GENERALFORSAMLINGSREFERAT

Transkript

1 GENERALFORSAMLINGSREFERAT År 2006, tirsdag 23. maj kl afholdtes ordinær generalforsamling i ejerlejlighedsforeningen Gl. Christianshavn i mødelokalet "Nisten" på Christianshavn Beboerhus, beliggende Dronningensgade 34, 1420 København K. Indledningsvis bød bestyrelsesformand Knud Werlin de tilstedeværende medlemmer velkommen og præsenterede medlemmerne for den øvrige del af den tilstedeværende bestyrelse henholdsvis Wenche Simonsen, Arne Bjerre Hårbo og Sophie Winther. Dagsorden i henhold til indkaldelsen var følgende: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 4. Forslag. 4.a Forslag om antagelse af rådgiver til udarbejdelse af tilstandsrapport/vedligeholdelsesplan for ejendommen Motivering: Bestyrelsen stiller forslag om antagelse af teknisk rådgiver til udarbejdelse af tilstandsrapport/vedligeholdelsesplan med henblik på vurdering af den løbende vedligeholdelse og drift af ejendommen. Udgiften andrager i henhold til et af bestyrelsen indhentet tilbud kr ,- incl. moms, hvilken udgift foreslås finansieret over foreningens egenkapital/driftsbudget. Bestyrelsen vil nærmere redegøre for forslaget på generalforsamlingen. 4.b Forslag om malermæssig istandsættelse af køkkentrapper Motivering: Køkkentrapperne fremtræder efterhånden skrammede og misligholdte og det er nu 17 år siden, at de sidst er blevet istandsat. Bestyrelsen stiller forslag til malermæssig istandsættelse af ejendommens 8 køkkentrapper. Stil og farver foreslås magen til den nuværende udførelse.

2 2 Udgiften andrager i henhold til indhentet to tilbud på henholdsvis kr og kr incl. moms. Udgiften foreslås finansieret af foreningens likvide egenkapital. Bestyrelsen vil nærmere redegøre for forslaget på generalforsamlingen. 4.c Bevilling til antagelse af ekstern rådgiver i forlængelse af ansøgning fra ejer om individuel etablering af fransk altan på bagsiden af ejerlejlighedsforeningen Gamle Christianshavn Motivering: I forlængelse af en konkret ansøgning i forbindelse med ombygning af en lejlighed i Christianshavns Voldgade om tilladelse til gennembrud af etageadskillelse og etablering af fransk altan mod baggård på 3. sal th. fremsættes dette forslag. Med henblik på at udarbejde en samlet vurdering af relevante forhold for enkeltvis etablering af franske altaner bevilges bestyrelsen et budget på ca. kr til udgift til ekstern teknisk rådgivning. På baggrund af et af et rådgivningsfirma udarbejdet beslutningsforslag indkaldes herefter til en ekstraordinær generalforsamling til forslagets eventuelle godkendelse eller forkastelse. Finansiering: Kan finansieres af foreningens likvide egenkapital/driftsbudget. Bestyrelsen vil nærmere redegøre for forslaget på generalforsamlingen, jf. medsendte bilag A. 5. Valg af bestyrelse. 6. Valg af revisor. 7. Eventuelt. Ad 1. Valg af dirigent og referent Til dirigent og referent valgtes uden modkandidat advokat Jens Anker Hansen, Qvortrup Administration A/S, der konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet i henhold til foreningens vedtægter og ligeledes beslutningsdygtig i relation til de rejste dagsordensforslag. Dirigenten kunne endvidere konstatere, at følgende medlemmer enten personligt eller ved fuldmagt var repræsenteret på generalforsamlingen. Ejerlejlighedsejer nr. 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 13, 14, 15,16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 27, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 38, 42, 44, 46, 49, 50, 52, 54, 55, 56, 57, 61, 62, 65, 66, 67, 68, 72, 73, 75, 76, 78, 79, 80, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 92, 93, 97 og 98.

