Microsoft Excel Avanceret

Transkript

1 Microsoft Excel Avanceret

2 Microsoft Excel Avanceret Microsoft Excel Avanceret til Windows 2000 og Windows XP. Version: 2003 Copyright 2004 by F.M.T. F.M.T. Rymarksvej Hellerup Telefon: Telefax: morley@morley.dk Web-sted: Materialet er udarbejdet af F.M.T. ved brug af Word F.M.T. er registreret som Microsoft Certified Professional (MCP), hvilket dokumenterer vores produktkendskab. Skærmbilleder er "fanget" med SnagIt 6.1. Layout og grafisk tilrettelæggelse af F.M.T. Materialet er udskrevet på en Postscript Laserprinter i 1200 DPI. Enhver form for automatisk/manuel hel eller delvis gengivelse eller mangfoldiggørelse af dette materiale, uden skriftligt samtykke fra F.M.T., er forbudt efter gældende lov om ophavsret F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

3 Microsoft Excel Avanceret Konventioner anvendt i dette materiale [F1] Tast på funktionstasten F1. [Alt]+[Ctrl] Hold Alt og Ctrl tasterne nede på samme tid. [Alt]+[Ctrl]+[m] Hold Alt og Ctrl tasterne nede og tast m. [Klik] [Dobbeltklik] [Højreklik] Rediger/Klip [Enter] [Home] [Tabulator] [Alt]+[r]+[k] Klik med venstre musetast. Dobbeltklik med venstre musetast. Klik med højre musetast. Aktiver menuen Rediger og derefter undermenuen Klip. Tast linieskift (Enter-tasten bør ikke bruges). Tast Home. Tast Tabulator Kombinationstaster - aktiverer typisk en menu. Når du ser symbolet for en hånd, skal du være aktiv vises kun i øvelserne. Navigeringstaster - Tabulator knap anvendes til at flytte/navigere rundt i et dokument Avanceret.doc Ver F.M.T.

4 Microsoft Excel Avanceret 2004 F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

5 Microsoft Excel Avanceret Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Indledning Kursets indhold Inden du begynder Skærmbilledet i Excel Opgaveruden Tilpasning af skærmen Arbejde med data Arbejde med formler og funktioner Beregningsoperatorer i formler Rækkefølgen for beregninger Procentregning Sådan opretter du formler Funktioner og formler Autosum Indsæt en indbygget funktion Kopiering af celler med formler Lås af cellereferencer I-mærker Formatering Formateringskoder Retningslinjer for oprettelse af talformater Kode symboler Formateringseksempler Sortering Avanceret.doc Ver F.M.T.

6 Indledning Microsoft Excel Avanceret 10. Udveksle data på tværs af regneark Flytte en fane fra én mappe til en anden Kopiere en arkfane fra én mappe til en anden Kopiere data fra et ark eller mappe til en anden fil Opret en lænke mellem to ark Ophæve en lænke Konsolidering Matrix-konsolidering D formler Grupper Diagrammer Sådan oprettes et søjlediagram Sådan oprettes et cirkeldiagram Avancerede diagrammer Bestanddelene i et diagram Tilføje data til et diagram Slette data fra et diagram Rediger serierækkefølge Kategoriser en kategori Sammenkæde en titel eller tekstboks til en celle Rotere og hælde 3D diagrammer Hurtig oprettelse af diagrammer Udskrivning Tvinge udskrivning på én side i bredden Målsøgning Sådan anvendes Målsøgning Problemløser Sådan anvendes Problemløser Navneområder Indsæt/Navn/Definer Indsæt/Navn/Opret Boksen Navn F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

7 Microsoft Excel Avanceret Indholdsfortegnelse 17. Etiketter Scenarier Sådan oprettes et Scenarie Brugerdefinerede visninger Rapportstyring Avancerede funktioner Databasefunktioner Dato- og klokkeslætsfunktioner Tekniske funktioner Finansielle funktioner Informationsfunktioner Logiske funktioner Opslag- og referencefunktioner Matematiske og trigonomiske funktioner Statistiske funktioner Tekstfunktioner Brugerdefinerede funktioner Sådan får du hjælp til en funktion Hjælp via opgaveruden Hjælp via dialogboksen Indsæt funktion Databasefunktioner DSUM() DMAKS() DMIN() DMIDDEL() Dato- og klokkeslætsfunktioner IDAG() Nu() DAG() MÅNED() ÅR() UGEDAG() Avanceret.doc Ver F.M.T.

