Fremtidens kontorog behandlerrum i den ambulante psykiatri. marts 2014

Transkript

1 Fremtidens kontorog behandlerrum i den ambulante psykiatri marts 2014

2 SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 / 3 OM SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION INDHOLDSFORTEGNELSE Syddansk Sundhedsinnovation er Region Syddanmarks innovationsstab. Vores vision er at være katalysator for et innovativt velfærdog sundhedsvæsen. Dette gør vi ved at professionalisere arbejdet med innovation igennem en række stærke tværfaglige kompetencer og tæt samarbejde med regionens sygehuse, psykiatri og socialområde såvel som ved nationalt og internationalt samarbejde. Syddansk Sundhedsinnovations medarbejdere spænder vidt og vi har kompetencer inden for antropologi, psykologi, sygepleje, sundhedspolitik, pædagogik, idræt, sprog, historie, statskundskab, it, håndværk, arkitektur, design, ingeniørarbejde, ledelse, forretningsudvikling og økonomi. Vores unikke tværfaglighed samt indgående kendskab til regionens driftsenheder gør, at vi bedre kan hjælpe jer til at skabe innovative projekter. Hos Syddansk Sundhedsinnovation sætter vi brugerne i centrum i innovationsprocesserne, så deres viden og behov kommer i spil og dermed kvalificerer de endelige løsninger. Vi sætter fokus på at tænke nyt og teste innovation i praksis i forbindelse med udvikling af byggeri, produkter og services inden for social- og sundhedsområdet. Dette foregår bl.a. i vores 1200 m2 store testhaller, hvor vi udvikler og tester ideér, produkter og mock-ups i fuld skala af f.eks. bygningsudsnit og arbejdsgange. Hermed sikres, at nye indretninger, services og produkter fungerer for fremtidens patienter og medarbejdere. Vi skræddersyer projekter efter jeres behov og med vores særlige kompetencer kan vi rådgive og guide jer ud fra de ressourcer og tidsplan, der er til rådighed. Vi ser frem til et åbent og innovativt samarbejde med jer. OM SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION 2 INDLEDNING OG LÆSEVEJLEDNING 4 KAPITEL 1 - BYGGEPROCES OG BRUGERINDDRAGELSE 7 BYGGEPROCES OG BRUGERINDDRAGELSE 8 NY VIDEN OG EJERSKAB 8 KAPITEL 2 - FORSKNING OM PATIENT- OG MEDARBEJDERBEHOV 17 FORSKNING OM PATIENT- OG MEDARBEJDERBEHOV 18 PATIENTBEHOV 18 MEDARBEJDERBEHOV 30 SAMLEDE ANBEFALINGER 39 KAPITEL 3 - NYE KONTORKONCEPTER 43 KAPITEL 4 - AFSLUTNING 53 KAPITEL 5 - BILAG 57 BILAG 1 58 GUIDE TIL BRUGERINDDRAGELSESPROCESSEN BILAG 2 61 GUIDE TIL SPØRGESKEMAER BILAG 3 62 GUIDE TIL BRUGERDAGBOG BILAG 4 64 GUIDE TIL FOKUSGRUPPEINTERVIEWS BILAG 5 67 GUIDE TIL KVALITATIVE INTERVIEWS BILAG 6 68 GUIDE TIL OBSERVATIONER BILAG 7 69 GUIDE TIL WORKSHOPAFHOLDELSE LITTERATUR 73

3 4 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 / 5 INDLEDNING OG LÆSEVEJLEDNING INTRODUKTION TIL HÅNDBOG Denne håndbog er forfattet således, at den enten kan læses fra ende til anden eller blot ved at udvælge kapitler efter interesse. OM DENNE SKRIVELSE Denne håndbog er produktet af et samarbejde mellem Syddansk Sundhedsinnovation og Psykiatriens Anlægssekretariat i Region Syddanmark. Målet var at fremkomme med et teoretisk grundlag samt værktøjer som kan understøtte den ambulante psykiatri i Region Syddanmark i designet af fremtidens kontor- og behandlerrum. Projektet løb fra oktober 2013 til februar INTRODUKTION De ambulante psykiatriske tilbud i Region Syddanmark er i disse år i gang med flere byggeprojekter inden for de overordnede rammer, som Fremtidens Psykiatri - Generalplan for psykiatrien i Region Syddanmark (29) har udstukket. Den store udfordring man står over for, er tacklingen af et stigende aktivitetsniveau på samme eller færre kvadratmetre, samtidig med, at behandlingen i psykiatrien ændrer karakter i takt med implementeringen af pakkeforløb i psykiatrien og en øget anvendelse af gruppeterapi. Bygningerne skal således ikke bare indeholde flere aktiviteter, men rumme nye og anderledes aktiviteter, hvilket både påvirker patientbehandlingen og medarbejdernes arbejdsprocesser. En uundgåelig nødvendighed er optimering af udnyttelsen af kvadratmeterpladsen, hvorfor eksempelvis ideen om to-tre mandskontorer er præsenteret. Der er dog blandt medarbejderne og klinikerne en høj grad af skepsis omkring mulighederne for at kunne bevare faglighed og en høj produktivitet i et sådant arbejdsmiljø, hvor flere sidder sammen på kontorer og selve samtalebehandlingen tilbydes i et selvstændigt behandlerrum. Samtidig betyder de bygge- og indretningsmæssige udfordringer, at processen trækker mange medarbejderressourcer uden garanti for et hensigtsmæssigt og fremtidssikret resultat. Medarbejderne savner nemlig ofte de kompetencer og erfaringer, der skal til for at skabe overblik over brugerbehovene og formidle dem rettidigt i en let anvendelig form til arkitekt/entreprenør. Dette medfører enten øgede udgifter eller at væsentlige behov mangler understøttelse i de nye byggerier. For at imødegå disse udfordringer er der behov for at skabe et kvalificeret vidensgrundlag samt en metodisk værktøjskasse, der kan støtte medarbejdere og beslutningstagere i processen. Denne forskningsbaserede håndbog har derfor til hensigt at guide og inspirere til en målrettet proces, hvor de ambulante psykiatrier på effektiv vis kan designe deres fremtidige arbejdsmiljøer. Arbejdsmiljøer af høj kvalitet, hvor der både er plads til patienternes differentierede behov og personalets vekslende moderne arbejdsbehov inden for de økonomiske rammer, som er den ambulante psykiatris grundvilkår. LÆSEVEJLEDNING Håndbogen baserer sig på forskning, erfaringer fra Syddansk Sundhedsinnovations arbejde på området samt erfaringer indhentet fra ambulante psykiatrier, der allerede har gennemgået en bygge-/ flytteproces. For at sikre klarhed over kilden til anbefalinger i skrivelsen, vil forskning altid følges af henvisninger til litteratur, der er nærmere beskrevet i litteraturlisten. Håndbogen er opbygget med tre overordnede kapitler med dertilhørende underafsnit, et afslutningskapitel og sidst findes et bilagskapitel og litteraturliste. Håndbogen kan læses fra ende til ende, men er forfattet så det også er muligt at læse de enkelte kapitler for sig selv. Dette indebær, at der forekommer nogle gentagelser i teksten, for at sikre forståelsen af de individuelle kapitler. Her følger en kort gennemgang af håndbogens indhold: KAPITEL 1: BYGGEPROCES OG BRUGERINDDRAGELSE NY VIDEN OG EJERSKAB Håndbogen indleder med en kort gennemgang af byggeriets faser for at give et overordnet overblik over hvordan et byggeprojekt er struktureret og hvornår vigtige beslutninger træffes. Denne oversigt suppleres med en procesmodel for innovativ brugerinddragelse som erfaringer viser, er en effektiv måde at håndtere brugerinddragelsen i forbindelse med byggerier. Det er nemlig vigtigt at brugerinddragelse foretages systematisk, så den vigtige viden der samles kan nå at blive analyseret, testet og integreret i byggeplanerne til rette tid. Herefter sættes fokus på den gode brugerinddragelsesproces. Når arbejdspladser bygger nyt eller flytter rundt kan ledelsen let sidde med en opfattelse af, at brugerinddragelse er en besværlig proces, som bringer ønsker og behov på banen, der modsiger hinanden, er dyre eller umulige at opfylde og ender med at skabe mere utilfredshed end gavn. Det kan derfor være fristende at gennemføre processen ud fra generelle anbefalinger og ledelsens idéer alene i forhåbning om, at medarbejderne bliver tilfredse, når først de er kommet på plads. Selvom det er korrekt, at en dårligt styret brugerinddragelse kan være uproduktiv, viser forskningen, at det er et vigtigt element, som kan være dyrt at springe over. Når inddragelsen bliver håndteret korrekt, medvirker den nemlig både til at understøtte arbejdsopgaverne bedst muligt, til at sikre medarbejdernes oplevelse af ejerskab og kontrol og til at styrke medarbejdernes loyalitet over for organisationen. Håndbogen beskriver derfor hvordan en god brugerinddragelsesproces kan foretages ved brug af procesmodellen for innovativ brugerinddragelse. KAPITEL 2: FORSKNING OM PATIENT OG MEDARBEJDERBEHOV For at skabe en effektiv brugerinddragelsesproces er det dog vigtigt at kunne tage udgangspunkt i forskningsbaserede anbefalinger, som både kan inspirere, kvalificere og udfordre de afdækkede brugerbehov. Håndbogen inkluderer derfor en gennemgang af forskning om patient- og medarbejderbehov, som det er vigtigt at forholde sig til i de nye ambulante psykiatriske byggerier. Forskningsgennemgangen opsummeres i en række anbefalinger, der kan overføres direkte til de nye byggerier/indretninger, men udpeger ligeledes områder, hvor der er behov for en afdækning af afdelingernes specifikke patient- og medarbejderbehov. Fokus rettes først mod patientbehovene, da indretning som understøtter patienternes behandling bedst muligt kan være et vigtigt samlingspunkt for medarbejdere i psykiatrien. Hvis patienternes behov er udgangspunktet, viser erfaringer nemlig, at det er væsentligt lettere efterfølgende at opnå de nødvendige kompromiser omkring indretningen af medarbejderområderne. Forskningsgennemgangen munder ud i en opsamling af indretningsmæssige anbefalinger som kan inddrages i bygge- og brugerprocessen. For at sikre at brugerinddragelsen bliver foretaget tidsnok til at indgå effektivt i byggeplanerne, bliver anbefalingerne endvidere matchet med den generelle byggefasemodel, så det er tydeligt hvornår de enkelte emner skal afklares. KAPITEL 3: NYE KONTORKONCEPTER I dette kapitel fokuseres der specifikt på muligheden for at pladsoptimere ved at overveje nye kontorkoncepter. Håndbogen vejleder til en brugerinddragende proces, hvor medarbejdernes kontorbehov afdækkes og matches med mulige alternative løsninger. Vejledningen munder ud i fem inspirationsscenarier, som er eksemplariske forsøg på at operationalisere den forskningsbaserede viden præsenteret i kapitel 2. Scenarierne er tænkt som inspiration til og udgangspunkt for at man i de enkelte ambulante psykiatrier kan arbejde med muligheden for nye kontortyper. Målet er at igangsætte dette arbejde tidligt i byggeprocessen, således at der er tid til at teste de valgte løsninger for at skabe tryghed og enighed om beslutningerne. Budskabet er, at hvis man er villig til at gå nye veje og tænke udover de traditionelle kontorkonstellationer, kan der opnås et spændende, innovativt arbejds- og terapeutisk miljø, der både understøtter medarbejdernes opgaveløsning og trivsel samt frigiver ekstra plads til patientområderne. KAPITEL 4: AFSLUTNING I sidste korte kapitel opsummeres håndbogens overordnede argument. KAPITEL 5: BILAG: METODER TIL BRUGERINDDRAGELSE I bilag finder man en guide til håndtering af brugerinddragelsesprocessen samt guides til flere specifikke metoder og redskaber, som med fordel kan anvendes i processen. LITTERATURLISTE I litteraturlisten forefindes en oversigt over al litteratur anvendt i forskningsafsnittende samt andre relevante steder i håndbogen.

4 BYGGEPROCES OG BRUGERINDDRAGELSE NY VIDEN OG EJERSKAB 1 kapitel I dette kapitel gives en kort gennemgang af byggeriets faser, som suppleres med en procesmodel for innovativ brugerinddragelse. Brugerinddragelse må foretages systematisk, så den vigtige viden der samles kan blive analyseret, testet og integreret i byggeplanerne til rette tid.

