Valg af booking- og tilskudssystem

Transkript

1 Pkt. 128 Valg af booking- og tilskudssystem Sagsnr Kultur- og Idrætsudvalget Lukket punkt Resume Roskilde Kommune skal have nyt booking- og tilskudssystem i Det nuværende system, KMD Booking, ophører ved årsskiftet. Forvaltningen har undersøgt markedet og står tilbage med to leverandører, KMD og WinKAS. Udvalget skal tage stilling til valg af leverandør, herunder finansiering af etablerings- og udviklingsudgifter. Sagen er lukket, fordi der er tale om valg af leverandør, herunder priser. Sagen kan åbnes, når kontrakt er underskrevet. Indstilling Forvaltningen indstiller, at 1. WinKAS vælges som leverandør til nyt booking- og tilskudssystem i Roskilde Kommune for en 4-årig periode, og 2. Udgifter til etablering og udvikling afholdes indenfor eksisterende budget ved omprioritering under fagområdet folkeoplysning og fritidsaktiviteter m.v. fordelt med kr. årligt i 2018, 2019 og 2020, i alt kr Beslutningskompetence Kultur- og Idrætsudvalget Sagsfremstilling Folkeoplysningsudvalget er orienteret om proces for valg af bookingsystem på møde den 12. december 2016 (oplæg) og orienteret om status på møde den 8. maj Kultur- og Idrætsudvalget er orienteret om proces for valg af bookingsystem på møde den 2. februar 2017, pkt. 20 (hent sag pkt. 20) og orienteret om status på møde den 7. juni 2017, pkt. 96 (hent sag pkt. 96). Forvaltningen har undersøgt markedet for booking- og tilskudssystemer fra november 2016 til juni 2017 ud fra en bruttoliste på 6 leverandører: Conventus, BRND, EG A/S, WinKAS, KMD (nyt system) og Edora/FormPipe. Roskilde Kommune har haft fokus på, at det kommende booking- og tilskudssystem skal gøre arbejdsgange lettere for foreningerne og lette arbejdet i kommunikationen med kommunen. Via leverandørmøder, referencer fra andre kommuner og præsentation af systemer for foreninger i kommunen har forvaltningen indhentet viden om systemernes kernefunktioner, brugervenligheden i forhold til foreningers og sagsbehandleres typiske arbejdsgange, andre kommuners tillid til og samarbejde med leverandørerne. Leverandørerne er blevet sorteret fra undervejs i processen. Tilbage står KMD Booking og WinKAS, som forvaltningen vurderer begge kan opfylde kernefunktionerne. Dog kræves fortsat udvikling af begge systemer for at opfylde foreningers og sagsbehandleres behov. Forvaltningen vurderer, at WinKAS i højere grad end KMD kan opfylde foreningers og sagsbehandler behov i Roskilde Kommune. De folkeoplysende foreninger ønsker et mere brugervenligt og intuitivt system end det nuværende (jf. tilfredshedsundersøgelser). Blandt andet skal det være lettere at søge ledige tider og få et overblik over tildelte tider og tilskud. WinKAS kan levere et system, der tilpasses individuelt til Roskilde Kommune. Ifølge egen erfaring og andre WinKAS kunder har de en velfungerende support og udviklingsafdeling. Udgifter til årlig licens ved WinKAS kan dækkes af eksisterende budget. Roskilde Kommune har haft KMD Booking fra 1998, og siden 2008 har foreninger søgt digitalt. KMD Booking kan levere et standardsystem til kommunerne. De arbejder i ret-

