Indhold. Den medadministrerende 3 ej erboligforening. Indledning 4. Administration 5. Opkrævning 7. Bestyrelse 12. Afslutning 13

Transkript

1

2 Indhold Vagn Noach Den medadministrerende 3 ej erboligforening Vagn Noach Statsautoriseret revisor Indledning 4 Øresunds Alle Dragør Tlf Administration 5 Født : Kontoruddannelse i ØK 1960: Revisorelev i Revisionsog Forvaltnings-Instituttet A/S 1962: Regnskabsmedarbejder hos Birch og Krogboe I/S 1963: Revisorassistent hos Opkrævning 7 v. Spang-Thomsen, statsaut. Vedligeholdelse 9 revisor 1964: Revisor hos Harald Jensen, statsaut. revisor 1968: Revisor hos Christian Regnskab 10 Andersen, statsaut. revisor 1971: Bestalling som statsautoriseret revisor 1971: Partner i Revisions- Generalforsamling 11 aktieselskabet Vilh. Colding- Chr. Andersen 1975: Direktør i Revisionsaktieselskabet Vilh. Colding- Chr. Andersen 1983: Medlem af FSR's Responsumudvalg 1985: Formand for bestyrelsen i Revisionsaktieselskabet Vilh. Colding & Jens Pedersen 1990: Partner i BDO Scan- Revision Bestyrelse 12 Afslutning : Selvstændig virksomhed Særtryk - "Fup eller fakta" 14

3 Den medadministrerende ejerboligforening Af Vagn N oach En ejerforening er en sammenslutning af boligejere, der hver for sig ejer deres bolig. Den enkelte bolig har imidlertid fælles faciliteter med andre boliger. Det er derfor naturligt, at disse funktioner varetages i en fælles forening. Det må dog konstateres, at det er forbløffende få boligejere, der interesserer sig for dette fællesskab, selv om det både vedrører den daglige økonomi og i sidste instans bestemmer lejlighedens salgsværdi. I en ejerforening blev en gruppe på tre medlemmer for en del år siden enige om at stille op på generalforsam - lingen for at opnå en større indflydelse på foreningens aktiviteter. I 1983 blev de indvalgt i bestyrelsen, og i dag administrerer bestyrelsen selv foreningen. Når dette kunne lade sig gøre, var det dels fordi, de var meget engageret, og dels fordi de kunne købe den nødvendige ekspertise. I dag har denne forening et fuldt udbygget koncept for egen administration og er samtidig tilsluttet et netværk af specialister. Det er dette koncept, jeg gerne vil fortælle andre om. Jeg vil også gerne assistere med råd og dåd, hvis der skulle være behov for dette. Min erfaring siger mig nemlig, at der er god fornuft i at være aktiv, når man kan få mere ud af det! 3

4 Indledning Den ejerforening, der refereres til, omfatter 88 enheder med 8 opgange. Selve ejendommen er opført i Hovedparten af lejlighederne er beboelse, men ejendommen indeholder også en række erhvervslejemål. Foreningen administrerer en samlet omsætning på 1 million, og regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor. Normalt koster det kr pr. enhed (1993) at få administreret en ej erlej ligheds forening, og det vil i dette tilfælde sige et sted omkring kr Hertil kommer så revisorhonoraret. I denne forening klares administrationen for kr (1993), og der er en fast aftale med revisoren på kr inel. moms (1993). Alle bestyrelsesmedlemmerne aflønnes efter arbejdsindsats. Det afgørende for ændringen af det administrative var imidlertid ikke honoraret, men et ønske om en større effektivitet i foreningens forvaltning og en bedre sikring af dens penge. 4

5 Administration De administrative forhold omfatter nogle grundfunktioner - så som opkrævning af ydelser, betaling af regninger og lønninger, tilsyn med vedligeholdelsestilstanden, likviditetsstyring, regnskab, korrespondance samt generalforsamling med tilhørende valg. For at administrationen kan foregå mest praktisk, må ejerforeningen have et hjemsted. D.v.s. en adresse med tilhørende kontor med plads til mindst 5 personer. Kontoret kan også anvendes af viceværten, så alle ved, hvor de kan træffe ham i åbningstiden. Som en ekstra service over for medlemmerne kan der indføres et såkaldt informationsbrev, der udkommer et par gange årligt og som fortæller medlemmerne, hvad der foregår i ejendommen, på bestyrelsesmøder, hos restejer samt andet, der måtte have interesse. Det er naturligt at have et godt forhold til lejerne, og på opslagstavler i de enkelte opgange kan de også holdes orienteret. Ledelsen af en ejerforening indebærer en klargjort holdning, der skal være gennemgående i beslutninger. Holdningen går ud på, at foreningen er til for dem, der bor i ejendommen. Det indebærer, at ejendommen skal være i god stand, og bidraget til foreningen skal være konstant i en længere periode. Man må huske på, at mange har strakt deres økonomi til det yderste, når de køber en ejerlejlighed. Ved købet har de budgetteret med et bestemt bidrag til foreningen. Når dette er forholdet, findes det umoralsk at bidraget pludselig sættes op på grund af større reparationsudgifter. 5

