Bilag D Kravspecifikation og skema til besvarelse vedrørende kvalitet og skanningsløsning

Transkript

1 Annoncering af skanningsopgave - Bilag D - Kravspecifikation Bilag D Kravspecifikation og skema til besvarelse vedrørende kvalitet og skanningsløsning (Bilaget ligger på Tilbudsgivers besvarelse vil blive vurderet i forbindelse med delkriteriet kvalitet. Kort beskrivelse af opgaven Teknik- og Miljøafdelingen (ordregiver) ønsker at få skannet sine analoge og historiske arkiver. Hver sags dokumenter skal skannes enkeltvis. Ordregiver pakker og gør arkiverne klar til skanning. Arkiverne afhentes af leverandøren og bliver kørt til skanning. Hver enkelt sag skal stedfæstes. Stedfæstelse skal ske som én centerkoordinat pr. sag. Koordinaterne skal leveres i UTM/ETRS89. Der er mulighed for at anvende ordregivers Webgis til løsning af stedfæstelsesopgaven. Leverandøren og udbyder aftaler afleveringsprocedurer for skannede og analoge arkiver. Med henblik på aflevering af analoge arkiver, skal transport tilbage til kommunen påregnes. Efter 50 skanninger gennemføres en test-leverance. De nærmere omstændigheder omkring dette, aftales med den udvalgte leverandør. Det skal påregnes, at skanningsarbejdet i den anledning skal sættes i bero i en periode. Sag og tilhørende dokumenter skal relateres til hinanden. Den konkrete metode specificeres i samarbejde med den valgte leverandør. Vægt på pakkede kasser sammen og andre krav fra leverandørens side bliver afklaret i samarbejde med ordregiver. Kravsspecifikation Kravspecifikationen er udarbejdet i nedenstående skemaform. Tilbudsgiver skal afgive besvarelse for hvert enkelt krav i det dertilhørende felt. Der kan skrives tekst efter behov. Tilbudsgiver skal angive kode i forbindelse med besvarelse af ønsker, se mere herunder. Koder, som tilbudsgiver skal benytte i besvarelsen af kravspecifikationen 1

2 Udfyld de hvide felter til højre i nedenstående tabel med disse koder: Kode Betydning 1 Er indeholdt i den tilbudte leverance. Vil blive leveret inden for tidsplanen i bilag F. 2 Enten: Kan ikke leveres. Eller: Kan leveres, men kan ikke ske inden for 6 måneder fra kontraktindgåelse. Vægtning af krav Ud for hvert krav, som ikke er et minimumskrav (markeret M), er det angivet på en skala på 1 5 (1= laveste vægt og 5= højeste vægtning), hvor meget besvarelsen af det på gældende krav vil vægte ved vurderingen. Kravsspecifikation Ordregiver har en række gennemgående krav, som skal opfyldes. Herunder findes krav vedrørende: 1) Generelle krav 2) Overordnede krav til metadata 3) Specifikke krav til sagsnavn 4) Kvalitetssikring 5) Krav til afhentning og levering GENERELLE KRAV Krav nr. Min.krav /vægt Beskrivelse: 1 5 Kvalitet Alle detaljer i originalen skal gengives i den skannede udgave. Dokumenter i sort/hvid skal skannes med 200 dpi til og med A3- størrelse. Storformat over A3 skannes i sort/hvid eller farve. Tegninger i farve skannes med 400 dpi Kode 2 M Filformat Skanningerne skal leveres i pdf-format 3 M OCR Dokumenterne skal OCR-behandles 2

3 4 M Skanning af dokumenter Dokumenter skannes som enkeltdokumenter 5 M Nøgle Leverandøren leverer de nødvendige informationer (nøgler) som muliggør kobling af sager, dokumenter og koordinater. Metoden aftales med ordregiver OVERORDNEDE KRAV TIL METADATA 6 M Tilføjelse af metadata Det skal være muligt at tilføje yderligere metadata i det materiale, som bliver leveret til kommunen fx tilføje kolonner i database 7 5 Påkrævet metadata sager I forhold til oprettelse af sager i ESDH-systemet er følgende metadata påkrævet: Sagstitel (fritekst) Modtaget (modtagelsesdato) Kommunen definerer metoden for fastsættelsen af denne dato på forhånd 8 M Påkrævet metadata - dokumenter I forhold til oprettelse af dokumenter i ESDH-systemet er nedenstående metadata påkrævet. Dokumenterne arver modtagelsesdato for sagen. Dokumenterne skal ikke afleveres med titel, men blot have fortløbende nummerering. Navn (filnavn) = fortløbende nummerering påføres af leverandøren 3

4 9 M Levering af metadata Leverandøren leverer metadata digitalt. Format og metode aftales med ordregiver SPECIFIKKE KRAV TIL SAGSNAVN I ordregivers ESDH-system er de overvejende søgninger rettet mod sagsnavnet. Der er derfor en række krav til navngivningen af den enkelte sag, alt efter hvilken type sag/arkiv, der er tale om. Den endelige notation aftales mellem ordregiver og leverandør, som minimum skal nedenstående informationer indgå i sagsnavnet Vandløbsarkiv Ved vandløbssager skal følgende indgå i sagsnavnet: Vandløbsnavn Et vandløb kan have flere vandløbsnavne tilknyttet- gælder i ca. 4 % af sagerne). Ved flere tilknyttede vandløbsnavne aftales procedure med ordregiver Arkiv for må indvindinger Ved arkiv for små indvindinger skal følgende indgå i sagsnavnet: 12 4 Arkiv for større indvindinger Ved arkiv for større indvindinger skal følgende indgå i sagsnavnet: Sagsnummer 13 4 Arkiv for indvendingstilladelser Ved arkiv for indvendingstilladelser skal følgende indgå i sagsnavnet: Sagsnummer 4

5 14 3 Arkiv med landbrugssager og kommunesager Ved arkiv med landbrugssager skal følgende indgå i sagsnavnet: 15 M Vejarkiv Ved arkiv med vejsager skal følgende indgå i sagsnavnet: 16 4 Kollektiv trafik Ved arkiv med kollektiv trafik skal følgende indgå i sagsnavnet: Journalnummer 17 M Arkiv for vejudskillelser Ved arkiv med vejudskillelser skal følgende indgå i sagsnavnet: Vejnavn 18 M Arkiv for trafiktællinger Ved arkiv for trafiktællinger skal følgende indgå i sagsnavnet: årstal 19 M Arkiv for vejplaner/vejtegninger Ved arkiv for vejplaner/vejtegninger skal følgende indgå i sagsnavnet: årstal 20 3 Arkiv for kolonihaver Ved arkiv for kolonihaver skal følgende indgå i sagsnavnet: Foreningens adresse 5

6 KVALITETSSIKRING 21 5 Kontrol Leverandøren skal lave løbende kontrol af skanningen med henblik på at få en ensartet og komplet resultat, som opfylder alle specifikationer. KRAV TIL AFHENTNING OG LEVERING Arkiverne pakkes i kasser af kommunens medarbejdere Afhentning Tilbudsgiver afhenter de pakkede analoge arkiver 23 2 Aflevering Leverandør og ordregiver aftaler afleveringsprocedurer. Det forventes at de analoge arkiver leveres tilbage til kommunens adresse. 6