Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet

Transkript

1 Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er skabt af Rigsarkivet og rigsarkivarembedet i perioden fra 1907 til Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalierne bevares og kasseres efter retningslinjerne i bilag. 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Rigsarkivets egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinier, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder (2. oplag 2000) på web-adressen samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 26. maj Kirsten Villadsen Kristmar Arkivchef RA J. nr , Rigsarkivet, side 1

2 BILAG til Statens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet Arkivalier, som er registreret i Rigsarkivet og rigsarkivarembedet i perioden 1907 til 1996, bevares. Dog kasseres arkivalier, henlagt på følgende saggrupper: Journalperioderne , og Større flytninger Praktisk tilrettelæggelse af rejse Internationale historikermøder Praktisk tilrettelæggelse af rejse 1205 DHF s møder Arkivkursus i udlandet. Udenlandske arkivskoler Uddannelse af personale i forvaltningen, kurser m.m Udenlandske stipendier m.m Kulturaftaler m.m. 207 Ændring af Rigsarkivets åbningstid 208 Forespørgsler om åbningstider 210 Historisk museum 212 Omvisninger og anden pædagogisk virksomhed 213 Kataloger, prospektkort, plakater m.m. 219 Forskelligt 22 Kursus, som afholdes af og i Rigsarkivet, foredragsvirksomhed 231 Forhandlinger og aftaler med forlag 232 Oversigter over distribution, aftaler om udveksling o.l. 233 Enkelte publikationer 234 Nordisk Arkivnyt 235 Arkiv 236 Intern Information. 25 Forespørgsler og rekvisitioner 26 Bestillinger af fotografisk materiale og seglafstøbninger 274 Udlånssager, som ikke indgår i udlånsbogen, eller som først senere overgår dertil 275 Indlånssager, som ikke indgår i indlånsbogen, eller som først senere overføres dertil 29 Forskelligt 41 Rigsarkivet (bygninger på Slotsholmen) 42 Særlige magasiner RA J. nr , Rigsarkivet, side 2

3 43 Inventar 44 Materialer 501 Anskaffelse af bøger 502 Henvendelse om aflevering af bøger og publikationer 503 Takkeskrivelser af ikke helt rutinemæssigt karakter 504 Bøger til Hærens Arkiv 511 Landsarkivernes indsendelse af arkivalier til konservering 512 Konservering for embeder og private 521 Landsarkivernes indsendelse af arkivalier til fotografering 522 Fotografering for enheder og private 544 Fotografering, kopiering, fremkaldelse m.m. uden for huset 55 Reproduktion, Xerox o.l. / Elektrokopiering 56 Indbinding af bøger og arkivalier 61 Opslag af stillinger, ansøgninger, indstillinger og udnævnelser 621 Oversigter over tjenestemænds løn og arbejdstid m.m. 622 Meddelelse om bestillingstillæg 623 Meddelelse om overenskomstansatte løn 624 Oversigter over assistenters og andet kontorpersonales løn 625 Betaling til henvist arbejdskraft 626 Studenters aflønning 627 Rengøringspersonalets løn 628 Løn til bogbindere 629 Andre lønspørgsmål 631 Varmebidrag 632 Tjenestetelefon 64 Tjenestekørsel og parkering 651 Uniformer specielt 66 Personalets ferie, orlov og sygdom 68 De enkelte medarbejdere (dog bevares chefer og personer født den 1. i måneden) 70 Budget og bevillinger 711 Rigsarkivets månedsregnskaber 711 Landsarkivernes månedsregnskaber 72 Anvisningsskrivelser 74 Lønningslister 75 Salg af publikationer 76 OMS 77 Kildeskat 79 Forskelligt 83 Månedsberetninger 8521 Kursus, udstillinger o.l. RA J. nr , Rigsarkivet, side 3

4 8522 Udlån, dispensationer m.m. 854 Bygninger, inventar og materialer m.m. 855 Tekniske afdelinger 859 Forskelligt 8621 Kursus, udstillinger o.l Udlån, dispensationer m.m. 864 Bygninger, inventar og materialer m.m. 865 Tekniske afdelinger 869 Forskelligt 8721 Kursus, udstillinger o.l Udlån, dispensationer m.m. 874 Bygninger, inventar og materialer m.m. 875 Tekniske afdelinger 879 Forskelligt 8821 Kursus, udstillinger o.l Udlån, dispensationer m.m. 884 Bygninger, inventar og materialer m.m. 885 Tekniske afdelinger 889 Forskelligt 98 Nytårskort o.l. Rutinemæssige takkeskrivelser for tilsendte publikationer m.m. Journalperioderne , og LAK samarbejdsudvalg 0244 LAO samarbejdsudvalg 0245 LAV samarbejdsudvalg 0246 LAÅ samarbejdsudvalg 027 Intern kommunikation, herunder Intern Information 029 Forskelligt 030 Budget og bevillinger 031 Beskæftigelsesforanstaltninger 032 EFG-bevillinger 033 Bevillinger fra fonde m.m. 034 Regnskab 041 Klassificering og omklassificering 0421 Ledige stillinger. Ansættelser 0422 Forflyttelse, turnus 0423 Orlov 0424 Afskedigelse 0431 Overenskomster 0432 Arbejds- og tjenestetider RA J. nr , Rigsarkivet, side 4