6 Reparationsudgifter vil altid være tidsforskudt, og det bør være holdningen, at alle ejendommens beboere skal bidrage til disse reparationer - uanset om de flytter inden reparationsarbejdet rent faktisk udføres eller de flytter ind efter, det er udført. Den tidsmæssige forskydning må derfor løses enten gennem opsparing eller gennem optagelse af banklån, således at bidraget holdes på et konstant beløb og derfor kun påvirkes af den almindelige prisudvikling. (Se i øvrigt artiklen "Fup eller fakta" på side 14.) 6

7 Opkrævning Opkrævningen af fællesydelserne gaven del problemer i starten. Fra begyndelsen var det målet, at alle medlemmer skulle kunne anvende betalingsservice. Der gik imidlertid lang tid, inden det lykkedes at finde et EDB-program til betalingsservice, der både var godkendt af bank og Giro og samtidig var til at betale. Det lykkedes imidlertid, og herefter fulgte så oprettelse af alle medlemmerne med de nødvendige data og flere prøvekørsler, før foreningen endelig kunne udsende de første automatiserede opkrævninger. I dag går det nemt og smertefrit. Medlemskartoteket ajourføres løbende, og ca. 20 dage før betaling forfalder, oprettes en diskette. Denne udveksler herefter data med bank og Giro. De medlemmer, der ikke er tilmeldt betalingsservice, får tilsendt et indbetalingskort. Ca. 15 dage efter betalingsdagen får foreningen en diskette tilbage med alle indbetalinger. Er der restancer, bliver medlemmet straks rykket pr. telefon. Er der ikke betalt inden 15 dage, får vedkommende besøg af formanden. Hvis der stadig ikke betales sendes et brev, og derefter går restancen til retslig incasso med deraf følgende omkostninger. Denne effektive ryknings procedure har medført, at vi i dag ikke kender til tab på medlemmer. I foreningen har man den holdning, at man ikke skal have lov til at trække sin betaling på de andre medlemmers bekostning. 7

8 Er man ude af stand til at betale, henvender man sig til formanden, der prøver at hjælpe det pågældende medlem, så godt han kan. F.eks. kan medlemmet få tilbudt økonomisk vejledning, midlertidigt arbejde med trappevask, vinduespudsning eller andet, som der ellers skal betales for at få udført. Med hensyn til varmeregnskabet opkræves et fast beløb pr. andel. Det gør det nemt at administrere det afsluttende varmeregnskab og den enkeltes aconto indbetaling. 8

9 Vedligeholdelse Det kræver en plan at bringe en ældre, misrøgtet ejendom op til en ordentlig og forsvarlig standard. I ejendommen havde der været alt for mange lappeløsninger, og bestyrelsen besluttede at gribe vedligeholdelsen mere professionelt an. Man fik en uafhængig byggesagkyndig til at gennemgå ejendommen mod et forholdsvist beskedent honorar. Dette honorar blev tjent hjem mange gange gennem en langsigtet planlægning af renovering og vedligeholdelse af ej endommen. En af nøglefigurerne i en ejendom er viceværten, der rekvirerer håndværkere og godkender regninger. Er ejendommen for lille til at ansætte en fuldtids-vicevært, udbydes jobbet blandt medlemmerne. I denne forening viste det sig, at der var flere, der kunne tænke sig et bijob og som samtidig havde den fornødne praktiske erfaring. Det har siden vist sig at give en stor besparelse på håndværkerkontoen, at viceværten selv er direkte økonomisk interesseret i en strammere styring af håndværkerne. 9