8 Indledning Microsoft Excel Avanceret 24. Tekniske funktioner KONVERTER() Finansielle funktioner R.YDELSE() H.YDELSE() YDELSE() Informationsfunktioner ER.TAL() ER.TEKST() ER.TOM() ER.FEJL() Logiske funktioner HVIS() ELLER() OG() Opslag- og referencefunktioner LOPSLAG() VOPSLAG() INDEKS() SAMMENLIGN() Matematiske og trigonomiske funktioner AFKORT() AFRUND() AFRUND.GULV() AFRUND.LOFT() HELTAL() REST() SUM.HVIS() MINVERT() og MPRODUKT() F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

9 Microsoft Excel Avanceret Indholdsfortegnelse 30. Statistiske funktioner ANTAL.BLANKE() MAKS() MIN() MIDDEL() TÆL() TÆLV() TENDENS() Tekstfunktioner FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE() HØJRE() LÆNGDE() MIDT() SMÅ.BOGSTAVER() STORE.BOGSTAVER() STORT.FORBOGSTAV() SØG() TEKST() UDSKIFT() VENSTRE() VÆRDI() Brugerdefinerede funktioner Sådan konstrueres en regnefunktion Dispositioner Sådan oprettes dispositioner Slette dispositioner Udskrive dispositioner Autodispositioner Avanceret.doc Ver F.M.T.

10 Indledning Microsoft Excel Avanceret 34. Pivottabeller Sådan oprettes en Pivottabel Ændre beregningen i en Pivottabel Vise værdier i Procent af total Vise værdier fordelt over perioder Data kan ikke grupperes Opdatere en Pivottabel Sortere data i en Pivottabel Databaser og lister Indtast data i en formular Filterknapper Ophæve filtrering af flere kolonner Avanceret filter Sådan anvendes det avancerede filter Tabeller Vandret datatabel med én variabel Lodret datatabel med én variabel Tovejstabel Hyperlinks i regneark Skabeloner Sådan oprettes en skabelon Oprette et regneark efter en skabelon Fejlfinding Spor fejl i regnearket F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

11 Microsoft Excel Avanceret Indholdsfortegnelse 40. Tilføjelsesprogrammer Sådan indlæser du en tilføjelse Tilføjelsesprogrammer på Internettet Hente tilføjelsesprogrammer til Excel XP Følgende tilføjelsesprogrammer bør hentes Anvendelse af tilføjelsesprogrammer Analysis ToolPak Guiden betinget sum Guiden Opslag Microsoft AccessLinks Report Manager Template Wizard with Data Tracking Tilføjelsesprogrammet Problemløser Værktøj til euro-valuta Makroer Forberede Excel til afvikling af makroer Makromiljøet Generelle makroer Sådan oprettes person.xls Makroer til konvertering af tekst til tal eller datoer Makroer til at slette formler Sådan oprettes en menu Automatisere en applikation Sådan oprettes en Kombinationsboks Sådan oprettes et skalafelt En applikation til nøgletal Template Wizard with Data Tracking Avanceret.doc Ver F.M.T.

12 Indledning Microsoft Excel Avanceret 48. Appendiks A Public Sub Opret_Værktøjer Sub Konverter Sub Slet_Værktøjer Private Sub Workbook_BeforeClose Private Sub Workbook_Open Sub SletFormlerArk Sub SletFormlerOmråde Kode til Nøgletal Øvelser Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

13 Microsoft Excel Avanceret Indholdsfortegnelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Indeks Avanceret.doc Ver F.M.T.

