4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreassen) a. Vedligeholdelse 2015, projekter PRA er ansvarlig for, projekter i henhold til Budget 2015.

Transkript

1 Kgs. Lyngby, Kundenr Sagsnr Dok.nr Direkte tlf REFERAT E/F Eremitageparken bestyrelsesmøde Mødested: i Selskabslokalerne, Eremitageparken 335 Mødedato: 19. august 2015 klokken Fremmødte: Bestyrelsen: Trine Bischoff Jacob Lundgaard, Lyngby-Taarbæk Kommune, Center for Arealer og Ejendomme, att. Henrik Eilsøe Charlotte Heier, Nordea Ejendomsinvestering A/S Erik Husmark Flemming Palshof Suppleanter: David Söderberg Carl Erik Munk Pedersen Andre: Deas: Projektleder Per Rønn Andreasen Administrator Christiern Rackham Håkansson Afdelingsdirektør Per Holm (afbud) Inspektør: Per Jensen Referent: Christiern Håkansson Dagsorden: 1. Rapportering om ejerforeningens økonomi for perioden januar juli 2015 a. Budgetopfølgning eftersendes 2. Meddelelser fra formand Trine Bischoff DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg a. Tilsynsførende med selskabslokalerne, Gerda, fraflytter ejendommen. Der skal findes en afløser til tjansen. b. Status på støjværn c. Kommuneplantillæg for trace langs motorvejen, orientering. 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen a. Vedligeholdelse 2015, projekter inspektøren er ansvarlig for, i henhold til Budget b. Fjernvarmeprojekt, Holte fjernvarme arbejder på et projekt. c. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreassen) a. Vedligeholdelse 2015, projekter PRA er ansvarlig for, projekter i henhold til Budget b. 5. Meddelelser fra administrator a. Budget 2016; bestyrelsen samler løbende over året sammen til den endelige prioritering af budget 2016 sidst på året. Tel info@deas.dk cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding ejd.8-436

2 b. 6. Næste møde Det forventes dagsordenen er gennemgået på cirka 1½ time. Servering vil foregå herefter. 1. Rapportering om ejerforeningens økonomi for perioden januar juli 2015 Christiern Håkansson fremlagde rapportering for perioden. Udgifterne til løbende vedligeholdelse havde været lidt lavere end budgetteret. Der var flere planlagte vedligeholdelsesarbejder der endnu ikke var igangsat. Nærmere orientering om projekterne ville blive gennemgået under dagsordens punkter 3 og 4. Der var lavere forbrug af elektricitet til fælles belysning. Der var udført energibesparende foranstaltninger på fællesarealer. Foreningen havde stadig en del opsparingskonti i diverse banker. Der var få restancer til ejerforeningen og generelt var ejerne gode til at betale til tiden. 2. Meddelelser fra formand Trine Bischoff. a. Tilsynsførende med selskabslokalerne, Gerda, fraflytter ejendommen. Der skal findes en afløser til tjansen. Inspektøren havde haft kontakt med en mulig afløser. Bestyrelsen meddelte inspektøren kunne indgå aftale med den kandidat han fandt bedst. b. Status på støjværn. Formanden havde været henvendt sig til Vejdirektoratet. De havde oplyst arbejdet var endeligt godkendt og sættes i værk. Anlægsperioden ville være fra 1. oktober 2015 til marts Entreprenørfirmaet Zacho Lind A/S var af Vejdirektoratet valgt til udførelsen. Trine Bischoff holdt sig løbende orienteret om sagens fremskridt. c. Kommuneplantillæg for trace langs motorvejen, orientering. Trine Bischoff orienterede kort med henvisning til materiale fra Lyngby-Taarbæk Kommune (lokalplaner kan findes på kommunens hjemmeside ). Der var en kort generel debat om de ubebyggede arealer i ejerforeningens nærhed. Ejerforeningen havde ikke direkte indflydelse på beslutningerne. 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen. a. Vedligeholdelse 2015, projekter inspektøren er ansvarlig for, i henhold til Budget Intet. b. Fjernvarmeprojekt, Holte fjernvarme arbejder på et projekt. Per Jensen havde haft besøg af repræsentanter fra Holte Fjernvarme, som arbejdede på et muligt projekt om fjernvarmeforsyning til blandt andet Eremitageparken. Repræsentanterne havde fået indblik i det aktuelle varmeforsyningsanlæg. Der var endnu ikke modtaget priser på installationsomkostninger eller fremtidige priser på fjernvarme (MWh). Per Jensen og Per Rønn Andreasen oplyste at fjernvarmeudbydere ofte tilbyder konverteringen til fjernvarme betales af leverandøren, altså gratis for ejerforeningen. Samtidig ville fjernvarme betyde en høj forsyningssikkerhed. Ejerforeningens kontrakt med E-on genforhandles hvert tredje år. Der er deklaration om forpligtelse til at have fungerende LKV-anlæg (lokal kraft varme) i Eremitageparken. Dette forhold måtte tages i betragtning ved eventuel konvertering til fjernvarme. 2/5 ejd