5 8 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 / 9 BYGGEPROCES OG BRUGERINDDRAGELSE NY VIDEN OG EJERSKAB FASEMODEL FOR DEN TRADITIONELLE BYGGEPROCES Hver enkelt ambulant psykiatri er unik i forhold til dens fysiske rammer og de mennesker, der arbejder der. BRUGERINDDRAGELSE SOM STRATEGISK VÆRKTØJ Det overordnede formål med denne Håndbog er, at skabe et fundament for at den ambulante psykiatri i Region Syddanmark kan optimere kommende bygge- og flytteprocesser igennem forsknings- og erfaringsbaseret viden. Imidlertid har afdækning af forskning og erfaringer tydeliggjort, at den gode bygge- og flytteproces ikke opstår udelukkende af at studere forskningsresultater og direkte overføre disse til den aktuelle kontekst. Dette skyldes dels at den relevante forskning er af overvejende international karakter og dermed ikke naturligt henvender sig til en dansk kontekst. Om end der med fordel kan og bliver hentet en række universelle og relevante designparametre ud af forskningen. Men det skyldes i lige så høj grad den forskningsunderstøttede kendsgerning, at en bygge- og flytteproces påvirker de involverede mennesker på mange forskellige niveauer, og at denne påvirkning kan vendes til noget positivt ved at inddrage brugerne i processen, så de opnår ansvar og kontrol. Dermed melder der sig et behov for en innovativ procesmodel, der kan understøtte den traditionelle byggefasemodel og guide brugerinddragelsesprocessen, så den udføres strategisk, effektivt og økonomisk. Brugerinddragelse som led i en overordnet bygge- og flytteproces er således et strategisk værktøj, der dels anvendes til at kvalificere og differentiere forskningsresultater, og dels griber dybt ned i organisationen og skaber forståelse, ejerskab og forankring hos brugerne og organisationen som helhed. Brugerinddragelsen er derfor helt afgørende for at sikre godt, effektivt og fremtidssikret byggeri. Dette kapitel præsenterer derfor både den traditionelle byggeproces og en model for brugerinddragelsesprocessen samt tydeliggør, hvordan disse relaterer sig til hinanden. Først kigges der nærmere på den traditionelle byggefasemodel og klarlægges, hvor man heri bør være opmærksom på, at brugerinddragelsen skal finde sted. Ved et byggeri i den ambulante psykiatri i Region Syddanmark blev alle medarbejdere inddraget i processen. En medarbejder fortæller: Vi tog udgangspunkt i tegningerne, inden der overhovedet var kommet vægge på. Så lavede vi en masse brainstorme. Det var en rigtig god proces og den gjorde jo, at vi alle fik ejerskab og var en del af det Medarbejder i ambulant psykiatrisk afdeling Initiativfasen Programfasen Forslagsfasen Projektfasen Udførelsesfasen Ibrugtagningsfasen Se mere om byggefaser på eller BYGGERIETS FASER I byggebranchen opdeles byggeprocessen i seks faser, som dækker hele forløbet fra indledende idé til bygningen tages i brug. Her følger en kort beskrivelse af hver enkelt fase: hvad den handler om, hvilke beslutninger der skal træffes i den og hvor stor indflydelse brugerne kan have. 1. INITIATIVFASEN I initiativfasen opstår idéen til ombygning, renovering eller nybyggeri og rammer og forløb defineres. Det er den overordnede beslutningstager, hvilket i byggeprocessen benævnes bygherre, der vurderer formålet og afgør om der skal bygges. Inden for psykiatrisk byggeri i Region Syddanmark er det Regionen der er den overordnede bygherre, imens tovholderfunktionen foretages af Psykiatriens Anlægssekretariat. I denne fase sættes desuden rammerne, som inkluderer placering, pris, tidsplan m.m. Der træffes også beslutning om hvordan byggeriet skal organiseres f.eks. hvem der skal være bygherrerådgiver og hvem der skal sidde i byggeudvalget. I denne fase er det vigtigt at ledelsen sammen med medarbejderne får formuleret deres overordnede ønsker og behov. Princippet for brugerinddragelse i byggeri er, at jo tidligere i processen desto større indflydelse er der mulighed for at have. 2. PROGRAMFASEN: BESKRIVELSE AF FUNKTION I programfasen beskrives kravene til den nye bygning i et byggeprogram, som f.eks. kan ligge til grund for en arkitektkonkurrence. Der skal blandt andet tages stilling til omfang, funktionalitet, kvalitet, tidsplan og økonomi. Brugernes behov - forstået som både patienter og medarbejderes behov, bør allerede her være tydeligt afdækket og testet, idet de skal skrives ind i byggeprogrammet. I denne fase skal medarbejderne altså have lavet en detaljeret beskrivelse af de aktiviteter der skal foregå i de enkelte rum og de krav der knyttes til det. Når først byggeprogrammet er fastlagt og arkitekter har budt ind på opgaven, er det dyrt og besværligt at ændre i det. 3. FORSLAGSFASEN: DET KONKRETE BYGGERI I forslagsfasen udarbejdes det endelige projektforslag. Arkitekten tegner den færdige bygning og der træffes beslutning om materialevalg, installationer m.m. I denne fase kan medarbejderne komme med input til detaljerne i rummenes indretning, f.eks. installationer, materialevalg og inventar. 4. PROJEKTFASEN: DETALJERET BESKRIVELSE AF BYGGEOPGAVEN I Projekteringsfasen bliver alt tegnet, beregnet og beskrevet i detaljer, så der kan indgås kontrakter med entreprenører og håndværkere. I denne fase vil der som regel opstå behov for besparelser i forhold til de hidtidige tegninger og planer. I denne fase har medarbejderne meget begrænsede muligheder for at øve indflydelse, men kan evt. have mulighed for at tage stilling til besparelsesforslag. 5. UDFØRELSESFASEN: SELVE BYGGERIET I udførelsesfasen pågår byggeriet. Ved nybyggeri ofte væk fra medarbejdernes hverdag, mens ombygninger ofte vil medfører larm og byggerod. På dette tidspunkt er alle beslutninger i teorien taget, men problemer og ændringsbehov kan opstå som kræver hurtig stillingstagen fra bygherre. I denne fase har medarbejderne som regel ingen indflydelse, med mindre bygherre inddrager dem i forbindelse med ændringsforslag. 6. IBRUGTAGNINGSFASEN: BRUGERNE RYKKER IND Når byggeriet er færdigt og overleveret følger den endelige indretning og ibrugtagning af bygningen. Der foretages en indledende gennemgang af fejl og mangler og laves plan for senere gennemgange. I nogle tilfælde laver man 100-dags gennemgang, i andre byggerier opererer man med henholdsvis 1-års og 5-års gennemgang af bygningerne. I denne fase er medarbejderne ofte involveret i den endelige indretning samt flytning. Man bør være opmærksom på, at nye bygninger medfører nye samarbejdsformer, nye arbejdsprocesser og nye måder at tilrettelægge og udføre behandlingen. En god organisationsproces inden flytningen, hvor man træner de nye processer og udvikler regler for adfærd i de nye lokaler kan være med til at sikre, at indkøringsvanskeligheder minimeres. Husk jo tidligere i byggeprocessen jo mere indflydelse kan medarbejderne have

6 10 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 / 11 INNOVATIONSPROCESMODEL Vision & Plan Research & Analyse Idé & Koncept Kvalificering & Test Implementering & Evaluering TRADITIONEL BYGGEPROCES OG INNOVATIONSPROCESMODEL KOMBINERET Initiativfasen Programfasen Forslagsfasen Projektfasen Udførelsesfasen Ibrugtagningsfasen BRUGERINDDRAGELSES- PROCESSENS SKRIDT Brugerinddragelse i forbindelse med byggerier, kan med fordel udføres strategisk ved brug af en procesmodel for innovation. Procesmodellen sikrer at brugerinddragelsen systematiseres igennem en række velovervejede aktiviteter, og skaber samtidig en kontrollerbar ramme, hvori det er muligt at udvikle og konkretisere nye tiltag i form af arbejdsgange, service, terapi og byggeri samt udvikle og harmonisere relationerne imellem disse. Der er således ikke tale om, at innovationsprocesmodellen skal erstatte den traditionelle byggefaseopdeling, men tværtimod ses som et supplement, der kan lede og guide brugerinddragelsen og kvalificere projektet på rettidige tidspunkter med rettidig omhu. Hermed øges det samlede projekts innovationshøjde, samtidig med at der effektivt støttes op om vision og målsætninger. Innovationsprocesmodellen ses i den øverste af figurene ovenfor. Anvendt sammen med den traditionelle byggefaseopdeling vil skridtene være følgende: SKRIDT 1 VISION & PLAN Her afdækkes vision og succeskriterier for brugerinddragelsesprocessen. Forløbet planlægges og der forventningsafstemmes. Dette gøres igennem en visionsworkshop for den lokale ledelse. Skridtet relaterer sig til byggeriets Initiativfase. SKRIDT 2 RESEARCH & ANALYSE Her afdækkes erkendte og ikke-erkendte behov hos brugerne. Dette gøres igennem metoder såsom interview og observation samt selvregistrering. Skridtet relaterer sig til byggeriets Programfase. SKRIDT 3 IDÉ & KONCEPT Her inddrages brugerne i idéudvikling og konkretisering af idéer baseret på resultaterne fra skridt 1 og 2. Dette gøres ved afholdelse af workshops. Skridtet relaterer sig til byggeriets Programfase. SKRIDT 4 KVALIFICERING & TEST Her testes og beskrives udvalgte idéer fra skridt 3. Dette kan gøres igennem workshops, men vil optimalt foregå i et testmiljø, hvor man har mulighed for at bygge mock ups i 1:1 og lade patienter og medarbejdere teste den for fejl og mangler samt udviklingsmuligheder. Skridtet relaterer sig til Programfasen. SKRIDT 5 IMPLEMENTERING & EVALUERING Her implementeres de valgte løsninger og fremtidig evaluering planlægges. Skridtet relaterer sig både til Programfasen, hvor valgte brugerløsninger skal indskrives i byggeprogrammet, og til Ibrugtagningsfasen, hvor løsninger relateret til indretning samt adfærd i de nye rum skal implementeres af medarbejdere og ledelse. Se det samlede diagram med byggefaser og innovationsprocesser på den nederste af figurene vist ovenfor. SKRIDT FOR SKRIDT Som det fremgår af ovenstående beskrivelse er det nødvendigt at foretage en stor del af brugerinddragelsen i de tidligste byggefaser, hvis man skal sikre, at de gode idéer og afdækkede behov kan inkluderes i byggeprogrammet. I det følgende gennemgås skridtene mere detaljeret, med særlig fokus på beslutninger som skal træffes hurtigt for at få processen i gang. Skridtene som relaterer sig til konkrete brugerinddragelsesmetoder nævnes blot kort, da de er nærmere beskrevet i håndbogens tredje kapitel samt bilag. 1. SKRIDT - VISION & PLAN I dette skridt skal ledelsen definere deres vision, vælge en processtyrer og kommunikerer beslutninger ud til medarbejderne, ligesom selve brugerinddragelsen skal planlægges af processtyreren. Afdækning af ledelsens vision Første skridt er at afdække ledelsens vision og træffe beslutning om, hvordan brugerinddragelsen skal foregå. Dette er et vigtigt og fundamentalt første skridt ind i den gode konstruktive byggeproces. Når en flytning eller ombygningsaktualitet har meldt sig, er det ledelsens ansvar at skabe fundamentet for, at denne proces sker på bedst mulig vis. Det er dog nemmere sagt end gjort eftersom brugerinddragelsesprocessen med alle sine muligheder og udfordringer, ligger langt fra den ambulante psykiatris hverdag. Ikke desto mindre er det ledelsen, der som det først må blive klar over, hvad det er for en vision den har for projektet. Ledelsen kan opstille målsætninger baseret på egne værdier inden for den overordnede ramme, som Generalplanen for psykiatrien i Region Syddanmark har opstillet. Generalplanen kan således anvendes til at afgrænse processen, hvilket også er vigtigt, når ledelsen skal kommunikere visionen videre til medarbejdere, patienter og samarbejdspartnere. Inden for den ambulante psykiatri findes der yderligere forskellige terapeutiske retninger, der i større eller mindre grad foreskriver en bestemt indretning og som dermed også medvirker til at inspirere og afgrænse muligheder. Om end målet med ledelsens vision er, at fremkomme med en tydelig og operationaliseret retning for processen, er det dog også vigtigt, at ledelsen tillader sig selv at drømme og for et øjeblik forlade økonomiske overvejelser og hverdagens begrænsninger. En flytteproces er nemlig ikke kun en besværlig udfordring, men en unik mulighed for at nytænke og effektivisere arbejdsprocesser og behandlingsforløb. I en travl hverdag kan ovenstående virke urealistisk, men er målet at skabe et fysisk rum, der understøtter patienter og medarbejderes hverdagsprocesser, kan man med stor fordel iværksætte en visionsworkshop for ledelsen. Det anbefales her at anvende en ekstern konsulent, idet denne del af processen som oftest kræver et nyt blik på sagen og evnen til at udfordre ledelsen. Visionsworkshoppen kan med fordel tage udgangspunkt i nærværende håndbogs to forskningsoversigter for henholdsvis patienter og medarbejdere samt i Generalplanen for psykiatrien, terapeutisk retning, organisationens egne værdier og økonomi. Det kan også anbefales at indhente inspiration gennem studieture til relevante bygninger eller organisationer, der har løst lignende byggeudfordringer på innovative måder. Visionsworkshoppen skal resultere i: Et klart afgrænset og kommunikerbart formål med byggeprocessen Et klart afgrænset og kommunikerbart formål med brugerinddragesesprocessen Klarhed over ledelsens ansvar i processerne Klarhed over, hvad det er muligt og ikke er muligt for medarbejderne at indvirke på Klarhed over den økonomiske ramme Et særligt fokus for visionsworkshoppen bør endvidere være, at se på organisationen med nye øjne og benytte den unikke mulighed til at arbejde med de ting, der fungerer godt og modsat forlade de ting, der er hæmmer organisationen i at fungere optimalt. Valg af processtyrer og intern byggegruppe Ledelsens næste handling er officielt at udpege en processtyrer, hvilket er én person, der har det daglige ansvar for brugerinddragelsesprocessen og for at brugerinddragelsens resultater inddrages i byggeprogrammet. Processtyren har både ansvar for at orientere ledelsen om den løbende udvikling, men i lige så høj grad for at designe en konstruktiv proces, der ligeligt sigter mod at afdække og udfordre medarbejderne og brugernes behov. Processtyreren skal have erfaring med dataindsamling i form af observation- og interviewteknik, analyse, formidling af den indsamlede data og facilitering af workshops. Hvem der skal påtage sig processtyrerollen er en ledelsesbeslutning og der findes umiddelbart tre varianter, der alle har sine fordele og ulemper: 1. Ledelse som processtyrer ét medlem af ledelsen planlægger og udfører processen på egen hånd eller delvist ved hjælp af ekstern konsulent. Processtyren har det overordnede ansvar, men bør nedsætte en hjælpende intern byggegruppe, der repræsenterer de involverede brugere og uddelegere opgaver, som hver er ansvarlig for. Yderligere kan en ekstern konsulent udvælges til at hjælpe på strategisk udvalgte tidspunkter. 2. Medarbejder som processtyrer én medarbejder planlægger og udfører processen på egen hånd eller delvist ved hjælp af ekstern konsulent. Også her har processtyren det overordnede ansvar, men bør ligeledes her nedsætte en hjælpende intern byggegruppe, der repræsenterer de involverede brugere og uddelegere opgaver, som hver er ansvarlig for. Den interne byggegruppen kan med fordel indeholde en repræsentant fra ledelsen der kan fungere som sparringspartner, men som bør indgå på lige fod med resten af gruppen. Yderligere kan en ekstern konsulent udvælges til at hjælpe på strategisk udvalgte tidspunkter.