14 Indledning Microsoft Excel Avanceret 2004 F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

15 Microsoft Excel Avanceret Indledning 1. Indledning Vi byder dig velkommen på avanceret kursus i Excel Kurset har til formål at gøre dig fortrolig med regneark under Excel, således at du på en let og nem måde kan udføre de rutiner, som dit arbejde kræver. Forudsætninger For at kunne opnå det optimale udbytte af denne undervisning forudsættes det, at du kender de grundlæggende begreber omkring anvendelsen af en PC, samt at du er fortrolig i anvendelsen af Windows brugerfladen, det vil sige Windows 95/98, Windows 2000, Windows XP eller Windows NT 4.0. Der forudsættes et kendskab til programmet, på niveau med Excel 2003 grundkursus. Kursushåndbogen Formålet med denne kursushåndbog er dels at understøtte undervisningen på kurset, dels at give dig mulighed for repetition af kursets indhold og endelig at skabe et arbejdsredskab, som du kan bruge i det daglige arbejde. Kursusbogen kan, med dine egne notater, blive dit vigtigste opslagsværk, mens du er nybegynder. Kursushåndbogen er ikke en erstatning for den manual, som medfølger programmet. Ønsker du et dybere kendskab til programmet, bør du efter et par måneder, deltage på vores videregående kursus. Efter kursus Når du kommer hjem fra kurset, er det anbefalelsesværdigt at sætte tid af til opfølgning. Det forøger udbyttet af kurset. Gå ikke i gang med større opgaver end du magter. Konsultativ undervisning Skulle du have brug for assistance til for eksempel løsning af større opgaver eller måske konsulentbistand i en opstartsfase, står vores konsulentgruppe til rådighed. Vi kan hjælpe indenfor alle områder vedrørende brugen af standard Pc-programmer, og bidrager gerne med vor ekspertise på et vilkårligt tidspunkt i et projektforløb. Er vi med fra starten, får du naturligvis det største udbytte. Avanceret.doc Ver F.M.T. 13

16 Indledning Microsoft Excel Avanceret F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

17 Microsoft Excel Avanceret Kursets indhold 2. Kursets indhold Dette undervisningsmateriale omfatter følgende områder omkring anvendelsen af Excel. Arbejde med navngivne områder Arbejde med flere regneark Målsøgning Problemløser Scenerarier Avancerede funktione Avancerede diagrammer Dispositionerr Pivottabeller Databaser og lister Hyperlinks i regneark Skabeloner Makroer Fejlfinding Tilføjelser Øvelser Inden du begynder Mange brugere har i begyndelsen ikke tid til at læse side efter side, af teknisk dokumentation, når man for eksempel blot ønsker at vide, hvorledes man nemmest opretter et budget. Undervisningsmaterialet demonstrerer de elementære arbejdsgange for oprettelse af regneark. Du kan anvende dette materiale som et opslagsværk når dette er sagt, skal du samtidig vide, at du næsten kan udføre alle ting på 3 eller 4 forskellige måder i Excel. Materialet viser på en simpel måde, hvordan du løser forskellige arbejdsopgaver. Om du hen ad vejen så vil fortsætte med at anvende de viste metoder, eller om du anvender andre metoder er ikke så vigtigt. Det er vigtigere at du løser dine konkrete opgaver. Avanceret.doc Ver F.M.T. 15

