Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv

Transkript

1 Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv Indhold 1. Hvordan forløber en aflevering til Stadsarkivet et kort resumé?... 2 A. Planlægning af afleveringen... 2 B. Behandlingen af arkivet/afleveringen... 2 C. Aflevering... 2 D. Opfølgning Hvad er lovgrundlaget? Hvilke skoler gælder bestemmelsen? Hvad skal afleveres til Guldborgsund Stadsarkiv? Hvilke arkivalier afleveres til Stadsarkivet?... 4 A. Materiale afsluttet før 1. april B. Materiale afsluttet mellem 1. april 1970 og 31. december C. Materiale afsluttet efter 31. december D. Digitale systemer I hvilken form skal arkivalierne afleveres? Hvordan kasseres ikke-bevaringsværdige arkivalier?... 9

2 1. Hvordan forløber en aflevering til Stadsarkivet et kort resumé? En arkivaflevering forløber overordnet som beskrevet i vedlagte arbejdsgangsbeskrivelse, bilag 1. A. Planlægning af afleveringen Først tager skolen kontakt til Stadsarkivet vedrørende afleveringen. Herefter beskriver Stadsarkivet og skolerne i fællesskab afleveringens indhold, omfang og andre informationer vedrørende arkivalierne der måtte være relevante. B. Behandlingen af arkivet/afleveringen Skolen tilvejebringer den nødvendige dokumentation (journal- og arkivplaner) for afleveringen og ordner herefter afleveringen. Ordningen af arkivet består af: Sortering af materialet i overensstemmelse med de arkiv- eller journalplaner der knytter sig til afleveringen. Kassation af det materiale der i henhold til de gældende kassationsbestemmelser ikke skal afleveres, og hvis kassationsfrist er nået. Såfremt det kasserede materiale indeholder personfølsomme oplysninger, skal materialerne enten fortsat opbevares forsvarligt eller destrueres under opsyn. Stadsarkivet kontaktes inden materiale destrueres. Pakning af afleveringen. Arkivalierne skal renses (sagsrensning) for al overflødigt materiale mapper, ikke fasthæftede clips, plasticlommer, elastikker o. lign. dels for at nedbringe materialets fysiske størrelse, dels for at undgå materialer, der kan ødelægge arkivalierne i arkivæskerne. Efter endt sagsrensning pakkes arkivalierne i korrekte arkivæsker og mærkes efter de af Stadsarkivet udstukne retningslinjer. For en mere detaljeret beskrivelse af punkt B henvises til afsnit 6. C. Aflevering Myndigheden udarbejder en afleveringsfortegnelse der angiver afleveringens indhold på æskeniveau, omfang og kontaktpersoner/ansvarlige i forhold til afleveringen. Afleveringen kan modtages når afleveringsfortegnelsen er modtaget og godkendt af Guldborgsund Stadsarkiv. Den afleverende institution modtager herefter en kvittering for afleveringen. 2

3 D. Opfølgning Såfremt der er fejl og mangler i afleveringen, kan institutionen opkræves det beløb der koster at bringe orden i materialerne i Guldborgsund Stadsarkiv. Følgende fejl og mangler kan udløse en regning for udbedring foretaget af arkivets personale: Manglende eller forkert mærkning (her påføres oplysninger med blyant på ryggen af æsken) af arkivæsker. Manglende sagsrensning. Anvendelse af forkerte arkivæsker. Mangelfuldt ordnet arkiv i uoverensstemmelse med den arkiv- eller journalplan der knytter sig til materialet. 2. Hvad er lovgrundlaget? For kommunale institutioners arkivalier digitale såvel som i papirform - gælder det, at de er omfattet af tre bekendtgørelser under arkivloven: Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970 (frem til 1. april 1970). Bekendtgørelse nr af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne (1. april december 2006). Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne (fra 1. januar 2007 og frem). Arkivalier skal bevares/kasseres i henhold til bestemmelserne i disse tre bekendtgørelser, inkl. vejledninger og derefter afleveres til det kommunale arkiv/guldborgsund Stadsarkiv på Guldborgsund Rådhus på Parkvej. I dette tilfælde, hvor fem skoler lukker og flytter deres virksomhed til nye lokationer, åbner Stadsarkivet op for, at også ikke-bevaringsværdige arkivalier, hvis kassationsfrist endnu ikke er udløbet, kan afleveres til det fælles administrative arkiv under Stadsarkivet. 3. Hvilke skoler gælder bestemmelsen? Denne bestemmelse er udarbejdet i forbindelse med arkivaflevering fra de skoler, som er berørt af skolestrukturændringen i Guldborgsund Kommune i 2011, herunder i første omgang skoler hvis lærere, elever og aktivitet flyttes til en anden lokation. Det vil sige, at de skoler, der flyttes til ikke foretager arkivaflevering i denne omgang. 3

