Avaleo Omsorg dokumentation. Personalevejledning

Transkript

1 Avaleo Omsorg dokumentation Personalevejledning

2 Indhold Indledning... 4 Avaleo Omsorg et arbejdsredskab... 4 Personalevejledningens opbygning:... 4 Skematisk overblik over dokumentation og kommunikation i Avaleo Omsorg Praktiske informationer... 6 Personlige indstillinger Login... 6 Hvordan logger jeg på... 6 Brugernavn og adgangskode: Manuelt oprettet bruger... 7 Brugernavn og adgangskode: Autooprettet bruger Brugernavn og adgangskode: Eksterne vikarer... 8 Fanebladenes betydning... 8 Borgerstatus... 9 Nyttige oplysninger Fif om systemets funktionalitet Drop-down-pile: Definitioner og forkortelser Visninger og Overblik Indstil visninger til standard Scanne dokumenter Dokumentation i borgerforløb Hvem har ansvar for hvilke opgaver i et borgerforløb fra start til slut Borgerforløb hos Sygeplejen Borgerforløb hos Hjemmeplejen ( 83 i Serviceloven og 138 i Sundhedsloven) Borgerforløb Plejecentrene ( 83 og 138) Borgerforløb ved akutte- og midlertidige ophold (aflastning og træning) Guideline: Fælles Borgerjournal Guideline: Læsning om den enkelte borger Guideline: Advis Modtage advis Afsende advis - Advisering vedrørende en borger Guideline: Medcom Modtage Medcom /korrespondancer Indlæggelsesadvis -> indlæggelsesrapport

3 Gensende opdateret Indlæggelsesrapport Fejlmeddelelser Guideline Oprettelse af Forløb Oprettelse af Forløb på ukendte borgere Guideline: Opsætning af standard Forløb Guideline: Omsorgsnotat Guideline: Besøgsnotat Guideline: Funktionsvurdering Guideline: Døgnrytmeplan Guideline: Handleplan Guideline: Livshistorie Guideline: Dokumentation af Smittefare Guideline: Dokumentation af Fravalg af genoplivning Guideline: Dokumentation af Risikovurdering Guideline: APV skema Guideline: Nødkald (skema supplerende stamoplysninger) Guideline: Sygeplejefaglig udredning Guideline: Medicinliste, medicininformation Guideline: Skema til dokumentation af Vitale Værdier Guideline Væskeskemaer Guideline: Terminalregistrering og Stamafdeling (skema supplerende stamoplysninger) Guideline: Cave - Overfølsomhed Guideline: Udskrift af data Guideline: Udskrift af Borgers Stamkort Guideline: planlægning af akutte besøg Guideline: Planlægning af ikke visiteret ydelse Guideline: Anmodning om visitation Anmodning om visitation af ydelser: Afslutning af indsatser: Visitationens afgørelse Guideline Pausering af besøg Borger indlægges på sygehus eller Hospice: - Arbejdsgang i Hjemmepleje og sygepleje Borger udskrives fra sygehus eller hospice: - Arbejdsgang i Hjemmepleje og sygepleje Borger melder rettidigt afbud / er udrejst / på ferie: -Arbejdsgang i Hjemmepleje og sygepleje

4 Borgeren aflyser for sent: arbejdsgang hjemmeplejen Borger kommer på Midlertidigt ophold: - arbejdsgang i hjemmeplejen og sygeplejen Borgerens Midlertidige ophold afsluttes: - arbejdsgang i hjemmeplejen og sygeplejen Guideline: planlægning af klippekort Guideline: Farvekoderne på Besøg i kalenderen Guideline: Planlagt tid i forhold til visiteret tid Pilene i kalenderes venstremenu: Superbrugere Helpdesk (Avaleo)

5 Indledning Avaleo Omsorg et arbejdsredskab. Avaleo Omsorg er et sagsbehandlings- og journalsystem, der understøtter Varde Kommunes opgaver i forbindelse med drift af hjemmepleje- og sygeplejeområdet. I samspil med Avaleo Myndighed hos visitatorerne og Avaleo Sundhed hos terapeuterne håndterer Avaleo Omsorg forløbet fra borgeren henvender sig om hjælp til det gennemførte forløb er afsluttet. Sammenhængen i en borgers forløb afhænger af, at alle aktører anvender Avaleo Omsorg, Avaleo Myndighed og Avaleo Sundhed. Kort sagt har det stor betydning for vores fælles udbytte og muligheder, at de data den enkelte medarbejder og leder danner, bliver oprettet og ajourført som det er besluttet. Personalevejledningen er tænkt som et opslagsværk. Dens opbygning gør det muligt at printe guidelines for hvert enkelt afsnit. Personalevejledningens opbygning: Vejledningen vil være dynamisk og således kontinuerligt udvikle sig. Overordnede oplysninger o I gang med Avaleo Omsorg - login o Praktiske og nyttige oplysninger Personalevejledning o Borgeropsætning o Dokumentation i borgerforløb o Intern kommunikation og information o Korrespondancer 4

6 Advis MED COM Borgerbog Anmodning Borgeropsætning Ydelsesnotat Sygeplejefaglig udredning 138 i sundhedslov Funktionsvurdering Døgnrytme plan Livshistorie Medicinnotat Medicinliste Handleplan Omsorgsnotat Besøgsnotat Alle Alle Alle Alle Alle ANSVARLIGE Sundhedspersoner Sygeplejen Hjemmeplejen Plejecentre Teamledere Sygeplejersker Teamledere, Sygeplejersker. Teamledere Sygeplejersker Sygeplejersker og SSA på plejecentre Myndighed og Kontaktpersoner i Plejecentre/Hj.pl. SSH og SSA Sundhedspersoner Sundhedspersoner BETYDNING Lukket, internt adviseringssystem. Lukket eksternt kommunikationssystem. (Sambo / elektroniske korrespondancer) Dok Information til borgerne. Vejledning til medarbejderne. Adgang til Team Visitation vedr. behov for ændring i bevilling med baggrund i borgers ændrede behov. Korrekt opsætning medvirker til sikre borgerforløb internt og eksternt. Understøtter anmodning til Team Visitation. Heri henvises til dokumentationskilden. Skaber sammenhængende forløb og er dokumentation for vurdering af sundhedslovs indsatser. Dokumenterer ændringer i funktionsevne (til Team visitation). Medsendes til sygehus v. indlæggelse. Dokumenterer borgerens aktiviteter i løbet af dagen ud fra indsatserne. Dokumenterer baggrunden for planlægning og levering af indsatserne. Udfyldes efter en faglig vurdering. Dokumenterer observationer i forbindelse med medicinhåndtering. Dokumenterer borgerens medicinske behandling. Dokumenterer: Sygeplejeindsatser hvor der er krav om en handleplan. Videredelegerede indsatser udover rammen. Retningsgivende mål med et udviklende sigte. Dokumenterer observationer der har betydning for pleje og behandling af borgeren. Dokumenterer praktiske oplysninger vedr. besøgets planlægning og afvikling. Skematisk overblik over dokumentation og kommunikation i Avaleo Omsorg. Dokumentation i borgerforløb (vises i Fælles borgerjournal) Kommunikation / information 5

7 Praktiske informationer Før medarbejdere og ledere kan benytte Avaleo Omsorg, skal de oprettes som brugere i systemet. Det er ledernes ansvar at oprette brugere og tage hånd om en tilstrækkelig undervisning i aftalerne og brugen af Avaleo Omsorg. Det er lederens ansvar at inaktivere brugere, når ansættelsesforhold ophører eller pauseres. Personlige indstillinger. Du foretager dine personlige indstillinger ved at klikke på dit navn i øverste højre hjørne. Alle felter mærket med * og felterne Primær organisation og Stillinsbetegnelse skal udfyldes. Login Avaleo Omsorg er et on-line omsorgssystem, det er muligt at logge på alle steder fra, når blot der er internetadgang. Avaleo Omsorg findes i to udgaver, der begge kan åbnes fra en ekstern computer eller tablet: Den gældende version: Demo version: Fra en intern computer eller Mobil Omsorg logger du på via ikonerne: Avaleo Omsorg - har en blå farvemarkering på login billedet Avaleo Omsorg Demo har en grøn farvemarkering på login billedet Avaleo opdaterer funktionerne i begge versioner løbende. I demoversionen opdateres borgerdata højst to gange årligt og kan derfor afvige fra den gældende version. Den lette adgang til fortrolige borgeroplysninger er et opmærksomhedspunkt, der fordrer skærpet fokus omkring vedligeholdelse af systemet. Alene aktive brugere må have en åben adgang. Hvordan logger jeg på Tast Brugernavn og adgangskode -> Log på. 6

8 Brugernavn og adgangskode: Manuelt oprettet bruger Hvis du er manuelt oprettet, får du oplyst brugernavn og adgangskode af din teamleder. Adgangskoden skal ændres ved første login: Klik på dit navn i øverste højre hjørne. Scrol helt ned i bunden af billedet, klik på dit brugernavn og ret adgangskoden. Åbne låst adgangskode, Manuelt oprettet bruger. Når systemet beder om det, er det vigtigt du ændrer adgangskoden så du undgår at blive låst. Bliver du låst, kan superbrugere og teamledere låse din adgang op igen. Brugernavn og adgangskode: Autooprettet bruger. Hvis du er autooprettet svarer dit brugernavn til medarbejdernummer eller medarbejderinitialer. Via dette brugernavn og din adgangskode kan du også logge på out-look mail og på Varde Kommunes server. Som autooprettet bruger er du ansvarlig for at tildele dig selv en ny adgangskode og forny den. Systemet accepterer ikke at du anvender en tidligere anvendt adgangskode (altså ikke skifte imellem to adgangskoder). Alle vil modtage en mail fra FastPass 7 dage før adgangskoden udløber. Det er derfor vigtigt du ofte logger på Outlook eller webmail ( Åbne låst adgangskode, autooprettet Hvis din adgangskode er blevet låst, skal du som autooprettet bruger selv tildele dig et nyt. Først skal du oprettes i Varde Kommunes Password Service. Når du åbner computeren, finder du i nederste højre hjørne en drop-downpil. Klik på det røde ikon: Password Klik på tilmeld nu Dernæst skal du oprette nogle sikkerhedsspørgsmål som er unikke for dig og som du altid skal kunne besvare fremadrettet. Vælg den øverste bjælke Oprettelse i Varde Kommunes Password Service og følg vejledningen. 7

9 Når sikkerhedsspørgsmålene er oprettet, kan du åbne din adgang ved at tildele dig selv en ny adgangskode. På computerens startside (før du er logget ind), finder du i øverste højre hjørne et sort felt med det røde Fastpass ikon Vælg den midterste bjælke, svar på sikkerhedsspørgsmålene og tast din nye adgangskode. Brugernavn og adgangskode: Eksterne vikarer Eksterne vikarer og timelønnede afløsere med sporadisk afløsning tildeles et midlertidigt brugernavn + adgangskode, der åbner Avaleo Omsorg svarende til arbejdsdagens /-periodens længde. Der oprettes et passende antal kuverter med brugeradgange til hver faggruppe (SSH, SSA, sygeplejerske). Brugernavn og adgangskode lægges i kuverter, som udleveres til vikaren (SSH, SSA, sygeplejerske). Vikaren returnerer efter endt vagt kuverten med sit navn, stilling og arbejdssted til teamlederen. Teamlederen registrerer de korrekte data på brugeradgangen og inaktiverer den. Derved sikres at uvedkommende ikke har adgang til personfølsomme data og at vi har kendskab til hvem der dokumenterer hvad. Det er ikke tilladt at have faste afløserkoder, da det øger risikoen for misbrug når koder er kendt af mange. Dette set i relation til at login fra enhver internetadgang giver adgang til personfølsomme oplysninger. Alternativt er det fortsat en mulighed for fastansatte at dokumentere en vikars observationer. I den forbindelse bemærkes vikarens navn, stilling og arbejdssted på notatet. Fanebladenes betydning Den individuelle brugeropsætning har betydning for, hvilke adgange og rettigheder du som medarbejder har i Avaleo omsorg. Opsætningen er derfor forskellig for Social- og sundhedshjælpere, Social- og sundhedsassistenter, sygeplejersker, terapeuter, teamledere, ledere og superbrugere. Ledere og superbrugere har ud over faneblad for Aktiviteter og Borgere også faneblade for Rapporter og Administration. Du får vist indholdet i fanebladet ved at holde musemarkøren (mouse-over) på teksten. Fanebladet Aktiviteter er et styringsredskab der indeholder aktivitetsliste med valgte Visninger, Kalendere, Adviser og Data ( herunder også Fælles Borgerjournal). 8

