Versionsbrev. LUDUS version Den 5. juli J.nr V

Transkript

1 Versionsbrev LUDUS version Den 5. juli 2012 J.nr V CSC Scandihealth A/S, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N Tlf , fax , scandihealth@csc.com CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse 1. Leverancens omfang Fremgangsmåde for ibrugtagning Generelt System og underliggende funktioner Kursist og underliggende funktioner Tilkøb System og underliggende funktioner... 8 Den 5. juli 2012 Side 2 af 8

3 1. Leverancens omfang På vores hjemmeside finder du en vejledning i, hvordan du opdaterer. Adressen er: Her vælges LUDUS i boksen Mere information til højre. Download LUDUS (databaseopdatering og programmel) fra vores hjemmeside: Den 5. juli 2012 Side 3 af 8

4 2. Fremgangsmåde for ibrugtagning 1. Husk der skal tages en sikkerhedskopi af databasen. Hvis I på din institution bruger LUDUS Web, skal LUDUS Web Servicen stoppes imens databasen opdateres. 2. Udfør databaseopdatering version Installér LUDUS programmel på alle arbejdsstationer. Nu er opdateringen færdig. Den 5. juli 2012 Side 4 af 8

5 3. Generelt 3.1 System og underliggende funktioner Udtræk >> Tilbagemelding.dk...: Her er der lavet to justeringer. Kursist alder <: Her er der lavet en ændring så vinduet nu lukker op med en foreslået alder på 30. Tidligere var den foreslåede alder 25 år. I perioden fra: til: Det er nu muligt i feltet til: at skrive en dato frem i tiden, således at skolen har mulighed for at indsende data på kursister, der fx starter frem i tiden. Det kunne være dem, der starter efter sommerferien. Hvis man vil indberette de kursister, der starter efter sommerferien kan til:-datoen fx være Kursist og underliggende funktioner Tilmeld til undervisning (guiden): Her er der lavet en rettelse således, at guiden igen kan bruges til optagelse via venteliste. Nu bliver kursisten optaget på ventelisten i alle situationer. Der kunne opstå følgende fejl, når man brugte guiden Tilmeld til undervisning : I visse situationer kunne der ved optagelse på venteliste/eller indmeldelse på hold ske følgende: Kursisten fik den/de forventede posteringer i kursistens regnskab, men kursisten kom ikke ind på ventelisten/blev ikke optaget på holdet. Fjernede man en kursist fra venteliste (via guiden), kom de forventede posteringer i kursistregnskabet, men vedkommende blev ikke slettet fra ventelisten. Værktøj til at finde kursister der ikke findes på en venteliste eller på et hold, men som er opkrævet betaling. Desværre er det ikke en let sag for systemet at afgøre hvilke kursister, der kan være fejlbefængte. Derfor vises der mange kursister i vinduet. Når der klikkes på kursisten, er der lavet nogle farvekoder i den midterste del af vinduet: En blå (cyan) der viser ret ufarlige tilmeldinger. En rød der viser mere tvivlsomme transaktioner. Det er vigtigt først og fremmest at kontrollere de holdtilmeldinger/optag på venteliste, der har røde markeringer og dem som vedrører de kommende holdstarter. Den 5. juli 2012 Side 5 af 8

6 Kursist >> Kontroller posteringer : Læs hjælpen til vinduet for at få mere information om brugen af vinduet. Det kan være en god ide at søge ud på afdeling og med mærke i Kun fremtidige moduler. Eksempler på fremsøgte kursister med blå (næsten ufarlig) markering: Af regnskabet fremgår det, at vedkommende har fået opkrævet deltagerbetaling 2 gange og fået det retur to gange. Vedkommende er ikke tilmeldt hold (se kolonne MK (MK = modulkursist)) eller venteliste (se kolonne VO(VO = Venteliste optagelse)). Den 5. juli 2012 Side 6 af 8

7 Eksempler på fremsøgt kursist med røde markeringer: Ovenfor drejer markeringen sig om en tilmelding, der tilsyneladende er meget gammel (holdstart 0309). Men i øvrigt ses, at der er posteringer vedrørende holdtilmeldingen, der neutraliserer hinanden, men vedkommende er ikke på hold/venteliste. Bemærk at der ikke er kryds i kolonnen UM (UM=Undervisningsmodul), hvilket tyder på, at et hold har ændret holdid. Ovenrfor er et virkeligt grimt tilfælde, hvor der let kan være tale om fejl. Der er en deltagerbetaling, men kursisten er ikke optaget på hold eller ventelisten (ingen x i MK eller VI kolonne). NB! Selv om der er sat farver på nogle linjer, kan der skjule sig fejl i andre linjer. Der skal være stort fokus, hvis der ikke er mærker i en af de to første kolonner. Når alle afdelinger er kontrolleret igennem, og der er sat Ja i Kontrolleret, er det nødvendigt at søge kursister frem igen uden at der er sat afdeling på. Dette skal gøres for at finde de kursister, der kun har posteringer i regnskabet, men ikke er tilmeldt hold eller optaget på venteliste. Det er dem, der er forsøgt tilmeldt på VUC for første gang, og hvor det er gået galt. Den 5. juli 2012 Side 7 af 8

8 4. Tilkøb 4.1 System og underliggende funktioner Udtræk... >> IMS Enterprise...: (Til Fronter) Her er der lavet en rettelse således, at når lærere tilknyttes rum, tilknyttes de som administratorer af hold-rummet i Fronter. Pt. kan der på nyoprettede holdrum i Fronter være lærere, der er tilknyttet med kun skriverettigheder. For at få dem tilknyttet med administratorrettigheder er der nødvendigt med et oprydningsudtræk. Oprydningsudtrækket laves på følgende måde: Dvs. der skal laves et udtræk hvor der IKKE er mærke i Smart slet, og hvor der SKAL være mærke i Tvungen oprettelse...: Kursister, Lærere, Øvrigt personale og Hold. Bemærk! at dette udtræk tager lang tid i forhold til normaludtrækket. Næste udtræk skal efterfølgende sættes tilbage til standardudtrækket, altså MED mærke i Smart slet, og IKKE mærke i Tvungen oprettelse...: Kursister, Lærere, Øvrigt personale og Hold. Den 5. juli 2012 Side 8 af 8