4 Det drejer sig om: Brydebjergskolen, hvis lærere og elever m.v. flytter til Nysted skole Toreby Skole, hvis lærere og elever m.v. flytter til Sundskolen Guldborgland Skole, hvis lærere og elever m.v. flytter til Ellekildeskolen Krogeløvskolen, hvis lærere og elever m.v. flytter til Svaneskolen, samt Nørre Skole, hvis lærere og elever m.v. flytter til Ejegodskolen, idet 10. klassecenter dog etableres på Nørre Skole 4. Hvad skal afleveres til Guldborgsund Stadsarkiv? 5 i Vedtægt for Guldborgsund Stadsarkiv siger bl.a., at: Guldborgsund Stadsarkiv modtager arkivalier fra alle udvalg, nævn og kommissioner, nedsat af Guldborgsund Byråd og arkivalier fra alle kommunens forvaltningsgrene og institutioner. Det vil sige, at skolerne er omfattet af vedtægten. Guldborgsund Kommunes arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner. Det vil f.eks. sige, at kommunale arkivalier ikke må afleveres til lokalhistoriske arkiver. Ved forvaltningers eller institutioners ophør skal bevaringsværdige arkivalier straks afleveres til Guldborgsund Stadsarkiv, med mindre arkivalierne overføres til en anden forvaltning/institution. Ved overførsel til anden institution skal der afleveres en fortegnelse over de arkivalier, der overføres. Dvs. at bevaringsværdige arkivalier ved institutioners ophør skal afleveres til stadsarkivet med mindre de overføres til en anden institution. Hvis de overføres til en anden institution skal der under alle omstændigheder afleveres en fortegnelse til stadsarkivet over de arkivalier, der overføres til den nye skole. 5. Hvilke arkivalier afleveres til Stadsarkivet? Det er aftalt, at de fem berørte skoler kan aflevere papirarkivalier, som er afsluttet senest ved skolernes flytning, herunder også ikkebevaringsværdige arkivalier (kassabilia), hvor kassationsfristen endnu ikke er udløbet. Dermed flyttes så mange arkivalier som muligt til ét sted på én 4

5 gang. Stadsarkivet sørger herefter hvert år for kassation af ikkebevaringsværdige arkivalier iht. kassationsfristerne. Som udgangspunkt gælder det, at arkivalier, der bevares og afleveres af den kommunale forvaltning, ikke også bevares og afleveres af de kommunale institutioner. Følgende arkivalier er i henhold til gældende bekendtgørelser bevaringsværdige på de kommunale skoler, herunder skolenævn og lærerråd, og skal derfor afleveres til Stadsarkivet: A. Materiale afsluttet før 1. april 1970 Jf. Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970, her særligt: Beslutningsprotokoller og mødereferater Korrespondance i almindelighed Lærerkartoteker i et eksemplar Elevkartoteker (elevkort) 20 pct. af sager vedrørende elever og elevmapper, dvs. personer født den 1., 6., 11., 16., 21., og 26. i hver måned. Standpunkts- og prøveprotokoller, eksamensbeviser Forsømmelseslister for tiden før pct. af forsømmelseslister fra 1940 og fremefter. Lister vedrørende årgang 1940/41 bevares og derefter lister for hver 5. årgang (dvs. 1945/46, 1950/51, 1955/56, 1960/61 og 1965/66). Scrapbøger, samlinger af fotografier, større skolesamlinger, skolekrøniker o. lign. Skolepsykologen (hvis det ikke forefindes i forvaltningen): Korrespondance af principiel betydning, gruppeundersøgelser, videnskabelige undersøgelser m.m. og 20 pct. af de skolepsykologiske rapporter og skolemodenhedsprøver, dvs. personer født den 1., 6., 11., 16., 21. og 26. i en måned. For afsluttede personalesager gemmes ansatte født den første i en måned (cpr-nr. 01) og ansatte i chefstillinger. BEMÆRK: Personalesager findes kun ét sted, nemlig i personaleafdelingen, hvor de bevares iht. ovennævnte retningslinier. Kontakt i givet fald Personaleafdelingen mhp. evt. opdatering af P-sagen med relevante dokumenter fra evt. personaleadministrative mapper. 5