3 3 Ad 2. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for det senest forløbne år På bestyrelsens vegne aflagde Knud Werlin følgende beretning: Indledningsvis vil vi sige, at bestyrelsen i perioden siden sidste generalforsamling har haft et meget positivt og konstruktivt samarbejde som vi gerne vil fortsætte, hvorfor alle er villige til genvalg under pkt. 5 Valg af bestyrelse. Den ny bestyrelse tog straks efter sidste generalforsamling udgangspunkt i generalforsamlingens henstilling om, at udarbejde forretningsorden for bestyrelsen indeholdende nøje definitioner for de opgaver bestyrelsen har ansvaret for. Dette arbejde har optaget en meget stor del af bestyrelsens tid og er mundet ud i en række dokumenter, der samlet rummer alle de forretningsgange bestyrelsen arbejder efter og de løbende kontrakter bestyrelsen har indgået. Derudover er der her nedfældet en række af de beslutninger tidligere generalforsamlinger og bestyrelser har taget, således at der ikke kan opstå tvivl om pt. gældende regler mv. I daglig tale kalder vi denne dokumentsamling for Bestyrelsesmanualen. De væsentligste punkter i dette arbejde har været udarbejdelsen af en Forretningsorden for bestyrelsen, indgåelse af kontrakt vedrørende foreningens administration, samt udarbejdelsen af en revideret kontrakt for ejendommens viceværtfunktion, der er blevet ajourført efter bestyrelsens ønsker. Derudover er det blevet nedfældet hvilke opgaver de enkelte bestyrelsesmedlemmer er ansvarlige for, samt hvilke opgaver der er uddelegeret til andre foreningsmedlemmer. Man har løbende i bestyrelsesreferaterne mere detaljeret kunnet følge med i udkommet af dette arbejde. Interesserede kan låne et eksemplar af manualen, der er på knap 50 sider. Bestyrelsen agter at arbejde videre med manualen og supplere den i fornødent omfang. Dagens dagsordensforsalg afspejler de opgaver som bestyrelsen i øvrigt har arbejdet med i løbet af året. Det første er et forslag om antagelse af rådgiver til udarbejdelse af tilstandsrapport / vedligeholdelsesplan for ejendommen. I den forbindelse har vi afholdt møder og foretaget en første gennemgang af ejendommen med to rådgivningsfirmaer. Det andet er et forslag om malermæssig istandsættelse af køkkentrapper, hvor vi har indhentet to tilbud på enslydende udbudsspecifikationer. Det tredje forslag handler om etablering af individuelle franske altaner på gårdsiden. Bestyrelsen efterlyste sidste år medlemmer til at deltage i et arbejdsudvalg i den forbindelse, men ingen meldte sig som interesserede. Aktualiseret af en konkret ansøgning fra en ejer har bestyrelsen valgt at gå aktivt ind i sagen og beder om en bevilling til rådgiverassistance, således at en kommende generalforsamling kan få det nødvendige beslutningsgrundlag. Alle tre forslag vil blive uddybet under punktet på dagsordenen.