18 Kursets indhold Microsoft Excel Avanceret Dit kendskab til Excel vil blive udvidet efterhånden som du lærer at anvende Office-assistent, og efterhånden som du lærer de forskellige genvejstaster at kende. Mange af genvejstasterne vises i menuerne når disse aktiveres. Det anbefales at du skimmer materialet igennem sammen med instruktøren. Materialet er opbygget med en teoretisk del og en øvelses del. Øvelserne til kurset Alle øvelserne viser undervejs en forklaring til de handlinger og skærmbilleder du opretter. Det anbefales kraftigt, at du læser øvelsen, inden du løser den, så du har et indtryk af hvad du skal frem til. Der er flere øvelser i materialet, end du kan nå på et 2 dages kursus. Dette skyldes at der kan være kursister som tidligere har arbejdet med andre versioner af Excel. Udfør de øvelser du kan nå, og løs eventuelt de manglende øvelser når du får tid. Jo hurtigere du kaster dig ud i øvelserne, jo hurtigere lærer du Excel at kende, gennem learning by doing. Når du har arbejdet med Excel 2003 i et par måneder, vil du formentlig ønske at udbygge dit kendskab til programmet. Dette materiale viser de helt elementære arbejdsgange, for at komme i gang med Excel. Kapitlet omkring Skabeloner, viser ikke de avancerede muligheder omkring opbygningen af regnearksskabeloner i Excel. Kapitlet omkring Makroer viser ikke hvorledes du opretter avancerede makroer ved hjælp af Visual Basic for Applications. Makrokurset i Excel 2003 viser disse mere avancerede værktøjer, og meget mere F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

19 Microsoft Excel Avanceret Kursets indhold Sådan overlapper kurserne hinanden Der vil være enkelte elementer i det videregående kursus, som gentages i Makrokurset. Dette betyder eksempelvis at du på kurset bliver gjort bekendt med at et eller flere værktøjer findes i Excel. På det efterfølgende kursus vil du lære at anvende disse værktøjer. Avanceret.doc Ver F.M.T. 17

20 Kursets indhold Microsoft Excel Avanceret F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

21 Microsoft Excel Avanceret Skærmbilledet i Excel Skærmbilledet i Excel 2003 Figur 1 Hvis det er første gang du arbejder med Excel 2003 (eller XP - også kaldet Excel 2002) vil opgaveruden være ny for dig. Excel 2003 viser dette skærmbillede første gang: Opgaveruden Opgaveruden Hvis du klikker på den sorte pil som vises øverst i opgaveruden, vil du se forskellige menupunkter. Avanceret.doc Ver F.M.T. 19

22 Skærmbilledet i Excel 2003 Microsoft Excel Avanceret Figur 2 Klikker du på punktet Hjælp, vil du se dette billede: F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

23 Microsoft Excel Avanceret Skærmbilledet i Excel 2003 Figur 3 Hvis du i stedet aktiverer hjælpen fra menuen Hjælp, vi du se det samme billede. Avanceret.doc Ver F.M.T. 21

24 Skærmbilledet i Excel 2003 Microsoft Excel Avanceret Figur 4 Selvom du har lukket opgaveruden, vil den automatisk blive åbnet, når du vælger en af de menuer eller handlinger som vises i Figur F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

25 Microsoft Excel Avanceret Tilpasning af skærmen 4. Tilpasning af skærmen Figur 5 Excel XP og 2003 viser ikke værktøjslinjerne i to rækker, som tidligere versioner af Excel gjorde. Du ser heller ikke de fulde menuer, når du klikker på en menu, eksempelvis menuen Hjælp. Der er skjulte menuer For at se de fulde menuer, skal du klikke på den pil som vises nederst i menuen. I Figur 6 vises menuen Funktioner fuldt udfoldet. Avanceret.doc Ver F.M.T. 23

26 Tilpasning af skærmen Microsoft Excel Avanceret Figur 6 Menuen Funktioner fuldt udfoldet Hvis en menu anvendes flere gange, vil den blive vist næste gang du aktiverer en hovedmenu. I Figur 7 vises menuen Ændringer, da denne menu tidligere har været aktiveret F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

27 Microsoft Excel Avanceret Tilpasning af skærmen Figur 7 Du kan få Excel til at vise værktøjslinjerne Standard og Formatering på to rækker, så du kan se alle dine værktøjsknapper. Du kan også få Excel til at vise de fulde menuer omgående. Dette udføres ved at højreklikke på en eksisterende menu eller værktøjsknap og vælge Tilpas. Du vil derefter se dialogboksen Tilpas. Klik på fanen Indstillinger, og sæt nedenstående indstillinger: Avanceret.doc Ver F.M.T. 25