7 12 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 PROCESSTYRER LEDELSE MEDARBEJDER KONSULENT 3. Ekstern konsulent som processtyrer der hyres en ekstern konsulent til at planlægge, lede og facilitere processen. Konsulenten rådgiver sig med én repræsentant fra ledelsen, nedsætter en hjælpende intern byggegruppe og inddrager brugerne på strategiske tidspunkter i løbet af processen. Det er essentielt at der nedsættes en hjælpende intern byggegruppe, der ligeligt repræsenterer brugere, lige meget hvilken processtyrermodel man vælger. En intern brugergruppe er vigtig, idet deltagerne er bærer af vigtig hverdagserfaring og brugerbehov og kan formidle differentieret fagrelateret viden, som ingen enkelt person alene kan indeholde og repræsentere. Processtyrens ansvar er dog at facilitere processen for den interne byggegruppe, skabe en nødvendig og konstruktiv dialog og sikre, at gruppens arbejde og anbefalinger kondenseres, struktureres og præcist og kortfattet formidles videre ved de byggemøder, som både den interne byggegruppe og processtyren bør indgå samlet i. Endvidere bør processtyren sikre, at der er sammenhæng mellem den viden, som den interne byggegruppe producerer og den viden, der produceres på de brugerinddragende workshops. Det er således processtyrens ansvar, at den interne byggegruppe ikke blot repræsenterer de stærkeste eller mest højtråbende og engagerede brugere, men tværtimod den samlede og differentierede brugerskares behov. Hvem der skal vælges til processtyrer bør bevidst og nøje overvejes. Fordele og ulemper bør vægtes realistisk og på baggrund heraf foretages et kvalificeret valg, hvor man også tager stilling til, hvordan man kan kompensere for ulemperne. Modsatte side viser en oversigt over fordele og ulemper ved hver potentiel processtyrer. Ærlig kommunikation Når processtyreren er valgt er det tid til at ledelsen initierer brugerinddragelsesprocessen ved at kommunikere den ud til hele organisationen. Her er det helt essentielt at ledelsens vision følges op med en klar tilkendegivelse af, at brugerinddragelsesprocessen har høj prioritet og at ledelsen påtager sig det endelige ansvar. Skal processen komme godt fra start og endeligt lykkes, er det vigtig at ledelsen i sin kommunikation til medarbejdere har operationaliseret visionen, så den er klar til at blive aktiveret og fremstår som en handlingsplan, der baserer sig på fire følgende punkter: Ærlighed hvorfor processen skal foregå og hvad den skal bruges til Tydelighed hvordan processen skal foregå Afgrænsning hvad det er muligt og ikke er muligt for medarbejderne at indvirke på Rammesætning tydeliggørelse af tilladt tidsforbrug, økonomi og hvem der inddrages i processen For at en brugerinddragelsesproces skal være produktiv, er det afgørende at medarbejderne og brugerne har klarhed over hvilken indflydelse de reelt har. Ligger visse faktorer fast, viser forskning, at pseudodemokratiske processer kun vil skabe frustration, hvorimod ærlige udmeldinger og indflydelse fra medarbejderne, hvor det reelt er muligt, har en positiv effekt (8, 9). Hvis flytningen eksempelvis er økonomisk begrundet, er det således vigtigt, at ledelsen er ærlig om dette og ikke prøver at sælge flytning med henvisning til f.eks. videndeling og forstærket tværfagligt samarbejde. Forskning viser, at kontorflytninger kan styrke medarbejdernes engagement til organisationen selv i tilfælde hvor flytningen medfører en umiddelbar forværring af vilkårene hvis det kan lykkes for ledelsen at komme igennem med et budskab om, at ændringen medfører interpersonelle og organisatoriske forbedringer (51). Og naturligvis at de reelt gør det. I den ambulante psykiatri kan medarbejderforringelser, der kommer patienterne til gode (eksempelvis ekstra plads til patienter i venteområder og grupperum) således være væsentligt nemmere for medarbejderne at acceptere, end ændringer der eksempelvis skyldes ledelsesmæssige visioner om nye tværfaglige arbejdsgange. Planlægning af brugerinddragelsesprocessen Nu da processtyren er valgt og der er meldt klart ud til organisationen er det tid til at nedsætte den hjælpende byggegruppe. Byggegruppens medlemmer skal repræsentere en så bred skare af brugere som muligt og kan enten selv melde sin interesse til processtyren eller blive udpeget af processtyren i samarbejde med ledelsen. Udpeges bestemte repræsentanter bør både processtyrer og ledelse dog være meget opmærksom på, at repræsentanten ikke udelukkende repræsenterer ledelsens ønsker eller hvad processtyren tror, der er behov for. Parallelt med nedsættelsen af byggegruppen går processtyren i gang med brugerinddragelsesprocessens detailplanlægning. Interviews, observationer, selvregistrering og workshops m.m. bør kalenderlægges i god tid. Erfaringer viser, at rekruttering af patienter til processen kræver at man er ude i god tid og desuden indregner en del tid på at være opsøgende og sikre sig, at de husker det. Ved dataindsamling kan man med fordel inddrage nuværende patienter f.eks. gennem korte fokusgruppeinterview. Ved afholdelse af workshop om patientbehov kan man med fordel anvende relevante patientgrupper og ressourcestærke tidligere patienter. Her bør man dog holde sig for øje, at denne gruppe ikke repræsenterer den samlede patientgruppe og specielt ikke den ressourcesvage gruppes behov. De ovenstående punkter under 1. skridt relaterer sig alle til den traditionelle byggeproces Intiativfase. Der er således tale om, at dette arbejde foregår i den helt tidlige fase af byggeprojektet. Dette for at sikre en så solid, velovervejet og effektiv proces som muligt. + Signalerer at processen har høj ledelsesmæssig prioritet Sikrer at nødvendige ressourcer afsættes til processen Sikrer opbakning til at resultaterne implementeres Kan tolkes som top-down styring og kontrol af medarbejderne Har ikke nødvendigvis de rette kompetencer til at styre og udføre brugerinddragelsesprocessen Har ikke nødvendigvis den rette indsigt i medarbejderne og patienternes behov og kan dermed misse vigtige vinkler, emner, muligheder og udfordringer Kan gøre det svært for medarbejdere at være ærlige og komme med kritik Kan skabe motivation og ejerskab hos medarbejderne Medarbejderne har godt kendskab til egne og patienternes behov Udpegelse af processtyrer kan skabe jalousi Har ikke nødvendigvis de rette kompetencer til at styre og udføre brugerinddragelsesprocessen Processtyren har ikke nødvendigvis tilstrækkelig gennemslagskraft både op- og nedadtil i organisationen Kan mangle tid til at udføre den tidskrævende opgave, hvorfor processen kan blive underprioriteret Kan være for tæt på til at kunne se med friske øjne på emnet og dermed misse vigtige vinkler, emner, muligheder og udfordringer Har faglighed og erfaring samt de rette metoder og redskaber til at skabe en god proces Kan se på organisationen med friske øjne uden forudindtagelser Kan have lettere ved at få medarbejdernes opmærksomhed som udefrakommende Har dedikeret tid til planlægning og udførelse af processen Er umiddelbart en ekstra udgift, som endda kan blive dyrere, hvis tidsplanen skrider Kvaliteten kan svinge fra konsulent til konsulent Kan som udefrakommende overse vigtige vinkler, emner, muligheder og udfordringer Forlader som regel processen før implementering Kan have svært ved at få adgang til medarbejdere og patienter

8 14 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 / 15 MODEL FOR ANSVAR, HANDLINGER OG TIDSFORBRUG Visionsworkshop ledelsen Ikonforklaring Ledelsens ansvar Processtyrer udvælges af ledelsen Processtyrens ansvar Kommunikation til organisation Kort tidsforbrug 3-7 timer Processtyrer nedsætter intern byggegruppe Mellem tidsforbrug 7-37 timer Research igangsættes af processtyrer Researchresultater analyseres Højt tidsforbrug timer Workshopforberedelse og afholdelse Her afrapporterer processtyrer til ledelsen om foretagede og næste trins aktiviteter Workshopresultater analyseres Processtyrer og intern byggegruppe indgår i byggemøder Her bør man overveje at anvende en specialiseret ekstern konsulent Implementering af indretning og ny adfærd Det skal bemærkes at adfærdsreglerne bør have en indbygget fleksibilitet og at de løbende bør evalueres og evt. revideres. Sidst er det vigtigt at evaluere de nye rum efter indflytning, og italesætte de ting, der fungerer godt og skidt i det nye byggeri. Med udgangspunkt i evalueringen er der mulighed for at foretage valg, der forandrer negative faktorer til positive. Ovenstående er en overordnede gennemgang af de vigtigste faktorer, som man skal overveje og tage beslutninger omkring inden byggeprojektet igangsættes og brugerinddragelsesprocessen starter. Konkrete værktøjer til afdækning af behov og brugerinddragelse findes som tidligere nævnt i håndbogens kapitel 3 samt bilag. Inden da fokuseres i næste kapitel på de generelle anbefalinger, som kan udledes fra forskningen om indretning, der understøtter henholdsvis patient- og medarbejderbehov og som bør anvendes som rettesnor og inspiration i den tidlige del af byggeprocessen SKRIDT - RESEARCH & ANALYSE/IDÉ & KONCEPT/ KVALIFICERING & TEST Først nu er brugerinddragelsesprocessen klar til at rykke videre til de næste tre skridt, der foregår adskilt, om end i tæt forlængelse af hinanden. De beskrives her med en lav detaljeringsgrad, da en nærmere beskrivelse af værktøjerne hertil findes i håndbogens tredje kapitel samt bilag. Dataindsamling, analyse og idé- og kvalificeringsworkshops vil forløbe over en fastlagt periode. Man skal dog her være opmærksom på, at dette arbejde er tidskrævende og at man i planlægningen nemt kan risikere at være for optimistisk omkring tidsforbruget i dette skridt. Resultater og koncepter af brugerinddragelsesprocessen bør, som det fremgår af det fjerde skridt, kvalificeres og testes af de reelle brugere i 1:1 mock ups. Dette sikrer, at koncepterne har en reel forankring i hverdagen og slutbrugernes behov. Samtidigt er det her også muligt at undersøge, om de planlagte rumtyper er realistiske eller om de bør justeres, hvilket igen vil have indvirkning på de resterende rum og brug heraf, da det samlede areal sjældent er til diskussion skridt relaterer sig til den traditionelle byggeproces Programfase. 5. SKRIDT - IMPLEMENTERING & EVALUERING Det sidste skridt omhandler implementeringen af de valgte løsninger. Dette foregår dels i Programfasen, hvor valgte brugerløsninger skal indskrives i byggeprogrammet, og dels i Ibrugtagningsfasen, hvor løsninger relateret til indretning samt adfærd i de nye rum skal implementeres af medarbejdere og ledelse. ANVENDELSE AF RESULTATERNE I BYGGEPROCESSENS PROGRAMFASE Når al brugerinddragelse er fuldført og beskrevet har man et solidt fundament for at indgå kvalificeret i udarbejdelsen af byggeprogrammet og deltage i byggemøder. I byggeprocesser nedsættes ofte, som det også i denne håndbog anbefales, en intern byggegruppe til at hjælpe processtyrer med brugerinddragelsen samt repræsentere brugernes behov ved byggemøderne. Deltagelse i den interne byggegruppe og deltagelse i byggemøder kan trække en del medarbejdertimer og har man først udført en god brugerinddragelsesproces kan byggegruppen under ledelse af processtyren indgå kvalificeret, effektivt og kortfattet i byggemøderne. Hermed spares medarbejdertid og samtidigt betyder den effektive proces, at centrale behov tænkes med fra starten, hvilket er vigtigt da det er dyrt og besværligt at komme med fundamentale ændringsforslag, når først byggeprogrammet er skrevet og sat i udbud. ANVENDELSE AF RESULTATERNE I BYGGEPROCESSENS IBRUGTAGNINGSFASE Brugernes indflydelse på byggeprocessen falder kraftigt når man bevæger sig ind den traditionelle byggeproces faser 3-5, hvor byggeriet udbydes, projekteres og bygges. Men tiltager igen her i den sidste fase af den traditionelle byggeproces, Ibrugtagningsfasen, der omhandler indflytning, ibrugtagning og evaluering. Udover behovsafdækningen i forhold til rumtyper bør brugerinddragelsesprocessen også have resulteret i anbefalinger, der omhandler indretning som understøtter patienter og medarbejderes behov. Disse skal nu implementeres i forbindelse med indflytning. Yderligere har brugerinddragelsesprocessen fokuseret på, hvordan medarbejderne bedst muligt kan sidde placeret i de nye lokaler og hvordan man via wayfinding guider patienterne rundt. Begge dele skal nu implementeres. Her er det yderligere vigtigt, at ledelsen og medarbejderne på forhånd har igangsat en dialog for adfærdsregler i de forskellige rum. Adfærdsregler kan med fordel være et tema på workshop inden indflytning (men bør allerede italesættes i 2. skridt), hvor man med udgangspunkt i de endelige tegninger udspiller forskellige virkelighedsnære scenarier og diskuterer hvilken adfærd, der bedst understøtter arbejdsprocesserne og terapien. Således kan misforståelser med tilhørende frustration og lav trivsel undgås. HVORFOR BRUGERINDDRAGELSE? Man kan spørge sig selv, hvorfor man skal bruge tid og økonomi på brugerinddragelse. Det er et relevant spørgsmål og der findes mange forskellige meninger herom. Baseret på forskning og dataindsamling er denne håndbogs overordnede anbefaling, at pengene er givet godt ud, hvis de vel at mærke er spenderet på en veldesignet, effektiv og afgrænset proces, der udmunder i en række konkrete anbefalinger, som efterfølgende implementeres. En vellykket flytte- og byggeproces er ikke lig med succesen i at flytte mennesker fra et rum til et andet uden de store økonomiske omkostninger. Dette er reelt det mindste problem. Den virkelig succes ligger i at forstå organisationen og de mennesker, der agerer og interagerer heri og kombinere dette med designet af de fysiske rammer. Dette kan kun ske ved at inddrage de involverede brugere. Forskning peger på, at den praktiske indflydelse er med til at sikre, at medarbejdernes fysiske og funktionelle behov bliver ordentligt dækket, således at medarbejderne har optimale betingelser for at udføre deres arbejdsopgaver (9, 36, 82). Men forskning pointerer også, at når medarbejderne inddrages i designet af deres arbejdsmiljø særligt i de tilfælde, hvor de fysisk skal skifte arbejdsrum, stiger deres tilfredshed mærkbart (7, 41, 52). Brugerinddragelse handler nemlig om medindflydelse og dette skaber en følelse af kontrol, lyst samt ejerskab til processen. På et mere operativt niveau muliggør brugerinddragelse, at man kan gå fra antagelser om, hvad brugernes behov er, til en afdækning af brugernes faktuelle behov. Imens der er mange gode argumenter for brugerinddragelsesprocesser, bør det dog også gøres klart at det kræver tid, økonomi og erfaring at designe en god brugerinddragelsesproces. Lykkes det, viser både forskning og erfaring, at den økonomiske udgift på kort sigt er en god og fordelagtig investering på lang sigt.