2 ning af, at systemet kan tilpasses mere individuelt til kommunerne ved at vælge funktioner til eller fra. I samarbejdet med KMD har forvaltningen oplevet tekniske fejl på kritiske tidspunkter med det nuværende KMD system. KMD har været ustabil i forhold til at overholde deadlines og informere om forsinkelser, viser forvaltningens erfaringer og referencer fra kommuner med det nye KMD Booking. Udgifter til etablering, udvikling og årlig licens ved KMD Booking kan dækkes af eksisterende budget. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser i Det eksisterende budget kan afholde udgifterne til KMD Booking (årlig licens og udgifter til etablering og udvikling). Ved et skifte til WinKAS vil den årlige licens også blive dækket af det eksisterende budget, men det vil kræve engangsudgifter på ca kr. set over den 4-årige periode til etablerings- og udviklingsudgifter. Forvaltningen finder, at denne udgift kan afholdes ved omprioritering indenfor eksisterende budget under fagområdet folkeoplysning og fritidsaktiviteter m.v. med kr. årligt i årene 2018, 2019 og Konkret betyder dette, at engangsudgiften kan finansieres af tilførte midler i forbindelse med afregningen af lokaletilskud. Folkeoplysningsudvalget, , pkt. 31 Anbefales. Fraværende: Jesper Kejlhof, Inge Midtgaard, Tuncay Yilmaz, Brian Mortensen og Daniel Bjørkholm. Peter Munch Jørgensen deltog som stedfortræder for Brian Mortensen og Anne-Dorte Nygaard deltog som stedfortræder for Tuncay Yilmaz. Kultur- og Idrætsudvalget, , pkt. 128 Godkendt. Fraværende: Marianne Kiærulff (V) og Tuncay Yilmaz (A). Anne-Dorte Nygaard (A) deltog som stedfortræder for Tuncay Yilmaz.

3 Sammenfatning: Roskilde Kommune skal have nyt booking- og tilskudssystem i 2018, da det nuværende system, KMD Booking, ophører ved årsskiftet. Forvaltningen har haft KMD Booking i knap 20 år. Siden 2008 har foreningerne søgt digitalt, når de skulle søge om ledige tider i kommunens faciliteter og siden 2012 har de søgt tilskud digitalt. Roskilde Kommunes har haft fokus på, at det kommende booking- og tilskudssystem skal gøre arbejdsgange lettere for foreningerne og lette arbejdet i kommunikationen med kommunen. Forvaltningen har fortsat markedsafdækningen af de to tilbageblevne leverandører, KMD Booking og WinKAS, i perioden i juni og juli Information er indhentet via telefoninterview med 4 kommuner, der har det nye KMD Booking og 4 kommuner, der har WinKAS samt leverandørmøder og egne erfaringer i det hidtidige samarbejde med KMD. Forvaltningen har indhentet viden om foreningernes ønsker til nyt bookingsystem via tilfredshedsundersøgelser (2010, 2013 og 2016) og ved en præsentationsaften, hvor leverandører præsenterede deres systemer for 18 foreninger og repræsentanter fra RIU, FOU og KIU. Derudover har forvaltningen fokuseret på hvilke typiske spørgsmål foreningerne henvender sig til forvaltningen med i løbet af året. Forvaltningens overordnede vurdering er, at WinKAS i højere grad end KMD kan opfylde foreningers og sagsbehandler behov i Roskilde Kommune. Begge systemer kan opfylde kernefunktionerne, vurderer forvaltningen, men de skal fortsat udvikles for at opfylde foreningers og sagsbehandleres behov. Ved aftale med WinKAS kan den årlige licens afholdes i eksisterende budget. Udviklingsudgifter og etablering kan afholdes indenfor det eksisterende budget under fagområdet folkeoplysning og fritidsaktiviteter m.v. i årene 2018, 2019 og Ved aftale med KMD Booking afholdes udgifter til etablering, udvikling og årlig licens af det eksisterende budget. Uddybning af sammenfatning: Viden om foreningernes behov: Forvaltningen har indhentet viden om foreningernes ønsker til nyt bookingsystem via: - Tilfredshedsundersøgelser (2010, 2013 og 2016) (målt på tilfredsheden med det nuværende system og ønsker til forbedringer) - Foreningernes yderligere tilføjelser op til første leverandørrunde (mail) - Præsentationsaften af tre systemer, 6. marts 2017 (18 foreninger og repræsentanter fra RIU, FOU og KIU) - Typiske spørgsmål til sagsbehandlere i Kultur- og Idræt i løbet af et år Foreningernes overordnede tilbagemelding er, at systemet generelt skal være brugervenligt og intuitivt. Primært ønsker foreningerne en nemmere måde at søge ledige tider på og et bedre overblik over foreningens bookinger og tilskud. I forhold til søgefunktionen vil de gerne søge direkte via en 1

