1. Indledning I Visma Løn findes et standard bogføringsbilag, som indeholder følgende kolonner:

Transkript

1

2 Indhold Indledning Menupunkter til bogføring Kontoplan Kontoplanfelt Sorteringkode Kontrol af bogføring Arbejdgiver tamoplyninger Medarbejder anætteleforhold Opætning af kontoplan Oprettele af kontoplan Gruppekontering Sådan tilrette kontonumrene Samme lønart kan bogføre flere gange Opætning i intervaller Opdatering af bogføringbilag fra tidligere lønkørler Lønafregning/Lønfordeling Lønafregning / lønfordeling Peronalegoder til bekatning, lønfordeling Jubilæumgratiale-Fratrædelegodtgørele Henættele til Feriepulje Negativ løn for perioden af kyldige poter i et beløb af kyldige feriepenge for funktionærer af kyldig ferietillæg for funktionærer Difference Oprettele af orteringkode Side 2 af

3 7. Ændring af tekt på kontoplanfelt Periode på kontoplan Oprettele af flere kontoplaner Tildeling af afvigende kontoplan til medarbejder Fordeling af lønudgifter Omkørel af fordelte lønudgifter Inputkontering på udvalgte lønarter Kontrol af ny opætning af kontoplan og orteringkode Udkrivning af bogføringbilag bilag med pecifikationer Kontonummeroverigt fra kontoplan SD Side 3 af

4 1. Indledning I Vima Løn finde et tandard bogføringbilag, om indeholder følgende kolonner: Kontotekt, afdeling, kontonummer, debet- og kreditbeløb. Alle kontonumre er oprettet i en tandard kontoplan, kaldet 'SD'. Kontonumrene kan ikke ændre på denne kontoplan, men for at oprette dine egne kontonumre og tekter, kal du kopiere kontoplan SD og give den et nyt navn, f.ek. 'A1' og en igende tekt, f.ek. 'egen kontoplan'. I lønkørlen danne bogføringbilaget hhv. om en HTML-fil og en cv-fil. Filerne hente i menupunkterne Lønadminitration og Udkrifter fra lønkørel. Det er ogå muligt at få et bogføringbilag med pecifikationer. Dette kan danne i menupunkterne Rapporter og Rapporter og i højremenuen vælger du bilag med pec. for den aktuelle kørel. Du kan ogå tilmelde rapporten, å den afvikle ammen med lønkørlen og kan hente i menupunkterne Lønadminitration og Udkrifter fra lønkørel. Efter en lønkørel er godkendt, er det tadig muligt at ændre i opætningen på et bogføringbilag. Opætningen kan derefter kontrollere ved at danne opætningrapporten Kontrol af bogføring. Det er ikke muligt at danne et bogføringbilag eller bogføringbilag med pecifikationer med ændringerne i menupunkterne Rapporter og Rapporter det vil altid være det indhold der oprindelig blev dannet i lønkørlen. Ønker du mulighed for at kunne danne et bogføringbilag under menupunkterne Rapporter og Rapporter efter du har tilrettet din kontoplan, kan det betille ved henvendele til Vima Løn hotline. Nedenfor er bekrevet, hvorlede du kan ændre kontonumre og hvordan du opretter nye bogføringbilag. Side 4 af

5 2. Menupunkter til bogføring Opætning kontoplan Opætning kontoplanfelt Opætning orteringkode Kontrol af bogføring Arbejdgiver tamoplyninger Kontoplan og Sorteringkode Medarbejder anætteleforhold Afv. kontoplan og ek felter. Fordeling af lønudgifter opætning af fat omkontering 2.1. Kontoplan Her tilknytte dine egne finankonti til de enkelte lønarter Kontoplanfelt Kontoplanfeltet vier de kolonner, du har mulighed for at udvælge til dit bogføringbilag. Felterne Aflønning, Stillingkategori, Løngruppe, Afdeling, Udbetalingted, Valgfri1, Valgfri2, Valgfri3, Valgfri4, Valgfri5, Valgfri6 og medarbejdernummer kan anvende i bogføringen. Alle felterne kan indlæe decentralt. Under menupunkterne Opætning, Kontoplan og Kontoplanfelt er det muligt at omdøbe kontoplanfeltet til egen tekt. På den måde kommer dine egne tekter om kolonneoverkrifter på bogføringbilaget. Du kan omdøbe kontoplanfelterne, å de fremgår af medarbejderen anætteleforhold på rapporten medarbejdertamkort, og å vil de fremtå om kolonneoverkrifter på rapporterne vedr. bogføringen. Valgfri1 Valgfri2 Valgfri3 Valgfri4 Valgfri5 Valgfri Sorteringkode Her angive hvilke kontoplanfelter du ønker udkrevet på bogføringbilaget, og i hvilken rækkefølge de kal vie. Kolonnen Kontotekt vil altid ligge ført i bogføringbilaget, ligeom Side 5 af