9 FORSKNING OM PATIENT- OG MEDARBEJDERBEHOV MENNESKET I FOKUS 2 kapitel I dette kapitel præsenteres en gennemgang af forskning om henholdsvis patient- og medarbejderbehov, som har relevans for de ambulante psykiatrier. Forskningsgennemgangen er opdelt i temaer, som hver især opsummeres i en række anbefalinger. Sidst i kapitlet foretages en skematisk opsamling, hvor anbefalinger sammenholdes med de traditionelle byggefaser, så det bliver tydeligt hvornår emnerne bør behandles hvis de skal kunne inkluderes i byggeplanerne.

10 18 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 FORSKNING OM PATIENTOG MEDARBEJDERBEHOV PATIENTBEHOV Terapi er ikke kun noget, der foregår bag en lukket dør. Den velplanlagte terapi er skabt i samspillet mellem mennesket og det fysiske rum. Som mennesker har vi alle et naturligt og helt grundlæggende behov for at føle os trygge og sikre. Specielt hvis vi skal åbne op omkring og tale om nogle af de emner, som vi selv finder allersværest at leve med. Som psykiatrisk patient, hvor hverdagen i sig selv er en udfordring er det derfor vigtigt, at man mødes af behandlere og fysiske rammer, der understøtter følelsen af, at man her er sikker og kan slappe af. Følelsen af sikkerhed og tryghed opstår på baggrund af en række kriterier, der bør tilgodeses i designet af de fysiske rammer for psykiatrien. Således bør ikke blot behandlerrum, men hele den samlede fysiske ramme ses som et terapeutisk rum, der skal tilgodese patienternes behov. I det følgende vil væsentlige faktorer for et velfungerende terapeutisk fysisk miljø blive gennemgået med udgangspunkt i forskningen på området. Under hvert tema gives generelle anbefalinger ligesom muligheden for at afdække individuelle afvigende behov beskrives. PRIVATHED Privathed dækker over menneskets behov for at kontrollere andres adgang til en selv, herunder krop og informationer (3). Dette behov varierer dog hele tiden og man kan både have for meget og for lidt behov for privathed. Privathed afhænger af hvem, der vil have informationen om hvilket aspekt af ens liv i hvilken kontekst og med hvilket formål (31). Som psykiatrisk patient vil man ofte have et udpræget ønske om at fremstå anonym over for de mennesker, der ikke direkte har noget med behandlingen at gøre. Designet af bygningen bør derfor som hele tage højde for at skabe en separation mellem terapeutiske områder og administrative/ kontorområder (4, 22, 55, 84). Hvis ikke menneskers behov for privathed opfyldes kan det opleve ubehag og det kan få negative konsekvenser for de sociale relationer (1, 3). Privathed er et helt overordnet begreb, som man bør forhold sig til i udformning og indretning af alt psykiatrisk byggeri. Opsummerende anbefalinger Læg så vidt muligt patient- og behandlingsområder for sig selv, adskilt fra afdelingens medarbejderområder (Se eksempler i scenarierne s ) Sørg for klart at afmærke henholdsvis patient- og medarbejderområder med skiltning eller zoneopdeling eller lignende, så patienter ved hvilke områder, der er deres. Hermed undgås at patienter uforvarende går ind på medarbejderområderne og samtidig giver det patienterne tryghed til at brede sig på patientområderne og f.eks. benytte kroge og nicher, hvis de har brug for at sidde alene. Dette kan patienterne være tilbageholdende med, hvis de er usikre på om det er tilladt Ud over den overordnede opdeling i patient- og medarbejderområder, er det vigtigt også at gennemtænke toiletplaceringer, kaffeautomater etc., så medarbejdere ikke behøver gå ud og ind af patientområderne uden patientrelateret grund Hvis medarbejderne er nødt til at bevæge sig gennem patientområder, f.eks. fordi et åbent gangareal leder forbi venteområdet, kan der afskærmes med dekorative hængeskærme, høje planter etc., for at værne om patienternes privathed WAYFINDING Wayfinding - dvs. skiltning på den ene eller anden måde, er fundamentalt for at mennesker kan finde derhen, hvor de skal. Vigtigheden af dette er umiddelbart til at forstå, men ofte er wayfinding misvisende, forældet eller helt fraværende. Wayfinding bør dog i høj grad prioriteres da det er en faktor som kan modarbejde den optimale behandling, hvis den ikke fungerer. Uklar, diffus og manglende wayfinding fører til forvirring, frustration og vrede, og patienterne vil bruge unødvendig psykisk energi på at forsøge at skabe mening. Modsat kan simpel og tydelig wayfinding være medskabende af et trygt og behagelig miljø ved at sørge for at de besøgende let kan finde rundt (55) og dermed øge patienternes følelse af kompetence (10,11, 12). Wayfinding skaber generelt tilfredshed (31). Opsummerende anbefalinger Sørg for at indkaldelsesbreve, brochurer, hjemmeside etc. giver klar og tydelig information om adresse, transportmuligheder, parkeringsmuligheder etc., samt om hvor man skal ringe på eller henvende sig. Et billede af bygningen og indgangsdøren kan være en god hjælp, ikke mindst for patienter som ikke har dansk som modersmål Sørg for tydelig udendørs skiltning og evt. afmærkning af ringeklokke. Brug gerne piktogram som supplering af tekst Er patientgruppen præget af flere forskellige nationaliteter, bør skiltningen imødekomme dette og indeholde forskellige sprog Overvej stort skilt i receptionen med pile og piktogrammer, som peger mod behandlerområder, grupperum, toiletter, kaffe, rygeterrasse etc. Eksempel på fleksibel brug af lyskilde som wayfinding. En relativ billig lampe indeholdende en form, der skaber en pil men som i realiteten kunne være hvilken som helst form eller skrift og tekst, er monteret i loftet. Lampen kan drejes i alle retninger og muliggør dermed, at man lynhurtigt kan ændre retning på pil. Eksemplet er fra IKEA, der i sin indretning har et højt behov for fleksibilitet, men kan med fordel opføres til lokalpsykiatrierne om end behovet for fleksibilitet er mindre.

11 20 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 Benyt samme piktogrammer til at afmærke stederne Afmærk gerne centrale steder med genkendelige landmærker (f.eks. skulptur, springvand, træ) så patienterne lettere mentalt kan huske, at f.eks. grupperummene er ved appelsintræet eller lignende Afmærk gerne medarbejderområder med venlige, men tydelige og genkendelige piktogrammer, så patienterne ved hvad der er medarbejderområder Omfattende studier viser, at der er fire distancer/zoner af det personlige rum (34): Intim distance: 0-45 cm, reserveret til aktiviteter såsom kram, kys, sex, trøst og wrestling Personlig distance: cm, en zone for dem vi kender og holder af Social/forretnings distance: cm, en zone for mennesker vi ikke kender eller som vi handler med i forretningsøjemed Husk skiltning til: reception, toiletter, vand/kaffe, rygeområde/udeområde, venteområder, samtalerum, grupperum, udgang Offentlig distance: 350 cm->, til brug når nogen taler foran et publikum, f.eks. møder, forelæsninger, oplæg, teaterforestillinger etc. RECEPTION, VENTEVÆRELSE OG GANGAREALER Crowding er en subjektiv oplevelse af befolkningstætheden i ens miljø (1, 3, 28, 49). Det har altså ikke noget at gøre med, hvor mange personer, der rent faktisk befinder sig i rummet. Nogle kan føle sig crowdede bare der er en anden person til stede. Crowding kan have negative konsekvenser for personers følelser, tænkning, adfærd og velbefindende (1, 3, 28, 49). Forskning viser, at når personer føler sig crowdede har de svært ved at koncentrere sig og løse opgaver tilfredsstillende (3). Ofte skyldes crowding utilstrækkelig plads eller uhensigtsmæssig brug af plads. Crowding udløses når et menneske ikke oplever at dets behov til personligt rum opfyldes. Psykiatriske patienter har lige som somatiske patienter forskellige behov når de møder op til samtale. Dog tyder det på, at det for langt størstedelen af patienterne er af væsentlig betydning at blive mødt med venlighed og et smil ved ankomsten. Erfaringer fra psykiatriske afdelinger peger umiddelbart på, at det mentale rum der skabes i kontakten, er vigtigere end det fysiske rum, hvori kontakten sker. Ikke desto mindre er der psykologisk faktorer, som man bør være opmærksom på i udformningen af reception-, gang- og venteværelsesområder. Disse er det personlige rum og crowding. Det personlige rum er den fysiske distance mennesker foretrækker at have til andre mennesker i forskellige situationer og alt efter, hvor godt man kender hinanden. Dette varierer dog også afhængig af kultur, alder, køn, personlighed, sociale status, og om den anden opfattes som tiltrækkende, farlig eller syg (1, 3, 24, 31, 33, 34, 59, 60). Hvis folk træder ind i ens personlige rum, uanset om det gøres med vilje eller ej, udløser det negative følelser hos personen, der føler sig invaderet og gør, at personen søger at forlade stedet. Forskning har identificeret følgende egenskaber ved miljøet, der får folk til at opleve crowding (31): Lange korridorer efter forskellige behov. Det er vigtigt, så man ikke indretter på en måde, der tvinger patienterne til at sidde tæt med fremmede eller sidde overfor hinanden. Dermed kan patienterne nemlig blive presset ind i en situation, hvor de kommer til at føle sig overvåget. Således bør hestesko-indretning undgås og i stedet bør man skabe forskellige siddemuligheder, hvor patienten selv vælger graden af isolation. Der kan med fordel skabes en hyggelig café-agtig stemning med læsestof og med nem adgang til faciliteter, hvor man må ryge. I forhold til gangearealer peger forskning på, at følgende er vigtigt: At patienten let kan finde vej, fordi det mindsker stress og øger følelsen af kompetence og kontrol (25, 70-78) At patienten ikke møder andre patienter og personale, der ikke er involveret i patientens behandling. Dermed opretholdes patientens privathed og anonymitet og personalet forstyrres ikke unødvendigt. Designet af bygningen bør derfor som hele tage højde for at skabe en separation mellem terapeutiske områder og administrative/kontorområder (4, 22, 55, 84) Yderligere har erfaringer fra psykiatrisk afdelinger vist, at en patientgruppe som flygtningekvinder foretrækker kønsopdelte toiletter, da det modsatte skaber en stressende situation, hvis de har været udsat for voldtægt og anden traumatiserende adfærd. Opsummerende anbefalinger Lave lofter I etageejendom: de nedre etager Mørke vægge Rum uden skillevægge Rum uden skiltning Receptionsområdet bør designes simpelt og letforståeligt. Der skal være nem adgang receptionisten, men denne bør ikke sidde så personen kan overvåge patienterne. Venteværelset bør indrettes differentieret, så patienterne kan sidde I overensstemmelse med Generalplanen for psykiatrien (29), bør den ambulante psykiatri have en bemandet reception, så patienterne altid kan blive taget imod og få råd og vejledning Det anbefales at receptionisten er tydelig og tilgængelig fra indgangen, men ikke har udsyn over hele venteområdet, da patienterne skal kunne vente og slappe af uden at føle sig overvåget Crowding er en subjektiv følelse, der udløses når et menneske ikke oplever at dets behov til personligt rum opfyldes. Crowding kan udløses af utilstrækkelig plads eller uhensigtsmæssig brug af plads. Gennem indretning kan crowding modvirkes. Blandt andet er det vigtigt at sikre tilstrækkelig plads eller skærmning mellem ventende patienter. Hertil kan f.eks. bruges planter eller andre fysiske genstande.