10 Fanebladet Borgere indeholder borgeroplysninger. I det øjeblik du har søgt en borger -> skriv dele af borgerens navn, cpr.nr. eller adresse i det hvide søgeflet og klik på Søg dannes endnu et faneblad med borgerens navn. Når du peger med musetasten på borgerens navn vises overskrifter med adgang til alle eksisterende oplysninger omkring denne borger. Borgerstatus Tekstfarven på borgerens navn angiver borgerens status Sort = aktiv Blå = Indlagt Rød = Død Violet = Feriegæst Borgere der er registreret som ægtefælle til en aktiv borger vil have en blå farve og status Inaktiv Status kan ændres til aktiv ved at klikke på Borgerens navn og ændre Borgerstatus Grøn = fraflyttet kommunen 9

11 Nyttige oplysninger Fif om systemets funktionalitet. Ændring af skærmbilledets størrelse: F11 tasten fjerner eller tilføjer menulinjen, så dit skærmbillede bliver hhv. større eller mindre. Søgefelt: Når du trykker Ctrl.+ F åbner du et browsersøgefelt. Det er anvendeligt hvis du skal søge et ord, navn eller lignende på en længere liste. Menupile: Menupile åbner for flere valgmuligheder. Åbner menuen Lukker menuen Drop-down-pile: Drop-down-pile udfolder underpunkter eller sammenfolder dem igen. Af hensyn til overskueligheden, f.eks. på en lang forløbsoversigt eller en lang bestillingsliste fra visitationen, kan det være en fordel at minimere oversigterne og alene udfolde den del der aktivt arbejdes i. Udfolder underpunkter og pilen ændres til Sammenfolder underpunkterne til overskriftslinjen og pilen ændres igen til Hjælpetekst: Bag ikonet med det blå spørgsmålstegn gemmer sig en hjælpetekst. Hjælpeteksten fremkommer når du placerer musemarkøren på ikonet. Logge på: Nogen oplever at skulle taste brugernavn og adgangskode 2 gange for at logge på. Det kan afhjælpes ved at trykke F5 før man logger på. Genvejstaster: Ctrl A = Kopierer alt i det felt hvor cursor står Ctrl C = Kopierer en markeret linie eller tekst (fremhævet med musen) Ctrl V = Indsætter det kopierede et nyt sted (hvor cursor står) Ctrl X = Kopierer OG sletter en markeret linie eller tekst (fremhævet) Kan vha. Ctrl V indsættes et andet sted Ctrl + = Zoome ind Ctrl - = Zoome ud Ctrl 0 = 100 % visning Ctrl Z = Fortryd seneste handling 10

12 Definitioner og forkortelser Forkortelser Brugen af forkortelser begrænses. Anvendte forkortelser skal med sikkerhed kunne forstås af alle. APV (Funktionsvurdering) GSB Journal Medcom P.N. (S) Sam:bo S/R SOR Caseflow FMK Arbejdspladsvurdering GSB står for God Sagsbehandling og er en metode til vurdering af borgerens ressourcer og behov for hjælp. I princippet er borgerens journal et udtryk for alle delelementer og optegnelser i Avaleo Omsorg. Det danske Sundhedsdatanet, som sygehusadvis og korrespondancer foregår over. Et lukket og sikkert datanet. P.N. er en forkortelse for pro necessitate, og betyder efter behov Et (s) betyder at visningen er oprettet af systemadministratoren. Er en Samarbejdsaftale om patientforløb indgået imellem Sundhedsvæsenets parter i Region Syddanmark. Den indeholder bl.a. aftalerne om elektronisk kommunikation i forbindelse med indlæggelse/udskrivelse Systemadministrator registreringer Sundhedsvæsenets organisationsregister f. eks. læger, sygehuse, fysioterapeuter, apoteker. Der er adgang til SOR når der tilføjes kontakter til borgeren. Er IT-Platformen som Avaleo Omsorgssystem er bygget på Fælles medicin kort 11

13 Visninger og Overblik Visninger er et filter, der sorterer oplysninger. Er der oplysninger du har behov for, men ikke kan søge i Avaleo Omsorg skyldes det med stor sandsynlighed at du skal: Vælge en anden visning Få oprettet en visning, svarende til dit behov for oplysninger. Visninger, der er defineret af en superbruger, kan ses af de medarbejdere visningerne er delt med. Fællesborgerjournal er udtryk for en visning på tværs af skemaer, f.eks. omsorgsnotater, besøgsnotater, handleplaner, ydelsesnotater m.v. Visninger der er defineret af brugeren selv, kan alene ses af brugeren. Der kan oprettes visninger på følgende niveauer: Visninger Forløbsoversigten Visninger Overblik. Fordrer grundlæggende visninger o Visninger Borgerdata o Visninger Borgerens kalender o Visninger Aktivitetsliste (To-do-liste: Advis, aftaler, indsatser, besøg, bestillinger, handlinger, skemaer) o Visninger Teamkalender (planlægning) o Visninger Fælles data Indstil visninger til standard Du kan selv indstille dit startbillede ved at gøre en visning til standard. Derved vil Avaleo Omsorg hver gang du logger på, starte op på din valgte standardvisning. Som startside for borger anbefales overbliksbilledet for Hjemmepleje, Plejecenter eller sygepleje. Først vælges Overblik under personlige indstillinger for Min startside for Borger. 12

14 Dernæst åbner du borgeroverblikket for at indstille denne visning som standard. Klik på teksten Rediger visning -> sæt flueben i Standard Scanne dokumenter. Det er muligt at scanne dokumenter, som ønskes arkiveret på en borger. F.eks. APV, forflytningsvejledninger, breve, klager, risikovurderinger, billeder eller andet. Afhængigt af indholdet skal det placeres under det forløb, hvor det giver bedst mening. Dokumentet du ønsker at scanne, gemmes på computerens skrivebord. Søg borgeren frem, klik på borgerens navn og peg med musen på fanen med borgerens navn. I kolonnen Borgerforløb klikker du på Borgerforløb social og Sundhed (s). Klik på menupilen udfor forløb hvor det scannede dokument ønskes placeret. Vælg Tilføj dokument I boksen for tilføjelse af dokument klikkes på Vælg fil Marker den ønskede fil og klik Åbn 13

15 Udfyld øvrige informationer vedrørende det scannede dokument. Afslut med Gem og Luk og dokumentet uploades. Herefter vises borgerens forløbsoversigt. Find dokumentet på det valgte forløb. Klik på dokumentets navn for at åbne det. Ønskes informationer vedrørende dokumentet redigeret -> tryk på menupilen udfor dokumentet og vælg Rediger. Foretag ændringer i navnet og afslut med Gem og Luk. Dokumentation i borgerforløb Hvem har ansvar for hvilke opgaver i et borgerforløb fra start til slut Overordnet er vi på tværs af organisationer afhængige af hinandens opgaveløsning. Herunder er udarbejdet Flow-skemaer til Sygeplejen, Hjemmeplejen og Plejecentre, ligesom der er udarbejdet et Flow-skema til Midlertidige ophold, hvor der er behov for at koordinere ansvar og opgaver på tværs. Flow-skemaet definerer de opgaver der skal varetages på forskellige tidspunkter i et borgerforløb og hvem der er ansvarlig: Ved opstart, under selve forløbet og ved dets afslutning. 14

16 Borgerforløb hos Sygeplejen Flow fra start til slut. Hvad skal gøres? (Tjek) Hvem er ansvarlig Myndighed Ny borger der ikke er kendt i Avaleo Omsorg. Borger oprettes. Fra borgeroversigten Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske klik på Opret borger med CPR tast CPR og næste. Modtaget korrespondance på ukendt borger - (navnet står med kursiv) Borgerstamkort åbnes Nederste felt status ændres til Eksisterende Gem og luk og borgeren er oprettet Ny borger der er kendt i Avaleo Omsorg. (= søges i borgeroversigt) Tilføj på borgerens stamkort Telefon Evt. supplerende adresse. Borger med status : Inaktiv - Automatisk importeret fra folkeregistret Status ændres til Aktiv Der skal være ét grundforløb: Hjemmepleje, Sygepleje, Plejecentre (G). Tilføj herunder ét sygeplejeforløb (Der må også gerne være et plejecenter - eller hjemmepleje forløb under grundforløbet) Myndighed primært ansvarlig. Mangler det, tilføjes det af sygeplejerske. Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske 15

17 Placering under borgerens navn : Skemaer som tilføjes når det er relevant: Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Cave Smittefare Supplerende stamdata Medicininformation og medicinskema Se stamdata på borger i Uniq Omsorg Kontakter: Praktiserende læge og speciallæge Apotek Eventuelle ambulatorier Pårørende: Navn, telefon og adresse. Organisationsenhed: Tilføj gruppe Registrer/rediger primærgruppe Skal vælges Der må gerne være flere Primær grupper f.eks en sygepleje og en hjemmeplejegruppe. (det er dem og kun dem der vises i indlæggelsesrapporter og på udskrift af Stamkort) Kendt borger med lukket forløb, som igen skal modtage indsatser. Placering under sygeplejeforløbet : Sygeplejefaglig udredning Henvisningskilde og diagnose Skemaer til måling af værdier Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Åbn Grundforløbet. Tilføj nyt sygeplejeforløb (se ovenstående) Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Disponer indsats i kalender hos borger der er kendt i Varde Kommune. Visiterede indsatser: Se notat fra Myndighed til leverandør Se Samlet faglig vurdering fra Myndighed (hvis den forefindes) Disponer i kalenderen o Sæt evt. bemærkning på i forhold til formål og levering Registrer indsatsen planlagt Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske 16

18 Akut, ikke visiteret indsats Disponer i kalenderen Anmod om en visitation o I ydelsesnotatet henvises til hvor borgerens behov er dokumenteret. Indsatsen registreres planlagt, når den er blevet visiteret Pauser indsats Pauser alene indsatser som er planlagt i egen organisation. Disponer besøg i kalender hos borger der er ukendt i Varde Kommune. Indsatser disponeres via indsatskatalogets nederste niveau (N2, N 4). Indsatser registreres planlagt Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Ændring i behov for indsatser. Begrundelsen dokumenteres i Sygeplejefaglig udredning / handleplan / omsorgsnotat. Send anmodning til Team Visitation og henvis i ydelsesnotatet, hvor ændringen i behovet er dokumenteret. Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Bestilling af 138 indsats hos anden organisatorisk enhed, efter vurderingsperiode. (Videredelegering) Sygeplejen har ikke mulighed for at sende en bestilling (som Myndigheden). Ajourfør relevant dokumentation/skemaer. Send en Advis til den organisatoriske gruppe borgeren skal have leveret indsatsen fra. Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Dokumentation og Korrespondance NÅET HERTIL. Sygeplejefaglig udredning: Alle nye borgere der har behov for indsatser efter Sundhedslovens 138. Når større ændringer i en borgers sundhedssituation medfører ændret behov for indsatser. Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske 17

19 Handleplaner Sygeplejeindsatser hvor der er krav om en handleplan. Hvis det retningsgivende mål er Udviklende, skal der oprettes en Handleplan. Hvis en sundhedsindsats skal videredelegeres (undtaget opgaver der overdrages indenfor den fastsatte ramme), skal der oprettes en Handleplan. Se doknr /13 Delegation og faglige kompetenceprofiler Hvis der er visiteret Sygeplejeindsatser med krav om handleplaner (7.2.2, 7.2.3).skal der oprettes en handleplan Når der identificeres et problem, der skal arbejdes målrettet med, skal der oprettes en handleplan. Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Omsorgsnotater Observationer af betydning for pleje og behandling af borgeren. Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Besøgsnotater Praktiske oplysninger vedrørende besøgets planlægning og afvikling. Forflytningsplan. Beskriver forflytninger dag/aften/nat og hvilke hjælpemidler der skal anvendes Inddrag evt. Forflytningsvejleder Borgeradvis. Alle organisatoriske enheder / -grupper læser i Fælles Borgerjournal om de borgere der er tilknyttet organisationen. Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Advis sendes i de tilfælde hvor borger ikke er aktiv i den organisatoriske gruppe, der skal modtage beskeden. Adviser vises ikke i Fælles Borgerjournal. 18