6 debet- og kreditkolonnerne altid vil ligge til idt i bogføringbilaget. Die felter kan du derfor ikke vælge. For hvert kontoplanfelt undtagen det idte vil der blive lavet en ammentælling på bogføringbilaget en ubtotal. Der er dog ingen ub-totaler i.cv verionen (Excel) 2.4. Kontrol af bogføring Her kan du køre rapporten Kontrol af bogføring, om indeholder de retteler du har foretaget iden lønkørlen. Rapporten anvender den orteringkode og kontoplan, der ligger på arbejdgiver. Rapporten kan danne, både om HTML-rapport og om cv-fil Arbejdgiver tamoplyninger Her angive i feltet Kontoplan, hvilken kontoplan, der ønke bogført efter. I feltet Sorteringkode angive, hvilken orteringkode bogføringbilaget ortere efter Medarbejder anætteleforhold I feltet Afv. kontoplan angive en kontoplan, åfremt den aktuelle medarbejder kal bogføre efter en anden kontoplan end den der er angivet på arbejdgiver tamoplyninger. 3. Opætning af kontoplan Alle lønarter kal om udgangpunkt oprette med et finankontonummer, til brug for bogføringen Oprettele af kontoplan Der kal ved optart altid oprette en ny kontoplan, ålede at bogføringbilaget kan tilpae med egne kontonumre og kontotekter. Dette gøre f.ek. ved danne en rapport om cv-fil med kontoplan SD, tilrette filen og derefter indlæe den i lønytemet igen, eller ved at kopiere tandardkontoplanen i kærmbilledet Kontoplan. Navnet på din kontoplan kan indeholde 2 karakterer og kan betå af både tal og bogtaver. Bekrivelen på en kontoplan kan betå af 30 karakterer. Sådan opretter du en kontoplan om en kopi af tandard kontoplanen: 1. Vælg Opætning, Kontoplan og Kontoplan 2. Angiv SD Side 6 af

7 3. Klik på Find 4. Kopier, klik på Kopier 5. Angiv en ny betegnele for kontoplanen, f.ek. 'A1' amt et igende kontoplannavn 6. Angiv Gyldig 7. Klik på OK Du kan nu oprette din egen kontoplan. Sådan oprette en kontoplan via decentral regitrering: 1. Vælg Opætning og Opætningrapporter 2. I højremenuen vælger du Kontoplaner 3. Angiv den kontoplan der kal kopiere fra/tilrette 4. Klik på OK 5. Åben filen. 6. Gem filen under et andet navn og tilret kolonnerne i henhold til recordformat MLE-17- KOPL, om kan e i Guide til Decentral regitrering. Derefter tilrette filen med følgende: 1. Ret betegnele og navn til det ønkede, f.ek. A1 og Kontoplan. 2. Ret kontonumre å de varer til din egen finankontoplan 3. Angiv hvilket kontoplanfelt, der kal anvende til en evt. gruppekontering (e afnit 3.2) 4. Tilret indhold af de forkellige felter på kontoplanlinjerne (e afnit 3.3) 5. Slet førte linje med kolonne overkrifter 6. Indlæ filen i MLE om bekrevet i Guide til Decentral regitrering. Før den nye kontoplan kan anvende, kal Arbejdgiver tilpae 1. Vælg Arbejdgiver og Arbejdgiver tamopl. 2. I feltet Kontoplan, angive din betegnele f.ek. A1 3. I feltet Sorteringkode, angive din betegnele 4. Klik på Gem 3.2. Gruppekontering Du kan bogføre på forkellige finankonti på amme lønart, ved at anvende gruppekontering. Gruppen kan f.ek. være Afdeling, hvor forkellige afdelinger kal have bogført f.ek. månedlønnen eller timelønnen på forkellige finankonti. Gruppekontering anvender et kontoplanfelt om en nøgle til den valgte kontering på den enkelte lønart. Inden for amme Gruppe og lønart kal amme løbenummer anvende. Side 7 af