4 4 Ser vi i den forløbne periode på tiltagene i forbindelse med ejendommens vedligeholdelse og fornyelse skal vi her nævne, at maling af udvendige vinduer, der jo sker i en løbende proces, samt anskaffelse af ny vaskemaskine har været de væsentligste aktiviteter i I indeværende år er vi ved at have afsluttet en gennemgribende reparation af alle husets udvendige kældernedgange med tilhørende nedstøbte gelænderstykker. Disse var efterhånden alvorligt trængende, fordi der efterhånden var flere løse gelændere og trappesten, samt indsivning af fugt på grund af afskallet pudslag. I september havde bestyrelsen fornøjelsen af, at kunne indvie ejendommens beboerrum, Mejeriet i daglig tale. Der mødte mange medlemmer op til indvielsesreceptionen, som alle glædede sig over det gode resultat af de mange års arbejde med at etablere lokalet. Også til bestyrelsens juleglöggarrangement mødte der mange op. Bestyrelsen havde forinden lagt sidste hånd på informationen om udlåns- og benyttelsesregler samt de administrative opgaver i forbindelse med beboernes lån af lokalet. Vi kan i dag konstatere, at fælleslokalet er en ubetinget succes set ud fra ejendomsmæglernes fremhævelser, men ikke mindst set ud fra de mange udlån til medlemmerne. På ejendommens hjemmeside kan man følge med i udlånsaktiviteten og se hvornår Mejeriet er ledigt. Hjemmesiden er fortsat ligeledes en succes med mange besøgende. Nye og gamle beboere bruger hjemmesiden som en selvfølgelig og naturlig måde at skaffe sig de nødvendige oplysninger på, hvilket tydeligt kan mærkes på det informationsniveau ny beboere ret hurtigt er i besiddelse af. Med til bestyrelsens aktiviteter hører også vores deltagelse i gårdlaugets bestyrelse, hvor vi fortsat bestrider formandskabet. Bestyrelsen tæller medlemmer fra 8 ud af de 11 ejendomme i gården. Der er fortsat god orden på økonomien, således at den nødvendige reparation og vedligeholdelse kan udføres, samtidig med at det er muligt at gennemføre ny tiltag og indkøbe nyanskaffelser. Snevejret har dog været en tung post i denne vinter, hvilket indebærer en lille stigning i opkrævningen hos medlemmerne. - Ønsker man forhold vedrørende gårdhaven taget op, er man velkommen til at henvende sig til ejerforeningens bestyrelse. Endelig kan vi glæde os over at ejerforeningen ved dom af d. 31. august 2005 blev frikendt i den retssag som Københavns Kommune havde anlagt bl. a. mod ejerforeningen. En lang og krævende indsats fra foreningens advokater blev vel overstået efter et sagsforløb som udsprang af de påbudte saneringsarbejder, der blev afsluttet helt tilbage i Vender vi til sidst blikket mod ejerforeningens økonomi kan vi her konstatere at årets driftsresultat udviser et driftsoverskud på kr. i forhold til budgettet. Overskuddet skyldes hovedsageligt, at vejrliget de sidste måneder af året forhindrede udførelsen af de igangsatte arbejder på de udvendige kældertrapper. Derudover er det sådan, at vedligeholdelsesarbejder på ejendomme generelt ikke har noget lineært forløb hen over årene, selvom vi gerne ser at bidraget til fællesudgifterne ikke mellem årene svinger alt for meget. Et driftsoverskud indgår i egenkapitalen og kan således være med til at modvirke store udsving i opkrævningen af fællesudgifterne.

5 5 Netop på denne baggrund er det også nødvendigt at foreningen har en lidt mere langsigtet plan for større omkostningskrævende opgaver jf. vores forslag på dagsordenen. - Bortset fra sidste år har bestyrelsen i de senere år forelagt en 4-årsplan for ejendommens vedligeholdelse med udgangspunkt i driftsbudgetterne og egenkapitalen. I år kan vi konstatere at foreningens overskydende disponible likviditet er på ca 550 tkr og fremskriver vi budgetterne alene med den forventede stigning i prisindekset vil vi formodentlig uden særopkrævninger kunne afholde omkostningerne til de kommende større opgaver frem til Disse opgaver omfatter rådgiverassistance til tilstandsrapport og altanetablering, maling af udvendige vinduer, herunder kviste og kvisttage, maling af køkkentrapper, reparation af karnapper om nødvendigt i perioden, samt istandsættelse af den pudsede underfacade på gadesiden. I forbindelse med beretningen