20 Medcom /Læge/apotek/sygehus: I forhold til ansvar og arbejdsgange vedr. Sam:Bo og elektroniske korrespondancer henvises til Den elektroniske håndbog Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Afslut sundhedsindsatser Dokumenteres i Omsorgsnotat eller i Handleplan. Visitationen anmodes om at stoppe visitationen til indsatsen. I ydelsesnotatet henvises til, hvor det ændrede behov er dokumenteret. Når anmodningen er imødekommet, markeres indsatsen planlagt Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Afslut borger I Kalenderdisponering: Stop besøg I borgens forløbsoversigt: Luk forløbet Sæt slutdato på gruppetilknytningen. Luk medicinkortet hvis borgerens medicin ikke længere håndteres af personale. OBS: Hvis anden organisatorisk enhed varetager 138 indsatser, skal der ikke sættes slutdato på forløbet. I forhold til Myndighed: Send anmodning om at stoppe indsatser til Sag Team Visitation og hjælpemidler. Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske Borger mors Afslut borger som ovenfor, Ændre status på borger og Luk forløb. Send advis til Team visitation om at afslutte visitationer og til madleverandør om stop af leveringer. Hjemmesygeplejerske Akut sygeplejerske 19

21 Borgerforløb hos Hjemmeplejen ( 83 i Serviceloven og 138 i Sundhedsloven) Flow fra start til slut Hvad skal gøres? (Tjek) Hvem er ansvarlig Ny borger der er kendt i Avaleo Omsorg. (= søges i borgeroversigt) Tilføj på borgerens Stamkort Telefon Evt. supplerende adresse Der skal være 1 grundforløb Hjemmepleje, Sygepleje, Plejecentre (G) Tilføj herunder relevante forløb, hvis de mangler: Et Sygeplejeforløb ( 138) Et Hjemmeplejeforløb ( 83) Myndighed primært ansvarlig. Mangler det tilføjes det af Kontaktperson. Teamleder Placering ud for borgerens navn : Skemaer som tilføjes når det er relevant: Cave Smittefare Supplerende stamdata Medicininformation og medicinliste Se stamdata på borger i Uniq Omsorg. Teamleder Kontakter: Læger - praktiserende og speciallæger Apotek. Eventuelle ambulatorier Pårørende Navn, Telefon og adresse. Kontaktperson / SSA Kontaktperson Organisationsenhed Tilføj gruppe Registrer/rediger primærgruppe Skal vælges Der må gerne være flere Primær grupper f.eks en hjemmepleje- og en sygeplejegruppe og en Privat leverandør. (det er dem og kun dem der vises i Indlæggelsesrapporter og på udskrifter af Stamkort) Teamleder 20

22 Kendt borger med lukket forløb, som igen skal modtage indsatser. Placering ud for Sygeplejeforløbet : Relevante skemaer til måling af værdier. Hjemmeplejeforløbet : Tilknyt kontaktperson på forløbet (brugere). SSA SSA / SSH Åben grundforløbet Tilføj nyt Hjemmepleje/sygepleje forløb Tilpas som ovenfor Teamleder Disponer indsats i Borgerkalender Visiterede indsatser: Se Notat fra Myndighed til leverandør og Samlet faglig vurdering Disponer i kalenderen. Sæt evt. bemærkninger på i forhold til formål og levering. Registrer indsatsen planlagt. Teamleder Akut, ikke visiteret indsats der forventes afsluttet inden 7 dage: Indsatsen disponeres fra indsatskatalogets nederste niveau (N2, N4) Vælg Fjern fra oversigten over ikke visiterede indsatser. Teamleder Akut, ikke visiteret indsats der forventes at blive permanent: Disponeres som ovenfor. Anmod om en visitation. Indsatsen registreres planlagt når den er blevet visiteret. Pausere indsatser Pauser kun indsatser som er planlagt i egen virksomhed Teamleder Teamleder 21

23 Ændring i behov for indsatser. Dokumentation og Korrespondance NÅET HERTIL. Information og Vidensdeling Sundhedsindsatser Dokumenter begrundelsen i handleplan / omsorgsnotat. Sygeplejen orienteres via Fælles Borgerjournal om borgere der har gruppetilknytning til sygeplejen. Sygeplejen orienteres via advis om Borgere som ikke har en aktiv gruppetilknytning til sygeplejen. Servicelovsindsatser Dokumenter i funktionsvurdering hvis der er ændringer i Funktionsniveauet Omsorgsnotat ved andre ændringer Send advis til Teamleder Send anmodning til Team Visitation og henvis til hvor ændringen i behovet er dokumenteret Funktionsvurdering Udfyldes og ajourføres så den svarer til borgerens aktuelle funktionsniveau. Handleplaner Hvis det retningsgivende mål er udviklende, skal der oprettes en Handleplan Hvis sundhedsindsatser er videre delegeret skal der være oprettet en Handleplan. (udover rammedelegering) SSH/SSA fortsætter arbejdet i allerede etablerede handleplaner. Når der identificeres et problem, der skal arbejdes målrettet med, skal der oprettes en handleplan. Forflytningsplan. Beskriver forflytninger dag/aften/nat og hvilke hjælpemidler der skal anvendes Inddrag evt. Forflytningsvejleder Besøgsnotater: Praktiske oplysninger vedrørende besøgets planlægning og afvikling. SSA SSA/SSH Teamleder Kontaktperson / SSA SSH / SSA / eksterne samarbejdspartnere. SSH/SSA SSA / SSH 22

24 Borgeradvis. Alle grupper læser i Fælles Borgerjournal om de borgere der er tilknyttet egen organisation. Kontaktperson / SSA / SSH Advis sendes i tilfælde, hvor borger ikke er aktiv i den organisatoriske gruppe, der skal modtage informationen. Adviser vises ikke i Fælles borgerjournal. Afslut Sundhedslovs- /servicelovsindsatser. Medcom /Læge/apotek/sygehus. I forhold til ansvar og arbejdsgange vedr. Sam:Bo og elektroniske korrespondancer: beskrivelse findes i den elektroniske håndbog. Fælles Borgerjournal Er borger ikke tilknyttet gruppen der skal modtage journalen, skal der sendes en advis. Servicelovs- og Sundhedslovs indsatser dokumenteres i et Omsorgsnotat eller i Handleplanen. Send advis til teamleder. Team Visitation anmodes om at stoppe visitationen. Der henvises til hvor det ændrede behov er dokumenteret. Når anmodningen er imødekommet markeres Indsatsen Planlagt SSA SSA / SSH SSH /SSA Teamleder 23

25 Afslut borger I Kalenderdisponering: Stop besøg I borgens forløbsoversigt: Luk forløbet Sæt slutdato på gruppe-tilknytningen. Luk medicinkortet hvis borgerens medicin ikke længere håndteres af personale. Teamleder OBS når der er flere leverandører: Forløbet lukkes først når alle indsatser er afsluttet. I forhold til Myndighed: Send anmodning om at stoppe visitationen til indsatserne til Sag Team visitation og hjælpemidler. Borger mors Afslut borger som ovenfor, Ændr status på borger. Luk forløb send advis til madleverandør. Teamleder 24

26 Borgerforløb Plejecentrene ( 83 og 138) Flow fra start til slut. Hvad skal gøres? (Tjek) Hvem er ansvarlig Ny borger der er kendt i Avaleo Omsorg. (= søges i borgeroversigt) Tilføj på borgerens stamkort: Evt. supplerende adresse (træning og midlertidige pladser) Teamleder Der skal være ét grundforløb: Hjemmepleje, Sygepleje, Plejecentre (G) Tilføj herunder relevante forløb, hvis de mangler: Sygeplejeforløb (sundhedslovsindsatser) Plejecenterforløb (beboere visiteret til permanent plejebolig) Hjemmeplejeforløb Servicelov 83 (inkl. Borgere på Træning- og midlertidige ophold). Dette med baggrund i borgerens folkeregister-adresse. Teamleder 25

27 Placering under borgerens navn : Teamleder Skema Cave Smittefare Supplerende stamoplysninger Medicininformation og medicinliste Se stamdata på borger i Uniq. Kontakter Praktiserende læge og speciallæger Apotek Eventuelle ambulatorier Pårørende Navn, telefon og adresse. Organisationsenhed Tilføj gruppe Registrer/rediger primærgruppe skal vælges. Der må gerne være flere Primær grupper f.eks. en sygepleje- og en plejecentergruppe. (det er dem og kun dem der vises i indlæggelsesrapporter og på udskrift af Stamkort) Disponer indsats i kalender hos borger der er kendt i Varde Kommune. Placering af relevante skemaer under Plejecenterforløbet : Evt. skemaer til måling af værdier- Vægt. Døgnrytmeplan Evt. livshistorie (Sygeplejefaglig udredning udfyldes på plejecentre også af SSA. Den placeres på Sygeplejeforløbet.) Tilknyt kontaktperson på forløbet Visiterede indsatser/kategorier: Se Notat fra Myndighed til leverandør Se Samlet faglig vurdering fra Myndighed Disponer i kalenderen (Sundhedsindsatser SKAL disponeres) Registrer indsatsen planlagt. SSA. Kontaktpersoner SSH/SSA Teamleder 26

28 Pausere indsatser Pauser kun indsatser som er planlagt i egen organisatoriske enhed. Teamleder Ændring i Borgerens behov Sundhedsindsatser Plejekategorier Sundhedsindsatser Dokumenter i Handleplan / omsorgsnotat. Sygeplejen orienteres via Fælles Borgerjournal om borgere der har gruppetilknytning til sygeplejen. Orienter via advis, hvis der er behov for at inddrage Sygeplejen om Borgere, som ikke har en aktiv gruppetilknytning til sygeplejen. Plejekategorier Dokumenter i: funktionsvurdering hvis der er ændringer i Funktionsniveauet Omsorgsnotat/Døgnrytmeplan ved andre ændringer. Send advis til Teamleder Send anmodning til Team Visitation og henvis i ydelsesnotatet til hvor ændringen i behovet er dokumenteret. SSH/SSA SSH/SSA Teamleder Dokumentation og Korrespondance NÅET HERTIL. Døgnrytmeplan. Udfyldes og ajourføres så den beskriver hvordan de visiterede indsatser leveres i løbet af døgnet. Kontaktperson Funktionsvurdering Udfyldes og ajourføres så den svarer til borgerens aktuelle funktionsniveau. Kontaktperson / SSA Livshistorie Udfyldes hvor det giver mening Kontaktperson Sygeplejefaglig udredning udfyldes og ajourføres løbende. SSA 27

29 Handleplaner Hvis det retningsgivende mål er udviklende, skal der oprettes en Handleplan Hvis sundhedsindsatser er videre delegeret skal der være oprettet en Handleplan. (udover rammedelegering) SSH/SSA fortsætter arbejdet i allerede etablerede handleplaner. Når der identificeres et problem, der skal arbejdes målrettet med, skal der oprettes en handleplan. SSH / SSA Omsorgsnotater. Observationer af betydning for pleje og behandling af borgeren. SSH/SSA Forflytningsplan. Beskriver forflytninger dag/aften/nat og hvilke hjælpemidler der skal anvendes Inddrag evt. Forflytningsvejleder SSH/SSA Borgeradvis. Alle grupper læser i Fælles Borgerjournal om de borgere der er tilknyttet organisationen. Kontaktperson / SSA / SSH. Advis sendes i tilfælde, hvor borger ikke er aktiv i den organisatoriske grupper af medarbejdere, der skal modtage beskeden. Adviser vises ikke i Fælles Borgerjournal. Medcom /Læge/apotek/sygehus. SSA I forhold til ansvar og arbejdsgange vedr. Sam:Bo og elektroniske korrespondancer: Beskrivelse findes i den Elektroniske håndbog 28