8 Er der f.ek. opat forkellige konti for to gruppeværdier på en lønart, vil Vima Løn kunne kontere lønarten på to forkellige linjer. Følgende felter kan anvende til gruppekontering: Afdeling Udbetalingted Stillingkategori Løngruppe Valgfri 1 til Valgfri 6 I feltet Gruppe på kontoplanlinien er det muligt at udvælge et interval, der kal gruppekontere for (e afnit 3.5) Sådan tilrette kontonumrene 1. Vælg Opætning, Kontoplan og Kontoplan 2. Angiv kontoplan 3. I højremenuen vælger du Kontoplanlinie 4. Dobbeltklik på den lønart, du ønker at ændre kontonummeret på 5. Klik på Gem Tilpaning af kontonr. kan ogå gøre med decentral regitrering. Følgende felter kan tilpae i kontoplanen: Gruppe - her angive den værdi for en gruppe, om ønke opat til kontering eller der kan benytte wildcard * (e afnit 3.5), åfremt flere grupper kal bogføre en. Lønart - her angive den lønart, om ønke opat til kontering eller der kan benytte wildcard * (e afnit 3.5), åfremt flere lønarter kal kontere en. Lbnr - løbenummer. Starter med 1. Såfremt du ønker at bogføre amme lønart flere gange, kal hver kontoplanlinje have et nyt løbenummer. Hvi der anvende gruppekontering, kal der benytte amme løbenummer for alle kontoplanlinjer, der er omfattet af gruppekonteringen. D/K kal lønarten debitere eller kreditere, angive et D = Debet eller K = Kredit Kontonr. finankontonummeret kan max. være 20 karakterer. Tekt tekt, om kal vie på bogføringbilaget. Afd.kode kal værdien hente fra anætteleforholdet, angiver du ANS, eller du kan indætte en kontant på max 6 karakterer eller værdien Blank. Side 8 af

9 Udb.kode kal værdien hente fra anætteleforholdet, angiver du ANS, eller du kan indætte en kontant på max 6 karakterer eller værdien Blank. Inputv.kode værdien i kontoplanen kan være Blank, den kan hente fra lønarterne 1106,1107,1250,1251 å angive LØNOPL, eller der kan indætte en kontant på max 10 karakterer Valgfri1 kan omdøbe i Kontoplanfelt. Skal værdien hente fra anætteleforholdet, angiver du ANS, eller du kan indætte en kontant på max 10 karakterer eller værdien Blank. Valgfri2 kan omdøbe i Kontoplanfelt. Skal værdien hente fra anætteleforholdet, angiver du ANS, eller du kan indætte en kontant på max 10 karakterer eller værdien Blank. Valgfri3 kan omdøbe i Kontoplanfelt Skal værdien hente fra anætteleforholdet, angiver du ANS, eller du kan indætte en kontant på max 10 karakterer eller værdien Blank. Valgfri4 kan omdøbe i Kontoplanfelt. Skal værdien hente fra anætteleforholdet, angiver du ANS, eller du kan indætte en kontant på max 10 karakterer eller værdien Blank. Valgfri5 kan omdøbe i Kontoplanfelt. Skal værdien hente fra anætteleforholdet, angiver du ANS, eller du kan indætte en kontant på max 10 karakterer eller værdien Blank. Valgfri6 kan omdøbe i Kontoplanfelt. Skal værdien hente fra anætteleforholdet, angiver du ANS, eller du kan indætte en kontant på max 10 karakterer eller værdien Blank. Medarb.nr. Såfremt medarbejdernummeret kal med i bogføringen og vie ud for den pågældende lønart, vælge Ja. OBS! Huk, at det kun er de kontoplanfelter, der er med i Sorteringkoden, der bliver vit og bogført på bogføringbilaget. Det enkelte felt vil kun blive vit, hvi det er at op på både Sorteringkode og Kontoplanlinie. Anvendkode: Anvendkoden angiver, hvordan lønarten kal vie i output. De enkelte poter vil altid indgå i rapporten med pec. Du kan bruge følgende anvendkoder: Bilag / central Danner dataæt til bogføringcentral, html-fil amt Excel-fil Bilag Danner html-fil og Excel-fil Central Danner dataæt til bogføringcentral og Excel-fil Excel Kun Excel-fil intet bilag og intet dataæt Side 9 af