12 22 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 I indretningen af reception og venteområde anbefales det at sikre patienternes personlige rum så vidt muligt. Dette kan f.eks. ske ved overvejende at benytte behagelige stole/lænestole og kun i mindre grad sofaer, så patienterne kan sidde langt nok fra hinanden til at opretholde deres personlige rum. Møblerne bør placeres således, at man også kan gå forbi hinanden uden at komme ind i den enkeltes personlige rum. Kaffe/vandautomater m.m. skal også kunne tilgås uden at man skal gå ind i andres personlige rum. Gange bør ligeledes være brede nok til at man kan komme forbi hinanden med tilstrækkeligt plads imellem sig Undgå smarte, men uhensigtsmæssige møbler. Møblerne skal ikke være så lave, at det bliver svært for nogle patienter at komme op og ned i dem, og de skal heller ikke udstille patienterne, f.eks. høje café stole og borde Det anbefales at indrette forskellige zoner og nicher i venteområdet, så patienternes forskellige behov tilgodeses. Nogle har brug for at sidde for sig selv, gerne lidt skjult eller hule-agtigt, andre foretrækker lyse og rumlige omgivelser, hvor den sociale distance stadig kan opretholdes. Patienter der er i gruppeforløb kan dog efterhånden have et ønske om at kunne holde pauser sammen, hvor afstanden til hinanden ikke behøver være så stor, men hvor de til gengæld har et ønske om at være mere isoleret fra andre patienter og medarbejdere (Se eksempler i scenarierne s ) Det anbefales så vidt muligt at sikre udendørs venteområde med adgang til overdækning for regn således, at patienter kan få frisk luft eller ryge i pauser og når de venter Det anbefales at indrette reception, venteområder og gange på måder, der modvirker crowding, ved f.eks. at: Bryde lange gange og korridorer op, f.eks. med små reoler eller skillevægge, blomster eller skærme Undgå lave lofter Sørge for lyse farver og vinduer Sørge for ordentlig skiltning, så patienterne altid ved hvor de er Det anbefales at indrette reception og venteområder på en venlig og imødekommende måde og undgå både et klinisk præg, men også en overlæsset indretning med alt for mange ting at forholde sig til. Rummene bør være hyggelige, men nemme at overskue Det anbefales at toiletterne er kønsopdelt og ordentligt lydisoleret hvilket særligt kan være vigtigt for mange kvindelige patienter. Desuden bør toiletterne indrettes lyst og rummeligt, så patienterne ikke får ubehag af at være der RUM OG PLADS I udformningen og indretning af psykiatrisk byggeri er det vigtigt at skabe lokaler, der tilgodeser menneskers personlige rum specielt i relation til den intime, personlige og sociale distance. Det bør dog bemærkes at oplevelsen af størrelsen på et rum ikke har så meget med de faktiske kvadratmeter at gøre, men i stedet menneskets subjektive oplevelse af rummet (1, 3, 17, 19, 31). To rum på nøjagtig samme objektive størrelse (samme antal kvadratmeter og højde til loftet) kan opleves at have meget forskellige størrelser af samme individ. Dette kan have flere årsager: Først og fremmest skyldes det måderne hvorpå mennesker sanser omgivelser. Omgivelserne indeholder altid så mange informationer og så stor kompleksitet, at man ubevidst ignorerer det meste og mennesket er bevidst eller ubevidst - meget selektivt i forhold til opmærksomhed (17, 31). Menneskets sanseapparat kan blive snydt af de fysiske objekter, der er til stede og måderne de arrangeres på (42, 58). Årsager til at vi sanser omgivelserne forskelligt er, at mennesker er unikke i de måder de sanser deres omgivelser og at deres sansning påvirkes af deres situation, følelsesmæssige tilstand, personlige præferencer og forventninger til miljøet. Er man vred eller frustreret eller glad og tilfreds kan det påvirke hvordan man vurderer sine omgivelser (31). Et mål, der for alvor kan påvirke menneskets opfattelse af rum er, om man føler sig crowdede. Indretning kan her hjælpe til at modvirke crowding og man kan med fordel skabe lyse, åbne om end afgrænsede rum med let indretning. Opsummerende anbefalinger Benyt hvide og lyse farver på væggene Brug skillevægge eller lignende til at bryde lange korridorer og meget åbne rum Sørg om muligt for at der er højt til loftet Brug fleksibel møblering på hjul og justerbar belysning, så rummene kan indrettes efter forskellige patienters behov Indret med enkelthed, så der ikke er for mange objekter for patienterne at forholde sig til SAMTALERUM Det er vigtigt for behandlingen at samtalerummet er indrettet til at udtrykke og kommunikere den mening og adfærd, som behandlerens terapeutiske tilgang foreskriver. På den måde styrkes både behandler og patient og behandlingen bliver mere effektiv (6, 30, 38, 66, 84). Derfor må man på hvert enkelt psykiatrisk afdeling også gør sig bevidst om sine valgte terapeutisk tilgang til det fysiske rum. Terapiretninger så som psykoanalyse, kognitiv terapi, narrativ terapi etc. er nemlig forskellige i forhold til hvilken social rolle terapeuten skal tage i forhold til klienten (f.eks. ekspert, coach, genealog) og hvordan interaktionen skal foregå (f.eks. fri association, faceto-face samtale, legeterapi etc.). Dette påvirker behovet for indretning og bør således være strategisk bestemt på ledelsesniveau og bevidstgøres overfor behandlerne. Erfaringer fra flere psykiatriske afdelinger har dog vist, at det i praksis ofte er overladt til tilfældigheder og den enkelte medarbejder og hvad denne lige kan finde at indrette sig med, samt at størstedelen af behandlerne reelt ikke har nogen viden om dette endvidere tillægger det megen tanke. Forskningen viser, at samtalerum bør fremstå som et behageligt og trygt miljø, hvori patienterne føler sig frie til at fortælle personlig information (4, 23, 30, 39). Designet af rummet bør derfor have til Intelligent glas kan bruges til at skærme efter behov. Det kan både bruges i patient venteområder og medarbejderområder og har den fordel, at det kan skærme uden at blokere lyset. Intelligent glas er lamineret med en tynd folie med flydende krystaller. I sig selv er krystallerne tilfældigt fordelt, hvilket giver en mat rude. Når de aktiveres af strøm ved tryk på en kontakt orienterer krystallerne sig ensartet, så ruden bliver klar med normalt gennemsyn. Se mere om intelligent glas på internettet: produkter/intelligent-glas

13 24 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 mål at forstærke både patientens og behandlerens oplevelse af kompetence og kontrol (2, 4, 10, 12, 30, 41, 50, 69, 83). Psykiatriske patienter kan påvirkes stærkere af stressorer i det fysiske design på grund af deres mentale tilstand (12, 25, 65) og designet af behandlerrummet skal derfor mindske stressorer i højere grad end i andre fysiske miljøer. Det gøres i første omgang ved at sikre en høj miljøfunktion kongruens - dvs., at man ikke er i tvivl om, hvad rummet kan og skal bruges til, og hvordan man kan og skal opføre sig heri. Forskningen viser nemlig, at det for psykiatriske patienter er særligt vigtigt at der er høj miljøfunktion kongruens (2, 4, 50, 69, 84), og i så fald at kongruensen er lav, mindskes effekten af behandlingen og følelsen af kontrol, mens stress og negative følelser forstærkes (80-84). Det terapeutiske rum er en behavior setting, hvori særlige aktiviteter forventes at foregå. Indretningen bør derfor så vidt muligt understøtte dette, så patienterne ikke bliver unødigt forvirrede (4, 84). Der findes endnu ikke konkrete beviser på, om patienter bliver enten positivt eller negativt påvirket af at skifte samtalerum. Behandlere argumenter ofte for, at stabilitet og genkendelighed er vigtigt for patienterne. Erfaringer fra flere psykiatriske afdelinger peger på, at patienternes forandringsparathed skal ses i lyset af, om det er den normale behandler, der følger med til det andet rum. Såvel som, at patienterne selv gerne vil skifte rum, hvis de føler sig crowedede i rummet, hvilket ofte forekommer i den ambulante psykiatri, hvor samtaleterapien foregår på behandlerens kontor og i situationer både skal indeholde behandler, patient, familiemedlemmer og kommunale medarbejdere. Da der endnu ikke findes forskning, der taler for eller imod ovenstående bør man i udformningen og indretningen af samtalerummene i stedet for fokusere på at sikre, at patienterne ikke skal bruge unødvendig psykisk energi på at forholde sig de forskellige rums indretning. Dette kan gøres ved at skabe ens rum i samme størrelser og med ens indretning. Dog bør man være opmærksom på, at den ensretterede indretning, men forskellige brug af rum kan skabe kognitiv dissonans hos patienterne. Kognitiv dissonans skal forstås som modstridende kognitive elementer dvs. ideer og tanker som man har om, hvordan noget er. Kognitiv dissonans opstår når forudindtagede tanker er i konflikt med den virkelighed man møder. Kognitiv dissonans opleves som ubehageligt og i mindre grad blot mærkeligt, bizart eller underligt. Tilstanden kan, afhængig af kontekst og personlighed, føre til frustration, vrede, ligegyldighed, forundring, harme m.m. Dette skal ses som umiddelbare reaktioner på noget man ikke helt kan forstå og sætte ind i en sammenhæng, som man ellers havde regnet med at man forstod. Kognitiv dissonans kan nedsættes ved at differentiere rummene fra hinanden med få virkemidler. F.eks. ved at male én af væggene i en anden farve. Differentieringen bør dog være subtil og gerne i så lav grad at patienterne ved at de opholder sig i et andet rum, men at de samtidigt ikke skal bruge psykisk energi på at forholde sig til rummet på ny. Erfaringer fra flere psykiatriske afdelinger har samtidigt vist, at dele af patienterne føler glæde ved at behandleren intentionelt kan skabe en hyggelig stemning. Eksempelvis ved hjælp at stearinlys på bordet, der både skaber stemning, men også en positiv afstand mellem behandleren og patienten. Det foreslås derfor, at hvert rum indeholder en terapikasse, der indeholder forskellige ting, der strategisk kan anvendes som tryghedsskabende elementer og som kan anvendes efter behov for hurtigt at kunne fjernes igen og neutralisere rummet, så det er klart til næste patient. Opsummerende anbefalinger Træf bevidst, ledelsesmæssig beslutning om afdelingens terapeutiske tilgang til brug og indretning af det fysiske rum, og lad det være rammen for indretningen Indret i overensstemmelse med anbefalingerne omkring personligt rum og crowding (lyst, sikring af personlig rum, overskuelighed etc.) Sørg for høj miljø-funktion kongruens i rummet dvs. at det skal være indlysende at det er et rum til at holde samtale/møde, og ikke ligne noget helt andet Det anbefales at indrette alle afdelingens samtalerum relativt ens, men at inkludere nogle tydelige forskelle, så patienten ikke oplever forvirrende deja-vu oplevelse ved skift af rum. Dette kan f.eks. være lidt forskel i valgte farver af én væg eller af møbler Det kan overvejes at have en terapikasse /dekorationskasse i hvert samtalerum indeholdende tryghedsskabende elementer, som de enkelte behandlere kan tage frem efter behov når de skal afholde en samtale. F.eks. stearinlys eller pyntegenstande Sørg for behagelige, funktionelle møbler, som kan tilpasses den enkelte patients behov f.eks. ved ryg- eller bensmerter. Bordet skal både være funktionelt og imødekommende. Nogle behandlere har anbefalet seks- eller ottekantede borde, som har den runde følelse, man samtidig har kanter så man kan være sig selv, og så det er let at sidde og udfylde papirer, f.eks. ved tests Sørg for at rummene har en meget høj grad af lydisolering Sørg for ordentlig belysning, gerne med lysdæmpningsmulighed, da nogle patienter er lysfølsomme En terapikasse indeholdende tryghedsskabende elementer, såsom stearinlys eller pyntegenstande kan bruges til at differentiere og tilpasse ensartede behandlerrum til de enkelte patienter.

