Referat styregruppemøde 6 den 28. november 2014

Transkript

1 Referat styregruppemøde 6 den 28. november 2014 Tilstede: Rene Block Mørkeberg, Gregers Christensen, Søren Meyer, Birgitte Søndergaard Laursen, Frank A. Mathiasen; Michael Huss Svejstrup, Jakob Jersild, Kim Mikkelsen, Flemming Rasmussen (referent) Afbud: Dorte Schmidt Styregruppen sammensætning er ændret ved at Jakob Jersild og Kim Mikkelsen er indtrådt, og Sabrina Vogt Drinnan er udtrådt. Dagsorden Indledning - dagsorden Referatet fra sidste møde Status CRM - projektet Økonomi Evt. 1. Indledning - dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Referatet fra sidste møde Kommentarer til referat fra sidste møde er, at der ikke foretages yderligere i forhold til Datatilsynet. Der er hentet en lokal backup af CRM databasen til forvaring på Cphbusiness. 3. Status CRM - projektet Lagerpladsen i skyen er nu anvendt 68%, og forbruget stiger nu kun svagt efter at alle studerende fra 1. januar 2009 er trukket over i CRM. Der forventes ikke behov for udvidelse af lagerpladsen det næste år. Antallet af licenser er nu fuldt udnyttet med 100%, og det skyldes, at den annoncerede oprydning hvor Flemming vil fjerne brugere som reelt ikke anvender CRM licensen ikke er gennemført. Styregruppen er enige i, at hvis der er brug for yderligere licenser skal de købes. En licens koster ca kr. om året. Tiden siden 1/ er gået med at introducere de to nye projektmedarbejdere, Vibeke Rostgaard Schmidt og Maria Kronow. Det er Flemming som har stået for introduktionen til CRM og til projektet, og begge er nu kommet så godt i gang at de har fået selvstændige ansvarsopgaver i projektet. Projektplanen blev gennemgået på et overordnet niveau. Generelt holder den samlede plan med færdiggørelse af alle opgaverne inden for tidsfristen 1. oktober Men enkelte opgaver er nu forsinkede. FR / Styregruppemøde 6 referat 1

2 1.0 Alle studerende fra EASY over i CRM Opgaven er teknisk udført så der trækkes studerende fra 1. januar 2009 med data om studiestart, slutdato, evt. frafald mm. For at kvalificere trækket og validere data sammenlignes tallene med øvrige afdelingers opgørelser over samme data, f.eks. statistik over færdiggørelser. Skæringsdatoen for CRMs anvendelse til statistikker og udtræk er 1. januar Der fokuseres derfor kun på tal efter denne dato. Ved at sammenligne færdiggørelsestal fra rektoratet med CRM er der tydeligvis afvigelser. I 2013 er der opgjort 1384 færdige studerende og det tilsvarende tal i CRM er I øjeblikket er studieadministrationen i gang med at rydde op i fejlregistreringer i EASY, så opgaven med datavalidering i CRM er midlertidigt indstillet. Nogle af afvigelserne skyldes forskellige periodiseringer. Der er fundet eksempler på, at Afgangsdatoen i EASY er indtastet væsentligt forskellig fra den faktiske færdiggørelsesdato og dermed bliver færdiggørelsen for den studerende i CRM rykket til næste opgørelsestermin. I eksemplet nedenunder har den studerende afsluttet sidste fag på uddannelsen d. 17/6-2011, men afgangsdatoen er registreret til 20/ Det betyder, at den studerende blev talt med i færdigopgørelsen d. 16/ ud fra sidste fag, men i CRM ligger færdiggørelsen efter denne dato og kommer derfor først med i opgørelsen d. 16/ Et andet eksempel er registrering af udenlandske studerende med en forkert studiestartdato: FR / Styregruppemøde 6 referat 2

3 Indmeldelsesdatoen er 12/ men studiestarten er skruet tilbage til 1/ fordi man ønsker at disse studerende ikke kommer med ud i nogle oversigter. Konsekvensen er, at de pågældende studerende slet ikke kommer med over i CRM fordi de ligger med studiestart før 1/ Styregruppen var enige i, at datakvaliteten i EASY skal være korrekt så udtræk fra CRM er valide og troværdige. Når CRM projektet genoptager datavalideringen kontakter Flemming Birgitte for at gennemgå eventuelle forskelle. 1.1 Faktabokse Faktabokse er en fælles betegnelse for forskellige statistiske opgørelser fra CRM. Dorte Schmidt har netop afleveret en oversigt over ønsket ledelsesinformation placeret i et årshjul som vil udgøre kravspec for opgave International Det internationale område bliver der arbejdet intenst med, og der holdes jævnlige møder med afdelingen for at afdække hvorledes CRM kan understøtte optagelsesprocessen og den efterfølgende registrering i EASY. 1.3 Sporing Sporing dækker etableringen af statistiske udtræk som viser de studerendes forløb gennem uddannelsen. Og i et længere perspektiv skal sporingen omfatte de studerendes færden fra vugge til grav. Opgaven er ikke startet. 2.0 Version 2 Version 2 dækker over en videreudvikling af CRMs anvendelse til praktikpladsprocessen. Især opgave med automatisk overførsel af den studerendes praktikpladsregistrering på en webformular til en praktikaftale i CRM er central og meget efterspurgt. Opgave er sat i bero da det rent teknisk på nuværende tidspunkt ikke kan lade sig gøre at differentiere evalueringerne ud fra eksempelvis uddannelse. 2.1 Vejlederinfo webformular Denne opgave er en del af Version 2 men trukket ud som selvstændigt hovedpunkt fordi den er stærkt efterspurgt og dermed en kerneopgave. Opgaven består dels i at etablere mulighed for at give et hurtigt FR / Styregruppemøde 6 referat 3

4 overblik over en virksomhed enten til vejleder før praktikplads besøget eller til salgsafdelingen før et salgsmøde. Og opgaven består i at etablere forskellige webformularer som åbner op for at ikke licenserede brugere kan registrere begivenheder direkte i CRM, eksempelvis gæsteforelæsere, virksomhedsbesøg mm. Denne opgave er i fuld gang. 3.0 Udviklingskontrakten Opgaven med at trække dokumentation til udviklingskontrakten er i fuld gang, og der er en løbende kontakt til kvalitetsafdelingen. 3.1 Samarbejdsaftaler Opgaven er ikke påbegyndt. 5.0 Kommunikation Opgaven udføres løbende med informationer til modtagere og interessenter, og der oprettes en selvstændig CRM underside på Intranettet. Der er et ønske om at CRM projektgruppen adviserer involverede afdelinger i god tid før de skal yde bidrag til projektet. 4. Økonomi FR / Styregruppemøde 6 referat 4

5 Budget for 2014: (Budget for 2015: ) 5. Evt. Bliver evalueringsrapporterne anvendt? Evalueringen har nu kørt i 3 semestre og det er tid til at begynde at lave historik for at vise ændringer over tid. Flemming er i dialog med Dorte og giver forslag til at vise historikken, som også vil blive sendt til Søren og Rene. Søren Meyer følger op på de studerendes evalueringer og Rene Mørkeberg på virksomhedernes evalueringer. Næste møde 23. januar 2015 kl. 9.00, Nansensgade. FR / Styregruppemøde 6 referat 5