blev der fra enkelte medlemmers side fremsat fornyet forespørgsel til de aflønningsmæssige forhold for ejerforeningens vicevært, herunder dennes disponering over viceværtlejligheden, ligesom der blev rettet kritik af det arbejde som den af foreningens bestyrelse ansatte vinduesmaler udførte, herunder såvel i relation til kvalitet som malermæssig fejlbehandling. Det blev herudover påpeget, at man fandt administrationshonoraret for højt, samt at bestyrelsen ikke havde udført det lovede arbejde i henhold til drøftelser og beslutninger truffet på sidste års ordinære generalforsamling. Bestyrelsesmedlem Arne Bjerre Hårbo redegjorde på ny for de af bestyrelsen iværksatte aktiviteter i relation til den fremførte kritik, idet man med hensyn til de fremtidige vinduesmalingsarbejder vil få klarlagt og præciseret, at arbejdet naturligvis udføres med korrekt materialevalg samt i en kvalitet, der er i overensstemmelse med foreningens krav. Det blev samtidig oplyst, at bestyrelsen finder det naturligt, at bl.a. malerarbejdets udførelse og organisering skal indgå i den samlede vurdering af ejendommens tilstand, jf. pkt. 4 a. om forslag om antagelse af rådgiver til udarbejdelse af tilstandsrapport/vedligeholdelsesplan for ejendommen. Det skal i samme forbindelse bemærkes, at medlemmer der måtte have problemer med åbne/lukkefunktion på vinduerne naturligvis kan rette henvendelse til viceværten herom. Som anført i beretningen har bestyrelsen som led i de ganske omfangsrige drøftelser på den seneste ordinære generalforsamling udarbejdet en bestyrelsesmanual, der klart definerer kompetence og ansvarsområder mellem henholdsvis bestyrelsen og den af ejerforeningen ansatte vicevært. Bestyrelsen finder tillige på baggrund af den massive tilslutning blandt hovedparten af foreningens medlemmer intet grundlag for at ændre de nuværende løn- og arbejdsvilkår for den antagne vicevært, herunder i relation til dennes disponering over viceværtlejligheden. På forespørgsel oplyste advokat Jens Anker Hansen, at lejen er fastsat i nøje overensstemmelse med de i Boligreguleringslovens fastsatte lovbestemmelser vedrørende lovlig leje.

6 6 Endelig oplyste Arne Bjerre Hårbo, at man i relation til administrationshonorarets størrelse generelt intet havde at udsætte på den daglige administration af ejerlejlighedsforeningen, ligesom man havde foretaget en konkret vurdering mellem pris og kvalitet og i den forbindelse i medlemmernes interesse ikke fundet grundlag for, at honoreringen ikke sker på markedsmæssige vilkår, ligesom foreningen såvel ved kakkelsagen som den netop afsluttede retssag med Københavns Kommune samt i øvrige juridiske spørgsmål havde opnået en særdeles kompetent og korrekt juridisk rådgivning. Bestyrelsen har i årets løb ligeledes gennemgået kontrakten med Qvortrup Administration A/S og fået den præciseret på enkeltstående punkter. Efter enkeltstående yderligere spørgsmål samt uddybende kommentarer fra bestyrelsens side blev beretningen taget til efterretning. Ad 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse Advokat Jens Anker Hansen gennemgik den af foreningens revisor udfærdigede årsregnskab med behørig dokumentation af de væsentligste enkeltposter i årsregnskabet. Årsregnskabet udviste et samlet årsoverskud på i alt ca. kr og en samlet egenkapital herefter på i alt ca. kr Efter enkeltstående spørgsmål samt uddybende kommentarer godkendtes årsregnskabet enstemmigt. Budget Der henvises til det sammen med indkaldelsen og af bestyrelsen godkendte budget for Ad 4. Forslag Pkt. 4.a Forslag om antagelse af rådgiver til udarbejdelse af tilstandsrapport/vedligeholdelsesplan for ejendommen Bestyrelsesmedlem Arne Bjerre Hårbo redegjorde for det fremsatte forslag. Det er bestyrelsens ønske, at man ved udarbejdelse af en tilstandsvurdering har mulighed for at foretage en bedre prioritering blandt de løbende større og mindre vedligeholdelsesopgaver. Bestyrelsen har fra forskellig side indhentet tilbud på udførelse af det pågældende arbejde, som ligger inden for en budgetmæssig ramme på i alt kr incl. moms. Der udspandt sig herefter en livlig drøftelse blandt foreningens medlemmer for og imod det rejste dagsordensforslag.