14 26 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 GRUPPERUM For grupperum gælder de samme forholdsregler som i design af samtalerum. I både udformning og indretning bør man dog være endnu mere opmærksom på rummenes størrelse set i relation til de distancer, der skaber menneskets personlige rum. Det skyldes, at man her samler et større antal mennesker i et lukket rum og man derfor nemt kan komme til at tvinge folk ud i at overskride og at acceptere en overskridelse af ens personlige rum. Erfaringer fra flere psykiatriske afdelinger peger på, at indretningen af grupperum er vigtig for den psykologiske oplevelse man har af rummet og den proces, der foregår heri. Størrelse og indretning af møderum bør derfor gennemtænkes og samstemmes, så de psykiatriske patienter med deres større behov for personligt rum, kan finde det behageligt at være og agere i rummet f.eks. når de skal forbi hinanden. I den sammenhæng peger erfaringer fra psykiatriske afdelinger på, at det er fordelagtigt at indrette aflange møderum med et ellipseformet bord, da dette bord skaber modsat et firkantet bord en følelse af samvær og at være sammen om noget, samtidigt med at alle har bedre udsyn til tavlen/skærmen/ underviseren og at dette bord optisk virker mindre i rummet. Bordets bredde bør tilgodese patienternes personlige rum, men samtidigt ikke være så bredt at patienter, der skal passere andre patienter, tvinges til bevæge sig for langt ind over de personlige rum. Da adfærden i et møderum veksler mellem at være aktiv lyttende og vendt mod én ende af rummet (f.eks. når en psykolog står op og forklarer noget ved bordenden) og på andre tidspunkter er rettet mod en fælles samtale omkring bordet, vil det være fordelagtigt med stole, der har en indbygget og nem drejefunktion. En komfortabel stol skal generelt understøtte kroppens fysiologi og ergonomi samt den kontekst, hvori stolen skal anvendes. Dette er vigtigt for at understøtte patienternes opmærksomhed. Dette understøttes af forskning, der peger på at inventar i terapeutiske sammenhænge skal være komfortable, stabile og have et funktionelt udseende (2, 4, 30, 48). Opsummerende anbefalinger Sørg for god skiltning til grupperummene, og giv dem gerne forskellige navne /farvekoder, så patienterne ved hvor de skal møde op fra gang til gang Indret i overensstemmelse med anbefalingerne omkring personligt rum og crowding (lyst, sikring af personlig rum, overskuelighed etc.) Et ovalt bord kan være et godt valg, da det fylder mindre end et langt firkantet bord, skaber en lethed i rummet og gør det nemmere for patienterne at se hinanden og hvad der foregår på tavlen. Sørg for funktionelle og behagelige stole, som understøtter patienterne ergonomisk, har drejefunktion, og ikke fylder for meget således at de ikke i sig selv virker crowdende. Det kan overvejes både at have stole med og uden armlæn, da armlæn virker beroligende på nogle patienter, mens andre føler sig indespærret af dem Sørg for at patienterne kan komme forbi hinanden, hvis de f.eks. skal på toilettet, uden at måtte kante sig forbi hinanden og dermed overtræde hinandens personlige rum. Det kan overvejes at have en lille sofa eller lænestol i et hjørne bagerst i rummet, så patienter som får brug for at komme væk fra gruppen evt. kan nøjes med at trække sig tilbage til sofaen, i stedet for helt at forlade rummet Hav gerne en stumtjener indenfor døren, hvor folk kan hænge deres overtøj og tasker, da nogle patienter er utrygge/stressede ved at efterlade det i en ydre garderobe Sørg for at rummet er ordentligt lydisoleret, så gruppen er trygge ved ikke at blive hørt udefra og så de heller ikke distraheres af lyde udefra Sørg for ordentlig lys, helst med lysdæmpningsmulighed, så lyset kan skrues ned når der vises overheads, og ikke skal slukkes helt, hvilket er ubehageligt for nogle patienter Sørg for at overheadprojektor m.m. ikke er larmende og forstyrrende INDRETNING OG DEKORATION Indretning og dekoration bør generelt og bevidst designes ud fra det strategiske og terapeutiske formål, at nedsætte patienternes angst, uro og aggression og optimere patienternes velvære, tryghed og opmærksomhed, og dermed skabe en umiddelbar og ubevidst lyst til at opholde sig i rummene. Udover at tage hensyn til distancer i forhold til det personlige rum og dermed også crowding, skal miljø-funktion kongruensen tilgodeses, så patienterne nemt og hurtigt kan aflæse dels den mulige og dels den ønskede adfærd således, at de forstår hvordan de kan og skal opføre sig (2, 4, 50, 69, 84). For at nedbringe potentiel angst, uro og aggressiv adfærd hos patienten, viser forskningen, at behandlerrummet så vidt muligt bør designes ud fra følgende fire kategorier: LYS Lys spiller en vigtig rolle i menneskers fysiologiske og psykologiske processer og man bør forholde sig til følgende: Naturligt lys frem for kunstigt lys (32, 71-74, 78) Dæmpet belysning har vist sig at få patienter til at slappe af, opfatte behandleren mere positivt og være mere villig til at afsløre personlig information ift. klar og skarp belysning (48) LYD Erfaringer fra patienter og behandlere fra flere psykiatriske afdelinger har vist, at lyd er vigtigt for terapiens succes. Dette understøttes af forskning, der peger på, at samtalerum bør indrettes med: Lydtætte vægge og uden tynde vægge og døre, idet: 1) støj fra omkringliggende rum vil forstyrre og 2) patientens privathed og samtalens fortrolighed kompromitteres i behandlingsrummet (4, 30, 84) Udelukkelse af forståelig tale fra andre rum, f.eks. gennem helt lydtætte vægge (46, 47, 48) Teknologiske løsninger kan være en innovativ måde at indrette med plads til alle patientgrupper f.eks. gennem intelligent digital kunst, hvor der løbende kan veksles mellem billederne afhængigt af patientgruppen.

15 28 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 / 29 UDSIGT Succesfuld behandling kræver også, at patientens opmærksomhed fastholdes på terapien. Visse grupper af psykiatriske patienter kan have svært ved at fastholde opmærksomheden. I forhold til udsigt bør man derfor indrette behandlingsrummet efter følgende principper: Visuelle distraktioner bør minimeres ved at undgå vinduer vendt mod offentlige steder, f.eks. en vej, et fortov eller en offentlig plads, da biler, cyklister og fodgængere kan påkalde sig patientens opmærksomhed og truer privatheden (4, 21, 22, 48, 68) Med vinduer og udsigt vendt mod grønne områder og haver med vand og træer (25, 48, 68, 70-78) UDSMYKNING For at opnå en succesfuld behandling, er det ligeledes nødvendigt at sørge for at patienten oplever at rum og omgivelserne er behagelige og trygge at være i. For at optimere klientens velvære og tryghed viser forskningen, at rummene så vidt muligt bør designes med: Neutrale farver og dæmpede pastelfarver, frem for livlige farver som rød og orange (23, 32). Dette er også set i fængsler, hvor et skift fra traditionelle institutionsfarver til dæmpede pastelfarver sænkede adrenalinniveauet hos fangerne signifikant og derved mindskede vold og andre adfærdsforstyrrelser (20) Uden lange korridorer og et alt for sterilt, ensformigt udseende (selvom det kan være effektivt ift. personalet) (38, 55, 61) Med plads til store personlige rum. Psykiatriske patienters personlige rum kan være anderledes og større end personer uden diagnose (31, 33, 59, 60) Genstande, der udstråler empati og skaber en varm, hjemlig atmosfære, bl.a. indrammede billeder, bløde farver og lamper. En hjemlig atmosfære kan mindske ubehag, som psykiatriske patienter kan opleve ved at fortælle privat eller fortrolig information i en ukendt setting (22, 30, 48, 61, 84) Sunde indendørsplanter. (72-74) Landskabsmalerier af natur (72-74, 76) Abstrakt kunst med flertydig betydning bør ikke opstilles, da psykiatriske patienter kan fortolke den negativt og føle angst (72-74, 76) Uden for mange mørke linjer og mørke overflader på gulvene (55) Komfortable stole, der dog ikke er så komfortable at klienterne falder i søvn (2, 4, 30, 48). Stabilt og funktionelt udseende møbler (48) Ordentlige opbevaringsmuligheder, så rummet fremstår ryddeligt, pænt og roligt. Papirarbejde og andet der kan rode skal have ordentlige opbevaringsmuligheder uden for det terapeutiske rum. Ro er vigtigt, da patienterne allerede oplever meget kaos i deres liv (2, 4, 48, 84) Med flugtmulighed patienten skal have let adgang til at forlade rummet (30, 48) Indretning og dekoration kan dog være en stor udfordring, hvis der kommer forskellige patientgrupper med forskellige behov. Således bør man være opmærksom på, at indretning der intentionelt er udtænkt til at tilgodese nogle patientgrupper kan være direkte gentraumatiserende for andre patientgrupper og man bør der stille sig selv følgende spørgsmål: Indretter vi for den svageste gruppe? Indretter vi for den største gruppe? Eller vil vi forsøge at imødekomme alle patientgrupper? Opsummerende anbefalinger Indret med lyddæmpende materialer, så der designes en passende akustik. Flere firmaer specialiserer sig i sådant lyddesign Sørg for at vægge, døre og vinduer er ordentligt lydisoleret, så patienterne har tillid til at de kan tale fortroligt og så de skånes fra forstyrrende støj udefra. Både tale, smækkende døre, høje hæle der går forbi udenfor etc. kan virke forstyrrende og pludselige lyde kan virke retraumatiserende på nogle patienter Ved brug af foldedør, f.eks. for at kunne dele et stort rum i to, er det meget vigtigt, at døren er tilstrækkeligt lyddæmpende Brug gerne lysdæmpning i alle behandlerrum, så lyset kan tilpasses individuelle patientbehov Brug gerne forskellige former for hyggebelysning i venteområder for at skabe god stemning Brug gerne masser af dagslys, men med mulighed for at afskærme Brug lyse farver og helst ikke for mange stærke farver, da det kan være voldsomt for nogle patientgrupper at forholde sig til Brug relativt neutral og beroligende kunst, gerne naturmotiver. Ved brug af kunst fra forskellige kulturer bør man være bevidst om eventuelle dilemmaer mellem patientgruppers behov Gerne udsigt over naturområder, men ikke så folk kan se ind udefra Dekorer gerne med indendørsplanter Brug gerne hyggelige og smukke dekorationsgenstande i reception og venteområde, men uden at det bliver uoverskueligt. Anvendelsen skal være bevidst og strategisk Sørg for ordentlige opbevaringsmuligheder i alle rum, så de kan fremstå ryddelige og rolige Inddrag gerne egne patientgrupper for at definere hvad de finder smukt, behageligt og ønskeligt. Ved meget forskellige behov må det overvejes om der kan indrettes så de vigtigste behov for alle grupper kan imødekommes, og det bør undgås at indrette på måder som er decideret stødende for nogle af grupperne Udsmykningen som helhed kan med fordel varetages af en arbejdsgruppe, som forholder sig til anbefalingerne, sikrer inddragelse af patientgrupper og arbejder med forskellige farveog udsmykningskoncepter, f.eks på en workshop faciliteret af ekstern konsulent/designer Som beskrevet i proceskapitlet bør ovenstående forskningsbaserede anbefalinger sammenholdes med resultaterne fra brugerinddragelsen, hvor den aktuelle psykiatriske afdelings specifikke behov er undersøgt. I næste afsnit fokuseres på forskningens anbefalinger i forhold til kontor- og medarbejderområderne. FARVEWORKSHOP Ved et byggeri i den ambulante psykiatri i Region Syddanmark valgte afdelingen at hyre en konsulent til at hjælpe med udsmykningen. En medarbejder fortæller: Hun holdt et oplæg omkring farver og viste os billeder af vores nuværende udsmykning og hold da op! Så kunne vi jo pludselig godt se at det var helt kaotisk for patienterne at forholde sig til. Så drøftede vi tankerne med resten af vores kollegaer og kom frem til at vi gerne ville have lyse farver. Konsulenten fik så vores tilbagemelding og så lavede hun et powerpointoplæg for alle der var interesseret, om hvordan huset kunne se ud. Hun tog udgangspunkt i et strandtema og brugte lyse farver. Vi godkendte forslaget med ganske få ændringer. Så lavede hun mønstre til gardiner og glas og nogle stof-udsmykning på væggene som passede til og som erstattede alle malerier. Det er blevet utrolig flot. Vi ville skabe et hus der var harmonisk for patienterne at være i og det er det. Alle er glade for det

16 30 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 FORSKNING OM PATIENTOG MEDARBEJDERBEHOV MEDARBEJDERBEHOV Forstår man menneskers fysiologiske, psykologiske, sociale og kulturelle behov i relation til det fysiske rum, kan man skabe bedre arbejdsprocesser. Medarbejdere påvirkes af det arbejdsmiljø de opholder sig i. Hvis der er tale om et støttende arbejdsmiljø hjælpes medarbejderne til at fokusere deres opmærksomhed og energi på deres arbejdsopgaver, ligesom deres generelle trivsel styrkes. I et ikke-støttende arbejdsmiljø bruger medarbejderne i stedet deres energi på at håndtere miljømæssige stressorer forstyrrelser og belastninger i arbejdsmiljøet, som skaber frustration og stress (26, 27, 82, 83). I indretningen af medarbejderkontorer handler det derfor om at skabe et støttende arbejdsmiljø. Det optimale arbejdsmiljø yder støtte på tre niveauer (82): Fysisk støtte opfyldelse af basale menneskelige behov Funktionel støtte understøttelse af medarbejdernes opgaver Psykologisk støtte oplevelsen af ejerskab og kontrol over arbejdsmiljøet Det er muligt ud fra forskning på området at udlede en række faktorer, som kan være med til at skabe et støttende arbejdsmiljø. Da mennesker har forskellige erfaringer, personlighed og mentale evner kan det dog variere præcis hvordan de påvirkes af miljøet og hvilke behov de har (13, 37, 63). Ved at inddrage medarbejderne i afdækning af individuelle behov er der derfor langt større chance for at skabe et reelt støttende arbejdsmiljø, som både gavner produktivitet og trivsel. Medarbejderinddragelsen kan foregå gennem en brugerinddragelsesproces, hvis skridt er beskrevet i proceskapitlet og som man finder konkrete værktøjer til i bilagene bagerst i denne håndbog. I det følgende vil væsentlige faktorer for et støttende arbejdsmiljø blive gennemgået med udgangspunkt i forskningen på området. Under hvert tema opsummeres i en række generelle anbefalinger ligesom muligheden for at afdække individuelle afvigende behov beskrives. Der forekommer nogle enkelte gentagelser i forhold til patientafsnittet, som er nødvendige for at dette afsnit kan læses selvstændigt efter behov. RUM OG PLADS Ved kontorflytninger, hvad enten der er tale om nybyggeri eller indflytning i eksisterende bygninger, vil de generelle rammer for rumstørrelse ofte være afgjort i overensstemmelse med overordnede planer. Forskningen om kontorer og plads/rum generelt, giver dog nogle bud på faktorer som med fordel kan arbejdes med, indenfor disse overordnede rammesætninger. Fra en psykologisk vinkel har rummets størrelse ikke så meget med de faktiske kvadratmeter at gøre. Det er den subjektive oplevelse af rummet (1, 3, 17, 19, 31), som afgør hvordan mennesker opfatter det og trives i det. Gennem farver, lys og indretning kan et rum komme til at synes større eller mindre (31, 42, 43, 58). En væsentlig grund til at rum helst ikke må blive som for små og trange er, at det kan medføre en følelse af crowding. Crowding blev beskrevet i patientafsnittet, men vil kort blive opsummeret her. Crowding er en ubehagelig følelse af, at folk er for tæt på en. En følelse, som kan påvirke koncentrationsevne, humør og generel velbefinden (1, 3, 28, 49). Crowding kan ifølge forskning udløses af faktorer som lange korridorer, lave lofter, mørke vægge, rum uden skillevægge og manglende skiltning (31). Men følelsen af crowding hænger også sammen med behovet for personligt rum. Personligt rum er den fysiske distance vi foretrækker at have til andre mennesker i forskellige situationer, og alt efter hvor godt vi kender dem. Det varierer ud fra personlige og kulturelle faktorer (1, 3, 24, 31, 33, 34, 59, 60), men omfattende studier viser, at der er fire distancer eller zoner af det personlige rum (34): Intim distance: 0-45 cm, reserveret til aktiviteter så som kram, kys, sex, trøst og wrestling Personlig distance: cm, en zone for dem vi kender og holder af Social/forretnings distance: cm, en zone for mennesker vi ikke kender eller som vi handler med i forretningsøjemed Offentlig distance: 350 cm->, til brug når nogen taler foran et publikum, f.eks. møder, forelæsninger, oplæg, teaterforestillinger etc. Opsummerende anbefalinger I indretningen af kontorer og andre medarbejderområder anbefales det, at indrette med henblik på at få rummene til at synes rummelige, samt at indrette praktisk med henblik på at respektere medarbejdernes personlige rum, så crowding kan undgås. Dette kan f.eks. ske ved at: Benytte hvide og lyse farver på væggene Bruge skillevægge eller lignende til at bryde lange korridorer og meget åbne rum Om muligt sikre højt til loftet Sørge for ordentlig skiltning så det er let at finde rundt Opstille møbler, skærme m.m. så det er muligt at opfylde medarbejdernes behov for personligt rum særligt social /forretnings distance er nødvendige på en arbejdsplads Bruge fleksible løsninger og møbler på hjul samt justerbar belysning, så medarbejderne individuelt kan indrette sig efter sine distancebehov Teste rumstørrelser og indretninger i 1:1 mock-ups inden der træffes endelige beslutninger MOCK-UP TEST Arkitekttegninger kan være vanskelige at forholde sig til, når der skal træffes beslutning om forskellige rum. Et nyttigt redskab at inddrage i processen er 1:1 mock-ups. 1:1 mock-ups er fysiske opbygninger af rum, hvor der primært anvendes mobile og simple vægge til at give en præcis fornemmelse for rummet. Metoden giver en meget konkret mulighed for at identificere uhensigtsmæssigheder ved forskellige rumløsninger og teste forslag til forbedringer. Testene kan både fokusere på rumstørrelse, installationer, byggematerialer, indretning, arbejdsgange, flow m.m. Ved mock-up workshops føres deltagerne (f.eks. medarbejdere, bygherre, arkitekt, ingeniør, patienter) gennem aktiviteter, diskussioner og refleksioner, inden man i fællesskab forsøger at fremkomme med en ideel løsning. De endelige løsninger beskrives i detaljer så de er klar til at blive anvendt i byggeplanerne. Mock-up test kræver en del faciliteter som de færreste arbejdspladser har. Faciliteterne kan dog lejes af Syddansk Sundhedsinnovation i Odense, som har stor erfaring med at facilitere sådanne forløb.