6 De enkelte kategorier uddybes i den tilhørende vejledning til Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli B. Materiale afsluttet mellem 1. april 1970 og 31. december 2006 Jf. Bekendtgørelse nr af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne ( ), her særligt: Eksamens- og prøvebeviser. Bestyrelsesprotokoller og mødereferater. Materiale, som i særlig grad belyser institutionens virksomhed. Institutionens årsberetninger, meddelelsesblade o.l. Fortegnelse over elever. Sager om enkelte elever (elevmapper), der er født den første i en måned cpr-nr. 01. Øvrige elevmapper påføres kassationskoden K10 og kan kasseres 10 år efter endt skolegang. Generelt arkivalier, som f.eks. skoleplaner og undervisningsplaner, eksamens- og prøvebeviser, PPC-rapporter for cpr-nr. 01, samt arkiveringsversioner af data vedr. elevadministration og PPC, hvis disse ikke bevares hos den kommunale forvaltning, jf. nedenstående afsnit om digitale systemer. Det er bl.a. oplyst, at PPC-rapporter og digitale arkiveringsversioner m.v. bevares centralt i forvaltningen. For afsluttede personalesager gemmes ansatte født den første i en måned (cpr-nr. 01) og ansatte i chefstillinger. BEMÆRK: Personalesager findes kun ét sted, nemlig i personaleafdelingen, hvor de bevares iht. ovennævnte retningslinier. Kontakt i givet fald Personaleafdelingen mhp. evt. opdatering af P-sagen med relevante dokumenter fra evt. personaleadministrative mapper. De enkelte kategorier uddybes i den tilhørende vejledning til Bekendtgørelse nr af 28. september C. Materiale afsluttet efter 31. december 2006 Jf. bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne (fra 1. januar 2007), her særligt: Vedtægter, forhandlingsprotokoller, mødereferater 6

7 Et eksemplar af skolens årsberetninger, meddelelsesblade m.v. Læseplaner samt eksamens- og prøvebeviser Fortegnelser over elever Materiale, som efter skolernes skøn i særlig grad belyser skolens virksomhed, herunder materiale vedr. forsøgs og udviklingsarbejde Arkivalier bestemt til bevaring i henhold til bekendtgørelsens bilag 1, og som ikke bevares af kommunens forvaltninger. Denne bestemmelse retter sig særligt imod institutioner, der varetager opgaver for kommunens fagforvaltninger. Spørg Stadsarkivet ved tvivlstilfælde. Bestemmelserne om bevaring og kassation fra 2007 og fremefter indebærer i alt væsentligt en videreførelse af bestemmelserne for papirarkivalier indtil 31. december Dog bevares ikke længere personale- og elevsager om personer, der er født den første i en måned (cpr-nr. 01). I stedet påføres kassationskode K10 og kassationsår for eksempelvis alle elevmapper afsluttet fra og med den 1. januar D. Digitale systemer Der skal i dette tilfælde ikke udarbejdes selvstændige arkiveringsversioner i forbindelse med sammenlægningen af de fem skoler, idet man i itsystemerne (KMD-Elev, m.fl.) kan identificere de tidligere skoler og deres elever i forbindelse med en samlet arkivering af disse systemer og deres systemdokumentation. 6. I hvilken form skal arkivalierne afleveres? Skolen udskiller og kasserer arkivalier efter de gældende bevarings- og kassationsbestemmelser udstedt af stadsarkivet, i dette tilfælde jf. KL s Guldliste, bilag 2. Ved tvivlstilfælde kontaktes Stadsarkivet. Arkivalier, der endnu er i administrativ brug, dvs. som ikke er afsluttet, afleveres ikke til Stadsarkivet. Ikke-bevaringsværdige arkivalier, som endnu ikke har nået kassationsfristernes udløb (K5 eller K10), dvs. kassabilia, kan afleveres til Stadsarkivets administrative arkiv. Arkivæsker med kassabilia påføres med blyant de samme oplysninger, som bevaringsværdige sager, men tilføjes kassationskoder (eks. K10) og kassationsår (eks ved en elevmapper cpr-nr. 13, afgangsår 2002, løbende år + 10 år = kassation primo 2013), jf. nedenfor om mærkning af æsker. 7