30 Kommunikation/ information/vidensdeling Fælles Borgerjournal. (Alle aktive organisationsgrupper). Er borger ikke tilknyttet gruppen som skal modtage journalen, skal der sendes en advis. SSH/SSA Afslut sundhedsindsatser Sundhedslovs indsatser dokumenteres i et Omsorgsnotat eller i Handleplanen Send advis til teamleder Team Visitation anmodes om at stoppe visitationen til indsatsen. Der henvises til hvor det ændrede behov er dokumenteret. Når anmodningen er imødekommet markeres Indsatsen Planlagt SSA Teamleder Afslut borger I borgens forløbsoversigt: Luk forløbet. Sæt slutdato på gruppe-tilknytningen. Luk medicinkortet hvis borgerens medicin ikke længere håndteres af personale. (dette er meget vigtigt da medicinlisten ikke længere vil blive vedligeholdt) OBS når der er flere leverandører: Forløbet lukkes først når alle indsatser er afsluttet. Teamleder I forhold til Myndighed: Send anmodning om at stoppe indsatser til Team Visitation. Teamleder Borger mors Afslut borger som ovenfor. Ændr status på borger og Luk forløb. Send advis til Team visitation og Madleverandør. Teamleder 29

31 Borgerforløb ved akutte- og midlertidige ophold (aflastning og træning) Flow fra start til slut. Hvad skal gøres? (Tjek) Hvem er ansvarlig Visitering til akutte ophold. Før borger flytter på akut ophold Der henvises til: Procedure vedr. akutte ophold på plejecentre, dokumentnr og Bilag, Dokumentnr Sikre det gode borgerforløb: Dokumentationen og handleplaner ajourføres. Vurder om der er behov for yderligere kontakt til det midlertidige opholdssted. Ajourfør gruppetilknytning til de gældende organisatoriske enheder o Opret supplerende adresse. o Opret ny primær gruppe. Hjemmesygeplejerske Akutsygeplejerske Alle Teamleder/SSA Teamleder/SSA der modtager borgeren. Under det akutte ophold Der dokumenteres under Hjemmepleje- og sygepleje forløbet. SSH / SSA Overgang til midlertidigt ophold / eget hjem Adviser så tidligt som muligt enhederne som skal modtage borgeren. Dokumentationen og handleplaner ajourføres. Vurder om der er behov for yderligere kontakt til Hjemmeplejen / Sygeplejen. Ajourfør gruppetilknytning til de gældende organisatoriske enheder o Registrer folkeregisteradresse som gældende ved overgang til eget hjem. Teamleder Alle Teamleder/SSA Teamleder der modtager borgeren / Hjemmesygeplejerske. 30

32 Visitering til midlertidige ophold. Der henvises til: Procedure vedr. midlertidige boliger på plejecentrene : Dokument: og Bilag, Dokument: Team Visitation Før borger flytter på midlertidigt ophold Sikre det gode borgerforløb: Dokumentationen og handleplaner ajourføres. Vurder om der er behov for yderligere kontakt til det midlertidige opholdssted. Ajourføre gruppetilknytning til de gældende organisatoriske enheder o Opret supplerende adresse. SSH / SSA / spl. Teamleder Teamleder der modtager borgeren. Under det midlertidige ophold Der dokumenteres under Hjemmepleje- og sygepleje forløbet. SSH / SSA Overgang til eget hjem Adviser så tidligt som muligt Hjemmeplejen og Sygeplejen. Dokumentationen og handleplaner ajourføres. Vurder om der er behov for kontakt til Hjemmeplejen / Sygeplejen. Ajourføre gruppetilknytning til de gældende organisatoriske enheder o Registrer folkeregisteradresse som gældende. Teamleder SSH/SSA Teamleder Teamleder der modtager borgeren / Hjemmesygeplejerske. 31

33 Guideline: Læse journaldata 1. Guideline: Fælles Borgerjournal I Varde Kommune er Fælles Borgerjournal det forum, hvor alle medarbejdere dagligt orienterer sig om den dokumentation kolleger har foretaget hos den organisatoriske gruppes enkelte borgere, siden man sidst har besøgt borgeren / orienteret sig i borgerens journal. Fælles Borgerjournal læses ved vagtens begyndelse. For Dagvagters vedkommende også ved eftermiddagsvagtens begyndelse (Særligt OBS for udekørende: At sikre læsning om borgere der ikke er på en medarbejders rute den aktuelle dag). Placer musemarkøren på fanen Aktiviteter Fælles Borgerjournal er: 1. Rul musemarkøren til højre til kolonnen med overskrift Data 2. Klik på Fælles Borgerjournal Kan vælges udfoldet eller sammenfoldet 3. Tidsafgrænsningen ændres ved at klikke på datofelterne: Fra og Til. Afslut med Vis. 4. Ønskes journalnotaterne vist inden for et bestemt tidsrum, angives klokkeslæt. 5. vælg den organisatoriske gruppe du ønsker at orientere dig om Med pilene i venstre side, kan du udfolde eller sammenfolde data og skabe dig et større overblik. Med et klik på borgerens navn kan du gå direkte til borgerens journal. Når en borger midlertidigt flytter til en anden enhed, anbefales det at stoppe gruppetilhøret i perioden. Derved indeholder Fælles Borgerjournal alene journaler på aktive borgere, som gruppen skal forholde sig til. Den samlede dokumentation omkring Gruppens borgere: Bl.a. Notater fra Handleplaner, døgnrytmeplaner, omsorgsnotater, besøgsnotater, medicinnotater og ydelsesnotater. Særlig opmærksomhed på: Du skal sikre dig, at den organisatoriske gruppe der skal modtage dit notat er en aktiv gruppe på borgeren. Er den ikke det, kommer borgeren ikke frem på Fælles Borgerjournal og du skal i stedet sende en ADVIS med henvisning til, hvor du har dokumenteret. Værd at vide: I Fælles Borgerjournal kan du orientere dig om borgerdata i alle de organisatoriske grupper du er tilknyttet. I Fælles Borgerjournal vises borgere som er tilknyttet de enkelte organisationsgrupper. Brug muligheden for dato og tidspunkt siden du sidst var på arbejde det skærper overblikket. Adviser og Medcom beskeder vises ikke i Fælles Borgerjournal. 32

34 2. Guideline: Læsning om den enkelte borger I I Borgerens journal er der mulighed for at få vist et specifikt område eller et samlet overblik. Visningerne opsættes, så de svarer til behovet hos den organisatoriske gruppe / medarbejderen. 1. Søg borger frem 2. Placer musemarkøren på fanen med borgerens navn 3. Rul musemarkøren til højre til kolonnen med overskrift Data og vælg de data der ønskes vist. 4. Et Klik på visningen Alle data åbner et samlet overblik over alle borgeres notater. Borgerjournalen er: Den samlede dokumentation på borgeren. Bl.a. Notater fra Handleplaner, døgnrytmeplaner, omsorgsnotater, besøgsnotater, medicinnotater, ydelsesnotater og korrespondancemeddelelser. Hvem er ansvarlig Alle er ansvarlige for at tilegne sig nødvendig viden om borgeren. Værd at vide Superbrugerne og systemadministrator kan oprette visninger med data, der skal være tilgængelig for alle i den enkelte organisatoriske gruppe. Alle medarbejdere kan oprette og redigere individuelle visninger. Er der oplysninger du har behov for, men ikke kan finde adgang til, skyldes det med stor sandsynlighed at du skal: Vælge en anden visning Få oprettet en visning svarende til dit behov for oplysninger. 33

35 Guideline: Kommunikation 3. Guideline: Advis Advis er et lukket internt borgerrettet adviseringssystem. Adviser benyttes til at advisere organisationer, der ikke er tilknyttet med en gruppe på borgerens journal. Modtage advis Adviser vises i: Værd at vide: Gruppens advis indbakke. Medarbejderens egen advis indbakke. Borgerens indbakke. Når adviser er accepteret, forsvinder de fra gruppens advis indbakke. Gruppens advis indbakke. Medarbejderens egen advis indbakke. Adviser i medarbejderens egen indbakke forbliver indtil ejeren selv arkiverer dem Adviser i borgerens indbakke forbliver en del af dokumentationen. Borgerens advis indbakke. Bestilling af nødkald Send advis med nummeret på nødkaldsgruppen til advis gruppen Adviser i gruppens advis indbakke skal accepteres. Medarbejderen som accepterer advisen, skal sikre sig: Hjælpemidler, GPS, Nødkald og Virtuel Der tages handling på hele indholdet i advisen = færdigbehandlet. Der tages handling på den del af indholdet man selv løser og der videresendes til gruppen som skal varetage resten: Klik på besvar -> vælg videresend til gruppen. Tilføj med fritekst hvilken del der er løst. 34

36 Afsende advis - Advisering vedrørende en borger. 1. Søg borgeren frem, klik på borgerens navn og peg med musen på fanen med borgerens navn. 2. Under overskriften Korrespondance -> klik på Indbakke. 3. Klik på Opret advis 4. Vælg modtagere. Når du har skrevet de 3 første bogstaver i modtagerens navn fremkommer en liste du kan vælge fra. 5. Udfyld emne. 6. Skriv besked. 7. Marker evt. dato for opgavefrist Klik på Afsend Tekst fra notater som skal medsendes en advis kan kopieres (ctrl+c) og sættes ind i advisen (ctrl+v) eller der kan henvises til, hvor og på hvilken dato dokumentationen er foretaget. 35

37 4. Guideline: Medcom Medcom Håndtering er beskrevet i dokument nr. 3736/15 og findes i den Elektroniske håndbog Arbejdsgange og opgaver i Avaleo Omsorg er beskrevet i denne personalevejledning under de forskellige borgerforløb flow fra start til slut. Benyt Avaleos Manual Medcom (Superbrugere kan printe en opdateret manual fra Avaleos servicedesk). Modtage Medcom /korrespondancer Korrespondancer vises i: Områdets /virksomhedens MEDCOM-visninger. Borgerens korrespondancer. Under fanebladet Aktiviteter finder du visninger til Medcom og elektroniske korrespondancer. Vælg MEDCOM med status Venter og behandl områdets Medcom og elektroniske korrespondancer. Alle korrespondancer skal markeres med Accepter, så det er let at se i oversigten, hvilke der mangler at blive behandlet. Korrespondancer der er Accepteret forsvinder fra visningen MEDCOM med status Venter og kan fortsat læses i borgerens korrespondancer. Værd at vide omkring Medcom med status Venter : Når du klikker på titlen, åbnes korrespondancemeddelelsen. Via mouse-over på navnet vises borgerens adresse. Via klik på borgerens navn åbnes borgerens journal (f.eks. overblik eller forløb). Her skal du, før du klikker Accepter orientere du dig om, hvorvidt alle som meddelelsen er relevant for, er tilknyttet med en organisationsgruppe på borgeren. Medarbejderen som accepterer korrespondancen, skal sikre sig: Der tages handling på hele indholdet i korrespondancen = færdigbehandlet. Der tages handling på den del af indholdet man selv løser og der videresendes til gruppen som skal varetage resten: Klik på videresend som advis. Tilføj med fritekst hvilken del der resterer. Indlæggelsesadvis -> indlæggelsesrapport Når en borger indlægges overføres dele af borgerens journal automatisk. Der vil oftest være behov for manuelt at ajourføre/opdatere data og gensende dem til sygehuset. Før indlæggelsesrapporten gensendes opdateres følgende: Funktionsvurdering svarende til borgerens habituelle tilstand. Medicinkort Visiterede indsatser. Såfremt borgeren op til indlæggelsen har modtaget flere indsatser / akutte besøg, 36

38 end de der er visiteret, er det vigtigt at beskrive hvilke i kommentarfeltet. Undlades det, kan sygehuset (ifølge Sam:Bo-aftalen) hjemsende borgere, som de i god tro vurderer, bliver udskrevet til vanlig hjælp. Tjek på borgerens kalender om der er besøg som er skrevet med kursiv-skrift = planlagte, men ikke visiterede besøg, eller akutte besøg som har en rød markering. Gensende opdateret Indlæggelsesrapport 1. Vælg Borgerens Korrespondance /Sendt 2. Den automatisk afsendte indlæggelsesrapport fremgår af listen med overskriften SV: Indlæggelsesadvis. 3. Åben rapporten 4. Klik på Gensend 5. Der er nu åbnet for at skrive i Kommentarfelter og udfylde felterne Beskrivelse af helbredstilstand og Årsag til aktuel indlæggelse. 6. Når data er ajourført klikker du på Gem og afsend Fejlmeddelelser Negative vans meddelelser = fejl og tegn på at meddelelsen, f.eks. receptfornyelser ikke er blevet sendt som forventet. Man får meddelelsen vist ved at klikke på det blå tal 37