17 32 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 LYD Klager over støj er en af de hyppigst forekomne på kontorarbejdspladser, hvor flere medarbejdere sidder sammen (9). Samtidig er flermandskontorer/ åbne kontorer en af de mest benyttede løsninger til at få regnestykket til at gå op, når flere opgavetyper skal rummes på samme eller færre antal kvadratmeter. Lyd bliver derfor en af de væsentligste faktorer at arbejde med i forbindelse med en kontorflytning. En undersøgelse fra 2006 viser at hver anden dansker, som arbejder i storrumskontor (seks personer eller derover) er generet af støj (8). En anden undersøgelse fra 2001 fastslår at utilfredsheden og klagerne stiger i takt med antallet af personer i rummet (9). Men hvad der præcis gør lyd til forstyrrende støj er forskelligt fra person til person, da vores hjerner reagerer forskelligt på lyde. Pludselige eller kraftige lyde (over 80 db) vil forstyrre de fleste mennesker, men ved lavere lyde afhænger opfattelsen af lyden af faktorer som personlighed, alder, humør og den konkrete opgave man er i gang med (9, 31, 45). Således vil introverte personer ofte være mere følsomme over for lyd end ekstroverte personer, ligesom personer der arbejder med koncentrationsarbejde lettere vil blive distraheret af lyd end folk der arbejder med rutineopgaver (9, 62). Endvidere er det vigtigt at være opmærksom på, at folks hørelse forringes med alderen, hvilket betyder at ældre medarbejdere ofte generes mere af støj og har svært ved at høre hvad folk siger til dem gennem støjen (9). Selvom lyd altså opfattes individuelt, har mange undersøgelser vist, at støj kan gå ud over produktivitet og koncentration og medfører at der laves flere fejl (9), ligesom det også skaber frustration og mistrivsel hos medarbejderne (9, 31). Derfor er en gennemgående anbefaling i litteraturen, at forsøge at lyddæmpe kontorerne så godt som muligt (8, 9, 31, 67). I den sammenhæng er det dog vigtigt at påpege, at lyddæmpning bør foretages intelligent. Med lyddæmpende materialer kan man bearbejde akustikken og dæmpe lyde, men ifølge flere eksperter kan man komme til at dæmpe så meget, at den diffuse baggrundsstøj som maskerer forstyrrende tale forsvinder. I værste fald kan det blive nødvendigt at tilføre kunstig baggrundsstøj for at maskere den mere belastende støj (8, 9). I relation til lyd skal det dog også bemærkes, at støjklager i nogle tilfælde kan være en acceptabel måde at udtrykke utilfredshed på, hvis der f.eks. er andre problemer på arbejdspladsen, der skaber frustration (8, 9). Opsummerende anbefalinger Indret med lyddæmpende materialer på intelligent vis, så der designes en passende akustik. Flere firmaer specialiserer sig i sådant lyddesign Sørg for fleksible lyddæmpningsmuligheder, som medarbejderne kan anvende på deres faste pladser efter behov f.eks. flytbare lydafskærmninger og gode høretelefoner Undersøg medarbejdernes individuelle koncentrationsbehov og lydfølsomhed til brug for både valg af kontortyper og en god fordeling og placering af medarbejderne i de nye lokaler. En sådan undersøgelse kan arbejdspladsen selv foretage (se kapitel 3) eller ekstern konsulent kan indhentes til opgaven Indret stillezoner, hvor lydfølsomme medarbejdere og medarbejdere med koncentrationsopgaver kan sidde enten fast eller opgaveafhængigt Vær opmærksom på at ældre medarbejdere kan være mere følsomme over for støj, hvilket også skal være et opmærksomhedspunkt i teamsituation, til møder etc. Se yderligere regler og anbefalinger på f.eks. indeklimaportalen, arbejdsmiljoviden.dk eller hos BAR kontor: kontorer/love_og_regler/ barkontor/pdf/netudgave_stoej_ og_akustik_paa_kontoret.pdf LYS Lys er en væsentlig faktor at gennemtænke i forbindelse med kontorindretninger, da den korrekt anvendt øver både fysisk, funktionel og psykologisk støtte til medarbejderne. Ordentligt lys er en basal fysisk nødvendighed. Forskningen viser dog, at det ikke er så afgørende for medarbejdernes produktivitet og performance hvilken type lys der er tale om, men mere at der er den rette mængde lys til stede og at det er opsat så det ikke blænder og belaster øjnene (20, 31, 32). Rent funktionelt viser forskningen, at lyskilderne helst skal være fleksible, så de kan tilpasses de forskellige arbejdsopgaver, ligesom de så kan justeres af den enkelte medarbejder. Ældre medarbejdere kan f.eks. have brug for mere lys end yngre medarbejdere (31, 32). Lys største effekt er på det psykologiske niveau. Her har forskningen vist, at medarbejdere opfatter sig selv som mere tilfredse, glade og produktive og som havende mere energi, når de har gode belysningsforhold hvilket vil sige lyse omgivelser og tilstrækkelige, fleksible lyskilder (20, 31, 32). Den vigtigste faktor omkring lys er dog medarbejdernes adgang til naturligt lys. Undersøgelser viser, at medarbejdere med vinduesplads, gerne med udsigt, er langt mere tilfredse end medarbejdere uden. De rapporterer højere jobtilfredshed, humør og produktivitet end medarbejdere uden vinduespladser (7, 35, 40, 44, 77). Selv i åbne kontorer, er medarbejdere med vinduespladser ligeså tilfredse som medarbejdere på enkeltmandskontorer (9). Jo længere væk medarbejdere sidder fra vinduerne, jo mere utilfredse er de til gengæld også omkring deres arbejdsmiljø, og klagerne over lys, luft og temperatur stiger således med afstanden fra vinduerne (9). Vinduespladserne medfører dog nye problemer, som der må findes løsninger på. Vinduerne, især ved store glasfacader, medfører typisk varmegener, refleksion og behov for afskærmning, som kan resultere i at En investering i bærbare computere med dockingstationer giver stor fleksibilitet til medarbejderne. På under et minut kan en medarbejder bevæge sig fra sin faste kontorplads til en stillezone og skrive videre i sit dokument.

18 34 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 lyset får sværere ved at trænge ind til medarbejderne længere inde i rummet (9). Ligeledes kan der opstå dårlig stemning blandt medarbejderne, hvis fordelingen af vinduespladserne opfattes som uretfærdig (20). Opsummerende anbefalinger Sørg for en tilstrækkelig og behagelig generel belysning på arbejdspladsen, som ikke blænder eller reflekteres uhensigtsmæssigt. Lyskilden kan med fordel være fleksibel (lysdæmpningsmulighed) Sørg for individuelle, fleksible lyskilder, som den enkelte medarbejder kan tilpasse til sine opgaver og behov Overvej risici ved skinnende overflader i møbel- og materialevalg, som kan reflektere lyset Sørg for naturligt lysindfald, gerne med udsigt, som har den nødvendige skærmning for at minimere gener f.eks. justerbare persienner Gennemtænk placeringen af medarbejderne i forhold til vinduerne. Statens Byggeforskningsinstitut anbefaler at medarbejdere højest sidder 4-5 meter fra vinduer, hvis de kun får lys fra én side (9) Sørg for at indretningen af rummene lader lyset passere ind til medarbejdere placeret længere inde undgå f.eks. at placere reoler og skærme uhensigtsmæssigt Vær bevidst om muligheden for utilfredshed i fordelingen af vinduespladser. Særligt gode pladser kan evt. gå på omgang og mindre gode pladser kan gives andre fordele, såsom ekstra plads Se yderligere regler og anbefalinger på indeklimaportalen: kontorer/love_og_regler/ INDEKLIMA Dårligt indeklima kan påvirke medarbejdernes sundhed og velvære og indeklima må derfor som en selvfølge overholde gældende regler på området. Men den største udfordring ligger i, at indeklima opfattes meget individuelt og det derfor er svært at gøre alle tilfreds. Forskningen viser, at medarbejdernes sundhed og arbejdsadfærd ikke kun påvirkes af den faktiske luftkvalitet på arbejdspladsen, men også af den oplevede kvalitet. Hvis medarbejderne synes at der er en mærkelig lugt eller i øvrigt har mistanke om en dårlig luftkvalitet, forringes deres tilfredshed og produktivitet (31, 56, 57). Helt afgørende er medarbejdernes oplevelse af kontrol over indeklimaet både luftkvalitet og temperatur. Studier har f.eks. vist, at medarbejdere uden kontrol over udluftningen på deres arbejdsplads var tre gange så tilbøjelige til at rapportere hovedpine, træthed og respiratorisk irritation, som medarbejdere, der havde kontrol over luften på deres arbejdsplads (64). Ligeledes viser forskningsresultater at medarbejdere, der oplever at have kontrol over temperaturen er mere tilfredse med indeklimaet end medarbejdere, der ikke føler at de har kontrol (54, 79). Dette hænger sammen med menneskers psykiske behov for indflydelse og kontrol over sit nærmiljø (82), men skyldes også at indeklimaet ganske enkelt opleves forskelligt og at mennesker har forskellige individuelle behov. Med centralt styrede klimaanlæg og termostater er det umiddelbart svært at tilfredsstille alle, selvom der kan gives nogle generelle retningslinier som er gode at følge f.eks. på indeklimaportalen. Flere forskere og eksperter pointerer dog, at man med fordel kan arbejde med individuelle løsninger, som vi kender dem fra biler. Hermed kan medarbejderne få mulighed for at bruge lokale varmekilder og ventilationsmuligheder, såsom varme i stolen og små lokale blæsere. Dette vil både ramme deres individuelle, fysiske behov og skabe større tilfredshed på grund af den øgede indflydelse og kontrol (8, 9, 54, 64). Opsummerende anbefalinger Sørg for at gældende regler og standarder for indeklima er overholdt i byggeri eller restaurering af kontorarbejdspladserne. Se f.eks. indeklimaportalen: kontorer/love_og_regler/ Arbejd så vidt muligt med individuelle løsninger, som lader medarbejderne skabe deres eget, lokale indeklima Sørg for at adfærdsregler omkring styring af temperatur og udluftning hvis det kan påvirkes af medarbejderne er udarbejdet i fællesskab FARVER OG UDSMYKNING I farvesætning og udsmykning af kontorer og medarbejderområder, handler det ofte om balancering af virksomhedskultur og medarbejderbehov. Om farvesætning generelt siger forskningen ikke noget entydigt, udover at lyse farver er at foretrække, da de som nævnt under afsnittet Rum og plads mindsker risikoen for at medarbejderne oplever crowding, og da medarbejdere endvidere oplever sig selv som mere tilfredse, glade og produktive i lyse omgivelser (20, 31, 32). Hvad kunst og udsmykning angår, kan kunst bruges til at signalere betænksomhed og åbenhed (23, 33), ligesom kunst med naturmotiver ifølge nogle undersøgelser kan virke afstressende (31, 32). Indretning med planter kan også have en afstressende effekt, ligesom de kan gavne medarbejdernes humør og jobtilfredshed. Hvis medarbejdere ikke har mulighed for at sidde i nærheden af et vindue, kan de have et øget behov for planter omkring sig (14, 20). Medarbejdere har ofte en tendens til at personliggøre deres kontorplads ved at indrette den efter deres egen stil, gerne med personlige ting, såsom små pyntegenstande eller billeder af familien (15, 16, 33). Personliggørelse kan give medarbejderne en følelse af kontrol og ejerskab over miljøet, som styrker deres tilhørsforhold og dermed påvirker deres tilfredshed med arbejdsmiljøet positivt (20, 80-83). Personliggørelse Lys kan med fordel anvendes strategisk. Phillips har f.eks. udviklet terapeutisk lys, der både kan bruges til at berolige og motivere mennesker gennem fysiologisk påvirkning.