10 Regnskab Der findes i dag en lang række EDB-programmer til bogføring. Det er derfor ikke noget problem at udarbejde en bogføring, opstille en balance og udfærdige et regnskab, når foreningens ledelse følger nogle fastlagte procedurer. I den omtalte forening anvendes et lille nemt bogføringsprogram og alle udgiftsbilag gennemses af formand, godkendes af vicevært og betales af sekretær. Med hensyn til opkrævninger debiteres en konto for det samlede beløb, der skal indgå, og denne krediteres så for indbetalingerne, hvorefter saldoen skal gå i nul. Hvis der opstår en saldo, skal denne stemme med det tilgodehavende beløb i følge opkrævningsprogrammet. Regnskabet opstiller foreningen selv, før det sendes til revision. Det har medført, at revisionshonoraret kan holdes på et passende lavt beløb. 10

11 Generalforsamling Generalforsamlingen er bestyrelsens karakterbog. Her gælder det om at være forberedt og fremlægge bestyrelsens synspunkter på en god og letforståelig måde. På den måde kan en i øvrigt kompetent bestyrelse regne med medlemmernes støtte og samarbej de omkring ledelsen af foreningen. Generalforsamlingen er ikke noget, der blot skal overstås hurtigst muligt. Den er bestyrelsens kontakt til medlemmerne og giver mulighed for at høre på og forklare synspunkter. Inden generalforsamlingen åbnes, bør bestyrelsen have sikret sig en kompetent kandidat til dirigentposten. Sørg for at gøre generalforsamlingen til en positiv oplevelse for de medlemmer, der møder op. Af hensyn til de medlemmer, der af den ene eller den anden grund ikke møder op, bør et referat af generalforsamlingen udsendes hurtigst muligt. 11

12 Bestyrelse Bestyrelsen vælges til at føre de beslutninger ud i livet, som medlemmerne beslutter på generalforsamlingen. Bestyrelsen bør mødes så ofte, det er nødvendigt - dog mindst tre gange om året. Møderne skal planlægges i god tid, og indkaldelsen ledsages af en dagsorden, der ofte kan have et fast indhold: Underskrivelse af referat fra sidste møde, ejerændringer, korrespondance, vedligeholdelse, varme, regnskab, restancer, lejeforhold etc. Alle møder refereres af sekretæren og udsendes til kommentering inden for 14 dage. Bestyrelsen bør aflønnes efter indsats. Hvis den f.eks. selv administrerer ejendommen, kan den dele administrationshonoraret efter et pointsystem, der tager hensyn til den enkeltes arbejdsbyrde. Det er urimeligt, at bestyrelsen skal arbejde gratis. Det medfører som regel, at jobbet ikke bliver taget så alvorligt, som det egentlig burde. Der bør findes en forretningsgang og udarbejdes nogle præcise jobbeskrivelser, så ingen er i tvivl om, hvad de skal udføre. 12

13 Mslutning En ej erforening er en god øvelse i demokrati og fællesskab. Hvis ingen deltager i fællesskabet, er der ofte en enkelt person, der påtager sig hele arbejdet og dermed kommer til at styre hele foreningen som en diktator. Eller også sker der det, at alle forventer andre tager sig af problemerne, som så får lov til at sejle uden kurs. Alle bør derfor interessere sig for, hvad der foregår i deres ejerforening - det er de selv og alle andre bedst t j ent med i det lange løb. Husk derfor de fire grundregler: 1. Adskil foreningen og dens økonomi fra restejer 2. Ophør med opkrævning og tilbagebetaling af fælles ydelser på grundlag af et enkelt år 3. Udarbejd en plan for vedligeholdelsen 4. Køb professionel assistance til de opgaver foreningen ikke selv kan klare 13

