Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder

Transkript

1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er i varetægt hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder og som er skabt af Center for Udviklingsforskning Center for Freds- og Konfliktforskning Det Danske Center for Menneskerettigheder Dansk Udenrigspolitisk Institut Bestemmelserne gælder ikke for elektroniske arkivalier. For sådanne udstedes særskilte bestemmelser. 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres 2.0 Generelle bestemmelser Følgende arkivalier kasseres i alle institutionernes arkiver: Regnskabsmateriale, bortset fra årsregnskaber til og med 1979 Personalesager, bortset fra sager, som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger Stillingsansøgninger, o.l., der ikke har ført til ansættelse 2.1 Arkivalier skabt af Center for Udviklingsforskning Arkivalier skabt af Center for Udviklingsforskning bevares og kasseres i henhold til anvisningerne i bilag Arkivalier skabt af Center for Freds- og Konfliktforskning Arkivalier skabt af Center for Freds- og Konfliktforskning bevares og kasseres i henhold til bestemmelserne i bilag 2. RA J. nr , DCISM, side 1

2 2.3 Arkivalier skabt af Dansk Center for Menneskerettigheder Arkivalier skabt af Dansk Center for Menneskerettigheder bevares og kasseres i henhold anvisningerne i bilag Arkivalier skabt af Dansk Udenrigspolitisk Institut Arkivalier skabt af Dansk Udenrigspolitisk Institut bevares og kasseres i henhold til anvisningerne i bilag 4. 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheders egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinjer, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder på web-adressen samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 6. december 2005 Jan Kanstrup fg. arkivchef RA J. nr , DCISM, side 2

3 BILAG 1 Bevaring og kassation af arkivalier fra Center for Udviklingsforskning De følgende anvisninger refererer til aktplanen i 2003, og ældre sager kan være henlagt efter en afvigende systematik. I sådanne tilfælde bevares og kasseres arkivalierne efter tilsvarende retningslinier efter nærmere anvisning fra Rigsarkivet. 1: Sager henlagt på aktplannummer 01-31, Projekter, projektfinansiering, publikationer, forskningsområder, forskningsprogrammer Sager, som er henlagt på følgende emnenumre med undernumre, bevares, mens øvrige sager 01-1 Projekter generelt 01-2 Projektideer og udkast 03-0 (Finansieringskilder) generelt 30 Forskningsprogrammer 31 Centrets evalueringsvirksomhed , Styrelse, generelle sager, konferencer og seminarer, eksterne relationer, arbejdsgrupper, intern administration, m.v. Sager, som er henlagt på følgende emnenumre med undernumre, bevares, mens øvrige sager Kortvarige faglige indspil generelt Indtægtsdækket virksomhed/konsulentarbejde generelt IV-evaluering 103 Institutråd/Centerråd (mangler i sagsfortegnelsen) 105 Styrelsesmøder 106 Centersammenlægning Udviklingskontrakt med DANIDA 108 Samarbejde mellem CUF og andre institutioner og personer, dog kasseres sager, der vedrører diverse forespørgsler om samarbejde (108-x-0) CUF generelt (inkl. CUF s historie) Knud Erik Svendsen Poul Engberg-Pedersen Ledelsen planlægning Arkivfortegnelse xx (Seminarer, m.v., organiseret af CUF) Publikations- og Informationsafdelingen generelt CUF s nyhedsbreve CUF intern Centernævn RA J. nr , DCISM, side 3

4 126-5 Bestyrelsen Samarbejdsudvalg, m.fl. 127 Grupper på Centeret , Personale og personaleforhold Sager, som er henlagt på følgende emnenumre med undernumre, bevares, mens øvrige sager Personalepolitik Forskere generelt Dimensionering af CUF, stillingsstruktur Konkrete personalesager bevares og kasseres efter de generelle bestemmelser , Budget og regnskab Kun årsregnskaber til og med 1979 bevares. 500, RUF Intet bevares. 1000, PUM Intet bevares. 2: Projektsager Sager, som er registreret med P + løbenummer eller IGF + løbenummer, bevares, dog således at regnskabsmateriale udskilles og kasseres. Alle øvrige projektsager kasseres. 3: Arkivalier uden for aktplansystemet Samlingerne af centerrådsreferater og bestyrelsesreferater bevares. Øvrige arkivalier bevares og kasseres efter de generelle bestemmelser. RA J. nr , DCISM, side 4

5 BILAG 2 Bevaring og kassation af arkivalier fra Center for Freds- og Konfliktforskning De følgende anvisninger vedrører kun de arkivalier, som er anbragt i flyttekasser i lokalerne på 3. sal i Strandgade 71. Følgende arkivalier bevares: Bestyrelsesmateriale o Korrespondance Konkrete personalesager bevares og kasseres i henhold til de generelle bestemmelser Andre arkivalier, som er anbragt i flyttekasser i lokalerne på 3. sal i Strandgade 71, kasseres. RA J. nr , DCISM, side 5

6 BILAG 3 Bevaring og kassation af arkivalier fra Det Danske Center for Menneskerettigheder De følgende anvisninger vedrører kun de arkivalier, som udtrykkelig er anført. 1: Arkivalier registreret på depotliste 1995 Alle arkivalier, som er registreret på depotliste af 1/1 1995, bevares. 2: Projektsager i arkivsystemet o ff. Alle projektsager, som er registreret under landenummer, o.l., bevares, dog således at regnskabsmateriale udskilles og kasseres. 3: Øvrige arkivalier i flyttekasser Følgende øvrige arkivalier, som er pakket i flyttekasser og placeret i lokalerne på 3. sal i Strandgade 71, bevares: Referater af bestyrelsesmøder Referater af samarbejdsudvalgsmøder Direktør Morten Kjærums ind- og udgående korrespondance Konkrete personalesager bevares og kasseres efter de generelle bestemmelser. Alle andre øvrige arkivalier, som er pakket i flyttekasser og placeret i lokalerne på 3. sal i Strandgade 71, kasseres. RA J. nr , DCISM, side 6

7 BILAG 4 Bevaring og kassation af arkivalier fra Dansk Udenrigspolitisk Institut Journalperioden Journalsager, som er registreret i journalsystemet for perioden bevares, dog Gruppe 4-8, Intern administration Gruppe16-17 Gruppe Uddannelse, m.v. Publikationer, redegørelser o.l., bortset fra et eksemplar af færdige publikationer og redegørelser Regnskabsmateriale, som indgår i journalsager, der bevares, udskilles og kasseres. RA J. nr , DCISM, side 7