10 3.4. Samme lønart kan bogføre flere gange En lønart kan bogføre flere gange ved at tildele den forkellige løbenumre. 1. Vælg Opætning, Kontoplan og Kontoplan 2. Angiv kontoplankode 3. Klik på Find 4. I højremenuen vælger du Kontoplanlinie 5. Dobbeltklik på lønarten og klik på Kopier 6. Tilret feltet Lbnr med værdien 2 7. Angiv ny finankonto etc. 8. Klik på Gem For bogføring af amme lønart flere gange gentage punkt 4-7 med det antal gange, du ønker lønarten bogført, hvor du i punkt 5 giver et nyt løbenummer for hver linje. Ved bogføring af amme lønart flere gange er det vigtigt, at den både debitere og kreditere, da det eller vil give en difference på bogføringbilaget Opætning i intervaller Det er muligt at anvende * i felterne Gruppe og Lønart om ertatning for en hvilken om helt værdi i feltet der indætte. Værdien kal altid angive fra højre, f.ek. 91**. Det muliggør, at en komplek opætning kan forenkle på ekempelvi intervallerne af grupper og lønarter. F.ek. hvi en kontoplan er opat med gruppekontering på Afdeling. En kontoplanlinje, der opætte med 10** i feltet Gruppe og 13** i feltet Lønart vil være et udtryk for, at afdelinger i intervallet 1000 til 1099 og lønarterne i intervallet 1300 til 1399 vil blive bogført iht. reten af gruppen. Er der enkelte lønarter eller grupper i intervallet der ikke ønke bogført på amme måde, kan die lønarter oprette i kontoplanen og vil blive bogført forkelligt i forhold til lønarterne i intervallet. OBS! Anvende * kal antallet af * og karakterer amlet temme overen. Afdeling 311 finde ikke ved opætningen 3*, her kal krive 3**. 4. Opdatering af bogføringbilag fra tidligere lønkørler Det er muligt at foretage en omkørel af bogføringen i Vima Løn. Hvi lønkørlen er godkendt og der er ændringer til bogføringbilaget, å ændre/tilføje et kontonummer på en eller flere lønarter og et nyt opdateret bogføringbilag kan hente. Side 10 af

11 1. Vælg Opætning og Opætningrapporter 2. I højremenuen vælge Omkørel af bogføring 3. Angiv Kørelordre og arbejdgiver 4. Klik på OK Når omkørlen er færdig, kan der køre et nyt bogføringbilag eller bogføringbilag med pec. Under Rapporter og Rapporter. Vigtigt det bogføringbilag om ligger under Lønadminitration og Udkrifter fra lønkørel indeholder det bogføringbilag om var gældende på det tidpunkt hvor lønkørlen blev godkendt. 5. Lønafregning/Lønfordeling Lønafregning / Lønfordeling kan fravælge ved at lette de tilknyttede lønarter i kontoplanen. Der kan være ønker til opætningen af kontoplanen omkring lønafregning og lønfordeling, hvor lønarterne, om tandard, er poteret i grupper, der udligner hinanden. Følgende lønarter indgår i lønfordeling/lønafregning: 5.1. Lønafregning / lønfordeling Lønart Løbenr. Debet / Kredit Kontonr. Kontonavn D Skattefri del jub./fratrædeleg D A-indkomt uden AM-bidrag D A-indkomt kontant m/am-bidrag D Penion medarbejder D AM-bidrag medarbejder D SP-bidrag D A-indkomt uden AM-bidrag D ATP medarbejder D AM bidrag ærlig indkomt D SP bidrag ærlig indkomt Side 11 af

12 D Værdi af fri bil K Lønfordeling modpot 5.2. Peronalegoder til bekatning, lønfordeling Lønart Løbenr. Debet / Kredit Kontonr. Kontonavn D Værdi af fri bil D Værdi af fri bil K Fri bil egenbetaling K Fri bil egenbetaling D Gruppeliv D Gruppeliv D Gruppeliv D Gruppeliv D Ulykkeforikring D Ulykkeforikring D Ulykkeforikring D Ulykkeforikring D Ulykkeforikring D Ulykkeforikring D Værdi af fri kot D Værdi af fri kot D Værdi af kritik ygdom D Værdi af kritik ygdom Side 12 af

13 D Fri telefon D Fri telefon D Fri telefon D Fri telefon D Fri telefon D Fri telefon D Fri telefon D Fri telefon D Fri telefon D Sundhedforikring D Sundhedforikring D Sundhedforikring D Sundhedforikring D Sundhedforikring D Sundhedforikring D Værdi af benzin K Peronalegoder, ej KONTANT modpot 5.3. Jubilæumgratiale-Fratrædelegodtgørele Lønart Løbenr. Debet / Kredit Kontonr. Kontonavn D Jubilæumgratiale D Fratrædelegodtgørele D Jubilæumgratiale Side 13 af