7 7 Bestyrelsesformand Knud Werlin oplyste endvidere, at man eventuelt kunne få supplerende rådgivningsydelser blandt andet fra et nedsat halvoffentligt Råd, der behandler primært fredede bygninger. På forespørgsel oplyste bestyrelsen, at tilstandsvurderingens indhold i det væsentligste skal udmønte sig i et konkret arbejdsgrundlag for planlægning af vedligeholdelsesarbejder inden for en ca. 5-årig periode. Rapportens indhold kan herefter eventuelt fornys, idet der ved længere tidshorisonter indgår for mange usikkerhedsmomenter, herunder at fremskrivning af vedligeholdelsen ikke er baseret på konkrete skøn, men derimod gennemsnitlig levetidsberegninger. Efter yderligere drøftelse af det fremsatte forslag satte dirigenten det til afstemning, og kunne i den forbindelse konstatere, at det var vedtaget med overvældende majoritet. Pkt. 4.b Forslag om malermæssig istandsættelse af køkkentrapper Bestyrelsesmedlem Wenche Simonsen redegjorde for det fremsatte forslag. Bestyrelsen har på det foreliggende grundlag indhentet tilbud fra 2 malerfirmaer henholdsvis det malerfirma, der tidligere udførte malermæssig istandsættelse af hovedtrapper samt det malerfirma, der p.t. forestår maling af vinduer mv. Der udspandt sig ligeledes vedrørende dette punkt en livlig drøftelse blandt foreningens medlemmer for og imod det fremsatte dagsordensforslag. Der fandtes blandt enkeltstående medlemmer tvivl om, hvorvidt det billigst afgivne tilbud i kvalitetsmæssig henseende var tilstrækkeligt. Endvidere ønskede man at bestyrelsen tog samlet 3 tilbud hjem på udførelse af opgaven. Det blev fra andre medlemmers side påpeget, at man alternativt burde afvente udfaldet af den netop vedtagne tilstandsrapport med henblik på prioritering af de fremtidige større vedligeholdelsesopgaver. Knud Werlin påpegede, at man allerede nu i det væsentligste var bekendt med hovedparten af de kommende vedligeholdelsesopgaver, herunder den tidligere fremførte problemstilling vedrørende ejendommens karnapper. Det var imidlertid Knud Werlins vurdering, at der inden for det sædvanlige budget samt foreningens egenkapital forelå de fornødne midler til finansiering af trappeopgangsmaling, idet det nu var ca. 17 år siden de sidst var blevet malet. Der var ved det anbefalede malerarbejde fortsat ønske om at bibeholde det i foreningen generelt høje krav til æstetik og kvalitet, hvorfor den nuværende farvesammensætning bevaredes i overensstemmelse med arkitektens intentioner. På baggrund af de foreliggende drøftelser fremsatte dirigenten følgende ændringsforslag:

8 8 "Beslutning om istandsættelse af køkkentrappeopgange udsættes, indtil indholdet af tilstandsrapport på ejendommen som helhed forelægges medlemmerne på en ekstraordinær generalforsamling om muligt inden udgangen af indeværende regnskabsår." Dirigenten kunne herefter konstatere, at ændringsforslaget i ovenstående ordlyd var vedtaget med overvældende majoritet. Pkt. 4.c Bevilling til antagelse af ekstern rådgiver i forlængelse af ansøgning fra ejer om individuel etablering af fransk altan på bagsiden af ejerlejlighedsforeningen Gl. Christianshavn Bestyrelsesmedlem Arne Bjerre Hårbo redegjorde for det fremsatte forslag. Det er bestyrelsens ønske at tilsikre, at en eventuel facadeændring herunder i relation til etablering af franske altaner sker på en sådan måde, at man fortsat tilsikrer ejendommens høje æstetiske værdi. På