14 ~ Årsregnskaber for ejerlejlighedsforeninger: Fup eller Fakta? Mere standardiserede og oplysende regnskaber efterlyses Af statsautoriseret revisor Vagn Noach, EDO ScanRevision A/S Overset område Loven om opdeling af ejendomme i ejerlejligheder fejrer sit 25-års jubilæum, og i alle disse <'ir er der for den fælles aktivitet, der er blevet udøvet i de enkelte ejerlejlighedsforeninger, blevet udarbejdet årsregnskaber. Det må anslås, at der i dag findes ca ejerlejlighedsboliger. Dette svarer måske til omkring ejerlejlighedsforeninger. De aflægger alle årsregnskab, og på nuværende tidspunkt er det højsæson for de fleste. Den måde, disse årsregnskaber aflægges på, bliver af betydning for den enkelte ejer, dels ved salg, idet prisen som bekendt har udgangspunkt i bruttoydelsen, dels for det daglige familiebudget Selvom disse årsregnskaber har betydning for et stort antal mennesker, er der ingen, der har interesseret sig for disse regnskaber. Min interesse er opstået på grund af tilfældighedernes spil. Regnskabsaflæggeisen Ejerlejlighedsregnskaber er ikke omfattet af nogen regnskabslov, og udformningen er meget forskellig i de eksempler, jeg har haft lejlighed til at indsamle. Fælles for de indsamlede eksempler er dog, at de ikke indeholder noget som helst om regnskabsprincipper eller om ejendommens størrelse og tilstand. Samtidig bygger nogle af dem på et opsparingsprincip, medens den overvældende del bygger på et kontant princip, hvor der ved årets afslutning opkræves eller udbetales på grundlag af det enkelte års resultat. Disse, skal vi kalde dem kontantregnskaber, giver således udtryk for en målelig nøjagtighed, der ikke er til stede. De mange forskellige opstillingsformer gør det umuligt for det enkelte medlem af foreningen at sammenligne regnskaberne med andre foreningers og dermed umuligt at vurdere, om de omkostninger og den måde, deres fællesudgifter administreres på, er på linie med tilsvarende ejendomme. Det ville være rart, om disse regnskaber kunne standardiseres, så det blev lettere at vurdere og sammenligne de enkelte ejendomme med hinanden. Hvis der skulle opbygges en god regnskabsskik på dette område, skulle den bygge på de velkendte elementer, der indgår i andre regnskaber, nemlig: * Regnskabsprincipper * Resultatopgørelse * Balance * Noter Hertil kommer så bestyrelsens beretning, der i reglen udleveres på den årlige generalforsamling. Regnskabsprincipper I mine få eksempler, der så absolut ikke påberåber sig statistisk signifikance, er der aldrig fortalt noget om, på hvilket grundlag regnskaber er opbygget. I ledelsen af en forening er det nødvendigt med en bestemt holdning og netop i ejerlejlighedsforeninger, hvor medlemmerne ved købet har strakt deres økonomi langt bør denne holdning bygge på stabilitet frem for ustabilitet. Det vil med andre ord sige, at fællesbidraget skal være ensartet i lange perioder og tilrettelagt således, at det ta- Figur 1 ~MIO kr Udgiftsanalyse Vedligeholdelse.L0bendednttsposler ger højde for, at nødvendige reparationer altid vil være tidsforskudt og præget af nogen tilfældighed. Varmtvandsbeholdere udskiftes som bekendt ikke hvert år, og ejendomme males udvendigt med intervaller, der kan være på mellem 5 og 10 år. Det betyder, at det såkaldte kontantprincip bliver farligt. Lad os se på eksemplet i figur 1. Denne graf viser en analyse af udgifterne i en ejerlejlighedsforening siden foreningens start i 1970, det vil sige en periode på 21 år. Foreningen administrerer en ejendom, der er opført i 1932 og som omfatter 88 enheder, heraf er de 74 enheder to- og tre-værelses lejligheder med centralvarme og altan, og de resterende enheder er butik- og kælderlokaler. Som det fremgår, angiver en jævnt stigende kurve den totale sum for de løbende drifts poster, medens tilfældige søjler, der rager op her og der, angiver vedligeholdelse. Hvis vi nu antager, at Olsen, der har været medlem siden starten i 1970, sælger sin lejlighed i 1980 til]ensen for en optimal pris, idet udgifterne til ejerforeningen jo er små og bruttoydelsen for denne del lille, ja, så bliver køberen]ensen snydt, fordi i 1981 er varmtvands Ell IlL!()!ll... ll1.1 gll.:rl'jl nf H l)2