14 D Fratrædelegodtgørele D Jubilæumgratiale D Fratrædelegodtgørele D Jubilæumgratiale D Fratrædelegodtgørele D Jubilæumgratiale D Fratrædelegodtgørele D Jubilæumgratiale D Fratrædelegodtgørele D Jubilæumgratiale D Skattefri Beløb Jubi/Fratr D Fratrædelegodtgørele D Fratrædelegodtgørele K Penion Skyldig D Penion af Jub/Fratrædeleg D Skyldig AM Bidrag D AM Bidrag Særlig indkomt K Lønfordeling D AM Bidrag Særlig Indkomt D Skattefri del jub/fratr.godtg K Lønfordeling Side 14 af

15 5.4. Henættele til Feriepulje Du kan hver måned oppare en procentdel af et valgfrit grundlag til en feriepujle. Når en medarbejder afholder ferie med løn eller ferie egen regning, bliver feriepuljen nedkrevet med en procentdel. Lønarttype 9870 oprette i amarbejde med en konulent fra Vima Løn. Reultattabel 9870 oprette med en procent, om der kal henætte til feriepuljen Reultattabel 9871 oprette med en procent, om feriepuljen kal nedkrive med i forbindele med afholdele af ferie På den pågældende tillingkategorien oprette tillingkategorilønart 9870 I bogføringen kal lønart 9870 og 9871 oprette i både debet og kredit Negativ løn for perioden En medarbejder kan i en lønperiode få en negativ løn. Den negativ løn bliver automatik bogført på lønart 9991 nettoløn. Ønker du bogføringen eparat kan du oprette lønart 9994 i kontoplanen. Lønart 9994 kal oprette i debet på den konto du har at på lønart 9991 Lønart 9994 kal ogå oprette i kredit på den konto du ønker til negativ løn 5.6. af kyldige poter i et beløb Ønker du at betemte lønarter, om f.ek. kyldige beløb, bogføre amlet - og ikke under forkellige enheder - kal der enten være 'blank' eller indat en kontant i det/de felter, omkotningerne fordele efter. Ved 'blank' i nedennævnte felter vil hver lønart blive bogført om et amlet beløb og vie øvert på bogføringbilaget. Afd.kode Udbet.kode Input.kode Valgfri1 Valgfri2 Valgfri3 Valgfri4 Valgfri5 Valgfri af kyldige feriepenge for funktionærer en giver mulighed for at bogføre de løbende opparede feriepenge på funktionærer, amt feriepenge der udbetale kontant eller afregne til 3. part. Side 15 af

16 Det gøre ved at opætte kontonummer på følgende lønarter: Lønart 9840 kontering ferie med løn: Debet på driftkonto / kredit på feriepengehenættele Lønart Reduktion af feriepenge henættele (timer): Kredit på driftkonto / debet på feriepengehenættele) Lønart Reduktion af feriepenge henættele (dage): Kredit på driftkonto / debet på feriepengehenættele. Lønarterne kal både debitere og kreditere for, at bogføringen temmer. Ønke forkellige lønarter bogført på en amlet linje, kal tekt, kontonummer og reten af opætningen på kontoplanlinjerne være en for alle lønarter. Nultille Ferie fra forrige år, eller der lave manuelle korrektioner til feriepengeopparingen, kal bogføringen af feriepengeforpligtigelen håndtere på følgende lønarter: Lønart 510 og 512, kal bogføre på nedentående afhængig af optjeningår: idt år forrige + øvrige år 5.8. af kyldig ferietillæg for funktionærer en giver mulighed for at bogføre det løbende opparede ferietillæg på funktionærer. Det gøre ved at opætte kontonummer på følgende lønarter: Lønart 4008 kontering ferietillæg indeværende år: Debet på driftkonto / kredit på ferietillæghenættele Når en funktionær bliver fratrådt bliver ferietillægget nultillet i ferieregnkabet. Denne nultilling kan bogføre via nedentående lønarter. Ferietillægget om bliver beregnet i den måned om funktionæren fratræder, bliver ført nultillet måneden efter funktionæren fratræder. : Lønart Fratr. nultil ferietillæg nultiller idte år optjente ferietillæg. : Debet på driftkonto / kredit på ferietillæghenættele Lønart Fratr. nultil ferietillæg nultiller indeværende år ferietillæg. Ferietillægget om bliver beregnet i den måned om funktionæren fratræder, bliver ført nultillet Side 16 af