39 Guideline: Forløb 5. Guideline Oprettelse af Forløb Er borgeren ikke tidligere kendt i hjemmeplejen eller sygeplejen skal der oprettes Grundforløb og driftsforløb Borgeren skal kun have 1 grundforløb Hjemmepleje, Sygepleje, Plejecentre Herunder oprettes Hjemmepleje-, sygepleje- og plejecenterforløb når det er aktuelt 1. Klik på Opret grundforløb: 2. Vælg forløbet Social og Sundhed (G) 3. Vælg derefter Grundforløbet Hjemmepleje, Sygepleje, Plejecentre(G) 5. Grundforløbet er nu tilføjet på Borgerens Forløbsoversigt 6. Klik på menupilen udfor Forløbet. Det åbner mulighed for at tilføje yderligere et forløb Der skal tilføjes et driftsforløb. 7. Vælg Drift Plejeforløb 8. Vælg det aktuelle forløb Kommer man til at oprette et forkert forløb kan det fjernes igen - så længe der ikke er dokumentation placeret på det - Klik på forløbets menupil og vælg Fjern borger fra Forløb. 38

40 Oprettelse af Forløb på ukendte borgere. Forløbet Akutte besøg (ukendte borgere) kan tilføjes af sygeplejersker i de situationer hvor de akut starter et forløb op hos en borger, som ikke i forvejen har en visitation og de derfor ikke kan planlægge indsatser. Dette forløb indeholder en indsatsfolder, som giver sygeplejerskerne mulighed for at planlægge ydelser på borgeren. Forløbet er kun til midlertidigt brug på ukendte borgere (ikke visiterede). Det lukkes igen når der er blevet visiteret. Dokumentation på borgeren placeres på det normale Sygeplejeforløb. 6. Guideline: Opsætning af standard Forløb For mange personer i plejepersonalet vil forløbet Borgerforløb Social og Sundhed (S) være det der hyppigst giver det bedste overblik og det anbefales at opsætte det til at være Standardforløb Det viser Driftsforløbene Hjemmeplejen, Sygeplejen, Plejecentre, Demensudredning, APV Teamet, Medcom. Det er hver enkelt bruger der opsætter hvilke forløb der skal være Standard 1. Åbn et borgerforløb 2. Hold pilen på borgerens navn og vælg under Borgerforløb Borgerforløb Social og Sundhed (S) Værd at vide: Forløb kan opsættes som Standard. Det betyder at det er det foretrukne Forløb som åbnes når borgerforløb vælges 3. Klik på rediger visning Man kan altid vælge et af de øvrige tilgængelige forløb når det er relevant. 4. Sæt flueben i Standard og tryk Gem og Luk 5. Et klik på overskriften Borgerforløb vil nu åbne det opsatte Standardforløb. 39

41 40

42 Guideline: dokumentation 7. Guideline: Omsorgsnotat Omsorgsnotater dokumenterer observationer og handlinger der har betydning for pleje og behandling af borgeren. Opret omsorgsnotater fra en overbliksvisning: Alle notater skal placeres på forløbene Hjemmepleje, Sygepleje eller Plejecenter efter indholdet i dokumentationen (servicelov eller sundhedslov) og borgerens bopæl (Plejecenter eller Frit Valg) Faste Plejecenter beboere dokumenteres på Plejecenterforløb og Sygeplejeforløb Aflastning/midlertidige beboere dokumenteres under Hjemmeplejeforløb og Sygeplejeforløb 1. Søg borgeren frem, klik på borgerens navn og peg med musen på fanen med borgerens navn. 2. I kolonnen overblik klikker du på det relevante overblik. (Hjemmeplejeoverblik, sygeplejeoverblik eller Plejecenteroverblik). Værd at vide: Alle er ansvarlige for at dokumentere relevante observationer. Omsorgsnotater læses i Fælles borgerjournal Borgerens overbliksbillede Borgerens data OBS: ALLE FORLØB SOM SLUTTER MED MYNDIGHED ER VISITATIONSFORLØB OG DER MÅ IKKE PLACERES OMSORGSNOTATER PÅ DISSE Vælg altid forløbene med 1 + foran Sygeplejen, hjemmeplejen eller Plejecentre 3. På overblikket finder du feltet Omsorgsnotat (s) og klikker på Tilføj Omsorgsnotat. 4. Skemaet omsorgsnotat åbnes. 5. Da omsorgsnotatet oprettes via overblikket, er det på forhånd tilknyttet forløbet. (Det forudsættes af de relevante forløb - Hjemmeplejen, Sygeplejen eller Plejecentre er tilføjet ) 6. Vælg en overskrift ved at sætte en vinge ud for det relevante problemområde. 7. Tilføj en Titel så dækkende og præcist som muligt. 8. Under overskriften Beskrivelse finder du notatfeltet. 9. Skriv omsorgsnotatet så kort og præcist som muligt. 10. Klik Gem og Luk med status Låst. Omsorgsnotater på mobilomsorg. Omsorgsnotater Placeres automatisk på Hjemmeplejeforløbet. Skal det i stedet være Sygeplejeforløbet skal det ændres manuelt. 41

43 8. Guideline: Besøgsnotat Besøgsnotater dokumenterer afvigelser og praktiske oplysninger vedrørende besøgets planlægning og afvikling. Det har betydning i organisationer, der anvender kalenderen til planlægning af indsatser. Opret besøgsnotat via borgerens Kalender: 1. Søg borgeren frem, klik på borgerens navn og peg med musen på fanen med borgerens navn. 2. Under overskriften Kalender klikker du på Borgerkalender (s/o) Værd at vide: 3. Dobbeltklik på det besøg du ønsker at tilføje et notat på. 4. Under feltet Historik skriver du notatet og klikker Tilføj notat. Alle er ansvarlige for at dokumentere praktiske oplysninger med betydning for besøgets planlægning og afvikling via besøgsnotater. Besøgsnotater læses i Fælles borgerjournal Borgerens overbliksbillede Borgerens data 5. Gem og luk. Besøgsnotater på Mobilomsorg: Besøget på kørelisten skal være Startet Klik på Historik og Notater Klik på + i øverste højre hjørne og skriv besøgsnotatet Gem på ikonet i øverste højre hjørne OBS Notatet bliver først overført til Omsorgssystemet når besøget stoppes og godkendes 42

44 9. Guideline: Funktionsvurdering Myndighed opretter borger og udarbejder en funktionsvurdering i forbindelse med visitationen. Borgerens kontaktperson i hjemmeplejen / plejecentrene er herefter ansvarlig for at funktionsvurderingen, bliver opdateret når borgerens funktionsevne ændres. Funktionsvurderingen skal altid være i overensstemmelse med borgerens aktuelle funktionsevne. Øvrige faggrupper Terapeuter og Sygeplejersker supplerer når det er relevant Ajourføring af funktionsvurdering via kopi af forrige skema: Tag en kopi af den forrige funktionsvurdering og tilret den. Søg borgeren frem, klik på borgerens navn og peg med musen på fanen med borgerens navn. I kolonnen overblik klikker du på dit arbejdssteds overblik. (Hjemmeplejeoverblik eller Plejecenteroverblik). På overblikket finder du feltet Funktionsvurdering(s). Udfor den nyeste Funktionsvurdering (GSB), Funktionsvurdering udfyldt af: Udfører eller myndighed, klikker du på menu pilen. Klik på Kopier og åbn skema. Når du har tjekket og evt. tilrettet felterne placering og skema udfyldt af, kan du via fold ud pilene åbne felterne som indeholder en kopi af den seneste funktionsvurdering. a. Funktionsniveau tilrettes ved at vælge en værdi med udgangspunkt i beskrivelse til funktionsvurdering (dok ) b. Borgerens ressourcer skal tilrettes kort og præcist med de væsentligste faktorer. c. Oplysning fra borger og oplysning fra andre udfyldes alene, hvis det har betydning for helheden. Funktionsvurderingen er udtryk for borgerens aktuelle funktionsevne og skal derfor altid være ajourført. Hvilken betydning har Funktionsvurderingen? Indgår i visitationens vurdering af borgerens behov for indsatser Er dokumentation for ændringer i funktionsevnen som medfører behov for revisitation. Indgår i indlæggelses-rapporter og sygehusenes vurdering af borgeren i forhold til den habituelle tilstand. Hvem er ansvarlig: Kontaktpersonen har ansvaret for at oprette og kontinuerligt ajourføre funktionsvurderingen. Værd at vide: Hvilke felter i funktionsvurderingen medsendes indlæggelsesrapporten? borgerens score fra Fælles sprog. Feltet borgerens ressourcer. Når skemaet er udfyldt skal det låses. Gå i Kladde for at finde låsemuligheden. 43

45 a. Låst betyder at data i funktionsvurderingen logges. Skemaet kan efterfølgende åbnes, men der kan ikke registreres flere oplysninger i skemaet. b. Udfyldt betyder at data i funktionsvurderingen logges og skemaet kan åbnes og der kan registreres flere oplysninger i skemaet. c. Kladde betyder at data i funktionsvurderingen logges. Der vil på borgerens forløbsoversigt stå at skemaet ikke er færdigt. Skemaet kan åbnes og der kan registreres flere oplysninger. Gem og luk. 44

46 10. Guideline: Døgnrytmeplan Døgnrytmeplanen oprettes af SSA / SSH i dag-, aften- og nattevagt hos: Borgere på Plejecentre Borgere i Hjemmeplejen, hvor det giver mening Opret og ajourfør Døgnrytmeplan: 1. Søg borgeren frem, klik på borgerens navn og peg med musen på fanen med borgerens navn. 2. I kolonnen overblik klikker du på dit arbejdssteds overblik. (Hjemmeplejeoverblik eller Plejecenteroverblik). Hvilken betydning: Døgnrytmeplanen beskriver hvordan hjælpen udføres døgnet igennem hos borgeren. 3. På overblikket finder du feltet Døgnrytmeplan (s) og klikker på Tilføj Døgnrytmeplan første gang du skal oprette en døgnrytmeplan hos beboeren/borgeren. Drop-down-pilen -> Kopier og åbn skema - når du efterfølgende skal tilføje en ny døgnrytmeplan 4. Døgnrytmeplanen er oprettet via overblikket og er dermed på forhånd tilknyttet forløbet. 5. Udfyld felterne hvor det giver mening i beboerens døgnrytme i forhold til den angivne tid. Døgnrytmeplan hele døgnet: Dagvagter udfylder døgnrytmen for tidsrummet Aftenvagter udfylder døgnrytmen for tidsrummet Nattevagter udfylder døgnrytmen for tidsrummet Når Døgnrytmeplanen er færdig, skal den have status Låst. Status kan være udfyldt indtil hele døgnet er beskrevet Gå i Kladde for at finde valgmuligheden. 7. Gem og luk. 45

47 11. Guideline: Handleplan Anvendelsen af Handleplaner forventes gradvist øget til at omfatte flere områder. I systemet udvikles der flere handleplaner, som skal understøtte at der dokumenteres struktureret på udvalgte problemområder For nuværende dokumenteres i handleplaner når: -det retningsgivende mål fra visitationen har et udviklende sigte. -indsatser er videredelegeret (ud over rammedelegeringer). -der er visiteret Sygeplejeindsatser med krav om handleplaner (7.2.2, 7.2.3).s målrettet med Benyt vejledning i Avaleos manual omkring Handleplaner. (Superbrugere kan printe en ajourført manual fra Avaleos servicedesk) Standardhandleplanerne er udarbejdet med baggrund i de sygeplejefaglige problemområder: Hvilken betydning: Handleplaner målretter indsatserne hos borgeren, f.eks. i forbindelse med. Er der behov for at tilføje Handleplan: Uden tema er det væsentligt at vælge en titel der er konkret og dækkende for handleplanens indhold. Handleplaner består af en sammenkædning af 4-5 skemaer: Problem Mål (delmål) Handling Opfølgning /evaluering Handleplanen starter ud med ét overordnet problem, hvortil der knyttes et eller flere mål, evt. med tilhørende delmål. Fra hvert mål /delmål udspringer et eller flere handlinger, der løbende skal evalueres på, for at følge udviklingen mod målet. Handleplanen kommer derfor hurtigt til at bestå af adskillige skemaer. Overskueligheden optimeres ved at åbne og sammenfolde paneler. Tidlig opsporing Hverdagsrehabilitering Sygeplejefaglige problemområder Handleplanen anvendes på tværs (relationelt) i hele ældreområdet og sikrer sammenhæng i arbejdet med fælles mål omkring borgeren. Handleplanen inspirerer til refleksion og faglighed og skal sikrer systematisk opfølgning. Værd at vide: Der kan redigeres/tilføjes i tidligere oprettede Notater. Det nye/tilføjede vises ikke i Fælles Borgerjournal. Det anbefales i stedet at oprette et nyt. 46