19 36 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 af arbejdspladserne kan dog blive et problem, hvis det kommer til at udstråle uprofessionalisme eller går imod arbejdspladsens overordnede image (20). I udsmykningen af arbejdspladsen må medarbejdernes behov for personalisering derfor balanceres med virksomhedens overordnede fremtoning og det image man ønsker at udstråle. Opsummerende anbefalinger Vælg lyse, ikke-kliniske farver til rummene Vælg relativ neutral kunst, gerne med naturmotiver Inddrag gerne medarbejdere i farvevalg og udsmykning. Dette kan f.eks. ske på en farveworkshop med inddragelse af ekstern konsulent/ designer Indret gerne med planter, særligt hvis der er begrænset udsigt Sæt fra ledelsens side rammer for personalisering af medarbejdernes kontorpladser i overensstemmelse med arbejdspladsens ønskede image og udstråling. Medarbejderne kan evt. inddrages i rammesætningen, men i psykiatrien bør den overordnede udsmykning, i så fald kontoret også bruges til samtaleterapi, basere sig på den valgte terapeutiske retnings forskrifter MØBLER OG IT Møbleringen af arbejdspladsen har ligesom farver og udsmykning en psykologisk vinkel, idet møblerne kan understøtte et bestemt virksomhedsimage og udstråle bestemte værdier. Møblerne er dog først og fremmest praktiske genstande, som understøtter medarbejdernes fysiske og funktionelle behov.rent fysisk skal møblementet passe til de enkelte medarbejdere og deres opgaver og overholde gældende regler og standarder på området, så nedslidning og arbejdsskader forebygges. Fleksible møbler som kan indstilles til den enkelte sikrer individuelle behov og omstilling til nye opgavetyper. Således er fleksibiliteten også med til at fremtidssikre møblementet. Følelsen af progression, det at man ser fremskridt i sine opgaver og når det man planlægger, er ifølge forskningen en stor motivationsfaktor for mange medarbejdere og spiller derfor stærkt ind på deres trivsel (53). Det kan derfor give god mening at indrette arbejdspladsen så tilbagevendende arbejdsopgaver understøttes og forstyrrende barrierer fjernes. Der kan på nogle arbejdspladser være en tendens til at indrette med udgangspunkt i prestigeopgaver eller lignende selvom disse ikke fylder meget i medarbejdernes faktiske arbejdsdag. Ved i stedet at understøtte tilbagevendende opgaver skabes bedre flow, ligesom irritationsmomenter mindskes for medarbejderne. Understøttelse af tilbagevendende opgaver kan f.eks. ske ved at sikre hurtig adgang til nødvendig teknologi og oplysninger, korte afstande til printer og nem adgang til stilleområder når en koncentrationskrævende opgave skal løses (8, 53). Ligeledes vil det være afgørende, at IT systemerne understøtter de tilbagevendende opgaver og i ambulante psykiatrier, hvor flere medarbejdere benytter fælles samtalerum, er det særdeles vigtigt at bookingsystemet er simpelt opbygget, nemt at tilgå og effektivt at benytte. Erfaringer fra flere psykiatriske afdelinger har vist, at manglende adgang til IT eller ineffektivt IT er en af de vigtigste grunde til, at medarbejderne har modstand mod at forlade deres enmandskontorer og benytte fælles samtalerum. undersøgelse kan arbejdspladsen selv foretage eller ekstern konsulent kan bruges til opgaven Brug undersøgelsen til at understøtte tilbagevendende opgaver med indretningen og møblementet. Dette kan med fordel testes i 1:1 mockups inden der træffes endelige beslutninger ADFÆRDSREGLER Arbejdspladser kan have meget forskellige holdninger til adfærdsregler. Nogle steder er de udførligt nedskrevet og håndhævet, andre steder er de bandlyst (9). Det er dog vigtigt at de bliver overvejet. Forskning i åbne kontorer har vist, at der altid er normer for rigtig opførelse, også selvom man ikke har nedskrevne adfærdsregler. Forskellen er, at når normerne ikke er officielle, så er magten bag dem skjult. Det bliver de mest dominerende eller fremtrædende medarbejdere, der kommer til at lægge linien, og fordi reglerne ikke er nedskrevet, kræver det særlige sociale evner at aflæse og tilpasse sig de usynlige regler. Det er der nogle medarbejdere som kan have svært ved, hvilket kan skabe konflikter og dårlig trivsel (8, 9). Flere forskere anbefaler derfor, at man altid gør reglerne synlige for alle, hvilket f.eks. kan ske gennem en fælles debat som udmønter sig i et enkel, letforståeligt og nedskrevet reglement. Et reglement som løbende bør tages op til fornyet overvejelse (8, 9). Opsummerende anbefalinger Opsummerende anbefalinger Sørg for at kontormøbler overholder gældende regler og standarder på området - se f.eks. Benyt gerne fleksible løsninger som møbler på hjul og justerbare stole og borde Undersøg medarbejdernes opgaver og opgaveflow samt indhent medarbejdernes egne input om irritationsmomenter og forbedringsmuligheder i opgaveløsningen. En sådan Lad medarbejderne på de enkelte kontorer/områder selv debattere muligheder og behov i form af kontorkultur eller adfærdsregler Hvis behovene der fremkommer, er meget forskellige, bør det overvejes at opdele kontorområder, så ligesindede medarbejdere kan placeres samlet. En sådan behovsundersøgelse kan med fordel laves inden medarbejderne overhovedet placeres i det nye kontor se kapitel 3 om kontorkoncepter Simple vil-ikke-forstyrres mekanismer kan medvirke til en god adfærdskultur i storrumskontorer, idet de tydeligt markerer hvornår en medarbejder er til rådighed for sparring og vidensdeling og hvornår der er brug for ro.

20 38 / SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION / FREMTIDENS KONTOR- OG BEHANDLERRUM I DEN AMBULANTE PSYKIATRI / 2014 / 39 FORSKNING OM PATIENT- OG MEDARBEJDERBEHOV SAMLEDE ANBEFALINGER Lad muligheden for innovative løsninger på adfærdsproblemer indgå i overvejelserne omkring adfærdsregler f.eks. vil-ikkeforstyrres mekanismer, høretelefoner og flytbare afskærmninger Pas på at adfærdsreglerne ikke bliver for firkantede og sørg for at revidere dem efter behov SIKKERHED Sikkerhed er et grundlæggende fysisk og psykisk behov, som skal dækkes for at mennesker kan trives i et miljø (82). I den ambulante psykiatrisk afdeling er sikkerhed endvidere et funktionelt behov, da patientgruppen kræver en professionel opmærksomhed på sikkerhedsspørgsmålet. Psykiatrien i Region Syddanmark foreskriver i Generalplanen (29) princippet om sikkerhed via normalitet. Dette dækker over, at man bør undgå tydelige overvågnings- og sikkerhedsforanstaltninger så vidt muligt. Ikke desto mindre er det vigtigt, at sikkerhedsspørgsmålet ikke bliver glemt eller underprioriteret. Erfaringer fra flere ambulante psykiatriske afdelinger har dog vist, at det ofte sker i praksis. Sikkerhedsløsninger, foranstaltninger og procedurer skal være gennemtænkt inden indflytning i nye lokaler, med udgangspunkt i gældende regler på området, generelle anbefalinger og input fra medarbejderne. Det kan ikke anbefales at overfaldsalarmer indbygges i computere som software, idet sikkerhedsproblemer ofte er størst, når behandleren er væk fra computeren. Derimod bør overfaldsalarmer være fysiske og placeres lettilgængeligt for medarbejderen i flere forskellige arbejdssituationer. Opsummerende anbefalinger Sikkerhed bør have en høj prioritet blandt ledelse og medarbejdere. Nogle afdelinger kan have en kultur, hvor sikkerhedsspørgsmål næsten ikke italesættes og her er det vigtigt at emnet ikke overlades til enkelte medarbejdere, men at ledelsen sikrer det høj prioritet og indkøber det nødvendige Medarbejderinput bør indhentes, så det sikres at alle medarbejderes sikkerhedsbehov er dækket. Dette kan f.eks. ske gennem et enkelt spørgeskema eller via interviews Sikkerhedsløsninger skal implementeres og procedurerne forbundet med dem skal udvikles og implementeres blandt alle medarbejdere Sikkerhed skal løbende revideres og justeres Overfaldsalarmer bør placeres lettilgængeligt og velgennemtænkt helst i tæt samarbejde med eksperter på området SOCIALE/KOLLEGIALE OMRÅDER Ud over kontorområderne (som inkluderer diverse nødvendige møde- og konferencerum) indeholder arbejdspladsen også forskellige sociale/ kollegiale områder. Generalplanen for psykiatrien (29) beskriver f.eks. behovet for personaleopholdsområde og te-køkken, som områder der skal medtænkes i de nye byggerier. De konkrete muligheder for indretning af medarbejderområder vil variere fra sted til sted, men uanset hvilke løsninger man vælger, kan det anbefales at følge de generelle anbefalinger vedrørende, rum, lyd, lys, indeklima, udsmykning og sikkerhed som gennemgået hidtil. Når de sparsomme kvadratmetre skal fordeles, kan det let blive medarbejdernes sociale områder som beskæres for at få regnestykket til at gå op. På baggrund af erfaringer fra afdelinger, der allerede er flyttet i nye lokaler, må det dog advares mod at træffe sådanne beslutninger uovervejet. De sociale områder spiller en vigtig rolle for sammenhængskraften i afdelingen og erfaringer fra flere ambulante psykiatrier påpeger det problematiske i, at alle medarbejderne f.eks. ikke kan spise frokost sammen. Se boksen nedenfor for yderligere eksempel. Opsummerende anbefalinger Tag udgangspunkt i henstillingerne fra Generalplan for Psykiatrien i Region Syddanmark (29) Behovet for sociale personaleområder vil bl.a. afhænge af de valgte kontortyper. Ved flermandskontorer kan der med fordel indrettes kroge væk fra skrivebordene med behagelige stole til rapportlæsning m.m., ligesom f.eks. brede vindueskarme kan indrettes til afslappende siddepladser Gangområder kan inddrages til sociale caféområder for medarbejderne, så længe de omkringliggende døre og vægge er ordentligt lydisoleret. Selv uden vinduer kan sådanne områder indrettes attraktivt med lys, møbler, udsmykning samt godt klimaanlæg Hvis overhovedet muligt, anbefales det at prioritere en fælles kantine med plads til alle medarbejdere Ved et byggeri i den ambulante psykiatri i Region Syddanmark var medarbejderne inddraget i beslutningerne om rumfordelingen. Det endte med en nedprioritering af de sociale områder. En medarbejder fortæller: Vi valgte at prioritere kontorerne meget så mange kunne sidde på enmandskontorer og den plads tog vi så fra kantinen, som derfor er ret lille. Den er nu ALT for lille og der er meget larm. Vi kan heller ikke være der alle sammen, hvis du kommer lidt sent kan det være der ikke er plads til dig. Det er ikke noget som kan ændres nu, for der er ikke noget plads at tage af. [ ] Hvis vi skulle gøre det om, ville jeg argumentere for en større kantine. Mennesker er forskellige, men deres forskellige behov bør ses i et samlet hele for at skabe den optimale fysiske ramme for alle. Ovenstående forskningsgennemgang frembragte en lang række anbefalinger til understøttelse af henholdsvis patientog medarbejderbehov i ambulante psykiatriske byggerier. I arbejdet med at indsamle brugerinput til byggeprogrammet kan man med fordel tage udgangspunkt i de enkelte emner med tilhørende anbefalinger og strategisk anvende dem som inspiration eller rettesnor i processen. Både når der skal træffes hurtige beslutninger eller når emner skal bearbejdes blandt medarbejderne på f.eks. workshops. For at sikre at anbefalingerne og eventuel medarbejderinddragelse omkring dem bliver overvejet tidsnok til at indgå effektivt i byggeplanerne, viser følgende skema en oversigt over alle emner fra forskningsgennemgangen af patient- og medarbejderbehov og centrale anbefalinger herfra bliver relateret til byggefaserne. Skemaet inkluderer ikke alle anbefalinger fra forskningsgennemgangen, men er tænkt som en opsummerende hjælp til at opnå overblik, hvorfra man kan dykke tilbage til forskningsgennemgangen og de fyldestgørende anbefalinger. Skemaet inkluderer endvidere kun 1., 2., 3., og 6. byggefase, da det er disse faser, hvor brugerinput kan inkluderes i byggeriet (læs nærmere om byggefaserne side 9). Gennemgangen af forskning om medarbejderbehov har frembragt en lang række anbefalinger, som kan hjælpe med at skabe et støttende arbejdsmiljø til gavn for medarbejdernes opgaveløsning og trivsel. Et af de største spørgsmål, som trænger sig på er, hvilke kontortyper det er bedst at vælge med henblik på at implementere anbefalingerne og skabe den optimale arbejdsplads. Svaret afhænger af en balance af flere faktorer. Den optimale arbejdsplads skal nemlig både skabe gode kontorpladser til medarbejderne, men skal også sikre de bedst mulige patientfaciliteter. Hvordan dette gøres bedst er forskelligt fra sted til sted og udgangspunktet bør derfor være en undersøgelse af den enkelte afdelings specifikke behov og muligheder. I næste kapitel gives en vejledning til hvordan en sådan undersøgelse kan foretages.