28 Tilpasning af skærmen Microsoft Excel Avanceret Figur 8 Sæt disse indstillinger F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

29 Microsoft Excel Avanceret Arbejde med data 5. Arbejde med data Figur 9 Der er grundlæggende tre former for indtastninger i et regneark, tekst, tal og formler. Tekst Tal Formler Du indtaster data i den aktive celle. Den aktive celle kan kendes ved den sort ramme som vises omkring cellen. Figur 10 Aktiv celle Tekst Tekster indtastes i celler, for at vise formålet med regnearket. Excel anvender ikke tekster i beregningerne (medmindre du anvender navneområder eller etiketter). Teksten Beskrivelse i Figur 10, vist i kolonne A, række 4 (celle A4), er blot en forklaring til de oplysninger som vises i kolonne A. Du indtaster tekster ved at placere markøren på den ønskede celle, indtaster teksten, og afslutter med [Enter]. Avanceret.doc Ver F.M.T. 27

30 Arbejde med data Microsoft Excel Avanceret Tal Tal indtastes i celler, for at beskrive værdier. Excel inkluderer tal i beregningerne. For at udføre en beregning, kræves der, at du indtaster en formel. Du indtaster tal ved at placere markøren på den ønskede celle, indtaster tallet og afslutter med [Enter]. Formler Formler er beregninger, som indeholder cellereferencer. For at fortælle Excel at du vil starte en formel, skal du starte indtastningen med tegnet [=]. Derefter skal du indtaste koordinatet (kolonnetitel og rækketitel) for de celler, som skal indgå i beregningen. Hvis du på et senere tidspunkt ændrer indholdet i de celler, som indgår i formelreferencen, vil Excel automatisk opdatere formelcellen. Nedenstående Figur 11, viser at celle E5 indeholder en formel, hvor værdien fra celle C5 multipliceres med værdien fra celle D5. Den indtastede formel vises i formellinjen, når celle E5 er aktiv. Figur 11 Formel indtastet i celle E5 Denne celle beregner værdien af [3.240,00 x 1] Tip! Du indtaster formler ved at placere markøren på den ønskede celle, indtaster [=] efterfulgt af den ønskede beregning, og afslutter med [Enter]. De cellereferencer som skal indgå i formlen, kan enten indtastes manuelt, udpeges med musen, eller vælges med piletasterne F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

31 Microsoft Excel Avanceret Arbejde med data Figur 12 Du kan afslutte en indtastning, ved at klikke på knappen Indtast med musen Når du udpeger celler med musen eller piletasterne, vises der en ramme omkring cellen Tip! Kapitlet Arbejde med formler og funktioner på side 31, viser hvorledes du anvender formler i Excel. Avanceret.doc Ver F.M.T. 29

32 Arbejde med data Microsoft Excel Avanceret F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

33 Microsoft Excel Avanceret Arbejde med formler og funktioner 6. Arbejde med formler og funktioner Formler er sjælen i et regneark. Anvender man ikke formler i et regneark, kan man i stedet anvende mange andre former for programmer til at opstille tal og tekster pænt i rækker og kolonner. Word giver mulighed for at opstille tabeller, nemt og hurtigt, og man kan samtidig udføre beregninger. Ingen tekstbehandlingsprogrammer kan imidlertid udføre komplekse beregninger med samme hastighed som et regneark. Styrken i regnearket er at man hele tiden ser de nøjagtige værdier. Excel viser resultatet af de beregninger du indtaster. Indtaster du en forkert beregning, ja så vises der selvfølgelig et forkert resultat. Det er derfor nødvendigt at du har sans for regning, i modsat fald vil det være svært at overskue, om regnearket viser de rigtige resultater. Du bør have grundlæggende kendskab til regning, for at få glæde af Excel. Du kan i Excel indtaste de matematiske beregningsoperatorer i regnearket. Beregningsoperatorer i formler Operatorer angiver den beregningstype, der skal udføres på en formels elementer. I Microsoft Excel er der fire forskellige beregningsoperatorer: aritmetisk, sammenligning, tekst og reference. Matematiske operatorer Matematiske operatorer udfører grundlæggende matematiske operationer, for eksempel addition, subtraktion eller multiplikation, kombinerer tal og frembringer numeriske resultater. Matematisk operator Beskrivelse Eksempel + (plustegn) Addition 3+3 (minustegn) Subtraktion Negation * (stjerne) Multiplikation 3*3 / (skråstreg) Division 3/3 % (procenttegn) Procent 20% ^ (indsætningstegn) Eksponentialfunktion 3^2 (det samme som 3*3) Avanceret.doc Ver F.M.T. 31

