Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Post Danmark

Transkript

1 Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Post Danmark I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for ujournaliserede arkivalier som er skabt af Generaldirektoratet for Post og Telegrafvæsenet, Postlinien fra 1989 til 1995 Post Danmark fra 1995 til Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalierne bevares og kasseres efter retningslinierne i bilag. 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter myndighedernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinier, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder (2. oplag 2000) på webadressen samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 18. december 2002 Kirsten Villadsen Kristmar Arkivchef RA J. nr , Post Danmark, side 1

2 BILAG til Statens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier Der er anvendt de navne på afdelinger, som anvendtes år Bestemmelserne er gældende for hele perioden trods eventuelle navneændringer på de enkelte afdelinger. Det påhviler Post Danmark, at udrede tidligere og evt. senere afdelingsnavne, og implementere bestemmelserne på disse afdelingers arkivalier. Ujournaliseret materiale bevares og kasseres efter følgende retningslinier: Direktionssager Direktionssager (gule sager) i direktionen bevares. Desuden bevares papirudskrifter af excelregneark sorteret efter afsender, emne, afdeling samt dato for ind/ud. Projekter For projekter bevares projektrapporter, referater fra projektmøder og lignende overordnet projektdokumentation, mens øvrigt projektmateriale kasseres. Strategi- og Organisationsudvalget Materiale i Direktionssekretariatet skabt af Strategi- og Organisationsudvalget (SOU) bevares. Byggesager Fra Ejendomme bevares tegningsarkiv Personale Personalesager kasseres, bortset fra sager, som vedrører ansatte der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger. Materiale i Personaleafdelingen, der dokumenterer den overordnede politik på områderne: Sikkerhed og miljø, samt uddannelse og medarbejderudvikling bevares. Nedenfor ses markering af bevaring (B) og kassation (K) for arkivalier, som Post Danmark har oplyst at have i varetægt. Yderår for de enkelte komponenter er vejledende. Ved markeringen B/K sker bevaring og kassation i henhold til ovenstående retningslinier. Arkivskaber Arkivkomponent Yderår Hyldemeter B/K Breve, media & pakker diverse materiale ,3 B/K Breve, media & pakker diverse materiale ,9 B/K Breve, media & pakker diverse materiale K Direktionssekretariatet SOU s arkivalier ,5 B Direktionssekretariatet Direktionssager B Direktionssekretariatet mødemateriale ,1 K Direktionssekretariatet diverse postale organisationer ,5 K RA J. nr , Post Danmark, side 2

3 Direktionssekretariatet verserende juridiske K sager Direktionssekretariatet diverse materiale fra ,1 K udvalget Direktionssekretariatet afsluttede juridiske sager uden år 8 K Ejendomme tegningsarkiv? B Ejendomme byggesager, projekter? B/K Ejendomme papirer vedr. diverse? B/K bygninger Ejendomme lejekontrakter? K Ejendomme lokalplaner? K Ejendomme opsagte lejemål? K Ejendomme opsagte lejemål? K Ejendomme personalesager? ,5 K Ejendomme skøder? K Ejendomme solgte ejendomme? K Ejendomme manualer, licenser, K rapporter Ejendomme opmålingsprojekt K Ejendomme regnskabsbilag K Ejendomme brugeraftaler, K lejekontrakter Ejendomme varmeregnskab ,6 K Ejendomme regnskabsbilag K Filialer DSK/FDB ,3 K Filialer BG bank ,6 K Filialer Billetnet ,3 K Informationsteknologi Materialesamling 85,8 K Informationsteknologi Opslagsmaterialer 554,2 K Informationsteknologi Regnskabsbilag 13,3 K Intern produktion og service mat. vedr. strategiteknik ,1 K Intern produktion og service materiale vedr. reboot ,1 K Intern produktion og service mat. vedr ,1 K byggerådgivning Logistik og Distribution projekter ,15 K Logistik og Distribution projekter ,8 K Logistik og Distribution kvalitetstest ,5 K Logistik og Distribution materiale vedr. GTT K Logistik og distribution materiale vedr. GTT K Personale Løn og ansættelse ,11 B/K Personale Arbejdsmiljø og personalerådgivning APR ,2 B/K RA J. nr , Post Danmark, side 3

4 Personale Sikkerhed og miljø B/K Personale Uddannelse og udvikling ,81 B/K Personale Jobbørsen 25,11 K Service dokumentation for ,07 K regnskab Service lønsedler, fravær m.m ,21 K Service regnskabsmateriale ,04 K Service aktepakker (personale?)? K Service køb og salgskontrakter ,64 K Service materiale om ,92 K skilteopsætning Service materiale om skilteprojekt ,55 K Service flexopgaver ,57 K Service lønsedler ,24 K Service regnskabsmateriale ,29 K Service dokumentation for ,38 K regnskab Service byggesager K Storkundesalg storkundeaftaler K rapporter ,04 B/K gamle rapporter ,28 B/K projektmateriale ,9 B/K styregruppemøder ,05 B/K projektmateriale ,45 B/K korrespondance med ,05 K Siemens dokumentation, NEC ,5 K partnerskab ,05 K kopier af interne fakturaer ,6 K referater fra ,05 K partnerskabsmøder Sættenyt ,02 K kopier af interne fakturaer ,7 K overheads ,03 K lønforhold ,02 K normeringslister ,02 K opgaverapporter ,2 K administration vedr. OCR ,8 K OCR-video (!) ,6 K bilag til anlægsmateriale ,1 K kopier af lønsedler ,7 K særlige ydelser ,9 K F & B projekt ,8 K RA J. nr , Post Danmark, side 4

5 mapper, fratrådt ,8 K personale månedsrapporter, ,4 K økonomi dokumentation Siemens ,5 K dokumentation, NEC ,24 K dokumentation, Siemens ,4 K dokumentation, Siemens ,6 K dokumentation på data ,61 K korrespondance ,2 K delprojekt materiale vedr ,2 K postcentre projekthåndbog ,04 K dokumentation, Oracle ,4 K testrapporter ,4 K ændringsforslag til data ,08 K budget og ,4 K månedsrapporter dokumentation, Siemens ,4 K driftstyringssystem ,02 K kopier af fakturaer ,5 K korrespondance ,04 K personalemapper uden år 3,2 K PDK ,5 K resultatopgørelse/balance styringshåndbog for PDK ,5 K budget og K månedsrapporter budgetopfølgningssystemet K LØS-modellen K projektmateriale ,3 K PTA-systemet, K beskrivelse budgetmateriale ,5 K månedsrapporter ,2 K budgetforslag/forudsætni K nger budgetforudsætninger ,9 K decentral månedsrap ,5 K forretningsplaner (kopier) ,3 K rammeforslag, PDK ,5 K RA J. nr , Post Danmark, side 5

6 styringsdata for projekter K manualer ,6 K produktøkonomi, K regnskab benchmarking ,3 K kvalitetsstyring K momsforhold, PDK ,5 K månedsrapporter K projektmateriale ,1 K regulatoriske forhold ,5 K administration ,5 K månedsrapporter ,5 K notater om decentrale ,8 K enheder plan og ,5 K budgetforudsætning budget for PDK ,3 K RA J. nr , Post Danmark, side 6