5 0434 Ferie, sygdom 045 Tjenesterejser, tjenestekørsel, parkeringstilladelse. Tjenestebolig. Boligtjenestetelefon. Uniformer. Legitimation 049 Forskelligt 05 Konkrete personalesager 0611 Bestående bygninger; bygningssyn og forarbejde hertil. Vedligeholdelse 0612 Nybygning. Køb eller leje af jord og bygninger. Byggeudvalg 0613 Skatter og afgifter 0614 Vægterordning, rengøring 0615 Udlån og udlejning af lokaler 0616 Temparatur- og fugtighedsforhold, lysforhold, undersøgelser og bestemmelser 0621 Bestående bygninger; bygningssyn og forarbejde hertil. Vedligeholdelse 0622 Nybygning. Køb eller leje af jord og bygninger. Byggeudvalg 0623 Skatter og afgifter 0624 Vægterordning, rengøring 0625 Udlån og udlejning af lokaler 0626 Temparatur- og fugtighedsforhold, lysforhold, undersøgelser og bestemmelser 0629 Forskelligt 0631 Bestående bygninger; bygningssyn og forarbejde hertil. Vedligeholdelse 0632 Nybygning. Køb eller leje af jord og bygninger. Byggeudvalg 0633 Skatter og afgifter 0634 Vægterordning, rengøring 0635 Udlån og udlejning af lokaler 0636 Temparatur- og fugtighedsforhold, lysforhold, undersøgelser og bestemmelser 0637 Tjenestebolig og lejebolig 0639 Forskelligt 0641 Bestående bygninger; bygningssyn og forarbejde hertil. Vedligeholdelse 0642 Nybygning. Køb eller leje af jord og bygninger. Byggeudvalg 0643 Skatter og afgifter 0644 Vægterordning, rengøring 0645 Udlån og udlejning af lokaler 0646 Temparatur- og fugtighedsforhold, lysforhold, undersøgelser og bestemmelser 0647 Tjenestebolig og lejebolig RA J. nr , Rigsarkivet, side 5

6 0649 Forskelligt 0651 Bestående bygninger; bygningssyn og forarbejde hertil. Vedligeholdelse 0652 Nybygning. Køb eller leje af jord og bygninger. Byggeudvalg 0653 Skatter og afgifter 0654 Vægterordning, rengøring 0655 Udlån og udlejning af lokaler 0656 Temparatur- og fugtighedsforhold, lysforhold, undersøgelser og bestemmelser 0657 Tjenestebolig 0659 Forskelligt 066 Inventar og udstyr 067 Materialer 0711 Bogindkøb 0712 Anmodning om aflevering af bøger til Rigsarkivet 0713 Aflevering af bøger fra Rigsarkivet til biblioteker, arkiver m.v Indbinding, restaurering, konservering 0715 Katalogisering, omordning 0718 Takkeskrivelser 0721 Oversigter over distribution, aftaler om udveksling o.lign Reproduktionstilladelser til arkivvæsenets publikationer 0723 Nordisk Arkivnyt 0724 Arkiv 0725 Årsberetninger, meddelelser og lignende 0726 Enkelte forskningsprojekter og publikationer 0729 Forskelligt 073 Blanketter, omslag, skilte, journalblade m.m. 181 Kurser ang. arkivforhold 182 Foredrag, omvisninger 189 Forskelligt 281 Kurser ang. arkivforhold 282 Foredrag, omvisninger 289 Forskelligt 43 Indbinding af arkivalier og kopier 44 Pakning/ompakning af arkivalier 45 Flytning af arkivalier 53 Kopiering 621 Åbningstid 631 Indlån, aftaler med arkiver m.v. 632 Udlån, aftaler med arkiver m.v. 633 Udlån til administrationen RA J. nr , Rigsarkivet, side 6

7 64 Forespørgsler og rekvisitioner 66 Oplysningsforbundenes (o.l.) kurser i Rigsarkivet 67 Omvisninger for publikum 9 Forskelligt Forespørgsler. Ind- og udlånssager Forespørgsler samt ind- og udlånssager kasseres. Personalesager Personalesager for chefer og personer født den 1. i måneden bevares. Øvrige personalesager kasseres. Afdelingsarkiver Afdelingsarkiver bevares. Dog kasseres rigsarkivar Vagn Dybdahls brevkopier. Endvidere kasseres bestillingssedler 1917ff. Diverse materiale Følgende arkivalier bevares: Arkivudlevering til Norge ( og ) Arkivvæsenets strukturudvalg Bog over arkivarers arbejde Dansk-norske studiegruppe 1986 ( ) Forskningsprojekter og publikationer ( , og ) Ledelsesstruktur ( og ) Udkast til Indenrigsministeriets cirkulære om kassation i kommuners arkiver (1532-9/71) Institutionsopmålinger Protokol over arkiver, arkivskabere og personer, 1900-tallets begyndelse Referater af over- og landsarkivarmøder Samarbejdsudvalgsmøder (j.nr ) Strukturudvalget Årsberetninger LA erne Årsberetninger RA s afdelinger Øvrige diverse arkivalier kasseres. RA J. nr , Rigsarkivet, side 7