34 Arbejde med formler og funktioner Microsoft Excel Avanceret Sammenligningsoperatorer Sammenligningsoperatorer sammenligner to værdier og frembringer den logiske værdi SAND eller FALSK. Sammenligningsoperator Betydning Eksempel = (lighedstegn) Lig med A1=B1 > (tegnet større end) Større end A1>B1 < (tegnet mindre end) Mindre end A1<B1 >= (tegnet større end eller lig med) <= (tegnet mindre end eller lig med) <> (tegnet forskellig fra) Tekstoperator Større end eller lig med Mindre end eller lig med Forskellig fra A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1 Tekstoperatoren "&" kombinerer en eller flere tekstværdier, så de frembringer én tekstværdi. Tektoperator Betydning Eksempel & (og-tegn) Forbinder eller sammenføjer to værdier og frembringer en sammenhængende tekstværdi "Norden" & "vind" frembringer "Nordenvind" F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

35 Microsoft Excel Avanceret Arbejde med formler og funktioner Referenceoperatorer Referenceoperatorer kombinerer celleområder til beregninger. Referenceoperator Betydning Eksempel : (kolon) Områdeoperator, som frembringer en reference til alle cellerne mellem de to referencer, inklusive de to referencer ; (semikolon) Foreningsmængdeoperator, som kombinerer flere referencer til én reference B5:B15 SUM(B5;B15;D5;D15) Adderer de fire viste celler. (mellemrum) Skæringspunktoperator, der frembringer en reference, som er fælles for de to referencer. SUM(B5:B15 A7:D7) I dette eksempel er celle B7 fælles for de to områder Rækkefølgen for beregninger Hvis du kombinerer flere operatorer i én formel, udføres handlingerne i den rækkefølge, de er vist i nedenstående tabel. Hvis en formel indeholder flere operatorer, for eksempel både en multiplikations- og en divisionsoperator, læses operatorerne automatisk fra venstre mod højre. For at ændre læserækkefølgen skal den del af formlen, der skal beregnes først, omsluttes af en parentes. Operator : (kolon); (semikolon) (mellemrum) Beskrivelse Referenceoperatorer Negation (som i 1) % Procent ^ Eksponentnation * og / Multiplikation og division + og Addition og subtraktion & Forbinder to strenge med tekst (sammenkædning) = < > <= >= <> Sammenligningsoperatorer Avanceret.doc Ver F.M.T. 33

36 Arbejde med formler og funktioner Microsoft Excel Avanceret Beregninger med parenteser Excel udfører beregninger efter den rækkefølge, som er vist i nedenstående tabel. Eksempelvis vil Formlen =4+12/6 Udtryk i parentes beregnes først Multiplikation og division, beregnes før addition og subtraktion Operatorer på samme niveau, beregnes fra venstre mod højre giver resultatet 6. Excel vil først dividere 12 med 6, og derefter addere resultatet af divisionen (2) med 4. Formlen =4*12/6 giver resultatet 8. Excel vil først dividere 12 med 6, og derefter multiplicere resultatet af divisionen (2) med 4. Den samme formel, ville i omvendt rækkefølge give samme resultat. =12/6*4 Eksempelformler Nedenstående tabel viser forskellige eksempler med parenteser: Formel Resultat =3*6+12/ =(3*6)+12/(4-2) 24 =3*(6+12)/4-2 11,5 =(3*6+12)/4-2 5,5 =3*(6+12/(4-2)) F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