48 12. Guideline: Livshistorie Livshistorien oprettes hos borgere, hvor det giver mening. Borgerens kontaktperson har hovedansvaret for at tilføje og udfylde skemaet når det er relevant Opret og ajourfør Livshistorie: 1. Søg borgeren frem, klik på borgerens navn og peg med musen på fanen med borgerens navn. 2. I kolonnen overblik klikker du på dit arbejdssteds overblik. (Hjemmeplejeoverblik eller Plejecenteroverblik). 3. På overblikket finder du feltet Livshistorie (s/o) og klikker på a. Tilføj Livshistorie første gang du skal oprette en Livshistorie hos beboeren/borgeren. b. Drop-down-pilen -> Kopier og åbn skema - når du efterfølgende skal udarbejde tilføjelser til Livshistorien 4. Livshistorien er oprettet via overblikket og er dermed på forhånd tilknyttet din organisations forløb. 5. Udfyld felterne. Bag hvert findes en hjælpetekst som kommer frem når du placerer musemarkøren på ikonet.. 6. Når Livshistorien er færdig skal den have status Udfyldt. Gå i Kladde for at finde valgmuligheden. 7. Låst betyder at data i Livshistorien logges. Skemaet kan efterfølgende åbnes, men der kan ikke registreres flere oplysninger. 8. Udfyldt betyder at data i Livshistorien logges. Skemaet kan åbnes og der kan registreres flere oplysninger. 9. Kladde betyder at data i Livshistorien logges. Der vil på borgerens forløbsoversigt stå, at skemaet ikke er færdigt. Skemaet kan åbnes og der kan registreres flere oplysninger. 10. Gem og luk 47

49 13. Guideline: Dokumentation af Smittefare Dokumentation af smittefare på skemaet Smittefare vedrører smitsom sygdom som kræver særlig opmærksomhed og forholdsregler. Registreringen vises i borgerbanneret så længe skemaet er Aktivt 1. Åbn Forløbsoversigten 2. På menupilen udfor Borgerens Navn vælges Tilføj Skema 3. Vælg Skemaet Smittefare 4. Marker om der er risiko for Smittefare og sæt flueben i årsagen til det 5. Gem og luk 6. Når smittefare ikke længere er aktuelt åbnes skemaet og Status på skemaet ændres til Inaktivt Dermed fjernes teksten også fra borgerbanneret. 7. I borgerbanneret kan man med et klik på det viste Ikon åbne skemaet 14. Guideline: Dokumentation af Fravalg af genoplivning Forudgående fravalg af genoplivning er altid en lægelig beslutning. Som hovedregel skal vi have lægens beslutning skriftligt og kun i akutte situationer kan det være mundligt. Lægens beslutning vil vi modtage i en korrespondance. For at beslutningen kan være lettilgængelig og blive vist på Overbliksvisningerne, kopieres teksten ind i et Omsorgsnotat og der vælges Tag Fravalg af genoplivning 1. Opret et Omsorgsnotat 2. Klik på Tags og vælg Fravalg af genoplivning eller skriv starten af sætningen i skrivefeltet og vælg det. Værd at vide: 3. Skriv Kopi af Korrespondance og indsæt lægens korrespondance i Omsorgsnotatet OBS at lægens signatur også vises, så det er tydeligt hvem der har ansvaret for beslutningen. 4. Notater skrevet inden for det sidste år vises øverst på alle Overbliksvisninger med rød markering Instruks for Fravalg af genoplivning har doknr /15 og findes desuden i Den elektroniske håndbog 48

50 15. Guideline: Dokumentation af Risikovurdering Når det vurderes at personale i samværet med borgeren og under udførelsen af arbejdet udsættes for risiko er det meget nødvendigt at synliggøre dette for kolleger, så man kan træffe de nødvendige forholdsregler. F.eks: Når 2 personer er nødvendigt til udførelse af plejeopgaver. Der er en hund som skal lukkes ind før besøg. Borgerens adfærd gør at der altid skal være 2 personer. 1. Opret et Omsorgsnotat 2. Klik på Tags og vælg risikovurdering eller skriv starten af sætningen i skrivefeltet og vælg det. 3. Dokumenter problemstillingen og forholdsregler til at imødegå den 4. Gem og luk 5. Notater skrevet inden for det sidste år vises øverst på alle Overbliksvisninger med rød markering Notatet erstatter ikke de risikovurderingsskemaer som bruges i nogle virksomheder. 16. Guideline: APV skema På APV skemaet dokumenteres en vurdering af borgerens hjem, som arbejdsplads og der identificeres eventuelle arbejdsmiljø problemer. Den enkelte virksomhed har aftalt arbejdsgange for hvem der udfylder skemaet og opfølgningen på det. APV skemaet er udarbejdet i hver virksomhed i forhold til de opgaver der løses. Der kan derfor godt være flere APV skemaer på borgeren. Det giver mulighed for at tage udgangspunkt i en kopi af et allerede udfyldt skema når det giver mening. Der vil blive udarbejdet en vejledning til udfyldelse af skemaet Tilføj Skema på det aktuelle fag-forløb Hjemmepleje, sygepleje, Plejecenter, træningsforløb. Udfyld Skemaet Skemaet Gemmes som udfyldt indtil det er færdigbehandlet Derefter Låses Skemaet 49

51 17. Guideline: Nødkald (skema supplerende stamoplysninger) Formål: dokumentation af bevilling af nødkald Visitation: Visitationen vurderer ansøgningen efter gældende kriterier. Meddelelse om Bevilling sendes til aktuel gruppe Den ansvarlige gruppe tager stilling hvilket nummer der skal modtage nødkaldene (nummeret på telefonkæden der sikrer modtagelse af nødkaldene) Nummeret meddeles via advis til advis gruppen Hjælpemidler, GPS, Nødkald og Virtuel 18. Guideline: Sygeplejefaglig udredning 6l Sygeplejefaglig udredning udarbejdes hos: Alle borgere med bopæl på plejecentre. Alle nye hjemmeboende borgere der har behov for indsatser efter Sundhedslovens 138. Når større ændringer i en borgers sundhedssituation medfører ændret behov for indsatser. Sygeplejefaglig udredning kan udelades i følgende situationer: Enkelt/få-dages indsatser, hvor der ikke er andre indsatser der startes op samtidig, f.eks.: o BT x 3 i 2 dage o Innohep - post og præoperativt hvor der ikke er andre indsatser der startes op samtidig o Feriegæster o Indsatser der varetages for egen læge på deres lukkedage o Ved indflytning på plejecenter flytter 138-indsatserne med. Det kræver ikke en fornyet sygeplejefaglig udredning fra Sygeplejen. 1. Søg borgeren frem, klik på borgerens navn og peg med musen på fanen med borgerens navn. 2. I kolonnen overblik vælges sygeplejeoverblik (s). 3. På overblikket finder du feltet Sygeplejefaglig udredning (S/O) og klikker på Tilføj Sygeplejefaglig udredning 4. Sæt flueben ud for alle dataområder og udfyld skemaet. 5. Det anbefales at trykke Gem undervejs, når du arbejder med et stort skema, for at sikre data er gemt ved evt. afbrydelse i arbejdet. (Obs at der gemmes som kladde eller udfyldt) 6. Bag hvert findes en hjælpetekst som kommer frem, når du placerer musemarkøren på ikonet. 50

52 Når skemaet er udfyldt skal det Gemmes og låses. Låst kan ændres til Kladde eller udfyldt hvis man ikke er færdig med at redigere skemaet. Den sygeplejefaglige udredning er en beskrivelse af: Patientens situation med henblik på de problemer og behov, som i den aktuelle situation skal behandles med en sygeplejeindsats. a. Låst betyder at data i Den sygeplejefaglige udredning logges. Skemaet kan efterfølgende åbnes, men der kan ikke Ændres eller registreres flere oplysninger i skemaet. b. Udfyldt betyder at data i Den sygeplejefaglige udredning logges og skemaet kan åbnes og der kan registreres flere oplysninger i skemaet. c. Kladde betyder at data i Den sygeplejefaglige udredning logges. Der vil på borgerens forløbsoversigt stå at skemaet ikke er færdigt. Skemaet kan åbnes og der kan registreres flere oplysninger. Hvilken betydning: Indgår i visitationens vurdering af borgerens behov for indsatser ifølge Sundhedslovens 138. Sikrer sammenhæng og kvalitet i udredningen af borgeren på tværs af problemområder. Sikrer at dokumentationskravene er opfyldte. Hvem er ansvarlig: Rutesygeplejersker og Akutsygeplejersker SSA på plejecentre 7. Gem og luk Sygeplejerskernes tilbagemelding til visitationen Send advis til Team Visitation Advisen skal indeholde en kopi af konklusionen eller der skal henvises til den sygeplejefaglige udredning. 51

53 19. Guideline: Medicinliste, medicininformation. Retningslinjer vedr. håndtering af borgernes medicin er beskrevet i Medicininstruksen den findes i den elektroniske håndbog Benyt Avaleos Manual Medicin i forhold til hvordan medicinlisten oprettes (Superbrugere kan printe en ajourført manual fra Avaleos servicedesk) 1. Søg borger frem 2. Tilføj Apotek. Ud for borgerens navn -> vælg Tilføj kontakter og vælg det relevante apotek. Der kan kun tilføjes ét apotek. 3. Tilføj skema med medicinoplysninger. Før du fortsætter, skal du sikre dig at borgeren har tilknyttet egen læge. Ud for borgerens navn -> vælg Tilføj skemaer a. Vælg skemaet Medicininformation klik Gem med status udfyldt. b. Alle felter mærket med * skal udfyldes Klik Gem og luk med status Udfyldt. c. Der må kun være ét skema Medicininformation Værd at vide: Medicinlisten medsendes automatisk ved indlæggelser. Medicinlister skal lukkes, når borgeren ikke længere modtager indsatsen. Før du opretter medicinlister skal der tilføjes Apotek, læge og medicininformation skema. Vær OBS på at ovenstående skal placeres under borgerens navn. Fra medicinlisten er der et link til medicininformation. Avaleo anvender begrebet Temporær om ordinationer der er midlertidige. OBS Medicininstruksen 4. Tilføj medicinliste. Åben Sygeplejeoverblikket og klik på Se Avaleos Manual-Medicin for vejledning i oprettelse af medicinliste, receptfornyelser og tilføjelse af medicinnotater. OBS: For at øge opmærksomheden og undgå fejl gøres følgende: o Præparater med ugentlig/flere gange ugentlig ordination o I Doseringsfeltet vælges Dosering fritekst: o Doseringen og hyppighed skrives med STORE BOGSTAVER 52

54 Ændring i allerede oprettet medicin. Åben borgerens medicinliste fra Sygeplejeoverblikket Klik på præparatet hvor ordinationen skal ændres. Lkjl Scroll til nederst på siden Administrationstidspunkter -> klik på datokalenderen og klik på slutdatoen. Tilføj ny række til administrationstidspunkter ved at klikke på det grønne plus og opret herefter den nye ordination. Print af medicinlister Det foretrukne print er Dagsprint uden tidsperiode: Når det er muligt vælges uden tidsperiode Det kræver at der ikke er ændringer fra uge til uge eller præparater uden administrationslinjer Når det ikke er muligt vælges Dagsprint med tidsperiode. Receptfornyelser Når der foretages Receptfornyelser, placeres der en kopi på et forløb. De skal altid ligge på forløbet Medcom. Har man brug for at se receptfornyelserne kan medcom forløbet foldes ud på Pilene og under Borgerforløb findes der en visning på alle receptfornyelser. 53