17 måneden efter funktionæren fratræder.: Debet på driftkonto / kredit på ferietillæghenættele af ferietillæg korrektion på lønart 601 på en af følgende lønarter: indeværende år idte år forrige + øvrige år 5.9. Difference Såfremt der benytte en eller flere lønarter, der ikke er oprettet i kontoplanen, vil bogføringbilaget udvie en difference. De lønarter om ikke er med i kontoplanen, kal oprette på en konteringlinje i den aktuelle kontoplan. Såfremt en lønkørel har været godkendt med differencen og du foretager en rettele af kontoplanen, kan du køre et nyt bogføringbilag under menupunkterne Opætning, Kontoplan, Kontoplan og Kontrol af bogføring. Ønker du et nyt bogføringbilag er det muligt at betille en omkørel af bogføringen ho Vima Løn hotline, hvor der bliver dannet et nyt bogføringbilag til den nye kontoplan. Er der difference på et bogføringbilag kan du evt. danne bilag med pec og e hvilke medarbejdere der ikke temmer. Find medarbejderne løneddel og kontrollere om de anvendte beløb og lønarter er med i kontoplanen: 1. Hent bogføringbilag med pec. fra din lønkørel 2. Sorter filen evt. Arbejdgiver og dernæt medarbejder 3. Klik på fanen Data a. Vælg ubtotaler b. I feltet Ved hver ændring, vælg Medarbejder c. I feltet Anvend funktionen, vælg Sum, d. I feltet Subtotaler, vælg debet og kredit e. Klik OK 4. Klik på 2-tallet i ventre ide af Excel arket, for at e en ubtotal pr. medarbejder 5. Lave en formel på kolonne 2 minu kolonne 1 6. Find herefter differencen 7. Klik på + ud for den medarbejder, hvor der er en difference 8. Hent lønedlen for pågældende medarbejder i Vima Løn 9. Tjek lønarter på lønedlen om de ogå er med i bogføringbilag med pec. 10. Tilføj evt. manglende lønarter i kontoplanen Side 17 af

18 11. Kør omkørel af bogføring a. Klik på Opætning/Opætningrapporter i Vima Løn b. Vælg i Højremenuen Omkørel af bogføring c. Angiv kørelordre d. Klik på OK 12. Når bogføringen er kørt om, kør Rapporten bilag og e om dit bogføringbilag nu temmer, eller tart fra punkt Oprettele af orteringkode Der ligger en tandardorteringkode kaldet 'SD'. Denne kan ikke ændre, men kan kopiere over i egen orteringkode, eller der kan oprette en ny orteringkode. En orteringkode kan navngive med 2 karakterer, der kan betå af både tal og bogtaver. Bekrivelen af en orteringkode kan betå af 30 karakterer. Der kan ortere på følgende 11 kontoplanfelter: Afdeling Aflønning Input.Kode Inputværdikode fra lønart 1106,1107,1250,1251 Kontonr kontonummer fra kontoplan Løngruppe Medarb. - Medarbejdernummer Still.kat. - Stillingkategori Udbetted Udbetalingted Valgfri1 Valgfri2 Valgfri3 Valgfri4 Valgfri5 Valgfri6 Sådan oprette en orteringkode: 1. Vælg Opætning, Kontoplan og Sorteringkode 2. Klik på Ny 3. Angiv en kode og angiv en tekt 4. Klik på OK Side 18 af

19 5. I højremenuen vælger du Kontoplan feltopbygning 6. Klik på Ny 7. Angiv i feltet Placering 1 og find det kontoplanfelt, du ønker om placering nr. 1, f.ek. Afdeling. 8. Klik på Gem Gentag punkt 5 til 8 for flere kontoplanfelter. Såfremt du ønker, at medarbejdernummer kal fremgå af bogføringen, er det muligt at oprette dette kontoplanfelt om det idte felt i kontoplan feltopbygning. I Sorteringkoden er det muligt at vælge 'ja' eller 'nej' til idekift for hver gang, der ker en ændring i det førte kontoplanfelt. Det er kun relevant ved anvendele at html filen. 7. Ændring af tekt på kontoplanfelt Der kan ændre tekt på følgende kontoplanfelter til bogføringbilaget: Afdeling Aflønning Input.Kode Inputværdikode fra lønart 1106,1107,1250,1251 Kontonr kontonummer fra kontoplan Løngruppe Medarb. - Medarbejdernummer Still.kat. - Stillingkategori Udbetted Udbetalingted Valgfri1 Valgfri2 Valgfri3 Valgfri4 Valgfri5 Valgfri6 Sådan ændre tekten: 1. Vælg Opætning, Kontoplan og Kontoplanfelt 2. Dobbeltklik på det kontoplanfelt, du ønker at ændre tekten på 3. Angiv en ny bekrivele 4. Klik på OK Side 19 af