forespørgsel og opfordring kunne dirigenten konstatere, at der umiddelbart blandt 8-10 ejerlejlighedsejere forelå interesse i eventuel etablering af fransk altan til havesiden. På forespørgsel oplyste Knud Werlin, at tidligere henvendelser vedrørende etablering af altan til gadesiden ikke havde kunnet godkendes i Københavns Kommune. Det var i øvrigt for foreningens bestyrelse af afgørende betydning, at der forelå et 100% gennemarbejdet projekt, der tilsikrer et fuldstændig ensartet udseende og godkendelsesprocedure ved eventuel etablering af individuelle franske altaner på et senere tidspunkt. Det er herefter hensigten, at såfremt forslaget vedtages, skal den endelige udformning forelægges medlemmerne på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling til endelig vedtagelse. Efter yderligere drøftelse af det fremsatte forslag satte dirigenten det til afstemning og kunne i den forbindelse konstatere, at det var vedtaget med overvældende og kvalificeret majoritet. Ad 5. Valg af bestyrelse Til bestyrelsen genvalgtes uden modkanditater følgende: Knud Werlin Chr. Havns Voldgade 23, 4.tv København K Wenche Simonsen Chr. Havns Voldgade 17, st.th København K Arne Hårbo Chr. Havns Voldgade 15, 4.th København K Niels Ebbesen Chr. Havns Voldgade 15, 2.tv København K Sophie Winther Chr. Havns Voldgade 25, 2.tv København K Ad 6. Valg af revisor Til revisor genvalgtes Bojer Hansen Aundrup.

9 9 Ad 7. Eventuelt Birkeetræ. Det blev fra et medlem til bestyrelsen henstillet at vurdere, hvorvidt birketræerne ved indgangspartiet bør beskæres eller eventuelt fældes. Knud Werlin oplyste, at en sådan ændring enten efter forslag fra bestyrelsen eller medlemmer bør træffes på en generalforsamling. Viceværtlejlighed. Der blev på ny fremsat forespørgsel til de øvrige bestyrelsesmedlemmer, hvorvidt de i tilstrækkeligt omfang havde indsigt i disponeringen over viceværtlejligheden. Bestyrelsesmedlemmerne påpegede, at man fandt at have den fornødne indsigt i viceværtens aflønningsmæssige forhold, ligesom ansættelsen af Knud Werlin med dispositionsret til en viceværtlejlighed måtte betragtes som led i en samlet helhedsløsning, som et overvældende flertal blandt foreningens medlemmer havde haft gavn af i en betydelig årrække. Fælles internet. Det blev fra et medlem forespurgt, om der forelå overvejelser om etablering af fælles internet i ejerforeningen. Bestyrelsen oplyste, at man ikke havde planer om dette, ud over de muligheder medlemmer selv kunne træffe med individuelle internetudbydere. Beboerrum. Det blev fra et medlem forespurgt om årsagen til prisregulering for disponering over beboerrum. Bestyrelsesmedlem Sophie Winther oplyste, at regulering til kr. 150 er sket som led i almindelig prisudvikling herunder de omkostninger, foreningen skal afholde til genanskaffelse af diverse ting. Det blev afslutningsvis fra flere medlemmers side påpeget, at man fandt det urimeligt, at enkeltstående medlemmer skulle belaste næsten hver eneste generalforsamling med negative udladninger mod bestyrelse, enkeltpersoner mv., idet kræfterne i stedet bør samles om at fremkomme med konstruktive forslag til fremme af foreningens fælles interesser. Idet der ikke forelå yderligere punkter til drøftelse, hævede dirigenten generalforsamlingen. ---ooooo--- København, den./ København, den.../ Som dirigent Som formand for bestyrelsen Jens Anker Hansen Advokat Bestyrelsen