55 20. Guideline: Skema til dokumentation af Vitale Værdier Skemaet anvendes til registrering af de målinger af forskellige værdier, som løbende foretages. Dokumentation af Tp., puls, BT, bevidsthedsniveau, vejrtrækning, Iltmætning, blodsukker, diurese, Smerter, urinstix. For at vi kan genfinde resultater af målinger og følge udvikling er det vigtigt at der altid dokumenteres samme sted altså på skemaet Vitale Værdier. Tilføj skemaet fra overbliksvisning Udfyld de aktuelle værdier Gem skemaet som låst Der kan tilføjes flere skemaer Der kan ikke registreres flere målinger af samme type på samme skema der udvikles på det, så det på et tidspunkt bliver muligt. Visning af data: Søg borger frem Placer musemarkøren på fanen med borgerens navn Rul musemarkøren til højre til kolonnen med overskrift Data Vælg de data der ønskes vist. Vitale værdier - alle Liste (sys)- data vises på rækker Vitale Værdier alle tabel (sys) data vises i skemaform Klik på Tilføj i højre side af skærmen for at tilføje et nyt skema Vitale værdier - Blodsukker (sys) Vitale værdier - Blodtryk (sys) Man kan indstille perioden der ønskes vist Vitale Værdier: Temperatur Puls Blodtryk Bevidsthedsniveau Luftveje: Vejrtrækningsfrekvens = Vejrtrækningskvalitet Saturation = Iltmætning Cyanose Blodsukker Diurese = urinudskillelse pr. døgn Smerter VAS= scoring af smerte 0-10 ingen til uudholdelig Urinstix Mobilomsorg Vitale Værdier kan ses og tilføjes på Mobilomsorg Åbn Borgerinformation Klik på Avaleo ikonet i øverste venstre hjørne af skærmen Vælg Vitale værdier Klik på + i øverste højre hjørne af skærmen Udfyld de felter der skal dokumenteres på Gem ved at Klikke på ikonet i øverste højre hjørne 54

56 21. Guideline Væskeskemaer Beslutning om at føre et væskeskema træffes af en assistent eller sygeplejerske. Observation/problem som er baggrund for beslutningen dokumenteres sammen med øvrige tiltag i en handleplan og der laves plan for hvem og hvornår der skal ske opfølgning på resultaterne. Væskeskemaet føres på papir-dokument (doknr /13) Opfølgning dokumenteres i handleplanen. Væskeskemaer er en del af de sygeplejefaglige optegnelser og der er krav om at de skal gemmes i Journalen. De scannes ind i Avaleo og lægges på forløbet Hjemmeplejen eller Plejecentre afhængig af borgerens bopæl. Vedrørende indscanning se side 13 - Skemaet navngives væskeskema og dato for registreringerne på det. Hjælpemiddeldepotet står for opsætningen af nødkaldet Og dokumenterer nødkald og Nødkaldsnummer på skemaet Supplerende stamoplysninger 22. Guideline: Terminalregistrering og Stamafdeling (skema supplerende stamoplysninger) Terminaloplysninger modtages og registreres i Visitationen på skema Supplerende stamoplysninger, som tilføjes under borgerens navn. Skemaet gemmes som udfyldt Data vises på Sygeplejeoverblikket og på Stamdata overblikket Visning af terminal registrerede borgere det sidste år findes under Aktiviteter/Overblik 23. Guideline: Cave - Overfølsomhed Formål er at registrere overfølsomhed som personalet skal kende af hensyn til borgerens sikkerhed. Når der er behov for at dokumentere overfølsomhed Tilføjes Skemaet CAVE under Borgerens navn. Der er kun 1 felt som skal udfyldes. Lægeoplyst Cave, som skrives i fritekst Lægeoplyst cave betyder at det kun er cave oplysninger, som har baggrund i en lægelig diagnose der skal dokumenteres. F. eks overfølsomhed for et medicinsk præparat. Borgerens oplysninger må gerne dokumenteres. Lægekontakt er kun nødvendig hvis der er tvivl om hvordan vi skal forholde os til det. Skemaet gemmes som aktivt og vises i Borgerbanneret så længe skemaet har Status Aktivt Status kan ændres til inaktiv og teksten fjernes dermed fra Borgerbanneret. 55

57 Guideline: Udskrifter 24. Guideline: Udskrift af data Fra Borgeren s forløbsoversigt er det muligt at udvælge og udskrive dele af journalen. Metoden kan anvendes til udskrift af borgerens dokumenter, skemaer og handleplaner og f. eks i forbindelse med aktindsigt. OBS: De forløb man ønsker at udskrive fra skal være åbne og udfoldede På menupilen ved Udskriv knappen vælges Aktiviteter Der kommer en liste over dokumenter, Handleplaner og skemaer Der markeres alle eller udvalgte, som ønskes udskrevet Klik på Generér PDF Systemet generer et samlet dokument som kan udskrives Aktindsigt : Udskriften gemmes på et forløb som dokumentation Sæt flueben i feltet Gem på Forløb Felter til valg af forløb og beskrivelse kommer frem og udfyldes Klik på Generer PDF Print dokumentet En borger kan begære aktindsigt i sin journal (Sundhedsloven 36) og ønsket skal behandles indenfor 10 dage. En henvendelse om Aktindsigt noteres i journalen og viderebringes til nærmeste leder. Journalen skal indeholde oplysninger om, at der er givet aktindsigt i journalen noteres hvilke oplysninger, der er udleveret og til hvem det er sket, herunder om eventuel fuldmagt. 56

58 25. Guideline: Udskrift af Borgers Stamkort Fra Borgeren s forløbsoversigt vælges Udskriv og på pilen vælges Stamkort Stamkortet kan bruges i Borgerbogen og viser følgende data Borgers stamdata Pårørende Primær organisationer - med telefonnumre og træffetider dag, aften/nat hvis det er defineret i organisationsopsætningen. Alle kontaktpersoner som er registreret på et af borgerens forløb Tilknyttet læge/lægehus 57

59 Guideline: planlægning 26. Guideline: planlægning af akutte besøg Akutte besøg er besøg som ikke var planlagt ved rutens start. Akutte besøg kan registreres direkte i kalenderen eller via Mobilomsorg. Kalenderplanlægning: I kalenderens venstre-menu findes indsatskatalogerne Akut besøg vælges Besøget åbnes og besøgsdetaljer udfyldes Typen sættes til akut besøg Borger og placering vælges Gem og Luk Dokumentation for besøgets årsag og udførelse tilføjes som et Besøgsnotat eller et Omsorgsnotat Mobilomsorg: Forudsætninger for at kunne oprette akutte besøg via mobilomsorg: telefonen skal have netværksforbindelse Brugeren skal i sin brugeroprettelse have defineret en standardleverandør på arbejdstider (det definerer hvor besøget hører organisatorisk til) Tryk på de 3 prikker i øverste højre hjørne på kørelisten: Vælg opret akut besøg Skriv i søgefeltet søg på cpr, navn eller adresse Tryk på forstørrelsesglasset på tastaturet Vælg borgeren fra listen Bekræft oprettelse af akut besøg ved at trykke OK Start/stop/godkend Dokumentation for besøgets årsag og udførelse kan tilføjes som et Besøgsnotat det kræver at besøget registreres med Start/stop/godkend. 58

60 27. Guideline: Planlægning af ikke visiteret ydelse Får en kendt borger akut behov for yderligere hjælp kan dette planlægges som ikke visiterede indsatser I Hjemmeplejen kan der uden visitation ydes ekstra hjælp til nødvendige opgaver i 1 uge. Det er hensigten at borgeren i forbindelse med akut sygdom/forværring midlertidig kan modtage ikke visiteret hjælp. Er der udover 1 uge behov for hjælp skal der visiteres til det. Har borgeren ønske om yderligere hjælp, som ikke er akut, kontaktes Visitationen med henblik på vurdering af om hjælpen kan bevilges. Borgeren kan selv kontakte visitationen eller personale kan ansøge på borgerens vegne Hjælp der ikke er akut må ikke planlægges før der er en bevilling på det. Planlæg med ydelser fra katalogerne i kalenderens venstre-menu Ikke visiterede ydelser vises med Kursiv skrift i kalenderen I kalenderens venstremenu vises ydelserne under overskriften Planlagt Ikke Bestilt Denne liste bruges til at følge op på om de ikke visiterede ydelser skal afsluttes eller der skal anmodes om visitation. Er der en slutdato på planlægningen skal ydelsen også fjernes fra venstremenuen. Det påvirker ikke planlægningen i kalenderen, men ændrer status på ydelsen på visitationens forløb til Fjernet Vælg piletasten udfor ydelsen og Fjern Der skal altid være en dokumentation for årsag til den leverede hjælp Værd at vide: Kenderplanlægning og Visitationens Forløb er forbundet Besøgene er placeret på Visitationens forløb og vises også der som Planlagte ikke bestilte ydelser For at have overblik over borgerens aktuelle hjælp er det nødvendigt løbende at ajourføre og opdatere ikke kun besøgene, men også venstremenuen i kalenderen 59

61 28. Guideline: Anmodning om visitation En anmodning om visitation skal altid begrundes og dokumenteres Ydelserne, der anmodes om, skal være i henhold til de muligheder og kriterier som er vedtaget og beskrevet i Indsatskataloget Formål: Dialog med visitationen når behov for indsatser ændres Anmodning om visitation af ydelser: Begrundelser kan dokumenteres som: Et Omsorgs- eller handleplansnotat, som dokumenterer ændringen i borgerens behov. Funktionsvurderingen opdateres så den svarer til det aktuelle funktionsniveau Der er en korrespondance fra lægen med ordination af ny eller ændret behandling. Dokumentér anmodningen og henvis, så præcist som muligt, til hvor visitator kan læse begrundelsen Kopier tekst eller henvis til notat og dato det er skrevet/modtaget Visitation: Behandling af anmodninger varetages så vidt muligt at den tilknyttede visitator. Behandlingstiden kan være imellem 1-3 hverdage Dialog om visiterede og planlagte indsatser Fra venstremenuen anmodes via menu-pilen og Anmod der begrundes eller henvises til hvor dokumentationen fremgår Er dokumentationen for behovet ikke udførlig nok til at begrunde en bevilling bliver Anmodningen afvist Notatfeltet kommer frem Notaterne logges på borgeren som notat på bestilte ydelser 60

62 Afslutning af indsatser: Anmod om afslutning af indsatser håndteres som anmodninger Ønsker man afslutning af alle indsatser sendes kun anmodning på 1 indsats og i notatfeltet skrives at det er alle indsatser Det ændrede behov skal være dokumenteret. Visitationens afgørelse Anmodningen imødekommes: Der visiteres og bestilles i kalenderen som vanligt Er indsatsen i forvejen planlagt registreres den Planlagt Øvrige planlægges og registreres som andre bestillinger Anmodningen afvises: Indsatsen fremgår af visningen Ikke visiteret, anmodet og afviste indsatser med status Afslået Begrundelsen for afslaget fremgår af ydelsesnotat Er indsatsen planlagt skal den afsluttes. Visitationen afvises af leverandøren Afviser leverandøren en visitation skal der dokumenteres en årsag til det, Ellers har visitationen ikke mulighed for at følge op på det. 61