3 Det kunne være en fordel for ejerforeningen ikke selv at have drift og vedligeholdelse af gaskedler med tilhørende kaskadestyringsanlæg. Formanden og Per Rønn Andreasen ville deltage i møde hos Lyngby-Taarbæk Kommune den 22. september 2015 om fjernvarme og energioptimering. c. Diverse i. Port Porten til Materielgården var slidt og burde skiftes. Inspektøren havde indhentet overslagspris på en ny port i lettere materialer til kroner eksklusive moms. Bestyrelsen godkendte udskiftning af porten. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreasen). a. Vedligeholdelse 2015, projekter PRA er ansvarlig for, projekter i henhold til Budget i. Vinduesbemaling Arbejdet var i gang. Der var aftale med tømrer-snedker om indberetning af antal af hængsler der skulle flyttes henholdsvis justeres. ii. Terrænbelysning SIF Gruppen var valgt til at udføre arbejdet med opdeling af grupper til udbudspriser fra forrige år. Arbejdet går i gang ultimo august måned. iii. Betonrenovering Christiansen & Essenbæk var valgt. Arbejdet udføres til de samme enhedspriser som ved sidste renovering. Registrering af betonskader skulle foretages den følgende uge. Herefter ville de registrerede skader blive vurderet efter væsentlighed i forhold til budgettet. Selve arbejdet udføres i september måned. Arbejdet omfatter alle grupper. i. Styring varmecentral (kedelstyringsanlæg) Weishaupt var sat på sagen. Kedlerne gik ofte på overkog igen og anlægget skulle hver gang genstartes manuelt. Der var foretaget justeringer, der indtil videre fungerede, selvom det ikke var en optimal indstilling af centralens ventiler. En større ombygning af shunt-system ville blive udført senere på året. Bestyrelsen godkendte at ombygningen udføres. Weishaupt var bedt give tilbud på fast serviceaftale vedrørende fyringsanlægget. ii. Kloakrenovering Arbejdet var halvvejs. Arbejderne i centergruppen var færdige og arbejderne i gruppe 1 var næsten færdige. Projektet afspejler forsikringssagen. Projektet omfattede de 10 boligblokke, ikke rækkehusene. I centergruppen afledes regnvand særskilt. Der manglede rodskæring i regnvandsledningerne. b. Diverse i. Filmindspilning Centropa ville indspille film i Eremitageparken. De skulle bruge to boliger, en beboet og en tom. indspilningerne ville pågå oktober måned Formanden og Charlotte fra Nordea ville lægge lejligheder til. ii. Projekt om vinduesudskiftning og facaderenovering Per Rønn Andreasen havde som aftalt udarbejdet et overslag på pris ved udarbejdelse af projektoplæg til facaderenovering med udskiftning af døre og vinduer. Arkitekt hos DEAS havde set på oplægget. 3/5 ejd

4 Udgangspunktet var at facaderne skulle udføres i vedligeholdelsesfri materialer. Der var arbejdet med tre muligheder: a) Udseende som eksisterende facader b) Ændret fordeling/placering af vinduer og døre c) Facader rykkes frem på gadesiden så den værende smalle altan inddrages i boliger. Pris på projektforslaget var udregnet ved: 50 timer til arkitektarbejde timer til ingeniørarbejde PCB-undersøgelser og konsekvensberegninger Samlet cirka kroner eksklusive moms Hertil kommer tid til økonomiske beregninger og andet I alt kroner inklusive moms. Erik Husmark spurgte om det kunne indarbejdes forslag til moderne ventilationsløsninger. Han ville sende materiale til Per Rønn efter mødet. Bestyrelsen godkendte Per Rønn Andreassen skulle sætte arbejde med projektoplæg i gang. 5. Meddelelser fra administrator. a. Budget 2016; bestyrelsen samler løbende over året sammen til den endelige prioritering af budget 2016 sidst på året. Se tidligere på mødet. Formanden havde haft møde med Haas om tilbud på to nye legepladser til budget b. Diverse i. Ansøgning om erhverv En ejer havde søgt om bestyrelsens godkendelse af erhverv i ejerlejlighed. Der var tale om en sundhedsklinik. Der var debat om emnet. Formanden henviste til gældende vedtægter. Bestyrelsen gav afslag. Administrator skulle skrive til ejeren med afslag. 6. Næste møde. Næste bestyrelsesmøde holdes i Selskabslokalerne den 29. oktober 2015 klokken Der ville være spisning klokken Dirigenten hævede bestyrelsesmødet kl og takkede for god ro og orden. Referent Christiern Håkansson Bestyrelsen: Trine Bischoff, formand Jacob Lundgaard 4/5 ejd

5 Charlotte Heier Erik Husmark Flemming Palshof 5/5 ejd