-systemerne, vedligeholdelse 212 SCR, drift 213 Publikationer 214 Decentrale systemer 215 Systemudvikling Dog bevares 2150 Projekter generelt 216 Systemeksport 217 Andre projekter 218 Systemudviklingsmiljø og metode 219 Forskelligt 221 LIF mv. Dog bevares 2210 Generelt 222 Arbejdsmarkeds bidrag mv. Dog bevares 2220 Generelt 226 Kørselsplaner- og afvikling Overførsel af opgaver fra FD Generelle forhold Generelle forhold Navneudtræk fra CPR-registret 2273 Danmarks Statistik 2279 Andre statistiske opgaver 228 Pensionsstatistik 241 Overgang til ny systemplatform 312 Centrale løbende bogholderiopgaver 314 Bistaand til dep., løb. budget o 320 Konsulent- og rådgivningsopgaver 322 Controllerfunktion, EU-finanskon. 330 Turnusundersøgelser 331 Organisationsanalyser 341 Produktivitetsanalyser 344 Bevillingsregler, udvalgsarbejde 346 Systemeksport 35 FA4 8RAJ , Økonomistyrelsen, Bilag III, side 8

10 Der vedlægges en journalplan for perioden påført bevarings- og kassationskoder til orientering. 9RAJ , Økonomistyrelsen, Bilag III, side 9