37 Microsoft Excel Avanceret Arbejde med formler og funktioner Figur 13 Procentregning Man lægger r% til et tal ved at gange tallet med 1+r%. Man trækker r% fra et tal ved at gange tallet med 1 r%. tallet 1+r% kaldes for fremskrivningsfaktoren. Tallet r% kaldes for vækstraten. Beregne procentværdier i Excel Hvis du i Excel vil beregne momsen (25%) af tallet 100 og vise det samlede resultat, skal du lave nedenstående formel: =100*(1+25%) Hvis du i Excel vil fratrække værdien 25% fra tallet 100 og vise det samlede resultat, skal du lave nedenstående formel: =100*(1-25%) Sådan opretter du formler Nedenstående billede viser et eksempel på en faktura. Når antallet af købte enheder i kolonne D er indtastet, skal den samlede pris for varen vises i kolonne E. Priserne i kolonne E beregnes således: Placer markøren i celle E5. Indtast nedenstående formel: =c5*d5 Avanceret.doc Ver F.M.T. 35

38 Arbejde med formler og funktioner Microsoft Excel Avanceret Figur 14 Tip! Skriv med små bogstaver, så er det nemmere at fange indtastningsfejl, da Excel vil konvertere gyldige cellereferencer til versaler. Excel viser nu resultatet af Pris x Antal for varenummer 25. Figur 15 Ved at ændre rækkenummeret for de to andre varenumrer, kan man indtaste den samme formel, for at beregne de manglende priser i kolonne E. De resterende priser, og de indtastede formler er vist i Figur 16. Figur F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

39 Microsoft Excel Avanceret Arbejde med formler og funktioner Forøg læsbarheden med linjeskift i formler Formler som indeholder mange cellereferencer, kan være svære at overskue. Tip! Hvis du indsætter linjeskift i dine formler, øger du læsbarheden. Tast [Alt]+[[Enter], for at indsætte et linjeskift i en formel. Funktioner og formler Funktioner er foruddefinerede formler, som udfører beregninger ved at bruge bestemte værdier, kaldet argumenter, i en bestemt rækkefølge, kaldet syntaksen. Funktionen SUM adderer for eksempel værdier eller celleområder, og funktionen YDELSE beregner afdragene på et lån på grundlag af en rentesats, lånets løbetid og hovedstol. Mange af de funktioner som er indbygget i Excel, er i realiteten genveje til matematiske formler, som du godt selv kan konstruere. Den indbygge funktion SUM, vil eksempelvis i nedenstående eksempel =SUM(A1:A10) udføre samme beregning, som formlen =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10 Det er dog langt nemmere at anvende SUM funktionen, som er nemmere at overskue, og som i eksemplet ovenfor kun kræver 12 indtastninger, mod 31 indtastninger hvis cellerne skulle adderes. Argument Argumenter kan være tal, tekst, logiske værdier, for eksempel SAND eller FALSK, matrixer, fejlværdier, for eksempel #I/T eller cellereferencer. Det angivne argument skal frembringe en gyldig værdi for argumentet. Argumenter kan også være konstanter, formler eller andre funktioner. Syntaks En funktions syntaks begynder med funktionsnavnet, efterfulgt af en venstre parentes, argumenterne for funktionen, adskilt med semikolon, og højre parentes. Hvis funktionen starter en formel, skal du indtaste et lighedstegn (=) foran funktionens navn. Avanceret.doc Ver F.M.T. 37