20 Den tekt, du har angivet, vil optræde både på bogføringbilaget og bogføringfilen kolonneoverkrifter. For felterne 'Valgfri1' til 'Valgfri6' vil den tekt, du har angivet, være den tekt der nu vie på Anætteleforhold. 8. Periode på kontoplan Det er muligt at vælge, hvornår en kontoplan kal være gyldig fra. Denne funktion bør kun anvende ved kift i dato for anvendele. Evt. nye lønarter oprette med tartdato fra kontoplanen oprettele. Dette gøre ålede: 1. Vælg Arbejdgiver, Arbejdgiver tamoplyninger 2. Klik på Ny periode 3. Angiv en ny periode tartdato 4. Angiv en ny kontoplan 5. Klik på OK Vima Løn vil herefter anvende den kontoplan, hvor lønperiodelut fra dip.datotype har den ældte dato. Dv. at for lønkørler, hvor der er forudlønnede og bagudlønnede i amme kørel, vil den bagudlønnede betemme kontoplanen. Ekempel Lønperioden for bagudlønnede er: 1.10.XX XX Lønperioden for forudlønnede er: 1.11.XX XX. Kontoplanen er periodieret til at gælde fra 1.10.XX. Da de bagudlønnede har den lavete dato, vil det være de bagudlønnede, der betemmer, hvilken kontoplan der kal benytte. 9. Oprettele af flere kontoplaner Det er muligt at have forkellige kontoplaner på forkellige arbejdgivere. Du kan ogå have forkellige kontoplaner på udvalgte medarbejdere. I die tilfælde oprette å mange kontoplaner, om der er behov for, og kontoplanerne tilknytte de forkellige arbejdgivere eller medarbejdere. Ved mindre afvigeler på afdeling eller lign. anbefale at anvende gruppe-kontering (e afnit 3.2) Side 20 af

21 10. Tildeling af afvigende kontoplan til medarbejder Det er muligt at have en afvigende kontoplan for en enkelt medarbejder eller for en gruppe af medarbejdere. Tag en kopi af firmaet normale kontoplan ålede: 1. Vælg Opætning, Kontoplan og Kontoplan 2. Angiv kontoplan 3. Klik på Find 4. Klik på Kopier 5. Angiv en ny kontoplankode, f.ek. 'A2' amt et kontoplannavn 6. Angiv en Gyldighed 7. Klik på OK Ret kontoplanlinierne om bekrevet i punkt 3.3 for de lønarter, hvor konteringen kal ændre. Indæt afvigende konteringkode på Medarbejder, Anætteleforhold. I bogføringen vil konteringen for arbejdgiver fremkomme amlet, om betemt i orteringkoden, men de medarbejdere, der har afvigende kontering, vil tå på en elvtændig bogføringlinie, hvor de afviger fra reten. Det er på denne måde muligt at lave en afvigende kontering for en enkelt konto eller for en hel kontoplan. På rapporten bilag med pecifikationer vie hvilken kontoplan der er anvendt på den enkelte medarbejder, å det altid er muligt at få et overblik over, om der er medarbejdere der har tilknyttet en afvigende kontoplan. 11. Fordeling af lønudgifter Ønke udvalgte lønarter fordelt med et fat beløb eller en procentdel, kan dette opætte på udvalgte medarbejdere. 1. Vælg Medarbejder og Anætteleforhold 2. I højremenuen vælger du Fordeling af lønudgifter 3. Angiv lønarten der ønke fordelt 4. Angiv fradato 5. Angiv tildato (åfremt der ikke angive tildato indætte ) 6. Vælg hvilket kontoplantelt der ønke fordelt til f.ek. Afdeling 7. Angiv værdi for kontoplanfelt f.ek. Afdelingnummer 8. Vælg procent eller beløb og angiv værdi 9. Klik på OK Side 21 af

22 10. Gentag oventående åfremt du kal fordele på flere lønarter Der kan fordele lønudgifter pr. lønart på følgende kontoplanfelter: Afdeling Udbetalingted Valgfri 1 Valgfri 2 Valgfri 3 Valgfri 4 Valgfri 5 Valgfri 6 For at kontoplanfelterne kan vælge til fordeling af lønudgifter, kal kontoplanfelterne indgå i arbejdgiver orteringkode. Der kan oprette lønfordeling på de lønarter der finde i rapporten bilag med pecifikationer når du kal ætte fordelingen op på medarbejderen, Det betyder at lønarterne under Peronlig ater ikke kan anvende til fordeling af lønudgifterne Omkørel af fordelte lønudgifter Det er muligt at få fordeling af lønudgifter med i en omkørel af bogføring eller i rapporten Kontrol af bogføring på tidligere lønkørler. 12. Inputkontering på udvalgte lønarter Såfremt enkelte poteringer ønke bogført på en anden konto er der mulighed for at indætte en anden konto ved regitrering af lønarten. Der er mulighed for at anvende inputkontering på følgende kontoplanfelter Afdeling Udbetalingted Kontonummer Valgfri1 Valgfri2 Valgfri3 Valgfri4 Side 22 af