63 29. Guideline Pausering af besøg Funktionen Ret tilknyttede planlagte ydelser giver mulighed for at pausere planlægningen. Den påvirker udelukkende planlægning og statistik planlagt tid. Funktionen Tilføj pause pauserer både bestillingen og de planlagte besøg. Pausering af bestillinger slår igennem til de bestilte ydelser på visitationens forløb og påvirker statistik visiteret tid. Statuskoden på ydelsen ændres fra bestilt til Pause. Pauserede ydelser tæller ikke med i statistikkerne planlagt tid. Borger indlægges på sygehus eller Hospice: - Arbejdsgang i Hjemmepleje og sygepleje. Borgerstatus ændres til Indlagt Borgeren søges frem i gruppe- kalenderes venstremenu eller i Borgerkalenderen I venstremenuen - På menupilen udfor leverandørnavnet Vælges ret tilknyttede planlagte ydelser Værd at vide: Afregning i den kommunale hjemmepleje sker på visiteret (bestilt) tid inkl. indlagte borgere, Afregning af private leverandører sker på planlagt/udført tid. Vælg periode Fra - dato og klokkeslæt Vælg Til dato og klokkeslæt hvis det kendes Tryk Næste Vælg besøgene og tryk næste Vælg Status Indlagt og tryk Næste Skriv Notat om indlæggelsen notatet vises på alle besøgene, i borgerens journal og i Fælles borgerjournal Gem og luk De ændrede besøg fremgår af Visningen Borgerkalender pauserede besøg Ydelser har forskellige status efter hvor i processen de er. Der er 3 niveauer Visiteret, bestilt, planlagt/udført Ydelser bevilges til borgeren på Myndighedsforløbet Ydelsen bestilles ved en leverandør og vises i leverandørens kalender Ydelsen planlægges af leverandøren i kalender (Planlagt tid). Ydelser kan registreres udført enten på besøget eller via Mobilomsorg (udført tid) - Det er der ikke et generelt krav om at man skal i Varde kommune. Borger udskrives fra sygehus eller hospice: - Arbejdsgang i Hjemmepleje og sygepleje. Borgerstatus ændres til aktiv Borgeren søges frem i gruppe- kalenderes venstremenu eller i Borgerkalenderen I venstremenuen - På menupilen udfor leverandørnavnet Vælges ret tilknyttede planlagte ydelser 62

64 Vælg periode: Fra - vælg dato og klokkeslæt Tryk Næste Vælg besøgene og tryk næste Vælg Status Planlagt og tryk Næste Skriv Notat om udskrivelsen notatet vises på alle besøgene, i borgerens journal og i Fælles borgerjournal Gem og luk Borger melder rettidigt afbud / er udrejst / på ferie: - Arbejdsgang i Hjemmepleje og sygepleje Ved rettidige afbud til Enkelte besøg ændres status på besøget til Aflyst af borger. Er ændringen i stedet en flytning af besøget ændres status til Flyttet af borgeren. Længerevarende afbud Borgernes rettidige afbud (senest dagen i forvejen) Skal registreres på kalenderen med statuskode Aflyst af borgeren Leverandører afregnes ikke for rettidige afbud Borgeren søges frem i gruppe- kalenderes venstremenu eller i Borgerkalenderen I venstremenuen - På menupilen udfor leverandørnavnet Vælges Tilføj Pause Vælg periode Fra - dato og klokkeslæt Vælg Til dato og klokkeslæt hvis det kendes Tryk Næste Vælg besøgene og tryk næste Vælg Status: Aflyst af borger Tryk næste Skriv Notat om årsag til aflysningen notatet vises på alle besøgene, i borgerens journal og i Fælles borgerjournal Gem og luk 63

65 Ydelserne vises nu i kalenderens venstremenu under overskriften Pauset men pause ikke planlagt På menupilen udfor leverandøren vælges Pause start planlagt Overskriften i venstremenuen ændres til Pauset og pause start planlagt Og det samme vises på Visitationens forløb Borgeren aflyser for sent: arbejdsgang hjemmeplejen På besøget registreres status Aflyst af borgeren samme dag (Planlagt tid) eller Forgæves gang hvis medarbejderen kommer til borgeren, men ikke afvikler besøget. Borger kommer på Midlertidigt ophold: - arbejdsgang i hjemmeplejen og sygeplejen I forbindelse med midlertidige ophold skal der tages stilling hvem der skal levere sygeplejeydelserne Kompleksiteten i borgerens sundhedsproblemer kan gøre at det er Sygeplejen, der skal varetage nogle eller alle sygeplejeopgaver eller det kan være personalet på det midlertidige ophold, der skal levere dem. Det aftales på det første møde med sygeplejen og ydelserne planlægges i kalenderen af de aftalte leverandører. Hjemmeplejeydelser pauseres på både bestilling og planlægning. = pause Borgeren søges frem i gruppe- kalenderes venstremenu eller i Borgerkalenderen I venstremenuen - På menupilen udfor leverandørnavnet Vælg : Tilføj pause Vælg periode Fra - dato og klokkeslæt Vælg Til dato og klokkeslæt hvis det kendes Tryk Næste Vælg besøgene og tryk næste Vælg Status: Pause Tryk Næste Skriv notat om årsag til at besøgene Pauseres - notatet vises på alle besøgene, i borgerens journal og i Fælles borgerjournal Gem og luk Ydelserne vises nu i kalenderens venstremenu under overskriften Pauset men pause ikke planlagt På menupilen udfor leverandøren vælges Pause start planlagt 64

66 Overskriften i venstremenuen ændres til Pauset og pause start planlagt Og det samme vises på Visitationens forløb Borgerens Midlertidige ophold afsluttes: - arbejdsgang i hjemmeplejen og sygeplejen Borgeren søges frem i gruppe- kalenderes venstremenu eller i Borgerkalenderen I venstremenuen - På menupilen udfor leverandørnavnet Vælges Afslut pause : Vælg de bestilte ydelser Vælg alle og tryk Næste Vælg de planlagte ydelser Vælg alle og tryk næste Vælg status Planlagt og tryk Næste Skriv et notat om årsag til at besøgene aktiveres og tryk Gem og Luk I venstremenuen står ydelserne under overskriften Ændret men ikke planlagt Klik på menupilen og Vælg Ændring Planlagt 65

67 30. Guideline: planlægning af klippekort Klippekort bestilling, bevilges af myndighed. Indsatsen registreres som planlagt i kalenderens venstre-menu, kan ikke planlægges i kalender Brug af Klippekort, aftales og planlægges sammen med borgeren. Afhængig af hvad klippekort benyttes til kan besøg, Aktivitet ud af huset eller Aktivitet i hjemmet, registreres direkte i kalenderen. Kalenderplanlægning: I kalenderens venstre-menu findes indsatskatalogerne. Klippekort findes under Hjemmepleje-indsats Klippekort Klippekort- ud af huset og/eller Klippekort i hjemmet vælges. Besøget åbnes og besøgsdetaljer udfyldes Tiden for antal klip der leveres registreres Typen sættes til planlagt Placering vælges Gem og Luk Ydelsen fjernes fra venstremenuen. Besøgets indhold dokumenteres i et Omsorgsnotat der tagges med Klippekort. Det behøver ikke være detaljeret bare i overskrifter så vi kan blive klogere på hvad borgernes behov for ydelsen er. Borger kan opspare klip for de sidste 6 uger, dog ikke ved midlertidig ophold eller indlæggelse. Leveret tid registreres i excell ark på hjemmeplejekontoret. Afkrydsning af klip i borgerens skema i hjemmet. Det gør den der udfører ydelsen. Kvalitetsstandard dok nr /15, Samarbejdsaftale dok nr /15 66

68 31. Guideline: Farvekoderne på Besøg i kalenderen Planlagte Besøg: Vises som en farvet kasse hvis højde repræsenterer varigheden af den planlagte tid. Farven er taget fra besøgstypens opsætning under administrationsfanen. o o o Ydelserne i besøget er oplistet under overskriften. Ydelsernes baggrundsfarve bestemmes af ydelsens farve, som er opsat i indsatskataloget. Hvis ydelsens navn står i kursiv betyder det at disse ikke er bestilt. Besøgets venstre kant viser besøgets gentagelse Ingen venstre kant: Besøget har en normal gentagelse Sort venstre kant: Besøget er et enkelt besøg skabt fra en serie men var flyttet til et andet tidspunkt/dato/bruger. Grå venstre kant: Besøget er et enkelt besøg som ikke er tilknyttet en serie. o o Besøgets højre kant viser ydelsesstatus Deler alle ydelserne i besøget den samme planlagte ydelsesstatus er hele højre kant ensfarvet, mens hvis ydelserne har forskellige statusser er der forskellige farver ud fra ydelserne. Hvis besøget er leveret har ydelserne nu en leveret ydelsesstatus og det er nu kun denne som vises - også selv hvis der kigges på det planlagte besøg. Besøgets bunds farve er rød hvis visningen viser arbejdstid og besøget falder udenfor denne. Er besøgets øverste kant blå betyder dette at besøget tilhører en anden gruppe end den definerede i visningen. Leverede Besøg: Vises som en farvet kasse hvis højde repræsenterer varigheden af den leverede tid. Farven er taget fra besøgstypens opsætning under administrationsfanen. o o o o o Ydelserne i besøget er oplistet under overskriften. Ydelsernes baggrundsfarve bestemmes af ydelsens farve, som er opsat i indsatskataloget. Hvis ydelsens navn står i kursiv betyder det at disse ikke er bestilt. Besøgets venstre kant viser besøgets gentagelse Ingen venstre kant: Besøget har en normal gentagelse Sort venstre kant: Besøget er et enkeltbesøg skabt fra en serie men var flyttet til et andet tidspunkt/dato/bruger. Grå venstre kant: Besøget er et enkeltbesøg som ikke er tilknyttet en serie. Besøgets højre kant viser ydelsesstatus Deler alle ydelserne i besøget den samme planlagte ydelsesstatus er hele højre kant ensfarvet, mens hvis ydelserne har forskellige statusser er der forskellige farver ud fra ydelserne. Hvis besøget er leveret har ydelserne nu en leveret ydelsesstatus og det er nu kun denne som vises - også selv hvis der kigges på det planlagte besøg. Besøgets bunds farve er rød hvis visningen viser arbejdstid og besøget falder udenfor denne. Er besøgets øverste kant blå betyder dette at besøget tilhører en anden gruppe end den definerede i visningen. 67

69 Opsatte farvekoder FH = Forebyggende Hjemmebesøg 68

70 32. Guideline: Planlagt tid i forhold til visiteret tid Pilene i kalenderes venstremenu: I borgerkalenderen er der til højre for ydelserne Pile, som viser om planlægningen svarer til det visiterede. Beregnet over de kommende 18 uger For lidt planlagt vises med en orange trekant, der peger nedad. For meget planlagt vises med en blå trekant, der peger opad. Jo større trekanterne er, des mere er ydelsen over/underplanlagt. Ved at holde musen over ydelsen ses en lyseblå boks med ydelsens detaljer. På nederste linje vil det fremgå,hvor meget den planlagte ydelse differentierer fra den visiterede. Hvis der ikke er forskel på den visiterede ydelse og den planlagte ydelse, vises intet ikon, og teksten i den lyseblå boks vil angive: ingen forskel beregnet over de næste X dage/uger. Er der tale om en ydelse med frekvens ugentligt, månedligt eller årligt, kan funktionaliteten kun bruges, hvis det er angivet, hvorvidt besøgene skal ligge i hverdag eller weekend. Teksten ingen forskel beregnet over vil fremgå, hvis den beregnede forskel er under ét minut. Ikonet for over/underplanlægning vil fremgå, hvis der er en forskel på mere end 5 %. Fejlkilder kan være hvis den planlagte ydelse ikke er præcis den visiterede Er der mange besøg kan fejl være svære at identificere Man kan, for at få et bedre overblik, ændre visningen til kun at vise den ydelse der skal analyseres I Indsatskataloget i kalenderes venstremenu fjernes flueben fra alle øvrige ydelser, så der kun vises den aktuelle som analyseres. 69

71 Superbrugere. Superbrugere Avaleo Omsorg Dokumentation Navn Telefon Annette Lønborg Sygeplejen- Akut teamet Winnie Pallesen Sygeplejen teamleder Kristina Elmquist Sygeplejen teamleder Jytte Kirstine Poulsen CM Plejecenter Tistrup Britta Kyhn CM Carolineparken Heidi Degling CM Helle Plejecenter Ida Deleuran Kristensen CSØ Lyngparken Mona Øhlenslæger Termansen CSØ Æblehaven og Hybenbo Karin Søndergaard Jensen CNV - Souchef Thomas Heide Christensen CNV - Poghøj Gitte Wallentin Nielsen CNV Aktivitetscenteret Ølgod Kristina Marie Ries HMV Margit Kristensen HMV Souchef Susanne Falk Pedersen HMV Louise Lyager Christensen HNØ Anja Møller HNØ Berit Ehmsen Toft HNØ - Souchef Pia Lykke Gade Blåbjerg Pleje- og Aktivitetscenter Conny Hvass Christensen Danske Diakonhjem Frit valg Helpdesk (Avaleo) Ved behov for support i brugen af Avaleo Omsorgssystem kontaktes en superbruger i eget område. Kan man ikke få kontakt med en superbruger fra eget område kontaktes én af de øvrige. 70