4 kalender, når de søger enkelte ledige tider (frem for at skulle definere dato, tidspunkt og facilitet først). Da en del foreninger foretager bookinger løbende i hele sæsonen, ønsker de det bliver lettere end i dag. Foreningerne ønsker også at kunne dele information lettere i foreningen, ved f.eks. at kunne exportere data i forskellige filformater og udskrive data ved f.eks. bookingoversigt og tilskudsansøgning. På det tekniske område ønsker foreningerne, at designet er responsivt, så de kan tilgå løsningen fra tablets og smartphones og systemet skal kunne fungere i andre browsere end Explorer. Viden om sagsbehandlers behov: Sagsbehandlers har i første omgang sikret, at systemerne kunne varetage kernefunktioner og integrere til andre systemer. Forvaltningen vurderer, at både KMD Booking og WinKAS vil kunne opfylde de kernefunktioner, som foreninger og sagsbehandlere har behov for i Roskilde Kommune. Det er bookinger (sæsonbooking, enkel og gentagen booking), tilskud (årlige og løbende), foreningskontaktdata og integration med andre systemer som økonomisystem. Begge systemer skal dog fortsat udvikles for at opfylde foreningers og sagsbehandleres behov. Fokusområder i markedsafdækningen af KMD og WinKAS: Efter kernefunktionerne i systemerne er sikret, har forvaltningen foretaget en markedsafdækning med følgende fokusområder: - Systemets opbygning og hvor let det er at foretage ændringer i det? - Support - hvordan fungerer den i dagligdagen? - Udvikling af systemet hvordan fungerer processen med udvikling af nye områder og overholdes deadlines fra leverandør? - Økonomi, udgifter til årlig licens, etablering og udvikling? - Ekstra funktioner i systemet og hvilken gavn giver det foreninger og sagsbehandlere? WinKAS bygger et fleksibelt system op til Roskilde Kommune med de felter, tekster og funktioner kommunen har behov for (brugergrænseflade/metadata). Forvaltningen har mulighed for selv at bygge systemet op og foretage ændringer i forhold til nye sagsgange. WinKAS kan let ændre i Roskildes system, idet det er individuelt sat på til hver kommune. KMDs tilbyder et standardsystem til Roskilde Kommune. Det har begrænset fleksibilitet ud fra Roskildes specifikke behov. KMD vil arbejde mere med rettigheder, så kommuner kan vælge dele til eller fra. På nuværende tidspunkt påvirker det alle kommuners løsning, når KMD ændrer i systemet. De interviewede WinKAS-kommuner er generelt rigtig tilfredse med supporten. Support og udvikling sidder sammen i Frederikshavn. Langt det meste kan supporten løse her og nu, når kommunen ringer. De har 5 personer i supporten, minimum 3 på arbejde af gangen. KMD-kommuner vurderer, at supporten er blevet bedre. KMD har udvidet til 2 personer i support, minimum 1 på kontor af gangen. Det har været svært at få rettet indmeldte fejl, for de første 2

5 kommuner på den nye løsning, og det har været uklart, hvordan fejlene blev prioriteret. KMD er opmærksom på udfordringen. De lancerer ServiceNow som indregistreringssystem i løbet af WinKAS har generelt leveret til tiden til kommunerne. De informerer ved forsinkelser. KMD har været forsinket i deres leverancer af nogle moduler til systemet, og de har ikke været gode til at gøre kommunerne opmærksomme på forsinkelserne rettidigt. Roskilde Kommune har oplevet samme problemstilling med KMD igennem årene vi har samarbejdet med dem. Roskilde Kommune kan afholde den årlige licens til WinKAS i eksisterende budget. Udgifter til udvikling og etablering kan afholdes indenfor det eksisterende budget under fagområdet folkeoplysning og fritidsaktiviteter m.v. i årene 2018, 2019 og Roskilde Kommune kan afholde udgifter til etablering, udvikling og årlig licens til KMD Booking i det eksisterende budget. Som en del af WinKAS system får kommunen også et foreningsadministrationssystem, som kan tilbydes til foreningerne. Fordelen er, at data kan udveksles mellem foreningens og kommunes system, så det kun skal tastes en gang. 3