15 ~ beholderne gennemtæret og må udskiftes, hvis der stadig skal leveres varmt vand. Olsen har i 10 år ligget i badekarret og nydt det dejlige varme vand uden at have været med til at betale for det slid, der er sket på beholderen, og Jensen, der endnu ikke har ligget i badekarret, må betale dyrt for at få lov til at ligge i det varme vand. Jensen føler sig til grin; han har set alle de fine regnskaber og kan ikke forstå, at de for ham professionelle kan lægge navn til noget, der, når han får det forklaret, er så gennemskueligt. Der burde naturligvis i dette regnskab have været henlagt i hele perioden til den forudsigelige udskiftning af varmtvandsbeholderen, eller sagt med andre ord, der burde i gammeldags forstand beregnes en forventet levetid for bygningens installationer og vedligeholdelse. Var det sket, ville det have betydet, at udgiftskurven, der er vist i figuren, ville blive parallelforskudt opad med en forhøjelse af bidraget siden 1970 på omkring 70%. Hvad Jensen ikke gennemskuede ved købet af ejerlejligheden var, at det var en»farlig forening«, han blev medlem af, og at det betød, at Olsen boede i 1 O år på andres bekostning. Løsningen på Jensens problem bør derfor være, at enhver ejerlighedsforening lader udarbejde en tilstandsrapport eller fastlægger en forventet vedligeholdelse og på grundlag af dette sørger for, at der opkræves jævnt i et sådant omfang, at alle kommer til at bidrage lige meget til udskiftningen, uanset om de bor eller ikke bor i ejendommen den dag, reparationen rent faktisk udføres. Der bør derfor i et årsregnskab for en ejerlejlighedsforening angives nogle principper for foreningens holdning, og disse kunne som sædvanligt sættes på en særlig side og omfatte følgende forhold: Er bestyrelsens politik kontanteiler opsparingsbasis. Findes der en tilstandsrapport, og hvilket år er den udarbejdet. Hvilket år er fællesbidraget sidst blevet forhøjet. Hvilket år er ejendommen opført, og hvad omfatter den i enheder, m 2 og fordelingstal. Hvilket år er vedtægterne sidst tinglyst. Hvor er ejendommen forsikret, og hvad omfatter forsikringen, eller er der afvigelser i forhold til det, man normalt forventer ( svamp og insektangreb ). Hvem er restejer og hvor stor en andel har denne. Disse oplysninger ville i givet fald gennem regnskabet automatisk tilgå en eventuel køber og give denne et bedre beslutningsgrundlag før erhvervelsen af en ejerlejlighed. Figur Indtægter Drift løbende Abonnementer Administration Vedligeholdelse Specielle poster Filosofien omkring kontoplanen er følgende: Første ciffer - klasse Næste ciffer - gruppe Sidste ciffer - art Indtægter Drift Abonnementer Admif?istration Alle indtægter nødvendige udgifter Løbende udgifter der kan undværes Afhængig af aktivitet og kvalitet Varierende i de enkelte år Unormale udgifter omfatter alle ejendommens indtægter, herunder fællesopkrævninger, renter, lejeindtægter og møntsalg. udgifter, der er nødvendige under hensyn til ejendommens løbende forhold, så som viceværten løn, renholdelse, forsyninger med vand og el samt lovbundne forsikringer og afgifter. udgifter, der ikke er nødvendige, og som kan opsiges f.eks. antennekontingenter, målerpasning, Falck og vaskeriordninger. udgifter, der har karakter af administration, så som honorarer, kontorrekvisitter, mødeudgifter, generalforsamling og revision. Vedligeholdelse udgifter tilløbende vedligeholdelse og større renoveringer. Løbende vedligeholdelse bærer betegnelse efter art: en blikkenslager, maler, vaskerimaskiner, centralvarmeanlæg, mens renoveringer, der ofte er i entreprise, angives efter indhold, altaner, manzard, isolering, kedeludskiftning. Småudgifter samles i diverse reparationer. Specielle poster omfatter udsædvanlige forhold, f.eks. tab på medlemmer, køb af maskiner, erstatninger og renteudgifter. Resultatopg.relsen Denne er temmelig enkel, men for at opnå en større sammenlignelighed kunne den bygges op omkring følgende skitse: (Se figur 2). Balancen Denne er endnu enklere, men for også her at få en slags ensretning, kunne den bygges op omkring denne skitse: (Se figur 3). Figur Likvider 7 50 Tilgodehavender 7 90 Investeringer 800 Lån 850 Gæld 990 Kapital Eventuelle fordelinger på de enkelte medlemmer og udligning af diverse indtægter og udgifter bør af hensyn til overskueligheden vises på et særligt bilag eller eventuelt i et specifikationshæfte. Noter Regnskabet bør som sædvanligt uddybes med noter, hvor det er hensigtsmæssigt. Ofte kan det være en god ide at supplere med grafer, idet sådanne ofte giver en ukyndig regnskabslæser et bedre billede end en opremsning aftal. Regnskabets tal bør suppleres med budgettal for inde\'ærende år samt budgettal for det kommende år. Sammenligningstal for sidste år er derimod uinteressant, medmindre helt specielle forhold gør sig gældende. Højere kvalitet Hvis vi som revisorstand vil højne kvaliteten, bør det ske både i stort og småt. Når vi observerer et eller andet, der forekommer os forkert, bør vi fortælle om det. Det er min opfattelse, at vi som revisorer må påvirke de regnskaber, der udarbejdes for ejerlejlighedsforeninger, ved at påvirke bestyrelse eller administrator til at gore disse regnskaber mere oplysende over for de enkelte medlemmer og kommende kobere. Artiklen er tidligere offentliggjort i Revision & Regnskabsvæsen nr