23 Valgfri5 Valgfri6 For at kunne anvende inputkontering kal kontoplanfeltet være med i orteringkoden. Der vil herefter blive åbnet for felterne ved indtatning i følgende: Variable lønoplyninger Fate lønoplyninger Fælleregitering, variable lønoplyninger Fælleregitering, fate lønoplyninger Inputkontering overtyrer en evt. fordeling der er at op på en lønart ho medarbejderen. 13. Kontrol af ny opætning af kontoplan og orteringkode For at kunne e de ændringer, du har foretaget på dit bogføringbilag, det kan f.ek. være ændring af kontonummer eller en anden ortering, er der forkellige muligheder. I menupunkterne Opætning og Kontoplan kan anvende rapporten: Kontrol af bogføring. Denne funktion udkriver et bogføringbilag fra tidligere lønkørler med den nye opætning. Dog ikke tidligere end gyldigheddatoen på kontoplanen. Rapporten anvender den orteringkode og kontoplan, der tår på arbejdgiver og en evt. afvigende kontoplan på relevante medarbejdere. Sålede udkrive Kontrol af bogføring: 1. Vælg Opætning, Kontoplan og Kontrol bogføring 2. Angiv Kørelordre 3. Angiv Arbejdgivernummer, åfremt der kun ønke bogføringbilag på en betemt arbejdgiver 4. Angiv Ja i datafil output, hvi du ønker en excelfil 5. Klik på OK I menuen Opætning og Opætningrapporter kan anvende rapporten: Kontoplaner Denne rapport giver et amlet overblik over kontoplanopætningen. Side 23 af

24 1. Vælg Opætning og Opætningrapporter 2. I højremenuen vælger du Kontoplaner 3. Angiv kontoplan eller ønker du en rapport over alle kontoplaner, kal feltet være blankt. 4. Angiv evt. gyldig pr. 5. Klik på OK 14. Udkrivning af bogføringbilag Sammen med lønkørlen danne rapporten bilag om både html og cv fil. bilaget i den enkelte lønkørel kan finde ved at e i menupunkterne Lønadminitration og Udkrifter fra lønkørel, og vælge den relevante kørel. Rapporten kan ogå danne ad hoc ved at gå ind i menupunkterne Rapporter og Rapporter, i højremenuen vælger du bilag. Reultatet af denne rapport vil vie det bogføringbilag der blev dannet i lønkørlen med mindre der er afviklet en omkørel. Rapporten udeende vil afhænge af opætningen på orteringkoden og kontoplanen amt evt. inputkontering. 15. bilag med pecifikationer Denne rapport kan afvikle ammen med lønkørlen, men er frivillig, og kal tilmelde under menupunkterne Arbejdgiver og Arbejdgiver tamopl. I højremenuen vælger du Rapporterbetilling og angiver en dato for at rapporten kal køre med i fremtidige kørler. Den kan ogå afvikle ad hoc ved at gå ind i menupunkterne Rapporter og Rapporter. I højremenuen vælger du bilag med pec. Rapporten har en fat rækkefølge af kolonner. Indholdet af kolonnerne betemme af opætningen på kontoplanen på arbejdgiver/medarbejder. F.ek. finde kolonner med hhv. KTO-afdeling og Afdeling. Den førte vier evt. inputkontering/kontant i bogføringen, den anden kolonne vier regitreringen på medarbejder. Indholdet i kolonnerne Valgfri 1 6 (eller defineret navn fra Kontoplanfelter) vie kun med reultatet fra konteringen. 16. Kontonummeroverigt fra kontoplan SD Standardkontoplanen SD ændrer ig løbende i Vima Løn, når der kommer nye lønarter i Lønartkataloget. For at e en overigt over kontoplan SD, kal du i menuen vælge: 1. Vælg Opætning, Opætningrapporter og Kontoplaner Side 24 af

25 2. Angiv kontoplan 3. Angiv Gyldig pr. 4. Klik på OK Der danne nu en fil, med den aktuelle SD-kontoplan. Side 25 af