8 Der udarbejdes en afleveringsfortegnelse, som oplyser hvilke arkivalier, der afleveres fra hvilken institution, hvordan de er pakket m.v. jf. vedlagte bilag 3. Afleveringen skal indeholdende ajourført journalplan og journalvejledning, hvis en sådan findes. Journalplanen/vejledningen fortæller, hvordan den pågældende skole har foretaget journalisering og kan efterfølgende anvendes som søgemiddel, når der skal findes dokumenter og sager frem fra skolens arkivalier i Stadsarkivet. Arkivalier skal som udgangspunkt forblive i den orden, som skolerne har arkiveret dem i. Dvs. journalsager i journalnummerorden, cpr-sager i cprnummerorden osv. Derudover gælder følgende retningslinjer for pakning: Hvis der er journalnummer eller cpr.nr., er det tallene, der bestemmer rækkefølgen; det mindste tal øverst og det højeste tal sidst i æsken. Hvis der IKKE er journalnummer eller cpr.nr., er det alfabetet, der bestemmer rækkefølgen; A til Å. Det samme emne, samlet i æskerne. Hvis der er periodeskift, SKAL perioderne holdes adskilt hver for sig. Sagsrensning foretages kun af bevaringsværdige arkivalier. Rensning betyder, at materialer, der ødelægger arkivalierne eller blot fylder unødigt op, fjernes inden pakning. Følgende skal fjernes for at arkivalierne ikke ødelægges af rust, klister og kemikalier, og for at de fylder mindst muligt: Papirclips (men ikke hæfteklammer) Elastikker Plastomslag. Hvis plastomslaget er brugt som sagsomslag, skal det erstattes af et papiromslag. Dubletter indenfor samme sag Tape Post-its. Hvis sedlen indeholder væsentlige informationer om sagen, skal de skrives over på dokumentet. Arkivalierne pakkes i arkivæsker model Rigsarkivæsker størrelse A4 (315*235*80 mm.) eller Stor folio (380*250*80 mm.). Rigsarkivæsker kan købes hos Lyreco, se herunder Sager lægges i æsken med ryggen udad (dvs. mod flappen). Æskerne fyldes til ca. 1 cm fra kanten. De må ikke overfyldes eller fyldes for lidt op. Med blyant påføres en midlertidig mærkning på arkivæskens ryg. Denne tekst skal indeholde følgende: 8

9 B (=bevares), K5 eller K10 (kasseres efter 5 eller 10 år) og kassationsår, navnet på skolen, navnet på komponenten (seriebetegnelse f.eks. forhandlingsprotokoller, journalsager, regnskabssager, personalesager osv.), pakkens/bindets yderår, f.eks , pakkens eller bindets indhold, f.eks. journalsager nr Derefter aftales en afleveringsdato med Stadsarkivet. 7. Hvordan kasseres ikke-bevaringsværdige arkivalier? Skolerne kontakter telefonisk stadsarkivet og oplyser, hvilke typer arkivalier, man har udskilt til kassation. Når Guldborgsund Stadsarkiv har givet bemyndigelse til kassation af arkivalier, skal kommunale forvaltninger og institutioner destruere arkivalierne, lige så snart der ikke er administrativt eller retligt brug for dem længere, hvilket typisk vil sige ved kassationsfristens udløb. Kravet indebærer, at forvaltningen/institutionen ikke som alternativ til kassation må aflevere arkivalierne til andre. Det er således ikke tilladt at overdrage kasserede arkivalier til tidligere eller nuværende medarbejdere til eget privat brug eller at overdrage arkivalier til f.eks. et privat arkiv eller et museum. I følge arkivbekendtgørelsen skal myndighederne sikre, at arkivalier, der er bestemt til kassation, destrueres på betryggende vis. Destruktionen af papirarkivalier kan foretages på to måder, nemlig ved: Makulering Forbrænding Hvis der træffes aftale med et privat firma om makulering og/eller forbrænding, skal det sikres, at transporten foregår i aflåst container, og at destruktionen rent faktisk finder sted. Det foreslås, at skolerne træffer aftale om fælles transport til forbrænding på REFA. Christian Frederiksen /revideret