40 Arbejde med formler og funktioner Microsoft Excel Avanceret Figur 17 Autosum Autosummering af et sammenhængende areal kan udføres vertikalt og horisontalt i Excel. Autosum kan udføres ved hjælp af knappen Autosum Standard værktøjslinjen., i Når du anvender Autosum, vises de celler som bliver adderet i formellinjen. NB! Excel behandler Autosummering af celler således, at hvis der findes en værdi i cellen ovenfor formelcellen, så vil det sammenhængende areal ovenfor blive vist i formellinjen, i modsat vil arealet til venstre for formelcellen blive anvendt. Hvis der både findes værdier ovenfor og til venstre for formelcellen, vil arealet ovenfor blive anvendt F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

41 Microsoft Excel Avanceret Arbejde med formler og funktioner Figur 18 Hvis Autosum anvendes i en celle, som har tal til venstre og ovenfor, vil cellerne ovenfor blive summeret Figur 19 Indsæt en indbygget funktion Nedenstående Figur 19 skal i celle D8 vise de samlede solgte enheder. Celle E9 skal vise det samlede salg. Sådan indsættes en funktion Placer markøren i celle D8. Peg og klik på knappen Indsæt funktion, som vist i Figur 20. Avanceret.doc Ver F.M.T. 39

42 Arbejde med formler og funktioner Microsoft Excel Avanceret Figur 20 Rediger formel Excel viser nu dialogboksen Indsæt funktion, som indeholder forskellige kategorier af regnefunktioner. Figur 21 Vælg kategorien Mat og trig. Vælg derefter funktionen SUM F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

43 Microsoft Excel Avanceret Arbejde med formler og funktioner Figur 22 Vælg denne kategori Vælg denne regnefunktion Excel viser nu en ny dialogboks, som anvendes til at indsætte argumenterne for funktionen SUM. Figur 23 Hvis boksen står i vejen, skal du klikke på knappen som vises yderst til højre for argumentlinjen for Tal1. Avanceret.doc Ver F.M.T. 41

44 Arbejde med formler og funktioner Microsoft Excel Avanceret Figur 24 Klik på denne knap, hvis vinduet dækker over de celler du vil beregne. Excel gætter at du vil summere celleområdet D5 D7, hvilket er korrekt. Afslut dialogboksen ved at klikke på OK knappen. Resultatet af beregningen vises nu i celle D8, som vist i nedenstående Figur 25. Figur 25 Hvis det samlede salg skal beregnes i celle E8, udføres dette således: Marker celle E8. Klik på den sorte pil som vises til højre for knappen Autosum F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

45 Microsoft Excel Avanceret Arbejde med formler og funktioner Figur 26 Klik på denne pil Du ser nu in liste over de seneste eller mest anvendte funktioner. Klik på funktionen SUM. Figur 27 Avanceret.doc Ver F.M.T. 43

46 Arbejde med formler og funktioner Microsoft Excel Avanceret Figur 28 Excel gætter denne gang forkert, med hensyn til hvilke celler der skal summeres. Marker det rigtige celleområde med musen. Figur 29 Marker dette område Afslut formlen ved at klikke på knappen Indtast eller tast [Enter]. Figur 30 Afslutter formlen F.M.T. Avanceret.doc Ver. 1

47 Microsoft Excel Avanceret Arbejde med formler og funktioner Figur 31 Kopiering af celler med formler Du kan anvende værktøjer Fyldhåndtaget til at kopiere formler. Figur 31 viser at varenummer 25 er beregnet, men varenummer 32 og 44 er endnu ikke beregnet. Denne formel skal kopieres 2 rækker nedad Figur 32 I stedet for at gentage den samme formel 2 gange, er det nemmere at oprette formlen for varenummer 25, og derefter kopiere formlen ud i cellerne for varenummer 32 og 44. Hertil kan du anvende Fyldhåndtaget. Indtast den ønskede formel i celle E5. Marker herefter celle E5. Peg med musen på den sorte plet som vises i nederste højre hjørne af cellemarkeringen. Denne plet kaldes for fyldhåndtaget. Peg på den sorte plet Hold mustasten nede, og træk Fyldhåndtaget 2 rækker nedad i regnearket. Avanceret.doc Ver F.M.T. 45